Sistem Informasi Pelayanan Puskesmas yang Terintegrasi dengan Sistem Antrian Semi-Otomatis

Transkripsi

1 Sistem Informasi Pelayanan Puskesmas yang Terintegrasi dengan Sistem Antrian Semi-Otomatis Handy Awandanu, Nur Wijayaning Rahayu Jurusan Teknik Informatika Universitas Islam Indonesia Jl. Kaliurang km 14 Yogyakarta Telp (0274) ext 122, fax (0274) ext 148 Abstract.Proses antrian pasien dan pencarian data di puskesmas sering membutuhkan waktu lama. Dan terkadang terjadi pula penggandaan kartu pasien secara tidak sengaja karena pengelolaan data yang kurang optimal. Oleh karena itu, dibutuhkan sistem pelayanan terintegrasi untuk memberi solusi pada masalah tersebut. Sistem ini dirancang memiliki kemampuan membuat dan menyimpan data pasien ke basisdata dan mampu menangani antrian pasien yang akan berobat sampai pada pemanggilan antrian di tiap poli. Perkiraan waktu pemeriksaan tiap pasien juga merupakan fungsi yang ditambahkan dalam sistem, sehingga menjadi solusi penumpukan antrian pasien pada setiap pagi hari. Selain itu, sistem ini juga akan mencatat data pemeriksaan atau rekam medis pasien di poli umum dan poli gigi untuk memudahkan dokter dalam melihat riwayat kesehatan pasiennya. Sistem ini berbasis web dan dibangun dengan bahasa HTML, PHP, dan basis data MySQL. Pada akhir pembuatannya, sistem ini sudah mampu memenuhi spesifikasi yang telah didefinisikan sebelumnya. Dengan sistem ini, seluruh proses pelayanan pasien dapat ditangani dengan mudah dan cepat. Selain itu sistem dapat menangani pemesanan via telepon dan mampu menampilkan perkiraan waktu pemeriksaan sehingga penumpukan pasien di pagi hari akan berkurang. Keywords:sistem informasi, layanan terintegrasi, puskesmas, antrian pasien 1 Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Setiap jenis pelayanan publik dituntut untuk semakin efektif dan efisien dalam tata cara pelayanannya. Pelayanan kesehatan merupakan pelayanan yang penting dalam kehidupan masyarakat dimana masyarakat adalah klien yang harus mendapatkan pelayanan kesehatan yang baik dan memuaskan. Dalam kesehariannya, puskesmas selalu ramai oleh pengunjung yang akan berobat. Selama ini, petugas pendaftaran harus mencari kartu pasien yang datang memeriksakan diri ke puskesmas. Jika pasien yang datang belum memiliki kartu pasien, petugas pendaftaran membuatkan kartu pasien baru. Proses pencarian atau pembuatan kartu pasien ini memakan waktu yang cukup lama karena masih dilakukan secara manual. Petugas harus mencari kartu pasien setiap kali pasien mendaftar dan menyimpannya kembali setelah pasien selesai diperiksa. Proses pencarian dan penyimpanan kembali kartu pasien ini cukup menyita waktu. Kadang kala terjadi penggandaan kartu pasien untuk pasien yang sudah pernah mendaftar. Hal tersebut mengakibatkan seorang pasien akan memiliki lebih dari 1 kartu pasien. Penanganan kartu pasien seperti ini sangat tidak efektif baik dari segi waktu pelayanan maupun dari sisi ekonomi. Proses pendaftaran antrian calon pasien yang akan berobat selama ini juga dilakukan dengan cara datang langsung ke puskesmas untuk kemudian mendapatkan nomor antrian berobat sesuai poli yang diinginkan. Metode ini menyebabkan dampak negatif yaitu calon pasien harus lama menunggu untuk Seminar Nasional Informatika Medis (SNIMed) IV, p. 71, 2013.

