Pengelolaan Presensi Dan Gaji Asisten Lab Berbasis Web Di Fasilkom Universitas Mercu Buana

Transkripsi

1 Pengelolaan Presensi Dan Gaji Asisten Lab Berbasis Web Di Fasilkom Universitas Mercu Buana Andi Nugroho 1, Retno Setya Wulandary 2 Fakultas Ilmu Komputer Universitas Mercu Buana Jl. Meruya Selatan, Kebun Jeruk, Jakarta Barat andinugroho.skom@gmail.com, 2 retnosetya.wulandary@gmail.com ABSTRAK Untuk efisiensi waktu dan kelancaran dalam proses belajar mengajar, maka dosen a dibantu oleh seorang asisten lab. Karena jasanya, maka asisten lab berhak mendapat penghargaan dalam bentuk upah atau gaji setiap kehadirannya di kelas. Gaji diterima oleh asisten lab dihitung dari jumlah kehadiran. Dengan pencatatan secara manual pada kertas, terkadang menimbul masalah karena dapat hilang. Sehingga bukti kehadiran tersebut tidak ada dan perhitungan gaji menjadi tidak sesuai jumlah gaji seharusnya diterima oleh asisten lab. Aplikasi pengelolaan presensi dan gaji asiten lab ini dapat menampung kehadiran dan perhitungan gaji asisten lab secara otomatis. Aplikasi ini dibangun berbasis web mengguna berbagai bahasa pemrograman salah satunya mengguna PHP. Aplikasi ini diguna oleh 4 user yaitu dosen, asisten lab, keuangan dan laboran. Diharap adanya aplikasi pengelolaan presensi dan gaji asisten lab berbasis web ini dapat mengatasi kelalaian dalam pencatatan kehadiran dan perhitungan gaji asisten lab. Kata Kunci: Aplikasi Asisten Lab, Pengelolaan Gaji, Pengelolaan Presensi PENDAHULUAN Mata kuliah pada bidang ilmu komputer terdiri dari beberapa kelas, salah satunya terdapat mata kuliah praktik dilaku di sebuah laboratorium fasilitas komputer. Namun, sedikitnya waktu dan banyaknya mahasiswa, seorang dosen terkadang kurang mampu melaku penyelesaian masalah dihadapi oleh para mahasiswa sehingga dosen memerlu bantuan dari seorang asisten lab. Seorang asisten lab berhak untuk mendapat penghargaan dalam bentuk gaji setiap kehadiran di kelas. Namun, saat ini belum ada aplikasi menyimpan kehadiran asisten lab di Fasilkom Universitas Mercu Buana sehingga perhitungan gaji seorang asisten lab terkadang tidak sesuai jumlah seharusnya diterima. Berdasar uraian di atas, maka dibuatlah sebuah aplikasi pengelolaan presensi dan gaji asisten lab di Fasilkom Universitas Mercubuana. Dengan adanya aplikasi tersebut maka kehadiran asisten lab dapat dipertanggung jawab serta perhitungan gaji dapat dipantau oleh laboran dan bagian keuangan sesuai kehadiran ada pada aplikasi. Diharap jumlah gaji diterima oleh asisten lab sesuai kehadiran ada. LANDASAN TEORI Gaji adalah sebuah bentuk pembayaran atau sebuah hak diberi oleh sebuah perusahaan atau instansi kepada pegawai. [Mardi. 2011]. Upah diberi atas dasar kinerja harian, biasanya praktik ini ditemu pada pabrik. Upah adakalanya juga berdasar pada unit produk dihasil. [Diana, Anastasia. 2011]. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), absen diarti tidak masuk atau tidak hadir dalam kegiatan sekolah atau kerja. Mengabsen adalah kegiatan memanggil nama-nama orang pada daftar nama untuk memeriksa hadir tidaknya seseorang. Absensi diarti ketidakhadiran. Sedang presensi adalah kehadiran. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), adalah pembagian waktu berdasar rencana pengaturan urutan kerja; daftar atau tabel kegiatan atau rencana kegiatan pembagian waktu pelaksanaan terperinci. sudah disetujui oleh pimpinan atau bagian mengatur. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI), Asisten adalah orang bertugas mendampingi orang lain dalam melaksana tugas professional, pekerjaan, profesi dan kedinasan. Sedang laboratorium adalah tempat tertentu dilengkapi peralatan komputer untuk mengada praktik. Volume VIII/No. 1/Mei/2016 1

