dikeluarkan oleh Jawatankuasa Induk Pencalonan Universiti Sains Malaysia

Transkripsi

1 TATACARA PENCALONAN DEKAN DAN TIMBALAN-TIMBALAN DEKAN (AKADEMIK DAN PEMBANGUNAN PELAJAR, PENGAJIAN SISWAZAH & PENYELIDIKAN DAN JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT) PUSAT PENGAJIAN USM dikeluarkan oleh Jawatankuasa Induk Pencalonan Universiti Sains Malaysia [1]

2 PENCALONAN DEKAN DAN TIMBALAN-TIMBALAN DEKAN (AKADEMIK DAN PEMBANGUNAN PELAJAR,PENGAJIAN SISWAZAH & PENYELIDIKAN DAN JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT) PUSAT PENGAJIAN USM 1. Seksyen 29 Perlembagaan BAHAGIAN 1 KUASA-KUASA PERLEMBAGAAN UNIVERSITI DAN BIDANG KUASA NAIB CANSELOR 1.1 Seksyen 29(4) Perlembagaan Universiti Sains Malaysia memperuntukkan bahawa: Naib Canselor hendaklah,selepas berunding dengan pekerja akademik setiap Pusat Pengajian,melantik seorang berkenaan dengan setiap satu Pusat Pengajian dan sekurang-kurangnya seorang Timbalan dan hendaklah memaklumkan Lembaga tentang pelantikan itu secepat mungkin. 2. Kuasa-Kuasa Naib Canselor Berdasarkan kepada Seksyen 29(4) dan 29(6) Perlembagaan, Naib Canselor boleh membentuk mekanisma perundingan seperti berikut: 2.1 JK Induk Pencalonan (JKIP) 2.2 Urusetia Pencalonan - satu jawatankuasa untuk mengubal dasar dan prosedur pencalonan. Pendaftar adalah Pengerusi dan ahli-ahli yg dilantik oleh NC - satu badan urusetia untuk melaksanakan proses pencalonan. Ketua Urusetia dan ahli-ahli dilantik oleh Pengerusi JKIP 3. Jawatankuasa Induk Pencalonan (JKIP) 3.1 JKIP terdiri daripada seorang Pengerusi, Setiausaha dan ahli- ahli yang dilantik oleh Naib Canselor. 3.2 Pengerusi JKIP adalah Pendaftar yang dilantik oleh Naib Canselor. 3.3 Setiausaha JKIP ialah Timbalan Pendaftar Kanan di Jabatan Pendaftar. 3.4 Ahli-ahli terdiri daripada Pegawai Tadbir Kanan Pusat Pengajian /Pusat Kecemerlangan,Pegawai Tadbir Jabatan Pendaftar dan Pegawai Perundangan yang lantik oleh NC. 3.5 JKIP bertanggungjawab membentuk tatacara dan peraturan pencalonan dan membuat taklimat tatacara pemilihan dan pencalonan kepada Urusetia Pencalonan. 3.6 JKIP juga bertanggungjawab terhadap semua perjalanan proses pencalonan dan Timbalan-timbalan Pusat Pengajian Kecemerlangan. [2]

