DEWAN PERWAKILAN DAERAH SEKRETARIAT JENDERAL RENCANA STRATEGIS SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI TAHUN

Transkripsi

1 DEWAN PERWAKILAN DAERAH SEKRETARIAT JENDERAL RENCANA STRATEGIS SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI TAHUN JAKARTA 2015

2 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... iii BAB I. PENDAHULUAN Kondisi Umum Potensi dan Permasalahan BAB II. VISI, MISI, DAN TUJUAN Visi Misi Tujuan dan Sasaran Sasaran Strategis BAB III. STRATEGI DAN KEBIJAKAN Arah Kebijakan dan Strategi Nasional Arah Kebijakan dan Strategi Sekretariat Jenderal DPD RI Kerangka Regulasi Kerangka Kelembagaan BAB IV. TARGET KINERJA DAN KERANGKA PENDANAAN Target Kinerja Kerangka Pendanaan BAB V. PENUTUP LAMPIRAN 1. Matriks Kerangka Kinerja dan Pendanaan Setjen DPD RI Tahun ; 2. Matriks Kerangka Regulasi RENSTRA SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI iii

3 KATA PENGANTAR Pada periode keanggotaan Ketiga Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia (DPD RI) tahun , tugas dan wewenang DPD RI diatur oleh Undang undang Nomor 17 Tahun 2014 tentang Majelis Permusyawaratan Rakyat, Dewan Perwakilan Rakyat, Dewan Perwakilan Daerah, dan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah. Penyelenggaraan tugas dan fungsi DPD RI dipandang akan semakin berkembang dinamis mengingat tuntutan dan harapan yang lebih besar dari masyarakat dan daerah terhadap para Senator daerah yang mewakilinya. Sekretariat Jenderal DPD RI sebagai kesekretariatan lembaga negara yang berfungsi sebagai sistem pendukung tugas dan fungsi konstitusional DPD RI, adalah suatu integrasi berbagai unsur, yang terdiri atas kelembagaan, kepegawaian, dan ketatalaksanaan yang berfungsi memberi dukungan teknis, administratif, dan keahlian yang optimal kepada DPD RI baik dari aspek manajerial, sumber daya manusia, substansi, maupun dukungan sarana dan prasarana kerja serta sumber daya lainnya. Untuk mendukung kelancaran pelaksanaan tugas DPD RI pada periode keanggotaan tahun dan sesuai amanat Peraturan Pemerintah Nomor 2 Tahun 2015 tentang Rencana Pembangunan Jangka Menengah Nasional (RPJMN) Tahun , Sekretariat Jenderal DPD RI wajib menyusun program prioritas dan rencana kerja dalam bentuk Rencana Strategis (Renstra) Sekretariat Jenderal DPD RI Tahun Renstra Sekretariat Jenderal DPD RI tahun memuat visi, misi, dan tujuan yang dijabarkan dalam sasaran strategis untuk kemudian diejawantahkan dalam indikator utama. Renstra Sekretariat Jenderal DPD RI diprioritaskan pada penguatan kapasitas lembaga kesetjenan, pembenahan ketatalaksanaan, dan penataan sumber daya manusia (SDM), peningkatan infrastuktur sarana dan prasarana untuk mendukung fungsi dewan, dengan memperhatikan akuntabilitas, dan prinsip prinsip pemerintahan yang baik (good governance), serta peraturan perundang undangan yang berlaku. Rencana Strategis Sekretariat Jenderal DPD RI tahun yang dibahas intensif dengan melibatkan seluruh unit kerja Sekretariat Jenderal DPD RI, merupakan hasil komitmen bersama seluruh pegawai Sekretariat Jenderal DPD RI untuk menjawab tuntutan dan RENSTRA SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI i

4 perkembangan lingkungan strategis serta untuk mewujudkan harapan yang diinginkan di masa yang akan datang. Jakarta, Maret 2015 SEKRETARIS JENDERAL DPD RI, Prof. Dr. SUDARSONO HARDJOSOEKARTO NIP RENSTRA SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI ii

5 BAB I PENDAHULUAN 1.1. KONDISI UMUM Dewan Perwakilan Daerah Republik Indonesia (DPD RI) hadir dalam rangka memenuhi rasa keadilan masyarakat di daerah, memperluas serta meningkatkan semangat dan kapasitas partisipasi daerah dalam kehidupan nasional, serta untuk memperkuat Negara Kesatuan Republik Indonesia. Pembentukan DPD RI merupakan upaya konstitusional untuk lebih mengakomodasi aspirasi daerah dan sekaligus memberi peran yang lebih besar kepada daerah dalam pengambilan kebijakan nasional terutama yang berkaitan dengan daerah. Kehadiran DPD RI diharapkan mampu menciptakan mekanisme saling mengontrol dan menyeimbangkan (checks and balances) antarcabang kekuasaan negara dan dalam lembaga legislatif; menjamin dan menampung perwakilan daerah yang memadai untuk memperjuangkan aspirasi dan kepentingan daerah dalam lembaga legislatif. Undang Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 (UUD 1945) memberikan kewenangan tertentu kepada DPD RI dalam fungsi legislasi, penganggaran, pengawasan, dan representasi. Posisi dan peran DPD RI dalam sistem ketatanegaraan Indonesia tercermin dari tugas dan wewenangnya sebagaimana mandat UUD 1945 yang kemudian dijabarkan lebih lanjut dalam Pasal 249 Undang Undang Nomor 17 Tahun 2014 tentang MPR, DPR, DPD dan DPRD (UU MD3) sebagaimana telah diubah dengan Undang Undang Nomor 42 Tahun 2014 yaitu: a. mengajukan rancangan undang undang yang berkaitan dengan otonomi daerah, hubungan pusat dan daerah, pembentukan dan pemekaran serta penggabungan daerah, pengelolaan sumber daya alam dan sumber daya ekonomi lainnya, serta yang berkaitan dengan perimbangan keuangan pusat dan daerah kepada DPR; b. ikut membahas rancangan undang undang yang berkaitan dengan hal sebagaimana dimaksud dalam huruf a; c. menyusun dan menyampaikan daftar inventaris masalah rancangan undangundang yang berasal dari DPR atau Presiden yang berkaitan dengan hal sebagaimana dimaksud dalam huruf a; d. memberikan pertimbangan kepada DPR atas rancangan undang undang tentang APBN dan rancangan undang undang yang berkaitan dengan pajak, pendidikan, dan agama; RENSTRA SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI

