JADWAL RETENSI ARSIP BADAN PERTANAHAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA

Transkripsi

1 JADWAL BADAN PERTANAHAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA IN I UMUM 1) Lambang BPN a. Pembuatan Adm/Hukum/Pembuktian diganti Dinilai Kembali b. Ketentuan tentang lambang dan penggunaan lambang Adm/Hukum/Pembuktian diganti Dinilai Kembali 2) Pakaian Dinas a. Pembuatan Adm/Hukum/Pembuktian Dinilai Kembali b. Ketentuan tentang lambang dan penggunaan lambang Adm/Hukum/Pembuktian diganti Dinilai Kembali 3) Ucapan Selamat/Terima Kasih - Surat penghargaan -- 4) Urusan Dalam a. Pedoman tentang Keamanan lingkungan kerja Adm/Hukum/Pembuktian ada ketentuan baru Dinilai Kembali

2 - 2 - IN b. Pedoman Rakyat Adm/Hukum/Pembuktian ada ketentuan baru Dinilai Kembali c. Penyelenggaraan Keamanan Adm/Hukum/Pembuktian Dinilai Kembali d. Penyelenggaraan Rapat. 5) Protokol a. Pedoman Keprotokolan Adm/Hukum/Pembuktian ada ketentuan baru Dinilai Kembali b. Laporan Kegiatan Keprotokolan c. Daftar alamat Kantor, Pejabat ada ketentuan baru d. Kunjungan/acara Pinjaman dan tamu e. Penyelenggaraan Upacara

3 - 3 - dan hari besar 6) Peralatan/Perlengkapan / Informasi IN setelah Sampai dengan pelaksanaan barang dihapus, kecuali berkas pertanggung jawaban keuangan a. Pengadaan Inventaris Barang (1) Inventarisasi barang bergerak/tidak bergerak ada Inventarisasi baru Sampai dengan penghapusan (2) Daftar Inventaris barang milik Proyek ada Inventaris baru Sampai dengan penghapusan (3) Daftar Ulang dan hasil Stock Opname ada Inventaris baru Sampai dengan penghapusan (4) Peralatan Teknis ada Inventaris baru b. Distribusi (1) Distribusi barang, habis pakai Sampai dengan penghapusan Sampai dengan penghapusan (2) Barang bergerak/tidak bergerak. realisasi penghapusan

4 - 4 - IN 7) Kepustakaan a. Pengadaan Buku pertanggung, kecuali berkas pertanggung jawaban keuangan jawaban b. Daftar Pinjaman kembali c. Pengahapusan Inventaris Buku d. Buku Publikasi 8) Kearsipan a. Pendoman Kearsipan Selama berlaku b. Daftar Pemindahan Arsip pemindahan c. Penyerahan Arsip diperlukan d. Pemusnahan Arsip diperlukan e. Buku Ekspedisi (Bukti penerimaan dan pengiriman) diperlukan

5 - 5 - IN 9) Organisasi dan Ketata Laksanaan a. Pembakaran Sistem, formulir dan struktur tata ruang kantor (lay out) b. Klasifikasi jabatan, pelimpahan wewenang dan analisis jabatan setelah diganti yang baru setelah diganti yang baru c. Pengembangan Organisasi 5 tahun d. Pengembangan Sistem, Prosedur, Metode 5 tahun 10) Perjalanan Dinas a. Ketentuan mengenai pelaksanaan perjalanan dinas setelah Sampai ada penggantian baru b. Perjalanan dinas pejabat/pegawai setelah pemeriksaan, kecuali perjalanan pejabat yg menyangkut kepentingan Nasional

6 - 6 - IN 11) Gedung Kantor/Bangunan a. Bukti-bukti pemilikan gedung/bangunan meliputi Sertipikat tanah, ijin bangunan, gambar berikut besteksnya, silsilah riwayat bangunan, cara perolehan, daftar sarana fasilitasnya b. Pemeliharaan dan perbaikan gedung/bangunan meliputi : perencanaan fisik biaya perbaikan dan pemeliharaan gedung/bangunan penambahan serta perbaikan sarana fasilitas dan pelaksanaannya. c. Pembagian/penggunaan ruangan d. Standarisasi ruangan/bangunan/ dan Selama gedung masih ada pelaksanaan diperlukan 5 tahun kecuali yang berhubungan dengan pertanggungjawaban keuangan. Setelah ada standar baru

