MANAJEMEN JURNAL CETAK, ELEKTRONIK DAN BAHAN KHUSUS DI PERPUSTAKAAN UGM

Transkripsi

1 MANAJEMEN JURNAL CETAK, ELEKTRONIK DAN BAHAN KHUSUS DI PERPUSTAKAAN UGM Oleh : Supriyono Pustakawan Universitas Gadjah Mada prisekip@yahoo.com Abstrak Tulisan ini menggambarkan keadaan perpustakaan Universitas Gadjah Mada dalam memberikan fasilitas penunjang berupa penyedia literature jurnal cetak, elektronik dan bahan khusus agar civitas akademika dapat memenuhi kebutuhan informasi ilmiah. Koleksi ini dapat diandalkan menjadi sumber informasi ilmiah yang keberadaannya masih banyak yang membutuhkan.tantangan pengelola jurnal dalam keberadaannya perlu menangani secara professional agar informasi yang terkandung dalam jurnal cetak mudah diakses ke semua orang. Maka aktivitas management jurnal cetak dan elektronik perlu dilakukan pengelompokan tugas dan fungsi dalam hal mengorganisasi koleksi jurnal cetak dan elektronik disamping itu juga melakukan penanganan organisasi bahan khusus agar bahan khusus ini mudah disajikan untuk para pengguna perpustakaan.penanganan bahan khusus non buku ini perlu pengetahuan khusus tentang berbagai jenis bahan dengan ciri masing masing berbeda. Kebanyakan bahan non buku masih bersifat stabil, sedangkan pengawasan bahan non buku masih jauh dari sempurna.verifikasi data alat bantu masih kurang sehingga mengalami kesulitan memilih data yang mau ditransipkan. Pustakawan bagian ini harus aktif mengikuti perkembangan bahan non buku untuk pendiskripsiannya. Namun dalam perkembangan teknologi bahan non buku mengalami perkembangan yang sesuai dengan kemajuan zaman. Kata Kunci: Terbitan berkala, Bahan khusus non buku, Managemen jurnal elektronik dan cetak A. Pendahuluan Perpustakaan Perguruan Tinggi merupakan unsur penunjang perguruan Tinggi bersama- sama dengan unsur penunjang lainya berperan serta melaksanakan kegiatan demi tercapainya visi dan misi Perguruan Tinggi. Peran Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah pengumpul, menyusun dan memelihara informasi untuk menunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi. Manajemen Jurnal cetak, elektronik dan bahan khusus 1

2 UPT Perpustakaan Univesitas Gadjah Mada sebagai pusat penyimpanan dan penyebaran informasi ilmiah, merupakan bagian yang penting bagi civitas akademika UGM. Keberadaan UPT perpustakaan UGM dimaksudkan untuk menunjang kelancaran pendidikan dan pengajaran penelitian bagi mahasiswa dan staf pengajar. Dukungan perpustakaan kepada Universitas ini diberikan dalam bentuk penyedia informasi bagi civitas akademika dam masyarakat yang memerlukan. UPT Perpustakaan UGM memberikan fasilitas penunjang yang berupa penyedia literature terbitan jurnal cetak dan elektronik agar segenap sivitas akademika dapat memenuhi kebutuhan informasi ilmiah. Disisi lain civitas akademika sebagai penerima layanan juga memerlukan peran yang dominant dalam penentuan layanan jurnal. Berbagai macam koleksi yang di himpun oleh UPT Perpustakaan UGM terutama jurnal cetak dan elektronik adalah koleksi yang dapat di andalkan menjadi sumber informasi terutama oleh pemakainya diantaranya staf pengajar dan mahasiswa.bahan terbitan berkala ini merupakan salah satu macam koleksi perpustakaan yang saat ini keberadaannya masih sangat dibutuhkan, banyak perpustakaan yang mengesampingkan keberadaan koleksi jurnal ini dikarenakan mungkin harga jurnal yang mahal dan bervariasi, hal ini disebabkan kerena pengelolanya yang sukar dan dana yang tersedia kurang mendukung, sehingga jumlah judul majalah dan jurnal cetak yang tak seimbang dengan perkembangan informasi jurnal melaju dengan pesat. Hal ini yang menjadi tantangan bagi pengelola perpustakaan untuk dapat lebih aktif dalam melestarikan keberadaan informasi jurnal yang sangat simple. Untuk itu pengelola yang berkecimpung dalam bidang perpustakaan dalam pusat dokumentasi yang dapat mengelola keberadaan koleksi jurnal cetak secara professional agar informasi yang terkandung dapat tersaji dan Manajemen Jurnal cetak, elektronik dan bahan khusus 2

