BAB 2 LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Manajemen Operasi Menurut P. Tampubolon (2014:6) Ada tiga pengertian yang penting mendukung pelaksanaan kegiatan manajemen operasional yaitu: fungsi manajemen operasional, sistem manajemen operasional dan keputusan di dalam manajemen operasional. Pertama: manajemen operasional yang dapat dinyatakan, bahwa manajer opersional bertanggung jawab untuk mengelola bagian atau fungsi di dalam organisasi yang menghasilkan barang dan jasa. Kedua: mengenai sistem yang berkaitan dengan perumusan sistem transformasi (konversi) yang menghasilkan barang dan jasa. Terakhir, merupakan unsur terpenting di dalam manajemen operasional yaitu pengambilan keputusan, khususnya keputusan yang tidak terprogram dan berisiko. Selain itu Jay Heizer dan Berry Rander (2009:4) berpendapat bahwa manajemen operasional adalah serangkaian aktivitas yang menghasilkan nilai dalam bentuk barang dan jasa dengan mengubah input menjadi output. Kemudian Menurut Eddy Herjanto (2007:2), manajemen operasional adalah suatu kegiatan yang berhubungan dengan pembuatan barang, jasa dan kombinasinya, melalui proses transformasi dari sumber daya produksi menjadi keluaran yang diinginkan. Sedangkan Pendapat lain yang dikemukakan Manahan P. Tampubolon (2014:14), Manajemen operasional definisikan sebagai manajemen proses konversi, dengan bantuan fasilitas seperti: tanah, tenaga kerja, modal, dan manajemen masukan (input) yang diubah menjadi keluaran yang diinginkan berupa barang atau jasa/layanan. Dimana manajer dapat melakukannya dengan pendekatan Classical, behavioral, dan model-model yang dianalisis dengan ilmu manajemen. 9

2 10 Berdasarkan pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa manajemen operasional adalah serangkaian aktivitas yang berhubungan dengan pembuatan barang, jasa dan kombinasinya, yang bertujuan untuk menghasilkan nilai. 2.2 Peramalan Pengertian Peramalan Peramalan merupakan gambaran keadaan perusahaan pada masa yang akan datang. Gambaran tersebut sangat penting bagi manajemen perusahaan karena dengan gambaran tersebut maka perusahaan dapat memprediksi langkah-langkah apa saja yang diambil dalam memenuhi permintaan konsumen. Berikut pengertian peramalan dari beberapa ahli. Menurut Nasution (2006:235) Peramalan adalah proses untuk memperkirakan berapa kebutuhan di masa datang yang meliputi kebutuhan dalam ukuran kuantitas, kualitas, waktu dan lokasi yang dibutuhkan dalam rangka memenuhi permintaan barang ataupun jasa. Peramalan permintaan merupakan tingkat permintaan produk produk yang diharapkan akan terealisasi untuk jangka waktu tertentu pada masa yang akan datang. Ramalan penjualan merupakan proses aktivitas memperkirakan produk yang akan dijual dimasa mendatang dalam keadaan tertentu dibuat berdasarkan data-data yang pernah terjadi atau mungkin terjadi (Nafarin, 2007: 96). Peramalan menurut jangka waktu menurut Nasution, Arman Hakim (2003, 16) dibagi dalam 3 horizon waktu : 1. Peramalan jangka panjang, berkisar 2-10 tahun. Biasanya peramalan digunakan untuk perencanaan produk dan sumber daya. 2. Peramalan jangka menengah, berkisar 1-12 bulan. Biasanya digunakan untuk menentukan aliran kas, perencanaan produksi, dan penentuan anggaran.

3 11 3. Peramalan jangka pendek, berkisar 1-5 minggu. Biasanya digunakan untuk pengambilan keputusan dalam hal perlu tidaknya lembur, penjadwalan kerja, dll. Sedangkan menurut Render dan Heizer (2001: 46), jika dilihat dari jangka waktu ramalan yang telah disusun, maka peramalan dapat dibedakan menjadi 3 macam, yaitu : 1. Peramalan jangka pendek, yaitu peramalan yang memiliki rentang waktu satu tahun tetapi umumnya kurang dari tiga bulan. Peramalan jangka pendek digunakan untuk merencanakan pembelian, penjadwalan kerja, jumlah tenaga kerja, penugasan dan tingkat produksi. 2. Peramalan jangka menengah, biasanya berjangka tiga bulan hingga tiga tahun. Peramalan ini sangat bermanfaat dalam perencanaan penjualan, perencanaan dan penganggaran produksi, penganggaran kas, dan menganalisis berbagai rencana operasi. 3. Peramalan jangka panjang, yaitu peramalan yang memiliki rentang waktu biasanya tiga tahun atau lebih, digunakan dalam merencanakan produk baru, pengeluaran modal, lokasi fasilitas, atau ekspansi dan penelitian serta pengembangan. Ramalan memang tidak selalu tepat 100%, karena masa depan mengandung masalah ke tidak pastian, namun dengan pemilihan metode yang tepat dapat membuat peramalan dengan tingkat kesalahan yang kecil. Dari seluruh pendapat para ahli di atas maka dapat ditarik kesimpulan bahwa peramalan adalah memperkirakan sesuatu yang akan terjadi dengan menggunakan data-data masa lalu Tujuan Peramalan Pada dasarnya tujuan paramalan dalam suatu penelitian adalah melakukan analisa terhadap situasi yang diteliti untuk memperkirakan situasi dan kondisi yang akan terjadi dari sesuatu yang diteliti di masa depan. Peramalan merupakan suatu alat bantu yang penting dalam perencanaan yang efektif dan efisien. Dalam hal ini penyusunan suatu

