BAB 2 LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 7 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Akuntansi Menurut Romney dan Steindart ( 2003, p6 ) AIS is a system that collect, records, stores and prosesses data to produce information for decision makes. Sistem informasi akuntansi adalah sistem yang mengumpulkan, mendokumentasikan, menyimpan, dan memproses untuk menghasilkan informasi dalam pengambilan keputusan. Menurut Wilkinson ( 2000, p7 ) Acounting Information System is a unified structure within an entitiy, such as a business firm, that employs physical resources and other components to transform economics data into accounting information, with the purpose of satisfying the information needs of a variety of users. Menurut George H.Bodnar ( 2001, p1 ) AIS is a collection of resources, such us people and equipment, designed to transform financial and other data into information. Kumpulan sumber daya, seperti manusia dan peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi. Menurut Jones dan Rama ( 2003, p10 ) The Acounting Information System is a subsystem of MIS that provides accounting and financial information, as well as other information obtained in the routine processing of accounting transaction.. Sistem Informasi Akuntansi merupakan subsistem dari sistem informasi manajemen

2 8 yang menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, sama seperti informasi lainnya yang diperoleh dari proses akuntansi lainnya. Jadi dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi adalah sebuah sistem komputer yang dirancang untuk menyediakan informasi akuntansi dan keuangan, dan informasi lainnya yang diperoleh dari mengumpulkan dan memproses berbagai transaksi perusahaan User satisfaction Sebuah sistem dikatakan berhasil apabila pengguna merasa puas. Faktor ini merupakan indikator keberhasilan yang paling kuat diantara yang lain. Mengacu pada pendapat Romney, Steinbart (2003, p2) menjelaskan bahwa ada beberapa komponen sistem informasi, yaitu: a) Orang yang mengoperasikan sistem dan menjalankan berbagai macam fungsi. b) Prosedur prosedur dan intruksi : baik manual maupun otomatis yang terlibat dalam pengumpulan pemrosesan dan penyimpanan data aktivitas organisasi c) Data : mengenai organisasi dan proses bisnisnya d) Software yang digunakan untuk memproses data dan organisasi

3 9 e) Infrasatruktur TI, termasuk didalamnya alat alat penunjang komputer, dan alat komunikasi jaringan yang digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan, memproses data informasi. f) Pengendalian internal dan pengukuran keamanan yang menjaga data dalam SIA Siklus sistem informasi akuntansi Menurut Jones dan Rama (2003, p4) proses bisnis adalah urutan aktivitas yang dijalankan oleh perusahaan untuk memperoleh, memproduksi, menjual barang dan jasa. Proses bisnis dapat dilihat melalui siklus transaksi proses bisnis tersebut dan dapat dikelompokkan kedalam tiga siklus transaksi utama yaitu : a) siklus perolehan atau pembelian ( Acquisition Cycle ) yang meliputi proses pembelian barang dan jasa. b) siklus konversi ( Convertion Cycle ) yang meliputi proses untuk mengubah sumber daya yang diperoleh menjadi barang dan jasa. c) siklus pendapatan ( Revenue Cycle ) yang meliputi proses penyediaan barang dan jasa ke pelanggan. Tiap jenis perusahaan hampir serupa dan terdiri dari beberapa atau seluruh kegiatan berikut ini : - Menanggapi permintaan pelanggan - Mengembangkan perjanjian untuk menyediakan barang dan jasa yang akan datang dengan pelanggan. - Menyediakan jasa atau mengirimkan barang kepada pelanggan

4 10 - Penagihan kepada pelanggan - Mengumpulkan kas - Menyetor kas ke bank - Menyiapkan laporan Menurut Bodnar dan Hopwood (2004, p6-8), Siklus transaksi secara tradisional dapat dikelompokkan empat siklus yang umum, yaitu: - Siklus pendapatan yang terdiri dari event event yang berhubungan dengan kegiatan pendistribusian barang dan jasa ke entitas yang lain dan kegiatan pengumpulan pembayaran atas pendistribusian barang yang telah dilakukan. - Siklus pengeluaran yang terdiri dari event - event yang berhubungan dengan kegiatan perolehan barang dan jasa dari entitas lain dan penyelesaian kewajiban dari perolehan tersebut. - Silklus produksi yang terdiri dari event event yang berhubungan dengan pengubahan sumber daya menjadi barang dan jasa. - Siklus keuangan yang terdiri dari event - event yang berhubungan dengan perolehan dan manajemen data capital, termasuk kas Kegunaan Sistem Informasi Akuntansi Jones dan Rama (2003, p6) mengemukakan sistem informasi akuntansi dapat digunakan sebagai berikut :

5 11 1. Menghasilkan Laporan Eksternal Dunia bisnis menggunakan sistem informasi akuntansi untuk menghasilkan laporan khusus untuk memenuhi kebutuhan informasi dari investor, kreditor, pemungut pajak, dan agen agen regulator. Laporan ini mencangkup laporan keuangan, pengembalian pajak dan laporan yang dibutuhkan oleh agen agen bank. Laporan dari jenis ini mengikuti struktur yang dibutuhkan yang dibuat oleh organisasi seperti Tabel Akuntansi Keuangan standar. Komisi sekuritas dan pertukaran, dinas pendapatan dan pembuat peraturan lainnya. Karena format dan isi yang dibutuhkan untuk laporan ini relatif sama dan tetap untuk banyak perusahaan, supplier perangkat lunak dapat menyediakan perangkat lunak akuntansi yang mengotomasisasi banyak proses pelaporan. Sebagai hasilnya ketika informasi yang dibutuhkan setelah direkam, laporan eksternal akan dapat dihasilkan lebih cepat dan lebih mudah dari sebelumnya. 2. Mendukung Aktivitas Rutin Manajer memerlukan sistem informasi akuntansi untuk menangani kegiatan operasional rutin dalam siklus operasional perusahaan, antara lain menerima order