2 dipanggil sesuai dengan urutan antrian yang diperolehnya sehingga membuat pasien jenuh dan lelah. Dampak lain yang terjadi adalah dimana calon pasien berlomba-lomba datang lebih awal dengan harapan tidak mengantri sehingga sejak pagi telah ada antrian pada bagian pendaftaran.selain itu, proses pendaftaran pasien baru, pembuatan antrian pada masing-masing poli, pengolahan data pasien serta pencatatan data rekam medis masih menggunakan cara manual. Hal ini selain mengakibatkan proses pelayanan menjadi kurang efektif dan efisien, juga mempersulit tugas dari para pegawainya. Berdasarkan deskripsi masalah di atas, maka dibuat suatu sistem yang dapat membantu menangani dan mengatasi beberapa masalah tersebut. 1.2 Rumusan Masalah Masalah yang diangkat dalam penelitian ini adalah bagaimana membangun suatu sistem informasi pelayanan terintegrasi dengan sistem antrian semi otomatis yang dapat menangani beberapa proses mulai dari pendaftaran sampai pada proses pemanggilan antrian dan rekam medis. Seluruh data dan proses di sistem ini didasarkan pada survei di Puskemas Turi, Sleman. 1.3 Batasan Masalah Sistem Informasi Pelayanan Terintegrasi Dengan Sistem Antrian Semi Otomatis yang memiliki batasanbatasan sebagai berikut: Pada saat proses pendaftaran antrian, petugas hanya bisa memilih satu atau perkiraan penyakit dari beberapa yang disampaikan oleh pasien. Sistem yang dibangun hanya bisa menangani antrian pada hari itu saja, dengan kata lain tidak bisa mengatasi pelayanan antrian untuk hari berikutnya. Perkiraan waktu antrian akan dipanggil berdasarkan norma waktu standar yang ada pada data analisis beban kerja. Adapun ruangan yang dibahas meliputi ruang loket (pendaftaran), ruang bagian pemeriksaan (BP) umum dan ruang poli gigi, tidak termasuk ruang gizi, ruang psikologi, ruang KIA, ruang laborat dan ruang KB. 2 Landasan Teori 2.1 Puskesmas Data Survei Kesehatan Nasional menunjukkan bahwa jumlah Puskesmas yang tersebar di seluruh Indonesia mencapai unit termasuk di dalamnya Puskesmas kelurahan, kecamatan dan kabupaten. Data lain menunjukkan lebih dari 30 % penduduk Indonesia yang memanfaatkan pelayanan kesehatan di puskemas 1. Hal tersebut memperlihatkan bahwa Puskesmas sebagai penyelenggara layanan kesehatan untuk jenjang tingkat pertama atau paling dekat dengan masyarakat. Puskesmas untuk tingkat kelurahan memiliki unit pelayanan kesehatan dasar yakni unit pelayanan kesehatan poli umum, ibu dan anak, gizi, dan gigi. Sedangkan Puskesmas kecamatan dan kabupaten memiliki unit pelayanan kesehatan tambahan seperti fasilitas rawat inap, bersalin dan praktek dokter spesialis 1. Seminar Nasional Informatika Medis (SNIMed) IV, p. 72, 2013.

3 3 Metodologi Penelitian Dalam kasus ini metodologi yang digunakan adalah metodologi pembangunan perangkat lunak dengan menggunakan model waterfall. Pembangunan perangkat lunak dengan model Waterfall terdiri dari 4 tahap utama yaitu Analisis, Perancangan, Implementasi dan Pengujian. 3.1 Analisis Metode analisis yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode analisis terstruktur dengan metode aliran data. Berdasarkan analisis yang dilakukan maka dapat diketahui apa saja yang menjadi input sistem, output dan antarmuka yang digunakan sehingga sistem yang dibangun akan sesuai dengan prosedur-prosedur pelayanan standar yang ada dalam puskesmas dan dapat berjalan sesuai dengan yang diharapkan. Analisis Kebutuhan Masukan. Perangkat lunak yang dibangun membutuhkan beberapa masukan, yaitu: 1. Data petugas (pegawai, dokter dan admin) yang akan mengakses sistem. 2. Data pasien yang berisi data identitas tentang pasien yang bersangkutan. 3. Data desa dan dusun yang menjadi wilayah kerja Puskesmas Turi. 4. Data antrian pasien. 5. Data standar waktu pemeriksaan. 6. Data pemeriksaan dan diagnosa. Analisis Kebutuhan Proses. Sistem ini akan memiliki beberapa proses, yaitu pengolahan data petugas, pasien, antrian, KK (Kartu Keluarga), data dokter,, agama, pekerjaan, desa, dusun dan data konfigurasi. Analisis Kebutuhan Masukan. Masukan yang diharapkan yaitu dalam bentuk antarmuka berbasis web yang dapat menampilkan informasi tentang pasien, KK, antrian pasien, pemeriksaan dan diagnosa, rekam medis pasien, informasi standar waktu pemeriksaan, serta informasi prediksi kapan akan diperiksa. Perancangan Perangkat Lunak. Perancangan sistem informasi pelayanan terintegrasi dengan antrian semi otomatis akan dibagi menjadi beberapa subsistem yaitu : Perancangan Data Flow Diagram (DFD). Gambar 1 menunjukkan DFD level 1 dari sistem ini. Terdapat 13 proses yang digambarkan, yaitu : olah data KK, olah data pasien, mendaftar antrian, baca antrian, olah data konfigurasi, olah data desa, olah data, olah data dusun, olah data agama, olah data pemeriksaan, olah data pekerjaan, olah data petugas dan autentifikasi. Seminar Nasional Informatika Medis (SNIMed) IV, p. 73, 2013.