2 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM tinggi, berikut ini adalah gambar rancangan use case diagram diusul : Dalam bab ini a dijelas mengenai analisis permasalahan dan perancangan aplikasi diguna sebagai solusi atas permasalahan ada. Analisa Sistem Berjalan Dari metodologi penelitian dilaku pada sistem pencatatan kehadiran dan perhitungan gaji asisten lab berjalan di Universitas Mercu Buana, berikut ini penjelasan dari diagram konseptual sistem berjalan: Gambar 2. Use Case Diagram Usulan Spesifikasi Sistem Usulan Gambar 1. Diagram Konseptual Sistem Berjalan Keterangan Proses Diagram Konseptual Sistem Berjalan: 1) Dosen ng ke kelas laboratorium sesuai untuk mengajar. 2) Asisten lab ng ke kelas mendampingi dosen mengajar dan melaku tugas-tugas sebagai seorang asisten lab. 3) Asisten lab lis detail kegiatan kelas sebagai syarat kehadiran asisten lab. 4) Dosen memberi penilaian asisten lab dan membubuh tanda tangan sebagai bukti sah kehadiran asisten lab. 5) Form laporan berisi detail kehadiran asisten lab diberi kepada laboran. 6) Laboran membuat laporan gaji bulanan dari kehadiran telah diserah oleh asisten lab. Perhitungan gaji dihitung dari banyaknya kehadiran asisten lab telah ditanda tangani oleh dosen. 7) Laporan gaji asisten lab telah dibuat oleh laboran diserah kepada devisi keuangan untuk dicair. Sistem Usulan Untuk mengetahui lebih baik lagi mengenai fungsionalitas sistem dari tingkatan sangat Dalam sistem usulan terdapat spesifikasi sebagai berikut : 1) Input : kehadiran asisten lab 2) Output : Laporan kehadiran dan Laporan gaji 3) Proses : Pengisian deskripsi kegiatan kelas, penilaian dosen dan approval kehadiran asisten lab oleh dosen, serta approval gaji oleh bagian keuangan. Pada aplikasi diusul, berupa kehadiran asisten lab dimasuk oleh dosen langsung pada aplikasi sehingga laporan kehadiran dan laporan gaji asisten lab dapat terbentuk secara otomatis oleh aplikasi. Laporan kehadiran dan laporan gaji dapat terbentuk apabila melalui proses pengisian deskripsi kegiatan kelas dilaku oleh asisten lab sebagai bukti bahwa asisten lab telah hadir di kelas untuk melaku tugasnya. Setelah itu, dosen melaku approval kehadiran asisten lab dan mengisi penilaian asisten lab untuk mengesah kehadiran asisten lab. Sebelum dosen melaku approval kehadiran asisten lab pada aplikasi, maka kehadiran asisten lab tidak dihitung. Rancangan Basis diguna untuk menampil informasi sesuai kebutuhan disimpan pada sebuah basis terdiri dari beberapa tabel saling berelasi. Adapun beberapa tabel dibuat untuk mendukung dalam perancangan aplikasi ini adalah : 1) ad asisten Andi Nugroho, Retno Setya Wulandary 2

