FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI DISTRIBUSI BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN RSUD CIBINONG TAHUN 2015

Transkripsi

1 FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI DISTRIBUSI BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN RSUD CIBINONG TAHUN 2015 Madina Maimuna , pembimbing Atik Nurwahyuni Abstract This undergraduate thesis discussed the factors that affect the distribution of polyclinic medical record in RSUD Cibinong The aim of this research is to understand the distribution system and the effect of input, process, and output concerning of polyclinic medical record at RSUD Cibinong 2015.This research is quantitative and qualitative with system approach. The result of this research showed that the components of input and process in the distribution of polyclinic medical record at RSUD Cibinong affect the output like the distribution time of polyclinic medical record. Factors that affect and induce delays of polyclinic medical record distribution is proof list withdrawal time and accumulation time of medical record, so amount of polyclinic medical record that appropriate with standard time is 2% and 98% not appropriate with the standard time, where 49% in minute, 28% in minute, 8% in minute and 13% in more than 60 minute. Keywords : Distribution, distribution system, time Abstrak Skripsi ini membahas Faktor-Faktor yang mempengaruhi Distribusi Berkas Rekam Medis Rawat Jalan RSUD Cibinong Tahun Tujuan penelitian ini adalah mengetahui sistem distribusi berkas rekam medis RSUD Cibinong dan mengetahui pengaruh input, proses, dan output terhadap sistem distribusi berkas rekam medis RSUD Cibinong tahun Penelitian ini adalah penelitian kuantitatif dan kualitatif dengan menggunakan pendekatan sistem. Hasil dari penelitian ini menunjukkan bahwa komponen-komponen dari input dan proses dalam distribusi berkas rekam medis rawat jalan di RSUD Cibinong mempengaruhi output berupa waktu distribusi berkas rekam medis rawat jalan. Faktor-faktor yang mempengaruhi dan menyebabkan keterlambatan distribusi berkas rekam medis rawat jalan adalah waktu pengambilan bukti daftar dan waktu pengumpulan berkas rekam medis, sehingga jumlah berkas rekam medis yang sesuai dengan standar waktu adalah 2% dan yang tidak sesuai adalah 98%, dimana 49% pada menit, 28% pada menit, 8% pada menit dan sebesar 13% pada menit 60. Kata kunci : distribusi, sistem distribusi, waktu 1

2 PENDAHULUAN Latar Belakang Menurut Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009, Kesehatan adalah keadaan sehat, baik secara fisik, mental, spiritual maupun sosial yang memungkinkan setiap orang untuk hidup produktif secara sosial dan ekonomi. Dalam undang-undang Republik Indonesia nomor 44 tahun 2009, Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan bagi masyarakat dengan karakteristik tersendiri yang dipengaruhi oleh perkembangan ilmu pengetahuan kesehatan, kemajuan teknologi dan kehidupan sosial ekonomi masyarakat yang harus tetap mampu meningkatkan pelayanan yang lebih bermutu dan terjangkau oleh masyarakat agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi-tingginya. Program pembangunan kesehatan yang telah dilaksanakan beberapa dekade ini berhasil meningkatkan derajat kesehatan masyarakat secara cukup signifikan, namun masyarakat masih merasa kurang puas dengan mutu layanan rumah sakit dan puskesmas karena lambatnya pelayanan, kesulitan administrasi dan lamanya waktu tunggu (Adisasmito, 2012). RSUD Cibinong merupakan salah satu institusi kesehatan milik pemerintah yang bergerak dibidang pemberian jasa pelayanan kesehatan tipe B. RSUD Cibinong telah berdiri sejak tahun 1982 pada areal seluas m2, terletak di jalan KSR Dadi Kusmayadi no.27 Cibinong Kabupaten Bogor. Salah satu pelayanan penunjang medis yang ikut berperan dalam pemberian pelayanan yang bemutu adalah Rekam Medis RSUD Cibinong. Kegiatan yang dilakukan oleh rekam medis RSUD Cibinong adalah analisa data, assembling, coding, filling, retrieval, distribusi dan pelaporan berkas rekam medis. Proses distribusi berkas rekam medis rawat jalan menurut Standar Prosedur Operasional Bagian Rekam Medis RSUD Cibinong adalah paling lambat 15 menit setelah pasien terdaftar, namun peneliti mendapatkan informasi dari Ka Sub Bag Rekam Medis, rata-rata distribusi berkas rekam 2

