BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN 3.1. Riwayat PT PLN (Persero) Berawal di akhir abad ke 19, perkembangan ketenagalistrikan di Indonesia mulai ditingkatkan saat beberapa perusahaan asal Belanda yang bergerak di bidang pabrik gula dan pabrik teh mendirikan pembangkit listrik untuk keperluan sendiri. Antara tahun terjadi peralihan pengelolaan perusahaan- perusahaan Belanda tersebut oleh Jepang, setelah Belanda menyerah kepada pasukan tentara Jepang di awal Perang Dunia II. Proses peralihan kekuasaan kembali terjadi di akhir Perang Dunia II pada Agustus 1945, saat Jepang menyerah kepada Sekutu. Kesempatan ini dimanfaatkan oleh para pemuda dan buruh listrik melalui delegasi Buruh/Pegawai Listrik dan Gas yang bersama-sama dengan Pimpinan KNI Pusat berinisiatif menghadap Presiden Soekarno untuk menyerahkan perusahaan-perusahaan tersebut kepada Pemerintah Republik Indonesia. Pada 27 Oktober 1945, Presiden Soekarno membentuk Jawatan Listrik dan Gas di bawah Departemen Pekerjaan Umum dan Tenaga dengan kapasitas pembangkit tenaga listrik sebesar 157,5 MW. Pada tanggal 1 Januari 1961, Jawatan Listrik dan Gas diubah menjadi BPU-PLN (Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik Negara) yang 39

2 40 bergerak di bidang listrik, gas dan kokas. Pada tanggal 1 Januari 1965 BPU- PLN (Badan Pimpinan Umum Perusahaan Listrik Negara) dibubarkan dan pada saat yang sama pula, 2 (dua) perusahaan negara yaitu Perusahaan Listrik Negara (PLN) sebagai pengelola tenaga listrik milik negara dan Perusahaan Gas Negara (PGN) sebagai pengelola gas diresmikan. Pada tahun 1972, sesuai dengan Peraturan Pemerintah No.17, status Perusahaan Listrik Negara (PLN) ditetapkan sebagai Perusahaan Umum Listrik Negara dan sebagai Pemegang Kuasa Usaha Ketenagalistrikan (PKUK) dengan tugas menyediakan tenaga listrik bagi kepentingan umum. Seiring dengan kebijakan Pemerintah yang memberikan kesempatan kepada sektor swasta untuk bergerak dalam bisnis penyediaan listrik, maka sejak tahun 1994 status PLN beralih dari Perusahaan Umum menjadi Perusahaan Perseroan (Persero) dan juga sebagai PKUK dalam menyediakan listrik bagi kepentingan umum hingga sekarang. Sumber: Riwayat Pusat Pendidikan dan Pelatihan di PT PLN (Persero) PLN Pusdiklat didirikan berdasarkan Keputusan Dir. PLN No. 033.K/DIR/1973 tanggal 22 Agustus 1973 sebagai tindak lanjut Peraturan Menteri Pekerjaan Umum dan Tenaga Listrik No. 01/PRT/1973 dengan menetapkan struktur organisasi dan tugas-tugas pokok lembaga pendidikan dan pelatihan. Tugas-tugas pokok lembaga pendidikan dan pelatihan adalah

3 41 mengurus dan menyelenggarakan pengelolaan dan pembinaan terhadap pendidikan, pelatihan, keterampilan dan penataran termasuk segala sesuatu yang berhubungan dengan itu berdasarkan kebijaksanaan yang ditetapkan oleh Direksi Perusahaan Umum Listrik Negara. Dalam perjalanannya terjadi beberapa perubahan organisasi yaitu: Keputusan Direksi Perusahaan Umum Listrik Negara No. 033.K/DIR/1976 tanggal 08 Juni 1976 tentang uraian tugas dan susunan organisasi Pusdiklat dimana dalam perubahan ini hanya mengatur masalah struktur organisasi namun tidak merubah tugas pokok lembaga pendidikan dan pelatihan; Keputusan Dir. No. 095.K/DIR/2007 tanggal 08 Maret 2007 tentang organisasi PT PLN (Persero) Jasa Pendidikan dan Pelatihan; Keputusan Dir. No. 319.K/DIR/2008 tanggal 24 September 2008 tentang Organisasi PT PLN (Persero) Pusat Pendidikan dan Pelatihan dan Keputusan Dir. No. 295.K/DIR/2010 tanggal 25 Mei 2010 tentang Organisasi PT PLN (Persero) Pusat Pendidikan dan Pelatihan. Hingga saat ini PLN Pusdiklat memiliki Kantor Induk di Jakarta dan memiliki 12 Unit Pelaksana yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia, unit tersebut adalah : Udiklat Bogor, Udiklat Jakarta, Udiklat Semarang, Udiklat Pandaan, Udiklat Tuntungan, Udiklat Makassar, Udiklat Suralaya, Udiklat Padang, Udiklat Banjarbaru, Udiklat Palembang, Unit Assesement Center, dan Unit Sertifikasi. Sumber:

