INSTRUKSI KERJA PEMELIHARAAN DOKUMEN LABORATORIUM SIMULASI DAN APLIKASI INDUSTRI

Transkripsi

1 INSTRUKSI KERJA PEMELIHARAAN DOKUMEN LABORATORIUM SIMULASI DAN APLIKASI INDUSTRI JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA 2012

2 INSTRUKSI KERJA PEMELIHARAAN DOKUMEN LABORATORIUM SIMULASI DAN APLIKASI INDUSTRI JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA Kode : Revisi : Tanggal : 16 Agustus 2012 Diajukan oleh : Kepala Laboratorium Ratih Ardia Sari,ST.,MT Dikendalikan oleh : Manager Representative Arif Rahman, ST., MT. Disetujui oleh : Ketua Jurusan Teknik Industri FTUB Nasir Widha Setyanto, ST., MT.

3 DAFTAR ISI Daftar Isi... i I. Tujuan... 1 II. RuangLingkup... 1 III. Definisi... 1 IV. Pihak yang Terkait... 1 V. SyaratdanKetentuan... 1 VI. ProsedurPengelolaan... 1

4 I. Tujuan 1. Menjelaskan Prosedur Pemeliharaan di Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri 2. Mempermudah pengendalianpemeliharaan dokumenlaboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri II. RuangLingkup Mulaidari pengumpulan arsip dokumen oleh asisten hingga penyimpanan dokumen dokumen pada lemari penyimpanan. III. Definisi Pemeliharaan dokumen merupakansalahsatu standar kerja yang ada di Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri sebagai salahsatusistem pengelolaan berkas atau dokumen. IV. Pihak yang Terkait 1. Asisten Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri 2. Kepala Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri V. SyaratdanKetentuan 5.1 Syarat Syarat yang diberlakukanadalahdokumen yang akan dikelola harus memiliki arsip secara hardcopymaupun softcopy minimal 1kopi. 5.2 Ketentuan Ketentuan yang diberlakukanadalahjenis dokumen yang dikelola dan dipelihara, 1. Jenis-jenis dokumen yang dikelola antara lain surat-surat, laporan praktikum, laporan kegiatan, jurnal, pengumuman, buku, dan arsip khusus. 2. Klasifikasi dokumen adalah sebagai berikut No. Kelompok Jenis dokumen / arsip 1 Surat Surat Masuk Surat Keluar 2 Laporan Laporan Praktikum Simulasi 3 Media massa Jurnal Pengumuman Praktikum Simulasi Artikel

5 No. Kelompok Jenis dokumen / arsip 4 Buku Teks book 5. Arsip khusus Visi Misi Laboratorium, Proker Laboratorium Struktur Organisasi Daftar Calon Asisten OR Daftar Asisten dan lain-lain 3. Pengarsipan dokumen harus tertera pada Daftar Arsip Laboratorium Simulasi. 4. Pengarsipan dokumen dilakukan setiap ada dokumen yang masuk atau keluar 5. dimasukan pada box Arsip setiap tahun periode. VI. ProsedurPemeliharaan 6.1 Prosedur 1. Asisten mengumpulkan arsip dengan cara mengambil dokumen atau menerima dokumen 2. Kepala Laboratorium menelaah dan memeriksa arsip yang akan di pindahkan ke Map Folder 3. Asisten mengklasifikasikan dokumen berdasarkan klasifikasi arsip Laboratorium Simulasi dan Aplikasi Industri. 4. Asisten memasukan data dokumen ke Daftar Arsip Laboratorium Simulasi yang berada dalam file komputer. 5. Asisten memasukan dokumen kedalam map gantung 6. Asisten memindahkan Arsip untuk dimasukkan kedalam Folder Map 7. Kepala Laboratorium memeriksa dan meneliti arsip telah sesuai dengan daftar arsip laboratorium SAI dan memasukan kedalam Map Folder dan memasukan map Folder Kedalam Box Arsip dan Memberi tahun Pada Box Arsip 8. Asisten menyimpan dan menata Box Arsip Pada Ruang Penyimpanan Arsip Sesuai dengan tahun 9. Penyimpanan laporan praktikum dilakukan dengan rincian sebagai berikut: a. Satu tahun terakhir laporan praktikum disimpan lengkap untuk semua kelompok b. Lebih dari satu tahun tetapi kurang dari tiga tahun, penyimpanan laporan praktikum dilakukan dengan mengambil sampel. c. Lebih dari tiga tahun, sample yang disimpan selama tiga tahun tersebut dapat dimusnahkan.

6 6.2 Diagram Alir Asisten Kepala Laboratorium Mulai Mengumpulkan dokumen Mengklasifikasikan dokumen Menelaah dan memeriksa Memasukan data dokumen ke Daftar Arsip Laboratorium Memasukan dokumen ke map gantung Menyimpan dan menata pada Box ArsipSesuai dengan tahun Memeriksa dan meneliti arsip telah sesuai dengan daftar arsip laboratorium Selesai