Mengenal Modul HP Demand Management dalam Aplikasi Web Hp Project Portfolio Management

Transkripsi

1 Mengenal Modul HP Demand Management dalam Aplikasi Web Hp Project Portfolio Management One Marlian Hadis Lisensi Dokumen: Seluruh dokumen di IlmuKomputer.Com dapat digunakan, dimodifikasi dan disebarkan secara bebas untuk tujuan bukan komersial (nonprofit), dengan syarat tidak menghapus atau merubah atribut penulis dan pernyataan copyright yang disertakan dalam setiap dokumen. Tidak diperbolehkan melakukan penulisan ulang, kecuali mendapatkan ijin terlebih dahulu dari IlmuKomputer.Com. Pendahuluan Proyek didefinisikan sebagai usaha sementara,temporer, dan bukan permanen, yang memiliki sasaran khusus dengan waktu pelaksanaan yang tegas. Tujuan proyek mendefinisikan status target pada akhir proyek, mencapai yang dianggap perlu untuk mencapai manfaat yang direncanakan. Manajemen proyek yaitu proses mengelola proyek sehingga proyek dapat mencapai tujuan/sasaran yang telah ditetapkan. Agar manajemen proyek dapat optimal dapat didukung dengan menggunakan tools, salah satu tools yang dapat digunakan yaitu Hewlett Packard Project Portfolio Management (HP PPM). Salah satu modul yang ada adalah HP PPM Demand Management. HP Demand Management HP Demand Management adalah komponen dari HP PPM yang mengelola request dari pembuatan sampai dengan request disetujui untuk menjadi proyek. Request adalah inisiasi suatu kegiatan/proyek. Setiap request akan diproses sesuai dengan workflow, melalui validasi data, mengikuti proses bisnis yang ada, dan dengan persetujuan sesuai dengan rule pengguna. Contoh workflow seperti pada gambar 1. 1

2 Gambar 1. Contoh Workflow Demand Management 1. Request Request berisi informasi-informasi yang digunakan dalam workflow. Detil request dapat dilihat pada gambar 2, sedangkan bagian utama dari request adalah sebagai berikut: a. Header Section berisi informasi umum antara lain tipe request, pembuat request, dan tanggal pembuatan b. Details Section, berisi informasi rinci antara lain deskripsi masalah, dampak terhadap proses bisnis, dan resolusi request. Bagian ini merupakan bagian yang harus dilengkapi jika membuat request. c. Notes Section, berisi informasi tentang request yang dibuat. Bagian ini merupakan bagian optional. 2

3 d. Reference Section, berisi keterangan tambahan yang digunakan referensi. 2. Creating Requests Gambar 2. Halaman Detil Request Fitur ini digunakan untuk membuat request baru. Cara membuat request bisa dengan menggunakan menu bar, references section pada request detail page, atau copying request. a. Menu Bar Cara yang paling sering digunakan untuk membuat request adalah dengan menggunakan fitur pada menu bar. Request dikelompokan berdasarkan tipe sehingga pada saat pembuatan request terlebih dahulu tampilan akan seperti pada gambar 3, selanjutnya dilanjutkan dengan pengisian informasi request seperti pada gambar 4. 3

4 Gambar 3. Select Type Request Gambar 4. Create Request Menu Bar b. References section pada request detail page Request dapat dibuat dengan menggunakan bagian reference pada halaman detil request yang sudah dibuat, dengan tampilan seperti pada gambar 5. 4

5 Gambar 5. Create Request Menggunakan Reference Section c. Copying Request Request dapat dibuat dengan menyalin request yang pernah dibuat. Request yang disalin adalah request yang memiliki kesamaan informasi sehingga dapat menghemat waktu. Jika request sudah berhasil disalin akan seperti pada gambar 6. Gambar 6. Duplikasi Request 3. Viewing Request Fitur ini digunakan untuk menampilkan request yang telah dibuat sesuai dengan parameter yang dimasukkan. Tampilan pencarian request seperti pada gambar 7. 5

