STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP)

Transkripsi

1

2 DAFTAR ISI: STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) Hal 1. Penanganan Bisnis Baru (New Business).( 2 5 ) I. Prospect / Calon Nasabah II. Presentasi Mengenai Fungsi dan Peranan Pialang Asuransi III. Risk Survey/Collecting Data and Information IV. Desing and Arrange Insurance Programme V. Selection of Insurer (s) VI. Insurance Placement VII. Propose Quotation to Prospect VIII. Presentation and Negotiation with Prospect IX. Award Closing Instruction to Insurer (s) X. Collect the Policy Documents and Issue Debit Note XI. Delivers All Policy Documents to Insured XII. Collecting Premium from Insured and Pay to Insurer(s) XIII. Filing Flowchart Penutupan Asuransi New Business 2. Penanganan Perpanjangan Polis Asuransi ( 6 9 ) I. Existing Client /Policy II. Review and Redesign Existing Policy III. Selection of Insurer(s) IV. Insurance Placement V. Propose Quotation to Insured VI. Presentation and Negotiation with Insured VII. Closing Instruction to Insurer(s) VIII. Collect Policy Documents IX. Deliver Policy Document to Insured X. Premium Payment from Insured and Pay to Insurer(s) XI. Filing Flowchart Penutupan Asuransi Renewal Business 3. Penanganan Klaim. (10 12 ) I. Claim Occurs II. Claim Notification III. Claim Survey IV. Furnishing Claim Documents V. Submission Claim Documents to Insurer/Adjuster VI. Obtain Claim Adjustment from Insurer VII. Claim Agreement VIII. Monitoring Claim Settlement/Payment Process IX. Closed File Flowchart Penanganan Klaim 4. Keuangan & Akuntansi. (13 14 ) 1. Bagian Keuangan 2. Bagian Akuntansi Flowchart Keuangan & Akuntasi 1

3 STANDARD OPERATING PROCEDURES PENANGANAN BISNIS BARU (NEW BUSINESS) I. Prospect / Calon Nasabah Sedapat mungkin dibuatkan/didapatkan Company Profile dari calon klien yang antara lain memuat rincian informasi mengenai aktifitas usaha, data obyek yang akan dipertanggungkan, data-data perusahaan/proyek, contact person, sumber dana, susunan pemegang saham, group perusahaan dan data/informasi lainnya yang diperlukan. Pada tahap ini, Program Mengenal Nasabah sudah mulai dilakukan. II. Presentasi Mengenai Fungsi dan Peranan Pialang Asuransi Melakukan presentasi mengenai fungsi dan peranan pialang asuransi, serta penjelasan akan manfaat yang diperoleh jika menggunakan jasa pialang asuransi. Perlu disampaikan Surat Perkenalan dan usulan program pengelolaan risiko, jika dianggap perlu. III. Risk Survey/Collecting Data and Information Setelah menerima permintaan penutupan asuransi dari Calon Nasabah, segera dilakukan peninjauan atau survey risiko atas objek dan/atau kepentingan yang akan diasuransikan, sekaligus mengumpulkan data/informasi terkait dengan Calon Nasabah. Pada tahap ini perlu diperhatikan mengenai ketentuan perundang-undangan yang berlaku khususnya penerapan ketentuan Prinsip Mengenal Nasabah (Know Your Customer) dan Customer Due Diliegence. IV. Desing and Arrange Insurance Programme Berdasarkan evaluasi data-data yang dikumpulkan dan setelah dilakukan analisa resiko, agar dirancang/disusun Program Asuransi yang kiranya dibutuhkan oleh Calon Nasabah tersebut. Program Asuransi yang diajukan hendaknya memiliki kelebihan/ keunggulan (added value). V. Selection of Insurer (s) Langkah berikutnya adalah pemilihan perusahaan asuransi yang akan dijadikan sebagai Penanggung. Perlu diperhatikan agar perusahaan asuransi yang dipilih harus memenuhi kriteria dari berbagai aspek berdasarkan profil risiko, diantaranya reputasi, kredibilitas, pengalaman dan tenaga ahli, kapasitas, pemodalan (asset, ekuitas dan RBC), komitmen manajemen dan pelayanan klaim, dukungan atas jenis risiko tertentu, serta kriteria terkait lainnya. VI. Insurance Placement Menawarkan dan menegosiasikan usulan program asuransi kepada perusahaan yang terpilih menjadi Penanggung untuk mendapatkan dukungan (back-up) penempatan risiko. 2