3 2) ad kuliah 3) ad_kelas 4) ad_laporan_gaji 5) ad_laporan_gaji_detail 6) ad_mata_kuliah 7) ad_periode 8) ad_pertemuan 9) ad_tarif 10) sis_hari 11) sis_modul 12) sis_pemakai 13) sis_peran 14) sis_peran_akses 4) Utama Dosen Gambar 6. Rancangan Utama Dosen 5) Utama Devisi Keuangan Rancangan Antar Muka Berikut adalah rancangan antar muka dari aplikasi pengelolaan presensi dan gaji asisten lab di Fasilkom Universitas Mercu Buana : 1) Menu Login Gambar 7. Rancangan Utama Keuangan 6) Perkuliahan Gambar 3. Rancangan Menu Login 2) Utama Laboran Gambar 8. Rancangan Perkuliahan 7) Aslab Pengganti Gambar 4. Rancangan Utama Laboran 3) Utama Asisten Lab Gambar 9. Rancangan Aslab Pengganti 8) Asisten Lab Gambar 5. Rancangan Utama Asisten Lab Volume VIII/No. 1/Mei/2016 3

4 Gambar 10. Rancangan Aslab 9) Aktivitas Perkuliahan Untuk mendukung kinerja dalam melaku pengembangan dan pengoperasian aplikasi dibangun, berikut ini adalah spesifikasi perangkat keras dan perangkat lunak diguna : 1) Perangkat Keras a. CPU AMD Dual-Core Processor C60 b. Storage Hardisk 320 GB HDD c. Memory 2GB DDR3 d. Display AMD Radeon HD 6290 Grapics e. Keyboard f. Mouse 2) Perangkat Lunak a. Sistem Operasi Windows 7 32-Bit b. Web Server XAMPP Versi c. base MySql d. Notepad++ Implementasi Basis Gambar 11. Rancangan Aktivitas Perkuliahan Pembuatan basis dilaku mengguna SQL, dimana aplikasi basis diguna adalah MySQL pada XAMPP Versi Berikut ini adalah implementasi basis dan tabeltabel diguna : 10) Laporan Gaji Asisten Lab Gambar 13. Implementasi Basis Gambar 12. Rancangan Laporan Gaji Asisten Lab IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN Pada tahap implementasi, merupa tahapan penerapan dan pengujian dari aplikasi sudah dirancang. Penerapan rancangan telah dibuat dituang ke dalam bentuk coding pemrograman. Selain itu juga implementasi terhadap hasil dari analisis pada tahap perancangan operasional perangkat lunak dibuat agar terjadi kesesuaian dalam kinerjanya. Dalam tahap implementasi ini, dipapar mengenai kebutuhan a perangkat lunak, perangkat keras a diguna dalam membangun sistem informasi ini, serta penerapan basis telah dirancang. Implementasi Tampilan Aplikasi Berikut ini adalah implementasi program sesuai rancangan an telah dirancang sebelumnya, antara lain: 1) Tampilan Login login merupa halaman awal untuk masuk ke dalam aplikasi. Seluruh user harus melaku login terlebih dahulu untuk masuk ke dalam aplikasi dan membuka masing-masing. Ketika melaku login, user harus memasuk username dan password telah terdaftar pada aplikasi. Implementasi Perangkat Keras Dan Lunak Andi Nugroho, Retno Setya Wulandary 4