6 12 dari pelanggan, pengiriman barang dan jasa, menagih pelanggan serta penerimaan kas. 3. Pendukung Keputusan Informasi juga dibutuhkan dalam pengambilan keputusan non-rutin pada setiap level dalam sebuah organisasi. Contohnya termasuk mengetahui bagaimana produk apa yang terjual paling banyak dan pelanggan mana yang melakukan transaksi paling banyak 4. Pengendalian dan Perencanaan Sistem informasi dibutuhkan untuk merencanakan dan mengendalikan aktivitas. Informasi mengenai budget dan biaya standar, disimpan dalam sistem informasi dan laporan didesain untuk membandingkan jumlah di budget dan dengan jumlah saat ini. 5. Implementasi Pengendalian Internal Pengendalian internal meliputi kebijakan, prosedur dan sistem informasi yang digunakan untuk melindungi asset perusahaan dari penggelapan dan untuk memelihara keakuratan data keuangan. Adalah mungkin untuk membangun pengendalian kedalam sistem informasi akuntansi untuk mencapai tujuan ini. Contoh, sistem informasi dapat menggunakan password untuk mencegah seseorang memiliki akses

7 13 ke form entry data, dan laporan laporan yang tidak sesuai dengan pekerjaanya Analisis dan perancangan sistem berbasis object oriented a. Object menurut Mathiassen et all (2000, p51) object is a entity with identity, state and behavior. menurut Carol Britton (2001, p14) object is software unit packaging together data and method to manipulate that data. Berdasarkan pengertian diatas, objek merupakan suatu entitas yang memiliki identitas, state dan behavior. b. Object Oriented Analysis menurut Grandy Booch (2001, p39) object oriented analysis is a method of analysis that examines requirements from the perspective of the class and object found in the vocabulary of the problem domain Pengertian Analisis Sistem Analisis sistem merupakan suatu langkah yang sangat penting bila menyusun suatu sistem yang baru ataupun mengganti suatu sistem yang sudah ada untuk disempurnakan.

8 14 Menurut Mcleod (2001, p190) analisis sistem adalah penelitian atas sistem yang telah ada dengan tujuan untuk merancang sistem baru atau diperbaharui. Aktivitas aktivitas dalam analisis sistem tersebut antara lain : a) Mengumumkan penelitian laporan b) Mengorganisasikan tim proyek c) Mengidentifikasikan kebutuhan informasi d) Mendefinisikan kriteria kinerja sistem e) Menyiapkan usulan rancangan, dan f) Menyetujui atau menolak rancangan proyek Sedangkan menurut Whitten et.al. (2001, p186) analisis sistem adalah teknik penyelesaian masalah dengan mendaur ulang atau mendekomposisikan sebuah sistem kedalam bagian bagian komponen dengan tujuan mempelajari dengan baik interaksi komponen komponen tersebut dalam menyelesaikan tujuannya Pengertian Perancangan Sistem Menurut McLeod (2001, p192) perancangan sistem adalah penentuan proses dan data yang diperlukan oleh sistem yang baru. Menurut Mulyadi (2001, p51) perancangan sistem adalah proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi kedalam altenatif rancangan sistem informasi yang diajukan pada pemakai informasi untuk pertimbangan.

9 15 Sedangkan menurut Whitten et.al. (2001, p186) perancangan sistem adalah teknik untuk melengkapi penyelesaian masalah pada analisis sistem dengan menyatukan kembali bagian bagian komponen sistem menjadi sistem yang utuh, dengan harapan memperoleh sistem yang lebih baik. Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem merupakan suatu bentuk tahapan dimana kita harus menentukan bagaimana membangun atau menyusun sistem informasi yang terbaik sesuai dengan kebutuhan pemakai informasi Object Oriented Analysis Object McLeod (2001, p330) mengemukakan bahwa object adalah suatu entitas fisik atau kejadian yang dijelaskan dalam bentuk data dan prosesnya. Menurut Mathiasen, Madsen, Nielsen, dan Stage (2000, p51) mengatakan bahwa object is an entity with identity, state, and behavior Sedangkan menurut Britton dan Doake (2000, p14) object adalah paket software yang didalamnya terdapat data dan metode yang digunakan untuk memanipulasi data tersebut.

10 16 Dari definisi di atas dapat diartikan bahwa object merupakan suatu entitas yang memiliki identity, state, dan behavior Object Oriented Object Oriented menurut Britton dan Doake (2000, p268) merupakan suatu sistem pendekatan untuk mengembangkan software yang didasarkan atas data item, atribut dan operasi yang mendefinisikannya. Menurut Mathiasen (2000, p5) keuntungan dari object oriented adalah : 1. Merupakan konsep yang sesuai untuk menjelaskan model fenomena dalam sebuah kantor ataupun sistem komputerisasi yang dibuat dengan menggunakan bahasa sehari hari (natural language) 2. Memberikan informasi yang jelas tentang konteks dari sistem 3. Mengurangi biaya perawatan (maintenance)

