OMNIA SINT FAUSTA Semoga Semua Sejahtera Kau Susah... Aku Bantu, Aku susah... Kau Bantu!

Transkripsi

1 i

2 ii

3 OMNIA SINT FAUSTA Semoga Semua Sejahtera Kau Susah... Aku Bantu, Aku susah... Kau Bantu! iii

4 KATA PENGANTAR Persyaratan penting yang perlu dimiliki koperasi kredit sebagai lembaga yang bergerak di bidang jasa keuangan adalah harus menjaga kredibilitas atau kepercayaan anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya. Oleh karena itu Koperasi Bahtera Sejahtera Jawa Timur membuat Standard Operational Procedure (SOP) dengan harapan agar Koperasi dalam menjalankan usahanya dapat berjalan sesuai dengan sistem dan standar yang telah ditentukan. Idealnya, Standard Operational Procedure (SOP) ini dapat digunakan sebagai penuntun dalam menjalankan usaha simpan pinjam Koperasi yang sehat, efektif dan efisien sehingga terciptalah pelayanan yang prima sesuai dengan jatidiri koperasi dan prinsip-prinsip koperasi. Sesuai degan visi dan misinya, Koperasi Bahtera Sejahtera Jawa Timur akan terus meningkatkan kesejahteraan anggota dan menjadi penggerak ekonomi kerakyatan serta turut membangun perekonomian bangsa; oleh karena itu perlu adanya Standard Operational Procedure (SOP) yang memadai. Standard Operational Procedure (SOP) ini merupakan penjabaran dari Angaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Koperasi yang secara resmi telah digunakan sebagai patokan dasar dalam menjalankan usaha simpan pinjam. Berkaitan dengan hal tersebut masih diperlukan peraturan-peraturan lain dan kebijakan pendukung yang diatur dalam Peraturan Khusus, Pola kebijakan dan Standard Operational Management (SOM). Tak dapat dipungkiri bahwa penyusunan Standard Operational Procedure (SOP) ini belum sempurna dan masih membutuhkan perbaikan sesuai perkembangan dan kebutuhan usaha simpan pinjam Koperasi; namun demikian Standard Operational Procedure (SOP) ini sudah dapat digunakan sebagai acuan dalam pengelolaan usaha simpan pinjam pada Koperasi secara profesional. Akhir kata, Tim Penyusun mengucapkan banyak terimakasih kepada para Pengurus, Pengawas dan Karyawan serta Anggota yang telah turut serta memberi saran, masukan, motivasi dan dukungan baik secara moril maupun materiil sehingga tersusunlah Standard Operational Procedure (SOP) yang benar-benar layak sesuai dengan standar kerja yang ideal. Omnia sint fausta! Semoga semua sejahtera! Tulungagung, 6 Nopember 2011 Tim Penyusun iv

5 DAFTAR ISI Motto... iii Kata Pengantar... iv Daftar Isi... v Bab I Standard Operational Procedure... 1 A. Latar Belakang... 1 B. Tujuan... 1 C. Sasaran Standard Operational Procedure... 1 D. Ruang Lingkup... 1 E. Landasan Kerja... 2 F. Definisi dan Konsepsi... 3 Bab II Standard Operational Procedure Kelembagaan... 4 A. Standar Organisasi... 4 B. Standar Pengelolaan Organisasi... 9 C. Struktur Standar Pengelolaan Manajemen D. Standar Sumber Daya Manusia Pengelolaan Koperasi Bab III Standard Operational Procedure Pengelolaan Usaha Koperasi A. Standar Batas Layanan B. Standar Jenis Penghimpunan Dana C. Kebijakan dan Ketentuan Penghimpunan Dana D. Layanan Pinjaman E. Prosedur Pinjaman F. Dokumentasi dan Administrasi Pinjaman G. Pemantauan dan pembinaan Pinjaman H. Pinjaman Bermasalah v

6 Bab IV Standard Operational Procedure A. Batasan Manajemen Keuangan Koperasi B. Penentuan Keseimbangan Arus Dana C. Penggunaan Kelebihan Dana D. Administrasi Kas E. Kas Kecil (Petty Cash) F. Biaya Bayar di Muka G. Audit Bab V Standar Akuntansi Koperasi A. Landasan Hukum, Proses dan Prinsip-Prinsip Pembukuan B. Siklus Akuntansi Koperasi dan USP Koperasi C. Pencatatan Pembukuan D. Jurnal (Buku Harian atau Memorial) E. Buku Besar F. Neraca Saldo dan Neraca Lajur G. Balas Jasa Simpanan (deviden) dan Balas Jasa Pinjaman vi

