RENCANA STRATEGIS PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GADJAH MADA

Transkripsi

1 RENCANA STRATEGIS PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS GADJAH MADA

2 DAFTAR ISI PENGANTAR (3) KEBIJAKAN DASAR (4) Pendahuluan (4) Nilai-nilai Dasar (4) Misi (5) Visi (5) Tujuan (5) ANALISIS SITUASI (6) Situasi Internal (6-7) Situasi Eksternal (7-8) Strategi Umum (8) SASARAN DAN PROGRAM TAHUN (9-13) PENUTUP: KAIDAH PELAKSANAAN (14) Rencana Strategis Perpustakaan Universitas Gadjah Mada tahun

3 PENGANTAR Rencana Strategis Perpustakaan Universitas Gadjah Mada disusun sebagai wujud dari pelaksanaan mandat Peraturan Majelis Wali Amanat Universitas Gadjah Mada Nomor 4/SK/ MWA/2014 tentang Organisasi dan Tata Kelola (Governance) Universitas Gadjah Mada dan Peraturan Rektor Nomor 1 Tahun 2015 tentang Kedudukan, Fungsi, dan Tugas Organisasi di Lingkungan Universitas Gadjah Mada. Disebutkan bahwa Perpustakaan Universitas Gadjah Mada adalah salah satu unsur penunjang Universitas. Dalam menjalankan fungsinya sebagai unsur penunjang tersebut Perpustakaan bertugas membuat perencanaan strategis program pengembangan layanan perpustakaan. Penyusunan Rencana Strategis Perpustakaan Universitas Gadjah Mada melibatkan unsur Manajemen Perpustakaan, forum pustakawan, unit kerja perpustakaan fakultas yang merepresentasikan klaster bidang keilmuan yakni bidang ilmu kedokteran dan kesehatan (Fakultas Farmasi, Fakultas Kedokteran, Fakultas Kedokteran Gigi), bidang ilmu matematika dan sains (Fakultas Biologi, Fakultas Geografi, Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam), bidang ilmu pertanian dan perikanan (Fakultas Kedokteran Hewan, Fakultas Kehutanan, Fakultas Pertanian, Fakultas Peternakan, Fakultas Teknologi Pertanian), bidang ilmu sosial humaniora (Fakultas Ekonomika dan Bisnis, Fakultas Filsafat, Fakultas Hukum, Fakultas Ilmu Budaya, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Fakultas Psikologi) dan bidang ilmu teknik (Fakultas Teknik). Semoga Rencana Strategis Perpustakaan Universitas Gadjah Mada ini bermanfaat dalam memberi arah bagi pengembangan Perpustakaan Universitas Gadjah Mada saat ini dan di waktu mendatang. Yogyakarta, Maret 2016 Kepala Dra. Nawang Purwanti, M.Lib Rencana Strategis Perpustakaan Universitas Gadjah Mada tahun