4 Riwayat PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi, yang selanjutnya disebut Unit Sertifikasi PLN / USER PLN merupakan salah satu Unit Pelaksana di PT PLN (Persero) Pusat Pendidikan dan Pelatihan yang secara resmi dibentuk pada tahun 2010 sesuai dengan Keputusan Direksi Nomor: 295.K/DIR/2010 dan 486.K/DIR/2010. Sejak Januari 2011 USER PLN mulai beroperasi untuk melaksanakan sertifikasi kompetensi personel. Saat ini USER PLN sedang dalam proses untuk menjadi Lembaga Sertifikasi Profesi (LSP) yang mendapatkan akreditasi dari institusi yang berwenang, sehingga sertifikat kompetensi personel yang diterbitkan oleh USER PLN nantinya dapat diakui secara nasional dan/atau internasional. Dalam melaksanakan tugas dan fungsinya sebagai LSP, proses pelaksanaan uji kompetensi mengacu pada standar SNI ISO/IEC tahun Sedangkan standar kompetensi sebagai acuan dalam proses assesmen / uji berupa standar kompetensi yang telah ditetapkan oleh instansi tertentu maupun standar kompetensi yang dikembangkan sendiri oleh LSP USER PLN. Sumber:

5 Visi dan Misi PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi Visi Menjadi Lembaga Sertifikasi Personel (LSP) di bidang ketenagalistrikan yang terpercaya dan diakui secara internasional Misi 1. Melaksanakan sertifikasi kompetensi personel kepada tenaga kerja bidang ketenagalistrikan dengan sertifikat kompetensi yang diakui secara nasional maupun internasional untuk meningkatkan daya saing tenaga kerja menghadapi era globalisasi. 2. Meningkatkan kualitas hasil kerja dan keselamatan kerja melalui proses sertifikasi kompetensi sesuai dengan standar yang berlaku secara nasional maupun internasional 3. Melaksanakan proses sertifikasi kompetensi yang dapat dipertanggungjawabkan dan mengedepankan kepuasan stakeholder Sumber: Struktur Organisasi PT PLN (Persero) Pusdiklat Dalam struktur organisasi PT PLN (Persero) Pusdiklat terdiri dari Kepala Pusdiklat (Chief Learning Officer), Bidang-bidang, Unit Pendidikan dan Pelatihan (Academy / Learning Unit), Unit Assessment Centre, dan Unit Sertifikasi pada PT PLN (Persero) Pusdiklat. Berikut gambaran struktur organisasi yang berada di PT PLN (Persero) Pusdiklat:

6 44 Gambar 3.1. Struktur Organisasi PT PLN (Persero) Pusdiklat Sumber: Dokumen Keputusan Direksi PT PLN (Persero) * Academy : untuk Udiklat Bogor, Udiklat Jakarta, Udiklat Semarang, Udiklat Pandaan, Udiklat Makassar, Udiklat Suralaya, dan Udiklat Palembang. **Learning Unit : untuk Udiklat Tuntungan, Udiklat Padang, dan Udiklat Banjar Baru Uraian Fungsi dan Tugas Pokok Uraian fungsi dan tugas pokok pada Kepala Pusdiklat (Chief Learning Officer), Bidang-bidang, Unit Pendidikan dan Pelatihan (Academy / Learning Unit), Unit Assessment Centre, dan Unit Sertifikasi pada PT PLN (Persero) Pusdiklat adalah sebagai berikut:

7 45 1. Kepala Pusdiklat (Chief Learning Officer) Bertanggung jawab untuk memastikan terlaksananya strategi dan pengelolaan Pusdiklat sesuai dengan misi Pusdiklat dengan mengoptimalkan sumber daya yang tersedia secara efisien, efektif, dan sinergis. Menjamin terselenggaranya pembelajaran sesuai dengan kebutuhan perusahaan, meningkatkan mutu dan pelayanan dalam pembelajaran serta memastikan terlaksananya Good Corporate Governance (GCG) di Pusdiklat. Tugas pokok sebagai berikut: a. Merumuskan Rencana Jangka Panjang dan Rencana Kerja serta Anggaran Pusdiklat. b. Menetapkan kebijakan strategis terkait pengelolaan Pusdiklat. c. Memastikan terlaksananya Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan (RKAP) Pusdiklat sesuai dengan penetapan Direksi. d. Memastikan terlaksananya penyusunan, pengembangan, dan pengelolaan pembelajaran dan asesmen untuk mendukung implementasi corporate university e. Menetapakan kebijakan manajemen dalam rangka optimasi pemberdayaan Udiklat, Unit Assesment Centre dan Unit Sertifikasi serta membina penerapannya f. Memastikan pengembangan organisasi dan kompetensi SDM Pusdiklat g. Menetapkan Laporan Manajemen Pusdiklat.

