VERIFIKASI DAN VALIDASI DATA PESERTA DIDIK PUSAT DATA DAN STATISTIK PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN 2016

Transkripsi

1 VERIFIKASI DAN VALIDASI DATA PESERTA DIDIK PUSAT DATA DAN STATISTIK PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN 2016

2 Struktur Organisasi Pusat Data dan Statistik Pendidikan PERMENDIKBUD NOMOR 11 TAHUN 2015 TENTANG ORGANISASI DAN TATA KERJA KEMENTERIAN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN TUSI PUSAT DATA DAN STATISTIK PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

3 Tugas dan Fungsi Bidang 1 Pasal 806 Dalam melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud dalam Pasal 805, Bidang Data Ketenagaan, Peserta Didik, dan Warisan Budaya Benda menyelenggarakan fungsi: a. penyusunan bahan kebijakan teknis pengelolaan data ketenagaan, peserta didik, dan warisan budaya benda; b. pengumpulan dan pengolahan data ketenagaan, peserta didik, dan warisan budaya benda; c. pelaksanaan validasi dan integrasi data ketenagaan, peserta didik, dan warisan budaya benda; dan d. penyusunan bahan koordinasi dan fasilitasi pengelolaan data ketenagaan, peserta didik, dan warisan budaya benda.

4 Tugas dan Tanggungjawab PDSPK terkait DAPODIK PERMENDIKBUD Nomor 79 Tahun 2015 tentang DAPODIK a. Merancang basis data pendidikan relasional sehingga mampu menghasilkan data longitudinal untuk tiap entitas pendidikan; b. Merancang satu formulir pendataan yang mencakup semua atribut yang diperlukan untuk tiap entitas pendidikan; c. Membangun suatu pusat data Kementerian untuk menampung dan mengintegrasikan semua data yang dihasilkan dari kegiatan pengumpulan data; d. Membangun sistem untuk melakukan verifikasi dan validasi, dengan melibatkan satuan kerja dan institusi lain yang mempunyai kemampuan dan/atau otoritas dalam menentukan validitas data sebagai validator; e. Menetapkan mekanisme standar bagi sistem/aplikasi lain dalam berintegrasi dengan Dapodik dan mengevaluasi pemenuhan standar tersebut; f. Memastikan komitmen institusi lain pengguna data dalam ikut menjaga kerahasiaan data pendidikan; dan g. Mengoordinasi seluruh unit kerja yang terlibat dalam Dapodik guna terciptanya kegiatan pengumpulan Dapodik yang terintegrasi dalam satu sistem pendataan yang efektivitas dan efisien.

5 Tugas dan Tanggungjawab PDSPK terkait DAPODIK PERMENDIKBUD Nomor 79 Tahun 2015 tentang DAPODIK - Pasal 11 1) PDSPK menerbitkan dan mengelola data referensi pendidikan untuk menjamin integrasi data pendidikan; 2) Data referensi merupakan data yang terverifikasi dan tervalidasi keabsahannya untuk memenuhi kualifikasi sebagai acuan yang terdiri atas referensi data wilayah, referensi data operasional dan referensi nomor identitas; 3) Kualifikasi sebagai acuan wajib memenuhi persyaratan identitas tunggal; 4) Referensi nomor identitas meliputi: a. Nomor Pokok Satuan Pendidikan Nasional yang merupakan pengkodean referensi satuan pendidikan; b. Nomor Induk Siswa Nasional yang merupakan pengkodean referensi peserta didik; c. Nomor Unik Pendidik dan Tenaga Kependidikan yang merupakan pengkodean referensi pendidik dan tenaga kependidikan; dan d. Nomor Pokok Yayasan Pendidikan yang merupakan pengkodean referensi yayasan yang memiliki satuan pendidikan. 5) Penerbitan nomor identitas ditetapkan oleh PDSPK.

6 Referensi Data Peserta Didik Nomor Induk Siswa Nasional (NISN) adalah kode pengenal siswa yang bersifat unik, standar dan berlaku sepanjang masa yang dapat membedakan satu siswa dengan siswa lainnya di seluruh sekolah Indonesia dan Sekolah Indonesia di Luar Negeri. Nomor Induk Siswa Nasional (NISN) diberikan kepada setiap peserta didik yang bersekolah di satuan pendidikan yang memiliki NPSN dan terdaftar di Referensi Satuan Pendidikan di PDSPK. Untuk satuan pendidikan non formal, pemberian NISN diprioritaskan kepada siswa yang akan mengikuti Ujian Nasional.