4 VII. Propose Quotation to Prospect Program Asuransi yang telah mendapatkan konfirmasi dukungan dari Penanggung, maka selanjutnya program tersebut dikirimkan kepada Calon Nasabah dalan bentuk Quotation Slip. Perlu diperhatikan agar konfirmasi dukungan perusahaan asuransi harus dalam bentuk tertulis, dan sedapat mungkin menghindari konfirmasi yang bersifat verbal. VII. Presentation and Negotiation with Prospect Mempresentasikan dan menegosiasikan penawaran program asuransi yang dikirimkan kepada Calon Nasabah yang mencakup penjelasan teknis (luas jaminan, premi, hak dan kewajiban), alasan pemilihan perusahaan asuransi dan hal terkait lainnya. Negosiasikan kembali ruang atas beberapa hal menyangkut kondisi pertanggungan dan harga premi dengan perusahaan asuransi, bilamana diperlukan. Bilamana program asuransi yang ditawarkan kepada Calon Nasabah tidak mendapat persetujuan, agar dibuat pemberitahuan kepada perusahaan asuransi, dan selanjutnya closed file. IX. Award Closing Instruction to Insurer (s) Bilamana Calon Nasabah menyetujui Program Asuransi berdasarkan kondisi dan premi yang ditawarkan, maka selanjutnya Pialang Asuransi mengirimkan instruksi penutupan dan penerbitan dokumen polis asuransi (closing instruction) kepada perusahaan asuransi. Sementara menantikan proses penerbitan dokumen polis, Pialang Asuransi meminta konfirmasi tertulis dari perusahaan asuransi sebagai bukti bahwa resiko telah discover. Segera setelah konfirmasi tertulis dari perusahaan asuransi diperoleh, penutupan atas nama Tertanggung tersebut sudah dapat dicatatkan dalam Laporan Produksi. X. Collect the Policy Documents and Issue Debit Note Penerbitan dokumen polis dari perusahaan asuransi harus dimonitor, dan setelah dokumen polis tersebut diterima, agar diteliti terlebih dahulu apakah syarat dan ketentuan pertanggungan yang tercantum dalam polis telah sesuai dengan syarat dan ketentuan pertanggungan yang tercantum dalam Closing Instruction. Berdasarkan dokumen Polis Asuransi tersebut, maka segera diterbitkan dokumen Debit/Credit Note. XI. Delivers All Policy Documents to Insured Semua dokumen polis (Polis dan Debit/Credit Note) yang telah diperiksa kebenaran dan keakuratannya, kemudian dikirimkan kepada Tertanggung. Sesuai ketentuan perundangan lainnya, agar diterbitkan Surat Penunjukan dan Standar Pelayanan Broker Asuransi yang ditandatangani oleh Broker dengan Tertanggung. 3

5 XII. Collecting Premium from Insured and Pay to Insurer(s) Berdasarkan dokumen Debit Note, kemudian Bagian Keuangan melakukan penagihan premi kepada Tertanggung, dan segera memproses pembayaran premi kepada Penanggung segera setelah pembayaran premi dari Tertanggung diterima. Pialang Asuransi tidak diperkenankan menahan dan menginvestasikan premi yang diterima dari Tertanggung, dan pembayaran premi harus memperhatikan tenggang waktu pembayaran premi dari Tertanggung dan kepada Penanggung, serta harus selalu memperhatikan perimbangan antara harta kekayaan dan hutang premi. XII. Filing Semua dokumen penutupan asuransi termasuk pembayaran premi dari Tertanggung dan kepada Penanggung dibuatkan dalam file secara updated. 4