4 12 rencana untuk mencapai tujuan atau sasaran suatu organisasi terdapat perbedaan waktu antara kegiatan apa saja yang perlu dilakukan, kapan waktu pelaksanaan dan oleh siapa dilaksanakan perencanaan dan peramalan sangat erat kaitannya, ini dapat dilihat dalam hal penyusunan rencana, dimana dalam penyusunan ini melibatkan masalah peramalan juga. Dengan demikian dapat dikatakan bahwa peramalan merupakan dasar untuk menyusun rencana. Menurut Gaspersz (2005) tujuan peramalan adalah untuk meramalkan permintaan dari item-item independent demand di masa yang akan datang. Sehingga dengan adanya peramalan produksi manajemen perusahaan akan mendapatkan gambaran keadaan produksi dimasa yang akan datang, dan akan memberikan kemudahan manajeman perusahaan dalam menentukan kebijakan yang akan dibuat oleh perusahaan Jenis Peramalan Menurut Heizer dan Render (2005) pada jenis peramalan dapat dibedakan menjadi beberapa tipe. Dilihat dari perencanaan operasi di masa depan, maka peramalan dibagi menjadi 3 macam yaitu : a. Peramalan ekonomi (economic forecast) menjelaskan siklus bisnis dengan memprediksi tingkat inflasi, ketersediaan uang, dana yang dibutuhkan untuk membangun perumahandan indikator perencanaan lainnya. b. Peramalan teknologi (technological forecast) memperhatikan tingkat kemajuan tehnologi yang dapat meluncurkan produk baru yang menarik, yang membutuhkan pabrik dan peralatan baru. c. Peramalan permintaan (demand forecast) adalah proyeksi permintaan untuk produk atau layanan perusahaan. Proyeksi permintaan untuk produk atau layanan suatu perusahaan. Peramalan ini juga disebut peramalan penjualan, yang mengendalikan produksi, kapasitas, serta system penjadwalan dan menjadi input bagi perencanaan keuangan, pemasaran, dan sumber daya manusia.

5 Peramalan Menurut Horizon Waktunya Taylor (2004) mengemukakan bahwa waktu peramalan dapat dibagi atas tiga kategori, yaitu: a. Ramalan jangka pendek (short-range forecast) mencakup masa depan yang dekat (immediate future) dan memperhatikan kegiatan harian suatu perusahaan bisnis, seperti permintaan harian atau kebutuhan sumber daya harian. b. Ramalan jangka menengah (medium range) mencakup jangka waktu satu atau dua bulan sampai satu tahun. Ramalan jangka waktu ini umumnya lebih berkaitan dengan rencana produksi tahunan dan akan mencerminkan hal-hal puncak dan lembah dalam suatu permintaan dan kebutuhan untuk menjamin adanya tambahan untuk sumber daya untuk tahun berikutnya. c. Ramalan jangka panjang (long-range forecast) mencakup periode yang lebih lama dari satu atau dua tahun. Ramalan ini berkaitan dengan usaha manajemen untuk merencanakan produk baru untuk pasar yang berubah, memangun fasilitas baru, atau menjamin adanya pembiayaan jangka panjang Faktor-faktor yang Mempengaruhi Peramalan Permintaan suatu produk pada suatu perusahaan sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor lingkungan yang saling berinteraksi dalam pasar yang berada di luar kendali perusahaan. Dimana faktor - faktor lingkungan tersebut juga akan mempengaruhi peramalan. Permintaan akan suatu produk pada suatu perusahaan merupakan resultan dari berbagai faktor yang saling berinteraksi dalam pasar. Faktor-faktor ini hampir selalu merupakan kekuatan yang berada diluar kendali perusahaan (Taylor III, 2005:248). Berbagai faktor antara lain : 1. Siklus Bisnis

6 14 Penjualan produk akan dipengaruhi oleh permintaan akan produk tersebut, dan permintaan akan suatu produk akan dipengaruhi oleh kondisi ekonomi yang membentuk siklus bisnis dengan fase-fase, inflasi resesi, depresi, dan masa pemulihan. 2. Siklus Hidup Produk Siklus hidup suatu produk biasanya mengikuti pola yang biasa disebut kurva S. Kurva S menggambarkan besarnya permintaan terhadap waktu, dimana siklus hidup suatu produk yang dibagi menjadi fase pengenalan, fase pertumbuhan, fase kematangan, dan akhirnya fase penurunan. Untuk menjaga kelangsungan usaha, maka perlu dilakukan inovasi produk pada saat yang tepat. 3. Faktor Lain Beberapa faktor lain yang mempengaruhi permintaan adalah reaksi balik dari pesaing, perilaku konsumen yang berubah, dan usaha-usaha yang dilakukan sendiri oleh perusahaan seperti peningkatan kualitas, pelayanan, anggaran periklanan, dan kebijaksanaan pembayaran secara kredit Tahap-Tahap Peramalan Ada 8 tahap dalam melakukan peramalan (Heizer dan Render., 2009:150) 1. Menentukan penggunaan dari peramalan tersebut tujuan apakah yang ingin dicapai? 2. Memilih items atau kuantitas yang akan diramalkan. 3. Menentukan horison waktu dari peramalan apakah 1 sampai 30 hari (jangka pendek), 1 bulan sampai 1 tahun (jangka menengah), atau lebih dari 1 tahun (jangka panjang)? 4. Memilih metode peramalan. 5. Mengumpulkan data yang diperlukan untuk membuat ramalan. 6. Menentukan metode peramalan yang tepat. 7. Membuat peramalan. 8. Mengimplementasikan hasil dari peramalan.