3 medis menjadi 60 menit dengan rentang minimum 30 menit dan maksimal 90 menit setelah pasien terdaftar, sehingga menimbulkan keluhan dari dokter spesialis yang berpraktek dan pasien karena menunggu lama untuk memulai pelayanan kesehatan. Hal ini menandakan bahwa sistem distribusi berkas rekam medis rawat jalan RSUD Cibinong belum maksimal. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah disebutkan diatas, maka diperoleh permasalahan bahwa adanya keterlambatan distribusi berkas rekam medis rawat jalan dibagian rekam medis RSUD Cibinong. TINJAUAN TEORI Rawat Jalan Pelayanan rawat jalan merupakan pelayanan rawat jalan spesialistik yang dilaksanakan di rumah sakit. Tujuan pelayanan rawat jalan adalah tersedianya pelayanana rawat jalan spesialistik yang minimal harus ada di rumah sakit (Permenkes RI nomor 129/Menkes/SK/II/2008). Pelayanan rawat jalan dipimpin oleh seorang kepala instalasi yang mempunyai tugas dan kewenangan menyediakan fasilitas penyelenggaraan kegiatan pelayanan poliklinik rawat jalan dari berbagai disiplin ilmu kedokteran klinik (Permenkes RI nomor 129/Menkes/SK/II/2008). Sumber Daya Manusia Sumber Daya Manusia (SDM) merupakan unsur terpenting dalam setiap dan semua organisasi, keberhasilan organisasi mencapai tujuan dan berbagai sasarannya serta kemampuannya menghadapi berbagai tantangan, baik yang sifatnya eksternal maupun internal, sangat ditentukan oleh kemampuan mengelola sumber daya manusia dengan sebaik-baiknya (Siagian, 2009). Tanpa manajemen sumber daya manusia yang handal, pengelolaan dan pemanfaatan sumber-sumber lainnya menjadi tidak berdaya guna dan berhasil guna. Manajemen sumber daya yang baik ditujukan kepada 3

4 peningkatan kontribusi yang dapat diberikan oleh para pekerja kepada organisasi agar tercapainya tujuan suatu organisasi (Siagian, 2009). Sistem Sistem menurut Azwar (1996) adalah gabungan dari bagian-bagian yang dihubungkan oleh suatu proses atau struktur dan berfungsi sebagai suatu kesatuan organisasi dalam upaya menghasilkan suatu yang ditetapkan. Suatu sistem tidak akan berjalan apabila salah satu bagian (subsistem) mengalami gangguan atau gangguan pada suatu subsistem akan mempengaruhi kelancaran sebuah sistem. Menurut Azrul Azwar (1996), sebuah sistem terbentuk dari elemenelemen yang saling berhubungan dan mempengaruhi satu-sama lain. Adapun yang dimaksud dengan elemen tersebut adalah sesuatu yang mutlak harus ditemukan, jika tidak demikian maka tidak bisa disebut sistem. Elemen tersebut dapat dikelompokan dalam 6 unsur yaitu: Masukan, proses, keluaran, umpan balik, dampak, lingkungan. Rekam Medis Menurut Permenkes RI Nomor 269/Menkes/Per/III/2008 rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis adalah fakta yang berkaitan dengan keadaan pasien, riwayat penyakit dan pengobatan masa lalu serta saat ini yang tertulis oleh profesi kesehatan yang memberikan pelayanan kepada pasien tersebut (Health Information Management, Edna K Huffman, 1999 dalam Kepmenkes RI Nomor 377/Menkes/SK/III/2007) Pelaksanaan Rekam Medis Rawat Jalan Pelaksanaan rekam medis rawat jalan meliputi penerimaan pasien rawat jalan, pencatatan kegiatan pelayanan medis, dan pengolahan rekam medis (assembling, coding, indeksing, filling, retrieval, distribusi). Pengambilan Rekam Medis (Retrieval) 4