11 Object Oriented Analysis Menurut Whitten et.al. (2001, p430) object oriented analysis adalah teknik pembuatan model yang mengintegrasikan data dan proses kedalam suatu rancangan yang dinamakan object. Dari definisi diatas dapat diartikan bahwa object oriented analysis adalah suatu cara untuk menganalisis object dalam menentukan model dalam problem domain Object Oriented Design (OOD) Menurut Whitten et.al. (2001, p686) object oriented design adalah suatu pendekatan yang digunakan untuk mendefinisikan solusi software, hubungan antara object, atribut dan metode yang dimiliki. Dari definisi tersebut dapat diartikan bahwa object oriented design adalah aktivitas yang dilakukan untuk membuat solusi dari hubungan antara object, dan metode yang dimiliki oleh sistem dengan menggunakan bahasa pemograman tertentu Object Oriented Analysis dan Design (OOAD) Menurut Whitten et.al (2001, p13) object oriented analysis and design adalah sekumpulan tool dan teknik untuk

12 18 mengembangkan sistem yang akan menggunakan object teknologi dalam membangun sistem dan softwarenya. Sedangkan menurut Mathiasen, Madsen, Nielsen, dan Stage (2000, p14) Object Oriented Analysis and Design (OOA&D) terbagi kedalam empat aktivitas utama, yaitu problem domain analysis, application domain analysis, architectural design, dan component design Pengertian Event Menurut Jones dan Rama (2003,p4), event adalah things that happen at particular point in a time, yang artinya event adalah kejadian / peristiwa yang terjadi pada suatu waktu tertentu. Jadi event adalah suatu bagian dari proses bisnis yang melibatkan dua atau lebih object, yang terjadi pada waktu tertentu Pengertian Workflow Menurut Whitten, Benley dan Ditman (2004,p62) workflow adalah aliran transaksi melalui proses bisnis untuk memastikan pemeriksaan yang benar dan persetujuan diimplementasikan. M enurut Jones dan Rama (2003,p84) workflow table is a twocolumn table that identifies the actors and actions in a process.artinya workflow adalah sebuah tabel dua kolom yang mengidentifikasi beberapa aktor dan tindakan dalam sebuah proses.

13 19 Jadi dapat disimpulkan bahwa workflow table adalah tabel yang berisi aliran transaksi dalam suatu proses bisnis dengan mengidentifikasi aktor-aktor dan tindakan-tindakan yang terkait di dalam proses tersebut Pengertian Use Case Diagram Pengertian use case Menurut Whitten, Bentley dan Ditman (2004, p201) use case merupakan sebuah scenario atau peristiwa bisnis dimana sistem harus memberikan suatu respon yang ditentukan. Use case mencangkup analisis berorientasi objek ; akan tetapi penggunaannya menjadi hal umum dibanyak metodologi untuk analisis dan disain sistem. Menurut Mathiassen (2000, p343) simbol simbol dalam use case diagram dapat dibedakan menjadi sebagai berikut : Actor Menggambarkan Aktor Menggambarkan Simbol Alternatif untuk aktor Use Case Menggambarkan Use Case Menggambarkan Participation

14 20 Use Case Group Menggambarkan kelompok use case Menurut Whitten, Bently dan Ditman (2004, p257) Use Case Diagram merupakan diagram yang menggambarkan interaksi antara sistem dengan sistem, eksternal dengan pengguna. Dengan kata lain, secara grafis menggambarkan siapa yang akan menggunakan sistem dengan cara apa pengguna mengharapkan untuk berinteraksi dengan sistem. Menurut pengertian diatas dapat diartikan use case diagram adalah grafik dari aktor-aktor, yang ditutup oleh batasan sistem, komunikasi hubungan antara aktor dan use case, generalisasi. Kesimpulan dari Use Case Diagram adalah merupakan grafik yang digunakan untuk merancang sistem dalam hal ini hubungan aktor dengan tindakan interaksi aktor dengan system Pengertian Activity Diagram Menurut Jones dan Rama (2003, p68) activity diagram is a diagram that shows the sequence of activities in process. Hal ini berarti activity diagram merupakan sebuah diagram yang menampilkan urutan aktivitas dalam proses. Menurut Whitten, Bentley dan Dittman (2004,p428) activity diagram merupakan sebuah diagram yang menggambarkan secara grafis

15 21 aliran proses bisnis, langkah-langkah sebuah use case atau langkah perilaku. Berdasarkan beberapa pengertian diatas, dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa activity diagram merupakan suatu diagram yang menggambarkan proses bisnis yang dilakukan oleh suatu entitas bisnis Overview Acti vity Diagram Merupakan diagram yang menggambarkan tampilan level tinggi dari proses bisnis dengan mendokumentasikan event event yang penting, urutannya dan informasi yang menyertai event tersebut. Menurut Jones dan Rama (2003, p73) dalam menyiapkan overview activity diagram terdapat langkah langkah sebagai berikut. a. Membaca narasi dan mengidentifikasi event event yang penting b. Mencatat narasi secara jelas untuk mengidentifikasi event - event yang terlibat didalamnya c. Menggambarkan agen (actor) yang terlibat dalam proses bisnis yang terjadi. d. Membuat diagram masing masing event dan menunjukkan urutan event yang terjadi. e. Menggambarkan dokumen yang dibuat dan digunakan dalam proses bisnis, serta menggambarkan aliran informasi dari files tersebut.

