(OFFICE ADMINISTRATIVE)

Transkripsi

1 PELATIHAN BERBASIS ADMINISTRASI KANTOR LEVEL II (OFFICE ADMINISTRATIVE) KODE PROGRAM PELATIHAN : K II.01 DEPARTEMEN TENAGA KERJA DAN TRANSMIGRASI R.I. DIREKTORAT JENDERAL PEMBINAAN PELATIHAN DAN PRODUKTIVITAS Jl. Jend. Gatot Subroto Kav.51 Lt.6.A Jakarta Selatan 1

2 KATA PENGANTAR Sesuai dengan amanat Undang-Undang No. 13 tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan Bab V Pasal 10, bahwa pelatihan kerja diselenggarakan dan diarahkan untuk membekali, meningkatkan dan mengembangkan kompetensi kerja guna meningkatkan kemampuan, produktivitas dan kesejahteraan tenaga kerja. Bahwa pelatihan kerja dilaksanakan dengan memperhatikan kebutuhan pasar kerja dan dunia usaha/industri barang dan jasa, baik di dalam maupun di luar hubungan kerja, maka pelatihan kerja wajib diselenggarakan berdasarkan program pelatihan yang mengacu pada standar kompetensi kerja. Dalam pembinaan teknis terhadap Lembaga Pelatihan Kerja di seluruh Indonesia telah disusun berbagai pedoman guna meningkatkan mutu penyelenggaraan pelatihan di Lembaga Pelatihan Kerja. Pedoman Penyusunan Program Pelatihan Berbasis Kompetensi merupakan panduan/acuan bagi penyelenggara program pelatihan berbasis kompetensi pada Lembaga Pelatihan Kerja di seluruh Indonesia. Untuk mengimplementasikan pelatihan berbasis kompetensi diperlukan adanya program pelatihan kerja. Program pelatihan kerja ini dijadikan acuan dalam pelaksanaan pelatihan kerja yang diselenggarakan oleh Lembaga Pelatihan kerja Pemerintah dan atau Swasta. Program pelatihan kerja dapat disusun secara berjenjang atau tidak berjenjang. Program pelatihan kerja yang disusun secara berjejang mengacu pada jenjang Kualifikasi Kerja Nasional Indonesia (KKNI) dalam penetapan kualifikasi tenaga kerja, sedangkan yang tidak berjenjang disusun berdasarkan unit kompetensi atau kelompok unit kompetensi dapat memiliki kualifikasi tertentu dengan menggunakanan KKNI. Demikian program pelatihan berbasis kompetensi ini kami susun, semoga bermanfaat untuk menunjang proses pelaksanaan pelatihan kerja bagi LPK. Jakarta, Desember 2008 DIREKTUR STANDARDISASI DAN PROGRAM PELATIHAN Ir. Abdul Wahab Bangkona, M.Sc NIP

3 PROGRAM PELATIHAN BERBASIS 1. Judul/Nama Pelatihan : Administrasi Perkantoran 2. Kode Program Pelatihan : K II Jenjang Program Pelatihan : Level II 4. Tujuan Pelatihan : Setelah mengikuti pelatihan ini, peserta kompeten : 4. 1 Menjalankan tugas administrasi seperti membuat dokumen, lembar kerja dan bahan presentasi melalui pemakaian software yang sesuai 4. 2 Menerima dan meneruskan telepon masuk kepada yang dituju 4. 3 Menggunakan peralatan kantor seperti facsimili, mesin photo copy, dll Menerima dan meneruskan surat/dokumen kepada yang dituju, menerima dan mengantar tamu 4. 5 Melakukan pengarsipan dan memasukkan data dalam lingkup yang terbatas dibawah pengawasan langsung dan sesuai arahan atasannya 5. Unit Kompetensi yang ditempuh : 5.1 Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi 5.2 Berkomunikasi melalui Telepon 5.3 Bekerjasama dengan Kolega dan Pelanggan 5.4 Mengoperasikan Komputer 5.5 Menggunakan Peralatan Kantor 5.6 Mengoperasikan Aplikasi Perangkat Lunak 5.7 Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana 5.8 Menangani Penerimaan Surat/Dokumen 5.9 Menangani Pengiriman Surat/Dokumen 5.10 Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan 5.11 Memelihara Data di Komputer 5.12 Melakukan Prosedur Administrasi 5.13 Menghasilkan Dokumen Sederhana 5.14 Membaca dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar 5.15 Menulis dalam Bahasa Inggris pada Tingkat Operasional Dasar 6. Lama Pelatihan : 480 Jam Pelatihan (@45 menit) OJT : 320 Jam (@45 menit) Jumlah : 800 Jam Pelatihan 7. Persyaratan Peserta Pelatihan : 7.1 Pendidikan : Minimal Tamat SMA/SMK 7.2 Pelatihan/Pengalaman Kerja : Umur/Usia : Minimal 17 Tahun 7.4 Jenis Kelamin : Pria / wanita 7.5 Kesehatan : Sehat Jasmani 7.6 Test Kemampuan : General Test dan RPL 3

4 KURIKULUM PELATIHAN BERBASIS NO UNIT KODE UNIT PENGETA HUAN KETERAMPI LAN JUMLAH I KELOMPOK UNIT UMUM 1.1. Mengaplikasikan ADM.PK Keterampilan Dasar Komunikasi 1.2. Berkomunikasi melalui ADM.PK Telepon 1.3. Bekerjasama dengan Kolega ADM.PK dan Pelanggan 1.4. Mengoperasikan Komputer ADM.PK Menggunakan Peralatan Kantor ADM.PK Jumlah I II KELOMPOK UNIT INTI 2.1 Mengoperasikan Aplikasi ADM.PK Perangkat Lunak 2.2 Menciptakan dan ADM.PK Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana 2.3 Menangani Penerimaan ADM.PK Surat/ Dokumen 2.4 Menangani Pengiriman Surat/ ADM.PK Dokumen 2.5 Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan ADM.PK Memelihara Data di Komputer ADM.PK Melakukan Prosedur Administrasi ADM.PK Menghasilkan Dokumen Sederhana 2.9 Membaca dalam Bahasa Inggris pada TOD ADM.PK ADM.PK Menulis dalam Bahasa Inggris pada TOD ADM.PK Jumlah II III. KELOMPOK UNIT KHUSUS 3.1 Menjaga kebersihan ADM.PK peralatan dan tempat kerja 3.2 Mengikuti K-3 perkantoran ADM.PK Jumlah III IV. EVALUASI PROGRAM LATIHAN 4.1 Evaluasi pelaksanaan pelatihan Jumlah IV Jumlah I s/d IV V. PELATIHAN DI TEMPAT KERJA (OJT) 4

5 NO UNIT KODE UNIT 5.1 Melakukan pekerjaan Administrasi Perkantoran di tempat kerja / Industri - PENGETA HUAN KETERAMPI LAN JUMLAH 320 Jumlah V 320 Jumlah I s/d V

