BAB II TINJAUAN LITERATUR

Transkripsi

1 BAB II TINJAUAN LITERATUR 2.1 Sistem informasi Pengertian sistem informasi Sistem informasi merupakan gabungan dari dua istilah yaitu sistem dan informasi. Lucas (1987, 35) mengartikan sistem sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu. Sedangkan definisi sistem menurut Jogiyanto (2000, 5) sistem adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berinteraksi satu sama lain untuk mencapai satu tujuan yang telah ditetapkan. Sebuah sistem terdiri dari bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud dan tujuan yang sama. Suatu sistem merupakan suatu jaringan kerja dari prosedur prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Ladjamudin 2005, 3).Suatu sistem terintegrasi antara satu komponen dengan komponen lainnya. Pengertian-pengertian di atas secara jelas memberikan definisi bahwa sistem adalah suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling teroganisasi, saling berinteraksi dan saling berhubungan antar satu dengan yang lain untuk mencapai tujuan tertentu. Dari pengertian tersebut maka dapat disimpulkan bahwa sebuah sistem harus memiliki masukan (input), proses dan keluaran (output). Istilah informasi, menurut Davis (1988, 28) adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Informasi merupakan data yang telah diolah sedemikian rupa sehingga memiliki makna tertentu bagi penggunanya. 4

2 Data yang ditangkap dianggap sebagai masukan, diproses kembali melalui model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini disebut dengan Siklus Informasi (Information Cycle) atau Siklus Pengolahan Data (Data Processing Cycle). Proses Input Data Output (Information) Data Hasil tindakann Dasar Data Penerima Keputusan Tindakan Gambar 1. Siklus Informasi Siklus Informasi (Davis, 1988) Sistem informasi dapat didefenisikan sebagai berikut : 1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi 2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi. 3. Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi, mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan (Ladjamudin 2005, 14) 5

3 2.1.2 Komponen sistem informasi Kita dapat mengilustrasikan 5 komponen dalam sistem informasi seperti terlihat pada gambar (Ladjamudin 2005, 16) Kelima komponen tersebut dapat diklasifikasikan sebagai berikut : 1. Perangkat keras berfungsi sebagai mesin 2. Perangkat lunak yang berfungsi sebagai mesin 3. Manusia yaitu pengguna 4. prosedur yang merupakan tatacara menggunakan mesin 5. Data merupakan jembatan penghubung antara manusia dan mesin agar terjadi suatu proses pengolahan data Hardware (perangkat keras) Software (perangkat lunak) Data Procedures (Prosedur) People (Manusia) Gambar 2.komponen sistem informasi (Ladjamudin, 2005 ) Pengertian-pengertian di atas secara jelas memberikan definisi bahwa sistem informasi secara umum adalah suatu susunan yang sistematik dan teratur dari jaringan-jaringan aliran informasi yang saling berhubungan dalam prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam organisasi dengan maksud memberikan data kepada pengguna, baik data yang bersifat internal maupun data yang bersifat eksternal untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai suatu tujuan. 6

4 2.1.3 Manfaat Sistem Informasi Bagi Perpustakaan Manfaat dari penerapan sistem informasi pada perpustakaan menurut Ishak yang dikutip oleh Juanda (2008, 3) diantaranya adalah: 1. Mengefisiensikan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan. 2. Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan. 3. Meningkatkan citra perpustakaan. 4. Pengembangan infrastruktur nasional, regional dan global Penggunaan Sistem Informasi Penggunaan sistem informasi dapat berarti menggunakan sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau untuk memperbaiki sistem yang sudah ada. Sistem yang sudah lama perlu diperbaiki atau bahkan diganti, dapat disebabkan oleh beberapa hal, diantaranya yaitu : 1. Kesalahan yang tidak sengaja, yang menyebabkan kebenaran data kurang terjamin. 2. Tidak efisiensinya operasi pengolahan data tersebut. 3. Adanya instruksi-instruksi atau kebijaksanaan yang baru baik dari pemimpin atau dari luar organisasi seperti peraturan pemerintah. 2.2 Sistem Informasi Perpustakaan Pengertian sistem informasi perpustakaan Sistem Informasi Perpustakaan merupakan perangkat lunak yang didesain khusus untuk mempermudah pendataan koleksi perpustakaan, katalog, data anggota/peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan.keseluruhannya bekerja secara sistematis sehingga dapat memperbaiki administrasi dan operasional perpustakaan serta dapat menghasilkan bentuk-bentuk laporan yang efektif dan berguna bagi manajemen perpustakaan (Lutfian 2009, 1). 7

