KETERSEDIAAN BUKU DAN MAJALAH INDONESIA DALAM PENYUSUNAN DATA BIBLIOGRAFI AGRIS

Transkripsi

1 KETERSEDIAAN BUKU DAN MAJALAH INDONESIA DALAM PENYUSUNAN DATA BIBLIOGRAFI AGRIS Tuti Sri Sundari, Sofia Suwardi, dan Joko Suroso Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian ABSTRAK Bahan pustaka pertanian Indonesia banyak yang terbit secara nonkonvensional. Tulisan ini bertujuan memberikan gambaran mengenai ketersediaan buku dan majalah Indonesia di Pusat Perpustakaan dan Penyebaran Teknologi Pertanian yang diolah untuk AGRIS dan komposisi subjeknya selama lima tahun terakhir (April 1997-September 2001). Diperoleh data bahwa buku paling banyak tersedia pada tahun 1998/99 (29,29%) dan majalah pada tahun 1997/98 (31,53%), sedangkan buku paling sedikit tersedia pada tahun 1999/2000 (14,95%) dan majalah pada tahun tahun 2001 (10,39%). Pertanian umum merupakan subjek informasi terbanyak pada buku dan majalah, sedangkan mekanisasi pertanian adalah yang paling sedikit. Diperlukan upaya yang proaktif dalam mengumpulkan bahan pustaka terutama yang bersifat nonkonvensional melalui kerja sama penyimpanan dan pengolahan. ABSTRACT The Availability of Indonesian Book and Serial in Compiling AGRIS Bibliographical Data This paper presents the result of study on number of Indonesian book and serial to be indexed for AGRIS bibliographical data. Its purpose is to reveal data on number of the book and serial obtained by the Center for Agricultural Library and Technology Dissemination during the last five years (April 1997-September 2001), and to analyze the subject composition. The highest number of book and serial obtained in 1998/ 1999 and 1997/1998 are 29,29% and 31,53%, whereas the least in 1999/2000 and 2001 are 14,95% and 10,39% respectively. In addition, the most subject covered is general agriculture, while the least is agricultural mechanization. Keywords: books, serial, documentation, indexing, Indonesia PENDAHULUAN Informasi ilmu pengetahuan dan teknologi (iptek) berperan sangat menentukan dalam pembangunan di berbagai bidang kehidupan, termasuk bidang pertanian. Informasi yang tepat waktu dan tepat guna sangat dibutuhkan peneliti, pengusaha, pengambil kebijakan, dan ilmuwan yang bergerak dalam pembangunan pertanian. Sejalan dengan itu, sumber-sumber informasi seperti lembaga penelitian dan pengembangan (litbang), himpunan ilmuwan, perguruan tinggi, dan penerbit komersial menghasilkan pula informasi baru. Menurut Widharto (1997), jumlah publikasi yang berupa prosiding, laporan, skripsi, tesis, dan disertasi yang dihasilkan oleh instansi-instansi litbang, perguruan tinggi, dan lembaga swadaya masyarakat (LSM) meningkat setiap tahunnya. Di samping itu, banyak pula dihasilkan kepustakaan kelabu (grey literature), yaitu literatur yang diterbitkan dalam jumlah terbatas dan tidak disebarkan kepada umum seperti yang berlaku pada bahan pustaka lain, sehingga untuk memperolehnya perlu dilakukan upaya tertentu dan pendekatan kepada lembaga yang menerbitkannya. Agar dapat dimanfaatkan penggguna, pengelolaan informasi semacam ini perlu mendapat perhatian dan upaya yang lebih serius terutama dalam pengumpulan, pendokumentasian, pengolahan, dan penyajian. Dengan demikian, informasi tersebut dapat disebarkan kepada pengguna secara tepat dan cepat. Informasi pertanian di Indonesia, seperti halnya informasi lain, dari tahun ke tahun semakin berkembang. Karena itu menurut Kent (1974), suatu perpustakaan bagaimanapun besar kemampuannya tidak akan dapat mengumpulkan, mengolah, dan menyimpan sendiri seluruh koleksi dokumen yang pernah terbit meskipun hanya dalam cakupan bidang subjeknya. Untuk mengatasinya diperlukan kerja sama antarperpustakaan guna mencapai efisiensi kerja dan efektivitas pendayagunaan materi informasi. Salah satu bentuk kerja sama informasi pertanian internasional yang sudah berjalan dengan baik adalah The International Information System for Agricultural Sciences and Technology (AGRIS), yakni suatu sistem kerja sama informasi antara negara-negara anggota FAO 50 Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 11, Nomor 2, 2002

