Halaman. Petunjuk Penggunaan Endorsement.V2 1 文件認證系統 V2 使用手冊... 12

Transkripsi

1 Halaman Petunjuk Penggunaan Endorsement.V2 1 文件認證系統 V2 使用手冊... 12

2 PETUNJUK PENGGUNAAN Endorsement V2 Kantor Dagang dan Ekonomi Indonesia di Taipei Terhitung mulai bulan Maret 2015, KDEI Taipei akan mengunakan aplikasi Endorsement.V2. Sistem ini akan terhubung dengan sistem pendataan pemberangkatan TKI di Indonesia. Kelebihan dari sistem ini adalah : 1. Agensi tidak perlu menginput data TKI dalam pembuatan Perjanjian Kerja (PK). 2. Agensi tidak perlu lagi menginput data Agensi dan PPTKIS dalam pembuatan PK. 3. Agensi dapat membuat PK sebatas dengan PPTKIS yang telah mempunyai Recuitment Agreement dengan Agensi tersebut saja. Adapun petunjuk singkat dari manual ini antara lain : 1. Petunjuk registrasi user 2. Petunjuk membuat PK baru (JO Packet) 3. Petunjuk melihat JO Packet yang telah dibuat 4. Petunjuk melakukan manajemen data TKI 5. Petunjuk mengupdate data Agency 1. Petunjuk Registrasi User untuk Agensi a. Silahkan masuk ke endorsement.kdei-taipei.org dan klik menu User Registration b. Masukkan data agensi anda : Resmi Perusahaan (valid dan selalu digunakan), Nama Agensi (Inggris), Nama Agensi (Mandarin), No Lisensi MoL/CLA, Alamat Kantor (Inggris), Alamat Kantor (Mandarin), Penanggung Jawab, Penanggung Jawab (Mandarin), Telepon, Faksimili, dan Surat Lisensi MoL/CLA (JPG/PNG/PDF). Petunjuk Penggunaan Endorsement.V2 1

3 c. Setelah diinput, klik [Submit]. Tim Endorsement KDEI akan memverifikasi aplikasi online anda. Dan akan mengirimkan username dan password dalam waktu 3 hari kerja ke yang telah diinputkan. d. Setelahnya, anda bisa mengupdate password, dengan mengklik menu [My Account], dan memasukkan password lama dan password baru, dan klik tombol [Update]. 2. Petunjuk membuat Paket JO baru a. Setelah login dengan username dan password, masuklah ke menu Create JO Packet. Petunjuk Penggunaan Endorsement.V2 2

4 b. Kemudian, silahkan pilih PPTKIS yang telah terikat Recruitment Agreement dengan Agensi Anda, dan juga Tipe Pekerjaannya. Ingat: PPTKIS dan Tipe Pekerjaan yang muncul adalah sesuai dengan Recruitment Agreement yang pernah diajukan ke KDEI. c. Pilih satu atau lebih TKI yang akan diikutkan dalam JO Packet tersebut. Pemilihan TKI bisa dilakukan dengan menginputkan potongan nomor paspor, kemudian sistem akan memberikan daftar TKI yang bisa dipilih. Klik [Add] untuk menambahkan. Ingat: Daftar TKI yang muncul hanya TKI yang telah terdaftar di database TKI di Indonesia dan tercatat akan diberangkatkan atas nama agensi anda dan PPTKIS yang telah anda pilih sebelumnya. Pada saat memilih TKI, di bawahnya juga akan muncul sisa kuota JO anda (sesuai Recruitment Agreement yang telah disepakati sebelumnya oleh Agensi dan PPTKIS. Petunjuk Penggunaan Endorsement.V2 3

5 d. Setelah klik [Add], harap mengupdate informasi pada TKI. Sebatas pada Tempat Pengeluaran Paspor, dan Telepon Kontak Darurat. Kemudian tekan tombol [Update]. e. Jika ingin menambahkan TKI lagi, pada satu packet JO. Silahkan masukkan kembali nomor paspor TKI yang ingin anda tambahkan, kemudian klik [Add]. Anda bisa membatalkan TKI yang terlanjur dipilih, dengan mengklik [cancel] pada TKI yang ingin dihapus. f. Jika semua TKI yang ingin dimasukkan telah anda pilih, kemudian klik [Next]. g. Masukkan data majikan (seperti di sistem endorsement sebelumnya yang akan dicetak dalam PK. Yaitu ID Majikan, Nama Majikan/Perusahaan (Inggris), Nama Majikan/Perusahaan (Mandarin), Alamat (Inggris), Alamat (Mandarin), Telepon, Fax, Nama Penanggung Jawab (Inggris), Nama Penanggung Jawab (Mandarin). Klik [Next]. Petunjuk Penggunaan Endorsement.V2 4

6 h. Masukkan data JO (Job Order) yaitu No Surat Rekrutmen MoL/CLA, Tanggal Surat Rekrutmen MoL/CLA, Masa Kontrak, dan Catatan. Kemudian klik [Submit]. i. Kemudian Anda bisa download semua dokumen PK (Surat Permintaan, Surat Kuasa). Petunjuk Penggunaan Endorsement.V2 5