3 3.7 JKIP boleh mencadangkan kepada Naib Canselor untuk membatalkan sebarang pencalonan dan menangguhkan pencalonan sekiranya terdapat kes-kes yang melanggar peraturan-peraturan pencalonan atau apa-apa pelanggaran tatacara pencalonan. 3.8 Mesyuarat JKIP hendaklah dipanggil oleh Pengerusi atau Setiausaha JKIP. 4. Urusetia Pencalonan (UP) 4.1 JKIP akan menubuhkan Urusetia Pencalonan bagi menjalankan segala urusan pelaksanaan pencalonan di Pusat Pengajian. 4.2 Urusetia Pencalonan akan mengandungi seorang Pengerusi, Setiausaha dan ahli-ahli yang dilantik Pengerusi JKIP. 4.3 Urusetia ini akan dipengerusikan oleh seorang Pegawai Tadbir Kanan yang dilantik oleh Pengerusi JKIP dan seorang Setiausaha daripada kalangan Pegawai Tadbir Jabatan Pendaftar/Pusat Pengajian. 4.4 Ahli-ahlinya terdiri daripada mana-mana pegawai-pegawai dan staf Pentadbiran Pusat Pengajian yang dilantik oleh Pengerusi JKIP. 4.5 Pengerusi dan Setiausaha Urusetia Pencalonan akan bertanggungjawab menentukan tempat, pelantikan kakitangan yang menguruskan segala dokumentasidokumentasi pencalonan yang diperlukan dan segala peralatan yang berkaitan dengan pelaksanaan proses pencalonan. 4.6 Tertakluk kepada perundangan Universiti, Pengerusi dan Setiausaha Urusetia Pencalonan, selepas mendapat kebenaran dari Pengerusi JKIP, mempunyai kuasa di dalam mengeluarkan arahan-arahan, pemberitahuan dan apa-apa prosedur yang berkait dengan perjalanan proses pencalonan. 5. Tatacara dan Peraturan Pencalonan 5.1 Tatacara dan peraturan pencalonan yang diguna pakai bagi tujuan pencalonan untuk dan Timbalan-timbalan / Pengarah dan Ketua Pusat Kecemerlangan adalah seperti yang telah digubal oleh JKIP dan diluluskan oleh Naib Canselor. 5.2 Hak merujuk dan memakai peraturan ini adalah hak JKIP dan segala keputusan adalah muktamad. 5.3 JKIP boleh mengubah atau meminda apa-apa tatacara atau peraturan pencalonan dari masa ke masa dengan kelulusan Naib Canselor. 6. Tafsiran 6.1 Seksyen 2 Perlembagaan memberikan tafsiran untuk "ahli akademik" yang ertinya seseorang yang dilantik menjadi pengajar atau penyelidik oleh Lembaga mengikut Perlembagaan dan termasuklah seorang Profesor, Profesor Madya, fellow penyelidikan, fellow, penolong profesor, pensyarah kanan, pensyarah, penolong pensyarah, guru bahasa dan tutor. 7. Senarai Pemilih 7.1 JKIP adalah bertanggungjawab untuk menyediakan dan menyemak senarai pemilih untuk digunakan di dalam Pencalonan ini. 7.2 Kelayakan Pemilih adalah seperti di dalam Perkara 6 iaitu ahli akademik di Pusat Pengajian Berkenaan yang bertugas secara sepenuh masa sama ada secara tetap, kontrak, sementara dan tidak bercuti sabatikal, tidak bercuti belajar atau tidak dipinjamkan ke mana-mana agensi lain di luar dari Universiti adalah layak untuk menjadi pemilih. [3]

4 8. Susunan Nama-Nama Pemilih 8.1 Nama-nama pemilih di dalam daftar pemilih adalah diatur mengikut susunan abjad. 8.2 Urusetia Pencalonan akan mengeluarkan senarai nama Pemilih sekurang-kurangnya tiga hari sebelum tarikh pemilihan. 9. Kelayakan Calon 9.1 Setiap ahli akademik di Pusat Pengajian berkenaan yang bertugas secara sepenuh masa dan juga merupakan Ahli Majlis Pusat Pengajian/Ahli Majlis Bersekutu Pusat Pengajian adalah layak untuk dicalonkan untuk jawatan dan Timbalan-Timbalan Pusat Pengajian seperti yang ditetapkan di perkara 6 di atas kecuali ahli akademik yang bercuti sabatikal, cuti belajar atau dipinjamkan ke mana-mana agensi lain di luar dari Universiti. BAHAGIAN 2 NOTIS PENCALONAN 10. Notis 10.1 JKIP hendaklah menyiarkan suatu notis Pencalonan Dan Timbalan-Timbalan di papan-papan kenyataan di dalam Universiti, risalah-risalah rasmi Universiti atau laman web rasmi Universiti Notis hendaklah menyatakan: Tarikh, Hari dan Masa Pencalonan; Tempat Proses Pencalonan di setiap Pusat Pengajian/Pusat Kecemerlangan; Perkara-perkara lain tentang pencalonan. [4]