7 15 Tahap-tahap diatas merepresentasikan sebuah cara sistematik untuk mengawali, merancang, dan mengimplementasikan sebuah sistem peramalan. Ketika sistem peramalan tersebut digunakan untuk meramalkan secara berkala, data juga harus dikumpulkan secara rutin, dan perhitungan yang dibutuhkan atau prosedur yang biasanya dilakukan untuk membuat peramalan dapat secara otomatis dijalankan Karateristik Peramalan yang Baik. Peramalan permintaan memiliki karakteristik tertentu yang berlaku secara umum. Karakteristik ini harus diperhatikan untuk menilai suatu proses peramalan permintaan dengan metode yang digunakan. Karakteristik peramalan permintaan adalah sebagai berikut (Nasution, 2003:28): 1. Akurasi. Akurasi dari suatu hasil peramalan diukur dengan kebiasaan dan kekonsistensian peramalan tersebut.hasil peramalan dikatakan bias bila peramalan tersebut terlalu tinggi atau terlalu rendah dibandingkan dengan kenyataan yang terjadi. Hasil peramalan dikatakan konsisten apabila besarnya kesalahan peramalan relatif kecil. 2. Biaya. Biaya yang diperlukan dalam pembuatan suatu peramalan tergantung dari jumlah item yang diramalkan, lamanya periode peramalan dan metode peramalan yang dipakai. 3. Kemudahan. Penggunaan metode peramalan yang sederhana, mudah dibuat, dan mudah diaplikasikan akan memberikan keuntungan bagi perusahaan. Dalam membuat peramalan atau menerapkan hasil suatu peramalan, maka ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan yaitu (Nasution, 2003:29):

8 16 1. Peramalan pasti mengandung kesalahan, artinya peramal hanya bisa mengurangi ketidakpastian yang akan terjadi, tetapi tidak dapat menghilangkan ketidakpastian tersebut. 2. Peramalan seharusnya memberikan informasi tentang berapa ukuran kesalahan, artinya karena peramalan pasti mengandung kesalahan, maka adalah penting bagi peramal untuk menginformasikan seberapa besar kesalahan yang mungkin terjadi. 3. Peramalan jangka pendek lebih akurat dibandingkan dengan peramalan jangka panjang. Hal ini disebabkan karena pada peramalan jangka pendek, faktor-faktor yang mempengaruhi permintaan relatif masih konstan, sedangkan semakin panjang periode peramalan, maka semakin besar pula kemungkinan terjadinya perubahan faktor-faktor yang mempengaruhi permintaan Metode Peramalan Menurut Taylor III (2005:301) terdapat dua buah metode dalam melakukan peramalan, yaitu metode Time Series dan metode Kausal, dimana kedua metode ini memiliki 3 buah faktor yang mempengaruhi penilainnya. Ketiga faktor itu adalah : 1. Faktor seri waktu (Time Series) : merupakan kategori teknik statistik yang menggunakan data historis untuk menentukan perilaku yang akan datang 2. Faktor Regresi : berusaha untuk mengembangkan hubungan-hubungan sistematis antara item yang diramalkan dengan faktor yang menyebabkan item tersebut memiliki perilaku tertentu, dimana diterjemahkan dalam bentuk model regresi. 3. Faktor Kualitatif : berusaha untuk membuat peramalan dengan menggunakan penilaian, opini, dan pendapat manajemen. Metode yang

9 17 biasa disebut penilaian eksekutif ini biasa digunakan oleh para petinggi perusahaan untuk mendapatkan peramalan jangka panjang. Peramalan dilakukan oleh sekelompok orang yang penilaiannya dianggap valid dibandingkan dengan kelompok lain. Metode-metode yang ada adalah : a. Metode Time Series Metode ini membuat peramalan dengan menggunakan asumsi bahwa masa depan adalah fungsi dari masa lalu. Tujuannya adalah untuk menentukan pola dalam deret data historis dan menterjemahkan pola tersebut ke masa depan. Menganalisis time series berarti membongkar data masa lalu menjadi komponenkomponen dan kemudian memproyeksikan ke masa atau periode yang akan datang. Model ini sendiri memiliki 6 metode peramalan kuantitatif, yaitu : 1. Naive Method Ft = Yt 1 Keterangan : Ft = Ramalan penjualan Yt = Penjualan 2. Exponential Smoothing with trend FIT = Ft + Tt Keterangan FIT = Ramalan penjualan Ft = Hasil perhitungan dengan menggunakan α Tt = Hasil perhitungan dengan menggunakan β 3. Exponential Smoothing F t = F t-1 + (A t-1 F t-1 ) α Dimana : F t = Ramalan penjualan F t-1 = Ramalan sebelumnya A t-1 = Permintaan aktual periode sebelumnya

