KATA PENGANTAR. Segala puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas

Transkripsi

1

2 KATA PENGANTAR Segala puji syukur kami panjatkan ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, karena atas bimbingan dan petunjuk serta kemudahan yang diberikan oleh-nya, kami dapat menyelesaikan penyusunan modul ini yang berjudul Mengilustrasikan cara pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola Kas Kecil untuk dipergunakan di sekolah menengah kejuruan (SMK) Program Keahlian Administrasi Perkantoran kelas XII Semester Genap dengan baik dan lancar tanpa ada hambatan yang berarti. Materi Mengilustrasikan cara pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola Kas Kecil ini telah berhasil disusun dengan sederhana, walau terbatasnya waktu dan minimnya sumber informasi yang kami miliki namun dengan tujuan agar siswa tidak mengalami kesulitan dalam mendalami materi serta sebagai wujud kepedulian kami dalam turut serta mencerdaskan kehidupan bangsa. Modul sederhana ini jauh sekali dari kata sempurna, untuk itu kepada pembaca kami mohon kritik dan saran yang sifatnya membangun dari setiap pembaca sangat penulis harapkan demi kesempurnaan modul pegangan siswa ini. Kami akan berupaya untuk memperbaiki dan membuatnya menjadi lebih baik pada edisi mendatang. Akhir kata penulis ucapkan terimakasih kepada semua pihak yang telah membantu hingga terselesainya modul ini.semoga modul ini dapat bermanfaat bagi para pendidik dan peserta didik di manapun berada dan dapat memberikan pencerahan dalam pembelajaran materi Mengilustrasikan cara pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola Kas Kecil. Malang, November 2015 Penyusun Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil I

3 DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... I DAFTAR ISI... II BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang... 1 B. Deskripsi Singkat... 2 C. Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar Kompetensi Inti Kompetensi Dasar... 3 D. Manfaat Penggunaan Modul... 3 E. Tujuan... 3 F. Petunjuk Penggunaan Modul Petunjuk Bagi Peserta Didik Petunjuk Bagi Guru... 4 BAB II KEGIATAN BELAJAR Kegiatan Belajar A. Kompetensi Dasar... 5 B. Materi Pokok... 5 C. Uraian Materi Pengertian Kas Peralatan / Dokumen dan Catatan Akuntansi Yang dibutuhkan Pihak-Pihak yang terkait dengan pengelolaan Kas Kecil Prosedur Pembentukan dan Pertanggung jawaban dana Kas Kecil Prosedur Permintaan dan Pertanggung jawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil Prosedur Pengisian kembali Dana Kas Kecil D. Rangkuman E. Tugas Kelompok F. Tugas Mandiri Kegitan Belajar A. Kompetensi Dasar B. Materi Pokok C. Uraian Materi Dokumen atau bukti pemakaian Kas Kecil Metode Pencatatan Dana kas kecil D. Rangkuman E. Tugas Individu BAB III EVALUASI A. Maksud dan Tujuan Evaluasi Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil II

4 B. Soal-soal Evaluasi BAB IV PENUTUP A. Glosarium B. Daftar Pustaska C. Lampiran Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil III

5 A. Latar Belakang BAB I PENDAHULUAN K as (Cash) merupakan harta perusahaan yang paling likuid.artinya kas merupakan harta yang paling siap untuk digunakan sebagai alat pembayaran. Namun seiring dengan tingkat likuiditasnya yang paling tinggi, kas juga merupakan harta yang paling rawan pengelolaannya. Hal ini terkait dengan ketersediaan jumlahnya maupun tingkat safety (keamanannya). Terkait dengan jumlah ketersediaan kas, jika kas tersedia dalam jumlah terlalu sedikit dibandingkan dengan tingkat kebutuhannya, maka keadaan ini akan mengganggu tingkat likuiditas perusahaan. Sedangkan jika jumlah kas yang tersedia terlalu banyak, maka hal ini juga akan menimbulkan kerugian (iddle cost) bagi perusahaan. Hal ini dikarenakan kelebihan kas tersebut dapat diinvestasikan dalam surat berharga maupun yang lainnya, yang akan mendatangkan keuntungan bagi perusahaan. Sehubungan dengan tingkat keamanan kas, tentu Anda memahami bahwa kas adalah harta perusahaan yang paling menggoda, karena tidak ada orang yang tidak membutuhkannya.maka untuk menjamin keamanan kas perusahaan biasanya menyelenggarakan suatu sistem pengamanan kas.salah satunya adalah dengan menyetorkan ke bank setiap terjadi penerimaan kas dan pengeluaran kas dengan menggunakan cek. Namun tentu saja tidak efektif jika semua pengeluaran menggunakan cek.kita bisa bayangkan bagaimana repotnya jika membayar pembelian materai Rp 6.500,00 harus menggunakan cek. Apalagi tidak semua pembayaran bisa dengan menggunakan cek, misalnya pembayaran listrik, air dan telephon. Untuk mengantisipasi kelancaran pembayaran yang jumlahnya relatif kecil tersebut maka diperlukan dana dalam bentuk tunai yang disebut dengan KAS KECIL/PETTY CASH. Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 1

