BAB 2 LANDASAN TEORI

Transkripsi

1 BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1 Teori-Teori Dasar/Umum Teori-teori berikut ini adalah teori-teori dasar yang didapat dari berbagai sumber yang dijadikan sebagai landasan dalam penulisan skripsi ini Sistem Menurut Mulyadi (2008 : 5), Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan. Menurut Hall (2007 : 6), Sistem adalah sekelompok dua atau lebih komponen yang saling berkaitan (Subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama) Informasi Menurut Stairs & Reynolds (2010 : 5), Informasi adalah sekumpulan fakta yang telah terorganisir yang memiliki nilai lebih. 11

2 12 Menurut O brien (2010 : 34), Informasi adalah data yang telah diolah sehingga memiliki arti dan berguna bagi user Sistem Informasi O Brien & Marakas (2010 : 565), menyatakan Sistem informasi adalah sekumpulan orang, prosedur, dan sumber daya yang mengumpulkan, mengolah, serta menyebarluaskan informasi dalam sebuah organisasi. Sedangkan Wijaya dan Alianto (2012 : 1), mengatakan bahwa sistem informasi merupakan suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi informasi, dan prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk mencapai suatu tujuan. Gambar 2.1 Sistem Informasi Sumber : Wijaya dan Alianto (2012 : 1)

3 Metodologi Implementasi Menurut Susilo (2007 : 174), Implementasi merupakan suatu penerapan ide, konsep, kebijakan, atau inovasi dalam suatu tindakan praktis sehingga memberi dampak, baik berupa perubahan pengetahuan, keterampilan maupun nilai dan sikap. Salah satu contoh metodologi implementasi adalah SDLC (System Development Life Cycle) method. Menurut Schwalbe (2010 : 60), SDLC (System Development Life Cycle) merupakan suatu kerangka kerja untuk mendeskripsikan fase-fase yang terlibat dalam pengembangan sistem informasi. utama, yaitu: SDLC (System Development Life Cycle) terdiri atas 5 tahap Planning, merupakan langkah pertama dalam proses pengembangan sistem, yang terdiri dari identifikasi, seleksi dan perencanaan sistem. Analysis, merupakan seluruh analisa kebutuhan sistem untuk usulan sistem informasi (ini juga disebut spesifikasi fungsional atau kebutuhan fungsional). Untuk proyek perkembangan yang besar, produk ini mengambil bentuk dari

4 14 laporan kebutuhan sistem, dengan menetapkan kemampuan yang diperlukan untuk kebutuhan informasi pengguna akhir. Design, menjelaskan sistem apa yang harus memenuhi informasi yang dibutuhkan oleh para pengguna, rancangan ini terdiri dari rancangan logika dan fisik yang dapat menghasilkan spesifik sistem yang memenuhi persyaratan sistem yang dikembangkan pada tahap analisa. Implementation, merupakan tahapan yang harus dilakukan sebelum sistem benar-benar dapat diterapkan dengan melalui testing atau uji kehandalan dari sistem. Maintenance & Support, merupakan tahapan untuk memperbaiki error pada sistem, memodifikasi sistem untuk beradaptasi terhadap lingkungan, dan menjaga sistem dari kemungkinan masalah di masa yang akan datang Object Oriented Analysis And Design (OOAD) Menurut Dittman & Whitten ( 2004 : 31), Object Oriented Analysis And Design (OOAD) merupakan sekumpulan tool dan teknik untuk mengembangkan sistem yang akan menggunakan objek teknologi dalam membangun sistem dan software-nya.

5 15 OOAD adalah suatu metode untuk menganalisis sistem informasi mengenai context system, dapat mendukung dalam menangani data dengan jumlah besar yang dapat didistribusikan ke departemen terkait, dan dengan pendekatan analisa, perancangan, user interface, dan pemrograman yang berorientasi objek. (Wijaya dan Alianto, 2012 : 85) Unified Modeling Language ( UML ) Unified Modeling Language ( UML ) merupakan bahasa visual yang menyediakan cara untuk menganalisis dan mendesain object oriented system untuk memvisualisasikan, membangun, serta mendokumentasikan. (Bennet, Lunn, dan Skelton, 2005 : 5). Menurut Wijaya dan Alianto (2012 : 85), Unified Modeling Language ( UML ) adalah suatu standar yang mendefinisikan peranan dan notasi dalam flow proses bisnis dan sistem dari suatu software secara mendetail Rich Picture Rich picture adalah sebuah gambaran mengenai orang, object, process, structure dan masalah yang ada dalam problem domain dan application domain sistem. Rich picture tidak memiliki notasi khusus, namun harus dapat menggambarkan kondisi yang terjadi.