2 (Food and Agriculture Organization) yang dilakukan dengan cara mengirimkan informasi terolah kepada pusat FAO di Roma untuk dikompilasikan dengan informasi dari negara-negara lain (Food and Agriculture Organization, 2001). Sehubungan dengan itu pada tahun 1975 Departemen Pertanian menunjuk Pusat Perpustakaan Biologi dan Pertanian (PUSTAKA) (waktu itu dikenal dengan nama Bibliotheca Bogoriensis, sebagai Pusat Nasional AGRIS untuk Indonesia karena dianggap sebagai perpustakaan yang paling mampu di lingkungan Departemen Pertanian (Sahertian-Bakhoven, 1975). Di samping itu, hasil Workshop Sistem Jaringan, Dokumentasi dan Informasi Ilmiah untuk Indonesia tanggal Juli 1971 di Bandung menyetujui Lembaga Perpustakaan Biologi dan Pertanian menjadi pusat dokumentasi dan informasi bidang biologi dan pertanian (Pusat Dokumentasi Ilmiah Nasional, 1971; Haryono, 1992). Sebagai pusat nasional AGRIS untuk Indonesia, PUSTAKA bertanggung jawab untuk mengidentifikasi, mengumpulkan, mengkatalog, mengindeks, dan memasukkan data literatur bidang pertanian mengenai Indonesia dan yang diterbitkan di Indonesia yang biasa disebut literatur Indonesiana. Literatur semacam ini sebagian besar merupakan terbitan instansi pemerintah. Bahan pustaka Indonesiana yang terkumpul selanjutnya diproses melalui seleksi dan indexing, yaitu pemilihan literatur khusus bidang pertanian kemudian memprosesnya dengan cara menguraikan data bibliografi, menerjemahkan judul dari bahasa Indonesia ke bahasa Inggris, menentukan kategori subjek dan kata kunci, serta informasi lain yang diperlukan untuk memudahkan dalam proses temu kembali informasi. Menurut Sulastuti-Sophia (1996), mulai tahun 1976 secara berkala PUSTAKA mengirimkan informasi dalam bentuk lembar kerja (worksheet) ke Agricultural Information Bank for Asia (AIBA) di Los Banos, Filipina, kemudian sejalan dengan kemajuan teknologi informasi, data dikirim langsung ke Pusat AGRIS di Roma dalam bentuk disket. Sebagai hasilnya, PUSTAKA sebagai Pusat Nasional menerima dari Pusat AGRIS sebanyak sepuluh eksemplar bibliografi tercetak yang berjudul AGRINDEX. Setelah teknologi informasi berkembang dengan pesat, kompilasi informasi pertanian dari negaranegara anggota jaringan informasi AGRIS diterima dalam bentuk CD-ROM. Menurut Food and Agricultural Organization (2001) saat ini ada 199 pusat nasional, internasional dan antarpemeritah yang berpartisipasi, serta memberikan masukan ke pusat AGRIS sekitar judul/bulan (Judy, 1980; Food and Agriculture Organization, 1998, 2001). Pengadaan bahan pustaka di PUSTAKA dilakukan melalui pembelian terutama untuk majalah ilmiah luar negeri. Namun, jika diperlukan jurnal terbitan dalam negeri dapat pula dilanggan. Selain itu, dilakukan pula pertukaran dengan instansi-instansi lain lingkup pertanian seperti Perguruan Tinggi, LIPI, dan BATAN. Bahan pustaka lain diterima pula dari berbagai instansi sebagai konsekuensi dari pusat dokumentasi dan informasi bidang biologi dan pertanian di Indonesia, Pusat Nasional AGRIS, dan juga sebagai perpustakaan deposit bagi terbitan seluruh Departemen Pertanian sesuai dengan Instruksi Menteri Pertanian No.43/Kpts/ Um/21/1969 yang kemudian diperbaharui dengan SK Menteri Pertanian No.873/Kpts/HM.430/11/1984. Terbitan dimaksud adalah berupa laporan hasil survei/ penelitian, kerja sama, seminar/lokakarya/simposium, publikasi