7 Pengelolaan NISN 2016 PDSPK mengeluarkan Surat Edaran Nomor 31966/A/LL/2016 tanggal 27 Juni 2016 mengenai Kebijakan Pengelolaan Data Peserta Didik: 1. Seluruh data peserta didik (PD) yang belum memiliki NISN dan telah mengisikan data ke dalam aplikasi DAPODIKDASMEN pada tahun ajaran 2015/2016, akan secara otomatis diberikan NISN; 2. Penerbitan NISN akan dilakukan oleh PDSPK disetiap tahun ajaran baru dengan ketentuan: a. bagi PD tingkat 1 SD, tingkat 7 SMP, dan tingkat 10 SMA/SMK dengan catatan bahwa, datanya telah diisikan ke dalam aplikasi DAPODIKDASMEN oleh operator sekolah. Untuk tingkat 7 SMP dan tingkat 10 SMA/SMK penerbitan akan melalui proses verifikasi oleh sistem dengan mengacu pada data Arsip PDSPK. Jika belum pernah tercatat di Arsip akan diberikan NISN atas siswa tersebut, namun jika sudah pernah memiliki NISN maka NISN tersebut akan tetap digunakan oleh siswa yang bersangkutan; b. bagi PD baru di sekolah TK Kelompok A dan B akan diberikan NISN dengan catatan bahwa, datanya telah diisikan kedalam aplikasi DAPOPAUD oleh operator sekolah; c. bagi PD jenjang kesetaraan Paket A, B dan C akan diberikan NISN dengan catatan bahwa, datanya telah diisikan kedalam aplikasi DAPODIKMAS oleh operator sekolah; 3. Waktu pengisian data peserta didik baru ke dalam aplikasi DAPODIK diatur sebagai berikut: a. untuk DAPODIKDASMEN dapat dimasukkan sebelum akhir bulan September pada tahun ajawan yang sama; b. Untuk DAPO PAUD-DIKMAS dapat dimasukkan sebelum akhir bulan November pada tahun ajawan yang sama; 4. Apabila pengisian data peserta didik baru tersebut, belum selesai dalam batas waktu pada point 3 diatas, maka penomoran NISN akan diberikan pada tahun ajaran berikutnya; 5. Bagi peserta didik yang belum memiliki NISN dan/atau pindahan setelah waktu yang telah ditetapkan: a. berasal dari sekolah di luar Kemendikbud, dapat menghubungi Dinas Pendidikan Kab/Kota setempat untuk pengajuan NISN peserta didik yang bersangkutan aplikasi vervalpd tingkat Kab/Kota; b. berasal dari sekolah Luar Negeri, dapat melengkapi dokumen melalui Sekretariat Ditjen Dikdasmen untuk mendapatkan Surat Keterangan Penyetaraan. Selanjutnya diajukan penerbitan NISN oleh Setditjen Dikdasmen dan PDSPK akan menerbitkan NISN bagi peserta didik yang bersangkutan;

8 Mekanisme Pengelolaan NISN ENTRY DATA DAN SINKRONISASI SINKRONISASI 2 PROSES VERVALPD SERVER DAPODIKDASMEN SERVER PDSPK (ODS) 1 2 Otomatis Penomoran Siswa Baru * 2 MULAI SATUAN PENDIDIKAN 1 APLIKASI DAPODIK REGISTRASI (untuk Operator Baru) APLIKASI VERVALPD 2 VERVAL OLEH SISTEM 2 NISN tidak valid NISN valid 2 SELESAI REFERENSI 2 PUBLIKASI NISN LAMAN JARINGAN PENGELOLA DATA PENDIDIKAN (SDM) RESIDU (Tk 7 atau 10) BELUM MEMILIKI NISN Belum Memiliki NISN ** Pengajuan NISN ke PDSPK*** Pengajuan NISN ke Dinas Match Keterangan : * Sistem akan membuatkan NISN baru secara otomatis untuk siswa baru, pengajuan NISN siswa maksimal hingga akhir bulan September per tahun ajaran. ** Siswa dengan status belum memiliki NISN akan menunggu proses pembuatan NISN baru di tahun ajaran berikutnya. *** Pengajuan NISN dilakukan oleh Dinas Pendidikan Kota/ Kabupaten atas permintaan sekolah melalui aplikasi VervalPD. ----> Pengajuan dilakukan berjenjang mulai dari Sekolah, Dinas Pendidikan Kota/Kabupaten, hingga ke PDSPK. Mutasi Data tidak ditemukan Data tidak ditemukan PENCARIAN DATA SISWA Not Match Data ditemukan Create NISN