3 mudah diakses dengan cepat, tepat waktu, dengan aktivitas pengelolaan ini perlu melakukan dengan bantuan sumber daya lain yang profesional agar dalam menangani koleksi jurnal ini secara baik dan benar.hal yang perlu dilakukan dalam manajemen jurnal cetak ini yang dilakukan dengan mengelompokkan kegiatan yang diperlukan serta sesuai tugas dan fungsi yang ada dalam organisasi, sehingga dari aktivitas ini dapat tercipta aktivitas yang dilakukan dalam mengorganisaikan koleksi jurnal dengan baik II. BEBERAPA PENGERTIAN MACAM TERBITAN BERKALA DAN PENGELOLAANNYA B. Mengenal Jenis jenis Bahan Pustaka Bahan pustaka masa kini tidak hanya berupa buku, majalah, atau bahan tercetak lainnya, tetapi dapat juga berupa bahan terekam pada piringan hitam, pada pita magnetik, seperti kaset, pita video, compact disk (CD), CD-Rom, diskete, film semacam mikrofilm, mikrofice, petugas perpustakaan perlu mengenal jenis bahan pustaka agar dapat mengadakan bahan pustaka secara benar, sesuai dengan kebutuhan informasi instansinya, serta mampu mengolah sesuai dengan metode yang benar, dan mudah menyajikan bahan pustaka tersebut sehingga dapat memuaskan pengguna informasi Menurut macamnya bahan pustaka dapat dilihat dari jenisnya agar bahan pustaka ini dapat dibedakan secara baik, sehingga dapat memuaskan pengguna informasi. C. Bahan Pustaka dapat dibedakan menurut: 1. Bentuk Fisiknya,yaitu dari: o Bahan yang digunakan o Ukurannya o Beratnya Manajemen Jurnal cetak, elektronik dan bahan khusus 3

4 o Jumlah Halaman 2. Isi Keilmuan : o Kegunaan/tujuan pembuatannya o Isi/Subjek o Keaslian o Subjek o Otoritas pengarang o Sumber o Metode penyebarannya Dilihat dari cara terbit dan bentuk penampilannya bahan pustaka dapat dibedakan sebagai berikut 1. Terbitan Berseri (Serial) Ciri ciri terbitan berseri/ berkala adalah sebagai berikut : a) Memiliki Judul seri, yang selalu sama pada setiap nomor penerbitan b) Publikasi yang diterbitkan secara berturut turut, bernomor, bervolume, umumnya berjangka waktu terbit (Frequensi) tertentu c) Isinya terdiri dari artikel artikel, ada pula yang berartikel tunggal d) Terdapat halaman editor/redaksi e) Daftar isi merupakan daftar artikel yang dimuat Contoh contoh terbitan berseri, adalah : Manajemen Jurnal cetak, elektronik dan bahan khusus 4

5 a) Majalah, magazine, bulletin, warta, journal,. newsletter, warkat warta, risalah. b) Laporan tahunan, bulanan, mingguan c) Buku tahunan,yearbook d) Serial e) Seri monograf, monograf berseri 2. Terbitan yang bersifat sementara(ephehemeral material) Ciri-ciri terbitan sementara: a) Bersifat selebaran/pengumuman b) Bentuknya kecil, mudah dibawa c) Isinya tidak lengkap, mudah dipahami d) Terbit tidak teratur Contoh contoh terbitan sementara : a) Brosur b) Leaflet c) Pamflet d) Selebaran e) Reprint 3) Bahan Pustaka Bukan buku. Ciri ciri dan contoh bahan pustaka bukan buku : Manajemen Jurnal cetak, elektronik dan bahan khusus 5