8 46 2. Bidang Perencanaan Dan Teknologi Informasi Bertanggung jawab untuk memastikan perencanaan dan evaluasi pembelajaran / korporat, pengembangan dan infrastruktur teknologi informasi, dan manajemen mutu untuk mewujudkan pencapaian visi sesuai dengan Rencana Jangka Panjang Pusdiklat. Tugas pokok sebagai berikut: a. Memastikan penyusunan dan pengendalian Rencana Jangka Panjang dan Rencana Kerja dan Anggaran Pusdiklat. b. Merencanakan kebutuhan pembelajaran dan asesmen yang dibutuhkan PLN untuk periode 1 (satu) tahun secara sistematis. c. Mengkoordinir penyusunan Laporan Manajemen dan Laporan Kinerja Pusdiklat. d. Mengawasi dan mengevaluasi terhadap pelaksanaan pembelajaran, assesmen, dan pencapaian kinerja Pusdiklat. e. Mensinergikan pengelolaan dan pengembangan teknologi informasi, baik perangkat lunak maupun perangkat keras dalam rangka mewujudkan learning management system terintegrasi. f. Memastikan kualitas pada setiap proses bisnis pembelajaran sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan. g. Mengoptimalkan sumber daya yang tersedia, melakukan pembinaan dan pengembangan SDM di bidangnya melalui coaching, mentoring, dan assignment.

9 47 3. Bidang Pembelajaran Teknik Bertanggung jawab dalam pengembangan pembelajaran sesuai dengan kebijakan dan kebutuhan perusahaan untuk meningkatkan kompetensi SDM dan kinerja perusahaan pada bidang energi primer, pembangkitan, energi baru dan terbarukan, proyek, transmisi, PDKB, distribusi, dan niaga. Tugas pokok sebagai berikut: a. Memastikan penyusunan dan pengendalian Rencana Jangka Panjang dan Rencana Kerja dan Anggaran pada bidang pengembangan pembelajaran energi primer, pembangkitan, energi baru dan terbarukan, proyek, transmisi, PDKB, distribusi, dan niaga berdasarkan hasil learning needs yang telah disetujui oleh Learning Council. b. Bertindak sebagai Learning Partner dan membantu Learning Steering Committee dalam merumuskan kebutuhan kurikulum dan silabus pembelajaran pada bidang energi primer, pembangkitan, energi baru dan terbarukan, proyek, transmisi, PDKB, distribusi, dan niaga. c. Mengawasi dan mengevaluasi terhadap pengembangan materi pembelajaran dan rencana pembelajaran sesuai dengan kurikulum dan silabus yang telah disetujui oleh Learning Steering Committee bidang pembangkitan, energi primer, energi baru dan terbarukan, proyek, transmisi, PDKB, distribusi, dan niaga.

10 48 d. Merumuskan standarisasi dan pedoman penyelenggaraan pembelajaran bidang pembangkitan, energi primer, energi baru dan terbarukan, proyek, transmisi, PDKB, distribusi, dan niaga. e. Mengawasi dan mengevaluasi terhadap pelaksanaan pembelajaran, asesmen, dan pencapaian kinerja bidang bidang pembangkitan, energi primer, energi baru dan terbarukan, proyek, transmisi, PDKB, distribusi, dan niaga. f. Mengoptimalkan sumber daya yang tersedia, melakukan pembinaan dan pengembangan SDM di bidangnya melalui coaching, mentoring, counseling, dan assignment. 4. Bidang Pembelajaran Non Teknik Bertangung jawab dalam pengembangan pembelajaran sesuai dengan kebijkan dan kebutuhan perusahaan untuk meningkatkan kompetensi SDM dan kinerja perusahaan pada bidang kepemimpinan, budaya korporat, dan penunjang korporat. Tugas pokok sebagai berikut: a. Memastikan penyusunan dan pengendalian Rencana Jangka Panjang dan Rencana Kerja dan Anggaran pada bidang kepemimpinan, budaya korporat, dan penunjang korporat berdasarkan hasil learning needs yang telah disetujui oleh Leraning Council. b. Bertindak sebagai Learning Partner dan membantu Learning Steering Committee dalam merumuskan kebutuhan kurikulum dan

11 49 silabus pembelajaran pada bidang kepemimpinan, budaya korporat, dan penunjang korporat. c. Mengawasi dan mengevaluasi terhadap pengembangan materi pembelajaran dan rencana pembelajaran sesuai dengan kurikulum dan silabus yang telah disetujui oleh Learning Steering Committee bidang kepemimpinan, budaya korporat, dan penunjang korporat. d. Merumuskan standarisasi dan pedoman penyelenggaraan pembelajaran bidang kepemimpinan, budaya korporat, dan penunjang korporat. e. Mengawasi dan mengevaluasi terhadap pelaksanaan pembelajaran, asesmen, dan pencapaian kinerja bidang bidang kepemimpinan, budaya korporat, dan penunjang korporat. f. Mengoptimalkan sumber daya yang tersedia, melakukan pembinaan dan pengembangan SDM di bidangnya melalui coaching, mentoring, counseling,dan assignment. 5. Bidang Pengembangan, Inovasi, Dan Kemitraan Bertangung jawab dalam pengelolaan aliansi, kerjasama, dan rantai pasokan pembelajaran, pengelolaan pembelajaran berbasis digital, penelitian dan pengembangan metode pembelajaran, pengembangan instruktur dan assesor, serta pengembangan pembelajaran prajabatan dan purnabakti sesuai dengan kebijakan dan kebutuhan perusahaan untuk memastikan corporate university diterapkan secara berkelanjutan.