6 Use Case Diagram Menurut Wijaya dan Alianto (2012 : 91), Use Case Diagram adalah suatu gambaran umum dari pola interaksi antara sistem dan aktor untuk menentukan bagaimana aktor berinteraksi dengan sistem. Gambar 2.2 Simbol Usecase Diagram Sumber : Microsoft Office Visio Activity Diagram Menurut Bennett, McRobb, dan Farmer (2006 : 648), Activity Diagram adalah suatu diagram menggambarkan aktivitas dan actions yang mendeskripsikan workflow.

7 17 Gambar 2.3 Simbol Activity Diagram Sumber : Microsoft Office Visio Proses Bisnis Menurut pendapat Jones & Rama yang diterjemahkan oleh Wibowo M.S (2008 : 3), Business Process (Proses Bisnis) adalah urutan aktivitas yang dilaksanakan oleh suatu bisnis untuk memperoleh, menghasilkan serta menjual barang dan jasa.

8 Sales atau Penjualan Pengertian penjualan menurut Armstrong & Kotler (2008 : 457), adalah sebuah proses dimana kebutuhan pembeli dan kebutuhan penjual dipenuhi, melalui antar pertukaran informasi dan kepentingan. Sedangkan Warren (2008 : 631 ), mengatakan bahwa penjualan merupakan jumlah total yang dibebankan kepada pelanggan atas barang yang terjual, termasuk penjualan tunai dan penjualan kredit. 2.2 Teori-Teori Khusus Enterprise Resource Planning (ERP) Pengertian ERP Menurut O Brien & Marakas (2010 : 272), Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem lintas fungsi perusahaan yang digerakkan oleh module software suite terintegrasi yang mendukung proses bisnis dasar internal perusahaan. Pengertian Enterprise Resource Planning (ERP) yaitu: Sekumpulan paket sistem informasi yang dibangun dan diimplementasikan sebagai fasilitator terwujudnya konsep ERP di suatu organisasi. (Dhewanto, 2007 : 3 ).

9 19 Menurut Wibisono dalam jurnal Enterprise Resource Planning (ERP) Solusi Sistem Informasi Terintegrasi (2005), kata planning dan kata resource bukanlah inti dari ERP, tetapi kata Enterprise merupakan inti sebenarnya dari istilah ERP, yaitu untuk menyatukan seluruh departemen dan fungsi yang ada pada sebuah perusahaan ke dalam sebuah sistem komputer terpadu yang dapat mengakomodasi seluruh kebutuhan spesifik dari departemen yang berbeda. Menurut Candra dalam jurnal The Road Of ERP Sucess: A Framework Model For Sucessful ERP Implementation, Zabjek, Kovacic, & Stemberger (2009) juga menunjukkan beberapa faktor yang penting untuk ERP Implementasi. Faktor-faktor ini top management support, clear goals and objective, project team organization and competence, user training and education, business process engineering, change management, communication, user involvement and participation, legacy system management, consulting services, project management, sponsorship, system, technological, and minimal customization. Faktor-faktor ini memiliki dampak positif pada implementasi ERP yang sukses dan harus diperlakukan sebagai sangat penting dalam proyek implementasi sistem ERP. Hasil ini juga mendukung pentingnya persepsi top management, jika mereka menganggap manajemen proses bisnis sebagai dasar

10 20 perubahan bisnis, ini memberikan kontribusi untuk pengaruh yang kuat dan positif pada implementasi ERP yang sukses Modul Modul ERP Gambar 2.4 Enterprise Resource Planning Sumber : Wijaya dan Alianto (2012 : 22) Modul modul ERP meliputi bidang operasional dalam Finance Management, Supply Chain Management, Coorporate Service Management, Customer Relationship Management, serta Human Resource Management.

