SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SAP vs AXAPTA

Transkripsi

1 SISTEM INFORMASI MANAJEMEN SAP vs AXAPTA Dosen Pengampu Mata Kuliah Seksi : Heru Suharjo, S.E., MMSI : Sistem Informasi Manajemen : 02 (Dua) Di susun oleh : Nur Andini ( ) Retno Yuliana ( ) Fakultas Ekonomi Akuntansi Universitas Esa Unggul 2015

2 Daftar Isi HALAMAN KULIT MUKA... i DAFTAR ISI... ii BAB I PENDAHULUAN Microsoft Dynamics Ax (AXAPTA) System Application and Product in data processing (SAP) Fungsi AXAPTA dan SAP... 3 BAB 2 PEMBAHASAN Analisa Alternatif Memilih Alternatif Menilai Alternatif Memilih Alternatif yang Terpilih Implementasi Alternatif yang Terpilih... 8 BAB 3 KESIMPULAN DAFTAR PUSTAKA ii

3 BAB 1 PENDAHULUAN LATAR BELAKANG 1. Definisi dan Fungsi dari Microsoft Dynamics Ax (AXAPTA) dan System Application and Product in data processing (SAP) 1.1 Microsoft Dynamics Ax (AXAPTA) Microsoft Dynamics AXAPTA adalah satu dari software perencanaan sumber daya yang merupakan milik Microsoft, dan merupakan bagian dari Microsoft dynamics. Awalnya dikembangkan sebagai Axapta di Denmark sebelum DAmgaard bergabung dengan NAvision Software A15 pada tahun Semula bernama Navision Damgaard, kemudian diakuisisi oleh Microsoft pada tahun Microsoft dinamics AXAPTA berfokus pada penyediaan solusi bisnis kepda pelanggan untuk membantu meningkatkan operasional di ERP dan mencapai investasi yang tinggi. Dinamics AXAPTA adalah ERP terkemukan Microsoft yang menawarkan segmen enterprise bagi pelanggan. Versi dan tanggal pengeluaran AXAPTA: AXAPTA 1 dirilis di AS dan di Denmark oleh perusahaan Denmark Damgaard pada Maret Versi inididukung oleh Microsoft SQL dan server database Oracle. Fitur yang terkenal adalah keuangan, perdagangan, menejemen persediaaan, logistik dan produksi. 5 November 1998, versi terbesar kedua dari AXAPTA dirilis di Norwegia, Swedia, Inggris, Jerman, Belanda, Austria, Swiss, Belgia, Spanyol dan Uni Eropa. Juli 1999, versi utama ketiga meluncurkan fitur terbaru yaitu model akuntansi proyek, menejemen gudang eksternal, OLAPm konsep Option Pack, dukungan Active X, COM-konektor, dan dibebaskan lebih awal dari AXAPTA Object Server. Januari 2000, fitur terbaru menambahkan alat web, yang disebut Customer self Service. Dan masih banyak lagi perkembangan fitur AXAPTA terbaru lainnya. Versi terbaru yang akan dikeluarkan tahun 2011 yaitu AX 6 yang merupakan perbaikan pada versi sebelumnya. Versi terbaru ini difokuskan pada industri tertentu, seperti retail, media dan hiburan dan sektor publik. Dari penjelasan diatas, kita dapat mengetahui bahwa AXAPTA adalah aplikasi bisnis keluaran Microsoft ERP yang membantu perusahaan dalam kegiatan bisnis yang berhubungan dengan client, supplier, dan database internal perusahaan itu sendiri. Dimana aplikasi AXAPTA ini lebih menekankan pada Financial 1