6 B. Deskripsi Singkat Modul ini berjudul Mengilustrasikan cara pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola Kas Kecil, di mana ruang lingkupnya adalah memproses dokumen dana kas kecil, mengidentifikasi mutasi dana kas kecil, mencatat mutasi dana kas kecil ke buku kasir dan menyusun laporan mutasi dana kas kecil. Hasil belajar yang diharapkan adalah, peserta didik mampu memproses dokumen dana kas kecil mulai dari pembentukan, pengisian kembali sampai dengan penyusunan laporan. C. Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar 1. Kompetensi Inti KI 1 : Menghayati dan mengamalkan ajaran agama yang dianutnya. KI 2 : Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, perduli, santun, ramah lingkungan, gotong-royong, kerjasama, cinta damai, responsive, dan pro-aktif) dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia. KI 3 : Memahami dan menerapkan pengetahuan faktual, konseptual, prosedural dalam ilmu pengetahuan, teknologi, seni, budaya, dan humaniora dengan wawasan kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait fenomena dan kejadian, serta menerapkan pengetahuan prosedural pada bidang kajian yang spesifik sesuai dengan bakat dan minatnya untuk memecahkan masalah. Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 2

7 KI 4 : Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan diri yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu menggunakan metode sesuai kaidah keilmuan. 2. Kompetensi Dasar 3.4 Mengilustrasikan cara Pengelolaan Kas Kecil. 4.4 Mengelola Kas Kecil. D. Manfaat Penggunaan Modul Dengan menggunakan modul ini siswa diharapkan dapat : 1. Menumbuhkan rasa ingin tahu siswa terhadap materi pembelajaran. 2. Meningkatkan motivasi siswa untuk memahami materi pembelajaran. 3. Meningkatkan rasa kemandirian belajar siswa. 4. Mencapai tujuan pembelajaran secara optimal baik kognitif, sikap, dan keterampilan. E. Tujuan Setelah mengikuti proses pembelajaran, peserta didik mampu: 1. Menunjukkan perilaku percaya diri dalam pembelajaran. 2. Menunjukkan perilaku tanggung jawab dalam pembelajaran. 3. Menunjukkan perilaku disiplin dalam pembelajaran. 4. Menjelaskan latar belakang dibentuknya dana kas kecil. 5. Menjelaskan pengertian dana kas kecil. 6. Mempersiapkan peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil. 7. Menjelaskan pihak-pihak yang terkait dengan pengelolaan dana kas kecil. Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 3

8 8. Menjelaskan prosedur pembentukan dana kas kecil, permintaan dan pertanggung jawaban. pengeluaran dana kas kecil, prosedur pengisian kembali kas kecil. F. Petunjuk Penggunaan Modul 1. Petunjuk Bagi Peserta Didik a. Bacalah dengan cermat tujuan pembelajaran yang ingin dicapai. b. Diskusikan dengan sesama peserta didik apa yang telah Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang kompetensi dasar dan tujuan pembelajaran dalam modul. Bila masih ragu, tanyakan pada guru. c. Bacalah dengan cermat setiap kegiatan belajar, dan kerjakan semua tugas yang diberikan. d. Bila dalam proses memahami materi Anda mengalami kesulitan, diskusikan dengan teman-teman Anda atau kosultasikan dengan guru. e. Setelah Anda menuntaskan semua kegiatan belajar dalam modul ini, pastikan anda sudah memahami dengan baik materi sebelum melanjutkan pada kegiatan belajar yang selanjutnya. f. Gunakanlah sumber belajar yang relevan, seperti buku paket, internet, dan lain sebagainya. 2. Petunjuk Bagi Guru a. Menginformasikan kepada peserta didik mengenai langkah-langkah penggunaan modul. b. Membimbing siswa melakukan tugas-tugas latihan. c. Membantu siswa untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lain yang diperlukan utuk menunjang proses belajar. d. Melaksanakan penilaian. Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 4