6 a) Materi yang mempunyai objek : Atlas, Grafik, diagram poster, lukisan, foto, slide b) Rekaman Suara : Pita suara, piringan hitam, CD (Compact disk), kaset c) Media pandang dengar : Film bersuara, slide bersuara (Sound slide), pita video, piringan perak video(cd), microfiche, microfilm d) Materi elektronik, optic, magnetic: CD Rom(Comapct disk Read Only Memory), disket, pita magnetic. 4) Terbitan Berkala Terbitan berkala merupakan terbitan yang betul - betul telah direncanakan untuk diterbitkan dalam jangka waktu tidak terbatas. Terbitan berkala sebagai salah satu koleksi menyampaikan informasi atau diterbitkan terpisah pisah dengan judul seragam dan bernomor, terbit menurut jadwal yang sudah ditetapkan untuk waktu yang tidak ditentukan dan biasanya dikelola oleh sekelompok orang.(lasa,hs, 1990) Menurut ODLIS (Online Dictionary of Library and Information Science) dengan alamat Menyebutkan bahwa terbitan berkala adalah Suatu terbitan dengan berbagai format, memiliki judul yang sama( seragam) meski terbit secara terpisah, biasanya diberi nomor atau tanggal dan muncul/terbit dalam jangka waktu yang teratur maupun tidak, serta tanpa ada ketentuan kapan terbitan itu akan berhenti terbit, Mengacu pada pengertian di atas yang dimaksud terbitan berkala adalah suatu terbitan yang memiliki format bervariasi, dengan judul sama setiap kala terbit, biasanya diberi nomor dan tanggal, waktu terbit bisa teratur bisa tidak, dan direncanakan untuk terbit dalam jangka waktu tak terbatas, serta biasanya dikelola oleh sekelompok orang. Manajemen Jurnal cetak, elektronik dan bahan khusus 6

7 D. Macam macam Terbitan Berkala 1) Majalah Terbitan jenis majalah ini adalah penerbitan secara periodik yang berisi artikel - artikel dalam subyek yang bervariasi. Majalah biasanya diterbitkan secara mingguan, dwi mingguan, bulanan. Majalah biasanya memiliki artikel mengenai topik-topik populer dan ditujukan kepada masyarakat umum serta ditulis dengan bahasa yang mudah 2) Jurnal Jurnal merupakan terbitan dalam bidang subjek tertentu dan diterbitkan oleh suatu badan/instansi/organisasi tertentu. Biasanya jurnal ini untuk memuat hasil- hasil penelitian (penelitian kecil atau ringkasan penelitian)dari bidang/ subjek tertentu, yang dilkukan oleh badan/instansi organisasi tersebut.. 3) Bulletin Buletin adalah berkala resmi yang dikeluarkan oleh lembaga atau organisasi profesi ilmiah serta memuat berita, hasil dan laporan kegiatan dalam satu bidang tertentu dari lembaga atau organisasi profesi tersebut. 4) Serial Terbitan serial diterbitkan pada jangka waktu tertentu oleh lembaga pemerintah atau organisasi maupun lembaga pendidikan dan biasanya diberi nomor 5) Newspaper/surat kabar/koran/harian/daily Terbitan berkala jenis ini berupa lembaran, tidak dijilid terbit sehari sekali atau lebih. Menyajikan laporan kejadian topik disertai pembahasan mengenai masalah baru yang segera diketahui oleh masyarakat luas, publikasinya secara periodik dan aktual. Manajemen Jurnal cetak, elektronik dan bahan khusus 7

8 6 ) Warta, warta singkat, warta ringkas, news, newsletter Terbitan jenis ini diterbitkan oleh suatu instansi atau, lembaga pada waktu tertentu dan berisi berita maupun laporan kegiatan secara ringkas. Disajikan dalam bentuk berita terdiri dari beberapa lembar, serta dicetak sederhana dan disebarkan secara gratis. 7) Monograf berseri Memiliki ciri umum seperti monograf (butir 1), tetapi disamping itu mempunyai judul seri yang tetap, dan memiliki nomor seri yang berkesinambungan.selain ISBN (International StandartBook Number) pada monograf seri sering memiliki juga ISSN (International Standart Serial Number 8) Monograf Analytic Berseri Ciri umumnya sama dengan monograf analitik, tetapi juga memiliki ciri monograf seri. Pada monograf analitik berseri terdapat judul seri yang tetap disertai nomor seri yang berkesinambungan, biasanya ada ISBN dan ISSN. Adakalanya juga hanya memiliki ISBN E. Pengelolaan Majalah/Serial lepas dan bendel o Majalah merupakan publikasi (terbitan) berdasarkan waktu atau kala tertentu.oleh karena itu, terbitan ini disebut dengan terbitan berseri atau terbitan berkala.majalah yang dierima oleh perpustakaan, biasanya sesuai dengan nomor terbitnya, nomor demi nomor atau lazim disebut majalah lepas. o Majalah atau Jurnal, atau serial atau terbitan berkala ciri khas bahan pustaka ini adalah memiliki judul seri yang cukup mencolok. Manajemen Jurnal cetak, elektronik dan bahan khusus 8