10 18 a = Konstanta penghalusan 4. Weighted Moving Average Ft = (α x Yt1 + β x Yt2 + γ x Yt3) Ft = Ramalan penjualan α = Alpha β = Beta γ = Gamma Yt1 = Penjualan bulan 1 Yt2 = Penjualan bulan 2 Yt3 = Penjualan bulan 3 5. Moving Average Metode ini digunakan dan bermanfaat apabila kita menggunakan asumsi bahwa permintaan pasar lebih stabil sepanjang waktu. Metode ini dipakai untuk kondisi dimana setiap data pada waktu yang berbeda mempunyai bobot yang sama sehingga fluktuasi random data dapat diredam dengan rata-ratanya. Apabila tidak semua data masa lalu dapat mewakili asumsi pola data berlanjut terus di masa yang akan datang, maka dapat dipilih sejumlah N data pada periode tertentu saja. Secara sistematis, metode rata-rata bergerak sederhana (yang menjadi estimasi dari permintaan periode berikutnya) ditunjukkan dengan : Rata-rata bergerak n periode = (Permintaa n dalamn periodeterdahulu) dimana n adalah banyaknya periode dalam rata-rata bergerak. b. Metode Kausal Regresi linear, model kausal, bergabung menjadi model variabel atau hubungan yang bisa mempengaruhi jumlah yang sedang diramal. Model ini mengasumsikan bahwa faktor yang diramalkan mewujudkan hubungan sebab akibat dengan satu atau n

11 19 lebih independent variabel. Tujuan dari model ini adalah menemukan bentuk hubungan tersebut dan menggunakannya untuk meramalkan nilai mendatang dari dependent variabel. Pendekatan ini lebih kuat dibandingkan metode seri waktu yang hanya menggunakan nilai historis untuk variabel yang diramalkan. 1. Linear Regression Model matematika yang kita gunakan pada metode kuadrat terkecil dari proyeksi trend bisa digunakan untuk melakukan analisis regresi linear. Variabel-variabel tak bebas yang akan diramal tetap Y~, namun sekarang variabel bebas x, bukan lagi waktu. Yˆ = a + bx Dimana, Yˆ = Nilai variabel tidak bebas, yaitu penjualan a = Perpotongan sumbu Y b = Kelandaian garis regresi x = Variabel bebas Ketepatan Peramalan Ketepatan peramalan adalah suatu hal yang mendasar dalam peramalan, yaitu bagaimana mengukur kesesuaian suatu metode peramalan tertentu untuk suatu kumpulan data yang diberikan. Ketepatan dipandang sebagai kriteria penolakan untuk memilih suatu metode peramalan. Dalam permodelan deret berkala (time series) dari data masa lalu dapat diramalkan situasi yang akan terjadi pada masa yang akan datang. Untuk menguji kebenaran ramalan ini digunakan ketepatan ramalan. Beberapa kriteria yang digunakan untuk menguji ketepatan ramalan antara lain: 1. Nilai Tengah Galat (Mean Error) 2. Nilai Tengah Galat Kuadrat (Mean Square Error)

12 20 3. Nilai Tengah Galat Absolut (Mean Absolute Error) 4. Nilai Tengah Galat Persentase Absolut (Mean Absolute Percentage Error) 5. Nilai Tengah Galat Persentase (Mean Percentage Error) 6. Jumlah Kuadrat Galat (Sum Square Error) 7. Deviasi Standar Galat (Standard Deviation of Error) 2.3 Inventory Pengertian Persediaan (Inventory) Dalam suatu perusahaan baik itu perusahaan perdagangan maupun perusahaan manufaktur pasti selalu mengandalkan persediaan. Persediaan sebagai kekayaan perusahaan, memiliki peranan penting dalam operasi bisnis. Dalam perusahaan manufaktur, persediaan dapat terdiri dari persediaan bahan baku, bahan pembantu, barang dalam proses, barang jadi, dan persediaan suku cadang. Pengertian persediaan menurut Chase, Jacobs, dan Aquilano (2004), yaitu Inventory is the stock of any item or resources used in on organization. An inventory system is the set of police and control that monitors levels of inventory and determines what levels should be, maintained, when stock should be replenished and how large orders should be. Dalam bahasa Indonesia memiliki pengertian yaitu Persediaan adalah stok dari beberapa item atau sumber daya yang digunakan dalam suatu organisasi. Suatu sistem persediaan merupakan suatu set kebijaksanaan dan pengendalian dalam memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus disediakan dan berapa jumlah persediaan yang harus dipesan. Dari penjelasan tersebut persediaan dapat didefinisikan sebagai suatu bagian dari kekayaan perusahaan yang digunakan dalam rangkaian proses produksi untuk diolah menjadi barang setengah jadi dan akhirnya menjadi barang jadi ataupun sumber daya perusahaan yang disimpan untuk mengantisipasi permintaan konsumen.

13 Jenis jenis Persediaan Persediaan yang terdapat dalam perusahaan dapat dibedakan menurut beberapa cara. Dilihat dari fungsinya, menurut Sofjan Assauri (2004:170) persediaan dapat dibedakan atas: 1. Batch Stock atau Lot Size Inventory, yaitu persediaan yang timbul dimana barang-barang yang dibeli, dikerjakan/dibuat atau diangkut dalam jumlah yang besar, sehingga barang-barang diperoleh lebih banyak dan cepat daripada penggunaan atau pengeluarannya, dan untuk sementara tercipta suatu persediaan. Keuntungan yang diperoleh dengan adanya Batch Stock atau Lot Size Inventory antara lain adalah: a. Memperoleh potongan harga pada harga pembelian. b. Memperoleh efisiensi produksi (manufacturing economies) karena adanya operasi atau production run yang lebih lama. c. Adanya penghematan di dalam biaya angkutan. 2. Fluctuation Stock, yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan konsumen yang tidak dapat diramalkan. Dalam hal ini perusahaan mengadakan persediaan untuk dapat memenuhi permintaan konsumen, apabila tingkat permintaan menunjukkan yang tidak beraturan atau tidak tetap dan fluktuasi permintaan tidak dapat diramalkan terlebih dahulu. Jadi apabila terdapat fluktuasi permintaan yang sangat besar, maka persediaan ini (fluctuatian Stock) dibutuhkan sangat besar pula untuk menjaga kemungkinan naik turunnya oermintaan tersebut. 3. Anticipation Stock, yaitu persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi yang dapat diramalkan, berdasarkan pola musiman yang terdapat dalam satu tahun dan untuk menghadapi penggunaan atau penjualan permintaan yang meningkat. Disamping itu Anticipation Stock dimaksudkan pula untuk menjaga kemungkinan sukarnya