9 e. Menjelaskan kepada siswa mengenai bagian yang perlu untuk dibenahi dan di diskusikan mengenai rencana pembelajaran yang selanjutnya. f. Mencatat pencapaian hasil belajar siswa. Kegiatan Belajar 1 BAB II KEGIATAN BELAJAR A. Kompetensi Dasar : 3.4 Mengilustrasikan cara pengelolaan kas kecil. B. Materi Pokok Pengertian Kas Kecil Peralatan / Dokumen dan Catatan Akuntansi Yang dibutuhkan Pihak-Pihak yang terkait dengan pengelolaan Kas Kecil Prosedur Pembentukan dan Pertanggungjawaban dana Kas Kecil Prosedur Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil Prosedur Pengisian kembali Dana Kas Kecil C. Uraian Materi 1. Pengertian Kas Kecil Sesuai dengan namanya Kas Kecil atau yang dalam bahasa inggrisnya disebut Petty Cash, merupakan akun atau account yang khusus dipergunakan khusus untuk mendanai transaksi-transaksi kecil dan rutin. Karakteristik Dasar dari Kas Kecil 1) Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 5

10 perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan (biasanya antara Rp 500,000,- sampai dengan Rp 5,000,000,- ) 2) Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari 3) Disimpan di tempat khusus, entah itu dengan kotak kecil, yang biasa disebut dengan petty cash box atau di dalam sebuah amplop. 4) Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior Cashier). Dari paparan di atas maka dapat kita ambil benang merah bahwa kas kecil adalah dana dalam bentuk tunai yang jumlahnya relatif kecil yang dibentuk untuk pembayaran/pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil. Pemegang kas kecil, biasanya ditunjuk oleh Direktur/Manajer keuangan yang berkewajiban mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Untuk menjamin keamanan dan akuntabilitasnya maka petugas kas kecil tidak boleh dirangkap oleh kasir kas besar. 2. Peralatan / Dokumen dan Catatan Akuntansi Yang dibutuhkan A. Peralatan/dokumen yang digunakan Peralatan/dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan dana kas kecil adalah: 1) Bukti Kas Keluar (BKK) Bukti Kas Keluar (BKK) adalah dokumen yang berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi (bagian) akuntansi kepada fungsi (bagian) kas besar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dokumen ini dalam kaitannya dengan kas pengelolaan kas kecil, biasanya diperlukan pada transaksi pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali kas kecil. Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 6

11 Bentuk bukti kas keluar sangat bervariatif antar perusahaan. Berikut ini adalah salah satu contoh saja dari bukti kas keluar: PD SUKSES Jl. NANGGALAN No 100 JEMEKAN KEDIRI BUKTI PENGELUARAN KAS Nomor : BKK10-6 Tanggal : 10 November 2009 Cek P Nomor Cek : CP Tanggal Cek : 10/11/2009 Dibayar kepada Jumlah Dibayar Dengan Huruf Keterangan Bendahara Kas Kecil Rp ,00 Lima juta rupiah Pembentukan Dana Kas Kecil Disetujui Oleh Dibukukan Oleh Dibayar oleh (Moh. Gandy Yudha, S.Pd.) (Khoimatul Ariza, S.E.) (Mifdal Yuzron Alafaqi,S.TP) Gambar 1.1 BKK untuk Pembentukan dana Kas kecil Gambar 1.1. BUKTI PENGELUARAN KAS 2) Cek (Cheque) Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang tertentu kepada orang/badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek. Terkait dengan pengelolaan dana kas kecil, biasanya cek ini dibuat oleh kasir kas besar setelah bukti kas keluar pembentukan dana kas kecil disetujui oleh manajer/direktur keuangan perusahaan kemudian diserahkan kepada kasir kas kecil untuk dicairkan dana kas kecil yang dibentuk ke bank. Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 7

12 Bentuk Cek tiap bank agak berbeda, namun subtansinya sama. Berikut ini adalah contoh cek: BANK YOGA ARTA BANK ARTA YOGA Cabang Surakarta Cabang Surakarta No. Cek AA 098 No. Rek. Giro: No. Rek. Giro: Tgl. 2 Desember No. Cek AA 098 Tgl. 2 Desember Atas Penyerahan cek ini bayarlah kepada Kepada : Ny Ratih Rosiyati atau pembawa Ny ratih Rosiyati Uang sejumlah Rp Rp 5.000, Untuk Pembayaran Kas Kecil Lima Juta rupiah tgl. 2 Desember Saldo Rp 12,750, Setoran Rp 2.250, Karanganyar,2 Desember 2009 Pengambilan Rp 5,000, Rp ,00 Saldo Rp Joko Pramono,S.Pd Tanda tangan dan cap stempel Perusahaan Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 8