6 SILABUS PELATIHAN BERBASIS I. KELOMPOK UNIT UMUM 1.1. Unit Kompetensi : Mengaplikasikan Keterampilan Dasar Komunikasi Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 01. Mengidentififikasi proses komunikasi di tempat kerja 1.1 Persyaratan kemampuan minimal berkomunikasi di tempat kerja diidentifikasi Penget Ketera ahuan mpilan Cara berkomunikasi yang Melakukan identifikasi Bersikap ramah dan santun 3 3 baik dan benar. persyarat-an berkomunikasi Pengembangan pendekatan di tempat kerja proaktif untuk peningkatan pelayanan. 1.2 Sarana untuk berkomunikasi dengan penyelia dan rekan sekerja teridentifikasi sesuai standar di tempat kerja. Dapat menggunakan sarana berkomunikasi yang tersedia Melakukan identifikasi saran berkomunikasi yang tepat dengan penyelia dan kolega Melakukan identifikasi saran berkomunikasi yang tepat dengan penyelia dan kolega sesuai standari di tempat kerja 1.3 Informasi dikumpulkan dan disampaikan secara efektif dan efisien. Mengetahui cara mengumpulkan informasi secara efektif dan efektif Mampu memilah informasi yang diterima Penyampaian infor-masi efektif dan efisien 02. Menerima & menyampaikan informasi 2.1 Pengamatan efektif dan keterampilan mendengarkan secara aktif digunakan untuk mendapatkan dan menerjemahkan info baik verbal maupun non verbal komunikasi yang tepat. 2.2 Informasi tertulis dan verbal diterima, dipahami dan diketahui. Prosedur komunikasi yang efektif Proses berkomunikasi baik verbal maupun non verbal Dapat menerjemahkan informasi baik verbal maupun non verbal dengan tepat. Dapat melakukan komunikasi dengan efektif. Menyeleksi informasi yang diterima sesuai tujuan Informasi yg diterima mendapat tanggapan dan terselesaikan. Berbicara ramah dan santun dalam menyampaikan dan menerima informasi Menerima dan memahami semua informasi yg diterima dengan benar 3 3 6

7 ELEMEN 2.3 Dokumentasi rutin yang bersifat sederhana ditempat kerja dilengkapi secara akurat dan mudah dibac Prosedur penanganan kelengkapan informasi di tempat kerja Informasi yang diterima atau disampaikan dapat diindentifikasi dan dipenuhi. Menyampaikan informasi yg diterima kepada orang yg tepat dengan benar Penget ahuan Ketera mpilan 03. Membuat Konsep Komunikasi Tertulis sebagai Informasi 04. Memilih Media Komunikasi 2.4 Informasi dan ide di diskusikan dengan cara jelas dan santun menggunakan teknik komunikasi yang tepat. 3.1 Prosedur dan format penulisan konsep yang relevan diidentifikasi 3.2 Konsep tulisan disampaikan untuk diketahui sesuai dengan batas waktu 3.3 Menggunakan bahasa verbal dan non verbal dengan tatabahasa yang baik sesuai kebutuhan di tempat kerja. 4.1 Prosedur pemilihan media komunikasi dipilih sesuai dengan kebutuhan dan SOP. Dapat mengkategorisasi dokumentasi rutin yang bersifat sederhana ditempat kerja Dapat mengkomposisi informasi dan ide untuk di diskusikan Dapat mencocokkan prosedur dan format penulisan konsep yang relevan Dapat menyimpulkan konsep tertulis yang perlu diketahui. Dapat mengekspresikan bahasa verbal dan non verbal sesuai kebutuhan ditempat kerja. Pemilihan media komunikasi sesuai SOP Melakukan pencatatan untuk melengkapi dokumentasi secara akurat. Dapat mendiskusikan ide dan informasi dengan menggunakan teknik komunikasi yang tepat. Dapat mengkoordinasikan relevansi prosedur dan format penulisan konsep. Konsep tulisan yang telah disimpulkan disampaikan pada orang yg dituju. Menggunakan bahasa verbal dan non verbal dengan tata bahasa yg baik. Memilih media komunikasi sesuai dengan kebutuhan dan standar perusahaan Kelengkapan dokumentasi rutin ditulis rapi dan mudah dibaca Melakukan diskusi terhadap ide dan informasi dengan cara jelas dan santun. Mengapresiasi pro-sedur dan format penulisan konsep yg relevan Menyampaikan konsep tulisan tepat pada waktunya. Media komunikasi dipilih berdasarkan kebutuhan dan SOP Penggunaan media komunikasi yang dipilih sesuai dengan SOP Seluruh kegiatan unjuk kerja dilakukan sesuai dengan acuan K3 Prosedur K3 Perkantoran Melakukan kegiatan unjuk kerja sesuai dengan acuan K3 Asesmen Asesmen Asesmen 7

8 1.2. Unit Kompetensi : Berkomunikasi Melalui Telepon Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 1. Menerima Panggilan 1.1 Panggilan dijawab secara cepat, tepat, jelas dan sopan sesuai dengan standar perusahaan 1.2 Permohonan/ Permintaan dicatat secara akurat dan disampaikan kepada departemen/orang yang tepat untuk ditindak-lanjuti. Tata cara menerima penggilan telepon dipahami Cara mengangkat telpon Cara Mengucap salam Cara memberikan informasi yang tepat dan benar Prosedur pencatatan pesan telepon Menyampaikan kata-kata salam dalam percakapan telepon Mencatat dan menyampaikan permintaan pesan telepon pada lembar pesan telepon Menyampaikan kata-kata salam dalam percakapan telepon dengan sopan dan ramah Mencatat dan menyampaikan per-mintaan pesan telepon pada lem-bar pesan telepon sesuai dengan peraturan perusahaan Penget ahuan Ketera mpilan Bantuan ditawarkan kepada penelpon secara bersahabat dan tujuan panggilan tertentu secara cepat Prosedur berkomunikasi di telepon Melakukan komunikasi untuk menawarkan bantuan sesuai tujuan Melakukan komu-nikasi untuk menawarkan bantuan sesuai tujuan dengan tepat 1.4 Uraian penelpon diulang secara rinci untuk memperkuat pengertian Prosedur melakukan konfirmasi di telepon Melakukan konfirmasi ulang terhadap uraian yang disampaikan Melakukan kon-firmasi ulang ter-hadap uraian yang disampaikan dengan sopan 1.5 Jika memungkinkan peluang digunakan untuk dapat menjelaskan produkproduk dan pelayanan perusahaan Cara menggunakan peluang untuk menjelaskan produk dan pelayanan perusahaan Peluang yang ada digunakan untuk menjelaskan produk dan pelayanan perusahaan Peluang yang ada digunakan untuk menjelaskan produk dan pelayanan perusa-haan dengan tepat 8

9 ELEMEN 2. Melakukan panggilan telepon 1.6 Panggilan telepon yang mengancam dan mencurigakan dicatat dan ditransfer kepada orang yangberwenang sesuai dengan prosedur perusahaan 2.1 Nomor telepon yang dituju diidentifikasi secara benar 2.2 Tujuan dari menelpon telah dirancang/ dibentuk secara tepat sebelum menelepon/ memanggil 2.3 Alat/sarana digunakan secara tepat 2.4 Nama perusahaan dan alasan menelepon disampaikan dengan tepat Prosedur penanganan telepon yang mencurigakan Prosedur melakukan hubungan telepon Aturan berkomunikasi di telepon Prosedur penggunaan alat/ sarana Prosedur penyampaian maksud menelepon Melakukan penanganan telepon yang mengancam dan mencurigakan Melakukan identifikasi nomor yang akan dituju untuk menelepon Tujuan direncanakan menelepon menelepon sebelum Menggunakan sarana dengan benar Melakukan penyampaian maksud alasan menelepon dengan benar Melakukan penanganan telepon yang mengancam dan mencurigakan sesuai SOP Melakukan identifikasi nomor yang akan dituju untuk menelepon dengan benar Tujuan menelepon direncanakan sebelum menelepon dengan benar Menggunakan sarana sesuai SOP Alasan menelepon disampaikan dengan tepat Penget ahuan Ketera mpilan Sikap dan etika bertelepon adalah sopan dan ramah setiap saat Prosedur berkomunikasi di telepon Melakukan pembicaraan telepon dengan menggunakan kosakata dan percakapan yang tepat Melakukan pembicaraan telepon dengan menggunakan kosakata dan percakapan yang tepat sesuai SOP 3. Mengakhiri dan Menutup Pembicaraan Telepo 3.1 Pembicaraan telepon yang akan berakhir dapat diidentifikasi Prosedur mengakhiri pembicaraan di telepon Mengidentifikasi pembicaraan telepon yang akan berakhir Mengidentifikasi pembicaraan telepon yang akan berakhir dengan tepat Salam penutup diucapkan dengan benar Cara mengucap salam penutup pada akhir pembicaraan Mengucapkan kalimat yang benar untuk mengakhiri pembicaraan dengan ramah dan sopan Salam penutup diucapkan dengan sopan dan tepat 9