5 Permintaan-permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari poliklinik, dari dokter yang melakukan riset, harus ditujukan kepada instalasi rekam medis setiap hari pada jam yang telah ditentukan. Poliklinik yang meminta/meminjam rekam medis harus membuat (mengisi) kartu peminjaman rekam medis. Petugas harus menulis dengan benar dan jelas nama pasien dan nomor rekam medisnya (Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik, 2006) Distribusi Rekam Medis Ada berbagai cara untuk mendistribusikan rekam medis. Pada sebagian rumah sakit, masih menggunakan tangan (manual) dari satu tempat ke temapat lainnya. Oleh karena itu, bagian rekam medis harus membuat satu jadwal pengiriman dan pengambilan untuk poliklinik/spesialisasi yang ada di rumah sakit. Frekuensi pengiriman dan pengambilan ditentukan oleh jumlah pemakaian rekam medis. Petugas rekam medis tidak dapat mengirim satu persatu berkas rekam medis secara rutin pada saat diminta mendadak. Oleh karena itu untuk bagian-bagian lain yang memerlukan (darurat) harus mengirimkan petugasnya untuk mengambil sendiri kebagian rekam medis. Beberapa rumah sakit menggunakan pneumatic tube pipa tekanan medis yang dapat mengirimkan rekam medis ke berbagai bagian, namun pipa angin ini sering macet karena ketebalan dari berkas rekam medis yang dikirim. Penggunaan teknologi dibidang computer, diharapkan dapat mempercepat penyaluran data-data penderita dari satu tempat ke tempat lain.jika dokter dapat mengakses data pasien dari dalam ruangannya dan mencatat diagnose, pengobatan yang diberikan, jenis tindakan, serta hasilhasil penunjang medis dapat langsung dilaksanakan dan tercover didalamnya pada saat pasien selesai diperiksa, maka masalah-masalah mengenai keterlambatan serta kekeliruan dalam pendistribusian berkas rekam medis pasien akan semakin kecil bahkan mungkin tidak ada sama sekali. 5

6 Hak akses masing-masing dokter ditentukan sesuai dengan kode dokter dan spesialisnya yang disertai dengan user id masing-masing dokter. Data-data pasien dapat dikeluarkan (print out) sebagai arsip/hard copy berkas rekam medis yang disimpan di rak penjajaran, sehingga apabila sewaktu-waktu data dalam bentuk hardcopy dibutuhkan telah tersedia. METODE PENELITIAN Jenis Penelitian Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan penelitian kualitatif dan kuantitatif. Kualitatif deskriptif digunakan untuk mengetahui sistem distribusi rekam medis rawat jalan. Sistem distribusi tersebut mengenai faktor-faktor apa yang berpengaruh dan penyebab terlambatnya berkas rekam medis rawat jalan ke poliklinik. Untuk data kuantitatif digunakan untuk mengetahui bagaimana waktu distribusi berkas rekam medis rawat jalan dengan maksimal waktu distribusi 15 menit setelah pasien terdaftar dalam Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit (SIMRS) ke poliklinik. Informan dalam penelitian ini adalah 1. Ka Sub Bag rekam medis (I1) 2. Coordinator rekam medis (I2) 3. petugas distribusi (I3, I4) 4. petugas poliklinik (I5, I 6) Sampel Penelitian Sampel penelitian ini adalah berkas rawat jalan pada bulan januari Perhitungan jumlah sampel pada penelitian ini menggunakan rumus estimasi proporsi (lameshow, 1997) dengan rumus besar sampel sebagai berikut: keterangan :! =!!!! 2!(1!)!! n!!!!! = besar sampel minimum = nilai distribusi normal baku tabel Z pada α tertentu 6

7 P d jadi : = harga proporsi di populasi = kesalahan (absolute) yang dapat ditolerir 1,96!! 0,5 1 0,5! = 0,1! = 96,04 Dari perhitungan besar sampel tersebut maka didapatkan jumlah minimal sampel sebesar 96 berkas rekam medis rawat jalan dengan nilai P1 dan P2 adalah 50%. Sampel pada penelitian ini diambil dengan menggunakan metode Simple Random Sampling dengan cara mengambil 100 sampel berkas rekam medis rawat jalan. Analisis data a. Analisis data dilakukan dengan menggunakan teknik: Analisis isi penelitian dengan menggunakan hasil wawancara dengan informan atau temuan penelitian, hasil observasi serta tinjauan pustaka dan peraturan-peraturan yang berkaitan dengan penelitian. Hal tersebut dilakukan untuk mengetahui sejauh mana antara teori dengan pelaksanaannya sehingga didapatkan saran dan tindakan perbaikan. b. Analisis univariat Analisis univariat adalah cara analisis untuk variabel tunggal (Lapau, 2012). HASIL PENELITIAN Karakteristik Informan Kode Jabatan Usia Lama Kerja Pendidikan Informan (Tahun) (Tahun) Informan I Kepala Sub 42 8 S1 (I 1 ) Bag Rekam Kedokteran Medis Informan Koordinator SMA 7