13 Gambar 1.2. Cek (Cheque) 3) Permintaan Pengeluaran Kas Kecil Dokumen ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang kas kecil ketika akan melalukan pengeluaran kas kecil. Bagi pemegang kas kecil dokumen ini merupakan bukti pengeluaran. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil tersebut. PD SUKSES Jl. NANGGALAN No 100 JEMEKAN KEDIRI PERMINTAAN PENGELUARAN KAS KECIL Diminta No. PPKK 0001 Tgl. Departemen Disetujui Jumlah Rupiah dengan Angka Jumlah Rupiah dengan Huruf Keterangan... Gambar 1.3. Permintaan Pengeluaran Kas Kecil 4) Bukti Pengeluaran Kas Kecil Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 9

14 Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggung-jawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan bukti-bukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil PD SUKSES Jl. NANGGALAN No 100 JEMEKAN KEDIRI BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL Jumlah yang diterima menurut PPKK Jumlah yang telah dikeluarkan Jumlah sisa Lebih (kurang) Rp ,00 Rp ,00 Rp ,00 No BPKK No PPKK. Tgl.. Tgl. No. Rekening Keterangan Jumlah (Rupiah) Disetujui Diperiksa Dibuat Oleh.. Gambar 1.4 Bukti Pengeluaran Kas Kecil 5) Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil Jika persediaan kas kecil sudah menipis maka pemegang kas kecil menggunakan dokumen permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil untuk menambah saldo kas kecil agar saldonya sama seperti pada waktu pembentukan dana kas kecil. Pemegang kas kecil mengajukan dokumen ini kepada kasir kas besar. Mekanisme selanjutnya seperti pada saat pembentukan dana kas kecil. Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 10

15 Berikut ini adalah contoh format dokumen Permintaan Pengisian Kembali kas Kecil: PD SUKSES Jl. NANGGALAN No 100 JEMEKAN KEDIRI PERMINTAAN PENGISIAN KEMBALI KAS KECIL Tgl No BPKK Keterangan Jumlah (Rp) Diperiksa Dibuat Jumlah PPKK Jumlah BPKK Uang Tunai Jumlah Kas Kecil Dana REKAPITULASI PENGELUARAN KAS KECIL NO REK JUMLAH NO REK JUMLAH Gambar 1.5. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PPKK) B. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang diperlukan dalam pencatatan kas kecil antara lain: 1) Jurnal Pengeluaran Kas (Cash Payment Journal) Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 11

16 Jurnal pengeluaran kas adalah jurnal yang digunakan untuk mencatat setiap tranksaksi pengeluaran kas, termasuk pengeluaran kas untuk pembentukan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil. Pencatatan ke dalam jurnal pengeluaran kas didasarkan pada bukti kas keluar yang telah dicap lunas (telah di otorisasi)oleh fungsi kas. Bentuk Jurnal Pengeluaran Kas : PD SUKSES JURNAL PENGELUARAN KAS BULAN NOVEMBER 2009 TGL NO. BUKTI KETERANGAN NO. CEK POS REFF ACC. PAYABLE SERBA-SERBI NAMA NO. JUMLAH PURCHASE DISC. PPN Income CASH IN BANK Gambar 1.6. Jurnal Pengeluaran kas 2) Register Check (Check Register) Register check adalah catatan yang digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dana kas kecil. Contoh format register check: PD SUKSES Jl. NANGGALAN No 100 JEMEKAN KEDIRI REGISTER CHECK Tgl Dibayarkan kepada Bank No. Cek No. BKK Jumlah (Rp) Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 12

17 Gambar 1.7. Register Cek 3) Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil (Petty Cash Book) Jurnal pengeluaran dana kas kecil digunakan untuk mencatat setiap transaksi pengeluaran kas kecil sekaligus sebagai alat distribusi pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil. Contoh Petty Cash Book : PD SUKSES PETTY CASH BOOK Bulan: Desember 2009 TANGGAL NO. BUKTI KETERANGAN DEBET NAMA AKUN NO.AKUN JUMLAH KREDIT PETTY CASH Gambar 1.8. Jurnal pengeluaran Kas Kecil 3. Pihak-Pihak yang terkait dengan pengelolaan Kas Kecil Dalam penyelenggaraan administrasi kas kecil terkait dengan beberapa fungsi: a. Fungsi kas Fungsi (Bagian) kas berkaitan dengan penyelengaraan administrasi kas kecil bertanggung jawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan menyerahkan cek pada pemegang dana kas kecil. Biasanya dilakukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil. Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 13