6 FLOWCHART PENUTUPAN ASURANSI NEW BUSINESS PROSPECT CLIENT PRESENTATION THE ROLES AND FUNCTIONS OF BROKER RISK SURVEY COLLECTING DATA/ INFORMATION KNOWING YOUR CUSTOMER / KYC DESIGN/ARRANGE PROGRAMME SELECTION OF INSURER (S) INSURANCE PLACEMENT NEGOTIATION WITH INSURER (S) PROPOSE QUOTATION TO PROPECT CLOSE FILE NOT DEAL PRESENTATION, NEGOTIATION WITH INSURED RE-NEGOTIATION WITH INSURER (S) DEAL AWARD CLOSING INSTRUCTION TO INSURER (S) COLLECT POLICY DOCUMENTS DELIVERS POLICY DOCUMENTS TO INSURED PREMIUM PAYMENT FROM/TO INSURED/INSURER PRODUCTION REPORT FILE 5

7 STANDARD OPERATING PROCEDURES (SOP) PENANGANAN PERPANJANGAN POLIS ASURANSI I. Existing Client /Policy Minimal 1 atau 2 bulan sebelum periode polis/pertanggungan tertentu berakhir, agar diperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. Apakah terdapat outstanding premi yang belum diselesaikan oleh Tertanggung, dan untuk hal ini agar dikoordinasikan dengan Divisi/Unit Kerja yang terkait. 2. Apakah kondisi pertanggungan yang tengah berjalan sudah merupakan yang terbaik untuk kondisi insurance market saat ini? Jika belum, agar perluasan jaminan/kondisi pertanggungan dimaksud dapat dimasukkan pada penawaran program perpanjangan asuransi untuk periode berikutnya. 3. Apakah nilai atau obyek pertanggungan tidak mengalami perubahan, baik penambahan maupun pengurangan dan agar untuk hal ini ditanyakan kepada pihak Tertanggung. 4. Agar diteliti bilamana masih ada kasus klaim atas Polis Asuransi bersangkutan yang belum selesai prosesnya dan agar hal ini disampaikan kepada pihak Tertanggung. II. Review and Redesign Existing Policy 1. Sebelum membuat review atas existing policy terlebih dahulu dilakukan analisa mengenai current market conditions untuk mengetahui perkembangan terkini dalam industry perasuransian. 2. Agar dikirimkan Renewal Notice yang dilengkapi dengan usulan program perpanjangannya ( Renewal Program ) dan penawaran jenis penutupan asuransi lainnya, bilamana ada. 3. Atas dasar evaluasi data/informasi yang dikumpulkan, maka selain menawarkan program perpanjangan Polis Asuransi yang sudah ada, juga menawarkan penutupan Asuransi lainnya yang sekiranya diperlukan oleh Tertanggung. 4. Bilamana diperlukan, survey ulang ke lokasi resiko dapat dilakukan. 5. Pada tahap ini, Prinsip Mengenal Nasabah (Knowing Your Customer) sudah dapat dilakukan. III. Selection of Insurer(s) Langkah berikutnya adalah pemilihan perusahaan asuransi yang akan dijadikan sebagai Penanggung. Perlu diperhatikan agar perusahaan asuransi yang dipilih harus memenuhi kriteria dari berbagai aspek berdasarkan profil risiko, diantaranya reputasi, kredibilitas, pengalaman dan tenaga ahli, kapasitas, pemodalan (asset, ekuitas dan RBC), komitmen manajemen dan pelayanan klaim, dukungan atas jenis risiko tertentu, serta kriteria terkait lainnya. 6