8 II (I 2 ) Informan III (I 3 ) Informan IV (I 4 ) Informan V (I 5 ) Informan VI (I 6 ) Rekam Medis Rawat Jalan Petugas Distribusi Petugas Distribusi Perawat Poliklinik 1 Perawat Poliklinik STM 29 3 SMA D3 Keperawatan 46 9 D3 Keperawatan Hasil Penelitian No. Jenis kegiatan Waktu rata-rata Waktu Waktu Minimal (Menit) Maksimal 1. pendaftaran- ruang 0:14 0:01 2:12 filling 2. Pencarian-pencatatan 0:13 0:01 1:58 3. Pencatatan distribusi 0:8 0:00 0:46 PENDAFTARAN-DISTRIBUSI 0:37 0:10 2:38 Berdasarkan pengamatan peneliti, jenis kegiatan yang memakan waktu lama adalah pada jeda antar waktu pengambilan bukti daftar pasien oleh petugas distribusi (pendaftaran ruang filling) dan waktu mengumpulkan berkas rekam medis (pencarian-pencatatan) oleh petugas pencarian berkas rekam medis. Tabel 6.3 Distribusi Berkas Rekam Medis Rawat Jalan Menurut Waktu RSUD Cibinong Januari 2015 Waktu (menit) Frekuensi Persen

9 Jumlah Berdasarkan pengamatan peneliti, jumlah berkas rekam medis yang sampai ke poliklinik yang sesuai dengan standar waktu (15 menit) adalah 2% dan dan yang tidak sesuai dengan standar waktu adalah 98%, dengan rincian sebanyak 49% berkas rekam medis sampai ke poliklinik dengan kisaran waktu menit, selanjutnya sebanyak 28% berkas rekam medis sampai ke poliklinik dengan kisaran waktu menit, 8% berkas rekam medis sampai ke poliklinik dengan kisaran waktu menit, 9% berkas rekam medis sampai ke poliklinik dengan kisaran waktu menit, 1% berkas rekam medis sampai ke poliklinik dengan kisaran waktu menit, dan 3% berkas rekam medis sampai ke poliklinik dengan kisaran waktu 90 menit. Dengan waktu minimal 10 menit dan waktu maksimal distribusi berkas rekam medis adalah 2 jam 38 menit. No. Poliklinik Frekuensi Persen 1 Anak Bedah Fisioterapi Gigi Internist Kebidanan Kulit Mata 7 7 9

10 9 Neurologi Paru THT Umum Urologi 1 1 Jumlah Berdasarkan pengamatan peneliti, poliklinik yang mengalami keterlambatan distribusi berkas rekam medis tertinggi adalah poliklinik internist sebanyak 23%, selanjutnya poliklinik paru sebanyak 17%, Fisioterapi sebanyak 13%, Poliklinik Bedah 11%, disusul poliklinik mata dan neurologi sebanyak 7%, poliklinik kebidanan dan anak sebanyak 5%, kulit dan THT sebanyak 4%, gigi 2%, serta umum dan urologi sebanyak 1%. ALUR DISTRIBUSI BERKAS REKAM MEDIS RAWAT JALAN Pasien terdaftar dalam SIRS Bukti daftar pasien yang berisi nomor rekam medis dan no antrian poliklinik diambil oleh petugas distribusi Dipilah berdasarkan 2 digit terakhir no RM oleh petugas filling Pencarian RM di rak penyimpanan Oleh petugas filling Cari kunjungan terakhir dikomputer Tidak Rekam medis ditemukan? Ya RM yang telah ditemukan dikumpulkan dalam box Pencatatan di papan kendali dan pemisahan sesuai poliklinik tujuan Oleh petugas distribusi Pendistribusian rekam medis oleh petugas distribusi Diterima oleh perawat poliklinik tujuan 10

11 Faktor-faktor yang mempengaruhi keterlambatan distribusi rekam medis rawat jalan antara lain : 1) waktu pencarian berkas rekam medis, 2) waktu pengumpulan berkas rekam medis, 3) waktu pencatatan berkas rekam medis pada papan kendali, 4) ukuran rekam medis 5) penyimpanan rekam medis 6) masih adanya rekam medis di instalasi rawat inap, 7) keberadaan rekam medis diruang assembling dan pengolahan data, 8) double rekam medis pasien, 9) tidak adanya petugas distribusi dan 10) jarak antara ruang pendaftaran dengan ruang filling. 11) Pada material yaitu keterbatasan pada SIMRS dan fasilitas. Beberapa upaya telah dilakukan oleh pihak rumah sakit yaitu: 1) Menggunakan papan kendali untuk mengontrol berkas rekam medis yang sudah didistribusikan ke poliklinik 2) Mencoba menggunakan alat bantu (ember) untuk mendistribusikan berkas rekam medis, namun karena tata letak ruangan tidak memungkinkan untuk penggunaan alat bantu ini maka dihentikan penggunaannya. 3) Lembar evaluasi, digunakan untuk mengukur waktu distribusi berkas rekam medis dari ruang filling sampai ke poliklinik. 4) Menggunakan tangga darurat untuk mempercepat proses distribusi berkas rekam medis rawat jalan. DISKUSI Man (Kuantitas Sumber Daya Manusia) Berdasarkan hasil penelitian di bagian rekam medis RSUD Cibinong, petugas yang terlibat dalam proses distribusi sebagai berikut: Tabel SDM Yang Telibat Dalam Proses Distribusi 11