16 Detailed Activity Diagram Menurut Jones dan Rama (2003, p69) adalah diagram yang menggambarkan aktivitas yang saling berhubungan secara detail atau rinci dengan satu atau dua event yang terdapat pada overview diagram. Dalam menyiapkan Detailed Activity Diagram terdapat langkah langkah sebagai berikut : a. Mencatat narasi untuk menunjukkan aktivitas b. Menyiapkan workflow table c. Mengidentifikasi detailed diagram yang dibutuhkan UML (Unified Modelig Language) Class Diagram Menurut Jones dan Rama (2003, p68) UML adalah sebuah bahasa yang digunakan untuk spesifikasi, visualisasi, konstruksi, dan mendokumentasikan sistem informasi. Menurut Schatz (2002, p68) UML dapat dibagi menjadi empat bagian yaitu : a) Class Diagram b) Usecase Diagram c) Activity Diagram, dan d) Implementation Diagram Dari pengertian diatas dapat disimpulkan bahwa UML class diagram adalah sebuah tool yang digunakan untuk mendesain dokumentasi data.

17 23 Empat aktivitas utama dalam membuat UML class diagram yaitu : a) Menempatkan transaction table yang dibutuhkan pada UML class diagram. b) Menempatkan master table yang dibutuhkan pada UML class diagram c) Menentukan hubungan yang dibutuhkan antara masing masing tabel (transaction dan master) d) Menentukan atribut yang dibutuhkan Pengertian Class Menurut Whitten, Bentley, dan Ditman (2004, p 410) Class merupakan satu set objek yang memiliki atribut dan perilaku (behavior) yang sama. Kadang- kadang disebut object class Pengertian Attribute Menurut Whitten, Bentley, dan Ditman (2004, p286) Attribute adalah sifat atau karakteristik deskriptif suatu entitas. Sinonimnya antara lain elemen, sifat dan field. Atribut menampilkan sifat dari suatu objek. Jadi Atribut adalah kumpulan sifat atau data yang dimiliki oleh suatu class / object.

18 Pengertian Behavior Menurut Whitten, Bentley, dan Ditman (2004, p409) Behavior adalah kumpulan dari sesuatu yang dapat dilakukan oleh objek dan terkait dengan fungsi-fungsi yang bertindak pada data objek atau attribute. Pada siklus berorientasi objek, perilaku objek menunjuk kepada metode, operasi atau fungsi. Menurut Mathiassen (2000, p52) Behavior adalah urutan kejadian yang secara aktif menampilkan dan secara pasif berpengalaman selama masa hidupnya. Jadi kesimpulannya behavior adalah urutan kejadian yang dapat dilakukan oleh suatu objek Hubungan-hubungan dalam Class Diagram Menurut Whitten, Bentley, dan Ditman (2004, p411) Hubungan dalam class diagram dapat dibedakan menjadi : 1. Multiplicity Hubungan ini adalah jumlah kejadian minimum dan maksimum dari satu objek atau class untuk suatu kejadian tunggal dari objek atau class yang terkait. 2. Agregation Adalah hubungan dimana satu class yang lebih besar berisi satu atau lebih class yang lebih besar.

19 25 3. Generalization Sebuah teknik dimana atribut dan behavior yang umum pada beberapa tipe class objek dikelompokan ke dalam class-nya sendiri yang disebut supertype, sebuah entitas yang berisi attribute dan behavior yang umum bagi satu atau lebih subtype class. Atribut dan metode class objek supertype kemudian diwariskan oleh class objek disebut subtype, jadi subtype adalah sebuah class objek yang mewarisi atribut dan behavior dari sebuah class supertype dan kemudian mengisikan atribut dan behavior untuk kedalamnya 2.2 Rancangan Database Menurut Britton dan Doake (2000, p266) adalah semua data yang dibutuhkan untuk mendukung operasi organisasi. Didalamnya meliputi aktivitas mengumpulkan, mengorganisasi dan merawat secara tersentralisasi. Menurut Jones dan Rama (2006, p156), A database is comprehensive collection of related data. The database is managed by a database management system, which is a set of programs that enables the user to store, modify, and extract information from a database. Dapat diartikan bahwa, database adalah kumpulan yang luas dari data yang berhubungan. Database dikelola oleh sistem manajemen database, dimana kumpulan dari program-program yang

20 26 memungkinkan pemakai untuk menyimpan, mengubah, dan menggali informasi dari database. Jadi dapat disimpulkan bahwa, database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lain dan diorganisasikan untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan. Menurut Connolly & Begg (2002, p281), perancangan database dibagi menjadi tiga tahapan utama, yaitu : 1. Conceptual Database Design Merupakan proses membangun sebuah model data dari informasi yang diperoleh dalam suatu organisasi, tapi bebas dari semua pertimbangan fisik. Konsep desain merupakan tahapan pertama dari tahapan perancangan database dan menciptakan model data konseptual dari bagian perusahaan yang dibuat databasenya. Model data dibuat dengan menggunakan dokumen dari spesifikasi kebutuhan pemakai 2. Logical Database Design Merupakan proses membangun sebuah model informasi yang diperoleh dari sebuah organisasi berdasarkan model data khusus, tetapi bebas dari hal yang berkaitan dengan database management system dan pertimbangan fisik lainnya. Pada tahapan ini model data konseptual yang dibangun pada tahap sebelumnya diperhalus dan dipetakan pada model data logis. Model data logis didasarkan pada target model data untuk database.