5 2.2.2 Fitur fitur dalam sistem informasi perpustakaan Sistem informasi perpustakaan sama halnya dengan automasi perpustakaan. Sistem perpustakaan memiliki modul-modul yang terintegrasi dari sistem yang satu ke sistem yang lain melalui fitur-fitur yang disediakan. Modul-modul yang dapat terintegrasi yaitu: 1. Modul Pengadaan Pengadaan merupakan kegiatan pokok dari perpustakaan atau pusat dokumentasi karena kegiatan ini mengusahakan buku-buku yang dibutuhkan bekerja secara sistematis sehingga dapat ada dalam koleksi.modul pengadaan ini berfungsi untuk membuat daftar usulan buku dan daftar pengadaan buku. 2. Modul Pengatalogan Katalog adalah daftar barang yang berada pada suatu tempat, sedangkan katalog perpustakaan adalah daftar bahan pustaka yang ada dalam perpustakaan, yang tujuannya adalah untuk memudahkan para anggota perpustakaan untuk mengetahui koleksi perpustakaan dengan cepat.adapun fungsi modul pengatalogan adalah untuk mengelola data koleksi buku maupun koleksi berkala. 3. Modul Keanggotaan Keanggotaan perpustakaan sagat perlu untuk mempermudah pengguna dalam meminjam koleksi perpustakaan.pengurusan keanggotaan setiap perpustakaan memiliki kebijakan sendiri.modul keanggotaan berfungsi untuk mengelola data anggota seperti penambahan, pengeditan dan penghapusan data anggota. 4. Modul Sirkulasi Sirkulasi adalah proses transaksi keluar dan masuknya koleksi perpustakaan yang melibatkan anggota perpustakaan 5. OPAC Otomasi perpustakaan akan memudahkan pengguna/pustakawan dalam menelusur informasi khususnya katalog melalui OPAC (Online Public Access Catalog). Pengguna/ pustakawan dapat menelusur suatu judul buku secara bersamaan. Disamping itu, mereka juga dapat menelusur buku dari berbagai 8

6 pendekatan, misalnya melalui judul, kata kunci, pengarang, kata kunci pengarang, subyek, kata kunci subyek, dan sebagainya, sedangkan apabila menggunakan katalog manual, pengguna/pustakawan hanya dapat akses melalui tiga pendekatan yaitu judul, pengarang, dan subyek (Hermawan 2009, 54) Sistem informasi perpustakaan digunakan untuk memudahkan para pustakawan dalam mengorganisir dan memberikan layanan bahan pustaka yang dimilikinya serta memudahkan pengguna untuk mencari bahan pustaka dibutuhkan. Pembuatan sistem informasi perpustakaan sangat diperlukan pada semua perpustakaan baik yang menggunakan pelayanan tertutup, maupun pelayanan terbuka. Sekalipun dalam sistem pelayanan terbuka pengguna dapat masuk ke ruang penyimpanan koleksi untuk mencari dan menemukan sendiri bahan pustaka yang di butuhkan, namun keberadaan sebuah sistem informasi perpustakaan sangat diperlukan karena pengguna perpustakaan dapat langsung mengetahui status keberadaan bahan pustaka yang diinginkan. Pengertian-pengertian di atas secara jelas memberikan definisi bahwa sistem informasi perpustakaan adalah sistem yang digunakan dalam perpustakaan untuk menjembatani proses-proses yang ada dalam perpustakaan baik itu yang bersifat manajerial maupun operasional, serta menjembatani antara pustakawan sebagai pengelola perpustakaan dengan pengguna.sistem informasi perpustakaan harus mampu menyediakan setidaknya 4 modul utama yaitu modul keanggotaan, modul katalogisasi, modul sirkulasi dan modul OPAC. Menurut Prasetyo (2011, 2-4) dalam sistem informasi manajemen perpustakaan (SIMPUS) membutuhkan sejumlah tatap muka untuk melakukan pengolahan data mulai dari entry data pengarang, buku, koleksi, anggota, pegawai, proses peminjaman, pengembalian beserta denda. Beberapa interface tersebut adalah sebagai berikut : 1. Data pengarang Data yag diolah meliputi entri, lihat, cari, ubah, hapus. 2. Data buku 9