10 ELEMEN 3.3. Pesawat telepon ditutup dengan tepat dan benar Cara meletakan gagang telepon yang benar Meletakan gagang telepon setelah memastikan hubungan telepon telah berakhir Meletakan gagang telepon dengan perlahan dan tidak bersuara Penget ahuan Ketera mpilan 4. Penyampaian Pesan Telepon 4.1 Penulisan pesan dalam lembar pesan telepon dilakukan dengan tepat dan benar Prosedur penulisan pesan pada LPT Menuliskan pesan telepon pada Lembar Pesan Telepon dengan benar Pencatatatan dilakukan sesuai dengan SOP pada lembar yang tepat dan benar Pesan secara tepat disiarkan/disampaikan kepada orang yang dituju dengan batas waktu/ tenggang waktu Prosedur penyampaian pesan telepon Menyampaikan pesan pada orang yang dituju Menyampaikan pesan pada orang yang dituju segera 4.3 Penyampaian pesan kepada yang berkepentingan secara cepat dan tepat Cara penyampaian pesan dengan waktu yang tepat Penyampaian pesan disampaikan tepat waktu dengan benar Pesan disampai-kan sesuai waktunya. Asesmen Asesmen Asesmen 10

11 1.3. Unit Kompetensi : Bekerjasama dengan Kolega dan Pelanggan Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : menit ELEMEN 1. Berkomunikasi di Tempat Kerja 1.1 Persyaratan kemampuan minimal berkomunikasi di tempat kerja diidentifikasi Jenis Komunikasi di tempat kerja Melakukan komunikasi Melakukan identifikasi dalam berkomunikasi di tempat kerja Penget ahuan Ketera mpilan Sarana untuk berkomunikasi dengan penyelia dan rekan sekerja teridentifikasi sesuai standar di tempat kerja. 1.3 Informasi dikumpulkan dan disampaikan secara efektif dan efisien. Jenis sarana komunikasi Proses pemberian informasi Menggunakan sarana yang sesuai dalam berkomunikasi Menyampaikan informasi secara efektif dan efisien Memakai sarana yang benar dalam berkomunikasi Menyampaikan informasi dengan benar 1.4 Kepekaan akan kebudayaan dan kemasyarakatan diperlihatkan. 1.5 Kemampuan mendengarkan dengan aktif dan bertanya bila perlu, dilakukan untuk memastikan keberhasilan komunikasi dua arah. 1.6 Potensi dan konflik yang ada diidentifikasi dan dicari solusinya dengan bantuan dari kolega, bila dibutuhkan. Kultur Budaya Kultur sosial Komunikasi aktif dua arah Prinsip dasar penanganan konflik dan pemecahan masalah Melakukan interaksi dengan orang yang berbeda kultur dan sosial Melakukan komunikasi Mendengarkan secara aktif. Melakukan usaha pemecahan konflik atau kesalahpahaman Melakukan interaksi dengan orang yang ber-beda kultur dan sosial sesuai dengan per-bedaan kultur dan budaya Menunjukkan kemampu-an untuk memahami dan mendengarkan dengan baik Bertanggung jawab atas pemecahan masalah sesuai dengan kebijakan perusahaan 11

12 ELEMEN 2. Memberikan bantuan kepada Pelanggan 2.1 Kebutuhan dan tujuan pelanggan, termasuk di dalam-nya kebutuhan khusus, diidentifikasi secara benar dan produk-produk serta pe-layanan diberikan secara tepat. Kebutuhan pelanggan Jenis produk layanan Kualitas pelayanan Memberikan layanan sesuai dengan kebutuhan pelanggan Melakukan pemenuhan kebutuhan pelanggan Menunjukan kemampuan sikap layanan yang sesuai dengan kebutuhan Penget ahuan Ketera mpilan Semua kebutuhan dan permintaan yang layak dari pelanggan dipenuhi di dalam jangka waktu segera/tidak terlalu lama. 2.3 Kesempatan untuk meningkatkan kualitas pelayan-an diidentifikasi dan dilaku-kan bilamana memungkin-kan. 2.4 Ketidakpuasan/ keluhan pelanggan dapat segera dikenali dan ditindak-lanjuti dengan sungguh-sungguh, peka dan sopan sesuai dengan tingkat tanggung jawab individu dan prosedur perusahaan. 2.5 Keluhan diserahkan kepada orang yang tepat untuk ditindaklanjuti sesuai dengan tingkat tanggung jawabnya. Kualitas pelayanan Kebutuhan potensial layanan Pengembangan jasa kepada pelanggan Kualitas pelayanan Kebutuhan potensial layanan Proses penanganan keluhan pelanggan Melakukan pemenuhan permintaan pelanggan Mempergunakan peluang untuk senantiasa meningkatkan kualitas pelayan-an Melakukan menangani pelanggan prosedur keluhan Mengambil tindakan untuk mengatasi keluhan pelanggan Menunjukkan ke-mampuan memenuhi permintaan pelanggan Melakukan peningkatan kualitas pelayanan setiap saat dibutuhkan Mengatasi keluhan pelanggan sesuai dengan kebijakan perusahaan Menunjukkan kemampuan meme-nuhi permintaan pelanggan Asesmen Asesmen Asesmen 12

13 1.4. Unit Kompetensi : Mengoperasikan Komputer Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 1. Memulai pengoperasian komputer dan dasar sistem informasi 1.1 Komputer dinyalakan sesuai dengan prosedur pemakaian 1.2 Fungsi dasar diidentifikasi berdasarkan pemakaian sistem informasi 1.3 Informasi diidentifikasi dengan benar Prosedur Komputer pengoperasian Melakukan pengoperasian komputer Prosedur identifikasi fungsi Melakukan identifikasi dasar pemakaian komputer fungsi dasar pemakaian komputer Prosedur identifikasi informasi Melakukan identifikasi informasi sebelum memulai penggunaan komputer Melakukan pengoperasian komputer sesuai SOP Melakukan identifikasi fungsi dasar pemakaian komputer sesuai SOP Melakukan identifikasi informasi sebelum me-mulai penggunaan kom-puter sesuai prosedur Penget Ketera ahuan mpilan Metode pencarian secara tepat dipilih untuk penggunaan tipe informasi Prosedur pencarian metode Melakukan pencarian metode untuk penggunaan type informasi yang dipilih Melakukan pencarian metode untuk penggunaan type informasi yang dipilih dengan tepat 1.5 Susunan perangkat keras disusun dengan benar 1.6 Tersedianya fasilitas bantuan (help) yang dapat digunakan jika dibutuhkan. Prosedur perangkat keras penyusunan Teknik penggunaan fasilitas bantuan (help) Melakukan penyusunan perangkat keras dengan benar Melakukan penggunaan fasilitas bantuan jika dibutuhkan Melakukan penyusunan perangkat keras dengan benar sesuai SOP Melakukan penggunaan fasilitas bantuan jika dibutuhkan sesuai SOP 2. Menyimpan Data di Komputer 2.1 Bagian-bagian desktop sepenuhnya dipilih, dibuka dan ditutup untuk akses khusus dalam komputer (folder, file, perlengkapan network, recycle bin dan waste basket) Prosedur penyimpanan data di komputer Melakukan penyimpanan data di Komputer Melakukan penyimpanan data di Komputer sesuai SOP