9 o Majalah juga memiliki volume,nomor, tahun terbit,yang umumnya terbit berkala (frequensi) tertentu, baik teratur seperti mingguan,bulanan,dwi bulanan quarterly atau tidak teratur,dan pembaca senantiasa menantikan nomor selanjutnya. o Pada umumnya majalah berisi informasi yang mutahir o Pada praktisnya majalah tidak diresgritasi pada buku induk, tetapi cukup dengan kartu regestrasi (record card atau kardek) a. Pencatatan Kedatangan jurnal/majalah harus dicatat.tujuannya agar perpustakaan : 1) Mempunyai data jurnal/majalah yang dimiliki 2) Mengetahui urutan kedatangan jurnal/majalah 3) Mengetahui masa berlaku langganan jurnal/majalh untuk keperluan pembayaran dan perpanjangan langganan. 4) Dapat mengecek jurnal yang belum datang. Pencatatan jurnal/majalah seperti dibawah ini: o Data yang dicatat dari majalah/jurnal antara lain keterangan mengenai judul, ISSN, kala terbit (frequensi), penerbit, dan nomor terbitan yang diterima, serta asal perolehanya. Manajemen Jurnal cetak, elektronik dan bahan khusus 9

10 Gambar 1. Contoh inventaris sederhana majalah sebagai berikut: Nomor N0 Tgl terima Inventaris Judul,Volume,nomor,tahun 1 04/10/ /H/2008 Media Pustakawan Vol.14(1) Maret /10/ /P/2008 Panji Masyarakat VI(1)September /10/ /H/2007 Hidayatullah,XII(12) Juli 2007 Gambar 2 Contoh inventaris majalah sebagai berikut: Manajemen Jurnal cetak, elektronik dan bahan khusus 10

11 Gambar 3.Contoh kartu regestrasi Majalah Kartu regestrasi majalah UPT PERPUSTAKAAN GADJAH MADA Judul : Langganan/Hadiah Bulaksumur PO BOX 16 Waktu : Sandi Pustaka Yogyakarta Terbit :. Kode : Alamat :. ISSN. Tahun Volume No. Keterangan Kartu regestrasi majalah yang memuat judul-judul majalah tersebut disusun secara alfabetis pada filing cabinet atau kardex o Majalah yang baru pertama kali diterima, tetap dikatalog dimasukkan database, dengan jumlah perbanyakan sesuai kebutuhan,katalogisasi majalah cukup dilakukan nomor-nomor lanjutan sejak nomor yang pertama kali dikoleksi perpustakaan,cukup dicantumkan pada kartu registrasi. o Penyusunan dalam rak, jika koleksinya tidak terlalu besar cukup menurut abjad judul majalah/terbitan berseri tersebut.selanjutnya di dalam judul itu sendiri, penyusunannya dilakukan menurut volume, nomor,dan tahun terbit majalah tersebut. o Majalah dapat pula dikelompokkan menurut subsektor(subjek luas), lalu pada setiap subsektor majalah disusun lagi menurut abjad judul, dan selanjutnya menurut tahun terbit,volume dan nomor. Manajemen Jurnal cetak, elektronik dan bahan khusus 11

12 o Rak penyimpanan majalah harus di pisahkan dari rak koleksi untuk buku. o Majalah yang baru diterima dapat ditempatkan pada rak pameran. o Bila suatu judul majalah,nomor-nomor dalam satu volume tertentu sudah lengkap, biasanya dilakukan penjilidan.banyaknya jumlah/nomor dalam satu jilid ditentukan berdasarkan kemudahan untuk dipakai. b. Persiapan penjilidan o Sebelum penjilidan majalah ada beberapa hal perlu dilakukan Yaitu: a. Mengumpulkan nomor-nomor majalah dalam satu volume (tahun tertentu) b. Memasukan daftar isi pada bagian depan majalah yang dijilid, dan indeks subjek pada bagian belakang majalah yang akan dijilid c. Majalah yang nomor urutnyalengkap sebaiknya dijilid atau dibendel. Majalah jilidan ini proses pengolahannya seperti buku pertama-tama dicatat pada buku inventaris. o Penjilidan dilakukan untuk menjaga keutuhan nomor dari suatu volume tertentu, dan untuk menjaga untuk memudahkan penegakkan majalah tersebut di dalam rak penyimpanan c. Database Katalog o Majalah yang telah diinventaris dan dijilid dibuatkan katalog atau kartu katalog majalah.data yang perlu di cantumkan pada kartu katalog majalah adalah sebagi berikut: 1. Judul majalah, yang meliputi judul pararlel,anak judul 2. Nomor,volume/tahun ke(berapa) dan tahun terbit pertama kali Manajemen Jurnal cetak, elektronik dan bahan khusus 12