9 Kewenangan Pengelolaan Referensi Data Peserta Didik 2016 OPERATOR SEKOLAH Melakukan Verifikasi dan Validasi Data Melakukan pengajuan perubahan NISN Melakukan pengajuan perubahan identitas (Nama, Tempat dan Tanggal Lahir, Jenis Kelamin dan Nama Ibu Kandung Melakukan pengajuan NISN untuk siswa mutasi OPERATOR KAB/KOTA Monitoring Verifikasi dan Validasi Data oleh Operator Sekolah terkait data Referensi dan Residu sekolah Melakukan approval terhadap pengajuan perubahan identitas yang dikirim oleh sekolah terkait Melakukan pengajuan NISN Melakukan pengajuan NISN atas permintaan sekolah OPERATOR PDSPK Monitoring Verifikasi dan Validasi Data oleh Operator Sekolah terkait data Referensi dan Residu sekolah di seluruh wilayah Indonesia Melakukan approval terhadap pengajuan perubahan NISN yang dikirim oleh sekolah Melakukan approval terhadap pengajuan perubahan identitas yang dikirim oleh sekolah Melakukan approval permintaan NISN dari dinas pendidikan

10 Antarmuka Aplikasi Vervalpd Tingkat Sekolah Login Operator Sekolah Keterangan: Menu Referensi : menampilkan jumlah peserta didik yang masuk ke data referensi dan residu dalam bentuk diagram pie serta progress harian vervalpd yang dilakukan operator sekolah Menu Residu : menampilkan daftar peserta didik tingkat 7 atau 10 yang belum valid Menu Belum Memiliki NISN : menampilkan daftar peserta didik selain tingkat 7 atau 10 yang belum memiliki NISN Menu Edit Data : menampilkan fasilitas untuk pemintaan perubahan data NISN dan identitas

11 Mekanisme Verifikasi dan Validasi Menu Belum Memiliki NISN Login Operator Sekolah KETERANGAN DI MENU BELUM MEMILIKI NISN 1. Belum Memiliki NISN (menunggu penomoran NISN di tahun ajaran berikutnya). 2. Mutasi (data siswa diisi dipertengahan tahun ajaran). PERLAKUAN UNTUK SISWA DENGAN KETERANGAN MUTASI MUTASI DARI KEMDIKBUD MUTASI DARI KEMENAG Tentukan Sekolah Pilih Provinsi Sekolah/Siswa Tidak Ditemukan Tentukan Sekolah Pilih Provinsi Sekolah Tidak Ditemukan Pilih Kota/Kab. Lampirkan Dokumen Pilih Kota/Kab. Lampirkan Dokumen Pilih Kecamatan Pilih Sekolah Pengajuan NISN ke Dinas Pendidikan Pilih Kecamatan Pilih Sekolah Pengajuan NISN ke Dinas Pendidikan Tentukan Siswa Pilih Siswa Lampirkan Dokumen Match (Update Data) Pengajuan NISN ke Dinas Pendidikan Keterangan : Dokumen berupa scan lembar identitas rapor terakhir

12 Proses Pengajuan NISN Menggunakan Mekanisme Mutasi Siswa OPERATOR SEKOLAH Mengajukan NISN ke Dinas melalui fungsi Mutasi VervalPD Melampirkan dokumen Mengecek status pengajuan NISN OPERATOR DINAS Mengecek pengajuan NISN dari sekolah Mengecek dokumen Mengajukan NISN ke PDSPK melalui Menu Pengajuan NISN P D S P K Mengecek pengajuan NISN dari Dinas Verifikasi data siswa Mengecek dokumen yang dilampirkan Penomoran NISN

13 Antarmuka Aplikasi Vervalpd Tingkat Kabupaten/Kota Login Operator Dinas Pendidikan Kab/Kota Keterangan: Menu Dashboard Menu Sekolah Menu Approval Identitas Menu Pengajuan NISN : menampilkan jumlah peserta didik yang masuk ke data referensi dan residu dalam bentuk diagram pie serta grafik data referensi maupun residu masing-masing kecamatan. : menampilkan daftar peserta didik per sekolah yang sudah dan belum memiliki NISN : menampilkan daftar permintaan perubahan identitas yang diajukan oleh ops : menampilkan fasilitas untuk mengajukan NISN oleh dinas maupun dari sekolah