4 1 kk Data KK KK Data Pasien Data KK 2 pasien data antrian 3 mendaftar antrian Data pasien Data pasien Data antrian Pasien Antrian Data antrian Konfigurasi Desa Keluhan Data Konfigurasi Data Desa Data Keluhan 5 konfigurasi 6 desa 7 Data KK informasi antrian 4 Baca antrian Dusun Data Dusun 8 dusun Data Konfigurasi Data Desa Petugas informasi antrian Pemeriksaan Data Diagnosa Agama Data Agama 9 agama Data Keluhan Data Dusun Dokter Data Diagnosa 10 olah data pemeriksaan Data Pemeriksaan Data Agama Pekerjaan Data Pekerjaan 11 pekerjaan Data Pekerjaan Admin Petugas Data Petugas 12 petugas Data Petugas Data Petugas 13 autentifikasi Gambar6 DFD Sistem level 1 Perancangan Basis Data. Dalam perancangan tugas akhir ini terdapat 14 tabel untuk menyimpan data, baik tabel utama maupun yang menjadi pendukungnya. Desain basis data dari sistem ini ditunjukkan di Gambar 2. Seminar Nasional Informatika Medis (SNIMed) IV, p. 74, 2013.

5 kk agama pekerjaan antrian_status id_kk id_agama id_pekerjaan id_antrian_status no_kk agama nama_kk alamat rt rw id_desa id_dusun pasien desa id_desa nama_desa dusun id_dusun nama_dusun id_desa kartu_gigi id_kartu_gigi oclusi torus_palat palatum supernumery_teeth diastema gigi_anomali golongan_darah riwayat_penyakit tanggal_pencatatan id_petugas FK3 FK3 nama status_keluarga tanggal_lahir kelamin tanggal_daftar id_agama id_pekerjaan id_kk pemeriksaan id_periksa tanggal_periksa diagnosa sistole diastole suhu_badan berat_badan tinggi_badan id_petugas status_kunjungan pengobatan petugas id_petugas nama_petugas username password status nik foto pekerjaan Gambar7RelasiTabel tanggal_antri status_no_antri FK3 antrian id_antrian tanggal_antri status_bayar status_daftar konfirmasi status_periksa no_antri jam_daftar id_ id_ standar waktu konfigurasi poli welcome peraturan penggunaan info waktu_buka waktu_istirahat waktu_tutup waktu_masuk nama_poli Perancangan Antarmuka. Perancangan antarmuka digunakan untuk merancang dan membuat sketsa tampilan pada perangkat lunak berbasis web yang dibangun. Berikut adalah rancangan antarmuka halaman antrian. Gambar8 AntarmukaHalamanAntrian Seminar Nasional Informatika Medis (SNIMed) IV, p. 75, 2013.