21 27 3. Physical Database Design Merupakan proses pembuatan gambaran suatu implementasi database pada media penyimpanan kedua. Hal in menggambarkan hubungan utama, organisasi file dan indeksyang digunakan untuk mencapai efisiensi akses ke dalam data dan hubungan integritas batasan (assosiated intergrity constraints) yang lainnya dan hal yang berkaitan dengan keamanan. Physical Database Design merupakan tahap ketiga dan terakhir dari proses perancangan basis data, dimana perancang memutuskan bagaimana basis data tersebut diimplementasikan. Tujuan Physical Database Design adalah : mendeskripsikan bagaimana perancang bermaksud untuk mengimplementasikan secara fisik logical database desain. 2.3 Rancangan Formulir Menurut Mulyadi (2003, p3) adalah dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Menurut Kroenke (2002, p269) adalah tampilan layer yang digunakan untuk memasukkan dan mengedit data. Beberapa pembuat formulir yang baik menurut Kroenke antara lain : 1) Struktur formulir seharusnya menggambarkan tampilan dari object yang diterangkan. Contohnya formulir pelanggan berisi informasi yang berkaitan dengan data data pelanggan.

22 28 2) Semantik dari data formulir jelas dan sesuai dengan keadaan sebenarnya. Contonya object dari pelanggan yang berkaitan dengan nomor telepon dan alamat, hanya memiliki hubungan one to one yang menerangkan object pelanggan tersebut secara unik. 3) Struktur formulir harus mendorong pengisian formulir melakukan tindakan yang tepat atas formulir tersebut. Contohnya kolom kode negara yang terdapat pada formulir menyediakan pilihan pilihan (option) kode negara, sehingga dapat menjamin kebenaran kode negara yang dimasukkan oleh pengisi formulir Manfaat Formulir Bagi Perusahaan Menurut Mulyadi (2001,p78), manfaat formulir bagi perusahaan untuk : 1. Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan 2. Merekam data transaksi bisnis perusahaan 3. Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian bentuk tulisan 4. Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi yang lain 2.4 Rancangan Layar Menurut Briitton dan Doake (2003, p286) adalah sistem interface atau tampilan yang berhubungan dengan dunia luar.

23 29 Menurut Mathiassen et al. (2000, p151), interface is facilities that make a system s model and function available to actors. Dapat diartikan bahwa rancangan layar adalah fasilitas-fasilitas yang membuat model dari system dan function yang tersedia untuk actor. Jadi dapat disimpulkan bahwa, interface atau rancangan layar merupakan suatu tampilan model system dan function yang saling berhubungan dengan dunia luar yang memungkinkan untuk digunakan oleh actor dan bersifat userfriendly dan dapat dipresentasikan dalam bentuk data yang terorganisir. Menurut Jones dan Rama (2003, p326) terdapat beberapa elemen dalam rancangan layer, yaitu : 1. Text Box Adalah ruang pada form yang digunakan untuk memasukan informasi yang kemudian akan ditambahkan pada table atau untuk menampilkan informasi yang dibaca dari tabel 2. Labels Membantu pengguna dalam memahami informasi apa yang dibutuhkan untuk dimasukkan kedalam form. 3. Look-Up Feature Biasanya ditambahkan pada text boxes yang digunakan untuk memasukan kedalam foreign key. 4. Command Buttons Digunakan untuk menjalankan perintah untuk menjalankan perintah selanjutnya. 5. Radio Buttons

24 30 Memungkinkan pengguna untuk memilih salah satu dari serangkaian pilihan. 6. Check Boxes Mirip seperti radio button, tapi dapat memilih lebih dari satu pilihan. 2.5 Rancangan Laporan Menurut Kroenke (2002, p38) adalah tampilan yang dibentuk dari data yang terdapat pada database. Menurut Jones dan Rama (2003, p241) laporan adalah presentasi data yang telah terformat dan terorganisasi dengan baik. Menurut Jones dan Rama (2003, p254) tipe tipe laporan terdiri dari: 1) Simple List Yaitu laporan yang menampilkan tampilan yang sederhana dari transaksi yang terjadi selama periode waktu tertentu, tanpa adanya pengelompokkan. 2) Grouped Event Detail Report Yaitu laporan yang menampilkan event yang terjadi selama periode tertentu dengan mengelompokkan atas produk, layanan, ataupun agen. 3) Grouped Event Summary Report. Yaitu laporan yang mengelompokkan event berdasarkan parameter bervariasi. Contohnya : Bulan, Customer

25 31 4) Single Event Report Yaitu laporan yang memberikan detail tentang suatu event tertentu. Contohnya: laporan faktur dan PO (Purchace Order) 2.6 Pengertian sistem informasi penjualan Sistem Informasi Penjualan adalah suatu sistem informasi yang mengorganisasikan serangkaian prosedur dan metode yang diracang untuk menghasilkan, menganalisa, menyebarkan, dan memperoleh informasi guna mendukung pengambilan keputusan mengenai penjualan.( sumber : http//wikipedia.org/wiki/sistem_informasi ) Pengertian Penjualan Menurut Mulyadi ( 2001,p202 ), kegiatan penjualan terdiri dari transaksi penjualan barang dan jasa baik secara kredit maupun tunai. Dalam transaksi penjualan kredit, jika order pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman atau penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang kepada pelanggannya, sedangkan dalam transaksi penjualan tunai, barang atau jasa baru diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. Menurut Standar Akuntansi Keuangan (1999, PSAK no.23.2), penjualan adalah arus masuk bruto dari manfaat ekonomi yang timbul dari aktivitas normal perusahaan selama satu periode, bila arus masuk