14 ELEMEN 2.2 Fungsi yang berbeda dan bagian-bagian dari desktop diidentifikasi untuk tujuan tertentu 2.3 Program dibuka, diubah ukurannya dan ditutup untuk tujuan navigasi 2.4 Shortcuts dari desktop dibuat, jika perlu dengan bantuan dari orang-orang yang ahli. Prosedur identifikasi dari fungsi-fungsi desktop komputer Prosedur program pengoperasian Melakukan pengoperasian komputer dengan mengenal fungsi-fungsi dari Desktop Melakukan identifikasi program yang akan digunakan Teknik pembuatan shortcuts Membuat shortcuts dari desktop Melaksanakan pekerjaan pada tempatnya Melakukan identifikasi program yang akan digunakan sesuai SOP Membuat shortcuts dari desktop sesuai SOP Penget ahuan Ketera mpilan 3. Mengatur petunjuk dasar dan struktur folder 4. Mengatur file untuk pemakai (user) dan /atau keperluan peng- 3.1 Folder dengan petunjuk sub folder dibuat dan diberi nama yang sesuai 3.2 Atribut-atribut folder (ukuran, tanggal, dll) diidentifikasi 3.3 Sub folder dipindahkan diantara folder-folder 3.4 Folder diganti namanya apabila diperlukan 3.5 Folder dan sub folder diakses melalui jalan yang berbeda-beda. 4.1 Tipe/Ekstensi yang lazim dipakai dari file dalam folder diidentifikasi 4.2 File dibuat dan diberi nama yang sesuai, bila perlu Prosedur pembuatan folder dan nama folder Teknik identifikasi atribut folder (ukuran, tanggal, dll) Teknik pemindahan sub folder Teknik penggantian nama folder Teknik mengakses folder dan sub folder dengan metode berbeda Prosedur pengaturan data / file untuk pemakai (user) Prosedur membuat dan memberi nama file Membuat folder dan judul folder Melakukan identifikasi atribut-atribut folder sesuai kebutuhan Melakukan pemindahan sub folder Melakukan penggantian nama folder bila diperlukan Melakukan pengaksesan folder dan sub folder dengan metode berbeda Membuat pengaturan data/file untuk pemakai (user) Membuat dan memberi nama file Membuat folder dan judul folder sesuai kebutuhan perusahaan Mengenal penggunaan atribut-atribut folder sesuai kebutuhan Melakukan pemindahan sub folder sesuai SOP Melakukan penggantian nama folder bila diperlukan sesuai SOP Melakukan pengaksesan folder dan sub folder dengan metode berbeda sesuai SOP Membuat pengaturan data/ file untuk pemakai (user) sesuai SOP Membuat dan memberi nama file sesuai kebutuhan

15 ELEMEN aturan data 4.3 Kelompok file dipilih dan di buka serta diganti namanya apabila diperlukan 4.4 File dicopy ke tempat penyimpan data (CD, Flash Disc, dll) atau dipilah dan dipindahkan melalui folder Prosedur penggantian nama dan kelompok file Prosedur menyimpan data ke media penyimpanan data (CD, flashdisc, dll) Melakukan penggantian nama dan kelompok file Dapat menyimpan data ke media penyimpanan (CD, flasdisc, dll) Melakukan penggantian nama dan kelompok file sesuai SOP Dapat menyimpan data ke media penyimpanan (CD, flasdisc, dll) sesuai SOP Penget ahuan Ketera mpilan 4.5 File yang terhapus dapat diperbaiki/dikembalikan apabila perlu 4.6 Tools perangkat lunak digunakan untuk menempatkan file Prosedur memperbaiki / mengembalikan file yang terhapus Prosedur menggunakan tools perangkat lunak Dapat melakukan perbaikan/ pengembalian file yang terhapus. Dapat menggunakan tools perangkat lunak untuk menempatkan file Dapat melakukan perbaikan/ pengembalian file yang terhapus sesuai SOP Dapat menggunakan tools perangkat lunak untuk menempatkan file sesuai SOP 5. Mencetak data/informasi 5.1 Data/Informasi dicetak dari mesin printer yang telah diinstall Prosedur mencetak data/ informasi dari mesin printer Mencetak data/informasi dari mesin printer Mencetak data/informasi dari mesin printer sesuai prosedur Proses kerja pencetakan dilihat, diperiksa dan dibatalkan jika perlu Prosedur membatalkan pencetakan pada printer Melakukan pembatalan pencetakan pada printer Melakukan pembatalan pencetakan pada printer sesuai prosedur 6. Mematikan Komputer 5.3 Kesalahan dalam pencetakan dapat diubah dalam daftar printer yang telah diinstalasi jika tersedia. 6.1 Menutup komputer dengan menutup terlebih dahulu semua aplikasi yang telah dibuka 6.2 Komputer dimatikan sesuai ketentuan prosedur pemakaian. Prosedur mengubah pencetakan dalam daftar printer yang telah diinstall Prosedur mengakhiri pengoperasian komputer Prosedur komputer mematikan Melakukan pengubahan pencetakan dalam daftar printer yang telah diinstall Melakukan penutupan komputer dengan menutup terlebih dahulu semua aplikasi yang telah dibuka Melakukan mematikan komputer sesuai ketentuan prosedur pemakaian Melakukan pengubahan pencetakan dalam daftar printer yang telah diinstall sesuai SOP Melakukan penutupan komputer dengan menutup terlebih dahulu semua aplikasi yang telah dibuka sesuai SOP Mematikan komputer sesuai SOP dengan benar

16 1.5. Unit Kompetensi : Menggunakan Peralatan Kantor Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 1. Memilih Peralatan 1.1 Peralatan untuk melaksana-kan pekerjaan diidentifikasi sesuai dengan kebutuhan Prosedur mengidentifikasi peralatan kantor yang akan digunakan dikuasai dan dipahami Memilih perlengkapan dan peralatan yang akan digunakan. Menggunakan pakaian dan perlengkapan kerja sesuai dengan pekerjaan yang Penget ahuan Ketera mpilan Jumlah Peralatan yang dibutuhkan, dipilih dan dipertimbangkan sesuai kebutuhan. Jenis Peralatan serta operasional kerjanya Penentuan jumlah peralatan yang akan digunakan. Mengindentifikasi Jenis dan fungsi peralatan Memeriksa dan Mengamati ketidaksesuaian peralatan Penggunaan disesuaikan kebutuhan peralatan dengan 2. Mengoparasikan Peralatan 2.1 Peralatan dipergunakan sesuai prosedur dan instruksi penggunaan 2.2 Ketidaksesuaian diidentifikasi secara tepat dan benar Cara penggunaan peralat-an yang benar sesuai dengan fungsinya Penanganan ketidak-sesuaian kerja Peralatan Mengoperasikan peralat-an kantor yang diguna-kan menurut Buku manual / SOP Melakukan identifikasi ketidaksesuaian per-alatan Mengoperasikan per-alatan kantor yang digunakan menurut fungsinya Ketidaksesuai peralatan ditangani dengan benar sesuai SOP Memelihara Peralatan 3.1 Pemeliharaan peralatan dilakukan sesuai instruksi penggunaan Pengetahuan tentang cara pemeliharaan peralatan menurut SOP atau petunjuk Buku Manual Melakukan pemeliharaan peralatan yang digunakan Mentaati rambu-rambu penggunaan peralatan pada saat mengguna-kan Pencatatan pemeliharaan dilakukan sesuai intruksi Cara Pencatatan pemeliharaan dicatat pada buku pemeliharaan sesuai jadual yang telah ditentukan Pemeliharaan dicatat pada buku pemeliharaan dengan jadual yang telah ditentukan Menyimpan buku pemeliharaan pada tempatnya 3.3 Peralatan dan sarana disimpan sesuai instruksi penggunaan Pengetahuan menyimpanan menurut SOP cara sarana Penyimpanan dilakukan sesuai prosedur dan tempat yang tepat dan benar Melakukan prosedur yang benar saat pe-nyimpanan peralatan 16