7 Data yang diolah meliputi entri, lihat, cari, ubah, hapus 3. Data koleksi Data yang diolah meliputi entri, lihat, cari, ubah, hapus 4. Data anggota Data yang diolah meliputi entri, lihat, cari, ubah, hapus 5. Data pegawai Data yang diolah meliputi entri, lihat, cari, ubah, hapus 6. Proses peminjaman Data yang diolah meliputi entri peminjaman, pembatalan peminjaman, batas peminjaman. 7. Proses pengembalian Data yang diolah meliputi pengembalian buku, denda keterlambatan pengembalian 8. Data peminjaman oleh anggota Laporan peminjaman oleh anggota.tiap anggota dapat melakukan login untuk melihat history peminjaman buku oleh anggota, buku yang belum dikembalikan beserta denda jika terlambat. 9. Data peminjaman oleh pegawai Pegawai dapat melihat transaksi peminjaman yang dilakukan oleh pegawai tersebut, buku mana saja yang dipinjam pada saat pegawai tersebut bertugas. 10. Buku yang dipinjam History yang dimiliki oleh sebuah buku pernah dipinjam oleh anggota yang mana saja. 11. Rekapitulasi Peminjaman Dalam satu periode ( 1 minggu atau 1 bulan ) dapat dibuatkan rekapitulasi jumlah peminjaman buku diperpustakaan. Dapat dikelompokkan berdasarkan judul buku, pegawai yang melayani peminjaman, pengarang buku yang dipinjam. Dalam sistem informasi perpustakaan pada umumnya menyediakan fitur fitur untuk mempermudah manajemen suatu perpustakaan. Fitur fitur tersebut adalah : 10

8 1. Modul Data Induk Anggota Manajemen Data Induk Anggota, meliputi: fitur pengelolaan data anggota dilengkapi dengan pengaturan Klasifikasi dan Status Anggota. Fasilitas add/edit/delete tersedia pada data induk ini, dan di-support dengan Barcode Reader/Scanner untuk mempercepat operasionalisasi ke depannya. 2. Modul Data Induk Pustaka Manajemen Data Induk Buku dan Inventaris, meliputi: fitur pengelolaan Data Buku hingga Data Inventaris. Informasi detil setiap buku/inventaris seperti: Judul Buku, Tajuk/Subyek, Penulis, Penerbit, Kategori/Kelompok Buku hingga setting status untuk data Inventaris Buku (fisik), seperti Nomor Inventaris, Tanggal Inventaris dan Asal Buku. 3. Modul Transaksi Pustaka Transaksi Buku dengan Barcode Scanner/Reader. Dukungan fasilitas Barcode Reader akan dirasakan manfaatnya saat proses transaksi pustaka. Kegiatan peminjaman, pengembalian, perpanjangan hingga pendataan status buku rusak/hilang serta jumlah denda, dapat menjadi lebih cepat dan akurat dengan fasilitas barcode tersebut. 4. Modul Cetak Cetak Kartu Anggota Perpustakaan/Katalog/Barcode.Selain fasilitas cetak kartu-kartu tersebut, juga terdapat menu cetak untuk semua laporan yang terdapat dalam Sistem Informasi Perpustakaan ini. 5. Modul Konfigurasi Transaksi dan Sistem Konfigurasi Transaksi dan Konfigurasi Sistem, meliputi: konfigurasi data umum perpustakaan dan data transaksi (jml maks. buku dipinjam, lama peminjaman, denda, maks. perpanjangan, masa berlaku kartu anggota, setting 11