26 32 mengakibatkan kenaikan ekuitas yang tidak berasal kontribusi penanaman modal. Menurut Arifin (2000, p163), sales (penjualan) adalah transfer hak atas barang untuk mendapatkan sumber dan lainnya, seperti kas atau janji untuk membayar kas. Menurut Niswonger et al yang diterjemahkan oleh Sirait (1999, p14), penjualan adalah kegiatan yang dilakukan dimana aktiva ditukar dengan aktiva. Berdasarkan pengertian tersebut maka penulis berkesimpulan bahwa penjualan adalah merupakan suatu kegiatan yang mengurangi jumlah persediaan barang dan mempengaruhi penerimaan kas ataupun piutang dagang Jenis Jenis Penjualan Menurut Niswonger et. al. yang diterjemahkan oleh Sirait (1999, p ), pendapatan dari penjualan barang dagang biasanya diidentifikasi pada buku besar sebagai penjualan. Perusahaan bisa menjual barang dagang secara tunai maupun kredit Menurut Mulyadi (2001, p202), penjualan dibedakan menjadi dua kelompok, yaitu penjualan tunai dan penjualan kredit. Penjualan tunai yaitu barang atau jasa baru akan diserahkan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. Sedangkan penjualan kredit yaitu order dari pelanggan telah dipenuhi dengan pengiriman barang atau

27 33 penyerahan jasa, untuk jangka waktu tertentu perusahaan memiliki piutang pada pelangganya Pengertian Sistem Penjualan Tunai Menurut Muyadi (2001, p457, p476), Penjualan tunai dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mewajibkan pembeli melakukan pembayaran harga barang lebih dahulu sebelum barang diserahkan oleh perusahaan kepada pembeli. Setelah uang diterima oleh perusahaan, barang kemudian diserahkan kepada pembeli dan transaksi penjualan tunai kemudian dicatat oleh perusahaan. Yang umumnya diperlukan oleh manajemen dari kegiatan lain penjualan tunai adalah : 1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu, yaitu a. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai b. Kuantitas produk yang dijual c. Nama pramuniaga yang melakukan penjualan d. Otorisasi pejabat yang berwenang 2. Dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan tunai adalahm: a. Faktur penjualan tunai b. Bukti setor bank

28 Sistem Informasi Penerimaan Kas Pengertian Penerimaan Kas Menurut Niswonger, Warren, Reeve dan Fess (1999,p290), kas meliputi koin, uang kertas, cek, wesel ( money order atau kiriman uang melalui pos yang lazim berbentuk draft bank atau cek bank ; hal ini untuk selanjutnya diistilahkan sebagia wesel ) dan uang yang disimpan di Bank yang bersangkutan. Lazimnya, kas diartikan sebagai segala sesuatu yang diterima Bank untuk disetorkan ke rekening Bank. Menurut Dyckman, Dukes dan Davis (1999,p295), kas mencakup saldo simpanan pada lembaga keuangan, giro, dan kartal, kas kecil, serta instrument lainnya yang diterima oleh lembaga keuangan untuk setoran langsung dan penarikan. Menurut Mulyadi (2001,p455), Penerimaan Kas perusahaan berasal dari dua sumber utama, yakni penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari penjualan kredit. Jadi penerimaan kas adalah penerimaan atas segala sesuatu, yang berbentuk uang, cek, giro, wesel, serta instrumen lain yang dapat diterima sebagai alat pembayaran atas kewajiban yang sesuai dengan nominalnya, baik dari penjualan tunai maupun kredit.

29 Prosedur Penerimaan Kas Menurut Mulyadi (2001,p456) sistem penerimaan kas dari penjualan tunai dibagi menjadi 3 prosedur sebagai berikut : a. Prosedur penerimaan kas dari over-the-counter sales Dalam penjualan tunai ini, pembeli datang langsung ke perusahaan, melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir, dan kemudian menerima barang yang dibeli. Pembayaran bisa secara uang tunai, cek pribadi atau dengan credit card, sebelum barang diserahkan kepada pembeli. Penerimaan kas dari over-the-counter sales dilaksanakan melalui prosedur berikut ini : 1. Pembeli memesan barang langsung di Bagian Penjualan 2. Bagian kasa menerima pembayaran dari pembeli, yang dapat berupa uang tunai, cek pribadi atau kartu kredit. 3. Bagian Penjualan memerintahkan Bagian Pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pembeli 4. Bagian Pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli 5. Bagian Kasa menyetorkan kas yang diterima ke bank 6. Bagian Akuntansi mencatat pendapatan penjualan dalam jurnal penjualan 7. Bagian Akuntansi mencatat penerimaan kas dari penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas.

30 36 b. Prosedur penerimaan kas dari cash-on-delivery sales (COD sales) Cash-on-delivery sales (COD sales) adalah transaksi penjualan yang melibatkan kantor pos, perusahaan angkutan umum, atau angkutan sendiri dalam penyerahan dan penerimaan kas dari hasil penjualan. COD sales melalui pos dilaksanakan dengan prosedur berikut ini : a) Pembeli memesan barang lewat surat yang dikirim melalui kantor pos b) Penjual mengirimkan barang melalui kantor pos pengirim dengan cara mengisi formulir COD sales di kantor pos c) Kantor pos pengirim mengirim barang dan formulir COD sales sesuai dengan instruksi penjual kepada kantor pos penerima d) Kantor pos penerima, pada saat diterimanya barang dan formulir COD sales, memberitahukan kepada pembeli tentang diterimanya kiriman barang COD sales e) Pembeli membawa surat panggilan ke kantor pos penerima dan melakukan pembayaran sejumlah yang tercantum dalam formulir COD sales. kantor pos penerima menyerahkan barang kepada pembeli, dengan diterimanya kas dari pembeli f) Kantor pos penerima memberitahu kantor pos pengirim bahwa COD sales telah dilaksanakan g) Kantor pos pengirim memberitahu penjual bahwa COD sales telah selesai dilaksanakan, sehingga penjual dapat mengambil kas yang diterima dari pembeli.