5 BAHAGIAN 3 JUMLAH JAWATAN 11. Jawatan Yang Memerlukan Pencalonan Jumlah jawatan yang memerlukan pencalonan adalah seperti berikut:- JAWATAN Jawatan Timbalan (Akademik dan Pembangunan Pelajar) I. PUSAT PENGAJIAN Timbalan (Pengajian Siswazah dan Penyelidikan) Timbalan (Jaringan Industri dan Masyarakat) 1 Sains Kimia Sains Kajihayat Sains Matematik Sains Fizik Ilmu Kemanusiaan Ilmu Pendidikan Sains Kemasyarakatan Pengurusan Komunikasi Seni Perumahan, Bangunan & Perancangan Teknologi Industri Sains Farmasi Sains Komputer Bahasa, Literasi & Terjemahan Sains Kesihatan Sains Pergigian Kejuruteraan Elektrik & Elektronik Kejuruteraan Bahan & Sumber Mineral Kejuruteraan Mekanik Kejuruteraan Awam Kejuruteraan Kimia Kejuruteraan Aeroangkasa [5]

6 JAWATAN Jawatan Timbalan (Akademik dan Pembangunan Pelajar) Timbalan (Pengajian Siswazah dan Penyelidikan) Timbalan (Jaringan Industri dan Masyarakat) Timbalan (Pengeluaran dan Sistem Sokongan 24 Pendidikan Jarak Jauh JAWATAN Jawatan Timbalan (Akademik dan Pembangunan Pelajar) Timbalan (Penyelidikan) Timbalan (Pengajian Siswazah dan Latihan Ikhtisas) Timbalan (Jaringan Industri dan Masyarakat) Timbalan (KLE USM International MD Program) 25 Sains Perubatan JAWATAN Jawatan Timbalan (Akademik, Pembangunan Pelajar dan Antarabangsa) Timbalan (Penyelidikan, Inovasi dan Industri) Timbalan (Jaringan Industri dan Masyarakat) 26 Siswazah Perniagaan Pencalonan BAHAGIAN 4 PENCALONAN 12.1 Pencalonan bagi satu (1) Jawatan di setiap Pusat Pengajian hanya terhad kepada senarai di Perkara 6 dan Perkara 9 Tatacara ini Pencalonan bagi sekurang-kurangnya tiga (3) Jawatan Timbalan-Timbalan di setiap Pusat Pengajian hanya terhad kepada senarai di Perkara 6 dan Perkara 9 Tatacara ini. [6]

7 BAHAGIAN 5 KAEDAH-KAEDAH PENCALONAN 13 Cara Pencalonan Terdapat 2 kaedah Pencalonan: 13.1 Pencalonan pada hari biasa Pencalonan pada hari biasa maknanya pemilih mencalonkan nama-nama calon pada hari yang telah ditetapkan oleh JKIP Pemilihan cara ini diberi kepada: Pemilih yang berada di dalam kampus semasa hari pencalonan Cara yang diamalkan pada keseluruhannya di semua tempat mengundi adalah seperti berikut: Peti pencalonan akan diletakkan di tempat yang boleh dilihat oleh semua pihak Pemilih yang memasuki tempat pencalonan akan disemak namanya dalam daftar pemilih. Pemilih akan diminta supaya menunjukkan kad staf / kad pengenalan untuk pengenalan dirinya Pemilih bagi pemilihan ini akan diberikan satu borang pencalonan calon bagi pemilihan ini yang dicopkan dengan tanda rasmi JKIP Pemilih akan menulis nama- nama calon mengikut jawatannya di dalam borang pencalonan bagi calon pilihan mereka Pemilih akan masukkan borang tersebuti yang telah dilipat ke dalam peti-peti undi Tiap-tiap borang pemilihan tersebut akan dimasukkan ke dalam peti-peti berasingan yang telah ditentukan untuknya iaitu Jawatan dan Jawatan Timbalan Pusat Pengajian Pencalonan Lebih Awal Pencalonan lebih awal maknanya pemilih-pemilih tersebut dibenarkan untuk mencalonkan calon-calon lebih awal bukan pada hari pencalonan biasa Pencalonan cara ini, hanya diberi kepada pemilih-pemilih yang mempunyai kes khas seperti: Pemilih-Pemilih yang terpaksa meninggalkan kampus sebelum hari pencalonan kerana urusan rasmi Universiti termasuk pemilih yang bercuti tahunan (iaitu seminggu sebelum hari Pencalonan) Pemilih perlu memaklumkan kepada Urusetia Pemilihan di Pusat Pengajian seperti di perkara untuk Pemilih dibenarkan membuat pencalonan awal sebelum pemilih meninggalkan kampus dan sebelum hari pencalonan. [7]