11 21 Financial Management, meliputi integrasi informasi dari aktivitas : - General Ledger - Account Receivable - Account Payable - Financial Report (Cash Flow, Income Statement, Balance Sheet) - Cost control - Analysis Financial Statement Supply Chain Management, meliputi integrasi informasi dari aktivitas : - Forecasting - Purchasing - Sales and Distribution - Inventory Coorporate Service Management, meliputi integrasi informasi dari aktivitas : - Travel - Facilities - Commissions

12 22 Customer Relationship Management, meliputi integrasi informasi dari aktivitas : - Sales force automation - Opportunity management - Marketing Campaigns - After sales customer support with help desk and case management - Knowledge base - Pricing Sistem - Field Service - Quality Control Manufacturing Management, meliputi integrasi informasi dari aktivitas : - Material Requirement Planning (MRP) - Work Centers - Schedulling Human Resource Management, meliputi integrasi informasi dari aktivitas: - Benefits - Payroll - Schedulling

13 Sales Cycle Gambar 2.5 Sales Cycle Sumber : SAP AG 2006 Sales Cycle dalam ERP mencakup beberapa tahap (SAP AG, 2006 : 4-23), yakni : 1. Pre Sales Activities Pre Sales Activities dapat berupa Inquiries atau Quotation. Pre Sales Activities dapat digunakan sebagai referensi dalam pembuatan Sales Order.

14 24 2. Sales Order Processing Sales Order Processing dapat dibuat dengan mengambil informasi dari dokumen Pre-Sales Activities. Sales Order digunakan untuk mencatat pesanan dari customer. Pada saat pembuatan Sales Order, sistem melakukan : - Memonitor sales transaction - Mengecek ketersediaan barang - Mengatur jadwal pengiriman - Melakukan perhitungan harga dan tax - Mengecek credit limit 3. Inventory Sourcing Inventory sourcing mencakup pengambilan barang dari gudang dan menempatkannya pada picking area untuk dipersiapkan dalam pengiriman. 4. Delivery Pada saat proses delivery, dibuat delivery document yang berarti barang secara fisik telah keluar dari gudang dimana stock secara otomatis ter-update.

15 25 5. Billing Proses billing dihasilkan dengan meng-copy informasi dari Sales Order berupa invoice. Billing document bertujuan untuk memonitor dan memproses pembayaran customer. 6. Payment Payment merupakan tahap akhir dari sales cycle. Pada saat payment dilakukan, General Ledger akan di-update secara otomatis EPICOR Epicor merupakan salah satu perusahaan penyedia business solution terkemuka di dunia yang didirikan pada tahun 1984, dengan kantor pusat di Irvine, California. Sebelumnya, Epicor dikenal sebagai platinum software yang merancang software akuntansi dengan pasar perusahaan menengah yang disebut PFD (Platinum for DOS) yang kemudian disebut PFW (Platinum for Windows). Saat ini, Epicor memiliki target pasar berupa perusahaan menegah ke atas. Selain itu, Epicor juga menyediakan solusi lengkap untuk berbagai industri guna meningkatkan efisiensi operasional dan mendorong manfaat kompetitif. Epicor dirancang sebagai solusi hemat biaya serta fleksibel yang menjadi pilihan perusahaan yang ingin mengintegrasikan teknologi

16 26 internet dan ERP dengan tujuan membuat bisnis global menjadi lebih sederhana. ( Dalam jurnal Epicor Software Corporation: Epicor Receives New Certifications frommicrosoft; Epicor Solutions Continue to Leverage Latest Microsoft Technologies for Enhanced Security, Innovative User Interface Features and Performance Enhancements (2009) menyatakan,epicor Software is a global leader delivering business software solutions to the manufacturing, distribution, retail, hospitality and services industries. Epicor provides integrated enterprise resource planning (ERP), customer relationship management (CRM), supply chain management (SCM) and enterprise retail software solutions that enable companies to drive increased efficiency and improve profitability. Founded in 1984, Epicor celebrates delivering business solutions that provide the scalability and flexibility businesses need to build competitive advantage. The Company's worldwide headquarters are located in Irvine, California with offices and affiliates around the world.