31 37 c. Prosedur penerimaan kas dari credit card sales Sebenarnya credit card sales bukan merupakan suatu tipe penjualan namun merupakan salah satu cara bayar bagi pembeli dan sarana penagihan bagi penjual, yang memberikan kemudahan baik bagi pembeli maupun penjual. Kartu kredit dapat digolongkan menjadi tiga kelompok : 1. Kartu kredit bank (bank cards) 2. Kartu kredit perusahaan (company cards) 3. kartu kredit bepergian dan hiburan (travel and entertainment cards) Dokumen Akuntansi yang Digunakan Dalam SistemPenerimaan Kas Menurut Mulyadi (2001,p463), dokumen yang digunakan dalam sistem penjualan kas dari penjualan tunai adalah : 1. Faktur Penjualan Tunai. 2. Pita register kas (cash register tape). 3. Credit card sales slip. 4. Bill of lading. 5. Faktur penjualan COD. 6. Bukti setor bank. 7. Rekapitulasi harga pokok penjualan.

32 Fungsi Yang Terkait Dalam Penerimaan Kas Menurut Mulyadi (2001,p462) Fungsi yang terkait dalam sistem penerimaan kas dari penjualn tunai adalah : 1. Fungsi Penjualan Fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengisi faktur penjualan tunai, dan menyerahkan faktur tersebut kepada pembeli untuk kepentingan pembayaran harga barang ke fungsi kas. 2. Fungsi Kas Fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab sebagai penerima kas dari pembeli. 3. Fungsi Gudang Dalam transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyiapkan barang yang dipesan oleh pembeli, serta menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman. 4. Fungsi Pengiriman Fungsi ini bertanggung jawab untuk membungkus barang dan menyerahkan barang yang telah dibayar harganya kepada pembeli. 5. Fungsi Akuntansi

33 39 Fungsi ini bertanggung jawab sebagai pencatat transaksi penjualan dan penerimaan kas dan pembuat laporan penjualan Informasi yang diperlukan oleh Manajemen Informasi yang umumnya diperlukan oleh Manajemen dari penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut : 1. Jumlah pendapatan penjualan menurut jenis produk atau kelompok produk selama jangka waktu tertentu. 2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai 3. Kuantitas produk yang dijual 4. Nama wiraniaga yang melakukan penjualan 5. Otorisasi pejabat yang berwenang Jaringan prosedur yang membentuk system penerimaan kas dari penjualan tunai adalah sebagai berikut : 1. Prosedur Order Penjualan Dalam prosedur ini fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan membuat faktur penjualan tunai untuk memungkinkan pembeli melakukan pembayaran harga barang ke fungsi kas dan untuk memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman menyiapkan barang yang akan diserahkan kepada pembeli.

34 40 2. Prosedur Penerimaan Kas Dalam prosedur ini fungsi kas menerima pembayaran harga barang dari pembeli dan memberikan tanda pembayaran (berupa pita register kas dan cap lunas pada faktur penjualan tunai) kepada pembeli untuk memungkinkan pembeli tersebut melakukan pengambilan barang yang dibelinya dari fungsi pengiriman 3. Prosedur Penyerahan Barang Dalam prosedur ini fungsi pengiriman menyerahkan barang kepada pembeli 4. Prosedur Pencatatan Penjualan Tunai Dalam prosedur ini fungsi akuntansi melakukan pencatatan transaksi penjualan tunai dalam jurnal penerimaan kas 5. Prosedur Penyetoran Kas ke Bank Sistem pengendalian intern terhadap kas mengharuskan penyetoran dengan segera ke bank semua kas yang diterima pada suatu hari. Dalam prosedur ini fungsi kas menyetorkan kas yang diterima dari penjualan tunai ke bank dalam jumlah penuh. 6. Prosedur Pencatatan Penerimaan Kas Dalam prosedur ini fungsi akuntansi mencatat penerimaan kas berdasarkan bukti setor bank yang diterima dari bank melalui fungsi kas

35 Tujuan Sistem Pengendalian Internal Menurut Mulyadi (2001,p164), tujuan sistem pengendalian intern, yaitu : 1. Menjaga kekayaan organisasi 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 3. Mendorong efisiensi 4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Unsur Pengendalian Intern Unsur pengendalian intern yang seharusnya ada dalam system penjualan tunai adalah sebagai berikut : Organisasi 1. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kas Penerimaan kas yang dilakukan oleh bagian kasa akan dicek kebenarannya oleh bagian order penjualan, karena dalam sistem penjualan tunai transaksi penerimaan kas dari penjualan tunai tidak akan terjadi tanpa diterbitkannya faktur penjualan tunai oleh bagian order penjualan. 2. Fungsi kas harus terpisah dari fungsi akuntansi Hal ini dimaksudkan untuk menjaga kekayaan perusahaan dan menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi. Dengan kata lain sistem yang menggabungkan fungsi akuntansi dengan kedua fungsi pokok yang lain : fungsi operasi dan