4 KEBIJAKAN DASAR Pendahuluan Dalam mengemban mandat sebagai balai nasional ilmu pengetahuan dan kebudayaan yang menyelenggarakan pendidikan tinggi berdasarkan Pancasila demi kepentingan kemanusian dan perkembangan bangsa Indonesia, Universitas Gadjah Mada memerlukan dukungun penuh semua unsur penunjang yang ada dibawahnya, tidak terkecuali Perpustakaan. Selanjutnya dalam rangka melaksanakan Kebijakan Umum Universitas Gadjah Mada yang tertuang dalam Surat Keputusan Majelis Wali Amanat Nomor 4/SK/MWA/2015, Perpustakaan mengacu pada Pokok-Pokok Kebijakan yang telah ditetapkan yaitu kebijakan Tri Dharma dan kebijakan sistem pendukung. Secara khusus sistem pendukung dijabarkan lagi dalam beberapa aspek, yaitu sistem informasi, sumber daya informasi, infrastruktur fisik dan teknologi informasi, keuangan, sumber daya manusia, kerjasama dan layanan. Nilai-Nilai Dasar Penyusunan Rencana Strategis Perpustakaan selain memperhatikan nilai-nilai dasar yang tertuang dalam Rencana Strategis Universitas Gadjah Mada yang meliputi nilai Pancasila, nilai keilmuan dan nilai kebudayaan, juga mengacu pada nilai-nilai dasar universal yang menjiwai penyelenggaraan sebuah organisasi perpustakaan, yaitu: 1. Library is a growing organism, salah satu dari lima hukum ilmu perpustakaan yang dikemukakan oleh Ranganathan pada tahun Perpustakaan harus selalu berkembang dinamis mengikuti perubahan yang terjadi di lingkungannya. 2. Freedom of Information, yang dimaknai sebagai hak untuk mengakses informasi yang dikelola oleh institusi publik, termasuk perpustakaan. Hak untuk mendapatkan informasi adalah hak asasi manusia. Hal ini tertuang dalam Universal Declaration of Human Rights (1948) ayat ke-19. Dalam konteks negara Indonesia juga telah dikeluarkan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik yang menetapkan kewajiban institusi publik (pemerintah) untuk menyediakan informasi bagi masyarakat yang memerlukannya. 3. Layanan yang aksesibel dan berkeadilan mengandung makna bahwa perpustakaan harus mudah diakses dan melayani secara adil kepada masyarakat dari berbagai latar belakang dan kondisi sosial ekonomi maupun fisik. 4. Pemanfaatan informasi secara etis dan bertanggungjawab. Selain menjamin kebebasan masyarakat untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan, perpustakaan juga berperan dalam mendidik masyarakat agar menggunakan informasi secara etis dan bertanggung jawab sehingga terhindar dari tindakan plagiarisme dan atau tindakan lain yang merugikan pihak-pihak tertentu yang mempunyai hak khusus atas informasi yang dilayankannya kepada masyarakat. 5. Pengelenggaraan perpustakaan mengacu pada ketentuan perundangan yang berlaku, yaitu undang-undang nomor 43 Tahun 2007 tentang perpustakaan dan peraturan pemerintah nomor 24 tentang pelaksanaan undang-undang nomor 43 tentang perpustakaan. Rencana Strategis Perpustakaan Universitas Gadjah Mada tahun

5 Misi Menjadi pusat rujukan informasi ilmiah bagi segenap civitas akademika UGM. Menjadi sarana penunjang yang handal dalam pelaksanaan tugas Tri Dharma Perguruan Tinggi. Visi Menjadi pusat layanan informasi global berbasis teknologi yang mengunggulkan penelitian dan pendidikan pascasarjana. Memfasilitasi pembelajaran sepanjang hayat dan menjadi rumah kedua bagi segenap civitas akademika UGM. Tujuan 1. Menyediakan sistem informasi yang handal, akurat, aman, dan terintegrasi secara penuh dengan sistem informasi lain sebagai pendukung pengambilan kebijakan strategis universitas dan pelayanan prima bagi sivitas akademika. 2. Menyediakan sumber daya informasi yang lengkap, berkualitas, mudah diakses, up-to-date dan berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan literatur sivitas akademika dalam menjalankan peran Tri Dharma Perguruan Tinggi. 3. Menyediakan fasilitas, infrastruktur fisik dan TIK pendukung kegiatan Tri Dharma dan akses informasi yang memadai, aksesibel, nyaman dan memenuhi prinsip safety and health environment (SHE) sehingga kondusif bagi terciptanya proses pembelajaran yang menyenangkan dan inspiratif. 4. Menjamin kelancaran operasional layanan dan terpenuhinya kebutuhan informasi dan fasilitas belajar bagi civitas akademika untuk melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dan mengembangkan ilmu pengetahuan 5. Mengembangkan SDM perpustakaan yang memenuhi kualifikasi akademik, kompetensi, dan sertifikasi bagi terselenggaranya layanan perpustakaan yang unggul dan humanis. 6. Mengembangkan kerja sama perpustakaan dan profesi pustakawan berdasarkan asas kemanfaatan dan keberlanjutan di tingkat lokal, nasional, regional maupun internasional untuk peningkatan visibilitas institusi dan layanan bagi pemustaka. 7. Menyelenggarakan layanan kepustakaan dan program-program peningkatan kapasitas yang unggul, profesional dan berkeadilan bagi segenap civitas akademika dan masyarakat luas. Rencana Strategis Perpustakaan Universitas Gadjah Mada tahun