14 22 diperoleh bahan bahan sehingga tidak mengganggu jalannya produk atau menghindari kemacetan produksi. Setiap jenis persediaan mempunyai karakteristik tersendiri dan cara pengelolaan yang berbeda. Menurut jenisnya, persediaan dibedakan menjadi: 1. Persediaan bahan mentah (raw material) yaitu persediaan barang-barang berwujud seperti baja, kayu, dan komponen-komponen lainnya yang digunakan dalam proses produksi. Bahan mentah dapat diperoleh dari sumber-sumber alam atau dibeli dari pemasok atau dibuat sendiri oleh perusahaan untuk digunakan dalam proses produksi selanjutnya. 2. Persediaan komponen-komponen rakitan (purchased parts/component) yaitu persediaan barang-barang yang terdiri dari komponen-komponen yang diperoleh dari perusahaan lain di mana secara langsung dapat dirakit menjadi suatu produk. 3. Persediaan bahan pembantu atau penolong (supplies) yaitu persediaan barang-barang yang diperlukan dalam proses produksi tetapi bukan merupakan bagian atau komponen barang jadi. 4. Persediaan barang dalam proses (work in process) yaitu persediaan barang-barang yang merupakan keluaran dari tiap-tiap bagian dalam proses produksi atau yang telah diolah menjadi suatu bentuk, tetapi masih perlu diproses lebih lanjut menjadi barang jadi. 5. Persediaan barang jadi (finished goods) yaitu persediaan barang-barang yang telah diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual atau dikirim ke pelanggan Tujuan Persediaan (Inventory) Menurut Freddy Rangkuti dalam bukunya yang berjudul Manajemen Persediaan, Aplikasi di Bidang Bisnis (2004:15-16) fungsi-fungsi persediaan adalah sebagai berikut : 1. Fungsi Decoupling Apabila persediaan yang memungkinkan perusahaan dapat memenuhi permintaan pelanggan tanpa tergantung pada suplier. Persediaan bahan

15 23 mentah diadakan agar perusahaan tidak akan sepenuhnya tergantung pada pengadaanya dalam hal kuantitas dan waktu pengiriman. 2. Fungsi Economic Lot Sizing Persediaan lot siza ini perlu mempertimbangkan penghematan atau potongan pembeliaan, biaya pengangkutan per unit menjadi lebih murah dan sebagainya. Hal ini disebabkan perusahaan melakukan pembelian dalam kuantitas yang lebih besar dibandingkan biaya yang timbul karena besarnya persediaan. 3. Fungsi Antisipasi Apabila perusahaan menghadapi fluktuasi permintaan yang dapat diperkirakan dan diramalkan berdasar penglaman atau data-data masa lalu, yaitu permintaan musiman. Dalam hal ini perusahaan dapat mengadakan persediaan musiman (seasonal inventories). Disamping itu, perusahaan juga sering menghadapi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan permintaan barang-barang selama periode tertentu. Dalam hal ini perusahaan memerlukan persediaan ekstra yang disebut persediaan pengaman (safety stock/inventories). Menghadapi ketiga unsur ketidakpastian tersebut pihak perusahaan harus melakukan manajemen persediaan proaktif, dalam arti mampu untuk mengantisipasi keadaan maupun menghadapi tantangan dalam manajemen persediaan. Tantangan manajemen persediaan dapat berasal dari luar maupun dari dalam perusahaan. Tantangan tersebut berkaitan erat dengan tujuan diadakannya persediaan Faktor-faktor yang Memengaruhi Persediaan Bahan Baku Faktor-faktor yang memengaruhi persediaan ini akan saling berkaitan, sehingga secara bersama-sama akan memengaruhi persediaan bahan baku. Faktor-faktor yang menentukan besarnya persediaan menurut Sofjan Assauri (2004:186) diantaranya adalah :

16 24 1. Penggunaan bahan baku rata-rata Salah satu dasar untuk memperkirakan penggunaan bahan baku selama periode tertentu, khususnya selama periode pemesanan adalah rata-rata penggunaan bahan baku pada masa sebelumnya. Hal ini perlu diperhatikan karena setelah kita mengadakan pesanan penggantian, maka pemenuhan kebutuhan atau permintaan dari pelanggan sebelum barang yang dipesan datang, harus dapat dipenuhi dari persediaan yang ada. Kebutuhan atau permintaan dari pelanggan biasanya turun naik (variable) dan tidak dapat diramalkan dengan penuh keyakinan. Oleh karena itu walaupun kita telah meramalkan atau menaksir penggunaan untuk kebutuhan atau permintaan pelanggan, akan tetapi tetap ada resiko yang tidak dapat dihindarkan bahwa persediaan yang telah ditetapkan sebelumnya atas dasar taksiran tersebut habis sama sekali sebelum penggantian bahan atau barang dari pesanan dating. Turun naiknya penggunaan ini membutuhkan kita mencari metode untuk dapat memperkirakannya. Yang sering dipergunakan adalah rata-rata hitung (average mean). Disamping rata-rata, perlu juga diketahui penyimpangan dari rata-rata tersebut, karena adanya penggunaan yang turun naik. 2. Faktor waktu atau lead time (procurement time) Yang dimaksud dengan lead time adalah lamanya waktu antara mulai dilakukannya pemesanan bahan-bahan sampai dengan kedatangan bahan-bahan yang dipesan tersebut dan diterima di gudang persediaan. Lamanya wakti tersebut tidaklah sama antara satu pesanan dengan pesanan yang lain, tapi bervariasi. Oleh karena itu, untuk suatu pesanan yang dilakukan, lamanya waktu ini harus diperkirakan atau ditaksir, walaupun resiko kesalahan masih tetap ada karena mungkin lebih besar atau kecil. Biasanya persediaan yang diadakan adalah untuk menutupi kebutuhan selama lead time yang telah diperkirakan. Akan tetapi apabila kedatangan bahan tersebut terlambat atau lead time yang terjadi lebih besar daripada yang diperkirakan, maka persediaan yang