7 BAB I STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE (SOP) A. LATAR BELAKANG Undang-undang nomor 25 tahun 1992 tentang Perkoperasian disusun untuk mempertegas jatidiri, kedudukan, permodalan dan pembinaan koperasi sehingga dapat lebih menjamin kehidupan koperasi sebagaimana diamanatkan oleh pasal 33 Undang-Undang Dasar Dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah nomor 9 tahun 1995 tentang Pelaksanaan Kegiatan Usaha Simpan Pinjam oleh Koperasi serta Kepmen Koperasi dan UKM No. 91 / Kep / M.KUKM / IX / 2004 tentang Petunjuk Pelaksanaan Kegiatan Usaha Koperasi Jasa Keuangan, maka semakin jelas bahwa kegiatan usaha simpan pinjam koperasi perlu ditumbuhkembangkan. Persyaratan penting yang perlu dimiliki oleh koperasi sebagai lembaga keuangan ialah harus menjaga kredibilitas atau kepercayaan dari anggota pada khususnya dan atau masyarakat luas pada umumnya. Namun demikian usaha simpan pinjam koperasi masih dihadapakan pada berbagai kendala yang disebabkan oleh hal-hal sebagai berikut: 1. Belum adanya kesamaan sistem dan prosedur dalam opersional manajemen kelembagaan, manajemen usaha dan manajemen keuangan. 2. Belum adanya standar sistem dan prosedur dalam operasional manajemen kelembagaan, manajemen usaha dan manajemen keuangan. Berdasarkan latar belakang tersebut, maka Koperasi Bahtera Sejahtera Jawa Timur perlu memiliki Pedoman Standar Operasional Prosedur Usaha Simpan Pinjam Koperasi; kemudian Standar Operasional Prosedur ini digunakan sebagai acuan dalam pengelolaan usaha simpan pinjam pada koperasi secara profesional. B TUJUAN Standar Opersional Prosedur Koperasi ini bertujuan untuk memberikan pedoman bagi pengelola Koperasi Bahtera Sejahtera Jawa Timur dalam mengelola kelembagaan,usaha dan keuangannya. C. SASARAN STANDAR OPERASIONAL POSEDUR 1. Terwujudnya pengelolaan usaha simpan pinjam koperasi yang sehat dan mantap sesuai dengan jatidiri koperasi dan prinsip-prinsip koperasi. 2. Terwujudnya pengelolaan koperasi dan usaha simpan pinjam koperasi yang efektif dan efisien. 3. Terciptanya pelayanan prima kepada anggota dan calon anggota koperasi. D. RUANG LINGKUP 1. Standar Operasional Prosedur ini merupakan panduan untuk mengoperasionalkan berbagai kebijakan dan peraturan yang terkait dengan pengelolaan usaha simpan pinjam koperasi, berisikan prosedur rinci yang dijabarkan dari Standar Operasional Manajemen (SOM). 1

8 2. Standar Operasional Prosedur ini secara garis besar dibagi menjadi 3 (tiga) bagian yang terdiri dari: a. Standar Operasional Manajemen Kelembagaan Koperasi. b. Standar Operasional Manajemen Usaha Koperasi. c. Standar Operasional Manajemen Keuangan Koperasi. E. LANDASAN KERJA Landasan kerja dan landasan usaha simpan pinjam Koperasi Bahtera Sejahtera adalah sebagai berikut: 1. Koperasi Bahtera Sejahtera menyelenggarakan kegiatan usahanya berdasarkan nilai-nilai, norma-norma dan prinsip koperasi kredit sehingga dapat dengan jelas menunjukkan perilaku koperasi. 2. Koperasi Bahtera Sejahtera menyelenggarakan usahanya berdasarkan nilai-nilai: menolong diri sendiri, bertanggungjawab terhadap diri sendiri, demokrasi, kesetaraan, keadilan, swadaya dan solidaritas. 3. Koperasi Bahtera Sejahtera adalah wahana dan sarana investasi anggota yang tidak boleh lepas dari pilar-pilar Koperasi Kredit yakni: a. Pendidikan : Koperasi dimulai, berkembang dan dikontrol dengan pendidikan; b. Swadaya : Koperasi didirikan dari, oleh dan untuk anggota; c. Solidaritas : Kamu susah saya bantu, saya susah kamu bantu. 4. Koperasi Bahtera Sejahtera dalam menjalankan usahanya menerapkan prinsip-prinsip: a. Keanggotaan bersifat sukarela dan terbuka; b. Pengelolaan dilakukan secara demokratis; c. Pembagian hasil usaha dilakukan secara adil sebanding dengan besarnya jasa usaha anggota masing-masing; d. Pemberian balas jasa yang terbatas terhadap modal; e. Kemandirian; f. Melaksanakan pendidikan perkoperasian; g. Kerjasama antar koperasi. 5. Maju mundurnya koperasi dan usaha koperasi menjadi tanggungjawab seluruh anggota sehingga berlaku asas Self Responsibility. 6. Anggota pada Koperasi Bahtera Sejahtera berada dalam kesatuan sistem kerja koperasi, diatur menurut norma-norma yang terdapat di dalam AD dan ART Koperasi Bahtera Sejahtera yang menyelenggarakan usaha simpan pinjam. 7. Koperasi Bahtera Sejahtera wajib dan dapat memberikan manfaat yang lebih besar kepada anggotanya jika dibandingkan dengan manfaat yang diberikan oleh lembaga lainnya. 8. Koperasi Bahtera Sejahtera bertugas sebagai lembaga intermediasi, dalam hal ini koperasi bertugas untuk melaksanakan penghimpunan dana, mengelola dan menyalurkan dana dari, oleh dan untuk anggota dan calon anggota, serta pembiayaan kepada pihak-pihak tersebut. 2