12 50 Tugas pokok sebagai berikut: a. Memastikan penyusunan dan pengendalian Rencana Jangka Panjang dan Rencana Kerja dan Anggaran pada bidang pengembangan pembelajaran. b. Mengelola aliansi, kerjasama, dan rantai pasokan pembelajaran. c. Mengelola pembelajaran berbasis digital dalam rangka efektifitas dan efisiensi pelaksanaan pembelajaran. d. Memastikan penelitian dan pengembangan metode pembelajaran baik untuk bidang teknik maupun non teknik dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi pelaksanaan pembelajaran serta mendorong tumbuhnya budaya inovasi. e. Memastikan pelaksanaan program pengembangan instruktur dan asesor PLN dan mengevaluasi kinerjanya. f. Mengkoordinir pengembangan materi pembelajaran dan rencana pembelajaran bidang Prajabatan dan Purnabakti. g. Merumuskan standarisasi dan pedoman penyelenggaraan pembelajaran bidang Prajabatan dan Purnabakti. h. Mengawasi dan mengevaluasi terhadap pelaksanaan pembelajaran bidan Prajabatandan Purnabakti. i. Mengoptimalkan sumber daya yang tersedia, melakukan pembinaan dan pengembangan SDM di bidangnya melalui coaching, mentoring, counseling, dan assignment.

13 51 6. Bidang Keuangan, Sdm, Dan Administrasi Bertangung jawab atas pengelolaan dan penyelenggaraan sumber daya manusia dan keuangan Pusdiklat untuk menjamin tersedianya sumber daya manusia, kelancaran proses adminstrasi serta menjamin pengelolaan sumber daya keuangan secara efektif sebagai bagian pencapaian target kinerja unit. Tugas pokok sebagai berikut: a. Memastikan penyusunan dan pengendalian Rencana Jangka Panjang dan Rencana Kerja dan Anggaran pada Bidang Keuangan, SDM dan Administrasi. b. Memastikan pengembangan organisasi dan SDM Pusdiklat sesuai dengan perkembangan kebijakan korporat c. Memastikan pengelolaan keuangan, anggaran, dan akuntansi memenuhi prinsip-prinsip Good Corporate Governace (GCG) d. Memastikan efektifitas dan efisiensi fasilitas kerja, sistem keamanan, keselamatan dan administrasi umum e. Memastikan pengelolaan hukum, hubungan masyarakat, dan hubungan industrial berjalan dengan baik untuk menciptakan lingkungan yang kondusif f. Memastikan pengelolaan perpustakaan di lingkungan Pusdiklat berjalan dengan efektif dan efisien untuk meningkatkan budaya pembelajaran

14 52 g. Mengoptimalkan sumber daya yang tersedia, melakukan pembinaan dan pengembangan SDM di bidangnya melalui coaching, mentoring, dan assignment. 7. Udiklat (Academy) Bertangung jawab atas pengelolaan dan penyelenggaraan pembelajaran yang unggul, khususnya kebutuhan pembelajaran yang menjadi fokus dari Learning Council untuk meningkatkan kompetensi peserta pembelajaran dan meningkatkan kinerja unit / korporat setelah pembelajaran dilaksanakan. Tugas pokok sebagai berikut: a. Memastikan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Udiklat b. Memastikan penyelenggaraan pembelajaran sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan c. Memastikan penyusunan program kerja pembelajaran dan pengelolaan Instruktur d. Memastikan penyelenggaraan pembelajaran termasuk evaluasi kinerja Instruktur e. Memastikan penyusunan manual dan prosedur operasional Udiklat f. Memastikan pengendalian dan evaluasi penyelenggaraan pembelajaran g. Mengevaluasi pengelolaan aset (termasuk laboratorium), administrasi kepegawaian, kesekretarian dan umum

15 53 h. Memastikan pelayanan prima selama proses pembelajaran berlangsung i. Mengoptimalkan sumber daya yang tersedia, melakukan pembinaan dan pengembangan SDM di bidangnya melalui coaching, mentoring, dan assignment. j. Secara bertahap mengembangkan materi pembelajaran dan rencana pembelajaran sesuai denga akademi yang menjadi fokusnya. 8. Udiklat (Learning Unit) Bertangung jawab atas pengelolaan dan penyelenggaraan pembelajaran yang unggul untuk meningkatkan kompetensi peserta pembelajaran dan meningkatkan kinerja unit / korporat setelah pembelajaran dilaksanakan. Tugas pokok sebagai berikut: a. Memastikan penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Udiklat b. Memastikan penyelenggaraan pembelajaran sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan c. Memastikan penyusunan program kerja pembelajaran dan pengelolaan Instruktur d. Memastikan penyelenggaraan pembelajaran termasuk evaluasi kinerja Instruktur e. Memastikan penyusunan manual dan prosedur operasional Udiklat f. Mematikan pengendalian dan evaluasi penyelenggaraan pembelajaran