5 5) Tampilan Utama Devisi Keuangan Untuk masuk pada aplikasi bagian keuangan harus melaku login, login user bagian keuangan didaftar terlebih dahulu pada aplikasi oleh laboran. Tugas utama bagian keuangan adalah melaku approval pencairan gaji asisten lab utama melalui rencana pencairan gaji. Gambar 14. Login 2) Tampilan Utama Laboran Setelah berhasil melaku login, user laboran a masuk pada halaman utama sebagai admin. Laboran memiliki hak akses penuh terhadap modul ada pada aplikasi ini. Hak akses laboran antara lain mengelola user, memasuk master, mengatur serta memilih asisten pengganti apabila asisten lab utama berhalangan hadir. Gambar 18. Utama Keuangan 6) Perkuliahan kuliah telah dimasuk oleh laboran pada aplikasi dapat dilihat pada halaman master kuliah. Gambar 15. Utama Laboran 3) Tampilan Utama Asisten Lab User asisten lab merupa mahasiswa dipilih sebagai asisten lab dan didaftar pada aplikasi oleh laboran. Asisten lab dapat memilih kuliah telah dikelola oleh Laboran. Gambar 19. Perkuliahan 7) Asisten Lab Pengganti Ketika asisten lab utama berhalangan hadir, maka asisten lab utama harus menyampai kepada laboran kemudian laboran a mengisi dan memilih asisten pengganti. Gambar 16. Utama Asisten Lab 4) Tampilan Utama Dosen User dosen telah didaftar pada aplikasi oleh laboran dapat melaku login untuk masuk ke dalam aplikasi. Tugas utama dosen adalah melaku approval kehadiran asisten lab melalui aktivitas perkuliahan. Gambar 20. Asisten Lab Pengganti 8) Asisten Lab kuliah telah dipilih asisten lab dapat dilihat pada halaman kelas. Asisten lab hanya dapat memilih maksimal dua kuliah setiap periode semester. Gambar 17. Utama Dosen Gambar 21. Asisten Lab Volume VIII/No. 1/Mei/2016 5

6 9) Aktivitas Perkuliahan Ketika proses perkuliahan sudah berjalan, asisten lab dapat mengetahui perkuliahan menjadi tanggung jawabnya pada aktivitas perkuliahan. Menu ini juga diguna untuk mengisi detail kegiatan setiap pertemuan pada masing-masing kuliah. Gambar 22. Aktivitas Perkuliahan 10) Laporan Gaji Asisten Lab Gaji telah di approve oleh bagian keuangan a pada laporan gaji asisten lab. Untuk melihat laporan gaji dan aktivitas detail masing-masing asisten lab klik pada icon view kemudian a laporan detail per asisten lab. No Antar Muka Utama Laboran Master Kuliah Tabel 1: Skenario Pengujian Uji Coba Menu kuliah Skenario Pengujian Membuka Yang Diharap Sub sesuai dibuka Mengisi master master berhasil pada form dimasuk dan Mengisi kuliah kuliah pada berhasil form dimasuk Penguji an Gambar 23. Laporan Gaji Asisten Lab Metode Pengujian Black Box Setelah aplikasi selesai dibangun, tahap berikutnya adalah tahap pengujian dimana aplikasi telah dibangun tersebut diuji apakah sudah sesuai rancangan telah dibuat sebelumnya. Metode pengujian mengguna metode Black Box, yaitu metode pengujian perangkat lunak menguji fungsionalitas aplikasi tanpa melihat kedalam struktur atau kerja internal. No 1 Antar Muka Proses Login Tabel 1: Skenario Pengujian Uji Coba Input Login Skenario Pengujian Yang Diharap Mengisi username User dan berhasil password login sesuai Penguji an Perkuliah an Aslab Pengganti Utama Asisten Lab hasil an Menu Masuk sesuai perkuliahan an Menambah aslab pengganti mengisi pada form Membuka aslab penggant i berhasil ditamba h Sub sesuai dibuka Andi Nugroho, Retno Setya Wulandary 6