14 OPERATOR DINAS PENDIDIKAN KOTA/KAB. OPERATOR SEKOLAH OPERATOR PDSPK Skema Approval Perubahan Identitas Oleh Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota SKEMA APPROVAL PERUBAHAN IDENTITAS Operator (NAMA, Dinas TEMPAT Pendidikan LAHIR, TANGGAL Kab/Kota LAHIR, IBU KANDUNG, DAN JENIS KELAMIN) MENGISI FORM PERUBAHAN IDENTITAS MELALUI MENU EDIT DATA MELAMPIRKAN DOKUMEN PERUBAHAN IDENTITAS MENGKONVERSI DOKUMEN PENGAJUAN PERUBAHAN DATA IDENTITAS SISWA MEMERIKSA STATUS PERUBAHAN SECARA BERKALA B A DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN IDENTITAS DAFTAR PERMINTAAN PERUBAHAN IDENTITAS MEMERIKSA KESESUAIAN PERMINTAAN PERUBAHAN IDENTITAS DENGAN DOKUMEN MEMERIKSA KESESUAIAN PERMINTAAN PERUBAHAN IDENTITAS DENGAN DOKUMEN SESUAI TIDAK SESUAI YA MENGISI ALASAN PENOLAKAN TIDAK YA MENGISI ALASAN PENOLAKAN UPDATE ARSIP PDSPK KETERANGAN A. Permintaan perubahan identitas tingkat Kabupaten/Kota berupa permintaan perubahan ejaan nama, tempat lahir, tanggal lahir, jenis kelamin dan nama ibu kandung. B. Permintaan perubahan identitas tingkat Pusat berupa permintaan perubahan identitas yang jauh berbeda dari data awal.

15 Approval Perubahan Identitas Oleh Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota

16 Approval Perubahan Identitas Oleh Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota 1. Variabel yang berwarna merah, adalah variabel yang diajukan perubahan oleh operator sekolah. 2. Cek NISN yang diajukan, NISN harus terdaftar atas nama siswa yang bersangkutan (jika ada indikasi mengambil NISN siswa lain, segera lakukan penolakan/reject). 3. Cek Attachment, dokumen pendukung harus sesuai dengan yang ditentukan, dan variabel yang diajukan perubahan harus tercantum di dokumen. 4. Jika semua hasil pengecekan telah sesuai, pilih Approve untuk menyetujui perubahan yang diajukan 5. Jika hasil pengecekan ditemukan ketidaksesuaian, pilih tolak/reject dengan menyertakan alasan penolakan yang jelas

17 Approval Perubahan Identitas Oleh Dinas Pendidikan Kabupaten/Kota Pengajuan Edit Data Identitas (Nama, Tempat & Tanggal Lahir, Jenis Kelamin, Nama Ibu Kandung) yang di TOLAK : 1. Dokumen terlampir tidak sesuai, misalnya a. Mengajukan perubahan identitas yang tidak sesuai dengan dokumen terlampir. Hal ini kemungkinan terjadi karena salah ketik atau salah melampirkan dokumen siswa; b. Mengajukan perubahan identitas karena alasan sakit atau perceraian yang tidak melampirkan dokumen lama dan dokumen baru; c. Mengajukan perubahan nama ibu kandung dengan melampirkan dokumen seperti Ijazah atau SKHUN yang tidak berisi informasi Nama Ibu Kandung; 2. Dokumen terlampir tidak terbaca. 3. Dokumen terlampir berupa fotocopy yang tidak dilegalisir oleh Kepsek. 4. Dokumen terlampir berupa foto siswa, foto sekolah, dll.

18 Aplikasi Terkait Data Referensi Peserta Didik Arsip Data Peserta Didik Laman : nisn.data.kemdikbud.go.id Arsip Peserta Didik Siswa yang sudah memiliki NISN. Siswa yang aktif atau yang sudah tidak aktif di sekolah. Di akses oleh individu, tanpa login.

19 Aplikasi Terkait Data Referensi Peserta Didik Data Referensi Peserta Didik Publikasi data siswa aktif yang memiliki NISN sesuai tahun ajaran yang sedang berjalan.

20 Aplikasi Terkait Data Referensi Peserta Didik Data Referensi Peserta Didik Publikasi data sesuai DAPODIK (siswa yang sudah / belum memiliki NISN).

21 Pemanfaatan Referensi Data Peserta Didik Calon Peserta UN PENERIMA BOS NISN PESERTA PIP CALON PESERTA UJIAN SMPTN/SBMPTN/ BIDIKMISI

22 Unit Layanan Terpadu Gedung C Lt. 1 Kompleks Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, Senayan Jakarta, Call Center : 177 Telp : (021) Fax : (021) SMS : pengaduan@kemdikbud.go.id