16 54 g. Mengevaluasi pengelolaan aset (termasuk laboratorium), administrasi kepegawaian, kesekretarian dan umum h. Memastikan pelayanan prima selama proses pembelajaran berlangsung i. Mengoptimalkan sumber daya yang tersedia, melakukan pembinaan, dan pengembangan SDM di bidangnya melaui coaching, mentoring, dan assignment. 9. Unit Assessment Centre Bertangung jawab atas pengelolaan dan penyelenggaraan assesmen dan pemetaan kompetensi pegawai di lingkungan PT PLN (Persero), dan tersedianya database hasil assesmen pegawai di lingkungan PT PLN (Persero) untuk mendukung manajemen dalam memperoleh SDM yang unggul sesuai dengan visi dan misi PT PLN (Persero). Tugas pokok sebagai berikut: a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Unit Assessment Centre. b. Memastikan efektifitas dan efisiensi pelaksanaan Assessment Centre untuk pegawai di lingkungan PT PLN (Persero) c. Memastikan efektifitas dan efisiensi pengembangan alat (tools) Assessment Centre untuk pegawai di lingkungan PT PLN (Persero) d. Menyusun manual dan prosedur operasional Assessment Centre untuk pegawai di lingkungan PT PLN (Persero)

17 55 e. Memastikan pengelolaan asesmen pegawai PT PLN (Persero) untuk mendukung pemetaan kompetensi pegawai dan proses asesmen dalam program seleksi kandidat potensial dalam pengisian jabatan-jabatan strategis sesuai dengan kebutuhan PT PLN (Persero) f. Memastikan pengelolaan database hasil asesmen sesuai kebijakan PT PLN (Persero), termasuk validitasnya dan mensinergikan dengan sistem informasi pengelolaan karir pegawai g. Mengoptimalkan sumber daya yang tersedia, melakukan pembinaan dan pengembangan SDM di bidangnya melalui coaching, mentoring, dan assignment. 10. Unit Sertifikasi Bertangung jawab dalam pengelolaan sertifikasi kompetensi pegawai di lingkungan PT PLN (Persero), pengelolaan tenaga ahli sebagai tim penguji kompetensi dan berkerjasama dengan lembaga sertifikasi terkait dan menjamin sistem mutu sertifikasi untuk mengoptimalkan target kinerja dan mendukung manajemen dalam memperoleh SDM yang unggul sesuai dengan visi dan misi PT PLN (Persero) Tugas pokok sebagai berikut: a. Memastikan pengelolaan program sertifikasi kompetensi yang dilakukan oleh Pusdiklat maupun kerjasama dengan lembaga lainnya b. Memastikan tersedianya tenaga ahli sebagai tim penguji kompetensi pegawai di lingkungan PT PLN (Persero)

18 56 c. Memastikan terlaksananya kerjasama dengan lembaga sertifikasi nasional dan internasional dalam mendukung program sertifikasi kompetensi pegawai d. Memastikan tersedianya program, metode dan prosedur operasional dalam pengelolaan sertifikasi kompetensi pegawai termasuk metode evaluasi kinerja pegawai pemegang sertifikasi kompetensi di unit / user e. Memastikan pelaksanaan perluasan akreditasi sertifikasi kompetensi keahlian SDM f. Mengelola database sertifikasi kompetensi pegawai dan mensinergikan denga sistem informasi kepegawaian g. Mengoptimalkan sumber daya yang tersedia, melakukan pembinaan dan pengembangan SDM di bidangnya melalui coaching, mentoring, dan assignment.

19 Analisis lingkungan Internal dan Eksternal Perusahaan Analisis SWOT Perusahaan Karena PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi termasuk dalam kategori jasa sertifikasi maka analisis yang dibuat adalah analisis SWOT dimana analisis dimulai dari intern perusahaan kearah eksternal. Berikut ini adalah beberapa faktor SWOT yang didapatkan melalui hasil wawancara, rangkuman hasil wawancara terdapat pada lampiran Faktor Internal Perusahaan Tabel 3.1 Faktor Kekuatan (Strength) PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi No. Faktor Kekuatan Perusahaan S-1 Memiliki dukungan dari Manajemen PLN S-2 Mendapatkan akreditasi / pengakuan dari lembaga akreditor KAN sesuai standar ISO S-3 Memiliki sistem ujian online (SI-UJO) a. Kekuatan (Strength) antara lain: S-1 Memiliki dukungan dari Manajemen PLN. PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi memiliki dukungan dari Manajemen PLN dalam pengelolaan sertifikasi kompetensi pegawai di lingkungan PT PLN (Persero).