12 No. Tahapan Kegiatan 1 Mengambil bukti daftar pasien dan memilah no. RM sesuai digit terakhir 2 Mencari berkas rekam medis dan mengumpulkan berkas rekam medis 3 Mencatat berkas rekam medis di papan kendali 4 Mendistribusikan berkas rekam medis Lokasi Ruang pendaftaran lantai 1 - Ruang filling lantai 2 Ruang filling Lantai 2 Ruang filling Lantai 2 Poliklinik lantai 1 dan poliklinik lantai 2 Jenis Petugas Petugas Distribusi Petugas pencarian Petugas pencarian Petugas distribusi Menurut Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik (2006), ada berbagai cara dalam mendistribusikan berkas rekam medis. Pada sebagian rumah sakit, pendistribusian dilakukan dengan tangan (manual) dari satu tempat ke tempat lainnya dengan membuat satu jadwal pengiriman dan pengambilan untuk berbagai macam bagian poliklinik/spesialis yang ada di rumah sakit. Di RSUD Cibinong saat ini tidak ada petugas distribusi, dikarenakan sudah pensiun. Tugas pendistribusian diambil alih oleh petugas pencarian berkas rekam medis, dalam pelaksanaannya dilakukan pembagian petugas menjadi dua kelompok. Kelompok I mendistribusikan rekam medis pada hari 12

13 senin, rabu, jumat (SDM no.6 dan SDM no.4) dan kelompok II mendistribusikan rekam medis pada hari selasa, kamis, sabtu (SDM no. 3 dan SDM no.5). Berdasarkan hasil observasi peneliti, pembagian kelompok tersebut belum efektif karena tidak berjalan dengan baik dan sesuai dengan yang diharapkan, terbukti waktu rata-rata distribusi masih melebihi standar yang ditentukan yaitu 37 menit, masih terdapat banyak keluhan dari dokter dan pasien, perawat poliklinik kerap mengambil sendiri berkas rekam medis ke ruang filling karena dokter sudah siap memberikan pelayanan namun berkas rekam medis pasien belum ada. Yang perlu dilakukan adalah mengoptimalkan jumlah petugas yang ada dengan membagi tugas menjadi 3 orang untuk pencarian dan 2 orang untuk distribusi sehingga bukti daftar pasien tidak menumpuk di bagian pendaftaran dan berkas rekam medis dapat langsung didistribusikan tidak menumpuk terlalu lama. Jika ada penambahan pegawai, sebaiknya orientasi pegawai dilakukan setelah jam pelayanan usai, sehingga tidak mengganggu proses distribusi rekam medis. Melakukan monitoring dan evaluasi, guna mengadakan perbaikan secara terus-menerus. Apabila ada salah satu berkas rekam medis yang sulit untuk ditemukan, sehingga memerlukan pengecekan lebih lanjut sebaiknya berkas rekam medis yang lain tetap di distribusikan setelah selesai pencatatan. Money Menurut UU RI Nomor 23 Tahun 2013, Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara adalah rencana keuangan tahunan pemerintah Negara yang disetujui oleh Dewan Perwakilan Rakyat. Pada saat melakukan penelitian, peneliti menemukan beberapa hal yang menjadi keterbatasan penelitian salah satu diantaranya adalah anggaran. Kegiatan yang berkaitan dengan anggaran adalah sebagai berikut: 13