9 F. DEFINISI DAN KONSEPSI 1. Koperasi adalah badan usaha yang beranggotakan orang seorang atau badan hukum koperasi dengan melandasakan kegiatannya berdasarkan prinsip-prinsip koperasi sekaligus sebagai gerakan ekonomi rakyat yang berdasarkan atas asas kekeluargaan. 2. Kegiatan usaha Koperasi Bahtera Sejahtera adalah kegiatan yang dilakukan untuk menghimpun dana, mengelola dan menyalurkannya melalui usaha simpan pinjam koperasi dari dan untuk anggota koperasi yang bersangkutan dan calon anggota koperasi yang bersangkutan. 3. Koperasi Bahtera Sejahtera adalah koperasi yang kegiatan usahanya bergerak di bidang simpan dan pinjam sesuai pola bagi hasil usaha/ deviden. 4. Unit usaha atau cabang usaha koperasi adalah unit usaha atau cabang usaha koperasi yang kegiatan usahanya bergerak dibidang simpan dan pinjam sesuai dengan pola bagi hasil usaha/ deviden. 5. Pengurus adalah dewan yang dipilih oleh anggota koperasi yang bersangkutan berdasarkan keputusan rapat anggota yang menjalankan fungsi dan tugasnya sebagai eksekutif atau pengelola usaha (fungsi dan tugas diatur dalam Peraturan Pengurus). 6. Pengawas adalah dewan yang dipilih oleh anggota koperasi yang bersangkutan berdasarkan keputusan rapat anggota yang menjalankan fungsi dan tugasnya sebagai pengawas jalannya koperasi (fungsi dan tugas Pengawas diatur dalam Peraturan Pengawas). 7. Penasihat adalah dewan yang dipilih oleh anggota koperasi yang bersangkutan berdasarkan keputusan rapat anggota yang menjalankan fungsinya dan tugasnya sebagai penasihat lembaga. 8. Manajemen Koperasi Bahtera Sejahtera adalah Pengurus yang menjalankan fungsi eksekutif dan atau Pengelola (manajer) yang diangkat oleh Pengurus atas persetujuan rapat anggota. 9. Manajemen Unit/ Cabang Simpan Pinjam Koperasi Bahtera Sejahtera adalah pengelola (kepala unit/manajer cabang) yang merupakan tenaga profesional yang diangkat oleh Pengurus atas persetujuan rapat anggota. 10. Perangkat organisasi Koperasi Bahtera Sejahtera terdiri dari Rapat Anggota, Penasihat, Pengurus dan Pengawas. 11. Simpanan adalah dana yang dipercayakan oleh anggota dan calon anggota kepada koperasi dalam bentuk simpanan/ tabungan. 12. Jasa Simpanan adalah imbal jasa yang diberikan kepada anggota dan calon anggota yang telah berjasa menanamkan atau menginvestasikan dananya kepada koperasi. 13. Jasa Pinjam adalah imbal jasa yang diberikan oleh anggota atas jasa pinjaman modal yang diberikan koperasi. 14. Marjin adalah keuntungan yang diperoleh koperasi atas hasil transaksi penjualan dengan pihak pembeli. 15. SHU (Surplus Hasil Usaha) adalah Kelebihan atau keuntungan dari usaha Koperasi yang dihitung dari pendapatan setelah dikurangi biaya. 16. Deviden adalah balas jasa simpanan saham anggota. 3