6 ANALISIS SITUASI A. Situasi Internal 1. Kekuatan (a) Kebijakan universitas dalam pengembangan sistem informasi yang terintegrasi di seluruh Universitas Gadjah Mada (b) Koleksi repositori institusi yang banyak dan potensial sebagai kekayaan intelektual sivitas akademika UGM (c) Jumlah koleksi jurnal, buku dan basis data elektronik dengan cakupan subyek yang komprehensif (d) Pelayanan perpustakaan yang didukung oleh sistem informasi yang memudahkan pengelolaan dan penyebarluasan koleksi cetak dan digital (e) Koordinasi dan kerjasama lintas unit kerja bagi tercapainya layanan yang terintegrasi, efektif dan efisien melalui sharing pemanfaatan sumber daya yang ada (f) Memiliki SDM perpustakaan dalam jumlah dan kualifikasi akademik yang memadai (g) Kebijakan universitas yang memberikan mandat kepada perpustakaan untuk menetapkan target kinerja, merencanakan kegiatan dan anggaran bagi terselenggaranya layanan perpustakaan yang mendukung pencapaian visi dan misi universitas (h) Infrastruktur fisik yang memenuhi kebutuhan tempat belajar individu maupun kelompok. (i) Fasilitas teknologi informasi dan komunikasi (TIK) yang memudahkan akses ke sumber informasi lokal maupun global. 2. Kelemahan (a) Kurangnya kesiapan perpustakaan fakultas/sekolah untuk bergabung dengan SIPUS Integrasi. (b) Belum ada kewenangan perpustakaan pusat untuk mewajibkan penggunaan SIPUS Integrasi sebagai satu-satunya sistem yang didukung oleh Universitas. (c) Sistem informasi di Universitas Gadjah Mada masih beragam dengan standar metadata dan framework yang berbeda. (d) Kurangnya pemanfaatan sumber daya informasi oleh civitas akademika karena belum semua mempunyai akun UGM yang digunakan sebagai media untuk akses ke sumber daya informasi elektronik melalui SSO. (e) Komposisi koleksi belum proporsional berdasarkan klaster-klaster yang ada di Universitas Gadjah Mada. Rencana Strategis Perpustakaan Universitas Gadjah Mada tahun

7 Kelemahan (f) Penerapan ketentuan layanan yang beragam dalam pemanfaatan bersama sumber daya yang ada lingkungan Universitas. (g) Distribusi dan kompetensi SDM perpustakaan belum merata sehingga memunculkan kesenjangan kualitas layanan antar unit kerja perpustakaan di lingkungan kampus. B. Situasi Eksternal 1. Peluang (a) Potensi permintaan akses ke sumber daya informasi yang tersedia di Universitas Gadjah Mada oleh perguruan tinggi atau institusi lain sangat besar. (b) Perpustakaan Universitas Gadjah Mada masih menjadi rujukan bagi pengembangan perpustakaan lain di Indonesia. (c) Perkembangan teknologi informasi dan komunikasi memberi peluang diciptakannya beragam aplikasi yang dapat meningkatkan layanan perpustakaan khususnya bagi pemustaka dari kelompok generasi digital. (d) Jaringan kerja sama informasi digital di Indonesia semakin terbuka lebar karena dukungan teknologi yang terus berkembang Peluang (e) Adanya perubahan perilaku pengguna perpustakaan yang disebabkan oleh meningkatnya jumlah generasi digital dengan karakteristik yang berbeda dari generasi sebelumnya. (f) Keterbukaan informasi mendorong setiap perguruan tinggi harus mampu menampilkan karya akademik yang dimilikinya ke ruang publik secara lebih terbuka. (g) Tuntutan untuk bergabung dalam jejaring institusi penyedia informasi menyebabkan pentingnya standarisasi metadata diberlakukan di sistem informasi yang dimiliki masingmasing perpustakaan. 2. Ancaman (a) Berkembangnya sistem informasi open source yang mudah digunakan berpotensi menghambat upaya integrasi dan penyatuan sistem informasi yang ada. (b) Biaya langganan dan penyediaan sumber informasi berbayar yang selalu naik setiap tahunnya memerlukan ketersediaan anggaran yang relatif besar dan berkelanjutan. (c) Era persaingan global menuntut ketersediaan SDM perpustakaan yang kompeten dan mempunyai daya saing tinggi. Rencana Strategis Perpustakaan Universitas Gadjah Mada tahun