ilmiah, majalah, buletin, serta bahan-bahan dokumentasi dan perpustakaan lain yang dikeluarkan oleh instansi lingkup Departemen Pertanian. Sekurangkurangnya dua eksemplar dari setiap bahan tersebut didepositkan ke PUSTAKA. Dengan penunjukan sebagai pusat deposit dan Pusat Nasional AGRIS, PUSTAKA seyogianya dapat menghimpun informasi Indonesiana selengkap mungkin. Tulisan ini bertujuan untuk memberikan gambaran tentang intensitas ketersediaan buku dan majalah Indonesiana untuk indexing AGRIS, dan menganalisis komposisi subjek dari buku dan majalah yang diindeks. METODE Identifikasi ketersediaan buku dan majalah Indonesiana dilakukan dengan mengumpulkan data tentang buku dan majalah yang memuat informasi iptek pertanian dan yang ada kaitannya dengan pertanian di Indonesia. Data diperoleh dari laporan tahunan PUSTAKAdan laporan penerimaan bahan pustaka Indonesia baik dari hadiah, pertukaran maupun pembelian selama lima tahun terakhir (April 1997-September 2001). Data selanjutnya diidentifikasi dan dikelompokkan berdasarkan tahun penerimaan, jenis bahan pustaka, dan subjek. HASIL DAN PEMBAHASAN Peningkatan informasi iptek pertanian berpengaruh terhadap kegiatan perpustakaan. Bahan pustaka/informasi yang terus bertambah memerlukan pengelolaan yang baik agar mudah ditemukan kembali apabila di- Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 11, Nomor 2,

3 perlukan. Informasi iptek pertanian perlu dihimpun, diolah, dan disajikan untuk keperluan penelitian, pengkajian, dan kegiatan lainnya Selama lima tahun terakhir, buku dan majalah pertanian Indonesiana telah terhimpun dan tersedia di PUSTAKA untuk diindeks dalam rangka kerja sama jaringan informasi AGRIS. Berdasarkan data yang ada dapat diperoleh gambaran perkembangan jumlah buku dan majalah Indonesiana per tahun dan komposisi subjeknya yang terdiri atas tanaman pangan, hortikultura, tanaman industri/perkebunan, peternakan, perikanan, sosial ekonomi, kehutanan, mekanisasi pertanian, pertanian umum (mencakup berbagai subjek pertanian), dan biologi. Sebaran ketersediaan buku dan majalah Indonesiana selama lima tahun terakhir disajikan pada Tabel 1. Ketersediaan buku dan majalah pertanian Indonesia setiap tahunnya bervariasi. Ketersediaan buku paling banyak adalah pada tahun 1998/99 yaitu 239 judul (29,29 % dari perolehan selama lima tahun) dan paling sedikit pada tahun 1999/2000 yaitu 122 judul (14,95 %). Majalah paling banyak tersedia pada tahun 1997/98 yaitu 167 judul/443 nomor (31,53%) dan paling sedikit tahun 2001, yang hingga September 2001 pengadaannya baru 86 judul/146 nomor (10,39%) (Tabel 1). Ketersediaan buku dan majalah selama lima tahun terakhir dipengaruhi oleh beberapa hal antara lain: Tabel 1. Tahun Sebaran ketersedian buku dan majalah pertanian Indonesiana untuk AGRIS. Buku Majalah Judul % Judul Nomor % 1997/ , , / , , / , , , , * , ,39 Jumlah , ,00 *Sampai dengan September Dana untuk penerbitan dan pengiriman majalah semakin terbatas. Hal ini terlihat pada jumlah judul majalah setelah tahun 1997 yang terus menurun bersamaan dengan mulainya krisis moneter di Indonesia. Dana pengiriman publikasi yang terbatas juga mempengaruhi kegiatan pertukaran bahan pustaka. Beberapa majalah yang semula dapat diperoleh sebagai hadiah atau melalui pertukaran, selanjutnya harus dilanggan atau dibeli. 