7 - 7 - IN peralatannya e. Peminjaman ruangan/bangunan/ perkarangan untuk sesuatu kegiatan f. Ijin menggunakan bangunan Kantor dan ijin menghuni meliputi: permohonan dan /Hukum Selama ijinnya masih berlaku lain-lain g. Sewa menyewa gedung/bangunan h. Penjualan rumah dinas meliputi: Kelengkapan /Hukum Selama sewamenyewa berlangsung - - kecuali yang berhubungan dengan pertanggungjawaban keuangan persyaratannya i. Tukar menukar gedung/bangunan pemindah tanganan gedung/ bangunan /Hukum ada serah terima diperlukan

8 - 8 - II SURVEY PENGUKURAN DAN PEMETAAN 1) Pengukuran dan Pemetaan fotogrametri. a. Peta Skala 1 : (1) Paper print (2) Screen Positip (3) Negatif Screen (4) Fair Drawing (5) Negatip Rektifikasi (6) Mosaik (7) Indeks Sheet b. Foto Udara Skala 1 : (1) Negatip roll Film (2) Diapositip (3) Paper print c. Data Hitungan (1) Buku Ukur (2) Diskripsi pilar/photo Point/ premark (3) Hitungan Koordinat: - Poligon - Triangulasi Udara 2) Pengukuran dan Pemetaan Terrestris. a. Pengukuran (1) Daftar Koordinat Titik Refferensi Ukuran (2) Daftar Koordinat Titik Dasar Teknis (Kadastre Punt) peta dibuat peta dibuat peta dibuat peta dibuat IN

9 - 9 - IN b. Pemetaan (1) Peta Topografi (1 : atau lebih kecil) 2 tahun (2) Peta Dasar Teknis (1 : atau 1 : ) (3) Peta Kerja (1 : atau 1 : ) (4) Peta Gambar Situasi Khusus (1 : atau lebih kecil) 2 tahun 2 tahun 2 tahun 3) Penatagunaan Tanah a. Peta monitoring kegiatan Penatagunaan Tanah dipakai b. Indek/Daftar Peta dan koreksi Peta-peta dipakai c. Peta Potret Udara dan Topografi Ilmiah/Informasi dipakai d. Diskripsi Pilar Informasi dipakai

10 e. Data perhitungan luas, kemampuan tanah dan Ilmiah/Informasi penggunaan tanah dipakai IN f. Peta penggunaan tanah Ilmiah/Informasi dipakai g. Peta kemampuan tanah Ilmiah/Informasi dicetak ulang h. Peta Republik Indonesia Peta Kota/Kab/Kodya Ilmiah/Informasi dicetak ulang i. Peta-peta Kota Kecamatan dan Pusat Desa Ilmiah/Informasi dicetak ulang j. Peta persediaan tanah dan penguasaan tanah Ilmiah/Informasi dicetak ulang k. Mikro Film Peta penggunaan tanah, kemampuan tanah dan catatan survey Ilmiah/Informasi dibuat mikro film 4) Pengaturan dan Penguasaan a. Peta Identifikasi Penguasaan/Pemilikan Tanah Ilmiah/Informasi direproduksi

11 b. Peta Identifikasi Tanah Ilmiah/Informasi Negara IN direproduksi c. Peta Konsolidasi Tanah Ilmiah/Informasi direproduksi III HAK TANAH DAN 1) Pemberian, Perpanjangan, PENDAFTARAN TANAH Pembaharuan, Penegasan dan Pembatalan Hak Atas Tanah 2) Perpanjangan jangka waktu uang pemasukan dan pendaftaran Hak 3) Ijin Pemindahan atau Pelepasan 4) Penunjukan Badan Hukum untuk mempunyai Hak Milik atas Tanah (1) Pendaftaran Tanah a. SK. Penetapan Daerah Desa Persiapan Sampai dengan SK Desa Lengkap terbit b. Daftar Daerah Desa Persiapan c. SK. Penetapan Daerah Desa Lengkap Sampai dengan Daftar Desa lengkap terbit -

12 d. Daftar Daerah Desa Lengkap IN - (2) Pendaftaran Hak Atas Tanah a. Warkah Tanah sertipikatnya b. Daftar Nama Adm/Informasi/Hukum sertipikatnya c. Daftar Buku Tanah Adm/Informasi/Hukum sertipikatnya d. Daftar Surat Ukur Adm/Informasi/Hukum (3) Peralihan Hak dan Pembebasan Hak sertipikatnya pemrosesan 25 tahun (4) Ke-PPAT-an a. Lamaran Peserta Ujian PPAT diangkat/ditolak - - b. SK. Pengangkatan, penambahan daerah kerja, penyesuaian daerah kerja, bersangkutan pensiun pemberhentian

