`BAB IV ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN. Pada bab ini akan dijelaskan mengenai prosedur dari sistem informasi

Transkripsi

1 `BAB IV ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN 4.1 Analisis Sistem Yang Sedang Berajalan Pada bab ini akan dijelaskan mengenai prosedur dari sistem informasi kepegawaian yang sedang berjalan di BBPPKS Bandung. Analisa yang penulis lakukan ini terdiri dari analisis kebutuhan sistem dan evaluasi dari sistem yang sedang berjalan. Analisa sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian komponen-komponennya dengan maksud mengidentifikasi dan mengevaluasi kekurangan-kekurangan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Analisis yang sedang berjalan di BBPPKS Bandung dibuat oleh penulis dalam bentuk use case diagram dan aktivity diagram. Analisis sistem dalam suatu instansi atau lembaga sangat penting karena fungsi dari analisis itu sendiri yaitu untuk mengetahui bagaimana sistem itu berjalan agar sistem yang dibuat dapat menghasilkan output yang diinginkan dan dapat mencapai tujuan yang direncanakan. 4.2 Model Use Case Diagram Kepegawaian Tahapan ini dimaksudkan untuk melihat kegiatan-kegiatan apa yang dilakukan sistem yang sedang berjalan. Kegiatan yang dilakukan sistem yang sedang berjalan digambarkan menggunakan use case diagram. 71

2 72 Absensi Pegawai <<include>> Cuti Pegawai Permohonan Cuti <<include>> Pegawai Mutasi Pegawai Permohonan Mutasi <<include>> Pensiun Pegawai Permohonan Pensiun Laporan Kepala Balai Gambar 4.1 Use Case Diagram Kepegawain 4.3 Skenario Use Case Use case skenario adalah sebuah dokumentasi terhadap kebutuhan fungsional dari sebuah sistem. Berikut ini adalah skenario use case dari sistem kepegawaian yang sedang berjalan pada BBPPKS Bandung Skenario Use Case Pensiun Pegawai Nama Use Case : Pensiun Pegawai Actors Worker Type Tujuan : pegawai : Bag.Kepegawaian : Primary : Untuk mengolah data pengajuan pensiun pegawai

3 73 Tabel 4.1 Skenario Use Case Pensiun Pegawai Actor Sistem 1. Pegawai mengajukan pensiun 2. Bag kepegawaian Memeriksa persyaratan mutasi 3. Persyaratan yang telah dilengkapi untuk kemudian di buatkan surat pengajuan pensiun 4. Kepala Balai Mengajukan surat pension ke badiklit pusat 5. persetujuan badiklit pusat 6.kepala balai menetapkan keputusan pensiun 7,kepala balai membuat SK pensiun 8.Pegawai menerima SK Pensiun Aktivity Diagram Pengajuan Pensiun Pegawai Menggambarkan alur kerja (workflow) dari proses pengajuan pension sampai ke penerimaan SK Pensiun Pegawai. Activity diagram Pengelolaannya adalah Sebagai berikut : Pegawai Bag Kepegaw aian Kepala Balai Badiklit Pusat Mulai Mengajukan Permohonan Pensiun Cek Persyaratan Mengajukan Kepada Kepala Balai Mengajukan Pensiun kepada Badiklit Pusat Persetujuan Badiklit Pusat Menetapkan Keputusan Pensiun Menerima SK Pensiun Membuat SK Pensiun Selesai Gambar 4.2 Activity Diagram Pengajuan Pensiun Pegawai

4 Skenario Use Case Absensi Pegawai Nama Use Case : Absensi Actors Worker Type Tujuan : Pegawai : Staff Pelaksana Kepegawaian : Primary : Melakukan evaluasi dan laporan kehadiran pegawai Tabel 4.3 Skenario Use Case Absensi Pegawai Actor 1. Pegawai mengisi daftar absensi pegawai Sistem 2. Staff pelaksana melakukan pengolahan data absensi. 3. Mencetak laporan absensi pegawai harian. 4. Menyerahkan laporan kepada Kasubag untuk diperiksa dan ditandatangani. Aktivity Diagram Absensi Pegawai Pegawai Start Staff Pelaksana Kasubag Mengisi Absensi Menginput Data Absensi harian Melaporkan Data Absensi harian Mengecek Data Absensi harian Selesai Gambar 4.3 Activity Diagram Absensi Pegawai