17 25 ditetapkan semula tidak dapat memenuhi kebutuhan penggunaan. Oleh karena itu, dibutuhkan adanya persediaan penyelamat, untuk menghadapi keterlambatan kedatangan bahan yang dapat mengakibatkan kemacetan produksi. Perkiraan atau penaksiran lead time dari suatu pesanan yang dilakukan, biasanya dengan menggunakan rata-rata hitung dari lead time dari beberapa kali pemesanan sebelumnya. Sedangkan resiko kesalahan dari perkiraan ini diatasi dengan menetapkan persediaan penyelamat dapat didasarkan atas deviasi standar dari lead time dari beberapa kali pemesanan sebelumnya tersebut atau dengan melihat kemungkinan (probability) dari adanya keterlambatan kedatangan bahan dari beberapa pemesanan yang lalu Pengendalian Persediaan Pengendalian persediaan merupakan aktivitas mempertahankan jumlah persediaan pada tingkat yang dikehendaki. Pada produk barang, pengendalian persediaan ditekankan pada pengendalian material. Pada produk jasa, pengendalian diutamakan sedikit pada material dan banyak pada jasa pasokan karena konsumsi sering kali bersamaan dengan pengadaan jasa sehingga tidak memerlukan persediaan. Pelaksanaan fungsi ini akan berhubungan dengan seluruh bagian yang bertujuan agar usaha penjualan dapat intensif serta produksi dan penggunaan sumber daya dapat maksimal Tujuan Pengendalian Persediaan Pengawasan persediaan yang dijalankan untuk memelihara terdapatnya keseimbangan antara kerugian-kerugian serta penghematan dengan adanya suatu tingkat persediaan tertentu, dan besarnya biaya dan modal yang dibutuhkan untuk mengadakan persediaan tersebut. Tujuan persediaan secara terperinci menurut Sofjan Assauri (2004:177) dapatlah dinyatakan sebagai usaha untuk:

18 26 1. Menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan sehingga dapat mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi. 2. Menjaga agar supaya pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak terlalu besar atau berlebih-lebihan, sehingga biaya-biaya yang timbul dari persediaan tidak terlalu besar. 3. Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari karena ini akan berakibat biaya pesanan menjadi besar. Dari keterangan diatas dapat dikatakan bahwa tujuan dari pengendalian persediaan adalah untuk memperoleh kualitas dan jumlah yang tepat dari bahan-bahan barang yang tersedia pada waktu yang dibutuhkan dengan biaya-biaya yang minimum untuk keuntungan atau kepentingan perusahaan. Dengan kata lain pengendalian persediaan untuk menjamin terdapatnya persediaan pada tingkat yang optimal agar produksi dapat berjalan dengan lancar dan biaya persediaan adalah minimal. Pengendalian dalam suatu perusahaan manufaktur adalah untuk menjaga agar tidak terjadi penyimpangan dari suatu yang telah direncanakan. Sedangkan pengendalian persediaan adalah suatu aktifitas dari manajemen untuk menetapkan besarnya yang akan digunakan perusahaan baik dalam bentuk bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi. Dalam proses tersebut yang perlu diperhatikan adalah agar penanaman modal di dalam persediaan dapat seekonomis mungkin agar dapat memenuhi kebutuhan produksi yang telah direncanakan. Adapun pentingnya pengendalian persediaan dalam hubungan dengan proses produksi adalah untuk menjamin kelancaran proses produksi dan kontinuitas pabrik, jangan sampai perusahaan mengalami kehabisan persediaan, sehingga proses produksi dapat terus berjalan lancar Langkah-langkah Pengendalian Persediaan Menurut Indrajit dan Djokopranoto (2011) untuk menjaga kelangsungan beroperasinya suatu pabrik atau fasilitas lain, diperlukan