13 c. Laporan kerja PPAT IN dievaluasi - - PENGATURAN Pengaturan Penguasaan Tanah IV DAN PENATAAN PERTANAHAN 1) Redistribusi a. Surat Izin Menggarap Hukum/Informasi berlaku b. Surat Keputusan Penegasan sebagai Obyek Landreform Hukum/Informasi berlaku c. Surat Keputusan Penguasaan Atas Tanah Kelebihan Maksimum/Tanah Absentee Hukum/Informasi berlaku d. Surat Keputusan Pemberian Hak/Redistribusi Hukum/Informasi berlaku e. Surat Izin Pemindahan Hak Atas Tanah Obyek Landreform Hukum/Informasi berlaku 2) Surat Keputusan pencabutan Hak Milik dalam rangka pelaksanaan Landreform Hukum/Informasi berlaku 3) Surat Keputusan Penyelesaian kasus dalam rangka sengketa Landreform Hukum/Informasi

14 IN 4) Surat Keputusan Pembayaran Ganti Rugi Tanah Kelebihan/Absentee/Bekas Tanah Hukum/Informasi Partikelir 5) Surat Keputusan Bupati/ Walikota Kepala Daerah tentang penegasan lokasi konsolidasi Tanah Hukum/Informasi 6) Laporan hasil pelaksanaan Landreform : Triwulan dan Hukum/Informasi dipertanggung Tahunan jawabkan 7) Surat Keputusan Penegasan menjadi tanah Negara (kalau tanah tersebut terkena UU No.1 Tahun Hukum/Informasi, kecuali laporan tahunan dinilai kembali. 1958) 8) Surat Keputusan kesediaan Pemerintah untuk memberikan ganti rugi Hukum/Informasi

15 IN 9) Surat Keputusan penegasan tanah Negara untuk objek Landreform - Pemukiman - Bagi hasil - Gadai PENGENDALIAN PERTANAHAN 1) Sertifikasi Usaha Mikro dan Kecil (UKM) V DAN PEMBERDAYAAN MASYARAKAT 2) Inventarisasi masyarakat marginal 3) Inventarisasi dan Identifikasi 4) Inventarisasi Tanah Negara Bebas dan Bekas Kawasan, Tanah Negara Bekas Hak, Tanah Negara Bekas Tanah Terlantar dan Tanah Kritis 5) Pembentukan Kelompok Sadar Tertib Pertanahan

16 - 16-6) Inventarisasi Hak Atas Tanah Skala Besar IN 7) Penertiban Tanah Terindikasi Terlantar 8) Inventarisasi Pengendalian Penerapan Pertanahan 9) Inventarisasi Pengendalian Kebijakan dan Program Sektoral 10) Program Larasita VI PENGKAJIAN DAN PENANGANAN SENGKETA DAN 1) Notulen Gelar Perkara KONFLIK PERTANAHAN 2) Berkas Panggilan Sidang

17 IN VII PERENCANAAN DAN KERJASAMA LUAR NEGERI 1) Poyek Perencanaan Umum a. Buku I : Fakta dan Penjelasan 2 tahun - - b. Buku II : Rencana Kegiatan 2 tahun - - c. Buku III : Pemonitoran Kemajuan Pelaksanaan dan 2 tahun - - letak kegiatan d. Laporan Kegiatan Proyek (LAKIP) 2 tahun e. Pelaksanaan Kegiatan di Provinsi dan Kabupaten/Kota 2 tahun - - 2) Program Kerja Tahunan BPN Buku Program Kerja Tahunan 2 tahun 3) Rencana Strategis (RENSTRA) 2 tahun 4) Evaluasi a. Laporan Bulanan dan Triwulan 5 tahun b. Laporan Kegiatan Tahunan 5 tahun

18 IN VIII INSPEKTORAT UTAMA 1) Pemeriksaan a. Laporan Hasil pemeriksaan pengawasan BPK, BPKP, dijajaran BPN. hasil pemeriksaan 5 th setelah pemutakhiran data hasil pemeriksaan. b. Laporan Hasil pemeriksaan kasus pengaduan oleh aparat pengawasan fungsional laporan diterima / diperiksa 5 th setelah masalahnya selesai pemerintah 2) Laporan Hasil Pemeriksaan Pengawasan terhadap : a. Laporan keuangan dari hasil pengadaan dan penghapusan barang-barang milik laporan diterima / diperiksa 5 tahun pemerintah b. Laporan hasil pemerik-saan pengawasan regular meliputi pembangunan, Kepegawaian, laporan diterima / diperiksa 5 th setelah laporan pemeriksaan ditindaklanjuti