6 Gambar 7. Search Request Hasil pencarian request berupa list request yang berurutan berdasarkan nomor request (Req#), jika dipilih makan tampilan detil request seperti pada gambar 1. Bagian-bagian dari request adalah sebagai berikut: a. Top Section Top section akan menampilkan nomor request, status request dan tombol action yang dapat dilakukan. Tombol action yang tersedia sesuai dengan tahapan workflow dan user permission. Bagian ini akan terlihat jika request sudah dibuat dan disetujui. Tampilan top section seperti pada gambar 8. Gambar 8. Top Section b. Header Section Header section berisikan informasi umum seperti pembuat reqiuest, waktu dan tanggal request dibuat, dan tipe request. Tampilan header section seperti pada gambar 9. 6

7 Gambar 9. Header Section c. Details Section Details section berisikan informasi yang lebih spesifik seperti deskripsi permasalahan, proses bisnis yang mempengaruhi, dan resolusinya. Details section berisikan beberapa subsections, termasul Problem/Resolution dan Analysis. Tipe request yang berbeda akan berbeda pada section dan kontrolnya. Tampilan details section seperti pada gambar 10. Gambar 10. Details Section 7

8 d. Notes Section Notes section merupakan catatan atau informasi yang diinput dan disimpan terkait request. Tampilan notes section seperti pada gambar 11. Gambar 11. Notes Section e. Resource Section Jika PPM Center administrator menggunakan enabled resource tracking untuk tipe request, maka resource section akan ada dibawah details section. Kolom resource berisi daftar orang yang terlibat dengan request. Section ini juga berisi kolom Scheduled Effort, Actual Effort, Actual Start, dan Actual Finish. Tampilan resource section seperti pada gambar 12. Gambar 12. Resource Section Pada resource section, dapat dilihat orang yang ditugaskan, kontribusi yang diberikan, dan kapan dilakukan. Membuat dan mengubah alokasi resource dikerjakan oleh manager-level resource. f. Status Section Status Section menampilkan list tahapan workflow untuk request, jika tahapan sedang dilakukan maka tahapan tersebut akan ditandai highlight dengan status, orang yang mengerjakan dan waktu pengerjaan. Jika tahapan tersebut selesai maka akan dilanjutkan pada tahapan berikutnya. Status section juga berisikan link Graphical View, Approval Details, dan Transaction Details. Tampilan status section seperti pada 8

9 gambar 13. Gambar 13. Status Section g. Graphical View Link Graphical View pada halaman detil request menampilkan workflow yang digunakan oleh request. Pada workflow akan terlihat tahapan mana yang telah dilalui dan tahapan mana yang sedang berlangsung. Tampilan graphical view seperti pada gambar 14. Gambar 14. Graphical View 9

10 h. Approval Details Halaman approval details menampilkan persetujuan yang sedang berlangsung dan persetujuan yang sudah diberikan pada tahapan workflow yang telah selesai. Pada kolom approves menampilkan orang atau grup yang yang memberikan persetujuan. Tampilan approval details seperti pada gambar 15. Gambar 15. Approval Details i. Transaction Detail Halaman Transaction Details berisi informasi setiap tahapan pada workflow yang sudah selesai dilakukan. Tampilan transaction detail seperti pada gambar 16. Gambar 16. Transaction Details j. References Section References section pada halaman detil request membarikan informasi tambahan terkait request. Informasi tersebut dapat berupa attachment, package (existing), package 10

11 (new), projects, release, request (existing), request (new), tasks, atau URL. Tampilan references section seperti pada gambar 17. Gambar 17. References Section 4. Processing and Managing Requests Setelah request baru disetujui maka dapat diproses dan dikelola. Proses dimaksud adalah melakukan update request dan melanjutkan ke tahap-tahap workflow selanjutnya. a. Searching Requests Request yang telah dibuat dapat dilakukan pencarian melalui menu search pada menu request seperti pada gambar 18, menggunakan query builder, atau menggunakan request browser. Gambar 18. Search Request Jika menggunakan query builder, maka query yang diguanakan adalah <FieldName> <ComparisonOperator> <Value(s)> b. Opening and Updating Requests Jika mempunyai user permission maka user dapat membuka dan update HP Demand Management Request, yang meliputi pencarian request. mengubah informasi pada 11