18 b. Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas: 1) Pencatatan pengeluaran kas kecil menyangkut biaya dan persediaan kas kecil. 2) Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil 3) Pencatatan penngisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek. 4) Pencatatan pegeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil. 5) Pembuatan bukti kas keluar yanng memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan keabsahan dokumen pendukung sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. c. Fungsi Pemegang dana Kas Kecil Fungsi pemegang dana kase kecil bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil. d. Fungsi Yang memerlukan pembayaran tunai Fungsi ini adalah pihak yang akan menerima pembayaran dari dana kas kecil. Atas pembayaran yang dilakukan maka fungsi ini akan mengumpulkan bukti transaksi (nota, kuitansi) pengeluaran dana kas kecil. e. Fungsi pemeriksa intern. Fungsi ini bertanggungjawab atas penghitungan dana kas kecil (cash account) secara periodik dan pencocokan hasil perhitungannya dengan catatan kas. Fungsi ini juga bertanggungjawab atas pemeriksaan secara mendadak terhadap saldo dana kas kecil yang ada di tangan pemegang dana kas kecil. Hasil pemeriksaan dibuatkan berita acara pemeriksaan kas kecil. 4. Prosedur Pembentukan dan Pertanggung jawaban dana Kas Kecil Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 14

19 Prosedur adalah tata urutan proses atau mekanisme dari sesuatu. Prosedur pembentukan dana kas kecil melibatkan beberapa fungsi dalam perusahaan yaitu antara lain; 1. Bagian Utang Bagian Utang memiliki kegiatan sebagai berikut: a) Menerima surat keputusan mengeni pembentukan dana kas kecil dari Direktur/manajemen keuangan b) Membuat bukti kas keluar rangkap 3 (tiga) lembar. c) Mencatat bukti kas keluar dalam register bukti kas keluar d) Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut: Lembar 1 dan 3 diserahkan ke bagian kasir, dilampiri dengan surat keputusan pembentukan dana kas kecil. Sedangkan lembar ke 2 diserahkan ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya untuk diarsipkan. e) Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil yang telah dicap lunas dari bagian kasir. f) Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran yang tercantum dalam bukti kas keluar ke dalam register bukti kas keluar. g) Menyerahkan bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembengtukan dana kas kecil ke bagian akuntansi. 2. Bagian kasir/kasa Bagian ini memiliki tugas-tugas kaitannya dengan pembentukan kas kecil sebagai berikut: a) Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan 3 beserta dokumen pendukungnya dari bagian utang. b) Mengisi cek sejumlah uang yang tercantum dalam bukti kas keluar dan memintakan tanda tangan dari yang berwenang atas cek tersebut. Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 15

20 c) Membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar (lembar 1,2, dan 3) beserta SK pembentukan dana kas kecil. d) Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut: Lembar 1 diserahkan ke bagian utang beserta Sk Pembentukan Lembar 2 diserahkan bersamaan dengan cek kepada pemegang dana kas kecil. 3. Pemegang kas kecil Kegiatan yang dilakukan Pemegang dana kas kecil antara lain; a) Menerima cek dan bukti kas keluar lembar 3 dari bagian kasir. b) Menguangkan cek ke bank c) Menyimpan uang tunai yang diambil dari bank d) Menyimpan bukti kas keluar dan diarsipkan menurut tanggal 4. Bagian Akuntansi Bagian akuntansi melakukan kegiatan yang berkaitan dengan kas kecil sebagai berikut: a) Menerima bukti kas keluar lembar 1 beserta surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil dari bagian utang b) Mencatat bukti kas keluar dari register cek c) Mengarsipkan bukti kas keluar beserta surat SK tentang pembentukan ke dalam arsip menurut nomor urut bukti kas keluar. Arsip ini disebut arsip bukti kas keluar yang telah dibayar. 5. Prosedur Permintaan dan Pertanggung jawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil Fungsi yang terkait dengan bidang ini adalah; Pemakai dana Kas kecil Pemegang dana kas kecil Dalam pencatatan pengeluaran dana kas kecil dapat dilakukan dengan dua metode : Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 16

21 1. Metode Imprest/dana tetap 2. Metode Fluktuasi/dana tidak tetap 6. Prosedur Pengisian kembali Dana Kas Kecil Jika kas kecil sudah menipis atau habis maka pemegang kas kecil akan mengajukan pengisian kembali dana kas kecil. Dalam pengajuan pengisian kembali kas kecil ini melibatkan beberapa fungsi, antara lain: a. Fungsi Pemegang dana Kas Kecil Pemegang dana kas kecil terkait dengan pengajuan dana kas kecil melakukan beberapa tugas atau fungsi : 1) Membuat permintaan pengisian kembali kas kecil (PP3K) 2) Menyerahkan PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan Dokumen Pendukung (DP) kepada bagian Utang 3) Menerima bukti kas keluar (BKK) lembar 3 dan Cek dari bagian utang 4) Menguangkan Cek ke bank 5) Menyimpan uang tunai 6) Mengarsipkan BKK lembar ke 3 b. Fungsi Bagian Utang Bagian utang memiliki beberapa kegiatan yang harus dilakukan terkait pengisian kembali kas kecil, antara lain: 1) Menerima PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan DP dari pemegang kas kecil. 2) Membuat bukti kas keluar (BKK) 3 lembar. 3) Berdasarkan BKK lembar 1 diserahkan diisi register BKK 4) BKK lembar 2 dan PP3K lembar 1 diserahkan ke bagian kartu biaya (jika ada) 5) BKK lembar 1 dan 3, PP3K lembar 2, BPKK dan DP diserahkan ke bagian Kasa 6) Menerima cek, BKK1, PP3K lembar 2, BPKK dan Dp dari kasa setelah membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK 7) Mengisi register BKK berdasarkan PP3K1 Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 17