5 Skenario Use Case Pengajuan Cuti Pegawai Nama Use Case : Cuti Pegawai Actors Worker Type Tujuan : Pegawai dan Arsiparis : Staff Pelaksana Kepegawaian : Primary : Melakukan evaluasi dan laporan kehadiran pegawai Tabel 4.4 Skenario Use Case Cuti Pegawai Actor 1.Pegawai mengajukan permohonan cuti 5,Penandatanganan Surat cuti oleh Kasubag Umum 6.Penandatanganan Surat Cuti oleh Kepala Balai 8.Pegawai melakukan Cuti Sistem 2. Staff pelaksana melakukan pengecekan data cuti pegawai. 3. Jika dalam data arsip cuti pegawai,pegawai tersebut pernah mengajukan cuti sebelumnya atau jatah cuti yang diajukan telah melebihi batas kuota cuti yang ditetapkan maka pengajuan cuti tersebut di tolak.. 4. Jika diterima maka staff pelaksana akan membuat Surat Cuti. 7. Penyerahan Surat Cuti kepada Pegawai

6 76 Aktivity Diagram Cuti Pegawai Pegawai Subag Umum Kepala Balai Stop Mengajukan Permohonan Cuti Pengecekan Data Cuti Penolakan Cuti melewati batas cuti ACC Permohonan Cuti ACC Permohonan Cuti Membuat Surat Cuti Cuti Menyerahkan Surat Cuti Selesai Gambar 4.4 Activity Diagram Cuti Pegawai Skenario Use Case Pengajuan Mutasi Pegawai Nama Use Case : Mutasi Pegawai Actors Worker Type Tujuan : Pegawai : Staff Pelaksana Kepegawaian : Primary : Melakukan pembuatan surat pengajuan permohonan mutasi Tabel 4.5 Skenario Use Case Mutasi Pegawai Actor 1..Pegawai mengajukan permohonan mutasi Sistem 2. Staf Pelaksana Mutasi memeriksa persyaratan cuti 3. Jika persyaratan dinyatakan lengkap maka dilakukan pembuatan surat pengajuan mutasi.

7 77 Tabel 4.6 Skenario Use Case Mutasi Pegawai(Lanjutan) Aktor 4. Kepala Balai Menanda tangani Surat Pengajuan Mutasi 5. Kepala Balai Memproses pengajuan Mutasi 6. Badiklit Pusat Memeriksa Pengajuan Mutasi dan menentukan persetujuan mutasi 7. Setelah disetujui Badiklit Pusat maka Kepala Balai Membuat Surat Keputusan Mutasi 8. Kepala Balai menyerahkan Surat Keputusan Mutasi 9. Pegawai menerima Surat Keputusan Mutasi Sistem Aktivity Diagram Mutasi Pegawai Pegawai Kepala Balai Badiklit Pusat Mulai Pengajuan Mutasi dan persyaratan Cek/Validasi Persyaratan persyaratan tidak lengkap persyaratan lengkap Memproses pembuatan surat Pengajuan Mutasi ACC Surat Pengajuan mutasi Memproses Surat Pengajuan Mutasi Persetujuan Badiklit Pusat Tidak distujui Membuat dan mengesahkan SK Mutasi disetujui Menerima SK Mutasi Menyerahkan SK Mutasi Selesai Gambar 4.5 Activity Diagram Mutasi Pegawai