14 1. Penambahan tenaga distribusi terhambat karena anggaran (kompensasi pegawai) belum ada. 2. Perbaikan lift berkas rekam medis terhambat karena anggaran untuk perbaikan belum ada Method Metode pengiriman berkas rekam medis yang dilakukan oleh petugas pada saat penelitian berlangsung adalah sebagai berikut: 1. Mengambil bukti daftar di pendaftaran poliklinik lantai 1, kemudian dibawa ke ruang filling lantai 2; 2. Memilah bukti daftar sesuai digit terakhir; 3. Mencari berkas rekam medis dan mengumpulkannya didalam box; 4. Pencatatan no urut rekam medis di papan kendali; 5. Memilah kembali berkas rekam medis sesuai poliklinik tujuan; 6. Mengirimkan berkas rekam medis ke poliklinik Prosedur pengiriman berkas rekam medis ke poliklinik menurut SPO/Prosedur tetap No.Dok 05.SPO.27 Tanggal terbit januari 2011 adalah sebagai berikut: 1) Petugas pendistribusian menerima berkas rekam medis pasien baru dari loket pembayaran 2) Untuk pasien lama petugas pendistribusian menerima berkas rekam medis rawat jalan dari petugas filling. 3) Sedangkan untuk pasien rawat jalan pasca rawat inap petugas pendistribusian menerima berkas rekam medis pasien rawat inap beserta rawat jalannya dari petugas rawat inap. 4) Berkas rekam medis yang dilampiri copy nomor antrian poliklinik tersebut ditulis nomor urut polinya di papan kendali. 5) Berkas rekam medis yang diletakkan dalam rak poliklinik tujuan 6) Bila tujuan poliklinik ada dua atau lebih petugas mendahulukan pada poliklinik dengan nomor antrian lebih awal dan memberi tanda bintang pada tulisan di papan kendali 7) Petugas mendistribusikan berkas rekam medis sesuai dengan tujuan poliklinik. 14

15 Apabila dibandingkan dengan pelaksanaan kegiatan pendistribusian berkas rekam medis rawat jalan, SPO kegiatan distribusi lebih sederhana, tidak ada kegiatan mengumpulkan berkas rekam medis didalam box dan pemilahan berkas sesuai poliklinik. Hal ini merupakan salah satu faktor faktor yang mempengaruhi keterlambatan distribusi berkas rekam medis. penting untuk diperhatikan karena apabila proses distribusi rekam medis terlambat, maka akan memperlambat pula proses pelayanan kepada pasien, sebaiknya dilakukan evaluasi berulang terhadap SPO yang sudah ada, agar disesuaikan dengan kondisi saat ini dan yang akan datang. Material Ketersediaan berkas rekam medis rawat jalan dalam proses pencariaan saat ini dalam keadaan baik, terkecuali bila berkas rekam medis terselip karena kesalahan dalam menyimpan dan apabila berkas rekam medis belum kembali dari instalasi rawat inap, atau sudah dikembalikan ke bagian rekam medis tetapi masih ada diruang assembling dan ruang pengolahan data. Ketersediaan berkas rekam medis menjadi sangat penting karena berkaitan dengan nyawa pasien yang hendak berobat ke rumah sakit. Pihak rekam medis harus mengalakkan proses retrieval berkas rekam medis tepat waktu yaitu 1 jam sebelum jam kerja usai untuk pasien poliklinik, sedangkan untuk rawat inap maksimal 1x24 jam setelah pasien pulang (Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Kesehatan, 2006), Menjalin koordinasi antara Petugas rawat inap, petugas assembling, petugas coding+indeksing dengan petugas filling berkas rekam medis rawat inap mengenai keberadaan berkas rekam medis pasien post rawat inap,sehingga ketika dibutuhkan tidak memakan waktu lama dalam pencariannya. Ruang penyimpanan harus (Dirjen Bina Pelayanan Medik, 2006): 1) Alat penyimpanan harus baik; 2) Penerangan yang baik; 3) Adanya pengaturan suhu ruangan; 4)Pemeliharaan ruang yang baik dan berkelanjutan agar berkas rekam medis tersusun rapi ; 5) Jarak antara dua buah rak selebar 90cm; 6) Memperhatikan 15