17 27 Gambar 2.6 Epicor Sumber : Epicor iscala 2.3 SR3 Epicor iscala 2.3 SR3 merupakan sebuah business solution yang dirancang untuk perusahaan multinasional maupun perusahaan regional yang memiliki kebutuhan cross-border trading requirements. Epicor iscala 2.3 SR3 merupakan sistem ERP yang terintegrasi yang terdiri supply chain, Manufacturing Execution Sistem (MES), field service, project management, payroll dan solusi lainnya. Seluruh solusi tersebut dirancang dengan kolaborasi bersama Microsoft.Net.

18 28 Dengan kemampuan proses yang terintegrasi, Epicor iscala 2.3 SR3 memungkinkan perusahaan untuk mengintegrasikan proses internal dan eksternal perusahaan dengan mengotomatisasikan trading dan mengurangi biaya operasional, serta menyediakan informasi mengenai penawaran dan pemintaan sehingga mampu mendukung pengambilan keputusan. Epicor iscala 2.3 Service Release (SR) 3 merupakan versi terbaru yang dirilis Epicor. Epicor iscala 2.3 Service Release (SR) 3 memiliki inovasi dan perangkat tambahan yang telah dikembangkan. Pengembangan ini menghasilkan empat key business themes antara lain : 1. Controllability Epicor iscala 2.3 SR3 memiliki kemampuan yang memungkinkan proses bisnis menjadi lebih terkontrol. 2. Scalability Epicor iscala 2.3 SR3 dapat menyesuaikan kebutuhan perusahaan berdasarkan skala masing-masing perusahaan guna memenuhi pertumbuhan kebutuhan bisnis.

19 29 3. Usability - Epicor iscala 2.3 SR3 mudah dipelajari dan memberikan kemudahan dalam penggunaan 4. Mobility - memberikan metode baru untuk bekerja dengan Epicor iscala 2.3 SR3, yang memungkinkan user untuk mengakses Epicor iscala dimanapun. ( Sales Management Epicor Sales Management menyediakan complete suite yang memungkinkan client untuk mengakses barang, harga serta data customer secara terintegrasi. Selain itu, complete suite yang tersedia mengotomatisasi dan meningkatkan proses bisnis sehingga memungkinkan client untuk meningkatkan produktivitas dengan meningkatkan akurasi penjualan. Dengan keakuratan data yang dihasilkan, maka dapat meningkatkan kepuasan pelanggan. ( Signature Methodology Signature Methodology merupakan metodologi yang digunakan dalam proses implementasi ERP khusus produk-produk Epicor. Signature Methodology adalah suatu rencana kerja, task-oriented system

20 30 yang dirancang untuk memecah proses implementasi menjadi komponen tertentu sehingga lebih mudah tersampaikan dan dapat dijalankan oleh project team. Pada setiap tahap akan terdapat detil-detil yang ditambahkan untuk menunjang proses implementasi. Signature Methodology memberikan kerangka kerja yang terstruktur dan konsisten dengan tujuan untuk mensukseskan suatu proses implementasi. Signature Methodology mewujudkan rencana implementasi project team melalui enam tahap, dengan melakukan analisis secara detil mengenai business requirements perusahaan, hingga pada tahap penyerahan (hand-over), membantu client untuk menggunakan solusi Epicor pada kegiatan operasional perusahaan dengan cepat. Selain itu Epicor juga menawarkan Project toolkit yaitu berupa tools yang akan digunakan secara bertahap pada proses implementasi. ( Gambar 2.7 Signature Methodology Sumber :

21 31 Signature Methodology memiliki enam tahap, dimulai dari melakukan persiapan dengan melakukan requirement research hingga pada tahap Go Live guna menjalankan kegiatan operasional perusahaan Prepare Prepare merupakan tahap pertama dalam pelaksanaan proses implementasi menggunakan signature methodology. Pada tahap ini dilakukan penelusuran secara mendalam mengenai kebutuhan perusahaan dalam pengimplementasian Epicor. Pada tahap ini, consultant melibatkan client agar lebih memahami tujuan yang akan dicapai dalam proses implementasi sehingga client memiliki gambaran mengenai bagaimana Epicor akan bekerja. Pengumpulan data dapat dilakukan via telepon maupun wawancara sehingga output dari data tersebut dapat digunakan sebagai bahan presentasi mengenai persiapan proses implemantasi yang akan dilakukan. Untuk melaksanakan tahap Prepare dilakukan langkahlangkah berikut : - Requirement Research Pada tahap requirement research yang dilakukan adalah melengkapi requirement survey dan me-review best practice.