8 Perlu juga diperhatikan kinerja dan layanan atas existing Insurer(s) sebagai acuan dalam pemilihan perusahaan asuransi pada program penutupan perpanjangan. IV. Insurance Placement Usulan program perpanjangan asuransi (renewal programme) yang telah disusun, selanjutnya ditawarkan kepada Perusahaan Asuransi guna mendapatkan dukungan (back-up) asuransi. V. Propose Quotation to Insured Segera setelah program perpanjangan asuransi mendapatkan dukungan (back-up), agar penawaran program perpanjangan asuransi (Quotation Slip) kepada Tertanggung dikirimkan. VI. Presentation and Negotiation with Insured Adakan pertemuan dengan pihak Tertanggung guna membahas program perpanjangan asuransi dimaksud dan penawaran jenis penutupan asuransi lainnya, bilamana ada. 1. Bilamana Tertanggung tidak menyetujui penawaran program perpanjangan asuransi, maka selanjutnya closed file. 2. Bilaman terdapat bagian-bagian tertentu yang belum mendapat persetujuan dari Tertanggung, agar hal tersebut kembali dinegosiasikan ulang kepada perusahaan asuransi. VII. Closing Instruction to Insurer(s) Bilamana Tertanggung menyetujui penawaran renewal sesuai quotation slip yang diajukan, maka segera dilakukan instruksi penutupan asuransi kepada Perusahaan Asuransi yang memberikan dukungan. Dapatkan konfirmasi ulang dari Penanggung tersebut secara tertulis sebagai bukti bahwa resiko telah dicover, dan sedapat mungkin hindari konfirmasi yang bersifat verbal. Segera setelah mendapatkan konfirmasi tertulis dari Penanggung, maka account tersebut segera dicatatkan dalam Laporan Produksi. VIII. Collect Policy Documents Monitor penerbitan dokumen polis dari perusahaan asuransi. Setelah dokumen polis perpanjangan diterima, agar diteliti terlebih dahulu apakah syarat dan ketentuan pertanggungan yang tercantum dalam polis telah sesuai dengan syarat dan ketentuan pertanggungan yang disepakati. Kemudian penerbitan Debit/Credit Note dapat diproses. IX. Deliver Policy Document to Insured Setelah seluruh dokumen polis dipastikan benar, segera kirimkan dokumen Debit Note beserta Polis Asuransi/Cover Note/Certificate kepada Tertanggung. 7

9 Sesuai ketentuan perundangan lainnya, agar diterbitkan Surat Penunjukan dan Standar Pelayanan Broker Asuransi yang ditandatangani dan Tertanggung. X. Premium Payment from Insured and Pay to Insurer(s) Berdasarkan dokumen Debit Note, agar Divisi Keuangan & Administrasi dapat melakukan penagihan premi kepada Tertanggung, dan segera memproses pembayaran premi kepada Penanggung segera setelah Tertanggung melakukan pembayaran premi. XI. Filing Semua dokumen polis termasuk administrasi penutupan perpanjangan agar disusun secara akurat, lengkap dan updated. 8

10 FLOWCHART PENUTUPAN ASURANSI RENEWAL BUSINESS EXISTING CLIENT/POLICY - RENEWAL NOTICE - REVIEW MARKET CONDITIONS REVIEW/ RE-DESIGN EXISTING POLICY RISK RE-SURVEY COLLECTING DATA/ INFORMATION, IF REQUIRED KNOWING YOUR CUSTOMER/KYC SELECTION OF INSURER INSURANCE PLACEMENT NEGOTIATION WITH INSURERS PROPOSE RENEWAL QUOTATION TO INSURED FILE NOT RENEW PRESENTATION, NEGOTIATION WITH INSURED RE-NEGOTIATION WITH INSURERS RENEW CLOSING INSTRUCTION TO INSURERS COLLECT POLICY DOCUMENTS DELIVERS POLICY DOCUMENTS TO INSURED PREMIUM PAYMENT FROM/TO INSURED/INSURER PRODUCTION REPORT FILE 9