10 BAB II STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR KELEMBAGAAN A. STANDAR ORGANISASI 1. Visi dan Misi a. Visi Membentuk badan usaha bersama yang dikelola secara profesional, aman, kuat dan tepercaya. b. Misi 1) Melayani anggota dengan sepenuh hati; 2) Mendidik anggota supaya dapat menolong diri sendiri dan bertanggungjawab terhadap diri sendiri sehingga terhindar dari kemiskinan; 3) Memberdayakan ekonomi anggota sesuai dengan nilai-nilai : swadaya, demokrasi, kesetaraan, keadilan dan solidaritas; 4) Meningkatkan kesejahteraan anggota melalui pendidikan investasi dan koperasi yang benar; 5) Memerangi kesenjangan sosial dengan cara membiasakan budaya menabung. 2. Tujuan Pendirian a. Meningkatkan kesejahteraan dan taraf hidup anggota pada khususnya dan masyarakat pada umumnya; b. Menjadi gerakan ekonomi rakyat serta ikut membangun tatanan perekonomian nasional. 3. Permodalan a. Modal yang disetor pada awal pendirian berupa Simpanan Pokok, Simpanan Wajib, Simpanan Kapitalisasi, Dana Cadangan dan Dana Hibah; b. Modal yang disetor pada Koperasi Bahtera Sejahtera adalah modal sendiri yang berasal dari anggota berupa SP, SW, SK dan Dana Hibah yang dipisahkan dari harta kekayaan koperasi yang bersangkutan; c. Untuk memperbesar usahanya, Koperasi dapat memperoleh modal pinjaman yang tidak merugikan Koperasi berupa pinjaman dari: Anggota, koperasi lain dan atau anggotanya, bank atau lembaga keuangan lainnya; d. Koperasi dapat melakukan pemupukan modal yang berasal dari modal penyertaan. 4. Penggunaan Nama Koperasi yang melaksanakan usaha simpan pinjam atas nama Koperasi Bahtera Sejahtera Jawa Timur telah mendapatkan pengesahan Akta Pendirian atau pengesahan Akta Perubahan Anggaran Dasar, maka semua unit usaha baik kantor pusat maupun kantor cabang wajib menggunakan nama Koperasi Bahtera Sejahtera Jawa Timur pada papan nama, stempel dan kop surat yang digunakan dalam melakukan usahanya. 4

11 5. Keanggotaan a. Anggota Koperasi Bahtera Sejahtera Jawa Timur adalah pemilik sekaligus pengguna jasa sesuai dengan Undang-Undang nomor 25 tahun 1992 tentang Perkoperasian dan Peraturan Pemerintah Nomor 09 tahun 1995 tentang kegiatan Pelaksanaan Usaha Simpan Pinjam oleh Koperasi serta Keputusan Menteri Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah Nomor 91/Kep/M.KUKM/IX/2004 tentang Petunjuk Pelaksanaan Usaha Koperasi, sebagai berikut: 1) Peran Anggota sebagai pemilik meliputi: a) Berperan aktif dalam memberikan masukan kepada Pengurus dalam menetapkan kebijakan Koperasi baik dalam forum rapat anggota maupun kesempatan lainnya; b) Memberikan kontribusi berupa modal dalam bentuk Simpanan pokok, Simpanan Wajib, Simpanan kapitalisasi atau Simpanan lainnya yang ditetapkan dalam rapat anggota; c) Dipilih menjadi Pengurus dan atau memilih Pengurus dan Pengawas; d) Berperan aktif dalam melakukan pengawasan terhadap jalannya usaha koperasi; e) Berperan aktif dalam mengikuti rapat anggota; f) Menanggung risiko jika terjadi kerugian. 2) Peran anggota sebagai pengguna jasa meliputi pemanfaatan jasa pelayanan koperasi. b. Program pendidikan anggota dan calon anggota Untuk meningkatkan kualitas sumber daya manusia, anggota/ calon anggota Koperasi Bahtera Sejahtera wajib mengikuti pendidikan dasar koperasi dalam rangka meningkatkan pemahaman akan hak dan kewajiban anggotanya melalui: 1) Program pendidikan kepada calon anggota yang merupakan salah satu pra-syarat bagi seseorang yang akan menjadi anggota koperasi dengan tujuan untuk meningkatkan pemahaman anggota dan calon anggota mengenai konsep simpanan dan pinjaman koperasi, manfaat berkoperasi serta kewajiban sebagai anggota koperasi; 2) Pendampingan kepada anggota/ calon anggota yang memanfaatkan pelayanan simpan pinjam koperasi untuk kepentingan yang bersifat produktif, agar usaha produktifnya berjalan sesuai dengan rencana usaha yang telah disusun. 6. Status Keanggotaan Status keanggotan seseorang pada Koperasi Bahtera Sejahtera diperoleh setelah seluruh persyaratan keanggotaan dipenuhi, yakni Simpanan Pokok, Simpanan Wajib, persyaratan administrasi dan yang bersangkutan telah didaftarkan serta telah menandatangani formulir pendaftaran yang diajukan. 5