22 32 Requirement survey dilakukan untuk mencari requirement apa saja yang dibutuhkan oleh client. Consultant bertugas untuk mengumpulkan data yang dibutuhkan selama proses implementasi berlangsung. - Solution Concept Discovery Pada solution concept discovery, vendor mempresentasikan solution Epicor iscala kepada client, mengadakan meeting guna mempersiapkan proses implementasi, resource serta jadwal implementasi. - Hardware & Software Recommendation Mempersiapkan pengadaan hardware & software yang dibutuhkan client dan memberikan rekomendasi mengenai hardware & software yang seharusnya digunakan. - Initial Scope Definition

23 33 Pada tahap ini mencakup pembuatan proposal, perencanaan instalasi hardware & software dan menandatangani kontrak Plan Tahap kedua dalam pelaksanaan Signature Methodology adalah Plan. Pada tahap ini, consultant mengadakan kick off meeting mengenai gambaran isi dari proyek implementasi yang akan dilaksanakan dimana consultant dan client membuat sebuah kesepakatan mengenai bagaimana untuk mencapai tujuan demi kesuksesan implementasi. Untuk melaksanakan tahap Plan dilakukan langkah-langkah berikut : - Project Organization Project organization dimulai dengan pembentukan tim yang akan terlibat dalam proses implementasi, menentukan tugas dan wewenang masing-masing role, mulai menetapkan jadwal meeting.

24 34 - Project Launch Melakukan kick off presentation, menjelaskan metodologi yang diterapkan dalam proses implementasi Epicor iscala. - Project Planning Finalization Menentukan tujuan yang ingin dicapai dalam proses implementasi, Menentukan ruang lingkup dari project implementasi, memprediksikan risiko yang mungkin terjadi pada saat berlangsung proses implementasi, finalisasi hardware dan software yang akan digunakan dalam proses implementasi Analyze Dalam tahap ketiga ini, dilakukan review atas rencana implementasi yang telah disusun sebelumnya. Data yang telah dikumpulkan dibutuhkan untuk dilakukan analisa. Data yang dianalisa berupa report dan form requirements (input dan output). Kebutuhan yang telah ditentukan dianalisa secara spesifik dan terencana untuk dikonversi ke dalam Business

25 35 Requirement Review. Business Requirement Review digunakan sebagai overview kebutuhan bisnis yang akan dijalankan pada Epicor iscala. Untuk melaksanakan tahap Analyze dilakukan langkahlangkah berikut : - Business Modelling Kelanjutan dari tahap plan untuk memastikan kebutuhan pengguna dengan menganalisa proses bisnis berjalan. - Input, Output, and Script Definition Pada bagian ini, Epicor melakukan analisis pada masing-masing parameter untuk dirancang output-nya. Workflow juga dapat dengan mudah untuk diidentifikasi Design Tahap keempat dalam proses implementasi adalah Design. Tahap design membantu consultant dan client dalam mengidentifikasikan kebutuhan yang diperlukan oleh perusahaan, consultant akan melakukan presentasi

26 36 mengenai sistem dengan terlebih dahulu meng-entry beberapa data seperti product group, supplier dan customer. Dengan tujuan agar sistem tidak menyimpan terlalu banyak data, apabila adanya perubahan pada sistem. Design merupakan tahap penting dalam Signature Methodology. Dengan adanya design yang berupa prototyping maka client akan mendapatkan gambaran mengenai sistem yang akan mereka gunakan nantinya dan menerima masukan agar sistem berjalan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Untuk melaksanakan tahap Design dilakukan langkahlangkah berikut : - Proof of Concept Memfinalisasi setup requirement, melakukan customize sesuai dengan kebutuhan client. - Configuration Dilakukan re-design solution untuk melengkapi bagian proof of concept sebelumnya. Tujuan dari segmen ini adalah untuk menguji data yang diharapkan dapat membantu