7 3. Petunjuk melihat JO Packet yang telah dibuat Menu ini dapat diakses pada [View JO Packet] di bagian kiri Menu. Pada menu ini, anda bisa melihat semua JO Packet yang telah anda buat, baik yang telah di-endorsed maupun belum di-endorsed (dapat dilihat di kolom Date Endors). Yang anda bisa lakukan di menu ini : Melihat ulang JO Packet yang telah anda buat Anda cukup mengklik baris JO Packet yang ingin anda lihat detailnya. Kemudian anda bisa melihat semua data lengkap yang akan muncul di bawahnya, mulai dari JO Packet detail, Data Majikan, Data Agensi, Data PPTKIS, dan Data TKI. Download ulang dokumen JO Packet Jika dokumen anda hilang sebelum dilegalisir, anda bisa mencetak ulang dokumen anda dengan cara: 1) memilih JO Packet yang ingin anda pilih, 2) kemudian mengklik tombol download dokumen yang ada di bagian bawah data grid. Petunjuk Penggunaan Endorsement.V2 6

8 Merevisi PK untuk TKI yang batal berangkat Ini adalah menu yang sama dengan penggantian data TKI (Data Replacement) di aplikasi endorsement sebelumnya. Jika TKI batal berangkat, anda bisa menggantinya dengan cara: 1) Memilih JO Packet yang ingin diganti, 2) Klik bagian [Worker Data] di bawahnya, 3) Memilih TKI yang ingin diganti, dan 4) Klik tombol [Revise] di bagian bawah grid. 5) Kemudian, masukkan nomor paspor dari TKI pengganti. Setelahnya, sistem akan memberikan daftar nomor paspor yang mungkin. Pilih salah satu. Petunjuk Penggunaan Endorsement.V2 7

9 6) Kemudian, lengkapi data dari TKI yang bersangkutan dan klik [Submit]. 7) Anda akan mendapat pesan Revision is successful.please see the revision documents from "Download". Revisi sukses, anda bisa download dokumen dengan cara yang sama seperti sebelumnya. Yaitu pilih JO Packet yang telah direvisi, kemudian klik tombol [Download Documents ] di bawahnya. 4. Petunjuk melakukan manajemen data TKI Dengan sistem Endorsement.V2 ini, agensi diharuskan untuk terus meng-update informasi terbaru terkait TKI bersangkutan yaitu dengan mengklik menu Management TKI di bagian kiri. Petunjuk Penggunaan Endorsement.V2 8

10 Di menu ini, anda bisa memperbarui data-data terbaru seputar TKI, yaitu dengan memilih TKI yang ingin di-update, kemudian mengklik tombol [Update Worker Data]. Kemudian setelah memilih, anda bisa : Mengupdate status TKI Pada menu ini, anda bisa memperbarui status TKI anda: Bekerja, Kasus, atau Kabur. Caranya dengan: 1) memilih tab [Worker Data], 2) mengganti status (Bekerja, Kabur, Kasus) 3) Kemudian klik [Update]. Petunjuk Penggunaan Endorsement.V2 9

11 5. Petunjuk mengupdate data agensi Pada menu ini, anda dapat mengupdate data agensi. Untuk masuk ke menu, anda bisa mengklik [Update Agency] di bagian kiri. Kemudian akan muncul daftar isian data Agensi anda. Silahkan melengkapi sesuai update terkini. Ingat : Data agensi yang muncul di dokumen PK, Surat Kuasa, dan Surat Permintaan berasal dari update form ini. Petunjuk Penggunaan Endorsement.V2 10

12 駐台北印尼經濟貿易代表處 文件認證系統 V2 使用手冊 民國 104 年 03 月 01 日起 本處將實施新的 [ 外勞文件認證系統第二代 V2] 本系統作業會向印尼勞工安置與勞工保護局連線並同步資料. 本 [ 外勞文件認證系統第二代 V2] 之優點 : 1. 在台外勞仲介不需要輸入勞工基本資料 2. 在台仲介不需要輸入台灣和印尼仲介之基本資料 3. 在台仲介和印尼仲介必須有互貿文件認證完畢之後 才可以取得外勞文件之認證 介紹使用手冊重要目錄 : 1. 申辦新的使用帳號及密碼 2. 申辦新的合約書 ( JOB ORDER PACKET) 3. 查看以申辦的合約書 (JO) 4. 勞工基本資料管理 5. 勞工轉出功能 1. 申辦新的使用帳號及密碼 A. 請至本處勞工認證系統網站 後按 [user registration] B. 請輸入台灣仲介之基本資料如 : 公司 ( 常用及有效 ), 仲介完整公司名稱中文及英文. 就業服務許可證號, 公司地址英文及中文, 負責人登記大名英文及中文, 電話號碼, 傳真號碼, 以及就業服務許可登記掃描檔 (JPG/PNG/PDF) Petunjuk Penggunaan Endorsement.V2 2