12 request fields, menambahkan notes atau reference, menampilkan action yang tersedia. Pada tahapan workflow dapat dikonfigurasi untuk mengirimkan notifikasi jika tahapan aktif. Kebanyakan akan memberikan informasi link request. User dapat membuka request melalui link yang diberikan lewat . c. Acting on Multiple Requests at the Same Time Jika dua user mengubah request pada saat bersamaan kemudian melakukan klik tombol simpan maka perubahan dari kedua user akan sama-sama disimpan. Jika perubahan tidak tersimpan maka akan da notifikasi ke user yang mengubah, dan menagnjurkan untuk user kembali mengubah dan menyimpannya kembali. d. Mengelola request Setelah request disetujui, user yang mempunyai permission dapat melihat, mengubah, atau menghapus request tersebut, teragantung pada perubahan business requirement atau workflow. Untuk menghapus request, user harus mempunyai Demand Mgmt: Edit Requests access grant or the Demand Mgmt: Edit All Requests access grant. User dapat juga menghapus beberapa request secara bersamaan. Request yang sudah dihapus tidak dapat dibuka atau dilihat lagi. User dapat melakukan cancel request yang ada, untuk melakukannya harus mempunyai Demand Mgmt: Edit Requests access grant or the Demand Mgmt: Edit All Requests access grant. Halaman detil request dapat dicetak. e. Menggunakan laporan demand management untuk monitoring request. f. Mengelola requests menggunakan Portlets Request portlets dapat digunakan untuk mengelola dan menampilkan informasi request. 5. Integrating Requests and Projects User yang memiliki modul HP Demand Management and HP Project Management dapat mengintegrasikan HP Demand Management s request tracking capability dengan HP Project Management s deliverable date dan actuals tracking capabilities. Tasks yang terhubung dengan request akan menampilkan detil aktifitas yang mendukung proyek. Keterhubungan antara project, task, dan request adalah sebagai berikut: a. Reference Tasks to Requests, dapat digunakan untuk menghubungkan task dengan request yang ada atau request baru. b. Reference Projects from Requests, dapat digunakan untuk menghubungkan proyek yang ada dengan request. c. Reference Tasks from Requests, dapat digunakan untuk menghubungkan tasks yang ada 12

13 dengan request. Jika mengintegrasikan request dan proyek, maka dependencies akan ada antara dua entitas. Dependencies antara request dan proyek dapat dilihat pada tabel 1. From Entity to Entity From Request to Task From Request to Project From Project to Request From Task to Request Dependency Relationship Related to this request Related to this request Related to this project Related to this task Description (Informational) The selected task is related to the request. (Informational) The selected project is related to the request. (Informational) The selected request (new or existing) is related to this project. (Informational) The selected request is related to the task. Tabel 1. Dependency relationships 6. Demand Manager Page Modul HP Demand Management dilengkapi dengan menu untuk Demand Manager. Dashboard standar untuk Demand Manager seperti pada gambar 6, tetapi masih dimungkinkan diliakukan konfigurasi portlet sesuai dengan informasi yang dibutuhkan. Pada dashboard mananager di atas, dashboard terdiri dari 5 portlet yaitu Consolidated Demand, Demand by Department, Demand by Business Initiative, SLA Exceptions by Department, dan Initiatives Pending Approval. Masing-masing portlet memberikan informasi yang berbeda-beda, dapat dilakukan konfigurasi sesuai dengan informasi yang akan ditampilkan. 13

14 Gambar 19. Dashboard Demand Manager Penutup Demikian sekilas isi dari Demand Management aplikasi HP PPM. Fitur-fitur dapat digunakan dan dikonfigurasi sesuai kebutuhan, sehingga penggunaan tools ini daat memberikan kemudahan dalam pengelolaan request. Jika ada pertanyaan atau masukan dapat mengirimkan langsung kepada penulis. Hormat saya, semoga tulisan saya dapat menambah pengetahuan pengaplikasian Project Management Referensi HP Demand Management User s Guide 14

15 Biografi Penulis One Marlian Hadis. Menempuh studi di jurusan Teknik Informatika STT Telkom Bandung angkatan 2002 dan lulus tahun Saat ini, bekerja sebagai Pranata Komputer Pertama di Kementerian Keuangan. 15