27 37 mengumpulkan data serta mengidentifikasi area masalah. - Value Stream Script Validation Dalam langkah Value Stream Script Validation, laporan dan prosedur disetujui dan divalidasi. User diberikan training mengenai penggunaan aplikasi Validate Tahap kelima yaitu Validate merupakan tahap yang dilakukan untuk memastikan semua tahapan sebelumnnya sesuai dengan rencana dan mulai melakukan set-up and configuration pada sistem serta persiapan tahap deploy. Untuk melaksanakan tahap Validate dilakukan langkahlangkah berikut : - Production System Setup Production System Setup meninjau kembali keputusan yang telah dibuat dan membuat

28 38 rekomendasi yang diperlukan. Company setting sudah mulai dilakukan. - Project Team Validation Langkah Project Team Validation dilakukan acceptance testing yang bertujuan untuk menguji apakah sistem sudah sesuai dengan apa yang telah direncanakan sebelumnya. - Deployment Planning Deployment Planning mencakup pembuatan training material, serta dilakukan pengujian mengenai customization, transaction, dan data conversion Deploy Tahap Deploy merupakan tahap terakhir yang dilakukan dalam pelaksanaan implementasi ERP Epicor dengan Signature Methodology. Dimana pada tahap ini client telah melaksanakan Go Live, yaitu siap menggunakan sistem ERP yang diimplementasikan, consultant menyerahkan kelanjutan pelaksanaan sistem kepada client.

29 39 Untuk melaksanakan tahap Deploy dilakukan langkahlangkah berikut : - End User Training Menyusun jadwal training user serta menjalankan training user. - Cutover Confirmation Melakukan persiapan serta pengecekan ulang untuk memastikan bahwa implementasi ERP berjalan dengan baik. - KPI Review KPI Review merupakan langkah penutupan proyek. Dilakukan review mengenai implementasi dan penggunaan sistem, serta project budget yang telah dikeluarkan.

30 Kerangka Berpikir Gambar 2.8 Kerangka Berpikir

31 41 Pada tahap solution concept discovery, consultant mempresentasikan solution Epicor iscala kepada client dengan tujuan agar client memiliki gambaran mengenai bagaimana Epicor akan bekerja dan melakukan diskusi yang melibatkan client dan consultant guna mempersiapkan proses implementasi yang akan dilakukan pada perusahaan, resources yang dibutuhkan selama proses implementasi berlangsung serta jadwal implementasi agar proses implementasi dapat berjalan sesuai dengan jadwal dan budget yang telah ditetapkan. Berdasarkan data yang telah diperoleh, akan dilakukan analisa proses bisnis dan sistem berjalan guna untuk mengetahui kebutuhan perusahaan dan kekurangan yang terdapat pada sistem berjalan. Dari hasil analisa tersebut ditemukan masalah-masalah yang menyebabkan perusahaan membutuhkan sebuah sistem ERP baru yang dapat mendukung proses bisnis perusahaan sehingga perlu dilakukan implementasi sistem ERP Epicor iscala 2.3 SR3 dengan menggunakan Signature Methodology tahap Prepare, Plan dan Collaboration. Proses implementasi sistem ERP Epicor iscala 2.3 SR3 dilakukan secara bertahap. Dimulai dengan tahap Prepare yang terdiri dari Project Team dan Hardware, Software and Infrastructure recommendation. Tahap Plan yang terdiri dari Implementation Schedule, Project Scope, dan Kick off Agenda and Presentation serta tahap Collaboration yang meliputi Business Requirement Review, To be Process, Master Data Setup/Templates, Setup & Configuration, dan User Manual. Dari implementasi yang telah dilakukan hingga tahap Collaboration dapat diperoleh kesimpulan bahwa sistem berjalalan pada perusahaan tidak dapat memenuhi

32 42 kebutuhan proses bisnis pada perusahaan sehingga dibutuhkan sebuah sistem ERP yang mampu mendukung proses bisnis untuk mencapai tujuan perusahaan.