8 Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan Setelah penulis mengadakan penelitian di BBPPKS Bandung, dan mengamati kegiatan yang berhubungan dengan prosedur serta proses pengolahan data pegawai yang meliputi pembuatan dokumen-dokumen, serta pembuatan laporan-laporan, penulis menemukan beberapa kelemahan dalam sistem yang sedang berjalan pada saat ini. Kelemahan-kelemahan dari sistem kepegawaian di BBPPKS yang sedang berjalan adalah : 1. Kesulitan pada saat pencarian data pegawai karena tidak disimpan secara terstruktur. 2. Terjadinya kerusakan dan kehilangan data akibat dari media penyimpanan yang ada hanya berupa dokumen yang diarsipkan. 3. Adanya duplikasi data pada saat pencatatan data pegawai. 4.5 Perancangan Sistem Tujuan Perancangan Sistem Perancangan sistem ditujukan untuk memberikan gambaran umum tentang sistem yang dikembangkan atau sistem baru kepada pemakai (user). Tahap perancangan sistem memiliki dua tujuan utama, yaitu: 1. Untuk memenuhi kebutuhan sistem 2. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada programmer.

9 79 Tujuan kedua lebih condong pada perancangan sistem yang terinci, yakni pembuatan rancang bangun yang jelas dan lengkap untuk digunakan dalam pembuatan program aplikasi Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan Gambaran umum dari sistem yang diusulkan adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada pemakai (user) mengenai sistem informasi yang baru, perancangan sistem secara umum juga sudah dapat mengenai komponen sistem informasi yang akan di desain. Penentuan persyaratan sistem dilakukan agar arah perancangan sistem dapat benar-benar terarah pada sasaran, oleh sebab itu sistem yang dirancang harus memenuhi batasan sistem dimana perancangan sistem ini merupakan kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi menggambarkan bagaimana suatu sistem di bentuk. Pada tahap perancangan sistem informasi di rancang dengan tujuan sebagai alat komunikasi antara pemakai (user) dengan pembuat program guna mendapatkan sistem aplikasi yang sesuai dengan apa yang diinginkan user Perancangan Prosedur yang Diusulkan Sequence Diagram Sequence diagram menggambarkan interaksi antar objek didalam dan disekitar sistem (termasuk pengguna, display, dan sebagainya) berupa message yang digambarkan terhadap waktu. Sequence diagram terdiri antar dimensi vertikal (waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait). Sequence diagram menggambarkan kolaborasi dinamis antara sejumlah object. Kegunaannya untuk menunjukkan rangkaian pesan yang dikirim antara object juga interaksi antara object,

10 80 sesuatu yang terjadi pada titik tertentu dalam eksekusi sistem. Komponen utama sequence diagram terdiri atas objek yang dituliskan dengan kotak segi empat bernama pesan diwakili oleh garis dengan tanda panah dan waktu yang ditunjukkan dengan proses vertikal. 1. Sequence Diagram Pengajuan Pensiun Pegawai Staf Pelaksana Pensiun : Form Login : Data User : USER Form utama : Form Pensiun : Data Pensiun : PENSIUN Data Persyaratan : PENSIUN 1: UserID, Password, Bagian 2: UserID, Password, Bagian 3: Validasi User 4: Loop (Selama User id / Password Salah) 5: Load Form 6: Display 7: Pilih Form Pensiun 8: Load Form Pensiun 9: Display Form 10: Input Data Pemohon 11: Cek Persyaratan 12: Simpan Data Persyaratan 14: Cetak Surat pengajuan Pensiun 13: Simpan Data Pensiun Gambar 4.6 Sequence Diagram Pengajuan Pensiun Pegawai Staf Pelaksana Pensiun memasukan login dengan menginputkan username, password dan bagian. system akan mengecek apakah username,password dan bagian benar jika salah maka akan muncul pesan kesalahan dihalaman login, jika benar Arsiparis kepegawaian akan langsung masuk kehalaman index kepegawaian dan masuk pada form Pensiun Pegawai untuk menginput data Persyaratan Pensiun yang masuk uhntuk disimpan kedalam database pension pegawai dan mencetak surat pengajuan pensiun.