12 Standar status keanggotaan seseorang pada koperasi digolongkan sebagai berikut: a. Anggota, yaitu sesorang yang mengajukan permohonan untuk menjadi anggota koperasi, telah memenuhi seluruh persyaratan keanggotaan koperasi sebagaimana tercantum dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Koperasi, dan dikabulkan permohonannya untuk menjadi anggota; b. Calon Anggota, yaitu seseorang yang mengajukan permohonan untuk menjadi anggota koperasi, namun belum dapat memenuhi persyaratan yang ditetapkan koperasi sebagaimana tercantum dalam Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Koperasi. Calon anggota dapat memanfaatkan jasa pelayanan koperasi. Dalam kurun waktu 3 (tiga) bulan calon anggota harus melalui masa percobaan dan memenuhi persyaratan menjadi anggota atau ditolak menjadi anggota; c. Anggota Luar biasa, yaitu mereka yang bermaksud menjadi anggota tetapi tidak dapat memenuhi semua syarat sebagai anggota, antara lain: 1) Warga Negara Indonesia yang berdomisili di luar wilayah kerja Koperasi Bahtera Sejahtera Jawa Timur; 2) Warga Negara Asing; 3) Warga Negara Indonesia yang belum cakap secara hukum. 7. Pendaftaran Anggota a. Koperasi Bahtera Sejahtera dan Unit/ Cabang Simpan Pinjam Koperasi Bahtera Sejahtera harus memiliki ketentuan tertulis mengenai prosedur dan persyaratan bagi seseorang yang akan menjadi anggota dengan mengacu pada AD/ ART Koperasi. b. Prosedur standar minimal pendaftaran anggota adalah memenuhi seluruh ketentuan dan persyaratan yang terkait dengan pendaftaran anggota sebagaimana tercantum dalam AD/ ART Koperasi mencakup : 1) Persyaratan keanggotan, yang setidaknya mencakup: a) Warga Negara Indonesia; b) Berdomisili di willayah kerja koperasi; c) Taat pada AD/ ART koperasi; d) Memiliki kemampuan untuk melakukan tindakan hukum; e) Bersedia membayar Simpanan Pokok dan Simpanan wajib yang besarnya ditentukan pada anggaran rumah tangga atau merupakan keputusan rapat anggota. 2) Tata cara penerimaan anggota: Prosedur penerimaan anggota secara sekematis digambarkan sebagai berikut : 6

13 Gambar 2.1 Prosedur Penerimaan Anggota. Pengajuan dan Pengambilan Formulir Pengisian Formulir Penyerahan Formulir dan Persyaratan Lain Pertimbangan Pengurus Buku Anggota 3) Ketentuan mengenai kewajiban anggota: a) Memenuhi AD/ ART, Peraturan Khusus dan keputusan yang telah disepakati dalam rapat anggota; b) Memelihara dan menjaga nama baik serta kebersamaan pada koperasi; c) Membayar Simpanan Pokok, Simpanan Wajib dan Simpanan lain yang diputuskan dalam rapat anggota; d) Berpartisipasi dalam kegiatan usaha yang diselenggarakan oleh Koperasi. 4) Ketentuan mengenai kewajiban Anggota Luar Biasa adalah: a) Mematuhi Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga, Peraturan Khusus, Rapat Anggota dan ketentuan lainnya yang berlaku pada Koperasi; b) Memelihara dan menjaga nama baik serta kebersamaan pada koperasi; c) Membayar Simpanan pokok dan Simpanan Wajib sesuai keputusan rapat Anggota; 7

14 d) Berpartisipasi dalam kegiatan usaha yang diselenggarakan oleh Koperasi. 5) Ketentuan mengenai hak anggota adalah: a) Menghadiri, menyatakan pendapat dan memberikan suara dalam rapat anggota; b) Memilih atau dipilih menjadi anggota Pengurus atau Pengawas; c) Meminta diadakan Rapat Anggota sesuai dengan peraturan yang berlaku; d) Mengemukakan pendapat dan saran kepada Pengurus di luar rapat anggota baik diminta maupun tidak diminta; e) Mendapatkan pelayanan anggota; f) Memperoleh pembagian SHU sesuai dengan besarnya partisipasi dengan syarat membayar Simpanan Pokok dan Simpanan Wajib secara teratur. 6) Ketentuan mengenai hak Anggota Luar Biasa, yaitu: a) Menghadiri dan menyatakan pendapat dalam rapat anggota; b) Mengemukakan pendapat dan saran kepada Pengurus di luar rapat anggota baik diminta maupun tidak diminta; c) Mendapatkan pelayanan Koperasi; d) Mendapatkan keterangan mengenai perkembangan Koperasi. c. Seseorang yang telah memenuhi persyaratan dan prosedur penerimaan anggota yang telah ditetapkan oleh Koperasi Bahtera Sejahtera dapat digolongkan sebagai anggota Koperasi Bahtera Sejahtera. 8. Perlakuan kepada anggota baru a. Koperasi Bahtera Sejahtera dengan mempertimbangkan nilai-nilai, waktu dan tempat, harus memberikan perlakuan yang sama kepada anggota baru dalam hal : 1) Ketentuan besarnya Simpanan Pokok; 2) Ketentuan besarnya Simpanan Wajib. b. Ketentuan mengenai kesamaan perlakuan sebagaimana termaksud pada butir (a) harus dituangkan secara tertulis dan merupakan salah satu kebijakan Koperasi Bahtera Sejahtera yang disepakati oleh anggota dalam Rapat anggota; c. Selisih besarnya Simpanan Pokok dan Simpanan Wajib secara otomatis diakui sebagai modal penyertaan saham. 9. Pemanfaatan Pelayanan Koperasi a. Koperasi Bahtera Sejahtera harus dapat dimanfaatkan oleh anggota dan calon anggota, apabila Koperasi tersebut memiliki kelebihan kemampuan pelayanan kepada anggotanya. b. Apabila Koperasi Bahtera Sejahtera melayani bukan anggotanya, maka perlu diperjelas dengan Peraturan Khusus. 8