8 Kaedah-kaedah Pencalonan adalah seperti di bawah: Peti pencalonan akan diletakkan di tempat yang boleh dilihat semua pihak Pemilih yang memasuki tempat pencalonan akan disemak namanya dalam daftar pemilih. Pemilih akan diminta supaya menunjukkan kad staf / kad pengenalan untuk pengenalan dirinya Pemilih bagi pencalonan ini akan diberikan sekurang-kurangnya empat (4) Borang Pencalonan untuk satu (1) Jawatan dan sekurang-kurangnya tiga (3) Jawatan Timbalan-Timbalan Pusat Pengajian yang dicopkan dengan tanda rasmi JKIP dan satu sampul surat kosong Pemilih akan menuliskan calon-calon pilihan mereka di borang pencalonan yang disediakan Selepas itu pemilih akan memasukkan borang pencalon tersebut ke dalam sampul yang telah diberi dan perlu disealkan Pemilih akan masukkan sampul surat yang di dalamnya terdapat borang pencalonan ke dalam peti-peti yang disediakan Tiap-tiap sampul surat yang di dalamnya terdapat borang - borang pencalonan tersebut akan dimasukkan ke dalam peti-peti yang disediakan berasingan yang telah ditentukan untuknya Selepas tamat pencalonan Awal ini, peti pencalonan tersebut [yang di dalamnya terdapat borang pencalonan oleh pemilih-pemilih awal] akan disealkan oleh Urusetia Pemilihan Peti-peti tersebuti yang telah disealkan akan dibawa ke Pejabat Pendaftar untuk disimpan dan dijaga keselamatan peti-peti undi tersebut oleh Pengerusi JKIP sehinggalah pada hari pengiraan undi Pada hari pengiraan undi, JKIP akan membawa peti tersebut ke Pusat Pengiraan Undi, untuk dibuka bagi proses pengiraan pencalonan. 14. Bentuk Borang-Borang Pencalonan 14.1 Tiap-tiap borang pencalonan adalah di dalam bentuk borang yang bercetak dan mempunyai empat helai borang iaitu borang pencalonan jawatan dan tiga borang pencalonan jawatan Timbalan-timbalan Pusat Pengajian Borang pencalonan mengandungi ruang-ruang kosong yang perlu di isi nama-nama calon oleh pemilih mengikut jawatan-jawatan yang memerlukan pencalonan pemilih-pemilih Borang pencalonan adalah kertas berwarna (sekurang-kurangnya 4 warna) untuk membezakan pencalonan dan Timbalan-Timbalan Urusetia Pencalonan adalah berhak akan menentukan ukuran dan mutu kertasnya Urusetia Pencalonan akan mempamerkan contoh borang pencalonan bersama-sama notis tarikh hari pencalonan. [8]