22 8) Menyerahkan PP3K1 dan 2, BPKK dan dokumen pendukung kepada bagian jurnal c. Bagian Kasir Kegiatan yang dilakukan bagian kasir terkait pengisian kembali kas kecil antara lain: 1) Menerima BKK 1 dan 2, PP3K 2, BPKK dan DP dari bagian utang. 2) Mengisi cek dan meminta tanda tangan atas cek kepada direktur keuangan. 3) Menyerahkan cek dan BKK3 kepada pemegang dana kas kecil. 4) Menyerahkan BKK1, PP3K2, BPKK dan DP kepada bagian utang setelah membubuhkan tanda cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK. d. Bagian Jurnal/Akuntansi Bagian jurnal melakukkan tugas sebagai berikut: 1) Menerima BKK1, PP3K, BPKK dan DP dari bagian utang 2) Mengisi Register cek dari BKK1Mengarsipkan BKK1, PP3K, BPKK dan DP menurut nomor urut. e. Bagian Kartu Biaya (jika ada) Bagian kartu Biaya memiliki kegiatan yang terkait dengan pengisian kembali kas kecil antara lain; 1) Menerima BKK 2 dan PP3K2 dari bagian utang 2) Mengisi kartu biaya berdasarkan BKK 2 3) Mengarsipkan BKK2 dan PP3K2 menurut no urut. Tidak semua perusahaan memiliki bagian kartu biaya, artinya opsional saja.jika bagian kartu biaya tidak ada, tugasnya dapat dikerjakan sekaligus oleh bagian akuntansi/jurnal.artinya opsional saja. Jika bagian kartu biaya tidak ada, tugasnya dapat dikerjakan sekaligus oleh bagian akuntansi/jurnal. Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 18

23 D. Rangkuman Kas kecil atau petty cash adalah dana kas yang disediakan oleh perusahaan untuk membiayai pengeluaran perusahaan yang tidak materiil atau terlalu kecil dan tidak efektif jika menggunakan chek. Karakteristik kas kecil antara lain jumlahnya antara Rp ,00 - Rp ,00, dipergunakankan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin, disimpan ditempat khusus dan ditangani oleh bendahara kas kecil (petugas khusus). Peralatan/dokumen yang digunakan dalam administrasi kas kecil antara lain Bukti Kas Keluar, Cek, Permintaan Pengeluaran Kas Kecil, Bukti pengeluaran Kas Kecil, Bukti Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil. Catatan Akuntansi yang digunakan antara lain Jurnal Pengeluaran Kas, Register Check, dan Jurnal Pengeluaran Dana kas Kecil (buku Kas Kecil) Fungsi-fungsi yang terkait dalam pengelolaan kas kecil dalam suatu perusahaan antara lain; Fungsi Kas, Fungsi Akuntansi, Fungsi Pemegang kas Kecil, Fungsi yang memerlukan pembayaran Tunai, Fungsi Pemeriksa Intern. E. Tugas Kelompok Buatlah kelompok yang terdiri dari 5 orang (satu kelompok satu nama perusahaan). Kumpulkan bukti-bukti transaksi yang terkait dengan 1) Prosedur Pembentukan dana kas kecil 2) Perimintaan dan pertanggungjawaban dana kas kecil 3) Pengisian kembali dana kas kecil Lakukanlah simulasi dan presentasi bersama-sama kelompok lain. F. Tugas Mandiri Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan baik dan benar! 1. Jelaskan latar belakang perlunya dibentuk dana kas kecil? Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 19