20 58 S-2 Mempunyai akreditasi / pengakuan dari lembaga akreditor KAN sesuai standar ISO PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi telah mempunyai akreditasi / pengakuan dari lembaga akreditor KAN sesuai standar ISO Sehingga memiliki standar internasional yang menetapkan kriteria untuk program sertifikasi organisasi bagi setiap pegawai di lingkungan PT PLN (Persero) S-3 Memiliki sistem ujian online (SI-UJO). PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi telah memiliki sistem ujian online (SI-UJO) untuk mengidentifikasi pegawai yang over valued maupun yang under valued antara kompetensi yang dimilikinya dengan tuntutan kompetensi di pekerjaannya. Sehingga menjadi bagian dari pemetaan level kompetensi pegawai yang sangat terkait erat dengan pembinaan kompetensi dan karir pegawai nantinya. Tabel 3.2 Faktor Kelemahan (Weakness) PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi No. Faktor Kelemahan Perusahaan W-1 Proses bisnis sertifikasi masih baru di PLN W-2 Jumlah personil masih terbatas W-3 Sebagian sarana uji masih bergantung fungsi yang lain

21 59 b. Kelemahan (Weakness), antara lain: W-1 Proses bisnis sertifikasi masih baru di PLN. Proses bisnis sertifikasi masih baru di PLN. Sehingga hanya menjadi pendukung dalam jalannya perusahaan, masih belum menjadi bisnis inti. W-2 Jumlah personil masih terbatas. Terbatasnya jumlah personil menjadi kendala dalam menjalankan pengelolaan sertifikasi, terutama dalam hal input data dan sebagainya. Sehingga terkadang menjadi kewalahan ketika banyaknya permohonan sertifikasi oleh unit induk/operasional. W-3 Sebagian sarana uji masih bergantung pada fungsi lain. Sebagian sarana uji masih bergantung dengan fungsi yang lain karena proses bisnis sertifikasi masih baru di lingkungan PT PLN (Persero). Sehingga terkadang menjadi kendala dalam pelaksanaan sertifikasi Faktor Eksternal Perusahaan Tabel 3.3 Faktor Peluang (Opportunity) PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi NO. Faktor Peluang Perusahaan O-1 Penggunaan Teknologi Informasi untuk efisiensi perusahaan O-2 Adanya pasar potensial yang terdiri dari pihak internal PLN maupun eksternal O-3 Pengembangan keragaman materi uji yang dimiliki

22 60 a. Peluang (Opportunity), antara lain: O-1 Penggunaan Teknologi Informasi untuk efisiensi perusahaan. Dengan perkembangan teknologi, perusahan dapat menggunakan teknologi untuk meningkatkan tingkat efisiensi perusahaan baik dalam hal pengelolaan sertifikasi maupun organisasi. Disamping itu perusahaan dapat meningkatkan daya saingnya dengan perusahaan lain yang sejenis di Indonesia. Namun dengan peningkatan di bidang teknologi harus diikuti dengan peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia. O-2 Adanya pasar potensial yang terdiri dari pihak internal PLN maupun eksternal. Terdapat potensi pasar peserta uji yang sangat besar terutama dari jumlah pegawai PLN (Persero) yang tersebar di seluruh Indonesia. O-3 Pengembangan keragaman materi uji yang dimiliki. Dengan pengembangan keragaman materi uji yang dimiliki PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi maka akan meningkatkan pengembangan ruang lingkup uji baik itu materi uji maupun skema uji.

23 61 Tabel 3.4 Faktor Ancaman (Threats) PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi No. Faktor Ancaman Perusahaan T-1 Perubahan regulasi ketenagalistrikan di lingkungan internal PLN maupun eksternal T-2 Ada lembaga sertifikasi bidang ketenagalistrikan di lingkungan luar PLN T-3 Belum adanya integrasi secara teknologi dalam administrasi sertifikasi b. Ancaman (Threats), antara lain: T-1 Perubahan regulasi ketenagalistrikan di lingkungan internal PLN maupun eksternal. Perubahan regulasi ketenagalistrikan sangat mempengaruhi fungsi dan keberlangsungan dari PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi. Misalnya di lingkungan internal terdapat perubahan direksi yang dapat juga merubah regulasi di lingkungan PT PLN (Persero). T-2 Ada lembaga sertifikasi bidang ketenagalistrikan di lingkungan luar PLN. Ada lembaga sertifikasi bidang ketenagalistrikan di lingkungan luar PLN. Hal ini di karenakan proses binis sertifikasi masih baru di PLN. T-3 Belum adanya integrasi secara teknologi dalam administrasi sertifikasi. Belum adanya integrasi secara teknologi dalam administrasi sertifikasi akan menjadi ancaman di masa mendatang ketika semakin banyaknya permohonan sertifikasi yang ada. Sehingga perusahaan belum maksimal dalam menjalankan kegiatan secara efektif dan efisien.