7 No Antar Muka Asisten Lab Tabel 1: Skenario Pengujian Uji Coba AktivitasP erkuliahan Aslab Utama Dosen Kelas Aktivitas Pekuliaha n Dosen Rencana Pencairan Gaji Laporan Gaji Asisten Lab Menu hasil an Pencaira n gaji asisten lab an laporan gaji Analisa Pengujian Skenario Pengujian Memilih perkuliahan Mengisi materi kegiatan pada form Membuka Masuk kelas Mengisi penilaian aslab pada form Melaku pencairan gaji Yang Diharap kuliah asisten lab dapat dipilih Materi kegiatan berhasil dimasuk Sub sesuai dibuka sesuai an laporan Klik gaji laporan gaji asisten Penguji an kehadira n aslab masuk pada aplikasi gaji berhasil dicairka n lab Berdasar pengujian telah dilaku terhadap aplikasi ini, dapat disimpul bahwa: 1. Proses pengujian telah dilaku memberi hasil keluaran sesuai diharap. 2. Proses bisnis aplikasi berjalan sesuai rancangan. 3. Tampilan layar sesuai rancangan. 4. Tombol-tombol berfungsi sesuai kebutuhan. 5. Aplikasi berhasil dijalan baik. Berdasar kesimpulan analisa hasil pengujian, dapat dikata bahwa aplikasi dibuat telah sesuai rancangan dan kebutuhan pengguna karena telah memberi hasil dan informasi baik selama proses pengujian berlangsung. KESIMPULAN DAN SARAN Pada bab ini a dijelas kesimpulan dari analisa dan implementasi serta pengujian telah dilaku. Selain kesimpulan juga diberi saran mengenai aplikasi telah dibuat untuk pengembangan selanjutnya. Kesimpulan Berdasar hasil implementasi dan evaluasi dari perancangan telah dilaku, maka kesimpulan terhadap penggunaan rancangan Aplikasi Pengelolaan Kehadiran dan Gaji Asisten Lab di Fasilkom Universitas Mercu Buana ini antara lain sebagai berikut: 1. Dengan mengguna aplikasi ini kehadiran asisten lab di Fasilkom Universitas Mercu Buana lebih dapat dipertanggung jawab karena tersimpan langsung ke dalam aplikasi dari kehadiran di approve oleh dosen. 2. Dengan mengguna aplikasi ini pergantian asisten lab terpantau mengguna fitur pengganti asisten dipilih langsung oleh laboran. 3. Aplikasi ini dapat menghitung gaji asisten lab secara otomatis berdasar kehadiran asisten lab masuk pada aplikasi. 4. Dengan mengguna aplikasi ini maka gaji diterima oleh asisten lab sesuai hak sehingga tidak merugi asisten lab ataupun Universitas Mercu Buana. 5. Bagian keuangan bertugas mencair gaji asisten lab dapat melaku atau melihat laporan melalui aplikasi sehingga dapat mengurangi penggunaan kertas. Saran Adapun saran diusul untuk meningkat Aplikasi Pengelolaan Kehadiran dan Volume VIII/No. 1/Mei/2016 7

8 Gaji Asisten Lab di Fasilkom Universitas Mercu Buana adalah sebagai berikut : 6. Aplikasi ini belum terintegrasi SIA di Fasilkom Universitas Mercu Buana sehingga diharap kedepannya aplikasi ini dapat terintegrasi sistem sudah ada di Fasilkom Universitas Mercu Buana. 7. Approval kehadiran dilaku oleh dosen melalui aplikasi, diharap kedepannya dapat dikembang mengguna alat sidik jari dalam metode absensi asisten lab. DAFTAR PUSTAKA [1] A.S, Rosa dan M. Shalahudin Rekayasa Perangkat Lunak Terstruktur dan Berorientasi Objek. Bandung: Informatika Bandung [2] Dennis, Alan, et al System Analysis and Design, Fifth edition. New Jersey: John Wiley & Sons Inc [3] Diana, Anastasia dan Lilis Setiawati Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Andi [4] Hartono, Bambang Sistem Informasi Manajemen Berbasis Komputer. Jakarta: PT. Rineka Cipta [5] Hidayatullah, Priyanto dan Jauhari K.K Pemrograman Web. Bandung: Informatika Bandung [6] Mardi Sistem Informasi Akuntansi. Bogor: Ghalia Indonesia [7] Pressman, Roger S and Bruce R Maxim Software Engineering a Practitiones s Approach Eight Edition. New York: McGraw-Hill Education [8] Suehring, Steve and Janet Valade PHP, MySQL, JavaScript & HTML5 All-in-One For Dummies. New Jersey: John Wiley & Sons Inc Andi Nugroho, Retno Setya Wulandary 8