15 10. Permohonan Keluar dari Keanggotaan Untuk memperjelas status keanggotaan, Koperasi diwajibkan mempunyai prosedur standar tertulis yang mengatur anggota yang mengajukan permohonan untuk keluar dari keanggotaannya : a. Anggota yang keluar dari keanggotaannya mempunyai hak untuk memperoleh pengembalian Simpanan Pokok, Simpanan Wajib dan simpanan lain yang disetor pada Koperasi; b. Anggota yang keluar karena meninggal dunia memiliki hak untuk mendapatkan pengembalian semua simpanan saham (SP, SW, SK) dan simpanan lain yang dimiliki, ditambah Santunan Duka dan Santunan Pinjaman dari PERMATA (Perlindungan Simpanan dan Pinjaman Anggota); c. Anggota yang telah memenuhi prosedur standar permohonan keluar dari keanggotaan Koperasi Bahtera Sejahtera otomatis kehilangan status keanggotaan, hak serta kewajiban kepada Koperasi; d. Keanggotaan seseorang pada Koperasi berakhir apabila : 1) Anggota tersebut meninggal dunia; 2) Koperasi membubarkan diri atau dibubarkan oleh Pemerintah; 3) Berhenti atas permintaan sendiri; 4) Diberhentikan oleh Pengurus kerena tidak lagi memenuhi persyaratan keanggotaan atau melanggar ketentuan Anggaran Dasar, Anggaran Rumah Tangga atau ketentuan lain yang berlaku pada Koperasi. 5) Simpanan Pokok,simpanan wajib dan simpanan saham lain yang dimiliki ditarik semua. B. STANDAR PENGELOLAAN ORGANISASI 1. Kelengkapan Organisasi Organisasi Koperasi harus mempunyai kelengkapan perangkat organisasi minimal sebagai berikut : a. Memiliki struktur organisasi yang jelas menggambarkan fungsi, tugas, wewenang dan tanggungjawab setiap elemen organisasi secara tertulis dan sesuai dengan AD/ ART Koperasi; b. Memiliki kantor Koperasi yang jelas status dan kedudukannya; c. Memiliki identitas organisasi yang jelas yang diketahui dan disetujui oleh Rapat Anggota; d. Memiliki kepengurusan yang dipilih dan disetujui oleh rapat anggota; e. Memiliki peraturan kepengurusan yang disahkan dan disetujui oleh rapat anggota; f. Memiliki rencana kerja tertulis yang mencakup: 1) Rencana kerja jangka pendek; ; 2) Rencana kerja jangka panjang ; 3) Rencana operasional pencapaian target kerja. g. Memiliki sistem dan prosedur kerja tertulis; h. Memiliki kelengkapan dan prosedur administrasi tertulis; i. Memiliki aturan tertulis tentang monitoring dan evaluasi pencapaian target; 9

16 j. Memiliki sistem dan prosedur pengendalian intern secara tertulis. 2. Kepengurusan a. Kepengurusan Koperasi Bahtera Sejahtera adalah Badan Pengurus Koperasi Bahtera Sejahtera yang dipilih oleh anggota secara demokratis dan disetujui oleh rapat anggota; b. Pengurus adalah seorang pria atau wanita yang dipilih oleh anggota yang dilaksanakan secara demokratis dalam suatu rapat anggota untuk menjalankan tugas sebagai Pengurus selama masa jabatan 3 (tiga) tahun sesuai Anggaran Dasar Bab VII pasal 26 ayat 3; c. Tugas dan Wewenang Pengurus diatur dalam Peraturan Pengurus yang telah ditetapkan dalam Rapat Anggota. 3. Fungsi Dasar Pengurus Pengurus memiliki lima fungsi sebagai: a. Pusat Pengambilan keputusan yang utama Pengurus memegang kewenangan yang tertinggi dan bertanggungjawab atas manajemen Koperasi Bahtera Sejahtera. Misalnya merumuskan Poljak, mewakili Koperasi dalam Pembelian dan penjualan aset Koperasi, membuat rencana strategis dan Standard Operational Procedure (SOP) b. Fungsi Penasihat Pengurus dapat memberikan nasihat kepada manajemen, sub panitia dan Anggota. c. Fungsi Pengontrol Pengurus mewakili pemegang saham dan mengelolanya atas nama mereka; maka Pengurus wajib memantau dan mengkaji secara seksama portofolio pinjaman dengan penekanan khusus pada prinsip kehati-hatian. d. Fungsi Menjaga Kesinambungan Tugas Pengurus adalah menjaga kesinambungan Koperasi Bahtera Sejahtera. Ketua harus memastikan bahwa anggota Pengurus benar-benar kompeten dan memahami peran dan tanggungjawab masing-masing. Pengurus wajib mendorong adanya pelatihan dan pengembangan bagi semua Pengurus, Anggota dan staf. e. Fungsi Simbolik Pengurus Koperasi Bahtera Sejahtera dipandang sebagai simbol kekuatan dan kepemimpinan dalam organisasi. Mereka harus menjalankan fungsinya dengan profesionalisme dan integritas tinggi serta menjunjung tinggi nilai-nilai moralitas. 4. Wewenang dan Tanggungjawab Pengurus Pengurus memiliki wewenang dan tanggungjawab sebagai berikut: a. Menetapkan rencana strategis Koperasi Bahtera Sejahtera dan mengontrolnya setiap bulan; 10