13 3. Frequensi,kala terbit 4. International Standart Serial Number (ISSN) 5. Kota terbit,nama lembaga,organisasi pemerintah,dan redaksi 6. Tahun,volume,nomor maupun bulan majalah yang diterima perpustakaan 7. Ukuran tinggi majalah 8. Edisi dan catatan lain yang diperlukan. Media Da wah Islamiyah,- Vol.I nol ( ) Surakarta:Majelis Ta lim,1977= Jil:il;24 cm Mingguan ISSN Perpustakaan punya : Tahun Volume Nomor 1977 IX 1,2,3,4, X 1,-,-,-, XI -,2,3,4 Manajemen Jurnal cetak, elektronik dan bahan khusus 13

14 Gambar 4 Tampilan Pengolahan dengan Winisis d. Katalog Induk dan proses pembuatannya. 1. Katalog induk: katalog lebih dari atau tiga perpustakaan. katalog induk berisi tentang keterangan tentang koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan anggota jaringan beserta keterangan keberadaanya selama lebih beberapa tahun. Selama lebih dari anggota jaringan saling mengirimkan daftar tambahan pustaka Membuat katalog induk bukanlah hal yng mudah tetapi bukan berarti tidak mungkin hanya dibutuhkan ketelatenan, ketelitian dan penyeragaman format. Masing-masing anggota salain mengirimkan data-data mengenai koleksi mereka masing-masing ke pusat informasi.tugas pusat adalah verikasi terhadap format data sesuai dengan standar yang sudah ditetapkan, memastikan data yang dikirim bukan duplikat data sebelumnya. Verikasi terhadap konsistensi data yang telah Manajemen Jurnal cetak, elektronik dan bahan khusus 14

15 dikirim sebelumnya.selanjutnya pusat informasi data akan mengolah dan memeriksa data-data yang telah diterima..selain pemeriksaan masih ada beberapa tahap langkah pengolahan yang dilakukan memeriksa ulang dan memastikan mendapat data yang benar,biasa data yang diterima sudah baku dan tidak berubah ini perlu kerja keras untuk mebuat standar katalog induk.setelah melalui perjalann panjang mulai menyiapkan untuk membagikan katalog induk kepada anggota jaringan perpustakaan bentuk yang dikirim sudah dalam bentuk CD Rom dan katalog induk sudah mulai di up load ke wib-sie beberapa anggota jaringan. 2. Gambar 5. Contoh tampilan katalog induk on line: Manajemen Jurnal cetak, elektronik dan bahan khusus 15

16 e. Pengertian Indek 1) Indek artikel Indek adalah: Kata, angka, frasa yang menunjuk adanya informasi pada suatu sumber secara cepat, yang ditunjuk dan yang menunjuk terpisah. Atau Indeks adalah buku yang menunjuk lokasi suatu artikel yang ditulis oleh seseorang; bisa menunjukkan lokasi artikel majalah, bab dalam buku, pamflet, lagu, pidato, sajak dan editorial 2) Tujuan: Menunjuk informasi penjelasan analisis dalam bidang tertentu Menunjuk relevansi antar bidang Mengumpulkan informasi yang terdapat di berbagai sumber. 3) Fungsi Menunjuk topik tertentu pada sumber yang jelas. Sangat membantu pencari informasi Menunjuk informasi yang lebih lengkap dan saling terkait. Objek yang ditunjuk mungkin berlokasi jauh. d. Macam macam Indek Indek analitik yaitu indek yang disusun alfabetis diletakkan dibawah tajuk tertentu yang menunjuk informasi yang terdapat pada artikel yang disusun dibawah subjek umum. Manajemen Jurnal cetak, elektronik dan bahan khusus 16

17 Contoh: D P R Agung Laksono 3 : Golkar 4 : 10 Korupsi 4 : Indek Berantai yaitu : Indek yang disusun untuk menyitir sitasi. meskipun beberapa entri pada katalog berkelas, penyesuaian indek ini berdasarkan pada struktur herarki pada bagian klasifikasi, kelas besar menunjuk kelas kecil. Contoh: 8 Satra 2 Inggris 1 Puisi 8 Periode Victoria Indek Beranotasi yaitu indek yang memuat uraian data bibliografis dan menyajikan uraian singkat tentang isis pencantuman anotasi ini dimaksudkan agar pencari informasi memperoleh gambaran singkat tentang isis literatur yang diperlukan Contoh : Tru (1-6) Manajemen Jurnal cetak, elektronik dan bahan khusus 17