2. Balai-balai penelitian di lingkup Badan Litbang Pertanian sejak tahun 1997 tidak lagi menerbitkan jurnal penelitian karena penerbitannya hanya dapat dilakukan oleh Pusat Penelitian dan Pengembangan. Hal ini mengurangi jumlah judul majalah yang diterbitkan 3. Sebagian hasil penelitian belum dipublikasikan dan disebarluaskan. Hasil penelitian yang ditulis dalam bentuk laporan, makalah atau prosiding hanya dicetak dan disebarkan dalam kalangan terbatas, serta sering tidak disimpan dengan baik oleh penulis atau perpustakaan setempat sehingga sulit ditemukan kembali. Menurut Mansjur (1993), hal ini terjadi tidak hanya di instansi-instansi penelitian, tetapi juga di unit kerja lain di lingkup Departemen Pertanian. Rifai (1996) mengemukakan bahwa instansi penelitian dan pengembangan, perguruan tinggi, organisasi profesi ilmiah, dan LSM melalui pertemuan ilmiah seperti seminar, simposium, dan lokakarya biasanya menghasilkan prosiding yang merupakan sumber pustaka nonkonvensional/kepustakaan kelabu di Indonesia. Demikian juga perguruan tinggi setiap tahun menghasilkan disertasi, tesis, skripsi, makalah, prosiding, majalah serta melalui lembaga penelitian menghasilkan laporan penelitian. Harris (1990) mengatakan bahwa publikasi nonkonvensional sangat penting di dunia pertanian. Sumber informasi ini sangat bernilai walaupun bentuknya sederhana. Jones (1990) menyatakan, berbagai jenis bahan pustaka pertanian yang dihasilkan oleh lembaga penelitian memerlukan pengelolaan yang benar. Perlu pula diperhatikan bahwa tidak ada perpustakaan yang dapat mengoleksi semua informasi yang ada. Perjanjian harus diadakan di antara perpustakaan untuk meyakinkan bahwa bahan-bahan pustaka ephemeral ada yang mengoleksinya; bagaimana identifikasi bahan pustaka dan pengawasan bibliografi dapat ditingkatkan mutunya dan teknologi apa yang digunakan sebagai fasilitas dalam penyimpanan dan penemuan kembali informasi. Atas dasar semua itu, perpustakaan perlu proaktif mengumpulkan bahan pustaka dengan cara meminta melalui surat, mengikuti berbagai pertemuan, mendatangi langsung instansi penerbitnya, atau meningkatkan pertukaran publikasi. Pengumpulan bahan pustaka yang dimaksud di sini terutama untuk bahan pustaka non- 52 Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 11, Nomor 2, 2002

4 konvensional antara lain laporan penelitian dan prosiding. Dilihat dari komposisi subjeknya, subjek yang paling banyak tersedia pada buku pertanian Indonesia selama lima tahun terakhir adalah pertanian umum (22,08%), diikuti tanaman pangan (14,70%). Hal ini disebabkan pada lima tahun terakhir, unit kerja yang terkait dengan tanaman pangan lebih banyak dari unit kerja lainnya dan paling memperhatikan pengiriman publikasinya ke PUSTAKA. Subjek yang paling sedikit adalah mekanisasi pertanian (1,22%) dan kehutanan (2,82%). Apabila dilihat lebih rinci, mekanisasi pertanian merupakan subjek yang paling sedikit tersedia informasinya hampir setiap tahun. Hal ini mungkin disebabkan oleh sedikitnya jumlah instansi yang terkait dengan mekanisasi pertanian dibanding bidang lainnya. Secara rinci, sebaran ketersediaan buku pertanian Indonesiana berdasarkan subjek disajikan pada Tabel 2. Ketersediaan majalah pertanian Indonesiana juga bervariasi dalam jumlah subjek dan menunjukkan penurunan mulai tahun 1998/99 (Tabel 3). Selama lima tahun terakhir, majalah subjek pertanian umum paling banyak tersedia untuk diindeks, diikuti oleh subjek tanaman industri/perkebunan. Subjek yang paling sedikit adalah mekanisasi pertanian diikuti oleh hortikultura. Secara umum, subjek buku dan majalah yang paling banyak adalah pertanian umum. Hal ini memperlihatkan kecenderungan penerbit untuk memperluas bidang Tabel 2. Subjek Sebaran ketersediaan buku pertanian Indonesiana untuk AGRIS berdasarkan subjek. 1997/ / / * Jumlah (judul) (judul) (judul) (judul) (judul) judul % Tanaman pangan ,70 Hortikultura ,74 Tan.industri/perkebunan ,75 Perikanan ,93 Peternakan ,00 Sosial ekonomi ,82 Tanah dan agroklimat ,44 Kehutanan ,82 Mekanisasi pertanian ,22 Pertanian umum ,08 Biologi ,50 Jumlah ,00 *Data sampai dengan September 2001 Tabel 3. Subjek Sebaran ketersediaan majalah pertanian Indonesiana untuk AGRIS berdasarkan subjek. 1997/ /9 1999/ (judul) (judul) (judul) (judul) (judul) Tanaman pangan Hortikultura Tan. industri/perkebunan Perikanan Peternakan Sosial ekonomi Tanah dan agroklimat Kehutanan Mekanisasi pertanian Pertanian umum Biologi Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 11, Nomor 2,