24 2. Jelaskan yang dimaksud dengan kas kecil dan sebutkan sistem/metode pencatatannya. Kegiatan Belajar 2 A. Kompetensi Dasar : 4.4 Mengelola Kas Kecil. B. Materi Pokok Dokumen atau bukti pemakaian dana kas kecil Metode pencatatan dana kas kecil C. Uraian Materi 1. Dokumen atau bukti pemakaian Kas Kecil Dalam mengelola dana kas kecil, seorang pemegang dana kas kecil harus mengumpulkan dokumen-dokumen dan bukti transaksi guna mempertanggungjawabkan dana kas kecil. Bukti pemakaian dana kas kecil itu dapat berupa : bukti kas keluar, bukti nota, bukti pembayaran rekening air, bukti pembayaran rekening telepon dan lain-lain. Blanko bukti Kas Keluar sudah ada pada kegiatan belajar 1. Berikut ini contoh bukti nota pembayaran foto copy : FOTO COPY DANISWARA, 5 November 2009 Jl. NANGGALAN 100 Kepada H. Imam Ruba i Telp No. Banyaknya Uraian Harga Satuan Jumlah Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 20

25 lembar Photo copy RP 100,00 Rp , buah Jilid hard cover Penerima, Rp ,00 Rp ,00 Rp ,00 Gambar 2.1 Bukti Nota Pembayaran Foto copy Setiap bukti kas keluar yang dikeluarkan harus dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil yang sudah dilakukan pada periode tertentu. 2. Metode Pencatatan Dana kas kecil Dalam mengelola dana kas kecil terdapat dua metode pencatatan yang biasa dilakukan, yaitu : a. Sistem dana tetap (Imprest system) Dalam metode ini kas kecil, besarnya saldo selalu tetap sesuai dengan jumlah semula. Artinya jumlah penerimaan sama dengan jumlah pengeluaran. Dalam metode ini pemegang kas kecil tidak menyelenggarakan pembukuan, tetapi untuk mengetahui saldo yang ada dalam kas kecil, pengelola hanya membuat catatan yang sifatnya intern dan mengarsip semua bukti pengeluaran kas kecil pada periode tertentu. Pencatatan yang dibuat dalam jurnal umum dilakukan oleh pemegang kas umum, yaitu sebagai berikut : 1) Pada saat pembentukan dana kas kecil : Kas kecil.. xx Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 21

26 Kas.. xx 2) Pada saat pemakaian dana : Tidak dijurnal 3) Pada saat pengisian kembali : Beban-beban.. xx Kas.. xx 4) Bila kas kecil dianggap terlalu kecil, maka diadakan penambahan. Jumlahnya adalah Kas kecil.. xx Kas.. xx 5) Bila kas kecil dianggap terlalu besar, maka diadakan pengurangan, jumlahnya adalah: Kas.. xx Kas kecil.. xx b. Sistem dana tidak tetap (Fluctuation fund system atau fluctuation fund balance system) Dalam metode ini besarnya saldo dana kas kecil selalu berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan. Artinya jika terjadi pengeluaran atau penrimaan dana kas kecil selalu dicatat dengan mendebet untuk penerimaan dan mengkredit kas kecil untuk pengeluarannya. Jurnal yang diperlukan pada metode ini adalah sebagai berikut : 1) Pada Saat Pembentukan dana kas kecil Kas kecil.. xx Kas.. xx 2) Pada saat pemakaian dana : Beban-beban.. xx Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 22

27 Kas kecil.. xx 3) Pada saat pengisian kembali 4) Kas kecil.. xx D. Rangkuman Dalam mengelola dana kas kecil, seorang pemegang dana kas kecil harus mengumpulkan dokumen-dokumen dan bukti transaksi guna mempertanggungjawabkan dana kas kecil. Ada dua metode pencatatan dana kas kecil yaitu system dan tetap dan system dan tidak tetap. E. Tugas Individu Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan baik dan benar! 1. Jelaskan perbedaan antara sistim pencatatan dana tetap dengan sistim dana tidak tetap. 2. Sebutkan sebab-sebab terjadinya selisih kas kecil. 3. Bagaimana perlakuan terhadap selisih kas pada akhir periode? Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 23

28 BAB III A. Maksud dan Tujuan Evaluasi EVALUASI Bagi Siswa Maksud dan tujuan dari adanya evaluasi didalam modul ini adalah agar peserta didik dapat belajar secara mandiri dalam mengerjakan latihan-latihan dan soal-soal tanpa arahan atau bimbingan guru.serta agar peserta didik dapat benar-benar memahami materi yang ada di dalam modul ini. Bagi Guru/ fasilitator Maksud dan tujuan dari adanya evaluasi didalam modul ini adalah agar guru/ fasilitator/ dapat membantu guru merencanakan kegiatan belajar dan memahami konsep, praktik baru, dan dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan siswa, serta guru bisa mencatat/ menilai hasil pencapaian kemajuan belajar siswa/ peserta didik. B. Soal-soal Evaluasi Tes Formatif 1 Soal Essay Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan tepat, singkat tapi jelas! 1. Dokumen-dokumen apa saja yang diperlukan dalam administrasi kas kecil? 2. Uraikan Prosedur Administrasi Dana kas kecil! 3. Jelaskan pihak-pihak yang terkait dengan pengelolaan dana kas kecil. Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 24