17 b. Membentuk dan mempertahankan organisasi kepengurusan termasuk tanggungjawab, kewenangan dan hubungan kerja yang telah ditetapkan; c. Memilih manajer, menetapkan uraian pekerjaan, menyetujui rencana usaha, mengevaluasi kinerja, memutuskan besaran kompensasi dan menyetujui rencana pengembangan oleh manajer; d. Menyusun Standard Operational Procedure (SOP); e. Menyetujui Standard Operational Management (SOM) yang disusun manajer; f. Menyetujui dan memantau struktur keuangan, kebijakan keuangan dan anggaran berdasarkan rencana kerja; g. Menyusun rencana untuk menyediakan layanan dan fasilitas; h. Menyusun indikator kunci untuk indikator lembaga; i. Menganalisis dan mengevaluasi pencapian tujuan dan sasaran Koperasi Bahtera Sejahtera; j. Mempertahankan sistem kontrol, menjaga sistem demokrasi dalam lembaga dan selalu mengikuti perkembangan terkini; k. Melakukan evaluasi dan perencanaan setiap tahunnya; l. Menjaga hubungan baik dengan lembaga lain, masyarakat dan Pemerintah; m. Mendukung untuk memajukan Koperasi Bahtera Sejahtera; n. Ketua Koperasi Bahtera Sejahtera berwenang mewakili dan memberikan suara untuk segala hal yang menyangkut kepentingan organisasi dengan lembaga lain; o. Ketua memiliki wewenang untuk menunjuk Pengurus lain atau staf manajemen untuk mewakilinya dengan memberikan surat kuasa. 5. Kewajiban Pengurus Pengurus memiliki kewajiban untuk: a. Menentukan syarat-syarat pendaftaran anggota; b. Menetapkan dan membatalkan peraturan tentang produk simpanan dan pinjaman; c. Menetapkan prosedur pelaksanaan usaha; d. Menetapkan dan membatalkan Standard Operational Procedure (SOP) maupun Standard Operational Management (SOM); e. Menyetujui atau menolak para deposan (penabung) bagi dana Koperasi Bahtera Sejahtera yang besarnya lebih besar dari 20% aset Lembaga; f. Akuisisi dan eksekusi jaminan; g. Mengelola semua cadangan; h. Mengevaluasi kinerja lembaga dalam mencapai misinya; i. Melaksananakan kewajiban Rapat Anggota Tahunan (RAT); j. Menyelesaikan masalah-masalah yang tidak dapat diselesaikan dalam Rapat Anggota Tahunan (RAT); k. Pengurus wajib mengikuti pelatihan yang meliputi: 1) Filosofi dan sejarah Gerakan Koperasi Kredit, Gerakan Koperasi Kredit Indonesia (GKKI), dan sejarah Koperasi Bahtera Sejahtera Jawa Timur; 2) Struktur keuangan dan memahami laporan keuangan; 11

18 3) Kepemimpinan, manajemen, perencanaan dan teknologi informasi; 4) Prosedur operasional dan rencana strategis Koperasi Bahtera Sejahtera. 6. Kepengawasan a. Kepengawasan Koperasi Bahtera Sejahtera adalah Dewan Pengawas Koperasi yang dipilih oleh anggota secara demokratis dalam suatu Rapat Anggota; b. Pengawas Koperasi Bahtera Sejahtera adalah seorang pria atau wanita yang dipilih oleh anggota yang dilaksanakan secara demokratis dalam suatu rapat anggota untuk menjalankan tugas sebagai Pengawas selama masa jabatan 3 (tiga) tahun sesuai Anggaran Dasar Bab VII pasal 26 ayat 3; c. Pengawas Koperasi Bahtera Sejahtera berjumlah 3 orang, yang terdiri dari Ketua, Sekretaris dan Anggota. 7. Struktur Organisasi Koperasi Bahtera Sejahtera harus memiliki struktur organisasi yang jelas dan tertulis, lengkap dengan uraian tugas, wewenang dan tanggung jawab dari masing-masing unsur pada struktur organisasi. Usaha Koperasi Bahtera Sejahtera harus merupakan bagian dari struktur organisasi Koperasi, yang pengelolaannya bersifat terpisah dan profesional. Gambar 2.2 Struktur Organisasi Kopdit Bahtera Sejahtera Penasihat RAT Pengurus Ketua Wakil Ketua Sekretaris Bendahara Anggota Pengawas Ketua Sekretaris Anggota Manajemen ANGGOTA 12