9 hari libur, hingga konfigurasi dashboard pengumuman pada halaman index SIMPERPUS. Juga terdapat konfigurasi User/Group User dan Hak Akses User. 6. Modul Pelaporan dan Statistik Modul pelaporan dan statistik terdiri dari : a. Laporan Anggota b. Laporan Inventaris Buku c. Laporan Peminjaman d. Laporan Pengembalian e. Laporan Buku Yang Belum Dikembalikan f. Laporan Denda Per Periode g. Laporan Buku Hilang/Rusak, dll. 2.3 Evaluasi Kualitas Perangkat Lunak Pengertian Evaluasi Evaluasi adalah kegiatan untuk mengumpulkan informasi tentang bekerjanya sesuatu, yang selanjutnya informasi tersebut digunakan untuk menentukan alternatif yang tepat dalam mengambil keputusan. Fungsi utama evaluasi dalam hal ini adalah menyediakan informasi-informasi yang berguna bagi pihak pengambil keputusanuntuk menentukan kebijakan yang akan diambil berdasarkan evaluasi yang telah dilakukan (Arikunto 2002, 36). Roznovski (2001, 4) juga memaparkan evaluasi sebagai setiap usaha atau proses dalam menentukan nilai. Secara khusus evaluasi atau penilaian juga diartikan sebagai proses pemberian nilai berdasarkan data kuantitatif hasil pengukuran untuk keperluan pengambilan keputusan. Pengertian-pengertian di atas secara jelas memberikan definisi bahwa evaluasi sebuah perangkat lunak sangat perlu dilakukan untuk menilai kualitas sebuah perangkat lunak dengan tujuan tidak hanya menemukan kesalahan namun 12

10 dapat juga untuk mengetahui sejauhmana kualitas perangkat lunak yang dibuat dapat dijalankan oleh pengguna Evaluasi kualitas perangkat lunak Menurut McCall seperti yang dikutip oleh Hariyanto (2008, 35) menyebutkan bahwa evaluasi sistem informasi dapat dilakukan dengan mengetahui kualitas perangkat lunak berdasarkan ISO ISO 9126 mengidentifikasi enam karakteristik kualitas perangkat lunak utama yaitu: 1. Functionality: kemampuan perangkat lunak dalam memenuhi fungsi produk perangkat lunak yang menyediakan kepuasan kebutuhan pengguna. Fungsionalitas perangkat lunak mempunyai 5 sub-karakteristik, yaitu : a. Suitability: Kemampuan perangkat lunak untuk menyediakan serangkaian fungsi yang sesuai untuk tugas-tugas tertentu dan tujuan pengguna; b. Accuracy: Kemampuan perangkat lunak dalam memberikan hasil yang presisi dan benar sesuai dengan kebutuhan; c. Security: Kemampuan perangkat lunak untuk mencegah akses yang tidak diinginkan, menghadapi penyusup (hacker) maupun otorisasi dalam modifikasi data; d. Interoperabilitas: Kemampuan perangkat lunak untuk berinteraksi dengan satu atau lebih sistem tertentu; e. Compliance: Kemampuan perangkat lunak dalam memenuhi standar dan kebutuhan sesuai peraturan yang berlaku. 2. Reliability: kemampuan perangkat lunak untuk perawatan dengan level performansi. Reliability atau keandalan perangkat lunak mempunyai 3 subkarakteristik, yaitu : a. Maturity: Kemampuan perangkat lunak untuk menghindari kegagalan sebagai akibat dari kesalahan dalam perangkat lunak; b. Fault tolerance: Kemampuan perangkat lunak untuk mempertahankan kinerjanya jika terjadi kesalahan perangkat lunak; 13

11 c. Recoverability: Kemampuan perangkat lunak untuk membangun kembali tingkat kinerja dan memulihkan data yang rusak. 3. Efficiency: kemampuan yang berhubungan dengan sumber daya fisik yang digunakan ketika perangkat lunak dijalankan. Efesiensi perangkat lunak memiliki 2 sub-karakteristik, yaitu : a. Time behavior: Kemampuan perangkat lunak dalam memberikan respon dan waktu pengolahan yang sesuai saat melakukan fungsinya; b. Resource behavior: Kemampuan perangkat lunak dalam menggunakan sumber daya yang dimilikinya ketika melakukan fungsi yang ditentukan 4. Maintainability: kemampuan yang dibutuhkan untuk membuat perubahan perangkat lunak. Maintanability memiliki 4 sub-karakteristik, yaitu : a. Analyzability: Kemampuan perangkat lunak dalam mendiagnosis kekurangan atau penyebab kegagalan; b. Changeability: Kemampuan perangkat lunak untuk dimodifikasi tertentu; c. Stability: Kemampuan perangkat lunak untuk meminimalkan efek tak terduga dari modifikasi perangkat lunak; d. Testability: Kemampuan perangkat lunak untuk dimodifikasi dan divalidasi perangkat lunak lain 5. Portability: kemampuan yang berhubungan dengan kemampuan perangkat lunak yang dikirim ke lingkungan berbeda. Portability memiliki 4 subkarakteristik, yaitu : a. Adaptability: Kemampuan perangkat lunak untuk diadaptasikan pada lingkungan yang berbeda-beda; b. Instalability: Kemampuan perangkat lunak untuk diinstal dalam lingkungan yang berbeda-beda; 14