18 2005 Saleh, Anwar Ubi kayu sebagai makanan pengganti Trubus,VI (2) 2005 : Ubi kayu menggandung karbohidrat cukup dan mudah didapat pada kondisi tertentu diharapkan dapat dijadikan sebagai makanan alternatif Indek Sitasi yaitu: Indek yang disusun berdasarkan pada hubungan suatu tulisan (artikel) dengan tulisan artikel yang lain karena adanya kutipan/sitiran.hubungan ini dapat terjadi antara dua penulis atau lebih dalam beberapa karya tulis.kajian ini dapat digunakan untuk mengevaluasi artikel jurnal yang ditulis oleh seseorang atau lebih. Contoh: Rais, Amien Inovasi Darban, Adaby Al jariyah Abdullah, Amien Suara Muhammadiyah Muclis, Amir Muhibah Syarat Pengindek a. Pengetahuan luas b. Mampu berpikir logis c. Memahami materi bidang yang di indek d. Teliti dan tekun. Manajemen Jurnal cetak, elektronik dan bahan khusus 18

19 Gambar 6. Proses pembuatan Indek e. Penjilidan Majalah Bagi majalah yang jumlah bagiannya banyak dan sampulnya cukup tebal dan kuat untuk ditegakkan di dalam rak penjilidan diperlukan hanya untuk menjaga keutuhan dan memelihara kerusakan.sedangkan bagi majalah yang jumlah halamannya banyak namun berhalaman sampul yang tipis penjilidan perlu dipertebal agar buku dapat ditegakkan dalam susunan rak.dalam hal ini tidak diperlukan penggabungan. Dalam satu atau dua jilid dapat dilakukan penggabungan atau beberapa nomor sekaligus tergantung dari tipis tebalnya majalah, asalkan tidak menimbulkan kesulitanatau kerusakan pada waktu akan digunakan. Jilid yang terlalu tebal juga dapat menyulitkan sewaktu penguna akan membukanya atau ingin memfoto kopinya. Tujuan penjilidan Majalah Manajemen Jurnal cetak, elektronik dan bahan khusus 19

20 Pada dasarnya penjilidan majalah agar dapat menjaga keutuhan dan menjaga kerusakan dan melestarikan penggunaan majalah tersebut,.disamping unuk menjaga kerusakan isi dan sampul dari majalah tersebut. Aktivitas ini merupakan tanggung jawab perpustakaan dalam menjaga kelestarian bahan pustaka koleksi majalah dalam memelihara sebagai khazanah ilmu pengetahuan.ini berguna untuk menjaga keutuhan nomor majalah yang terjaga sewaktu disusun didalam rak penyimpanan. Sebelum Menjilid majalah ada beberapa kegiatan yang perlu dilakukan di koleksi majalah agar baik sebagaiman yang diharapkan. Kegiatan tersebut sebagai berikut : o Menyeleksi majalah yang akan dijilid o Meneliti nomor-nomor majalah yang dimiliki atau diterima apakah sudah urut. o Melepaskan atau membuang iklan yang tidak perlu yang tidak relevan dalam majalah tersebut. o Upayakan agar halaman muka dalam majalah bagian depan sebagai cover dari salah satu majalah yang dapat dijadikan halaman muka gabungan majalah yang dijilid. o Diupayakan pada sebuah punggung jilidan majalah hasil jilidan dibuatkan label judul majalah dan nomor-nomor yang tercakup dalam jilidan tersebut. o Bagi majalah yang tidak mempunyai daftar isi dan indek komulatif maka daftar isi dan indek subjek per nomor tidak boleh dilepaskan. Manajemen Jurnal cetak, elektronik dan bahan khusus 20