11 STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) PENANGANAN KLAIM I. Claim Occurs Merupakan suatu peristiwa yang menyebabkan kerugian, kerusakan, kehilangan, luka badan, meninggal, tanggung jawab hukum atas suatu objek dan/atau kepentingan yang dipertanggungkan. II. Claim Notification 1. Laporan Pendahuluan klaim (notification of claim) yang diterima dari Tertanggung dicatat dalam buku registrasi klaim dan bilamana laporan pendahuluan klaim ini baru disampaikan secara lisan, agar kemudian hal ini ditegaskan secara tertulis. Setiap klaim harus dimaksukkan dalam Claim Record yang memuat ringkasan mengenai klaim tersebut. 2. Periksa validitas Polis Asuransi yang bersangkutan (premi, jangka waktu pertanggungan, jenis polis dan sebagainya) dan teliti apakah klaim tersebut liable berdasarkan kondisi polis. Jika tidak liable, agar dibuatkan surat pemberitahuan dan penjelasan kepada Tertanggung untuk selanjutnya closed file. 3. Teruskan laporan klaim pendahuluan kepada Penanggung dan perlu diperhatikan batas waktu pelaporan klaim harus sesuai dengan persyaratan polis yang bersangkutan agar tidak melampaui batas waktu pelaporan klaim yang diisyaratkan. 4. Periksa apakah premi sudah dibayar lunas oleh Tertanggung, dan apakah sudah diteruskan pembayarannya kepada Penanggung. Jika belum dilunasi, agar penagihannya dikoordinasikan bersama Divisi Keuangan. III. Claim Survey Pelajari kasus klaim tersebut dan bilamana perlu, lakukan survey. IV. Furnishing Claim Documents Inventarisir dokumen-dokumen klaim yang diperlukan untuk selanjutnya dimintakan kelengkapannya kepada Tertanggung. Claim Form (bila ada) yang diberikan oleh Penanggung agar diteruskan kepada Tertanggung dan dibantu dalam hal proses pengisiannya. Dokumen klaim yang disampaikan oleh Tertanggung, harus diperiksa, dianalisa dan diverifikasi kelengkapannya V. Submission Claim Documents to Insurer/Adjuster Dokumen klaim yang telah diperiksa dan telah diverifikasi kelengkapannya kemudian dikirimkan kepada Penanggung/Loss Adjuster. 10

12 VI. Obtain Claim Adjustment from Insurer Evaluasi dan negosiasikan kasus klaim tersebut dengan Penanggung dan/atau Loss Adjuster agar Tertanggung dapat memperoleh hak-haknya secara penuh dalam hal ganti rugi (klaim) sesuai dengan syarat dan kondisi polis. Selalu melaksanakan pemantauan atas proses klaim dan berupaya sedapat mungkin agar penyelesaian klaim dilaksanakan secara cepat dan tepat. VII. Claim Agreement Sampaikan, jelaskan dan rekomendasikan Claim Adjustment kepada Tertanggung untuk mendapat persetujuan. Setiap kasus klaim yang tidak dijamin oleh kondisi polis harus dijelaskan kepada pihak Tertanggung secara tertulis dan selanjutnya dinyatakan berkas klaim ini ditutup ( Close no Claim ). Bilamana besarnya ganti rugi belum mendapat persetujuan dari Tertanggung agar hal tersebut dinegosiasikan kembali dengan pihak Penanggung / Adjuster. VII. Monitoring Claim Settlement/Payment Process Claim Adjustment yang telah mendapat persetujuan dari Tertanggung untuk selanjutnya dikonfirmasikan kepada Penanggung untuk dilakukan pembayaran klaim. Proses pembayaran klaim kepada Tertanggung sudah harus dilaksanakan dalam kurun waktu 30 hari sejak tanggal persetujuan klaim oleh Tertanggung. VIII. Closed File Jika pembayaran kepada kepada Tertanggung sudah direalisasikan, kemudian agar dilakukan closed file atas indivual claim tersebut, dan selanjutnya claim tersebut dicatat dalam Claim Record pada Claim Settled. 11

13 FLOWCHART PENANGANAN KLAIM CLAIM OCCURS CLAIM RECORD CLAIM NOTIFICATION CHECKING POLICY CONDITIONS, PREMIUM PAYMENT STATUS NOT LIABLE FILE LIABLE CLAIM SURVEY, IF REQUIRED FURNISHING CLAIM DOCUMENTS ANALYSING AND VERIFYING CLAIM DOCUMENTS SUBMISSION CLAIM DOCUMENTS TO INSURER/ADJUSTER OBTAIN CLAIM ADJUSTMENT FROM INSURER CLAIM NEGOTIATION WITH INSURER/ ADJUSTTER DEAL CLAIM AGREEMENT MONITORING CLAIM SETTLEMENT/ PAYMENT PROCESS CLAIM RECORD CLOSED FILE 12