12 c. Co-existence: Kemampuan perangkat lunak untuk berdampingan dengan perangkat lunak lainnya dalam satu lingkungan dengan berbagi sumber daya d. Replaceability: Kemampuan perangkat lunak untuk digunakan sebagai sebagai pengganti perangkat lunak lainnya 6. Usability: kemampuan yang berhubungan dengan penggunaan perangkat lunak. Usability perangkat lunak memiliki 3 sub-karakteristik, yaitu : a. Understandibility: Kemampuan perangkat lunak dalam kemudahan untuk dipahami; b. Operabilitas: Kemampuan perangkat lunak dalam kemudahan untuk dioperasikan; c. Attractiveness: Kemampuan perangkat lunak dalam menarik pengguna Penelitian ini hanya menggunakan karakteristik perangkat lunak usability karena karakteristik tersebut memiliki seperangkat kriteria yang relevan untuk menguji penggunaan aplikasi INLIS di Kantor Arsip dan Perpustakaan Kabupaten Gayo Lues. 2.4 Sistem Informasi Perpustakaan INLIS Pengertian INLIS Dalam LaporanModul Aplikasi Komputer Perpustakaan Indonesian Integrated Library Information System (2006, 2-6) disebutkan bahwa INLIS merupakan program aplikasi perpustakaan yang menggunakan IndoMARC yang merupakan turunan dari USMARC, berbasis web dan bebas pakai (freeware). Aplikasi ini merupakan pengembangan dari aplikasi automosi perpustakaan yang sebelumnya bernama Qalis, karena Qalis masih banyak keterbatasan dan perlu perbaikan sehingga lahirlah INLIS.INLIS merupakan sistem informasi perpustakaan terpadu, yaitu sebuah sistem berbasis teknologi informasi yang didesain dan dikembangkan untuk mendukung pelaksanaan tugas subtantif dan administratif perpustakaan, khususnya di Perpustakaan Nasional Republik Indonesia.Yang merupakan sebuah sistem aplikasi perpustakaan yang terintegrasi 15

13 dalam mendukung operasionalisasi perpustakaan seperti pengadaan, pengelolahan, dan sirkulasi serta fungsi manajerial dalam bentuk laporan-laporan yang mempermudah pengambilan keputusan dibidang perpustakaan dalam melakukan tindakan yang diperlukan dalam mengelola perpustakaannya. INLIS pada awalnya dirancang dan dikembangkan khusus untuk kepentingan pembangunan pangkalan data Katalog Induk Nasional (Union Catalog) yang lengkap yang dapat diakses melalui internet secara cepat dan mudah oleh pengguna perpustakaan di manapun.penerapan teknologi informasi perpustakaan di Indonesia yang masih sangat heterogen dan melihat bahwa INLIS sendiri dapat digunakan untuk mendukung pelaksanaan berbagai tugas di perpustakaan, maka INLIS dikembangkan menjadi sebuah sistem perpustakaan yang lebih komprehensif dan terpadu. INLIS sebagai sebuah sistem yang digunakan untuk mengelola berbagai basisdata bibliografis dan mengorganisasikan jaringan kerja sama antar perpustakaan, maka penerapan format standar dalam struktur data bibliografisnya merupakan syarat mutlak. Oleh karenanya, fasilitas pengembangan basisdata bibliografis yang disediakan dalam INLIS dikembangkan dengan mengacu kepada INDOMARC.INDOMARC sendiri diadopsi dari USMARC (United State Machine Readable Catalog) dan MARC, standar pengkatalogan terbacakan mesin yang digunakan dalam lingkup internasional. Penerapan MARC akan sangat mendukung upaya Perpustakaan Nasional dalam membangun berbagai basis data nasional (national databases) untuk kepentingan seluruh perpustakaan yang ada di Indonesia maupun di luar negeri. Untuk itu kajian yang berkesinambungan terhadap sistem informasi berbasis MARC, yang perkembangannya sangat dinamis, akan sangat membantu Perpustakaan Nasional dalam pengembangan pangkalan data berstandar dan dapat dimanfaatkan dalam lingkup internasional. 16