19 Keuangan, Pengaturan dan Penataan Pertanahan, Pengukuran, Hak Tanah dan Pendaftaran Tanah, Pengendalian Pertanahan dan Pemberdayaan Masyarakat, Pengajian dan Penangganan Sengketa dan Konflik, Baik Pusat maupun Daerah. c. Laporan hasil pemeriksaan serentak terhadap bidangbidang tertentu yang dilakukan oleh Inspektorat Utama d. Laporan monitoring tindak lanjut hasil pemeriksaan aparat pengawasan fungsional yang dilakukan oleh Inspektorat Utama IN 5 th setelah hasil laporan pemeriksaan diterima / diperiksa ditindaklanjuti 5 th setelah hasil laporan pemeriksaan diterima / diperiksa ditindaklanjuti

20 e. Pengaduan Kotak Pos yang diproses IN Selama proses berlangsung yang tidak diproses 2 tahun - - IX HUKUM DAN HUMAS 1) Peraturan Kepala BPN RI 2) Keputusan Kepala BPN RI Sampai ada kebijakan yang baru Sampai ada kebijakan yang baru permanen, kecuali yang merupakan kebijakan umum menjadi 3) Intruksi Kepala BPN RI 4) Keputusan Kepala Kantor Wilayah BPN 2 tahun Sampai ada kebijakan yang baru Sampai ada kebijakan yang baru, kecuali kebijakan umum menjadi, kecuali yang menyangkut kebijakan umum Daerah yang bersangkutan. 5) Instruksi Kepala Kanwil BPN 2 tahun Sampai ada kebijakan yang baru, kecuali yang menyangkut kebijakan umum Daerah yang bersangkutan. 6) Keputusan Kepala Kantor Pertanahan Sampai ada kebijakan yang baru, kecuali yang menyangkut kebijakan umum Daerah yang bersangkutan. 7) Instruksi Kepala Kantor Pertanahan 2 tahun Sampai ada kebijakan yang baru, kecuali yang menyangkut kebijakan umum Daerah yang bersangkutan.

21 IN XI PENDIDIKAN DAN LATIHAN 1) Pendidikan Formal a. Perencanaan dan program pendidikan meliputi: /Pembuktian pelaksanaan 8 tahun pembinaan, pengendalian dan pengamanan b. Penetapan lokasi pendidikan /Pembuktian 5 tahun c. Berita acara penyerahan/serah terima sarana Perguruan Tinggi /Pembuktian 5 tahun d. Penetapan/Keputusan Sekolah: Sekolah kejuruan/kursus yang mendapat pengakuan dari Pemerintah meliputi ijazah, sertifikat dan status /Pembuktian 2 tahun 5 tahun e. Bantuan prasarana dan sarana pendidikan 2 tahun 5 tahun

22 IN f. Kegiatan Kemahasiswaan meliputi: bidang ilmiah sosial 2 tahun kemasyarakatan g. Hasil seminar/lokakarya / Pembuktian/ilmiah 2 tahun 5 tahun h. Kegiatan-kegiatan Menwa 2 tahun - - i. Penerimaan mahasiswa meliputi: testing, laporan hasil penerimaan 2 tahun 3 tahun j. Laporan kasus-kasus tindakan dosen meliputi 2 tahun 5 tahun penyelewengan, indisipliner k. Laporan mengenai KKN/Widya Wisata 2 tahun - - l. Laporan umum kegiatan penyelenggaraan pendidikan 2 tahun 5 tahun 2) Pendidikan Non Formal meliputi : perencanaan dan program hasilhasil evaluasi dan pembinaan kursus-kursus non formal 2 tahun 5 tahun

23 IN XII PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN Hasil Penelitian a. Pengembangan Pertanahan penelitian selesai 5 tahun b. Survei, penelitian yang dilakukan oleh aparat BPN untuk kepentingan perencanaan pelaksanaan tugas meliputi penelitian selesai 5 tahun Perintah survei/hasil survei, laporan hasil survei/ penelitian XIII SEKOLAH TINGGI PERTANAHAN NASIONAL 1) Program Kerja Mahasiswa 2 tahun 2) Berkas Penerimaan Mahasiswa 2 tahun 3) Transkip Nilai Mahasiswa 2 tahun 5 tahun 4) Absensi 2 tahun 5) Ijazah 2 tahun 5 tahun 6) Legalisasi Ijazah Mahasiswa 2 tahun 7) KRS 2 tahun 8) Berkas Seminar STPN / Workshop Modul 2 tahun 9) Berkas PKL, KKPPT, KPL 2 tahun 10) PMB 2 tahun

24 IN 11) UKM (BEM) 2 tahun 12) KHS 2 tahun 13) Ujian-ujian (Ujian Tengah Semester, Ujian Akhir Semester) 2 tahun 14) Berkas Praktikum 2 tahun 15) Daftar Mahasiswa 2 tahun KEPALA BADAN PERTANAHAN NASIONAL REPUBLIK INDONESIA, JOYO WINOTO, Ph.D

25 - 25 -