16 faktor keselamatan kerja petugas dan loker bagi petugas, sehingga dapat membantu memelihara dan mendorong semangat kerja serta dapat meningkatkan produktivitas petugas yang bekerja di ruang penyimpanan (filling); 7) Berkas rekam medis harus diberi pelindung agar: Memelihara keutuhan susunan lembaran-lembaran rekam medis dan mencegah terlepas atau tersobeknya lembaran, sebagai akibat sering dibolak-balik lembaran tersebut. Machine Menurut pengamatan peneliti SIMRS RSUD Cibinong belum terintegrasi dengan seluruh alur proses pelayanan RS. Menurut Permenkes Nomor 82 Tahun 2013 tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit, Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit adalah suatu sistem teknologi informasi komunikasi yang memproses dan mengintegrasikan seluruh alur proses pelayanan rumah sakit dalam bentuk jaringan koordinasi, pelaporan dan prosedur administrasi untuk memperoleh informasi secara tepat dan akurat dan merupakan bagian dari sistem informasi kesehatan. Market Pasien rawat jalan adalah pasien yang dapat menunggu. Pasien yang dapat menunggu adalah pasien yang berobat jalan yang datang ke rumah sakit dengan perjanjian atau pasien yang datang ke rumah sakit tidak dalam keadaan gawat (Dirjen Bina Pelayanan Medik,2006) Market disini adalah kategori pasien (baru atau lama). pasien baru adalah seseorang yang baru pertama kali datang ke rumah sakit untuk keperluan mendapatkan pelayanan kesehatan, sedangkan pasien lama adalah seseorang yang pernah datang sebelumnya untuk keperluan mendapatkan pelayanan kesehatan. Untuk pasien baru, petugas pencarian akan menyiapkan berkas rekam medis pasien baru, sedangkan untuk pasien dengan kunjungan ulang atau pasien lama, petugas pencarian akan menyiapkan berkas rekam medis pasien tersebut. Proses 16

17 Pendaftaran Ruang Filling: Setiap pasien baru diterima di Tempat Penerimaan Pasien (TPP) dan akan diwawancarai oleh petugas guna mendapatkan informasi mengenai data identitas sosial pasien yang harus diisikan pada formulir ringkasan riwayat klinik. Setiap pasien baru akan memperoleh nomor pasien yang akan digunakan sebagai kartu pengenal (kartu berobat pasien), yang harus dibawa setiap kunjungan berikutnya. Untuk pasien lama atau pasien yang pernah datang/berobat sebelumnya ke rumah sakit, maka pasien mendatangi tempat pendaftaran pasien lama atau ke tempat penerimaan pasien yang telah ditentukan (Dirjen Bina Pelayanan Medik, 2006). Begitu juga dengan RSUD Cibinong, pasien baru datang ke information center untuk mengisi data identitas pasien baru dan mengambil nomor antrian pendaftaran, selanjutnya tinggal menunggu di panggil oleh loket pendaftaran sesuai nomor urut antrian, sedangkan untuk pasien lama, pasien mengambil nomor antrian pendaftaran di information center dan menunggu untuk dipanggil oleh loket pendaftaran lantai 1 gedung poliklinik RSUD Cibinong, setelah pasien terdaftar dalam SIMRS akan keluar bukti daftar pasien yang terdiri dari 3 lembar yang berisi nomor rekam medis dan nomor antrian poliklinik. Lembar putih untuk pasien, lembar merah untuk administrasi, lembar kuning untuk rekam medis. Lembar kuning inilah yang selanjutnya dibawa oleh petugas rekam medis ke ruang filling lantai 2 untuk dicari rekam medis pasien tersebut. Mencari Berkas Rekam Medis: Proses mencari berkas rekam medis dimulai pada saat pasien telah terdaftar. Untuk pasien baru, petugas pencarian akan menyiapkan berkas rekam medis baru, sedangkan untuk pasien lama, petugas pencarian akan menyiapkan berkas rekam medis pasien tersebut (Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik, 2006). Di RSUD Cibinong, dimana pencarian berkas rekam medis dilakukan oleh petugas pencarian setelah pasien terdaftar. Untuk pasien baru, petugas pencarian akan mencetak berkas rekam medis baru, sedangkan untuk pasien lama, petugas pencarian akan mencari berkas rekam medis pasien tersebut. 17