11 81 2. Sequence Diagram Cuti Pegawai Staf Pelakasana Cuti : Form Login : Data User : USER Form Utama : Form Cuti : Data Cuti : CUTI 1: UserID, Password, Bagian 2: UserID, Password, Bagian 3: Validasi User 4: Loop (Selama User id / Password Salah) 5: Load Form utama 6: Display 7: Pilih Form Cuti Pegawai 8: Load Form Cuti 9: Display Form 10: Cek Cuti Pegawai 11: Cek Cuti Pegawai 12: Validasi 13: Invalid(Cuti Ditolak) 14: Input Data Cuti 15: Simpan Data Cuti 16: Cetak Surat Cuti Gambar 4.7 Sequence Diagram Cuti Pegawai Staf Pelaksana cuti memasukan user id,password dan bagian terlebih dahulu sebelum jika user ID, password dan bagian salah maka system akan secara otomatis menampilkan pesan kesalahan dan kembali ke menu login. Setelah password benar, maka langsung menampilkan form utama dan user masuk ke dalam form pengajuan cuti pegawai. Usser terlebih dahulu mengecek ke dalam database untuk melihat apakah pegawai tersebut yang akan mengajukan cuti. Jika pegawai tersebut sebelumnya pernah mengajukan cuti melebihi batas kuota yang ditetapkan, maka user akan menolak pengajuan cuti pegawai tersebut. Dan jika masih ada kuota cuti

12 82 pegawai yang bersangjutan belum digunakan, maka user langsung menginputkan data pengajuan cuti pegawai dan mencetak surat cuti pegawai, kemudian disimpan dalam database cuti pegawai. 3. Sequence Diagram Absensi Staf Pelaksana Absensi : Form Login : Data User : USER Form Utama : Form Absensi : Data Absensi : ABSENSI 1: UserID, Password, Bagian 2: UserID, Password, Bagian 3: Validasi User 4: Loop (Selama User id / Password Salah) 5: Load Form 6: Display Form 7: Pilih Form Absensi 8: Load Form Absensi 9: Display Form 10: input data absensi 11: Simpan data absensi 12: cetak data absensi harian Gambar 4.8 Sequence Diagram Absensi Pegawai Staf Pelaksana memasukan user id,password dan bagian terlebih dahulu sebelum jika user ID, password dan bagian salah maka system akan secara otomatis menampilkan pesan kesalahan dan kembali ke menu login. Setelah password benar, maka langsung menampilkan form utama dan user masuk ke dalam form absensi pegawai. User menginputkan data absensi setelah data tersebut sebelumnya telah diisi oleh pegawai yang hadir, laporan absensi harian akan dicetak dan disimpan ke dalam database absensi pegawai

13 83 4. Sequence Diagram Mutasi Staf Pelaksana Mutasi : Form Login : Data User : USER Form utama : Form Mutasi : Data Mutasi : MUTASI Data Persyaratan : MUTASI 1: UserID, Password, Bagian 2: User ID, Password () 3: Validasi User 4: Loop (Selama User id / Password Salah) 5: Load Form 6: Display 7: Pilih Form Mutasi 8: Load Form Mutasi 9: Display Form 10: Input Data Pemohon 11: Cek Persyaratan 14: Cetak Surat pengajuan Mutasi 13: Simpan Data Mutasi 12: Simpan Data Persyaratan Gambar 4.9 Sequence Diagram Mutasi Pegawai Staf Pelaksana mutasi memasukan user id, password dan bagian terlebih dahulu sebelum jika user ID, password dan bagian salah maka system akan secara otomatis menampilkan pesan kesalahan dan kembali ke menu login. Setelah password benar, maka langsung menampilkan form utama dan user masuk ke dalam form pengajuan mutasi pegawai. System akan mengecek data pemohon mutasi serta mengecek persyaratan, setelah persyaratan dinyatakan lengkap maka user menyimpan data persyaratan pegawai yang akan mengajukan mutasi kedalam data persyaratan.user akan mencetak surat pengajuan mutasi dan akan menyimpan data surat mutasi pegawai tersebut kedalam database surat mutasi.