9 15. Pelantikan Wakil Pusat Pengajian Sebagai Pemerhati Setiap Pusat Pengajian boleh melantik tidak lebih dari dua (2) wakil yang bertindak sebagai pemantau kepada proses pencalonan dan proses pengiraan pencalonan. 16. Penutupan Tempat Pencalonan Tempat pencalonan akan ditutup tepat pada masa yang telah ditetapkan. 17. Mematerikan Dokumen-Dokumen Pencalonan Sebaik saja pencalonan ditutup, Urusetia Pencalonan akan mengemaskan semua dokumen pemilihan ke dalam bungkusan atau sampul-sampul surat yang berasingan. Bungkusan atau sampul-sampul surat tersebut mengandungi perkara-perkara yang berikut: Borang-borang pencalonan yang tidak digunakan Salinan daftar-daftar pemilih yang telah ditandakan dan disahkan oleh Pengerusi Urusetia Pencalonan. 18. Penutupan Peti-Peti Pencalonan 18.1 Urusetia Pencalonan dengan kehadiran wakil -wakil Pusat Pengajian akan menutup peti-peti pencalonan yang digunakan dan dimaterikan Peti-peti tersebut kemudiannya akan di bawa ke Pusat Pengiraan seperti yang ditetapkan. BAHAGIAN 6 PROSES DAN KAEDAH PENGIRAAN PENCALONAN 19. Pengiraan Pencalonan 19.1 Pusat-Pusat Pengiraan Undi Pusat Pengiraan Pencalonan akan ditetapkan oleh Urusetia Pencalonan di setiap kampus Sistem Pengiraan Pencalonan Pengiraan akan dijalankan sepertimana yang ditetapkan oleh Urusetia Pencalonan Borang Pencalonan akan dikira di Pusat Pencalonan. [9]

10 19.3 Mereka Yang Dibenarkan Masuk Ke Kawasan Mengira Pencalonan Pusat Mengira Pencalonan tidak akan dibuka kepada orang ramai kecuali kepada mereka yang telah diberikan tag kebenaran oleh pihak Urusetia Pencalonan ataupun mereka yang telah menerima jemputan khas dari Urusetia untuk menyaksikan upacara pengiraan. Jika tidak, orang-orang yang berikut sahaja dibenarkan masuk ke dalam kawasan tersebut, iaitu: Urusetia Pemilihan; Pegawai-pegawai dan kakitangan yang telah dilantik oleh Urusetia dan JKIP; Pembantu-pembantu Pengiraan dan petugas-petugas mengira pencalonan Wakil Pusat Pengajian Untuk Menyaksikan Proses Mengira Pencalonan Setiap wakil yang dilantik Pusat Pengajian boleh melihat proses pengiraan pencalonan dengan syarat pemilih perlu memaklumkan kehadirannya kepada Urusetia Pencalonan Tanggungjawab Pemilih Semasa Proses Mengira Pencalonan Ada beberapa perkara yang boleh atau tidak boleh dibuat oleh pemilih semasa di Pusat Pengiraan Pencalonan. Perkara-perkara berikut bersabit dengan yang harus dibuat dan yang tidak harus dibuat [ do s and the dont s ] hendaklah diambil perhatian Harus dibuat Buat bantahan pada ketika itu secara tertib dan bersopan jika ia mempercayai bahawa sesuatu borang pencalonan itu rosak atau diragui Buat bantahan pada ketika itu jika ia mempunyai alasan dan mempercayai bahawa petugas Mengira Pencalonan telah mengira sesuatu borang pencalonani secara tidak betul dan meminta supaya borang pencalonan itu dikira semula Buat bantahan pada ketika itu jika ia mempunyai alasan dan mempercayai bahawa pengiraan pencalonan telah dijalankan dengan secara tidak adil ataupun kerana pengiraan yang berkenaan berat sebelah dalam menjalan proses pengiraan Bantahan yang dibuat selepas keputusan dibuat oleh Pengerusi Urusetia di Pusat Pengajian tidak akan dilayan Tidak harus dibuat Memegang atau mengusik mana-mana borang pencalonan Meletakkan tangan ke atas meja [duduk berjauhan sedikit dari meja mengira] Menggunakan kekerasan atau pertuturan bahasa yang keras ke atas petugas-petugas apabila membuat bantahan Berdegil dan tidak mahu mendengar alasan yang diberikan oleh petugas-petugas, pembantu-pembantu mengira atau Urusetia Pemilihan mengenai sebarang isu. [10]