19 a. Penasihat 1. Penasihat memberi saran/ anjuran kepada Pengurus untuk kemajuan organisasi dan usaha Koperasi, baik dimnta maupun tidak diminta; 2. Penasihat dapat menghadiri Rapat ANggota dan Rapat Pengurus serta mempunyai hak berbicara teapi tidak mempunyai hak suara; 3. Apabila diperlukan, Pengurus dapat mengangkat Penasihat atas persetujuan Rapat Anggota paling banyak 3 orang. b. Tugas Ketua Pengurus 1. Tanggung Jawab: a) Merumuskan kebijakan, perencanaan dan pelatihan; b) Menjaga kondisi keuangan Koperasi Bahtera Sejahtera; c) Menjaga komunikasi yang baik dengan anggota; d) Memeriksa kemajuan Manajer dalam mencaai tujuan yang digariskan dalam rencana kerja; e) Melaporkan dan mempertangungjawabkan semua peristiwa dan hasil kerja dalam RAT. 2. Keterampilan: a) Memahami filosofi credit union; b) Mampu memimpin Rapat; c) Memahami laporan keuangan; d) Mampu memberi usulan untuk perencanaan strategis. 3. Tugas: a) Memimpin Koperasi Kredit Bahtera Sejahtera; b) Memimpin Rapat Pleno; c) Merencanakan dan melaksanakan perencanaan strategis 3 (tiga) tahunan; d) Menyusun rencana bisnis tahunan; e) Menyusun Poljak dan program kerja tahunan dan meminta pengesahan dalam Rapat Anggota Tahunan (RAT); f) Menyelenggarakan RAT dan mempertangungjawaban hasil kerja tahunan; g) Menjaga agar Lembaga tetap solid; h) Menyeleksi, merekrut dan mengangkat staf baru; i) Mengangkat Manajer; j) Melakukan evaluasi program kerja dan Poljak setiap semester; k) Memeriksa dan menandatangani LKSB; l) Ketua Koperasi Bahtera Sejahtera berwenang mewakili dan memberikan suara untuk segala hal yang menyangkut kepentingan organisasi dengan lembaga lain; m) Ketua memiliki wewenang untuk menunjuk Pengurus lain atau staf Manajemen untuk mewakilinya dengan memberikan surat kuasa. 13

20 c. Tugas Wakil Ketua 1. Tanggung Jawab: a) Bertindak sebagai Ketua Panitia Pendidikan; b) Mewakili tugas Ketua apabila berhalangan. 2. Keterampilan: a) Mengerti filosofi credit union; b) Mampu merencanakan program pendidikan; c) Mampu menjadi mediator dan mengatur Rapat. 3. Tugas: a) Merencanakan dan mengatur pendidikan; b) Membantu memfasilitasi pelatihan; c) Memantau kemajuan pelatihan secara teratur; d) Mengusulkan perbaikan kualitas pelatihan. d. Tugas Sekretaris 1. Tanggung Jawab: a) Mengatur persiapan rapat-rapat; b) Menyelesaikan dan menyimpan secara aman dokumen-dokumen resmi. 2. Keterampilan: a) Kemampuan mengatur dan mengurus pekerjaan kantor; b) Kemampuan membuat risalah rapat. 3. Tugas: a) Menilai, mengawasi dan meningkatkan kualitas urusan kesekretariatan; b) Menjaga agar administrasi keuangan dan non-keuangan berjalan sesuai standar yang ditetapkan; c) Menjaga kelengkapan administrasi non-keuangan; d) Menyiapkan SK dan surat menyurat; e) Bertindak sebagai Bendahara bila diperlukan; f) Mendelegasikan tugas-tugas administrasi kepada staf bila dianggap perlu. e. Tugas Bendahara 1. Tanggungjawab: a) Bertindak sebagai petugas keuangan; b) Mengatur jalannya operasional Koperasi Bahtera Sejahtera yang dilimpahkan kepada Manajer. 2. Keterampilan: a) Bertindak sebagai petugas keuangan; b) Menyiapkan dan menjaga catatan keuangan; c) Menyiapkan dan menjaga catatan keuangan; d) Memahami laporan-laporan keuangan. 14