21 F. Pengelolaan Surat kabar o Surat kabar biasanya terbit atau kala terbitnya tiap hari atau harian. Akan tetapi ada yang terbit pada pagi hari dan ada juga yang terbit pada sore hari.pengolahan surat kabar yang diterima diberi cap perpustakaan dan dicatat pada kartu surat kabar o Surat kabar setiap hari memuat artikel dengan berbagai macam subjek(disiplin ilmu). Artikel-artikel (subjek tertentu) yang sesuai dengan keperluan perpustakaan dipotong atau digunting, kemudian disusun dengan sistem tertentu untuk dijadikan bagian dari koleksi perpustakaan yang dapat dimanfaatkan oleh pemakai.pekerjaan pemotongan, penyusunan, penempelan potongan artikel ini disebut pengiklipingan, hasilnya disebut kliping. o Surat kabar memiliki ciri khusus atau karakteristik sebagai berikut: Aktual Universal Periodik Publisitas o Pengelolaan surat kabar dapat dilakukan, antara lain dengan cara: a) Dicatat pada kartu b) Dipajang, dengan menggunakan alat untuk menggantung surat kabar tersebut c) Dikliping Manajemen Jurnal cetak, elektronik dan bahan khusus 21

22 Pengolahan dengan cara dikliping dimasudkan supaya sarana penyimpanan ide atau gagasan lebih bermanfaat dengan sistem tertentu dalam berbagai bidang dengan mempertimbangkan berbagai estetika. Bidang ilmu yang dikliping hendaknya disesuaikan dengan misis perpustakaan. 1. Pengklipingan mempunyai beberapa tujuan : a. Menyimpan dan melestarikan pemikiran manusia b. Menyebarluaskan ide dan gagasan seseorang kepada orang lain c. Merangkum beberapa pemikirab dalam suatu bidang. d. Menunjang matapelajaran tertentu. 2. Bentuk Kliping a. Sistem evixe Penyusunan kliping yang menitikberatkan pada satu judul surat kabar yang terbit dalam jangka waktu tertentu secara kronologis. Subjek yang dikliping terdiri atas berbagai macam bidang karena lebih menitik beratkan pada urutan waktu. Dengan sistem itu orang akan lebih mudah menemukan peristiwa penting yang terjadi pada waktu tertentu. b. Sistem ordnere Bentuk kliping yang merupakan penyusunan artikel, berita yang teriri atas satu subjek menjadi satu susunan yang bahannya berasal dari berbagai judul surat kabar. Yang dipentingkan adalah subjeknya dan tidak memperhatikan judul surat kabar ataupun kronologi terbitnya. Yang diperlukan dalam teknik penempelan adalah : Manajemen Jurnal cetak, elektronik dan bahan khusus 22

23 1.Kerapian dan keselarasan 2.Penghematan kolom 3.Pemuatan data harus lengkap, misal judul artikel, berita,penulis,judul surat kabar,tanggal,bulan dan tahun dan mudah ditemukan kembali artikel ataupun berita yang dikliping. 4.Dalam kaitannya dengan butir ke tiga dibutuhkan indek untuk setiap bendel kliping yang berisi: a. Judul artikel,berita,ulasan b.nama penulis c. Judul surat kabar, serta d.tanggal,bulan,dan tahun terbit,dan halaman pada bendelan kliping. Gambar 7.Contoh : Kliping dalam pdf Manajemen Jurnal cetak, elektronik dan bahan khusus 23

24 G. Pengelolaan Terbitan terbitan yang bersifat sementara Contoh dan Penangannya: o Brosur, leaflet, pamlet,selebaran dan reprint biasanya dikumpulkan dan dietempatkan pada rak, kotak-kotak khusus. Kotak tersebut dapat disusun berdasarkan subjek/subsectornya:susunanyanya alfabetis berdasarkan pengarang,atau instansi penerbit. o Terbitan ini bila dianggap penting dapat diberi sampul tambahan dan diolah seperti buku, namun catalog yang dibuat baginya harus diberi keterangan tambahan khusus mengenai bentuknya.misalnya pada nomor panggil diberi tanda kode huruf Br.yang berate brosur. III. PENGELOLAAN BAHAN PUSTAKA NON BUKU /BAHAN KHUSUS H. Pengelolaan Koleksi non buku yang tercetak Contoh dan penangannannya: o Peta, atlas,grafik foto, diagram,atau gambar perlu pula dibuatkan kartu katalognya.keterangan keterangan mengenai materi-materi/objek ini biasanya telah di cantumkan oleh pembuatnya. o Data yang harus dicatat dalam catalog antara lain judul, catatan agenda, metode reproduksi, dan data yang disertakan dalam judul. o Penyimpanan jenis ini memerlukan alat khusus, misalnya laci-laci horizontal untuk peta, atlas,grafik dan sebagainya. Manajemen Jurnal cetak, elektronik dan bahan khusus 24