6 e. dapat melakukan pengawasan atas pelaksanaan undang undang mengenai otonomi daerah, pembentukan, pemekaran, dan penggabungan daerah, hubungan pusat dan daerah, pengelolaan sumber daya alam, dan sumber daya ekonomi lainnya, pelaksanaan APBN, pajak, pendidikan, dan agama; f. menyampaikan hasil pengawasan atas pelaksanaan undang undang mengenai otonomi daerah, pembentukan, pemekaran, dan penggabungan daerah, hubungan pusat dan daerah, pengelolaan sumber daya alam dan sumber daya ekonomi lainnya, pelaksanaan undang undang APBN, pajak, pendidikan, dan agama kepada DPR sebagai bahan pertimbangan untuk ditindaklanjuti; g. menerima hasil pemeriksaan atas keuangan negara dari BPK sebagai bahan membuat pertimbangan kepada DPR tentang rancangan undang undang yang berkaitan dengan APBN; h. memberikan pertimbangan kepada DPR dalam pemilihan anggota BPK; dan i. menyusun program legislasi nasional yang berkaitan dengan otonomi daerah, hubungan pusat dan daerah, pembentukan dan pemekaran serta penggabungan daerah, pengelolaan sumber daya alam dan sumber daya ekonomi lainnya, serta yang berkaitan dengan perimbangan keuangan pusat dan daerah. Tugas dan wewenang DPD RI tersebut dilakukan oleh Anggota DPD RI dalam Alat Kelengkapan yang terdiri atas 12 (dua belas) alat kelengkapan yang bersifat tetap yakni Pimpinan, Panitia Musyawarah, Komite I, Komite II, Komite III dan Komite IV, Panitia Perancang Undang Undang, Panitia Urusan Rumah Tangga, Badan Kehormatan, Badan Akuntabilitas Publik, Badan Kerjasama Parlemen, dan Badan Pengembangan Kapasitas Kelembagaan serta 1 (satu) alat kelengkapan yang bersifat ad hoc yaitu Panitia Khusus, maupun secara perseorangan yang dilaksanakan dalam format menampung, menindaklanjuti aspirasi dan pengaduan masyarakat serta memberikan pertanggungjawaban secara moral dan politis kepada masyarakat di daerah yang diwakilinya. Perjalanan kelembagaan DPD RI mengalami perubahan sesuai dengan kebutuhan dan dinamika politik yang berkembang. Pada tahun 2013, Mahkamah Konstitusi telah memutuskan permohonan uji materi atas Undang Undang MPR, DPR, DPD, dan DPRD (UU MD3) dan Undang Undang Pembentukan Peraturan Perundang undangan (UU P3) yang diajukan oleh DPD RI. Dalam putusan tersebut MK memberikan penegasan atas pengajuan dan keterlibatan DPD RI dalam pembahasan Rancangan Undang Undang sebagai berikut: 1) RUU dari DPD RI setara dengan RUU dari Presiden dan RUU dari DPR RI. RENSTRA SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI

7 2) Pembahasan RUU dilakukan dengan tiga pihak yang setara (tripartit), yaitu Presiden, DPD RI, dan DPR 5RI (bukan Fraksi Fraksi DPR RI) sampai dengan sebelum diputuskan menjadi UU. 3) Penyusunan Prolegnas dilakukan bersama tiga lembaga yaitu DPR RI, Presiden, dan DPD RI (tripartit). 4) DPD RI dapat mengusulkan RUU tentang pencabutan Perppu yang berkaitan dengan bidang tugas DPD RI. 5) Putusan MK berlaku pada saat diucapkan (asas putusan berkekuatan hukum tetap dan bersifat final), oleh karenanya tidak perlu menunggu revisi UU MD3 dan UU P3. Dalam menjalankan tugasnya, lembaga DPD RI didukung oleh sebuah Sekretariat Jenderal sebagai organ pendukung utama. Oleh karenanya, sejalan dengan meningkatnya keterlibatan DPD RI dalam bidang legislasi, pengawasan dan penganggaran serta representasi, maka dukungan teknis administratif dan keahlian yang diberikan oleh Sekretariat Jenderal DPD RI perlu ditingkatkan. Dukungan teknis administratif yang selama ini telah diberikan oleh Sekretariat Jenderal DPD RI meliputi: 1) penyelenggaraan administrasi dan keprotokolan lembaga dan hal hal yang berkaitan dengan dukungan kelembagaan, keanggotaan dan seluruh kegiatan DPD; 2) perencanaan program dan anggaran untuk kegiatan DPD; 3) pelaksanaan pengelolaan anggaran DPD; 4) penyiapan seluruh dukungan dalam rangka kegiatan sidang dan rapat rapat; 5) pelaksanaan tata kelola kearsipan dan risalah; 6) pemberian dukungan keahlian, referensi, dan jaringan kerja; 7) pengelolaan dan pemberikan informasi sesuai kebutuhan masyarakat berkenaan dengan informasi kegiatan DPD seperti hasil hasil keputusan DPD, penerimaan kunjungan anak sekolah, dan masyarakat yang ingin mengetahui tentang DPD dan lain lain yang relevan dalam ruang lingkup tugas Sekretariat Jenderal; 8) penyiapan dukungan pelaksanaan tugas berupa fasilitas gedung, ruang rapat, dan peralatan yang dikoordinasikan dengan Badan Pengelola Fasilitas Parlemen; 9) penyiapan dukungan teknologi informasi; 10) penyiapan jaringan kerja; 11) penyiapan materi atau bahan bagi pimpinan dalam rangka koordinasi pimpinan DPR, DPD dan MPR tentang gedung dan fasilitas fisik; dan 12) tugas lain lain menurut kebutuhan pimpinan dan lembaga sesuai dengan peraturan perundang undangan. RENSTRA SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI

8 Sedangkan dukungan keahlian yang dilaksanakan oleh Sekretariat Jenderal DPD RI meliputi: 1) penampungan hasil diskusi, curah pendapat, atau penjelasan ide/gagasan mengenai perlunya disusun rancangan undang undang; 2) pengkajian dan penelusuran informasi yang diperlukan melalui diskusi, seminar, aspirasi masyarakat, lokakarya, dan bentuk bentuk pertemuan lainnya; 3) penyusunan draft naskah/dokumen akademik; 4) perancangan draf rancangan undang undang sesuai dengan ide atau gagasan dari pemrakarsa; 5) pemberian dukungan keahlian kepada Alat Kelengkapan pada saat sidang sidang atau rapat rapat pembahasan di DPD dan DPR; 6) pemberian dukungan teknis kepada Komite dan/atau Panitia Perancang Undang Undang pada saat sidang atau rapat di daerah; dan 7) pelaksanaan tugas keahlian lainnya dalam rangka pelaksanaan tugas dan wewenang DPD. Dalam pelaksanaan dukungan teknis administratif dan keahlian tersebut di atas oleh Sekretariat Jenderal DPD RI, secara sistematis kondisi umum capaian kinerja Sekretariat Jenderal dapat kita kelompokkan ke dalam 5 (lima) bidang yaitu (a) akuntabilitas kinerja dan keuangan; (b) dukungan teknis dan substansi/materi persidangan DPD RI; (c) dukungan terhadap penguatan kelembagaan DPD RI; (d) dukungan efektifitas hubungan antara DPD RI dengan konstituen di daerah pemilihan; (e) layanan data dan informasi. Gambaran capaian kinerja terhadap kelima bidang tersebut dapat diuraikan sebagai berikut: a. Akuntabilitas Kinerja dan Keuangan Aspek penting dalam tata kelola administrasi adalah kebutuhan pengembangan akuntabilitas Sekretariat Jenderal DPD RI. Tata kelola administrasi dimaksud meliputi upaya peningkatan pelaporan akuntabilitas aparatur dan transparansi laporan keuangan. Capaian kinerja terkait dengan akuntabilitas kinerja Sekretariat Jenderal DPD RI, opini BPK, pelaksanaan reformasi birokrasi, serta capaian standar akuntansi dan pelaporan keuangan DPD RI dapat memberikan kepercayaan dari Anggota dan Alat Kelengkapan DPD terhadap Sekretariat Jenderal DPD RI sebagai unsur pendukung DPD dan menunjukkan tata kelola administrasi yang andal. RENSTRA SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI

9 Penerapan akuntabilitas kinerja di lingkungan Setjen DPD RI dilakukan dengan melaksanakan penyusunan Laporan Kinerja Setjen DPD RI setiap tahunnya, yang ruang lingkupnya mencakup Renstra Setjen DPD RI, Perjanjian Kinerja Setjen DPD RI, Pengukuran Kinerja Setjen DPD RI melalui pengumpulan dan pengelolaan data kinerja, serta analisa capaian kinerja Setjen DPD RI. Sejak tahun 2013, Sekretariat Jenderal DPD RI telah melaksanakan Penilaian Mandiri Pelaksanaan Reformasi Birokrasi (PMPRB). Transparansi laporan keuangan telah dilaksanakan oleh Sekretariat Jenderal DPD RI dengan menyusun Laporan Keuangan yang terdiri dari Laporan Realisasi Anggaran (LRA), Neraca, Laporan Arus Kas (LAK) dan Catatan Atas Laporan Keuangan (CaLK) dengan berpedoman pada Peraturan Pemerintah Nomor 24 Tahun 2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan. Opini tertinggi dari BPK adalah opini Wajar Tanpa Pengecualian (WTP) yang salah satu syaratnya adalah penilaian atas capaian standar akuntansi dan pelaporan keuangan memperoleh nilai standar tertinggi dari Kementerian dan Keuangan. Sekretariat Jenderal telah memperoleh Opini WTP dari BPK RI selama 8 (delapan) tahun berturut turut, sejak tahun 2006, 2007, 2008, 2009, 2010, 2011, 2012, dan b. Dukungan Teknis dan Substansi/Materi Persidangan DPD RI Sekretariat Jenderal sebagai supporting system memberikan dukungan teknis dan substansi/materi persidangan DPD RI dalam bentuk (1) penyelenggaraan rapat/sidang DPD RI; (2) penyusunan draf keputusan DPD RI terkait fungsi legislasi, fungsi pengawasan, fungsi penganggaran, dan fungsi representasi DPD RI; (3) penyusunan draf keputusan DPD RI tentang materi non RUU; dan (4) pelaksanaan kajian yang digunakan sebagai background paper alat kelengkapan. Draf keputusan DPD RI terkait fungsi legislasi meliputi naskah usul prolegnas, RUU inisiatif DPD, pandangan pendapat dan pertimbangan terhadap RUU dari DPR maupun Presiden. Penyusunan draft produk legislasi tersebut selanjutnya akan dibahas oleh Anggota DPD di masing masing alat kelengkapan untuk kemudian diputuskan menjadi keputusan DPD RI dalam Sidang Paripurna DPD RI. Draf keputusan DPD RI yang telah dihasilkan oleh Sekretariat Jenderal DPD RI pada tahun 2014 sebanyak 48 (empat puluh delapan) draf keputusan, tahun 2013 sebanyak 43 (empat puluh tiga) draf keputusan, tahun 2012 sebanyak 60 (enam RENSTRA SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI

10 puluh) draf keputusan, tahun 2011 sebanyak 35 (tiga puluh lima) draf keputusan, dan tahun 2010 sebanyak 33 (tiga puluh tiga) draf keputusan. Draf keputusan DPD RI terkait fungsi pengawasan disusun dalam rangka DPD RI pengawasan atas pelaksanaan Undang Undang tertentu yang dilaksanakan oleh pemerintah. Draf keputusan yang telah dihasilkan oleh Sekretariat Jenderal DPD RI pada tahun 2014 sebanyak 20 (dua puluh) draf keputusan, tahun 2013 sebanyak 25 (dua puluh lima) draf keputusan, tahun 2012 sebanyak 25 (dua puluh lima) draf keputusan, tahun 2011 sebanyak 13 (tiga belas) draf keputusan, dan tahun 2010 sebanyak 15 (lima belas) draf keputusan. Draf keputusan DPD RI terkait fungsi penganggaran meliputi pertimbangan DPD RI terhadap tindak lanjut HAPSEM BPK dan pertimbangan DPD RI terhadap RUR RAPBN/APBN/APBN P. Draf keputusan yang telah dihasilkan oleh Sekretariat Jenderal DPD RI pada tahun 2014 sebanyak 5 (lima) draf keputusan, tahun 2013 sebanyak 2 (dua) draf keputusan, tahun 2012 sebanyak 2 (dua) draf keputusan, tahun 2011 sebanyak 3 (tiga) draf keputusan, dan tahun 2010 sebanyak 1 (satu) draf keputusan. Draf keputusan DPD terkait fungsi representasi meliputi draf keputusan tentang pemilihan calon anggota BPK. Draf keputusan tersebut selanjutnya akan dibahas oleh Anggota DPD di alat kelengkapan untuk kemudian diputuskan menjadi keputusan DPD RI dalam Sidang Paripurna DPD RI. Jumlah draf keputusan DPD RI tentang pertimbangan DPD RI terhadap calon anggota BPK yang disampaikan kepada DPR RI pada tahun 2014 sebanyak 1 (satu) draf keputusan sama dengan jumlah draf keputusan yang dihasilkan pada tahun 2013, 2012 dan Hal ini dilaksanakan sebagaimana amanat Pasal 23F ayat (1) UUD 1945 bahwa anggota BPK RI dipilih oleh DPR RI dengan memperhatikan pertimbangan DPD RI. Draf keputusan DPD RI tentang materi non RUU pada tahun 2014 sebanyak 8 (delapan) draf keputusan/peraturan, tahun 2013 sebanyak 9 (Sembilan) draf keputusan/peraturan, tahun 2012 sebanyak 9 (Sembilan) draf keputusan/ peraturan, tahun 2011 sebanyak 9 (Sembilan) draf keputusan/peraturan, dan tahun 2010 sebanyak 4 (empat) draf keputusan/peraturan. Jumlah kajian yang digunakan sebagai background paper oleh alat kelengkapan DPD RI pada tahun 2014 sebanyak 28 (dua puluh delapan) kajian, Pada tahun 2013 sebanyak 17 (tujuh belas) kajian, tahun 2012 sebanyak 16 (enam belas) RENSTRA SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI

11 kajian, tahun 2011 sebanyak 26 kajian, dan tahun 2010 sebanyak 16 (enam belas) kajian. c. Dukungan terhadap Penguatan Kelembagaan DPD RI Undang Undang MD3 telah membatasi kewenangan dan fungsi DPD sebagai lembaga perwakilan daerah, padahal realita dalam masyarakat sangat mengharapkan kinerja lembaga DPD. Perubahan dan kemajuan dalam penguatan kedudukan DPD semakin terlihat di kemudian hari pasca Putusan Mahkamah Konstitusi yang telah mengembalikan kewenangan DPD ke filosofis UUD Disinilah peran Sekretariat Jenderal DPD RI sebagai supporting system dalam memberikan dukungan terhadap penguatan kelembagaan DPD RI. Dukungan yang diberikan Sekretariat Jenderal DPD RI terhadap penguatan kelembagaan DPD RI dalam bentuk (1) pemberitaan di media massa; dan (2) kerja sama dalam dan luar negeri. Pemberitaan media massa terkait isu DPD menjadi suatu hal yang penting dalam penguatan kelembagaan DPD, karena dapat menjadi salah satu corong untuk mensosialisasikan DPD dan produk produknya. Oleh karena itu dukungan dari Sekretariat Jenderal DPD diperlukan agar setiap kegiatan/produk DPD RI dapat masuk dalam pemberitaan di media massa. Pada tahun 2014 terdapat pemberitaan di media massa, tahun 2013 terdapat pemberitaan di media massa, tahun 2012 terdapat pemberitaan di media massa, tahun 2011 terdapat pemberitaan di media massa, dan tahun 2010 terdapat pemberitaan di media massa. Kerja sama DPD RI dengan lembaga tinggi/kementerian di Indonesia dalam rangka penguatan kelembagaan DPD RI saat ini sedang dimulai dengan menandatangani nota kesepakatan (MOU) dengan lembaga lembaga tinggi Negara terkait dengan tugas dan fungsi DPD RI. Selain dengan lembaga negara dan lembaga non departemen, DPD RI juga menjalin kerjasama dengan berbagai lembaga perguruan tinggi di 33 (tiga puluh tiga) provinsi. Kerja sama luar negeri meliputi kegiatan kunjungan multilateral dan bilateral. Kegiatan kunjungan multilateral terkait kehadiran DPD RI dalam sidang parlemen internasional meliputi International Parliamentary Union (IPU), ASEAN Inter Parliamentary Assembly (AIPA), Asia Pacific Parliamentary Forum (APPF). RENSTRA SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI

12 Sedangkan kerjasama bilateral terkait kerjasama antara DPD RI dengan lembaga parlemen negara sahabat. d. Dukungan Efektifitas Hubungan antara DPD RI dengan Konstituen di Daerah Pemilihan Dukungan efektifitas hubungan antara DPD RI dengan konstituen di daerah pemilihan oleh Sekretariat Jenderal DPD RI diberikan dalam bentuk pengelolaan aspirasi masyarakat dan daerah. Hasil penyerapan aspirasi masyarakat dan daerah (asmasda) merupakan sinergitas dan interaksi 132 (seratus tiga puluh dua) Anggota DPD RI dengan konstituen di daerah pemilihannya yang dilaksanakan pada masa reses. Hasil penyerapan asmasda tersebut dikumpulkan dan diolah serta dianalisa, selanjutnya disusun dalam 1 (satu) laporan per masa reses untuk kemudian dibahas dalam rapat alat kelengkapan guna merumuskan solusi permasalahan daerah. Sekretariat Jenderal DPD RI telah mengembangkan sistem penyerapan dan pengelolaan data dan informasi aspirasi masyarakat dan daerah sejak tahun Tujuan sistem tersebut adalah optimalisasi penyerapan, pengolahan dan penyajian data aspirasi masyarakat dan daerah yang akan ditindaklanjuti dalam pembahasan materi di alat kelengkapan DPD RI. Sejalan dengan perkembangan teknologi, mulai tahun 2014 telah dilakukan pengembangan sistem pengolahan aspirasi berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) melalui website dengan jaringan internet. Penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) dalam sistem pengelolaan data dan informasi aspirasi masyarakat dan daerah memungkinkan kegiatan tahap penyerapan, pengolahan dan analisis serta hasil tindaklanjut aspirasi akan terkomputerisasi, sehingga aspirasi masyarakat dan daerah akan lebih mudah diolah, dianalisa, dan hasil tindak lanjutnya mudah diakses. e. Layanan Data dan Informasi Data dan informasi merupakan satu hal yang sangat penting dalam mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPD RI sebagai lembaga perwakilan karena merupakan dasar bagi DPD RI dalam mengambil kebijakan/keputusan. Oleh karenanya, Sekretariat Jenderal DPD RI telah menggunakan sistem informasi manajemen dalam pengelolaan data dan informasi. RENSTRA SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI

13 Sistem Informasi Manajemen merupakan media teknologi informasi berupa aplikasi yang dapat membantu fungsi, tugas dan kinerja baik kedewanan maupun kesekretariatan. Dengan menggunakan SIM proses pengolahan data dan informasi dapat lebih efektif dan efisien. SIM di host (pasang) pada perangkat server (terpusat) yang dapat dengan mudah diakses oleh user (Pimpinan, Anggota, Pegawai Sekretariat Jenderal DPD RI dan masyarakat) yang terhubung jaringan komputer. Sejak tahun 2011 Sekretariat Jenderal DPD RI telah menggunakan 10 (sepuluh) SIM, yaitu Website DPD RI, DPD RI, Sistem Informasi Budget Office, Sistem Aspirasi Masyarakat Daerah, Sistem Informasi Law Center, Sistem Informasi Perpustakaan, Sistem Pengolah Risalah (iperisalah), Sistem Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik, Sistem Informasi Kepegawaian, dan Sistem Informasi Pengolah Absensi Pegawai. f. Dukungan SDM Aparatur Kuantitas SDM Sekretariat Jenderal DPD RI selalu berubah sesuai dengan kebutuhan kelembagaan baik di Ibu Kota Negara maupun ibu kota provinsi. Kondisi aparatur Pegawai Sekretariat Jenderal DPD RI per Januari 2015 dapat dilihat berdasarkan Tabel 1.1 sebagai berikut: Tabel 1.1 Jumlah Pegawai Negeri Sipil Sekretariat Jenderal DPD RI Tahun 2015 Jumlah dan NO NAMA JABATAN Rincian Jabatan Struktural Eselon I 2 Eselon II 10 Eselon III 35 Eselon IV 80 Jabatan Fungsional Umum (PNS) menurut golongan ruang 337 IV/e 0 IV/d 0 IV/c 1 IV/b 0 IV/a 1 III/d 6 III/c 12 III/b 104 RENSTRA SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI

14 NO 3. NAMA JABATAN Jumlah dan Rincian III/a 88 II/d 30 II/c 28 II/b 57 II/a 10 Jabatan Fungsional Umum (CPNS) menurut golongan ruang 0 III/b 0 III/a 0 II/c 0 II/a 0 SUB JUMLAH 464 Selain Pegawai Negeri Sipil, Sekretariat Jenderal DPD RI juga terdiri atas Tenaga Perbantuan yang berjumlah 192 (seratus sembilan puluh dua) orang. Jumlah Tenaga Perbantuan Sekretariat Jenderal DPD RI di Ibu Kota Negara per Januari 2015 dapat dilihat berdasarkan Tabel 1.2 sebagai berikut: Tabel 1.2 Jumlah Tenaga Perbantuan Sekretariat Jenderal DPD RI di Ibu Kota Negara Tahun 2015 Jumlah dan NO NAMA JABATAN Rincian a. Pengadministrasi Umum 122 b. Pramu Kantor 12 c. Pengemudi Operasional/ Pimpinan 32 d. Petugas Kunci 1 d. Paramedis 3 e. Petugas Pengamanan 17 f. Caraka 5 JUMLAH RENSTRA SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI

15 1.2. POTENSI DAN PERMASALAHAN Manajemen dalam suatu organisasi dapat dikatakan berhasil apabila terdapat kemampuan organisasi untuk berinteraksi dengan baik terhadap lingkungan yang selalu berubah secara cepat. Hal ini bisa tercapai apabila organisasi dapat melihat dan mempertimbangkan berbagai perubahan lingkungan eksternal dan internal yang akan memberi dampak pada organisasi. Oleh sebab itu, Sekretariat Jenderal DPD RI perlu melakukan analisis jangka menengah terkait permasalahan, potensi, dan kelemahan dari lingkungan internal (Sekretariat Jenderal DPD RI), serta peluang dan tantangan dari kondisi eksternal (nasional). Potensi dan masalah diidentifikasi sebagai langkah untuk menganalisis permasalahan, potensi, kelemahan serta tantangan jangka menengah yang menjadi lingkup kewenangan Sekretariat Jenderal DPD RI dalam kerangka mewujudkan visi dan melaksanakan misi lembaga. Berikut ini analisis permasalahan, potensi, dan kelemahan Sekretariat Jenderal DPD RI yang difokuskan pada sisi input yang dibutuhkan dan output yang dihasilkan Sekretariat Jenderal DPD RI meliputi: a. Potensi Sekretariat Jenderal DPD RI memiliki berbagai potensi yang perlu dikelola lebih lanjut agar dapat menjadi kekuatan dan menjadi faktor kunci keberhasilan kinerja Sekretariat Jenderal DPD RI dalam jangka menengah lima tahun mendatang. Beberapa potensi yang dimiliki oleh Sekretariat Jenderal DPD RI antara lain: 1) Struktur Kesekretariatan Jenderal yang Dinamik Sekretariat Jenderal DPD RI mempunyai karakteristik sebagaimana birokrasi pada umumnya yaitu pembagian kerja yang tegas dan jelas, hierarki wewenang yang dirumuskan secara baik, program yang rasional, sistem prosedur bagi penanganan situasi kerja, serta aturan yang mencakup hak hak dan kewajiban para pemegang jabatan. Saat ini dukungan teknis administratif dan keahlian oleh Sekretariat Jenderal DPD RI dilakukan oleh 6 (enam) Biro, 3 (tiga) Pusat, 1 (satu) inspektorat, 35 (tiga puluh lima) Bagian/Bidang, dan 80 (delapan puluh) Subbagian/Subbidang. Pembentukan organisasi di ibu kota provinsi sebagai amanat dari Pasal 227 ayat (4) UU MD3 bahwa Anggota DPD RI dalam menjalankan tugasnya RENSTRA SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI

16 berdomisili di daerah pemilihannya dan mempunyai kantor di ibu kota provinsi daerah pemilihannya. Berdasarkan Surat Kemenpan dan RB Nomor B/2230/M.PAN RB/09/2011 tanggal 21 September 2011 telah ditetapkan Peraturan Sekretaris Jenderal DPD RI Nomor 01 Tahun 2011 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kantor DPD RI di Provinsi pada tanggal 22 September ) Telah disusun disusun pedoman untuk melengkapi mekanisme dalam mendukung pelaksanaan tugas DPD RI Telah disusun disusun pedoman untuk melengkapi mekanisme dalam mendukung pelaksanaan tugas DPD RI sebagai berikut: Standard Operating Procedures (SOP) yang ditetapkan berdasarkan Keputusan Sekretaris Jenderal DPD RI Nomor 433C Tahun 2009 tentang Standar Operating Procedures (SOP) Sekretariat Jenderal DPD RI tanggal 22 Desember 2009, yang meliputi aspek kegiatan sesuai dengan tugas pokok dan fungsi Sekretariat Jenderal DPD RI. Terhadap SOP ini akan dilakukan review menyesuaikan dengan perubahan peraturan perundang undangan dan kinerja DPD RI Petunjuk teknis pembentukan kantor DPD RI provinsi diseluruh Indonesia tahun 2010 sebagai pedoman dalam rangka memantapkan format kerja Anggota DPD RI ketika melaksanakan tugas konstitusional di daerah pemilihannya; Buku Pedoman Pengelolaan Kantor DPD RI di Ibu kota Provinsi, merupakan rangkuman catatan realitas, cita cita dan gagasan gagasan serta arah yang telah, sedang dan akan berlangsung dalam proses perintisan dan kerja kantor DPD RI di ibu kota provinsi; Buku Petunjuk Operasional Bagi Penanggungjawab/Kepala Kantor DPD RI di Ibu kota Provinsi sebagai pedoman dalam melaksanakan tugasnya memberikan dukungan teknis administratif dan keahlian bagi kegiatan lembaga dan Anggota DPD RI di daerah pemilihannya; Pedoman Kajian di Lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI, sebagai panduan dalam melaksanakan kegiatan kajian oleh staf ahli, tim ahli serta unit pendukung sebagai bentuk dukungan keahlian kepada Anggota DPD RI; Petunjuk Operasional Kegiatan Sidang/Rapat/ Pertemuan di luar kantor dan Perjalanan Dinas DPD RI dalam rangka menyerap dan memperjuangkan aspirasi masyarakat dan daerah yang disusun setiap tahun sebagai pedoman RENSTRA SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI

17 bagi alat kelengkapan dan Anggota DPD RI dalam menggunakan dukungan anggaran pelaksanaan tugas ; Peraturan Sekretaris Jenderal Nomor 2 Tahun 2015 tentang Petunjuk Teknis Perjanjian Kinerja, Pelaporan Kinerja, dan Tata Cara Review atas Laporan Kinerja Sekretariat Jenderal DPD RI. 3) Kuantitas SDM Sekretariat Jenderal DPD RI di Ibu Kota Negara saat ini yang sudah cukup memadai Kuantitas jumlah SDM Sekretariat Jenderal DPD RI di Ibu Kota Negara saat ini (per Januari 2015) berjumlah 656 (enam ratus lima puluh enam) orang yang terdiri dari Pegawai Negeri Sipil berjumlah 464 (empat ratus enam puluh empat) orang dan Tenaga perbantuan berjumlah 192 (seratus sembilan puluh dua) orang. Kuantitas SDM Sekretariat Jenderal DPD RI di Ibu Kota Negara pada saat ini telah sesuai kebutuhan dengan asumsi bahwa idealnya 1 (satu) orang Anggota DPD RI didukung oleh 5 (lima) orang staf yang tersebar di unit kerja sekretariat. 4) Sistem jaringan informasi DPD RI yang semakin baik Telah tersedianya sistem jaringan informasi DPD RI, website DPD RI yang terus meningkat jumlah pengunjungnya, dan media publikasi bagi lembaga DPD RI dan Sekretariat Jenderal DPD RI. Sejak tahun 2011, Sekretariat Jenderal DPD RI telah membangun penyusunan risalah dari manual ke sistem e perisalah secara online melalui intranet dan internet ke ruang risalah dari ruang sidang Komite I, Komite II, Komite III dan Komite IV serta PPUU. Penyusunan risalah secara manual pembicaraan dalam sidang selama 2 (dua) jam membutuhkan waktu penyelesaian selama 3 (tiga) hari karena sistem manual diselesaikan melalui beberapa tahapan yaitu perekaman, transkrip dan koreksi akhir sampai menjadi risalah. Sistem e Perisalah merupakan sistem teknologi informasi dimana suara pembicaraan dalam sidang langsung dikonversi ke bentuk teks (tidak melalui transkrip), sehingga pembicaraan dalam sidang selama 2 (dua) jam dapat diselesaikan pada hari yang sama. Sejak tahun 2012, Sekretariat Jenderal DPD RI telah melaksanakan proses lelang melalui mekanisme LPSE. LPSE adalah sistem pengadaan barang dan jasa RENSTRA SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI

18 secara elektronik untuk menjamin transparansi, efisiensi, efektifitas, kualitas dalam persaingan usaha, memudahkan monitoring dan kontrol bagi panitia serta menghilangkan KKN dan hemat anggaran negara. 5) Penggunaan Bersama Sarana dan Prasarana di Komplek Parlemen Pemanfaatan sarana dan prasarana di kawasan komplek parlemen diatur dalam Pasal 413 ayat (4) UU Nomor 17 Tahun 2014 sebagaimana diubah dengan UU Nomor 42 Tahun 2014 bahwa Pimpinan MPR, DPR dan DPD melalui alat kelengkapan melakukan koordinasi dalam rangka pengelolaan sarana dan prasarana dalam kawasan gedung perkantoran MPR, DPR dan DPD. b. Permasalahan Permasalahan yang berpeluang menjadi tantangan sehingga harus diantisipasi dan dihadapi lima tahun ke depan oleh Sekretariat Jenderal DPD RI antara lain: 1) Struktur organisasi dan SDM yang ada kurang sesuai dengan dinamika kelembagaan yang terjadi. Pembentukan kantor DPD RI di ibu kota Provinsi, perubahan mekanisme penguatan fungsi legislasi dimana DPD RI secara aktif terlibat dalam pembahasan Prolegnas maupun pembahasan RUU tertentu yang menjadi kewenanangan DPD di DPR, serta peningkatan fungsi keterwakilan daerah dan fungsi pengawasan oleh Anggota DPD RI di daerah pemilihannya akan membawa konsekuensi pada revitalisasi dukungan kesekretariatan DPD RI kepada lembaga DPD RI sehingga diperlukan perubahan/perkembangan struktur dan organisasi tata kerja Sekretariat Jenderal DPD RI yang disesuaikan dengan penguatan kapasitas artikulasi politik DPD RI. Pengembangan struktur dan adanya penambahan keanggotaan DPD RI karena pembentukan provinsi baru, Provinsi Kalimantan Utara, dan rencana pembentukan provinsi baru yaitu Tapanuli, Kepulauan Nias, Pulau Sumbawa, Kapuas Raya, Bolaang Mongondow Raya, Papua Selatan, Papua Tengah, dan Papua Barat Daya mengakibatkan perlunya penambahan sumber daya manusia di lingkungan Sekretariat Jenderal DPD RI. Oleh karenanya menjadi prioritas untuk menyediakan sumber daya manusia yang dapat mendukung kinerja Sekretariat Jenderal DPD RI dalam jangka menengah ini. RENSTRA SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI

19 Saat ini dukungan keahlian perancang perundangan, peneliti, dan auditor di Sekretariat Jenderal DPD RI belum mencukupi kebutuhan dari segi kualitas dan kuantitas. 2) Tata laksana kerja yang berubah Saat ini pedoman yang diperlukan oleh Sekretariat Jenderal DPD RI adalah pedoman pelayanan persidangan dan mekanisme kerja dengan DPR sehingga terdapat mekanisme yang sama/standar pelayanan minimum dari Sekretariat Jenderal DPD RI dalam memberikan dukungan kepada alat kelengkapan DPD RI. 3) Pemanfaatan Teknologi Informasi yang minim Masih kurangnya tenaga/sdm yang berkompetensi dalam bidang teknologi informasi, teknologi audio visual, dan desain grafis; dan pemanfaatan teknologi informasi yang belum optimal digunakan oleh unit kerja yang telah menerapkan teknologi informasi dalam pekerjaannya. 4) Belum Adanya Sarana dan Prasarana Kerja yang Memadai Kondisi sarana dan prasarana perkantoran DPD RI di Ibukota Negara semakin tidak memadai mengingat semakin meningkatnya aktifitas DPD RI yang dilakukan oleh 10 (sepuluh) alat kelengkapan dan pertambahan SDM yang membutuhkan penambahan ruang rapat dan ruang kerja. Sidang Paripurna DPD RI menggunakan ruang sidang milik Sekretariat Jenderal MPR RI, sehingga pelaksanaan agenda sidang DPD RI harus menyesuaikan dengan agenda kegiatan MPR. Gedung kantor sementara DPD RI di ibu kota provinsi saat ini masih menggunakan gedung kantor pinjam pakai dari Pemerintah Provinsi dan dengan cara sewa yang kondisinya kurang memadai dan belum representatif sebagai gedung kantor lembaga Negara. Pimpinan DPD RI telah melaksanakan koordinasi bersama dengan Pimpinan MPR, Pimpinan DPR, BURT DPR, dan Sekretariat Jenderal MPR, DPR, dan DPD dalam rangka penataan seluruh kawasan komplek parlemen termasuk dengan rencana pembangunan gedung baru DPD RI, namun sampai saat ini belum terealisasi. RENSTRA SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI

20 5) Perubahan peraturan perundang undangan terkait dengan lembaga DPD yang berubah Perubahan peraturan perundang undangan terkait dengan lembaga DPD dan birokrasi, keputusan Mahkamah Konstitusi, Keputusan dan peraturan lembaga negara lainnya seperti Tatib DPR dan MPR serta DPRD dan Peraturan Presiden tentu akan memberi dampak secara langsung kepada Sekretariat Jenderal DPD RI baik dalam format layanan maupun pada struktur kelembagaan sekretariat. 6) Koleksi Pustaka yang belum lengkap di Perpustakaan DPD dalam menunjang tugas dan wewenang lembaga DPD. Koleksi Pustaka yang lengkap di Perpustakaan DPD merupakan salah satu prasyarat penting dalam menunjang tugas dan wewenang lembaga dan Anggota DPD. Meskipun saat ini Sekretariat Jenderal terus menambah berbagai koleksi dengan berbagai koleksi yang menunjang tugas dan kinerja DPD namun perpustakaan DPD dianggap masih perlu untuk menambah berbagai koleksi yang berkualitas dari berbagai disiplin ilmu terutama koleksi berbahasa asing dan akses jurnal online yang masih belum dapat terealisasi dengan optimal sehingga daya dukungnya dalam proses pengambilan kebijakan kelembagaan selama ini belum nampak. 7) Belum Optimalnya Kajian Belum adanya SDM fungsional peneliti di lingkungan Sekretariat Jenderal berakibat pada minimnya dukungan kajian dan penelitian yang secara langsung memberikan dukungan kepada lembaga DPD atau alat kelengkapan DPD. Format kerja yang selama ini dilakukan melalui skema kerja sama dengan lembaga peneliti atau perguruan tinggi dirasakan belum dapat memberikan dukungan kajian tersebut karena lembaga peneliti atau perguruan tinggi tidak dapat mengetahui secara pasti dinamika kebutuhan lembaga DPD setiap saat sehingga kajian yang dilaksanakan seringkali tertinggal proses politik yang terjadi. RENSTRA SEKRETARIAT JENDERAL DPD RI