18 Mengumpulkan berkas rekam medis: Mengumpulkan berkas rekam medis dalam satu box kemudian dicatat dalam papan kendali merupakan modifikasi yang dibuat oleh petugas rekam medis guna mengontrol keberadaan rekam medis, namun proses ini memakan waktu yang cukup lama sehingga menghambat pengiriman berkas rekam medis ke poliklinik dengan waktu maksimal mengumpulkan 46 menit. Mendistribusikan berkas rekam medis: Berkas rekam medis pasien dikirimkan ke poliklinik oleh petugas rekam medis yang telah diberi kewenangan untuk membawa berkas rekam medis (Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik, 2006). Hal ini juga berlaku di RSUD Cibinong, dimana pengiriman berkas rekam medis dilakukan oleh petugas distribusi yang telah diberi kewenangan. Distribusi berkas rekam medis dibagi menjadi 2 bagian, poliklinik atas dan poliklinik bawah. Rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk mengantarkan berkas rekam medis di poliklinik atas adalah ± 1 menit, dan poliklinik bawah ± 4 menit dengan mengambil kembali bukti daftar pasien dibagian pendaftaran. Poliklinik Menerima berkas rekam medis: Pasien yang telah selesai dalam proses pendaftaran, pasien tersebut dipersilahkan untuk menunggu dipoliklinik yang dituju dan petugas rekam medis mempersiapkan berkas rekam medisnya lalu dikirim ke poliklinik tujuan. (Dirjen Bina Pelayanan Medik, 2006). Berdasarkan pengamatan peneliti, berkas rekam medis yang telah dicatat dipapan kendali, selanjutnya petugas distribusi mengirim berkas rekam medis pasien sesuai tujuan poliklinik. Berkas rekam medis yang dikirim diletakkan diatas meja perawat nurse station poliklinik atau kepada perawat poliklinik langsung. Output: Waktu distribusi dalam hal ini adalah rangkaian berkas rekam medis rawat jalan dari bagian rekam medis sampai ke poliklinik yang dituju. Target waktu yang ditetapkan oleh bagian rekam medis adalah 15 menit, hal ini tidak sesuai dengan pelaksanaan dilapangan, rata-rata waktu waktu yang diperlukan untuk pelayanan rekam medis di poliklinik rawat jalan mulai dari 18

19 pasien terdaftar sampai berkas diterima oleh perawat poliklinik adalah 37 menit. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan: 1. Jumlah petugas cukup namun pembagian tugas belum maksimal 2. Jumlah penggunaan rekam medis yang banyak mempengaruhi waktu distribusi berkas rekam medis rawat jalan 3. Ukuran rekam medis yang kecil dan tanpa map, sehingga mudah untuk terselip/tersisip dan menyulitkan dalam pencarian. 4. Kecepatan dalam pengumpulan dan pencatatan akan memperlancar proses distribusi rekam medis. 5. Penyimpanan (filling) berkas rekam medis yang sesuai aturan akan mempercepat pencarian yang berdampak pada kecepatan distribusi rekam medis 6. SIMRS yang belum terintegrasi dari bagian pendaftaran ke bagian rekam medis. 7. Belum tercapainya target pendistribusian rekam medis rawat jalan, selama peneliti melakukan penelitian didapatkan waktu tercepat adalah 10 menit dan yang terlama adalah 158 menit. Saran: 1. Meningkatkan perhatian kepada faktor keselamatan bagi staf distribusi 2. Meningkatkan kesempurnaan SIMRS yang diharapkan dapat mempermudah dan meningkatkan kecepatan distribusi rekam medis 3. Pembagian tugas sesuai tingkat pendidikan (3 orang untuk pencarian, 2 orang untuk distribusi) 4. Memperbesar ukuran berkas rekam medis agar tidak mudah terselip/tersisip. 5. Merencanakan perbaikan lift barang yang sudah ada. 6. Membuat ruangan untuk berkas rekam medis in-aktif sehingga petugas menjadi lebih nyaman dalam bekerja 19

20 7. Menyelenggarakan pemusnahan berkas in-aktif 8. Merencanakan untuk menggunakan rekam medis elektronik agar dapat mengefisiensikan dan mengefektifkan ruangan yang ada 9. Merencanakan penggunaan Pneumatic Tube (pipa tekanan medis) yang dapat mengantarkan berkas rekam medis ke berbagai bagian. DAFTAR PUSTAKA Adisasmito, Wiku. Sistem Kesehatan. Jakarta: Rajawali Press, Azwar, Azrul. Pengantar Administrasi Kesehatan Edisi Ketiga. Jakarta: Binarupa Aksara,1996. Direktorat Jenderal Bina Pelayanan Medik. Pedoman Penyelenggaraan Dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit Di Indonesia Revisi II. Jakarta. Departemen Kesehatan RI, Republik Indonesia. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis Republik Indonesia. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 377/Menkes/SK/III/2007 Tahun 2013 Tentang Penyelenggaraan Pekerjaan Perekam Medis Republik Indonesia. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009Tentang Rumah Sakit Republik Indonesia. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor129/Menkes/SK/II/2008 tentang Standar Pelayanan Minimal Rumah Sakit Republik Indonesia. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor 82 Tahun 2013 tentang Sistem Informasi Manajemen Rumah Sakit.2013 Republik Indonesia. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2013 Tentang Anggaran Pendapatan Dan Belanja Negara Siagian, Sondang P. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta: Bumi Aksara