29 BAB IV A. Glosarium PENUTUP Check Register Cash Disbursement Journal Cash Count Fluctuating fund-balance system Imprest system Fluctuation fund system Petty Cash Suprised Audit Cheque : Register Cek : Jurnal Pengeluaran Kas : Dana Kas Kecil : Sistem saldo dana berfluktuasi : Sistem dana tetap : Sistem Dana Tidak Tetap : Kas Kecil : Pemeriksaan secara mendadak : Cek B. Daftar Pustaka Mulyadi, Sistem Akuntansi Dana Kas Kecil ( Petty Cash) lilizis.blogspot.co.id Duhanias.files.wordpress.com C. Lampiran Lampiran 1 Kunci Jawaban Kompetensi Dasar :3.4 Mengilustrasikan cara pengelolaan kas kecil. Tugas Mandiri 1. Kas kecil dibentuk karena ada pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak cocok/tepat bila menggunakan cek. 2. Kas kecil adalah uang tunai yang disediakan untuk membayar pengeluaranpengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 25

30 Kompetensi Dasar : 4.4 Mengelola Kas Kecil. Tugas Mandiri 1. Perbedaan sistim dana tetap dengan sistim dana tidak tetap Dalam sistim dana tetap, besarnya dana kas kecil selalu tetap sesuai dengan jumlah yang ditetapkan. Pada metode ini, pengeluaran dari kas kecil tidak dibuatkan jurnal. Akan tetapi pemegang kas kecil mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran atas kas kecil. Kemudian kas kecil diisi kembali berdasarkan bukti-bukti pengeluaran sebesar pengeluaran yang telah dilakukan. Sedangkan dalam sistim dana tidak tetap saldo kas kecil selalu berubah karena setiap pengeluaran dari kas kecil langsung dicatat, yang mengakibatkan saldo kas kecil berkurang. 2. Penyebab terjadinya selisih kas kecil adalah: a. Kesalahan pencatatan b. Adanya pembayaran yang dibulatkan ke bawah atau ke atas. c. Adanya uang palsu d. Kehilangan akibat kekliruan saat mengadakan transaksi e. Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui 3. Perlakuan terhadap selisih kas Jika selisih kas lebih, dianggap sebagai pendapatan di luar usaha, sedangkan selisih kas kurang, dianggap sebagai beban di luar usaha. Evaluasi 1. Dokumen yang diperlukan dalam administrasi kas kecil: a) Bukti Kas Keluar b) Cek Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 26

31 c) Permintaan pengeluaran kas kecil d) Bukti pengeluaran kas kecil e) Permintaan pengisian kembali kas kecil 2. Prosedur Pengelolaan Kas Kecil Dalam administrasi kas kecil ada 4 prosedur, yaitu: a) Pembentukan Dana Kas Kecil Prosedur Pembentukan dana kas kecil dimulai dengan terbitnya surat keputusan Direktur Keuangan/manajer Keuangan yang menentukan jumlah atau metode yang digunakan dalam pencatatan dana kas kecil. b) Permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran kas kecil Prosedur permintaan dan pertanggung jawaban pengeluaran dana kas kecil. Pengeluaran dana kas kecil dimulai dengan adanya permintaan peneluaran dana oleh pamakai ditujukan kepada pemegang dana kas kecil. Pemakai dana berkewajiban mempertanggungjawabkan pemakaian dana dengan membuat pertanggungjawaban dalam formulir bukti pengeluaran kas kecil yang dilampiri dengan bukti-bukti pendukung. c) Pengisian kembali dana kas kecil Dalam imprest system bukti pengeluaran kas dilampiri dengan bukti pendukungnya, dan disimpan sementara untuk digunakan nanti dalam pengisian kembali dana kas kecil. Dalam sisem dana tidak tetap, bukti pengeluaran kas kecil diserahkan oleh pemegang dana ke bagian jurnal untuk dicatat dalam jurnal pengeluaran kas kecil, jika saldonya sudah menipis, pemegang kas kecil mengisi formulir permintaan penrisian kembali. Formulir ini dilampiri dengan bukti-ukti pendukung dan dikirim ke bagian utang untuk diproses dalam pengisian kembali dana kas kecil. 3. Pihak-pihak (Fungsi) yang terkait dengan pengelolaan administrasi dana kas kecil: a) Fungsi Kasa/kasir. Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 27

32 b) Fungsi Akuntansi/Jurnal. c) Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil. d) Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai (Pemakai Kas Kecil). e) Fungsi pemeriksa intern. Mengilustrasikan Cara Pengelolaan Kas Kecil dan Mengelola kas Kecil 28

33