11 Bagi menjaga keamanan dan ketenteraman di pusat pengiraan, semua yang terlibat dikehendaki mengawal perasaan sentimennya. Jangan melakukan sesuatu yang tidak baik dengan bertujuan melambatkan proses pengiraan atau bagi menimbulkan keadaan tidak baik di pusat pengiraan Urusetia Pencalonan akan membuat keputusan muktamad mengenai sebarang perkara tidak puas hati yang dibangkitkan dan keputusan Urusetia Pencalonan hendaklah dihormati Sekiranya ada di antara pemilih didapati menghalang kelicinan proses pengiraan, Urusetia Pencalonan mempunyai kuasa mengarahkan supaya individu tersebut dikeluarkan dari dewan tersebut Kaedah Pengiraan Semua peti akan diletakkan di atas meja-meja mengira. Wakil wakil bolehlah memeriksa semua materi dan kunci keselamatan pada tiap-tiap peti undi. Setelah pemilih berpuashati bahawa tiap-tiap peti itu adalah dalam keadaan baik, Urusetia Pencalonan akan terus membuka peti dengan membuka kunci-kunci keselamatan dimaterinya Petugas dikehendaki membuka lipatan semua kertas pencalonan dan menyusunnya bagi memudahkan proses pengiraan. Di peringkat ini pemilih tidak dibenarkan membuat sebarang gangguan atau kekacauan, akan tetapi hendaklah memerhatikan dengan teliti supaya tidak ada kesillapan mengira atau perbuatan tidak mengambil kira dilakukan oleh petugas Kaedah pengiraan yang telah ditetapkan oleh Urusetia Pencalonan dengan kehendak peraturan-peraturan yang berkenaan Borang-borang pencalonan dikeluarkan daripada peti-peti undi yang telah ditetapkan dan diletakkan di atas meja mengira undi Borang-borang pencalonan tersebut seterusnya akan disusun dengan baik Borang-borang pencalonan tersebut kemudian akan dikira jumlahnya sebelum proses pengasingan dibuat Selepas borang-borang tersebut disusun, akan diikuti dengan proses pengasingan borang pencalonan yang diterima dan diragui Borang-borang pencalonan yang diragui akan dibawa kepada Urusetia Pencalonan untuk pertimbangan semula, manakala borang-borang pencalonan yang diterima akan terus dikira Borang-borang pencalonan yang telah dibawa kepada Urusetia Pencalonan dan telah ditentukan status, akan dibawa kembali ke meja pengiraan untuk diasing semula sama ada pencalonan yang boleh diterima atau tidak diterima. Keputusan Urusetia Pemilihan adalah muktamad Selepas pengiraan pencalonan dibuat, setiap Pengerusi Pengiraan Pencalonan akan mengemukakan keputusan jumlah pencalonan kepada Urusetia Pencalonan untuk proses pengumpulan Perjumlahan pencalonan seterusnya akan dibuat bagi mendapatkan pencalonan keseluruhan. [11]

12 19.7 Pengasingan Borang-borang Pencalonan Borang-borang Pencalonan akan dikeluarkan dari peti pencalonan dan dibahagi-bahagikan sama rata kepada petugas-petugas pengiraan pencalonan untuk diasingkan Lampiran 1 untuk memberikan garis panduan yang luas mengenai borang-borang pencalonan yang akan ditolak dan tidak boleh diterima. Garis panduan ini akan diguna untuk proses pengasingan borang pencalonan Mengumumkan Keputusan Pencalonan Pengerusi JKIP akan mengumumkan senarai pencalonan mengikut 5 calon yang mendapat pencalonan yang tertinggi Keputusan tersebut kemudian akan diserahkan kepada Naib Canselor Tertakluk dengan Perlembagaan Universiti, Naib Canselor boleh melantik mana-mana individu yang layak untuk menjawat jawatan yang dicalonkan selain daripada 5 calon yang disenaraikan Naib Canselor boleh menubuhkan satu Jawatankuasa untuk membantu beliau dalam membuat keputusan melantik. 20. Bantahan BAHAGIAN 7 BANTAHAN 20.1 Jika pada bila-bila masa, semasa proses pemilihan dan pencalonan dimulakan dan terdapat apa-apa bantahan, sebarang bantahan tersebut hendaklah dikemukakan secara bertulis kepada Naib Canselor Bantahan bertulis tersebut hendaklah menyatakan nama penuh dan nombor staf pengadu serta sebab bantahan dibuat Keputusan Naib Canselor adalah muktamad dan tidak boleh dirayu. [12]