14 2.4.2 Modul dalam INLIS INLIS Lite merupakan rangkaian modul sistem informasi perpustakaan yang dibagi menjadi 2 (dua) bagian,yaitu modul untuk digunakan oleh pengguna dan modul untuk Administrasi. Pengertian pengguna adalah orang atau petugas perpustakaan yang bertugas mengelola data perpustakaan dan Administrasi adalah petugas yang membantu user memelihara sistem, konfigurasi setting pada aplikasi dan lain-lain. Modul yang bisa digunakan oleh Pengguna, terdiri dari : 1. Modul Akuisisi 2. Modul Katalog 3. Modul Keanggotaan 4. Modul Sirkulasi 5. Modul Laporan Dan Modul Administrasi terdiri dari : 1. Penyetelan hak akses 2. Penyetelan Pengguna 3. Penyetelan Parameter Sistem informasi INLIS terdiri dari 5 Modul Utama, yaitu : 1. Modul Akuisisi (Acquisition) 2. Modul Pengkatalogan (Cataloging) 3. Modul Penelusuran (OPAC) 4. Modul Sirkulasi (Circulation) 5. Modul Keanggotaan (Patron) Modul Akuisisi Buku buku yang ada di perpustakaan semuanya harus diproses Akuisi terlebih dahulu.akuisisi ini bisa dilakukan dari hasil pengadaan perpustakaan itu sendiri yang berasal dari berbagai macam sumber, misalnya dengan pembelian langsung, hibah atau sumbangan. 17

15 Dalam melakukan akuisisi, tahap awal adalah melakukan penyetelan data. Ada beberapa setting master data yang harus dilakukan pada modul Akuisisi, yaitu : 1. Penyetelan Rekanan 2. Penyetelan Kategori Koleksi 3. Penyetelan Sumber Koleksi 4. Penyetelan Media Koleksi 5. Penyetelan Lokasi 6. Penyetelan Nomor Induk Semua menu tersebut dimaksudkan untuk menyimpan data yang sering digunakan.untuk semua menu penyetelan ini, pengguna bisa melakukan tambah data, hapus data, dan juga ubah data Modul Pengkatalogan (Cataloging Modul) Dalam modul pengkatalogan terdapat dua fasilitas, yaitu fasilitas Bibliography Record (Cantuman Bibliografi) dan Fasilitas Authority Format (File Kendali). Bibliography Record adalah fasilitas untuk memasukkan data katalog. Authority format mempunyai fitur untuk membangun dan memelihara File Kendali (Authority File) untuk lima jenis Tajuk (headings), mencakup : 1. File Kendali untuk Tajuk Pengarang (Author Headings) 2. File Kendali untuk Tajuk Subjek (Subject Headings) 3. File Kendali Tajuk Nama Badan Korporasi (Corporate Body Name Headings) 4. File Kendali Tajuk Nama Geografis (Geographic Name Headings) 5. File Kendali Tajuk Nama Pertemuan (Meeting Name Headings). File kendali berisi daftar tajuk yang digunakan dan tajuk yang tidak boleh digunakan. File kendali juga harus dapat menunjukkan keterkaitan antara tajuktajuk yang sejenis. 18