24 Matriks SWOT Setelah semua informasi yang berpengaruh terhadap perusahaan telah dikumpulkan, kemudian akan dibuatkan sebuah matriks SWOT yang akan menggambarkan secara jelas bagaimana memanfaatkan kekuatan dan peluang yang dimiliki oleh PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi untuk meminimalkan kelemahan dan ancaman yang ada pada perusahaan. Berdasarkan SWOT tersebut, kemudian dapat disusun empat set kemungkinan alternatif strategis, yakni: SO, WO, ST, WT. Tabel 3.5 Matriks SWOT (Strength, Weakness, Opportunity, Threats) PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi Strengths-S (Kekuatan) 1. Memiliki dukungan dari Manajemen PLN. 2. Mendapatkan akreditasi / pengakuan dari lembaga akreditor KAN sesuai standar ISO Memiliki sistem ujian online (SI- UJO). Weaknesses-W (Kelemahan) 1. Proses bisnis sertifikasi masih baru di PLN. 2. Jumlah personil masih terbatas. 3. Sebagian sarana uji masih bergantung fungsi yang lain. Opportunity-O (Peluang) 1. Penggunaan Teknologi Informasi untuk efisiensi perusahaan. 2. Adanya pasar potensial yang terdiri dari pihak Strategi SO Mengembangkan teknologi informasi untuk sistem administrasi sertifikasi. (S1,O1) Dukungan teknologi Strategi WO Menggunaan Teknologi Informasi untuk mengoptimalkan kinerja dan kegiatan operasional perusahaan. (W1,O1) Memperbaiki struktur kerja organisasi.

25 63 internal PLN maupun eksternal. 3. Pengembangan keragaman materi uji yang dimiliki. Threats-T (Ancaman) 1. Perubahan regulasi ketenagalistrikan di lingkungan internal PLN maupun eksternal. 2. Ada lembaga sertifikasi bidang ketenagalistrikan di lingkungan luar PLN. 3. Belum adanya integrasi secara teknologi dalam administrasi sertifikasi. informasi dalam menjalankan ISO (S2,O1) Strategi ST Mempertahankan kualitas pelayanan dan materi uji. (S2,T2) Melakukan integrasi secara teknologi dalam administrasi sertifikasi. (S1,T3) (W3,O2) Merekrut karyawan yang berkualitas dan sesuai kebutuhan perusahaan. (W2,O3) Strategi WT Melakukan sosialisasi materi uji yang lebih gencar. (W1,T2) Mengoptimalkan sumber daya yang ada melalui pelatihan dan pengembangan keahlian. (W2,T2)

26 Analisis Critical Succes Factor (CSF) Analisis CSF dilakukan untuk mengetahui faktor-faktor yang menjadi penentu atau pendukung perusahaan untuk mencapai tujuan yang ingin di capai. Faktor- faktor penting yang merupakan kunci keberhasilan PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi serta yang dijadikan sebagai tolak ukurnya adalah sebagai berikut: 1. Pelayanan yang baik serta materi uji berkualitas. Pelayanan yang baik dan materi uji berkualitas selalu menjadi incaran para peserta uji, sehingga peserta uji akan merasa selalu diperhatikan. Maka dari itu sangat penting bagi perusahaan untuk menjaga kualitas materi uji dan pelayanannya agar tidak kalah bersaing dengan para pesaingnya. 2. Sumber Daya Manusia. Sumber daya manusia adalah tulang punggung perusahaan. Tanpa sumber daya manusia yang handal tentu perusahaan tidak akan dapat beroperasi dengan baik dan sukses. Oleh karena itu, perusahaan memerlukan sumber daya manusia yang berkualitas dan handal. Serta meningkatkan mutu karyawannya melalui pelatihan-pelatihan agar karyawan semakin memperdalam dalam penguasaan ilmu yang sangat dibutuhkan serta berpengaruh besar terhadap perusahaan, sehingga karyawan akan semakin

27 65 dapat mengenal kondisi pasar dengan sangat baik dan dapat membina hubungan dengan peserta uji semakin baik. 3. Sosialisasi materi uji yang baik dan juga tepat sasaran. Perusahaan harus mensosialisasikan materi uji dengan baik agar memudahkan peserta uji untuk mengikuti materi uji yang ada di perusahaan. Maka dari itu, perusahaan perlu sosialisasi materi uji tepat pada sasarannya, sehingga tidak ada kekeliruan dalam mengajukan permohonan uji kompetensi. 4. Menggunakan Sistem Administrasi Sertifikasi. Perusahaan harus menggunakan sistem administrasi sertifikasi, sehingga semakin mempermudah proses administrasi sertifikasi bagi unit sertifikasi.

28 Sistem Yang Sedang Berjalan Permohonan sertifikasi merupakan salah satu dari proses sertifikasi yang dimiliki oleh PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi. Permohonan sertifikasi adalah proses permohonan uji kompetensi oleh individu (setiap karyawan) yang diajukan oleh atasan / unit induknya. PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi adalah salah satu perusahaan yang belum menerapkan database yang terintegrasi pada bagian permohonan sertifikasi (offline) hingga monitoring hasil pelaksanaan sertifikasi dan laporan sertifikasi. Standar pelaksanaan uji kompetensi personel ini dimulai ketika Unit Sertifikasi menerima surat usulan uji kompetensi (permohonan sertifikasi) dikirimkan oleh Unit Induk / Operasional PLN, kemudian Unit Sertifikasi akan membuat daftar hasil evaluasi peserta yang memenuhi persyaratan uji kompetensi (verifikasi permohonan sertifikasi). Setelah proses verifikasi permohonan sertifikasi, Unit Sertifikasi akan melakukan koordinasi terkait pelaksanaan uji meliputi LSP (Lembaga Sertifikasi Personel), Tempat Uji Kompetensi (TUK), dan Unit Induk / Operasional (UNIT). Koodinasi LSP meliputi surat pelaksanaan kepada LSP dan surat penunjukkan administrator. Lalu koordinasi TUK dan UNIT meliputi Penyiapan TUK (uji di unit), penyiapan konsumsi (uji di unit), mengundang peserta uji. Setelah koordinasi LSP, TUK, dan UNIT selesai dilaksanakan, kemudian proses selanjutnya adalah pelaksanaan sertifikasi meliputi surat pelaksanaan penguji (LSP) dan kesiapan sarana dan prasarana (TUK). Lalu dilakukan monitoring hasil pelaksanaan sertifikasi meliputi daftar hasil pelaksanaan dan surat laporan administrator. Selanjutnya membuat laporan