4 Management dan Customer/Product management. Karena, berfokus pada penyediaan solusi bisnis kepada pelanggan guna meningkatkan operasional di ERP serta mencapai investasi yang tinggi. 1.2 System Application and Product in data processing (SAP) System Application and Product in data processing (SAP) adalah suatu software yang dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari. SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya. Sejarah SAP 1972 : Lima orang mantan pegawai IBM Hasso Plattner, Dietmar Hopp, Claus Wellenreuther, Klaus Tschira dan Hans Werner Hektor me-launching perusahaan baru mereka yang bernama SAP ( System Analysis and Program Development ). Visi mereka ketika itu adalah ingin membuat suatu program aplikasi yang bersifat realtime. Pada prosesnya Mereka mengerjakan sistem ini disaat malam dan pada akhir pekan sehingga tidak mengganggu pekerjaan mereka di IBM : modul awal tentang aplikasi akuntasi akhirnya selesai. Mereka menyebut aplikasi tersebut sebagai RF system yang nantinya akan menjadi cikal bakal dari R/1 system. Ditahun ini pabrik rokok Rothandle di Lahr dan perusahaan farmasi Knoll di Ludwigshafen mengimplementasikan software SAP di perusahaan mereka. Adapan pada masa itu kedua perusahaan tersebut menggunakan DOS sebagai sistem operasi didalam perangkat IBM mereka : Pada tahun ini, aplikasi SAP sudah berkemampuan beralih dari sistem DOS dan berjalan dalam sistem Operasi. Client mereka pun bertambah hingga 40 perusahaan : kantor pusat berpindah dari Weinheim ke Walldorf. Untuk pertamakalinya pada tahun ini SAP memiliki klien dari luar Jerman. Kedua perusahaan tersebut berasal dari Austria. Adapun aplikasi yang mereka inginkan guna mendukungsistem sales dan distribusi pada perusahaan mereka : SAP mulai menggunakan server yaitu sebuah server keluaran Siemens seri : SAP pindah ke gedung mereka di Max-Planck-Strasse di taman industri walldorf : SAP merayakan ulang tahun mereka yang ke-10. didalam tahun ke-10 ini SAP telah memiliki lebih dari 250 klien yang berasal dari jerman, Austria dan 2

5 switzserland. Revenue yang mereka peroleh mencapai dari usaha mereka adalah berkisar DM 24 juta dan perusahaan telah mempekerjakan 100 karyawan pada perusahaan mereka. Namun sayangnya pada tahun ini salah satu pendiri SAP keluar dari perusahaan ini : SAP mendirikan kantor subsidiary di Austria : SAP menghadirkan teknologi R/3 dan mempresentasikan di festival teknologi CeBIT di Hanover. Produk ini sudah mulai memenuhi konsep client/server, keseragaman interface, penggunaan RDMS dan kemampuan untuk menjalankan sistem dari provider yang berbeda : Deutsche Telekom AG mengimplementasikan SAP R/3. mereka membutuhkan workstation R/3. permintaan ini menjadi kontrak dengan nilai terbesar dalam sejarah berdirinya SAP : Hasso Plattner mengumumkan strateginya yang terbaru yaitu mysap.com. strategi ini menghhbungkan e-commerce Solution dengan keberadaan ERP (Enterprise Resource Planning) dengan menggunakan teknologi web : Dengan keberadaan 10 juta user, instalasi, 1000 mitra, dan 22 industri solusi menjadikan SAP sebagai pemimpin global dalam hal penyediaan software solution di bidang e-business : mysap.com berganti nama menjadi mysap Business Suite. Dalam strategi ini SAP memperkenalkan solusi baru dalam bidang ERP yaitu mysap ERP. SAP membuka laboratorium riset di India, Jepang, Israel, Perancis, Bulgaria, Kanada dan Amerika Serikat selain Lab yang sudah ada terlebih dahulu di China : Hingga akhir 2004 SAP telah memiliki customer di lebih dari 120 negara yang menjalankan hingga instalasi software SAP. 1.3 AXAPTA dan SAP memiliki fungsi yang sama, antara lain : Meningkatkan kecepatan (The Speed) dari proses bisnis 1. Meningkatkan customer service. 2. Meningkatkan response terhadap perubahan pasar. Meningkatkan kosistensi (The Consistency) dari proses bisnis 1. Memastikan bahwa SOP dijalankan dengan baik. 2. Meningkatkan fungsi monitoring dan control di masing-masing bagian. 3. Mengurangi human errors. Meningkatkan kualitas (The Quality) dari proses bisnis 1. Meningkatkan kualitas dari informasi sehingga dapat meningkatkan kemampuan untuk pengambilan keputusan secara cepat dan tepat. 2. Meningkatkan fungsi analisa terhadap suatu situasi. 3