17 ELEMEN 3.4 Perbaikan (Peralatan kantor) diluar kewenang-an harus dilaporkan kepada orang yang berwenang agar dapat diambil sebuah tindakan Cara memperbaiki kerusakan ringan dan membuat laporan kerusakan yang tidak bisa ditangani kepada yang berwenang sesuai prosedur Memperbaiki kerusakan ringan peralatan sesuai dengan kemampuan dan kerusakan yang berat diserahkan kepada ahlinya Mengatasi kerusakan dengan baik dan sesuai kemampuan Penget ahuan Ketera mpilan Asesmen Asesmen Asesmen 17

18 II. KELOMPOK UNIT INTI 2.1 Unit Kompetensi : Mengoperasikan Aplikasi Perangkat Lunak Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 1. Mengakses aplikasi perangkat lunak 1.1 Pilihan aplikasi yang dibutuhkan diidentifikasikan dengan benar 1.2 Sistem digunakan secara benar dan efisien Cara memilih aplikasi sesuai dengan kebutuhan yang benar Cara menggunakan sistem dengan benar Memilih aplikasi dengan benar sesuai kebutuhan Menggunakan sistem secara benar dan tepat Aplikasi yang dipilih benar dan tepat Sistem digunakan secara benar dan tepat Penget Ketera ahuan mpilan Menjalankan aplikasi perangkat lunak 1.3 Metode pencarian dipilih secara tepat dan cepat untuk penggunaan tipe informasi 2.1 Aplikasi perangkat lunak dipilih sesuai dengan kebutuhan 2.2 Aplikasi dijalankan sesuai dengan prosedur 2.3 Peranan yang berbeda dari bagian-bagian dari aplikasi diidentifikasi untuk fungsi tertentu Cara memilih metode pencian secara benar dan cepat untuk penggunaan tipe informasi Cara memilih aplikasi perangkat lunak dengan benar Cara menjalankan/ mengoperasikan aplikasi sesuai prosedur Cara mengidentifikasi Aplikasi untuk fungsi tertentu dan peranan yang berbeda dari bagian-bagian yang benar sesuai SOP Memilih metode pencarian dilakukan dengan benar sesuai penggunaan tipe informasi Memilih aplikasi perangkat lunak dipilih dengan benar dan tepat Mengoperasikan aplikasi perangkat lunak sesuai dengan prosedur pada buku manual Mengidentifikasi aplikasi untuk fungsi tertentu dan sesuai peranan yang berbeda dilakukan dengan benar Metode pencrian yang dipilih di-gunakan secara benar sesuai penggunaan tipe informasi Pemilihan aplikasi, tepat sesuai dengan Kebutuhan Perangkat lunak dioperasikan sesuai SOP Aplikasi diidentifika-si sesuai peranan dan fungsi yang berbeda sesuai kebutuhan Asesmen Asesmen Asesmen 18

19 2.2. Unit Kompetensi : Menciptakan dan Menggunakan Dokumen dan Lembar Kerja Sederhana Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 01. Menggunakan cara kerja praktis 02. Menciptakan Lembar Kerja Sederhana 1.1 Lembar kerja, peralatan dan perlengkapan disesuaikan dengan kondisi ergonomis pengguna. 1.2 Pengaturan pekerjaan memenuhi persyaratan untuk pengoperasian komputer. 1.3 Bahasa teknis komputer dan program digunakan untuk meminimalkan yang tidak berhubungan dengan pengaturan dan permintaan. 2.1 Permintaan pengaturan dan tugas dalam hubungannya dengan pemasukan data, penyimpanan, keluaran dan permintaan presentasi yang sesuai. Penggunakan komputer sesuai kondisi ergonomis Jenis pekerjaan apa saja yang dapat menggunakan komputer Kosa kata bahasa teknis komputer yang tepat untuk memperjelas tugas dan permintaan Mengatur lembar kerja pada tempat yang tepat Melakukan pengaturan pekerjaan sebelum mengoperasikan komputer Menggunakan bahasa teknis dan program komputer yang tepat Pengoperasian Komputer Pilihan pengoperasian komputer dilakukan sesuai dengan permintaan Duduk dengan posisi yang benar Jarak yang cukup antara mata dan monitor komputer Bahasa teknis dan program digunakan sesuai kebutuhan Pengoperasian dilakukan sesuai permintaan dan kebutuhan dokumen yang akan dihasilkan Penget Ketera ahuan mpilan Menentukan perangkat lunak yang akan dipakai sesuai kebutuhan Pilihan perangkat lunak/ program Memilih perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan Pilihan perangkat lunak sesuai kebutuhan 2.3 Tampilan lembar kerja memungkinkan pemasukan data dan presentasi yang efisien. Format lembar kerja dibuat sesuai dengan format permintaan presentasi. Pengoperasian Komputer Menciptakan lembar kerja di komputer Lembar kerja dibuat sesuai dengan permintaan 19

20 ELEMEN 03. Menghasilkan Lembar Kerja 2.4 Rumus perangkat lunak telah diuji terlebih dahulu untuk mengkonfirmasikan hasil yang memenuhi persyaratan. 2.5 Rumus-rumus perangkat lunak yang akan dipakai dikonsultasikan untuk mendapat konfirmasi dari Penyelia 3.1 Data yang dimasukan, diperiksa ulang kesesuaiannya Pengoperasian komputer Cara mencari bantuan dari Manual, Help Cara melihat lembar kerja melalui Preview Membuat lembar kerja yang membutuhkan rumus program dengan tepat Dapat menyiapkan, menghasilkan pekerjaan menyimpan dalam waktu yang ditentukan Penggunaan program sesuai SOP rumus Teliti, memeriksa ulang pekerjaan Penget ahuan Ketera mpilan Pemasukan data dilakukan secara teliti, cepat dan tepat waktu 3.3 Buku pedoman, dokumentasi pengguna dan bantuan on-line digunakan untuk mengatasi masalah dengan design lembar kerja dan hasilnya. Cara memberi nama, menyimpan agar tidak terjadi kehilangan/kerusakan data Pengoperasian komputer sesuai hasil yang diinginkan Melakukan penyimpanan, menamai file, memanggil kembali dalam waktu yang ditentukan Menggunakan bantuan sesuai kebutuhan pada saat membuat lembar kerja Penggunaan bantuan dilakukan sesuai kebutuhan 3.4 Lembar kerja sebelum dicetak dipreview dan dicocokkan sesuai permintaan 3.5 Lembar kerja diberi nama dan disimpan, sesuai dengan permintaan dan pengaturan aplikasi agar tidak terjadi kehilangan/kerusakan data Pengoperasian pencetakan Melakukan preview sebelum mencetak dokumen Cara memberi nama, menyimpan agar tidak terjadi kehilangan/kerusakan data Melakukan penyimpanan data Lembar kerja diteliti dengan cermat sebelum dicetak Penyimpanan dilakukan sesuai SOP data 20