29 67 pelaksanaan sertifikasi meliputi laporan hasil pelaksanaan uji kompetensi serta evaluasi terhadap hasil uji kompetensi (jumlah pegawai kompeten, belum kompeten, dll). Untuk rincian Standar pelaksanaan uji kompetensi di PLN Unit Sertifikasi (LSP), akan digambarkan dalam activity Diagram pada Gambar 3.2

30 68 Act Standar Pelaksanaan Uji Kompetensi LSP USER PLN Unit Operasional (UNIT) PLN USER (LSP) Tempat Uji Kompetensi (TUK) Permohonan Sertifikasi Peserta Permohonan Sertifikasi Perusahaan Verifikasi Permohonan Sertifikasi Sesuai Persyaratan? Koordinasi LSP, Koordinasi TUK, Koordinasi UNIT Pelaksanaan Sertifikasi Kesiapan sarana dan prasarana Monitoring Hasil Pelaksanaan Sertifikasi Laporan Pelaksanaan Sertifikasi Gambar 3.2 Activity Diagram Standar Pelaksanaan Uji Kompetensi Personel Sumber: Unit Sertifikasi PLN

31 Permasalahan Kondisi yang terjadi di PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi adalah masih manualnya pengelolaan data administrasi sertifikasi meliputi pendaftaran sertifikasi hingga monitoring hasil pelaksanaan sertifikasi. Permasalahan yang ada dalam PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi adalah ketika banyak permohonan uji kompetensi yang masuk maka terdapat banyak sekali input data permohonan sertifikasi karena proses permohonan sertifikasi masih berjalan manual dengan menggunakan formulir permohonan uji kompetensi (masih paper based / offline) sehingga PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi memiliki keterbatasan dalam menginput data kedalam Microsoft Access karena kekurangan tenaga dan sangat menguras waktu (tidak efisien dan tidak efektif), sehingga mengakibatkan kesalahankesalahan dalam pengelolaan data administrasi sertifikasi yang karena data yang tidak akurat. Penyebab masalah ini adalah tidak adanya sistem yang mendukung penglohan data administrasi sertifikasi secara sistematis. Setiap perusahaan idealnya memiliki suatu database yang digunakan untuk menyimpan data-data perusahaan. Data-data ini dapat digunakan sebagai dasar untuk mendukung manajemen dalam proses pengambilan keputusan. Oleh karena itu diperlukan solusi untuk mengatasi permasalahan ini Usulan Pemecahan Masalah Setelah peneliti melakukan analisa terhadap sistem yang berjalan. Menurut peneliti, solusi yang terbaik untuk mengatasi masalah di atas adalah dengan merancang suatu sistem yag dapat mendukung pengelolaan data administrasi sertifikasi meliputi pendaftaran sertifikasi hingga monitoring

32 70 hasil pelaksanaan sertifikasi, untuk meminimalisir kesalaha-kesalahan seperti yang dijelaskan diatas yaitu dengan membangun suatu aplikasi sistem informasi administrasi sertifikasi. Dengan aplikasi sistem informasi administrasi sertifikasi maka semua data permohonan uji kompetensi akan langsung masuk database sehingga tidak perlu lagi melakukan input data permohonan sertifikasi. Karena masing-masing individu (peserta) dan perusahaan (unit induk) tidak perlu lagi mengisi pada lembar formulir permohonan uji kompetensi, cukup dengan input data pada aplikasi sistem informasi administrasi sertifikasi, tentunya dengan otorisasi yang benar. Sehingga pada aplikasi sistem informasi administrasi sertifikasi individu (karyawan) memiliki hak akses peserta dan perusahaan (unit induk / operasional) memiliki hak akses admin unit induk. Nantinya juga terdapat juga hak akses untuk PT PLN (Persero) Pusdiklat Unit Sertifikasi yaitu sebagai admin unit sertifikasi (USER) yang fungsinya untuk melakukan verifikasi aplikasi permohonan uji kompetensi yang masuk apakah memenuhi syarat atau belum memenuhi syarat, hingga ke monitoring pelaksanaan dan keputusan sertifikasi apakah kompeten atau belum kompeten.