6 4 Implementasi dan Pengujian Implementasi merupakan tahap dimana sistem siap dioperasikan pada keadaan sebenarnya. Dari sini akan diketahui apakah sistem yang dibangun benar-benar sesuai dengan yang direncanakan. 4.1 Batasan Implementasi Sistem informasi pelayanan terintegrasi di puskesmas ini pada implementasinya mempunyai beberapa keterbatasan sistem tetapi tetap tidak mempengaruhi tujuan dibangunnya sistem tersebut. Beberapa batasan yang terdapat pada sistem tersebut adalah: Ruang pelayanan yang dibangun hanya meliputi ruang loket, poli umum dan poli gigi. Sementara ruangan lain tidak dimasukkan. Ruang BP umum dan poli gigi lebih dipilih karena ruang ini adalah ruang periksa yang setiap harinya paling banyak dikunjungi pasien. User yang berhak mengakses sistem hanya meliputi petugas loket, dokter/perawat dan admin. Semua setting user ditentukan oleh admin. 4.2 Hasil Pengujian Dalam implementasi sistem ini terdapat tiga modul yang bisa diakses, yaitu modul loket yang bisa diakses oleh petugas, poli oleh dokter, dan admin oleh administrator.perangkat lunak ini diuji dengan metode Integration Testing, yakni menggunakan dua skenario yaitu: Pasien yang datang ke puskesmas akan berobat ke poli umum namun pasien tersebut belum terdaftar dalam sistem sehingga akan melewati proses pendaftaran pasien baru sampai pada proses pemeriksaan atau pemasukan rekam medis. Pasien yang mendaftar via telepon dan akan berobat ke poli gigi. Pasien tersebut sudah terdaftar di dalam basis data sistem sehingga tidak perlu lagi melewati proses pendaftaran pasien baru. Pasien tersebut akan melewati proses konfirmasi kedatangan/antrian untuk kemudian melakukan pemeriksaan di poli gigi seperti ditunjukkan di Gambar 4. Gambar9 AntarmukaHalamanAntrianUmum Hasil pengujian menunjukkan bahwa: Perangkat lunak yang dibangun telah sesuai dengan prosedur pelayanan standar dari Puskesmas Turi. Hal ini ditunjukkan oleh proses pelayanan pasien dimulai dengan pendaftaran pasien baru di ruang loket sampai dengan end point pemeriksaan di tiap poli telah berjalan sebagaimana mestinya. Seminar Nasional Informatika Medis (SNIMed) IV, p. 76, 2013.

7 Proses pencatatan dan penyimpanan data pasien dapat ditangani dengan baik oleh sistem. Hal ini ditunjukkan dalam penanganan kesalahan oleh sistem apabila data yang dimasukkan tidak lengkap atau tidak sesuai. Data rekam medis dari pasien tersimpan dengan baik dalam basisdata sehingga data lebih mudah diakses. Proses pengelolaan antrian pasien baik yang datang langsung maupun via telepon sudah berjalan sebagaimana yang diharapkan. Dengan adanya sistem perkiraan waktu pemeriksaan pada antrian secara langsung meningkatkan mutu pelayanan kepada pasien. Perangkat lunak yang dibangun telah dilengkapi dengan penanganan kesalahan yang dapat meminimalisir kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadidalam penggunaan program ini. Akan tetapi peneliti menyadari bahwa tidak ada sistem yang sempurna begitu juga dengan sistem informasi pelayanan terintegrasi di puskesmas yang telah dibangun ini. 5 Simpulan dan Saran 5.1 Simpulan Beberapa kesimpulan yang dapat diambil dari keseluruhan proses penelitian dalam Tugas Akhir ini antara lain adalah : Sistem yang dibangun dapat menangani proses pelayanan pasien mulai dari pendaftaran pasien, pendaftaran antrian pada poli umum dan gigi, pemanggilan antrian sampai pada pemeriksaan atau pemasukan data rekam medis pasien. Sistem telah mampu menangani proses pendaftaran antrian pasien baik yang datang langsung maupun via telepon menggunakan metode konfirmasi kedatangan. Sistem telah mampu menampilkan perkiraan waktu pemeriksaan melalui yang disampaikan oleh pasien pada saat mendaftar untuk berobat. Sehingga pasien dapat mengetahui perkiraan waktu nomor antrian mereka akan dipanggil. 6 Saran Dari beberapa kesimpulan yang didapat, peneliti memperoleh beberapa hal yang bisa dijadikan saran untuk pengembangan lebih lanjut dari sistem informasi pelayanan terintegrasi ini, yaitu : Sangat disarankan untuk kedepannya semua ruangan dan poliklinik yang ada di puskesmas (poliklinik KIA, KB, Gizi, Psikologi, Apotek dan Laborat) juga diintegrasikan. Karena menu pembuatan laporan bulanan (LB1, LB2, LB3 dan LB4) belum terdapat didalam sistem, maka sangat disarankan agar dikemudian hari menu pembuatan laporan ini diadakan agar seluruh laporan bisa dibuat melalui sistem ini. 7 Pustaka 1. Departemen Kesehatan RI (2012). Survey Kesehatan Nasional Diakses pada 13 Juni 2012 dari 2. Sjamsuhidajat,et al, (2006). Manual rekam medis. Jakarta : Konsil Kedokteran Indonesia. 3. Gunadarma (2012). Mengetahui Tentang Teori Antrian/Queuing Theory Models. Diakses pada 13 Juni 2012 dari Seminar Nasional Informatika Medis (SNIMed) IV, p. 77, 2013.