19 27 bahwa beberapa jenis material tertentu dalam jumlah minimum tersedia di gudang, supaya sewaktu-waktu ada yang rusak, dapat langsung diganti. Tetapi material yang disimpan dalam persediaan juga jangan terlalu banyak, ada maksimumnya, agar biayanya tidak menjadi terlalu mahal. Pengendalian persediaan merupakan suatu sistem yang dilakukan untuk memonitor semua transaksi yang terjadi pada persedian terutama pada jumlah transaksi dan waktu transaksi. Berikut adalah beberapa tujuan persediaan (Jacobs& Richard, 2011:594): - Menjaga kelancaran operasi bisnis perusahaan - Mengetahui variasi permintaan - Fleksibilitas penjadwalan produksi - Menjaga hal-hal yang tak terduga seperti adanya keterlambatan pengiriman bahan - Mengambil keuntungan dari ukuran pembelian bahan baku Metode pengendalian persediaan mencari jawaban optimal dalam menentukan jumlah ukuran pemesanan yang ekonomis (EOQ), titik pemesanan kembali atau reorder point (ROP), dan jumlah stock cadangan yang diperlukan (SS). Metode pengendalian persediaan yang bersifat statistic ini biasanya digunakan untuk mengendalikan barang yang permintaannya bersifat bebas dan pengelolannya tidak tergantung dengan ada tidaknya produksi barang lain. Yang berpengaruh hanyalah mekanisme pasar. Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, pengendalian persediaan berhubungan erat dengan jumlah pemesanan persediaan (Q) dan waktu yang tepat untuk melakukan pemesanan (R). Inventory control yaitu pengendalian tingkat persediaan sedemikian rupa sehingga setiap kali barang diperlukan, selalu tersedia dan harus menjaga agar tingkat persediaan seminimal mungkin untuk menghindari investasi berupa biaya penyediaan yang besar. Secara ideal, sebetulnya persediaan minimum seharusnya adalah nol dan persediaan maksimum adalah sebanyak yang secara ekonomis mencapai optimal. Jadi dapat dibayangkan bahwa pada waktu barang habis, pemesanan barang sejumlah

20 28 yang paling ekonomis datang. Tetapi ini perhitungan teori, artinya dalam kenyataan tidaklah dapat dijamin bahwa perencanaan dapat secara sempurna terpenuhi. Ada kemungkinan pemakaian barang berubah dan meningkat secara mendadak, ada kemungkinan barang yang dipesan datang terlambat dan sebagainya. Oleh karena dalam menentukan minimum dan maksimum ini ada faktor pengaman yang dapat dihitung berdasarkan pengalaman. Berdasarkan pemikiran tersebut, timbul formula min-max stock untuk pengisian kembali persediaan Sistem persediaan terbagi dalam 2 periode sistem, yaitu single-period system dan multi-period system. Pengelompokan ini berdasarkan pada keputusan pembelian barang persediaan pada satu periode tertentu, dimana dalam periode tersebut dilakukan satu kali pembelian, dan kemudian barang persediaan tidak akan dipesan lagi hingga periode tersebut berakhir. 1. Single-period inventory system Sistem persediaan ini dapat dimanfaatkan ketika barang yang akan didistribusikan kepada konsumen memiliki limited life, tidak dipakai untuk jangka waktu yang lama atau secara berkelanjutan seperti: tiket pesawat terbang, fashion, dan lain-lain. 2. Multi-period system Sistem persediaan ini dapat digunakan apabila barang persediaan akan digunakan secara berkelanjutan. Sistem ini dibagi dalam 2 tipe yaitu fixed-order period (Q-model) dan fixed-time period (P-model). a. Q-Model Untuk perhitungan jumlah pemesanan barang yang optimal dan reorder point, rumus yang digunakan adalah: 2DS Q opt = H SS = zs R = dl+ L SS

21 29 Dimana: z = standar deviasi untuk service probability, b. P Model D = demand selama 1 tahun S = biaya pemesanan H = biaya penyimpanan SS = safety stock R = re-order point Q* = jumlah pemesanan optimal P-model mengacu pada aturan pemesanan yang bersifat regular mengikuti suatu periode yang tetap, tetapi kuantitas dari barang yang dipesan berbeda-beda. Namun, kesulitan dalam pengimplementasian teknik in adalah diskontinuitas permintaan kebutuhan bersih, sehingga interval pemesanan yang telah ditentukan sebelumnya tidak berlaku lagi. Perhitungan jumlah pemesanan yang optimal adalah sebagai berikut: Q* = d( T* + L) + SS I T* = SS = zs 2S HD T* + L 1 I = SS+ ( dt*) 2 Dimana: I = Persediaan dalam stock T* = Selang waktu pemesanan kembali L = Waktu pengiriman s = Standar deviasi SS = Safety Stock d= Permintaan rata-rata

22 30 Adapun dalam inventory control khususnya pada pengendalian persediaan bahan baku dengan menggunakan metode min-max stock meliputi beberapa tahapan yaitu: 1. Pardede (2005:422) menyatakan bahwa Economic Order Quantity menunjukan sejumlah barang yang harus dipesan untuk tiap kali pemesanan agar biaya persediaan keseluruhan menjadi sekecil mungkin sedangkan menurut Haizer dan Render (2005:68) model kuantitas pesanan ekoomis merupakan salah satu teknik pengendalian persediaan yang paling tua dan paling di kenal secara luas. Jadi jumlah pesanan yang paling ekonomis (Economic Order Quantity), menurut Sofjan Assauri (2004:182) dapat diartikan sebagai: Economic order quantity merupakan jumlah atau besarnya pesanan yang memiliki jumlah ordering costs dan carrying costs per tahun paling minimal. Sedangkan menurut Freddy Rangkuti (2004:11) economic order quantity, dapat diartikan sebagai: Jumlah pembelian bahan mentah pada setiap kali pesan dengan biaya yang paling rendah. Perhitungan EOQ dengan menggunakan rumus menurut Indrajit dan Djokopranoto (2011) EOQ 2CoD. Ch Keterangan : EOQ : Jumlah persediaan yang ekonomi D Co : Kebutuhan bahan baku dalam satu periode : Biaya pesan bahan baku 2. Menentukan Persediaan Minimum (Minimum stock). Minimum Stock adalah jumlah pemakaian selama waktu pesanan pembelian yang dihitung dari perkalian antara waktu pesanan per periode dan pemakaian rata-rata dalam satu bulan/minggu/hari ditambah dengan persediaan pengaman. Persediaan minimum merupakan batas jumlah persediaan yang paling rendah atau kecil yang harus ada untuk suatu jenis bahan atau barang. Oleh karena persediaan minimum ini dimaksudkan untuk