16 Dengan mengacu kepada File Kendali, seorang pengkatalog dapat memilih tajuk yang sesuai dan benar untuk bahan pustaka yang dibuatkan katalognya dan dapat menunjukkan kepada pengguna tajuk-tajuk yang mungkin dapat dijadikan sebagai alternatif dalam penelusuran. Daftar tajuk yang boleh dan tidak boleh dipakai akan terus berkembang. Oleh karenanya, diperlukan fasilitas yang memungkinkan pustakawan untuk memelihara file kendali (menambah, menghapus, membuat link dalam daftar tajuk yang boleh dan tidak boleh dipakai). Sebagaimana halnya data bibliografis, MARC juga menyediakan format standar untuk pembuatan file kendali Modul Sarana Penelusuran atau OPAC (Online Public Catalog) Modul Sarana Penelusuran merupakan sebuah sistem temu kembali informasi (information retreival system), yaitu sarana bagi pengguna perpustakaan untuk menelusur (searching) bahan pustaka yang diperlukannya dengan melakukan kegiatan temu kembali informasi (information retreival) melalui data bibliografis (katalog, indeks, dan sebagainya.) yang mewakili koleksi sebuah perpustakaan. Pada umumnya, pengguna OPAC dapat dikategorikan ke dalam kelompok: Pengguna Pemula (Novice User) dan Pengguna Ahli (Advanced User), oleh karenanya diterapkan teknik penelusuran yang bervariasi dalam sistem dan temu kembali informasi ini. Penelusuran berdasarkan tajuk dapat dilakukan dengan merujuk tiga (3) jenis Tajuk (headings) yang dijadikan dasar penelusuran, yaitu: judul, pengarang, dan subjek. Melalui penelusuran model ini, pengguna dapat meminta sistem untuk mencari informasi yang diperlukan berdasarkan Tajuk tertentu ke dalam ruas (field) tertentu saja. Sebagai contoh, bila pengguna meminta sistem untuk memanggil (retreive) bahan pustaka dengan subjek Politik, maka sistem akan mencari ke ruas-ruas yang berisi tajuk subjek untuk memanggil dan menampilkannya di layar dalam bentuk daftar tajuk subjek yang dijajarkan secara alfabetis dan diawali dengan kata politik. 19

17 Modul Sirkulasi (Circulation Modul) Dalam modul ini meliputi fungsi-fungsi : 1. Pelaporan statistik keanggotaan, misalnya: jumlah transaksi pendaftaran dan perpanjangan keanggotaan per tahun; Frekuensi keaktifan anggota; statistik anggota berdasarkan jenis keanggotaan, gender, wilayah domisili, dan sebagainya. 2. Pemeliharaan data aset koleksi, misalnya: Koleksi apa saja yang dipunyai, tahun terbit, jumlah eksemplar yang dipunyai, kondisi fisik koleksi, lokasi penyimpanan, dan lain-lain. 3. Status keberadaan koleksi, misalnya: Jumlah koleksi, jumlah yang dipinjam berapa, jumlah yang ada di perpustakaan, status tanggal pengembalian, dan lain-lain. 4. Transaksi peminjaman, pengembalian, perpanjangan pinjaman oleh anggota. 5. Proses peminjaman oleh perpustakaan lainnya (interlibrary loan) 6. Pencatatan denda keterlambatan pengembalian 7. Mencatat anggota yang terlambat mengembalikan, alasan keterlambatan, jumlah denda yang dikenakan disesuaikan dengan jenis koleksi yang dipinjam. 8. Pencatatan status kondisi fisik saat dikembalikan. 9. Pelaporan statistik sirkulasi, misalnya: jumlah transaksi peminjaman per tahun, frekuensi keterpakaian setiap bahan pustaka, subjek yang paling banyak diminati; keterpakaian per judul, dan sebagainya Modul Keanggotaan (Patron Modul) Dalam modul keanggotaan ini terdapat fungsi-fungsi : 1. Penyediaan fasilitas pembangunan basisdata Anggota Perpustakaan, yang memuat informasi tentang Nama, alamat, pekerjaan, status, nomor telpon, dan lain-lain. 2. Administrasi Keanggotaan 20

18 3. Mencatat transaksi pendaftaran, tanggal awal masuk menjadi anggota, masa akhir berlakunya keanggotaan, perpanjangan masa keanggotaan, dan sebagainya. 4. Jenis Keanggotaan 5. Mencatat jenis anggota (Umum, Mahasiswa, Perusahaan) berikut fasilitas yang bisa digunakan dan pembatasan yang diterapkan untuk masingmasing jenis anggota. 6. Profil Keanggotaan 7. Mencatat keaktifan anggota, mencatat prilaku anggota dalam menggunakan fasilitas perpustakaan, misalnya: berapa kali terlambat dalam mengembalikan buku, pelanggaran-pelanggaran yang pernah dilakukan, dan sebagainya. Saat ini baru 4 modul yang telah digunakan, yaitu modul pengkatalogan, modul penelusuran, modul sirkulasi dan modul keanggotaan.walaupun merupakan sistem informasi yang terintegrasi, namun modul-modul dalam aplikasi INLIS diciptakan untuk bisa berdiri sendiri-sendiri (standalone). 21