8 C. Strategi Umum Berdasarkan paparan situasi internal dan eksternal seperti tersebut di atas, strategi umum yang akan digunakan untuk mencapai tujuan adalah sebagai berikut: (a). Penguatan koordinasi dan sinergi dengan unit kerja kantor pusat, fakultas/sekolah, dan unit penunjang lainnya di lingkungan Universitas Gadjah Mada (b) Konsolidasi internal dalam unit kerja perpustakaan pusat maupun fakultas/sekolah dan perpustakaan lembaga di lingkungan Universitas Gadjah Mada untuk menyamakan persepsi terhadap kedudukan, tugas pokok dan fungsi perpustakaan sebagai unit penunjang universitas yang handal dalam melayani kebutuhan kepustakaan dan fasilitas belajar bagi segenap civitas akademika Universitas Gadjah Mada (c) Tatakelola perpustakaan yang berkeadilan, transparan, partisipatif, akuntabel, dan terintegrasi antar unit guna menunjang efektifitas dan efisiensi operasional layanan dan pemanfaatan sumber daya bersama (d) Pengembangan jejaring kerjasama perpustakaan dan profesi pustakawan serta penguatan kemitraan dengan pemustaka Rencana Strategis Perpustakaan Universitas Gadjah Mada tahun

9 SASARAN & PROGRAM KERJA TAHUN Tujuan 1: Menyediakan sistem informasi yang handal, akurat, aman, dan terintegrasi secara penuh dengan sistem informasi lain sebagai pendukung pengambilan kebijakan strategis universitas dan pelayanan prima bagi sivitas akademika. No Sasaran Program A Tersedianya sistem informasi perpustakaan yang handal dan terintegrasi. (a). Pengembangan sistem informasi perpustakaan terintegrasi di seluruh Universitas Gadjah Mada. (b). Standarisasi metadata untuk keperluan integrasi data. (c). Migrasi sistem dan data ke dalam SIPUS Integrasi. (d). Integrasi Portal Repositori Institusi. (e). Pengembangan sistem unggah mandiri karya akhir mahasiswa yang terintegrasi dengan sistem informasi wisuda. B Terciptanya sistem silang layan antar perpustakaan di lingkungan Universitas Gadjah Mada. (f). Penyusunan kebijakan pengolahan bahan pustaka. (a). Pengembangan sistem inter-library loan pada SIPUS Terintegrasi. (b). Penyusunan kebijakan pelayanan Perpustakaan. C Terciptanya Sistem Informasi berbasis teknologi terbaru. (a). Pengembangan aplikasi M-Library berbasis Android dan ios untuk memberikan kemudahan akses kepada sivitas akademika. (b). Pengembangan aplikasi display digital koleksi langka. (c). Pengembangan aplikasi untuk upload dan sharing koleksi digital. Rencana Strategis Perpustakaan Universitas Gadjah Mada tahun