25 I. Pengelolaan Bahan pustaka terekam o Film, filmstrip,kaset rekaman suara,kaset video dan materi audio visual lainnya(media pandang dengar) perlu dibuatkan katalog pula.pengolahan katalognya antara lain mencakup pencatatan mengenai keterangan:ukuran film atau pita rekaman, warna reproduksi(berwarna ataukah hitam putih) suara(bila ada). Materi jenis ini disimpan dalam rak-rak atau kotak khusus untuk penyimpanan rol film,film strips, dan kaset. o Sementara koleksi berupa slide dapat disimpan pada kotak-kotak khusus setelah setiap slide disimpan pada sampul/jaket penyimpanannya, berikan pembatas untuk masing-masing slide.berikan nomor kode untuk setiap slide atau setiap seri slide yang ada. a. Permasalahan bahan Non Buku Masalah Pembuatan katalog deskriptif bahan non buku secara garis besar dapat dibagi menjadi dua permasalahan yaitu: 1. Masalah yang disebabkan oleh ciri-ciri dan sifat dari bahan bukan buku Yaitu : o Keragaman bahan non buku/bukan buku akan menuntut pengetahuan khusus tentang berbagai jenis bahan dengan ciri masing-masing berbeda. o Kebanyakan bahan non buku belum bersifat stabil, artinya belum sampai pada fase yang dianggap mencapai bentuk yang permanen yang mungkin tidak akan berubah lagi. o Bahan non buku tidak memunyai halaman judul atau padanannya sehingga pengkatalog sering mengalami kesulitan dalam memilih data Manajemen Jurnal cetak, elektronik dan bahan khusus 25

26 yang mau ditransipsikan. Data yang ditemukan kadang bertentangan atau beda. Judul pada kemasan berbeda dari judul label,beda lagi pada judul title frames misalnya. o Pengawasan bibliografi bahan non buku masih jauh dari sempurna, sehingga alat-alat bantu yang dapat memudahkan pencarian atau verifikasi data bibliografi untuk pengkataloggan sangat kurang. Situasi ini timbul karena sarana bibliografi, indeks panduan pustaka, yang komprehensif, pada umumnya merupakan hasil usaha yang hanya dapat berjalan dengan dukungan koleksi nasional yang berkembang karena adanya undang undang wajib simpan, semua koleksi baik buku maupun non buku yang harus memberikan satu copy ke perpustakaan nasional, hal ini dirasa berat untuk bahan non buku. 2. Masalah yang berkaitan dengan proses pengkatalogan.yaitu: o Pengawasan bibilografi bahan baku masih jauh dari sempurna sehingga alat bantu yang dapat mempermudah pencarian atau verivikasi data bibilografi untuk pengkatalogan masih sangat kurang. o Bagi kataloger pembuatan kartu katalognya agak sulit jika dibandingkan dengan buku yang fisiknya sudah jelas. o Karena fisiknya ada yang kecil, sehingga informasi untuk judul dan pernyataan tanggung jawab serta informasi lain sangat terbatas, sehingga tidak bisa langsung diketahui dan harus menggunakan alat elektronik. Manajemen Jurnal cetak, elektronik dan bahan khusus 26

27 o Dalam pembuatan nomor panggil petugas sering kesulitan. Jika yang diproses adalah buku yang dilampiri lebih dari satu CD yang berbeda subjeknya o Untuk bahan non buku kode ISBN belum ada penjelasan. o Dalam pembuatan label untuk jenis bahan non buku lebih sulit jika dibandingkan dengan bahan koleksi buku, karena jenis fisiknya non buku berbeda-beda.(poerwadi, 2008) b. Gambar hidup dan rekaman Video Deskripsi gambar hidup (motion picture) dan rekaman video(video recording) Diatur oleh aturan AACR bab 7 Aturan ini berlaku untuk semua jenis film (gambar hidup) dan rekaman video, termasuk film lengkap,kumpulan bagian-bagian film,film berita dan bahan yang belum disunting. Sumber informasi utama bagi gambar hidup dan rekaman video adalah film itu sendiri, yaitu Title frames(gambar-gambar yang memuat judul dan keterangan lain) dan kemasan serta label, jika kemasan merupakan bagian yang tak terpisahkan dari film tersebut (misalnya seperti pada kaset) Jika sumber informasi utama ini tidak memeri informasi yang dibutuhkan, sumber-sumber berikut dapat dipergunakan, dengan urutan prioritas sebagai berikut: Bahan tektual terlampir Kemasan(yang bukan bagian integral) Sumber informasi untuk deskripsi tiap daerah: Manajemen Jurnal cetak, elektronik dan bahan khusus 27