6 BAB 2 PEMBAHASAN 2.1 Analisa Alternatif 1. Microsoft Dynamics AX (AXAPTA) Modul-modul yang terdapat pada Microsoft Dynamics AX terbagi menjadi 2 yaitu: 1. Modul inti yang ada sejak Axapta 2.5 terdiri dari: General Ledger, yang terdiri dari buku besar, pajak penjualan, mata uang dan fitur aktiva tetap Manajemen Bank (Bank), di mana kas diterima dan dibayarkan. Customer Relationship Management (CRM), di mana Hubungan Bisnis (pelanggan, vendor, dan lead) yang dihubungi dan dipelihara. Piutang (Accounts receivable), di mana perintah dimasukkan, dikirim dan tagihan. Hutang Usaha (Accounts Payable), di mana pesanan pembelian dikeluarkan dan barang yang diterima ke dalam persediaan. Inventarisasi Manajemen (Inventory Management), di mana Persediaan dinilai dan dikelola. Master Perencanaan (Master Planning), di mana pembelian dan perencanaan produksi terjadi. Produksi (Production), di mana tagihan bahan didefinisikan dan manufaktur dilacak. Produk Builder, di mana model produk yang dibuat dan dikelola Sumber Daya Manusia (Human Resourses), di mana informasi karyawan disimpan. Proyek Akuntansi (Project), mana proyek-proyek diciptakan dan dilacak terutama dari perspektif akuntansi. Dasar (Basic), dimana data konfigurasi dilakukan. Modul administrasi, konfigurasi sistem di mana dilakukan. 2. Modul berikut ini merupakan bagian dari inti AX 2009 (AX 5.0) dan tersedia pada basis per-lisensi di AX 4.0: Shop Floor Control Sistem menghitung ongkos-ongkos Daftar pertanyaan Balanced Scorecard Layanan Manajemen Biaya Manajemen Payroll Management Pengelolaan Lingkungan 4

7 2. System Application and Product in data processing (SAP) 1. Modul-modul yang terdapat pada SAP terdiri dari: SD-Sales & Distribution: membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing). MM-Materials Management: membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaan inventory. PP-Production Planning: membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan. QM-Quality Management: membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistic. PM-Plant Maintenance: suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis. HR-Human Resources Management: mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai. FI-Financial Accounting: Mencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting. CO-Controlling: Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas. AM-Asset Management: Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling. PS-Project System: Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project, pengerjaan dan control. 2.2 Memilih Alternatif Kami memilih program (aplikasi) AXAPTA dan SAP sebagai alernatif yang nantinya salah satu diantara kedua pilihan tersebut akan dipilih satu yang menurut kami paling efesien dan efektif digunakan untuk membantu perusahaan menjalankan segala aktivitas utama perusahaan, seperti sales, membuat daftar supplier, membuat daftar bahan baku, dsb. 2.3 Menilai alternatif Keunggulan dalam menggunakan Microsoft Dynamics AX 1. Dynamic AX cocok untuk perusahaan anda yang membutuhkan keseragaman solusi ERP yaitu : Bekerja seiring dengan irama bisnis anda Membantu untuk berinteraksi dengan klien, mitra, karyawan dan komunitas dagang Menyediakan fungsi yang handal dan komprehensif 5

8 Membantu usaha anda untuk berkembang dan bergerak cepat 2. Dynamic AX mensupport bisnis anda secara keseluruhan dimana di dalamnya dapat ditemukan semua standar aplikasi ERP, yang merupakan satu kesatuan yang mudah digunakan secara menyeluruh yaitu, Analitis, Costumisasi, Distribusi, E- commerce, Manajemen Keuangan, Manajemen Sumber Daya Manusia, IT Infrastruktur Manajemen, Perindustrian, Project management, Sales dan Pemasaran, Supply chain management. 3. Microsoft Dyanmic AX mampu memperluas areal bisnis anda di internet. Bisnis anda akan berkembang dari yang paling dasar hingga akses perusahaan anda langsung ke klien, mitra, para pegawai, dan komunitas dagang. Tak perduli aktifitas anda dalam satu lokasi atau di beberapa tempat bahkan di luar negeri, dengan Dynamic AX semuanya mungkin, karena dapat disesuaikan dengan semua mata uang dan bahasa. Apalagi Dynamic AX menggunakan tools seperti yang biasa digunakan. Kelemahan dalam menggunakan Microsoft Dynamics AX 1. Dalam Microsoft Dynamics Ax hanya tersedia beberapa modul yang dinilai kurang lengkap dan tidak menunjang bagi beberapa bagian dalam perusahaan. 2. Microsoft Dynamics Ax hanya cocok digunakan pada platform Windows. 3. Aplikasinya membutuhkan membutuhkan sumber yang sangat besar. Keunggulan dalam menggunakan System Application and Product (SAP) 1. SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya. 2. SAP punya Netweaver platform, yg mensupport development dan software logistik. 3. SAP punya ABAP, business programming language yg mempermudah developer utk implementasi business logic. 4. Menerapkan balance score card. Membuat integrative process chain dari company sampai lebih 3 tingkat ke hulu supplier dan lebih 3 tingkat ke hilir distributor. Membuat laporan keuangan konsolidasi dengan multi accounting system, multi currency dan multi-2 lainnya. 5. Mendukung integrasi proses bisnis perusahaan-perusahaan besar. 6. Semua informasi yang tersimpan didalam SAP dapat diakses oleh bagian organisasi yang membutuhkan pada saat dibutuhkan. Kelemahan dalam menggunakan System Application and Product (SAP) 1. Harga license tiap user SAP yang relative mahal dan waktu implementasi bisa berkepanjangan. 2. Biaya consultan yang lumayan mahal 6