21 ELEMEN 04. Menghasilkan grafik-grafik sederhana 4.1 Permintaan dan tugas pengaturan ditentukan dalam hubungannya dengan pengetikan grafik dan keistimewaan grafik yang dimasukkan. Fasilitas Chart Wizard dan pilihan tipe grafik Membuat Grafik Mengubah bentuk Grafik bentuk Pie, mengganti Grafik menjadi bentuk Bar, Line dst. Penget Ketera ahuan mpilan Pilihan dan design dari grafik memungkinkan gambaran yang berlaku dari data numerik dan mempertemu-kan tugas dan permintaan pengaturan 4.3 Grafik dipreview, pencocok-kan dan pencetakan yang berhubungan dengan permintaan dan tugas pengaturan. Dapat mengcopy grafik ke Word Dapat melihat tampilan grafik sebelum dicetak Dapat mencetak grafik Asesmen Asesmen Asesmen 21

22 2.3. Unit Kompetensi : Menghasilkan Dokumen Sederhana Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 01. Mempersiapkan Peralatan 1.1 Peralatan Komputer dipersiapkan sesuai dengan SOP 1.2 Perangkat lunak/program dipilih melalui Menu sesuai dengan kebutuhan Prosedur Komputer penggunaan Jenis program perangkat lunak Mempersiapkan peralatan komputer Menentukan jenis program yang akan digunakan Bekerja sesuai prosedur/ SOP Jenis program yang akan digunakan sesuai kebutuhan Penget Ketera ahuan mpilan Media penyimpanan telah diformat 1.4 Nama file diakses sesuai kebutuhan Prosedur memformat media penyimpanan data Melakukan format media penyimpanan data Melakukan format media penyimpanan data sesuai SOP Pengaksesan judul file Melakukan akses judul file Melakukan akses judul file sesuai kebutuhan 1.5 Dokumen yang akan diproduksi diklarifikasikan dengan unit terkait 1.6 Perangkat alat cetak diidentifikasi kelayakannya 1.7 Bahan untuk mencetak disiapkan sesuai kebutuhan Prosedur dokumen Prosedur dokumen memproduksi pencetakan Mengklarifikasi dokumen dengan unit terkait Melakukan identifikasi alat pencetakan dokumen Mempersiapkan untuk mencetak bahan Mengklarifikasi dokumen dengan unit terkait sesuai SOP Melakukan identifikasi alat pencetakan dokumen sesuai SOP Mempersiapkan bahan untuk mencetak sesuai kebutuhan 22

23 ELEMEN 02. Memastikan akan kebutuhan Dokumen 2.1 Tujuan dokumen, pembaca dan kebutuhan presentasi diklarifikasi dengan pihak yang memiliki kewenangan sesuai dengan peraturan perusahaan Teknik membuat surat bisnis Membuat surat untuk keperluan perusahaan Penget ahuan Ketera mpilan Melakukan pekerjaan sesuai SOP Kebutuhan organisasi yang berhubungan dengan surat menyurat seperti model surat, seberapa besar kapasitas penyimpanan menyimp-an dan aspek keamanan-nya teridentifikasi Jenis bentuk surat dan cara penyimpanannya Membuat surat dengan bentuk yang diminta Membuat surat dengan bentuk yang diminta sesuai kebutuhan perusahaan 03. Mencetak dokumen 3.1 Dokumen yang akan dicetak diperiksa ulang ketepatan tatabahasa dan formatnya Format dan tatabahasa Ketepatan tata bahasa surat dan formatnya diperiksa ulang sebelum dicetak Ketepatan tata bahasa surat diperiksa ulang sebelum dicetak sesuai SOP Memastikan bahwa alat cetak beroperasi dengan baik 3.3 Dokumen dicetak sesuai dengan instruksi dan kebutuhan Alat cetak Cara mencetak Memeriksa alat cetak sebelum digunakan Mencetak dengan format yang benar Memeriksa alat cetak sebelum digunakan sesuai SOP Mencetak dengan format yang benar sesuai kebutuhan organisasi 3.4 Tampilan, penyesuaian, dan pencetakan dokumendokumen sesuai dengan kebutuhan organisasi dan tugas. Asesmen Asesmen Asesmen 23

24 2.4. Unit Kompetensi : Melakukan Prosedur Administrasi Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 1. Proses dokumendokumen kantor 1.4 Dokumen diproses sesuai dengan pro-sedur perusahaan dengan batas waktu. 1.5 Peralatan kantor dipakai secara benar untuk memproses dokumen. 1.3 Kerusakan peralatan kantor diidentifikasi secara cepat dan diperbaiki/dilaporkan sesuai dengan prosedur perusahaan Prosedur kantor dipahami dalam rangka penanganan berkas Prosedur penggunaan peralatan kantor untuk memproses dokumen Prosedur penanganan kerusakan pada peralatan kantor Melakukan proses dokumen secara tepat sesuai prosedur perusahaan Menggunakan peralatan kantor untuk memproses dokumen dengan benar. Melakukan tindakan cepat dalam menangani kerusakan peralatan kantor Melakukan proses dokumen secara tepat sesuai waktu dan prosedur perusahaan Menggunakan peralatan kantor untuk mem-proses dokumen dengan benar sesuai prosedur perusahaan Melakukan tindakan cepat dalam menangani kerusakan peralatan kantor sesuai prosedur perusahaan Penget Ketera ahuan mpilan Dasar surat menyurat 2.1 Format surat di-identifikasi sesuai dengan prosedur perusahaan Macam-macam jenis surat dan format surat Membuat surat dengan format yang sesuai Membuat surat dengan aturan yang ditentukan perusahaan Kalimat / kata-kata ditulis secara tepat dan benar dan mengguna-kan bahasa yang singkat dan jelas Teknik penulisan kalimat/kata-kata pada surat Membuat surat dengan menggunakan bahasa yang singkat dan jelas Penggunaan kalimat /katakata tepat dan benar 2.3 Ejaan, pemberian tanda baca dan tata bahasa benar Teknik penggunaan ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang benar Mengidentifikasi penggunaan ejaan, tanda baca dan tata bahasa yang benar dalam membuat surat. Penggunaan tata bahasa, ejaan dan tanda baca memper-hatikan etika penulisan 2.4. Informasi dicek secara teliti sebelum dikirim. Prosedur pengiriman surat Melakukan pengecekan informasi sebelum surat dikirim Melakukan pengecekan informasi dengan teliti sebelum surat dikirim 24

25 ELEMEN 3. Mengurus / menjaga system dokumen 3.1. Dokumen disimpan / difile sesuai dengan prosedur keamanan perusahaan Prosedur kantor dipahami dalam rangka penanganan berkas Melakukan proses dokumen secara tepat sesuai prosedur perusaha-an Melakukan proses dokumen secara tepat sesuai waktu dan prosedur perusahaan Penget Ketera ahuan mpilan Referensi dan sistem indeks di modifikasi dan diper-baharui sesuai dengan prosedur perusahaan Prosedur melakukan modifikasi referensi dan sistem indeks Melakukan modifikasi referensi dan sistem Melakukan modifikasi referensi dan sistem sesuai prosedur perusahaan Asesmen Asesmen Asesmen 25