14 STANDARD OPERATING AND PROCEDURES KEUANGAN & AKUNTANSI BAGIAN KEUANGAN I. Pengiriman Polis dan Dokumen Tagihan Premi (Debit/Credit Note) kepada Tertanggung. II. Membuat Surat Daftar Tagihan Premi kepada Tertanggung, dan untuk selanjutnya melakukan penagihan premi (untuk klien korporasi dengan jumlah polis banyak). III. Melakukan pemeriksaan rekening bank, apakah premi sudah dibayarkan oleh Tertanggung. Jika belum direalisasikan pembayarannya, agar Tertanggung diingatkan kembali agar terms of payment sesuai dengan kondisi polis. IV. Dalam hal pembayaran premi sudah diterima dari Tertanggung, agar diterbitkan Kuitansi tanda penerimaan pembayaran (Payment Receipt) dalam 3 (tiga) rangkap, dimana Lembaran Asli dikirimkan kepada Tertanggung, 1 copy diberikan kepada Bagian Akuntasi dan 1 copy lagi untuk file Bagian Keuangan. V. Melaksanakan pembayaran premi kepada Penanggung melalui tahapan mempersiapkan dokumen pembayaran premi diantaranya bukti transfer, cek/bilyet giro, Debit/Credit Note. VI. Penyampaian dokumen pembayaran premi dan permintaan persetujuan (tanda tangan) dari pejabat yang berwenang. VII. Bilamana telah disetujui dan ditandatangani oleh pejabat berwenang, Kasir kemudian sudah dapat melakukan transaksi pembayaran premi kepada Penanggung, dan selanjutnya dimintakan bukti kuitansi pembayaran dari Penanggung, untuk selanjutnya diserahkan kepada Bagian Akuntasi. BAGIAN AKUNTANSI I. Menerima dokumen bukti pembayaran dan penerimaan premi dari Bagian Keuangan. II. Dokumen tersebut diperiksa terlebih dahulu, untuk kemudian disesuaikan dengan data Bagian Akuntasi. III. Pemberian Nomor Perkiraan sesuai dengan akun yang bersangkutan. IV. Melakukan input data ke komputer dan memeriksa journal entry-nya. V. Mencetak Buku Besar Piutang dan Hutang Premi, untuk memastikan apakah input tersebut sudah masuk. VI. File dokumen tersebut dalam bentuk Bukti Penerimaan dan Bukti Pembayaran Premi. VII. Mencetak Laporan Keuangan perusahaan diantaranya Laporan Keuangan, Laporan Laba-RugI, Laporan Ekuitas dan Laporan Arus Kas. 13

15 FLOWCHART KEUANGAN & AKUNTASI PEMERIKSAAN POLIS & PENERBITAN DEBIT/CREDIT NOTE MEMBUAT SURAT & DAFTAR TAGIHAN KEPADA TERTANGGUNG PENERIMAAN PREMI DARI TERTANGGUNG KUITANSI PENERIMAAN PREMI KEPADA TERTANGGUNG (PAYMENT RECEIPT) MEMPERSIAPKAN DOKUMEN PEMBAYARAN DAN PEMERIKSAAN/ PERSETUJUAN PEJABAT BERWENANG PEMBAYARAN PREMI KEPADA PENANGGUNG KASIR MELAKUKAN PEMBAYARAN PREMI DAN MEMINTA OFFICIAL RECEIPT DARI PENANGGUNG BAGIAN AKUNTANSI PEMERIKSAAN DOKUMEN DAN PEMBERIAN NOMOR AKUN INPUT KE KOMPUTER DAN PEMERIKSAAN JOURNAL ENTRY MENCETAK BUKU BESAR PIUTANG/HUTANG PREMI OUTPUT: - LAPORAN KEUANGAN - LAPORAN L/R - LAPORAN EKUITAS - LAPORAN ARUS KAS FILE BUKTI PENERIMAAN/ PEMBAYARAN PREMI 14