23 31 menghindari kemungkinan kekurangan bahan atau persediaan (stock out), maka persediaan minimum ini merupakan persediaan penyelamat (safety stock). Jadi besarnya persediaan minimum dalam suatu perusahaan hendaknya sama dengan besarnya persediaan penyelamat (safety stock). Rumus Persediaan Minimum (Minimum Inventory) menurut Indrajit dan Djokopranoto (2011) Minimum Inventory = (T x C) + R Keterangan: T = Pemakaian barang rata-rata per periode (ton/meter/liter) C = Lead Time (bulan) R = Safety Stock (ton) 3. Menentukan Persediaan Maksimum (Maximum Inventory). Maximum Stock adalah jumlah maksimum yang diperbolehkan disimpan dalam persediaan. Jumlah yang perlu dipesan untuk pengisian persediaan kembali. Persediaan maksimum merupakan batas jumlah persediaan yang paling besar (tertinggi) yang sebaiknya dapat diadakan oleh perusahaan. Batas persediaan maksimum ini kadang-kadang tidak didasarkan atas pertimbangan efisiensi dan keefektifan kegiatan perusahaan. Sehingga persediaan maksimum dalam hal ini hanya didasarkan atas kemampuan perusahaan saja terutama kemampuan keuangan perusahaan, kemampuan gudang yang ada dan pembatasanpembatasan dari sifat-sifat atau kerusakan bahan-bahan tersebut. Rumus Persediaan Maksimum (Maximum Inventory) menurut Indrajit dan Djokopranoto (2011) Maximum Inventory = 2(T x C) Keterangan: T = Pemakaian barang rata-rata per periode (ton/meter/liter) C = Lead Time (bulan)

24 32 4. Menentukan Persediaan Pengaman (Safety Stock). Safety Stock atau persediaan pengaman adalah persediaan ekstra yang perlu ditambah untuk menjaga sewaktu-waktu ada tambahan kebutuhan atau keterlambatan kedatangan barang. Rumus Persediaan Pengaman (Safety Stock) menurut Indrajit dan Djokopranoto (2011) Safety Stock = (Pemakaian Maksimum T) x C Keterangan: T = Pemakaian barang rata-rata per periode (ton/meter/liter) C = Lead Time (bulan) 5. Titik atau tingkat pemesanan kembali (reorder point/level). Titik pemesanan kembali adalah suatu titik atau batas dari jumlah persediaan yang ada pada suatu saat dimana pemesanan harus diadakan kembali. Dalam menentukan titik ini kita harus memperhatikan besarnya penggunaan bahan selama bahan-bahan yang dipesan belum diterima, ditentukan oleh factor waktu dan penggunaan rata-rata. Tingkat Pemesanan Persediaan Kembali (Reorder Point) menurut Indrajit dan Djokopranoto (2011) DD = D : Days per Year ROP = SS + (LT x DD) Keterangan DD = Days Demand rate SS = Persediaan Pengaman yang selalu ada di perusahaan LT = Lead time ( 1 Minggu ) = 7 hari 2.4 Kerangka Penelitian Pada saat ini PT. Anugrah Artha Winasis sedang mengalami kemajuan. PT. Anugrah Artha Winasis termasuk dalam salah satu perusahaan pemroduksi cat dengan merek dagang RINCON PAINT. Selain itu permintaan akan produk cat yang semakin bertambah. Hal ini berakibat pada tingkat produksi juga harus meningkat. Tapi kemajuan itu tidak akan

25 33 bertahan lama jika tidak didukung oleh setiap komponen perusahaan, salah satunya yaitu tersedianya persediaan yang mencukupi agar proses produksi berjalan lancar. Bahan baku merupakan unsur penting dari modal kerja dan merupakan aktiva yang secara terus-menerus mengalami perubahan. Kekurangan atau kelebihan persediaan bahan baku merupakan gejala yang kurang baik. Kekurangan dapat berakibat kehilangan pelanggan, sedangkan kelebihan persediaan dapat berakibat pemborosan atau inefisiensi. Persediaan bahan baku yang lebih besar dibandingkan dengan kebutuhannya akan memperbesar biaya penyimpanan dan pemeliharaan di gudang. Sebaliknya, adanya persediaan bahan baku yang lebih kecil akan menghambat proses produksi. Perusahaan tidak dapat bekerja secara optimal dan akan berdampak pada kurangnya keuntungan perusahaan. Sehingga digunakan empat metode dalam pengendalian persediaan bahan baku yaitu: 1. Economic Order Quantity (EOQ) 2. Menentukan Persediaan Minimum-Maximum Inventory 3. Menentukan Persediaan dengan metode P-Model 4. Menentukan persediaan dengan metode Q-Model Berikut merupakan kerangka penelitian yang akan digunakan dalam mendukung proses penelitian:

26 34 PT. Anugrah Artha Winasis Kelebihan Bahan Baku Persediaan Pengendalian Persediaan Kekurangan Bahan Baku Persediaan Melakukan peramalan terhadap penjualan cat Metode P Model 1. Safety Stock 2. Persediaan Minimum 3. Persediaan Maksimum 4. Jumlah Pemesanan Persediaan Kembali Metode Q Model 1. Safety Stock 2. Persediaan Minimum 3. Persediaan Maksimum 4. Jumlah Pemesanan Persediaan Kembali Solusi untuk PT. Anugrah Artha Winasis Gambar 2.1 Kerangka Penelitian

27 35