26 2.2. Unit Kompetensi : Menangani Penerimaan Surat/Dokumen Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 01 Mengidentifikasi surat/ dokumen yang diterima 1.1 Surat/dokumen yang diterima diidentifikasi sesuai prosedur perusahaan Melakukan pengidentifikasian surat/dokumen diterima yang Pengetahuan cara mengidentifikasi surat/dokumen sesuai prosedur perusahaan Melakukan pengidentifikasian surat/ dokumen yang diterima Penget ahuan Ketera mpilan Surat/dokumen diseleksi dan disortir sesuai dengan tujuannya Prosedur penerimaan surat/ dokumen Melakukan proses menyeleksi dan menyortir surat/dokumen Melakukan proses menyeleksi dan menyortir surat/ dokumen sesuai dengan tujuannya 1.3 Surat yang bersifat penting dan rahasia diidentifikasi 1.4 Berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya dan lampiran diidentifikasi dan disiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan. Prosedur pengidentifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia Prosedur pemeriksaan keakuratan berita dalam surat elektronik dan pengidentifikasian lampiran yang disiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan Melakukan pengidentifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia Melakukan pemeriksaan keakuratan berita dalam surat elektronik dan pengidentifikasian lampiran yang disiapkan secara seksama Penanganan surat/ dokumen yang bersifat penting dan rahasia sesuai SOP Pengidentifikasi keakuratan surat elektronik sesuai prosedur perusahaan 02 Memproses pencatatan surat/ dokumen 2.1 Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan Prosedur penerimaan surat/ dokumen Melakukan pencatatan surat/ dokumen yang diterima Melakukan pencatatan surat/ dokumen sesuai dengan sistem yang ada pada perusahaan

27 ELEMEN masuk 2.2 Surat yang rusak, mencurigakan atau hilang, dicatat dan dilaporkan sesuai dengan prosedur perusahaan Proses pencatatan dan pelaporan surat yang rusak, mencurigakan atau hilang Melakukan proses pencatatan dan pelaporan surat yang rusak, mencurigakan atau hilang Melakukan proses pencatatan dan pelaporan surat yang rusak, mencurigakan atau hilang sesuai prosedur perusahaan Penget ahuan Ketera mpilan 2.3 Jabatan dan lokasi para karyawan dan departemennya diketahui. Prosedur penerimaan surat/ dokumen yang ditujukan kepada karyawan lainnya Melakukan distribusi surat/ dokumen yang diterima kepada para karyawan di departemennya Melakukan distribusi surat /dokumen yang diterima kepada para karyawan di departemennya sesuai tujuannya 03 Mendistribusikan surat/ dokumen masuk 3.1 Pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu 3.2 Penerimaan surat/ dokumen teridentifikasi 3.3 Salinan surat/ dokumen dibuat apabila diperlu-kan. Proses pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu Pengetahuan pembuatan salinan surat/dokumen Melakukan proses pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu Melakukan proses pengidentifikasian penerimaan surat/dokumen Melakukan salinan pembuatan Proses pendistribusian surat/dokumen dilakukan segera Melakukan proses pengidentifikasian penerimaan surat/ dokumen sesuai prosedur Melakukan pembuatan salinan surat/ dokumen sesuai kebutuhan 2 3 Asesmen Asesmen Asesmen 27

28 2.3. Unit Kompetensi : Menangani Pengiriman Surat/Dokumen Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 01 Mengidentifikasi surat / dokumen untuk dikirim 1.1 Surat/dokumen yang akan dikirim di-dentifikasi sesuai prosedur perusahaan Proses pengidentifikasian surat/ dokumen yang akan dikirim Melakukan proses pengidentifikasian surat/ dokumen yang akan dikirim Proses pengidentifikasian surat/ dokumen yang akan dikirim dilakukan sesuai SOP Penget ahuan Ketera mpilan Surat/dokumen di seleksi sesuai dengan tujuannya Proses penyeleksian surat/ dokumen sesuai dengan tujuannya Melakukan proses penyeleksian surat/ dokumen sesuai dengan tujuannya Penyeleksian surat/ dokumen sesuai dengan tujuannya 1.3 Surat yang bersifat penting dan rahasia diklasifikasikan sesuai prosedur perusahaan Prosedur pengklasifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia Melakukan pengklasifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia Pengklasifikasian surat yang bersifat penting dan rahasia sesuai prosedur perusahaan 02 Memproses pencatatan surat/ dokumen untuk dikirim 1.4 Berita dalam surat elektronik yang akan dikirim diperiksa keakuratannya dan lampiran diteliti secara seksama sesuai prosedur perusahaan. 2.1 Surat/dokumen dicatat sesuai dengan sistem yang ada pada pe-rusahaan Prosedur pengiriman surat melalui elektronik Prosedur pengiriman surat/ dokumen Melakukan pemeriksaan dan penelitian keakuratan berita dalam surat elektronik yang akan dikirim Melakukan pencatatan pada buku ekspedisi surat/ dokumen yang akan dikirim Pengecekan keakuratan berita dalam surat elektronik yang akan dikirim sesuai prosedur perusahaan Surat/ dokumen yang akan dikirim dicatat pada buku ekspedisi sesuai prosedur perusahaan

29 ELEMEN 2.2 Surat yang bersifat penting/ rahasia di-tangani untuk di-distribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan Proses penanganan surat yang bersifat penting/rahasia untuk diidstribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan Melakukan penanganan surat yang bersifat penting/ rahasia untuk di distribusikan Melakukan penanganan surat yang bersifat penting/ rahasia untuk di distribusikan sesuai dengan prosedur perusahaan Penget ahuan Ketera mpilan 03 Mendistribusikan surat/ dokumen 3.1 Pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu Proses pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu Melakukan proses pendistribusian surat dilakukan dengan batas waktu Proses pendistribusian surat/dokumen dilakukan segera Penerimaan surat/ dokumen teridentifikasi 3.3 Salinan surat/ dokumen dibuat Pengetahuan pembuatan salinan surat/dokumen Melakukan proses pengidentifikasian penerimaan surat/dokumen Melakukan salinan pembuatan Melakukan proses pengidentifikasian penerimaan surat/ dokumen sesuai prosedur Melakukan pembuatan salinan surat/ dokumen sesuai kebutuhan 04 Mengelola surat yang penting dan harus diterima pada hari yang sama 4.1 Surat yang harus tiba pada hari yang sama disiapkan untuk pengiriman sesuai prosedur perusahaan 4.2 Pilihan pengiriman diseleksi dengan hati-hati dan sesuai prosedur perusahaan 4.3 Pilihan pengiriman diseleksi dengan benar dan dipilih yang terbaik Proses penyiapan surat untuk pengiriman yang harus tiba pada hari yang sama Proses penyeleksian pilihan pengiriman Proses penyeleksian pilihan pengiriman Melakukan proses penyiapan surat untuk pengiriman yang harus tiba pada hari yang sama sesuai prosedur perusahaan Melakukan proses penyeleksian pilihan pengiriman dengan benar dan hati-hati untuk mendapatkan yang terbaik Melakukan proses penyeleksian pilihan pengiriman dengan benar dan hati-hati untuk mendapatkan yang terbaik Proses penyiapan surat untuk pengiriman yang harus tiba pada hari yang sama dilakukan sesuai prosedur perusahaan Proses penyeleksian pilih-an pengiriman dilakukan dengan hati-hati dan sesuai prosedur perusahaan Proses penyeleksian pilih-an pengiriman dilakukan dengan hati-hati dan sesuai prosedur per-usahaan