10 Tujuan 2: Menyediakan sumber daya informasi yang lengkap, berkualitas, mudah diakses, up-to-date dan berkelanjutan untuk memenuhi kebutuhan referensi ilmiah sivitas akademika dalam menjalankan peran Tri Dharma Perguruan Tinggi. No Sasaran A Tersedianya koleksi berupa jurnal, buku dan basis data elektronik yang relevan, lengkap dan memadai. B Tersedianya koleksi repositori yang lengkap untuk mendukung peningkatan visibilitas civitas akademika dan institusi. C Tersedianya sarana akses koleksi yang dimiliki/dilanggan oleh UGM. D Tersedianya data sumber daya informasi yang handal, valid dan terpercaya. E Terpeliharanya koleksi perpustakaan yang bernilai bagi pengembangan ilmu pengetahuan. Program (a). Penambahan koleksi cetak sebagai sumber daya informasi baru. (b). Langganan paket basis data elektronik, jurnal elektronik dan buku elektronik yang berkelanjutan. Penyediaan koleksi repositori (skripsi, tesis, disertasi, dan karya-karya institusional lainnya) dalam portal perpustakaan yang mudah diakses oleh civitas akademika maupun masyarakat luas. (a). Penyediaan Web-Scale Discovery Services sebagai alat penelusuran sumber daya informasi yang dimiliki dan dilanggan UGM. (b). Penyediaan akses melalui Single Sign On untuk sivitas akademika agar dapat mengakses sumber daya yang disediakan UGM kapanpun dan dimanapun. (c). Penyediaan basis data koleksi terintegrasi (integrated online public access catalog) yang memenuhi standar metadata untuk memudahkan akses dan meningkatkan visibilitas sumber daya informasi yang ada di seluruh perpustakaan di lingkungan Universitas Gadjah Mada. (a). Validasi basis data koleksi perpustakaan secara berkala. (b). Penyediaan back up data koleksi maupun konten digital perpustakaan untuk menjamin keamanan data. (a). Melakukan penyiangan dan penyusutan koleksi secara berkala. (b). Perawatan koleksi/sumber daya informasi sesuai jenis format masing-masing secara berkelanjutan. Rencana Strategis Perpustakaan Universitas Gadjah Mada tahun

11 Tujuan 3: Menyediakan fasilitas, infrastruktur fisik dan TIK pendukung kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi dan akses informasi yang memadai, aksesibel, nyaman dan memenuhi prinsip safety and health environment (SHE) sehingga kondusif bagi terciptanya proses pembelajaran yang menyenangkan dan inspiratif. No Sasaran Program A Tersedianya fasilitas belajar yang memadai, ergonomis, dan nyaman. (a). Penyediaan ruang belajar mandiri, ruang diskusi, dan ruang pertemuan/seminar dilengkapi dengan furnitur yang sesuai. (b). Penyediaan learning center untuk mendukung kegiatan workshop/pelatihan. (c). Penyediaan learning commons yang nyaman dan kondusif untuk kegiatan pembelajaran secara individu maupun kelompok. B Tersedianya gedung dan perlengkapannya yang aksesibel dan sesuai standar keselamatan dan kesehatan dengan luasan yang memenuhi pertumbuhan jumlah pengunjung perpustakaan. C Tersedianya fasilitas teknologi informasi dan komunikasi yang memudahkan akses informasi global. (a). Penyediaan gedung beserta fasilitas yang ramah bagi pengunjung berkebutuhan khusus. (b). Pemasangan kamera CCTV dalam jumlah yang memadai untuk memonitor aktifitas pengunjung dan menciptakan rasa aman. (c). Penyediaan alat pelindung keselamatan di tempat-tempat strategis yang mudah dijangkau sewaktu-waktu terjadi keadaan bahaya. (a). Penyediaan jaringan akses internet dengan kabel maupun nirkabel di area perpustakaan baik indoor maupun outdoor. (b). Penyediaan sarana akses informasi (workstation, tab, dll) ke jaringan lokal maupun global di ruang-ruang tertentu yang mudah diakses oleh pemustaka. Rencana Strategis Perpustakaan Universitas Gadjah Mada tahun