13 C. 輸入完畢請按 SUBMIT 文件認證組將審核貴公司所附上的條件, 3 天之後將會把一組使 用帳號及密碼寄回至公司 D. 受到新帳號及密碼後, 請迅速更換密碼後按 UPDATE 2. 申辦新的合約書 ( JOB ORDER PACKET) A. 請用新的使用帳號及密碼登入到外勞文件認證系統 輸入完畢將會看到以下畫面 做 新合約書 (CREATE JO PACKET) B. 以下畫面會顯示目前有在合作的國外仲介, 並可以選定要處理的職位 Petunjuk Penggunaan Endorsement.V2 3

14 C. 下個步驟請輸入勞工護照號碼, 輸入完成後按 ADD 來完成以下步驟 請注意本系統只 會顯示有在本處系統登記的互貿 選著完畢後, 使用者會看到勞工人數的剩餘如男生 : 0 女生 :20 勞工人數會在互貿簽約 時提到實際人數 D. 按增加 ADD 後, 請填寫勞工護照發照地以及聯絡電話後按更新 UPDATE Petunjuk Penggunaan Endorsement.V2 4

15 E. 更新完畢將會看到勞工名單, 可更改或刪除 請在此刻指定勞工 確認完畢請按下一步 NEXT F. 請再次確認, 如沒問題請按下一步 NEXT G. 系統畫面將顯示到第三步驟 台灣雇主的基本資料, 請填寫台灣雇主身分證號碼 / 工廠請用公司統編, 公司英文名稱及中文名稱, 英文地址及中文, 電話號碼, 傳真號碼, 負責人英文姓名及中文, 填寫完畢請按下一步 NEXT Petunjuk Penggunaan Endorsement.V2 5

16 H. 第四步驟將會看到工作需求資料, 如勞工局許可函號 ( 請用最新 ), 公文發文日期, 引進勞 工人數, 及勞工在台工作期限 I. 填寫第四步驟完畢請按下一步 NEXT 後申請步驟完畢, 完畢後即可顯示, 授權書, 需求書, 及勞工合約書 本處會提供連結 ( 使用 PDF 檔案 ), 儲存完畢 再列印, 用印之後請至駐 台北印尼經濟貿易代表處文件認證處送件 Petunjuk Penggunaan Endorsement.V2 6

17 3. 查看以申辦的合約書 (JO) 使用者可以用此功能來查看以輸入的文件 ( 包含已認證或未認證的狀態都可以用此 功能來查看 ) VIEW JO PACKET 此份功能強調使用者可以查看所輸入文件, 包含經過本處認證完畢的狀態或未認證 會以輸入文件日期, 國外仲介, 勞工類別, 以及認證日期 另外此畫面會顯示文件基本資料, 雇主基本資料, 台灣仲介基本資料, 國外仲介基本資料, 勞工基本資料 想要再次下載已輸入的文件可以利用此功能 如果文件很不幸的損壞, 遺失, 或其他的情況, 可以及可用此功能讓使用者可以再次下 載 : 請選定要從新列印的文件, 按文件後會變成黃色, 變色後請按下載鍵 更換勞工功能, 此份更換勞工功能是與舊款認證系統有同樣的方法 ( 更換勞工只限乙 次 ) 更換勞工使用方法 : 選定外勞文件, 右下方請選著勞工名單 (Worker Data), 選 好之後請用更換按鍵 ( 如圖 4) Petunjuk Penggunaan Endorsement.V2 7

18 下一個畫面會有小窗口, 請填寫新的勞工護照 已下畫面請把新的勞工資料好後, 本系統會顯示 Revision is successful, please see the revision documents from DOWNLOAD 說明更換勞工已成功 這次請回到 VIEW JO PACKET 就可以看到最新的文件狀態, 選好並下載 4. 勞工基本資料管理 本系統 ENDORSEMENT V2, 使用者必須更新目前勞工在台的最新狀態 Petunjuk Penggunaan Endorsement.V2 8

19 請按這, 就可以更新勞工最新的狀態, 如工作中或逃逸 選好請按更新 如工作中, 逃逸或涉案 選好請按更新 這項功能使用者也可以更新台灣雇主最新的資料, 如勞工有更換工作地, 雇主遷移地 址, 填寫完畢請按更新 Petunjuk Penggunaan Endorsement.V2 9

20 勞工轉到新的在台仲介, 如勞工轉換到新的在台仲介, 請用此份功能更新把新的仲介 選項 請注意, 所謂的轉換是在雙方在台仲介同意的情況之下才算完成 勾選後請按 SEND REQUEST 6. 台灣仲介更新功能 此功能可以讓貴公司更換最新的公司的基本資料, Petunjuk Penggunaan Endorsement.V2 10

21 一下就會看到更新公司基本資料, 從新填寫公司的資料. 提醒各位, 填寫完畢後公 司基本資料會在本處系統 { 外籍勞工文件認證系統 } 上顯示. Petunjuk Penggunaan Endorsement.V2 11