9 3. Kelengkapan data entry dan batas waktunya yang menuntut kedisiplinan usernya. Dimana dalam mengimplementasikan SAP, perusahaan harus menyediakan SDM yang sebagai user dan penanggung jawab atas Change Management Process. 2.4 Memilih Alternatif yang Terpilih Setelah kita sama-sama melihat mengenai keunggulan dan kelemahan dari dua software tersebut, dalam pemilihan software yang akan dipakai di dalam perusahaan nantinya, sebaiknya kita mempertimbangkan: 1. Analisis software Pastikan sistem yang dipergunakan sesuai dengan bisnis dan proses perusahaan. Jika dilihat dari sisi analisis software-nya, maka kami Microsoft Dynamics AX (AXAPTA) sebagai aplikasi atau software yang lebih cocok digunakan bagi sebuah perusahaan dengan skala yang besar, Microsoft Dynamics AX adalah pilihan yang tepat karena dapat membantu perusahaan dalam menerima informasi terbaru dari berbagai bagian dalam perusahaan dan bahkan dapat meng-update data dari kantor cabang perusahaan yang berbeda lokasi. Sebagai contoh, manager bagian persedian dari sebuah perusahaantidak perlu bertanya-tanya kepada manager bagian produksi mengenai berapa banyak bahan baku yang perlu dibeli karena informasi mengenai pesanan dan skala produksi akan ter-update setiap saat dan dapat membeikan informasi yang tepat bagi manager bagian persediaan. 2. Analisis modal biaya. Untuk dapat menerapkan atau mengimplementasikan suatu software atau aplikasi di dalam sebuah perusahaan sudah tentu kita harus mempertimbangkan biaya yang akan kita keluarkan untuk merekrut sumber daya yang nantinya akan mengoperasikan aplikasi atau software tersebut. Harga lisensi atau pembelian Microsoft Dynamics (AXAPTA) lebih murah jika dibandingkan dengan SAP. Selain itu, Microsoft Dynamics AX juga sangat fleksibel dan mudah dimodifikasi. Jika dalam perusahaan sudah terbiasa menggunakan satu cara input data, maka cara itu tidak perlu mengalami perubahan yang berarti karena sifat fleksibel yang ia miliki, sehingga biaya yang dikeluarkan bisa diminimalisir. 3. Analisis tenaga manusia Kesiapan pengguna dalam menjalankan sistem telah didukung oleh tenaga ahli yang mendukung. Microsoft Dynamics AX ini menggunakan platform microsft sehingga sangat mudah untuk diintegrasikan dengan produk Microsoft lainnya. Tampilan dari software inipun mirip dengan aplikasi Microsoft pada umumnya sehingga lebih familiar dang lebih mudah mengoperasikannya. 7

10 2.5 Implementasi Alternatif yang Terpilih Setelah menganalisa alternative, menilai alternative, memilih 2 alternatif dari berbagai macam alternative aplikasi yang ada lalu memilih 1 alternatif yang terbaik dengan mempertimbangkan berbagai macam hal dan akhirnya kami memilih aplikasi atau software AXAPTA. Selanjutnya kami akan mencoba menjabarkan cara mengaplikasikan aplikasi AXAPTA. 8

11 9

12 Kesimpulan BAB 3 KESIMPULAN Dari pembahasan yang telah dijelaskan dapat disimpulkan bahwa, SAP dan AXAPTA merupakan aplikasi Enterprise Resources Planning (ERP). Dimana keduanya samasama berfungsi untuk merencanakan dan mengelola sumber daya perusahaan meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang, waktu, material dan kapasitas yang berpengaruh luas mulai dari manajemen paling atas hingga operasional di sebuah perusahaan agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stake holder) atas perusahaan tersebut. Namun setelah membahas satu-persatu mengenai keunggulan dan kelemahan dari masing-masing aplikasi yaitu AXAPTA dan SAP, serta menganalisisnya melalui analisis software, analisis modal biaya dan analisis tenaga manusia, kami membuat kesimpulan bahwa aplikasi Microsoft Dynamics AX lebih unggul dibandingkan dengan SAP. Selain itu menurut kami, aplikasi AXAPTA sangat cocok digunakan untuk semua tingkatan usaha, baik yang menengah ke atas karena sistemnya yang sudah terintregasi dengan baik dan juga bagi menengah ke bawah karena biaya modal untuk penerapannya lebih terjangkau jika dibandingkan dengan SAP. 10

13 Daftar Pustaka