36 42 fungsi penyimpanan akan membuka kesempatan bagi karyawan perusahaan untuk melakukan kecurangan dengan mengubah catatan akuntansi untuk menutupi kecurangan yang dilakukannya. Pemisahaan kedua fungsi pokok ini akan mencegah terjadinya penggunaan kas dari penjualan tunai oleh bagian kasa untuk kepentingan pribadinya. 3. Transaksi penjualan tunai harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan, fungsi kas, fungsi pengiriman, dan fungsi akuntansi Tidak ada transaksi penjualan tunai yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut. Dengan dilaksanakannya setiap transaksi penjualan tunai oleh berbagai fungsi tersebut akan tercipta adanya pengecekan intern pekerjaan setiap fungsi tesebut oleh fungsi lain Sistem Otorisasi dan Pencatatan Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir faktur penjualan tunai. Transaksi penjualan tunai dimulai dengan diterbitkannya faktur penjualan tunai oleh fungsi penjualan. Dengan formulir ini fungsi penerimaan kas akan menerima kas dan fungsi pengiriman akan menyerahkan barang kepada pembeli. Faktur

37 43 penjualan tunai harus diotorisasi oleh fungsi penjualan agar menjadi dokumen yang sah, yang dapat dipakai sebagai dasar bagi fungsi penerimaan kas untuk menerima kas dari pembeli, dan menjadi perintah bagi fungsi pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pembeli setelah harga barang dibayar oleh pembeli tersebut, serta sebagai dokumen sumber untuk pencatatan dalam catatan akuntansi. 5. Penerimaan kas diotorisasi oleh fungsi kas dengan cara membubuhkan cap lunas pada faktur penjualan tunai dan penempelan pita register kas pada faktur tersebut Sebagai bukti bahwa fungsi penerimaan kas telah menerima kas dari pembeli, fungsi tersebut harus membubuhkan cap lunas dan menempelkan pita register kas pada faktur penjualan tunai. Dengan cap lunas dan pita register kas tersebut dokumen faktur penjualan tunai dapat memberikan otorisasi bagi fungsi pengiriman untuk menyerahkan barang kepada pembeli. 7. Penjualan dengan kartu kredit bank didahului dengan permintaan otorisasi dari bank penerbit kartu kredit 8. Penyerahan barang diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara

38 44 membubuhkan cap sudah diserahkan pada faktur penjualan tunai Cap sudah diserahkan yang dibubuhkan oleh fungsi pengiriman pada faktur penjualan tunai membuktikan telah diserahkannya barang kepada pembeli yang berhak. Dengan bukti ini fungsi akuntansi telah memperoleh bukti yang sah untuk mencatat adanya transaksi penjualan tunai dengan mendebit rekening kas dan mengkredit rekening hasil penjualan dan persediaan barang. 9. Pencatatan ke dalam Catatan akuntansi harus didasarkan atas dokumen sumber yang dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap. Catatan akuntansi harus diisi informasi yang berasal dari dokumen sumber yang sah, kesahan dokumen sumber dibuktikan dengan dilampirkannya dokumen pendukung yang lengkap, yang telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. Dalam sistem penjualan tunai, pencatatan mutasi piutang harus didasarkan pada faktur penjualan tunai sebagai dokumen sumber dan pita register kas sebagai dokumen pendukung. 10. Pencatatan ke dalam catatan akuntansi harus dilakukan oleh karyawan yang diberi wewenang untuk itu Praktik yang Sehat 1. Faktur penjualan tunai bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan Otorisasi dari yang berwenang diwujudkan dalam bentuk

39 45 tanda tangan pada formulir. Dengan demikian untuk mengawasi semua transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan dapat dilakukan dengan mengawasi penggunaan formulir yang digunakan sebagai media untuk otorisasi terjadinya transaksi tersebut. Salah satu cara pengawasan formulir adalah dengan merancang formulir yang bernomor urut tercetak sehingga penggunaannya dapat dipertanggungjawabkan oleh fungsi keuangan. 2. Jumlah kas yang diterima dari penjualan tunai disetor seluruhnya ke bank pada hari yang sama dengan transaksi penjualan tunai atau hari kerja berikutnya. 3. Perhitungan saldo kas yang ada ditangan fungsi kas secara periodik dan secara mendadak oleh fungsi pemeriksa intern Perhitungan kas secara periodik dan secara mendadak akan mengurangi risiko penggelapan kas yang diterima oleh kasir. Dalam perhitungan fisik kas ini dilakukan pencocokan antara jumlah kas hasil hitungan dengan jumlah kas yang seharusnya ada menurut faktur penjualan tunai dan bukti penerimaan kas yang lain ( misalnya bukti kas masuk) Jurnal Jurnal merupakan catatan akuntansi permanen yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan.

40 Jenis-jenis Jurnal yang biasanya terdapat dalam perusahaan yang relative besar adalah sebagai berikut : 1. Jurnal Penjualan Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik penjulan kredit maupun penjualan tunai. Dari jurnal penjualan ini, manajemen akan dapat memperoleh informasi mengenai semua jenis transaksi penjualan selama periode tertentu, urut secara kronologis. 2. Jurnal Penerimaan Kas Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi penerimaan kas. Sumber pokok penerimaan kas perusahaan umumnya dari penjualan tunai dan penerimaan piutang. Jika frekuensi transaksi kas masih rendah, jurnal penerimaan kas ini digabungkan dengan jurnal pengeluaran kas dalam satu jurnal yang disebut Jurnal Kas. 3. Jurnal Pengeluaran Kas Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi pengeluaran kas. 4. Jurnal Umum Jurnal ini digunakan untuk mencatat transaksi selain yang dicatat dalam jurnal khusus.