14 Collaboration Diagram Collaboration diagram melihat pada interaksi dan hubungan antar objek. Tipe diagram ini menekankan pada hubungan antar objek dan digunakan sebagai alat untuk menggambarkan interaksi yang mengungkapkan keputusan mengenai perilaku suatu sistem. Collaboration diagram dalam sistem informasi kepegawaian di BBPPKS Lembang Bandung yang akan dikembangkan adalah sebagai berikut : 1. Collaboration Diagam Pensiun Pegawai 3: Validasi User Staf Pelaksana Pensiun : 1: UserID, Password, Bagian Form Login : 2: UserID, Password, Bagian 4: Loop (Selama User id / Password Salah) Data User : USER 9: Display Form 10: Input Data Pemohon 7: Pilih Form Pensiun 11: Cek Persyaratan 14: Cetak Surat pengajuan Pensiun 5: Load Form 6: Display Form Pensiun : 8: Load Form Pensiun Form utama : 12: Simpan Data Persyaratan 13: Simpan Data Pensiun Data Persyaratan : PENSIUN Data Pensiun : PENSIUN Gambar 4.10 Collaboration Diagram Pensiun Pegawai`

15 85 2. Collaboration Diagam Cuti 3: Validasi User Staf Pelakasana Cuti : 1: UserID, Password, Bagian Form Login : 7: Pilih Form Cuti Pegawai 2: UserID, Password, Bagian 4: Loop (Selama User id / Password Salah) 6: Display Data User : USER 10: Cek Cuti Pegawai 14: Input Data Cuti 16: Cetak Surat Cuti Form Utama : 5: Load Form utama 9: Display Form 12: Validasi Form Cuti : 8: Load Form Cuti 11: Cek Cuti Pegawai 15: Simpan Data Cuti 13: Invalid(Cuti Ditolak) Data Cuti : CUTI Gambar 4.11 Collaboration Diagram Cuti Pegawai 3. Collaboration Diagam Absensi 9: Display Form Data Absensi : ABSENSI 11: Simpan data absensi Form Absensi : 12: cetak data absensi harian 10: input data absensi Staf Pelaksana Absensi : 6: Display Form 8: Load Form Absensi 7: Pilih Form Absensi 3: Validasi User 1: UserID, Password, Bagian Form Utama : 5: Load Form Data User : USER 4: Loop (Selama User id / Password Salah) 2: UserID, Password, Bagian Form Login : Gambar 4.12 Collaboration Diagram Absensi Pegawai

16 86 4. Collaboration Diagam Mutasi 3: Validasi User Staf Pelaksana Mutasi : 1: UserID, Password, Bagian 7: Pilih Form Mutasi Form Login : 6: Display 2: User ID, Password () 4: Loop (Selama User id / Password Salah) Data User : USER 10: Input Data Pemohon 11: Cek Persyaratan 14: Cetak Surat pengajuan Mutasi 5: Load Form 9: Display Form Form utama : Form Mutasi : 8: Load Form Mutasi 13: Simpan Data Mutasi Data Mutasi : MUTASI 12: Simpan Data Persyaratan Data Persyaratan : MUTASI Gambar 4.13 Collaboration Diagram Mutasi Pegawai

17 Class Diagram Yang Diusulkan Gambar 4.14 Class Diagram Kepegawaian Class Diagram ini menggambarkan hubungan antar objek, dimana dapat dilihat calsss user diwariskan menjadi dua yaitu kepala dinas dan bagian kepegawaian. Class user berhubungan dengan class login, ini menggambarkan class user dapat melakukan login. Class bagian kepegawaian diwariskan menjadi empat yaitu surat menyurat,cuti pegawai,absensi pegawai dan mutasi pegawai, dimana setiap class tersebut berhubungan dengan class-class pengajuan dan persyaratan menggambarkan fungsi perangkat lunak, dimana setiap user dapat melakukan fungsi sesuai hak aksesnya Component Diagram Kepegawaian Server Client Sistem Operasi ODBC Sistem Operasi OCX dll Component Surat Menyurat SQL Server Aplikasi Kepegawaian SQL Query Cuti Pegawai Absensi Pegawai Mutasi Pegawai Gambar 4.15 Component Diagram Kepegawaian

18 Deployment Diagram Kepegawaian NewProcessor Server Sistem Operasi Server ODBC Sistem Operasi Client Component OXC, dll SQL Server Aplikasi Kepegawaian Gambar 4.16 Deployment Diagram Kepegawaian