12 Tujuan 4: Menjamin kelancaran operasional layanan dan terpenuhinya kebutuhan informasi dan fasilitas belajar bagi civitas akademika untuk melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dan mengembangkan ilmu pengetahuan No Sasaran Program A Terlaksananya program/ kegiatan perpustakaan guna menunjang kelancaran kegiatan Tri Dharma Perguruan Tinggi (a). Penyusunan Rencana Kegiatan dan Anggaran Tahunan (RKAT) yang proporsional selaras dengan rencana operasional dan programprogram prioritas Universitas. (b). Penggunaan anggaran perpustakaan secara efektif, efisien, transparan dan akuntabel. Tujuan 5: Mengembangkan SDM perpustakaan yang memenuhi kualifikasi akademik, kompetensi, dan sertifikasi bagi terselenggaranya layanan perpustakaan yang unggul dan humanis No Sasaran Program A Tersedianya SDM perpustakaan dalam jumlah dan kualifikasi sesuai kebutuhan yang terus berkembang (a). Penyusunan peta kebutuhan SDM perpustakaan jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang. (b). Koordinasi lintas unit kerja dalam hal penempatan dan penugasan SDM perpustakaan. (c). SDM perpustakaan difasilitasi untuk mengikuti ujian kompetensi dan sertifikasi secara berkala. B Terbukanya kesempatan yang luas bagi SDM perpustakaan untuk pengembangan diri dan peningkatan kompetensi Memfasilitasi SDM perpustakaan untuk mengembangkan potensi optimalnya melalui pendidikan formal, pelatihan/workshop maupun kepesertaan dalam seminar dll di tingkat lokal, nasional, regional maupun internasional. Rencana Strategis Perpustakaan Universitas Gadjah Mada tahun

13 Tujuan 6: Mengembangkan jejaring dan kerjasama perpustakaan dan profesi pustakawan berdasarkan asas kemanfaatan dan keberlanjutan di tingkat lokal, nasional, regional maupun internasional untuk peningkatan visibilitas institusi dan layanan bagi pemustaka. No Sasaran Program A Peningkatan partisipasi perpustakaan dan pustakawan dalam berbagai kerjasama yang Pengembangan kerjasama perpustakaan dan pustakawan di tingkat lokal, nasional, regional dan internasional Tujuan 7: Menyelenggarakan layanan kepustakaan dan program-program peningkatan kapasitas yang unggul dan berkeadilan bagi segenap civitas akademika dan masyarakat luas No Sasaran Program A B C D Tersedianya layanan kepustakaan yang relevan dengan kebutuhan pemustaka Terselenggaranya program/ kegiatan yang dapat meningkatkan pemanfaatan sumber daya perpustakaan Terciptanya komunikasi dan kemitraan yang sinergis dengan pemustaka untuk mendukung peningkatan layanan Terselenggaranya program pengembangan kapasitas (capacity building) dalam pemanfaatan informasi secara beretika dan peningkatan softskills Perpustakaan melayani permintaan beragam sumber referensi yang tersedia setempat maupun di luar kampus baik dalam maupun luar negeri melalui layanan document supply atau inter-library loan Mengadakan kegiatan promosi perpustakaan, workshop/pelatihan yang mendorong optimalisasi pemanfaatan sumber daya perpustakaan Melakukan survey dan evaluasi berkala kepada pemustaka untuk memperoleh umpan balik yang bemanfaat bagi upaya peningkatan dan pengembangan layanan perpustakaan Melaksanakan program literasi informasi dan program-program lain yang mendorong penguatan kemampuan softskills mahasiswa Rencana Strategis Perpustakaan Universitas Gadjah Mada tahun

14 PENUTUP : KAIDAH PELAKSANAAN Rencana Strategis Perpustakaan menjadi landasan penyusunan Rencana Anggaran dan Kegiatan Tahunan Perpustakaan yang mencakup pernyataan target kinerja dan rencana anggaran yang diperlukan untuk pencapaian target kinerja yang telah diajukan dan disetujui oleh pimpinan Universitas. Pendanaan pelaksanaan rencana strategis berasal dari dana pemerintah, dana masyarakat Universitas, dan dana lain (pendanaan kreatif) yang diperoleh secara sah. Monitoring dan evaluasi dilakukan secara berkala (triwulan) untuk melihat tingkat capaian dan kesesuaian dengan target kinerja. Rencana strategis dapat berubah, sesuai dengan tuntutan perubahan yang terjadi pada kondisi internal maupun eksternal yang berpotensi memunculkan masalah atau resiko yang lebih besar apabila rencana awal tetap dilaksanakan.