5 cakupan subjek majalah yang diterbitkan, antara lain untuk menghindari kekurangan naskah. KESIMPULAN DAN SARAN Informasi pertanian Indonesiana diterbitkan dalam bentuk konvensional dan nonkonvensional. Yang menjadi tantangan saat ini adalah tidak ada satupun perpustakaan yang dapat mengoleksi/menyimpan semua informasi tersebut. Walaupun demikian, perpustakaan perlu berusaha untuk dapat mengidentifikasi, mengumpulkan, dan melakukan pengawasan terhadap bahan pustaka Indonesiana yang pernah ada/terbit, serta mengembangkan teknologi untuk penyimpanan dan penemuan kembali. Perubahan organisasi atau kepemimpinan dapat menyebabkan ketidaktahuan instansi lingkup Departemen Pertanian akan kewajiban mendepositkan publikasi hasil kegiatan mereka ke PUSTAKA. Untuk itu perlu sosialisasi SK Menteri Pertanian No.873/Kpts/HM.430/ 11/1984 secara terus menerus kepada seluruh instansi lingkup Departemen Pertanian. Ketersediaan koleksi buku Indonesiana untuk indexing AGRIS yang terbanyak diperoleh pada tahun 1998/99 dan majalah pada tahun 1997/98, sedangkan yang paling sedikit untuk buku pada tahun 1999/2000 dan majalah tahun Pertanian umum merupakan subjek informasi yang paling banyak tersedia baik dalam bentuk buku maupun majalah Indonesiana, sedangkan yang paling sedikit adalah subjek informasi mekanisasi pertanian. Untuk itu diperlukan peningkatan pengadaan bahan pustaka melalui pertukaran atau pembelian serta pencarian ke instansi lingkup pertanian seperti perguruan tinggi, instansi nondepartemen, dan perusahaan swasta. DAFTAR PUSTAKA Food and Agricultural Organization AGRIS introduction. Rome: FAO, 37 p. Food and Agricultural Organization AGRIS Factsheet. Available: (21 November 2001). French, B.A User needs and library services in agricultural sciences. Library Trends 38 (3): Haris, S.C Agricultural information in developing countries. Library Trends 38 (3): Haryono, T Sistem jaringan informasi bidang biologi dan pertanian. Jurnal Perpustakaan Pertanian 1 (1): Jones, D.E Source of agricultural information. Library Trends 38 (3): Judy, J AGRIS - the International Information System for Agricultural Sciences and Technology. In International Cooperative Information Systems. Proceedings of a Seminar held in Vienna, Austria, 9-13 July Ottawa: IDRC. Kent, A Resource Sharing in Libraries. New York: Marsel Dekker. Mansjur, S Dokumentasi hasil-hasil penelitian. Jurnal Perpustakaan Pertanian 2 (1): Pusat Dokumentasi Ilmiah Nasional Laporan Hasilhasil Workshop Sistem Jaringan Dokumentasi dan Informasi Ilmiah untuk Indonesia, Bandung, Juli Jakarta: Pusat Dokumentasi Ilmiah Nasional. hlm. 6. Rifai, M.A Penanganan kepustakaan kelabu bidang ilmu dan teknologi di Indonesia. Makalah disampaikan pada Lokakarya Nasional Dokumentasi dan Layanan Informasi Kelabu, PDII-LIPI, Jakarta 13 Februari Sahertian-Bakhoven, P Peranan Indonesia dalam sistem AGRIS (International Information system for the Agricultural Science and Technology of FAO). Majalah IPI 2 (3-4): Sulastuti-Sophia Masalah-masalah dalam pengolahan bahan masukan untuk pangkalan data hasil penelitian pertanian. Jurnal Perpustakaan Pertanian 5 (2): Widharto Penanganan dan cara mengakses kepustakaan kelabu (grey literature) iptek di Indonesia. Jurnal Perpustakaan Pertanian 6 (1): Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 11, Nomor 2, 2002