30 ELEMEN 4.4 Pengambilan surat - surat penting dikelola dan ditindaklanjuti. Prosedur pengelolaan suratsurat penting untuk ditindaklanjuti Melakukan pengelolaan dan menindaklanjuti surat-surat penting Melakukan pengelolaan dan menindaklanjuti surat - surat penting sesuai prosedur perusahaan Penget ahuan Ketera mpilan 05 Mengelola dan Mengirim 5.1 Daftar distribusi disiap-kan sesuai prosedur perusahaan Proses pendistribusian surat/ dokumen Melakukan proses persiapan daftar distribusi surat/ dokumen Melakukan proses persiapan daftar distribusi sesuai prosedur Berita dalam surat elektronik diperiksa keakuratannya dan lampiran disiapkan secara seksama sesuai prosedur perusahaan 5.3 Surat elektronik yang akan dikirim dicatat dan disimpan sesuai prosedur perusahaan Prosedur pengiriman surat elektronik Prosedur pengiriman surat elektronik Melakukan proses pemeriksaan keakuratan dan menyiapkan lampiran yang diperlukan Melakukan pencatatan dan penyimpanan surat elektronik yang akan dikirim Melakukan proses pemeriksaan keakuratan dan menyiapkan lampiran yang diperlukan sesuai prosedur perusahaan Pencatatan dan penyimpanan surat elektronik sebelum dikirim sesuai prosedur perusahaan Asesmen Asesmen Asesmen 30

31 2.7. Unit Kompetensi : Mengelola dan Menjaga Sistem Kearsipan Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN Penget ahuan Ketera mpilan 01. Mengidentifik asi Kebutuhan Organisasi 1.6 Sistem yang telah ditentukan oleh organisasi diidentifikasi 1.7 Sistem dikembangkan agar dikenali sesuai dengan kebutuhan perusahaan Sistem kearsipan dan cara mengidentifikasi sesuai kebutuhan perusahaan Pengembangan sistem kearsipan yang telah ada Melakukan identifikasi sistem kearsipan yang telah ditentukan Melakukan pengembangan sistem kearsipan Melakukan identifikasi sistem kearsipan yang telah ditentukan sesuai pedoman perusahaan Pengembangan sistem dikembangkan secara terus menerus Peralatan kantor diidentifikasi untuk dipakai secara benar dalam memproses dokumen. Jenis-jenis peralatan kearsipan yang digunakan dalam mem-proses dokumen Melakukan identifikasi terhadap peralatan yang akan digunakan dalam memproses dokumen Menggunakan peralatan kantor dengan benar 1.9 Kerusakan peralatan kantor diidentifikasi secara cepat dan diperbaiki / dilaporkan, sesuai dengan prosedur perusahaan. Prosedur penanganan peralatan kantor yang rusak Melakukan identifikasi peralatan kantor yang rusak untuk ditindak lanjuti Melakukan identifikasi peralatan kantor yang rusak untuk ditindak lanjuti sesuai prosedur perusahaan 02. Mengelola dokumen sesuai sistem 2.1. Dokumen yang akan disimpan disortir dengan memperhatikan status dokumen yang akan disimpan 2.2. Dokumen disimpan/ diarsip sesuai dengan sistem yang telah ditentukan Prosedur penyimpanan dokumen Mengetahui status dokumen yang akan disimpan Langkah-langkah penyimpanan dengan berbagai sistem yang ada Langkah-langkah penyimpanan arsip dengan berbagai metode seperti : - Pola sentralisasi - Pola desentralisasi Melakukan pemilahan dokumen yang akan disimpan Menyimpan arsip menurut sistem yang diminta dengan benar dan menggunakan peralatan yang sesuai Melakukan pemilahan dokumen yang akan disimpan sesuai SOP Melakukan penyimpan-an arsip sesuai sistem yang telah ditentukan

32 ELEMEN Penget ahuan Ketera mpilan 03 Menjaga Sistem Kearsipan 3.1. Dokumen disimpan / difile sesuai dengan prosedur keamanan perusahaan. Prosedur keamanan arsip yang disimpan Menyimpan arsip dengan memperhatikan prosedur yang aman Menggunakan sesuai panduan peralatan Pemindahan dokumen dan catatan dimonitor agar terjamin integritasnya Prosedur pemindahan dokumen agar terjamin integritasnya Melakukan pencatatan yang dapat dimonitor terhadap pemindahan arsip agar terjamin integritasnya Membuat catatan pemindahan arsip sesuai aturan 3.3. Penggunaan sistem yang diperbarui dimonitor agar sistem diakses sesuai dengan panduan Prosedur pengembangan sistem yang diperbaharui Melakukan monitoring sistem yang diperbaharui Melakukan monitoring sistem yang diper-baharui sesuai dengan panduan 3.4. Mengenal dengan baik sistem penyimpanan untuk memudahkan dalam melakukan penyimpanan dan penemuan kembali. Mengenal sistem yang digunakan di kantor untuk mempermudah penemuan kembali arsip Menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat Dapat menyimpan kembali arsip yang telah digunakan Menemukan kembali sesuai waktu yang ditentukan Asesmen Asesmen Asesmen 32

33 2.8. Unit Kompetensi : Memelihara Data di Komputer Kode Unit : ADM.PK Durasi Pembelajaran : Menit ELEMEN 1. Mengidentifikasi data/file 1.1 Data yang akan disimpan diidentifikasi sesuai dengan klasifikasi Cara mengidentifikasi data yang akan disimpan di komputer Dapat membuat direktori di windows Peralatan digunakan sesuai manual book Penget Ketera ahuan mpilan Piranti lunak di-identifikasi sesuai dengan kebutuhan Mengetahui program komputer yang akan digunakan Dapat menyimpan data dengan software Word, Excel dan powerpoint Penyimpanan memperhatuikan keamanan file 1.3 Sistem penyimpanan dipilih sesuai dengan kebutuhan. Prosedur memilih sistem penyimpanan di Komputer Melakukan penyimpanan file di direktori Melakukan penyimpan-an file di direktori sesuai SOP 02. Memelihara data / file 2.1. Direktori atau folder dibuat sesuai keperluan Prosedur pembuatan direktori atau folder Membuat direktori menurut sistem kearsipan Membuat direktori sesuai keperluan Pemberian nama data/file dilakukan sesuai dengan pedoman perusahaan 2.3. Penyimpanan data/file dilakukan dengan tepat dan benar Teknik pemberian nama data/ file Prosedur penyimpanan data / file Membuat nama data/file untuk pengarsipan di komputer Melakukan penyimpanan data/file dengan di Komputer Membuat nama data/ file untuk pengarsipan di komputer sesuai prosredur perusahaan Melakukan penyimpan-an data/file dengan tepat dan benar 2.4. Salinan pendukung dibuat sesuai keperluan 2.5. Salinan pendukung disimpan ditempat yang telah ditentukan 2.6. Data / file salinan dipelihara Prosedur membuat salinan pendukung Prosedur penyimpanan salinan pendukung Prosedur data/file salinan pemeliharan Melakukan pembuatan salinan pendukung Melakukan penyimpanan salinan pendukung Melakukan pemeliharaan data/file di Komputer Melakukan pembuatan salinan pendukung sesuai kebutuhan Melakukan pembuatan salinan pendukung pada tempat yang telah ditentukan Melakukan pemelihara-an data / file di Komputer sesuai SOP 33