Rakan Sekerja yang Dihormati,

Transkripsi

1 Tatakelakuan

2 Mesej daripada CEO Rakan Sekerja yang Dihormati, AIG sudah membina reputasinya selama lebih daripada 100 tahun. Pada hari ini, sebagai sebuah syarikat insurans antarabangsa yang terkemuka, orang ramai dan perniagaan di seluruh dunia bergantung kepada kita untuk merancang masa hadapan mereka, menampung kerugian, dan bersara dengan penuh keyakinan. Kita amat berbangga dengan perniagaan yang kita ceburi di mana kita dapat membantu orang ramai untuk berasa lebih selamat dan dunia tempat yang lebih aman. Pencapaian dan reputasi kita adalah hasil langsung daripada amanah yang diberikan oleh para pelanggan, rakan kongsi perniagaan, pemegang saham kita dan seluruh masyarakat di mana kita menjalankan perniagaan. Kita memperoleh dan mengekalkan kepercayaan tersebut hari demi hari dengan menunaikan janji kita dan bersikap secara beretika, jadi bertindak dengan standard integriti yang paling tinggi pada setiap masa adalah keutamaan nombor satu bagi kita. Kita mengambil Tatakelakuan ini sebagai alat yang penting untuk membimbing keputusan dan tindakan kita. Tata ini ialah ringkasan standard yang bertujuan untuk mengekalkan integriti secara keseluruhan di AIG dan membimbing kita dalam usaha ini, di samping pertimbangan kita yang wajar secara kolektif dan individu. Dalam budaya AIG, kita diberikan kuasa untuk membuat keputusan dan mengambil tindakan. Oleh itu, mengetahui semua peraturan terlebih dahulu sebelum mengambil tindakan adalah benar-benar perlu. Sila ambil masa yang diperlukan untuk membaca dan memahami Tata ini supaya kita dapat menggabungkan semua yang tersurat dan tersirat mengenai prinsip-prinsip ini ke dalam tindakan kita setiap hari ketika kita memberi komitmen antara satu sama lain dan kepada semua pihak yang berkepentingan. Beginilah cara kita akan melindungi reputasi kita dan memastikan kita akan membantu pelanggan kita untuk 100 tahun akan datang dan seterusnya. Terima kasih atas sokongan berterusan anda. Peter Hancock 1

3 Mesej daripada Ketua Pegawai Pematuhan Rakan Sekerja yang Dihormati: Peraturan-peraturan yang dinyatakan dalam Kod Etika ini adalah sesuatu yang kita perlu tahu dan ingat semasa menjalankan sebarang aktiviti bagi pihak AIG. Kod ini bukan hanya menggambarkan nilai-nilai yang kita percaya penting untuk menjalankan bisnes yang baik, tetapi juga memastikan kita mengikut undang undang yang berkaitan sebagai sebuah syarikat yang berdaftar. Pematuhan kepada undang-undang dan standard etika ini akan membantu kita elak daripada menjejaskan reputasi dan bisnes kita. Walaupun kita semua berusaha untuk bekerja dengan penuh integriti, sesetengah keadaan boleh menjadi amat mencabar dan mungkin menimbulkan persoalan mengenai tindakan sesuai yang perlu diambil. Kod ini bertujuan untuk membantu memberi panduan dalam situasi seperti ini, walaupun ia bukan sumber yang komprehensif. Jika anda mempunyai sebarang persoalan khusus yang berkaitan dengan keadaan, perniagaan atau fungsi bahagian anda, sila ajukan persoalan anda kepada kami. Kami memandang pematuhan Kod ini dengan serius, dan saya meminta semua kakitangan untuk bersuara jika terlihat sesuatu yang melanggar prinsip ini. Jangan teragak-agak untuk bertanya jika anda mempunyai sebarang soalan atau pendapat. Integriti yang dipegangi setiap kakitangan AIG adalah kunci kejayaan kita. Integriti ini memberikan keyakinan kepada pelanggan, rakan kongsi perniagaan, dan masyarakat bahawa kita akan sentiasa bersedia untuk membantu apabila mereka memerlukan kita pada masa hadapan, dan memastikan pihak-pihak berkepentingan, termasuk pengawal selia dan pelabur, yakin atas kekuatan dan kebolehpercayaan AIG. Kedua-dua isi tersurat dan tersirat Kod Etika ini membenarkan kita kekal sebagai peneraju industri, dan juga membantu mempertahankan penghormatan yang diberi oleh rakan niaga, rakan sekerja dan masyarakat di sekeliling kita. Karen J. Nelson 2

4 Jadual Kandungan Menyampaikan Komitmen Kita... 5 Kepada siapa Tatakelakuan ini diaplikasikan? Tanggungjawab Individu Tanggungjawab Tambahan untuk Pengurus Bertanya Soalan dan Membangkitkan Kemusykilan Bertanya Soalan dan Membangkitkan Kemusykilan S&J Dasar Bukan Tindak Balas Disipilin Pengecualian Tatakelakuan Menyampaikan Komitmen Kita S&J Komitmen Kita Kepada Yang Lain... 9 Kepelbagaian dan Peluang Global Menghormati Orang Lain Tempat Kerja Yang Selamat, Sihat dan Terjamin Penggunaan Alkohol dan Dadah Komitmen Kita Kepada Yang Lain S&J Privasi Pekerja Komitmen Kita dalam Pasaran Privasi Pelanggan dan Keselamatan Data Konflik Kepentingan Peluang Korporat Hubungan Peribadi Aktiviti Luar Hadiah dan Hiburan Hadiah dan Hiburan untuk Pegawai Kerajaan, Pekerja atau Agen Hubungan dengan Rakan Niaga Kita Kepelbagaian Pembekal Berurusan secara Adil Anti Amanah dan Persaingan Adil Maklumat Persaingan Komitmen Kita dalam Pasaran S&J 3

5 Jadual Kandungan (bersambung) Komitmen Kita kepada Pemegang Saham Kita Laporan Kewangan Rekod Perniagaan yang Tepat Pengurusan Rekod Melindungi Sumber AIG Harta Fizikal Keselamatan Peribadi Harta Intelek Dana Sistem Teknologi Maklumat Komitmen Kita kepada Pemegang Saham Kita S&J Komitmen Kita sebagai Warga Korporat Kemapanan Sumbangan Kebajikan Aktiviti Politik Perdagangan Dalam Sekuriti Pencegahan Pengubahan Wang Haram Sekatan Ekonomi, Anti-boikot dan Undang-Undang Kawalan Eksport Berkomunikasi dengan Orang Ramai Berkomunikasi dengan Pengawal Selia dan Pegawai Kerajaan Yang Lain Media Sosial Perniagaan Kerajaan Anti Rasuah dan Sogokan Komitmen Kita sebagai Warga Korporat S&J Dalam Tatakelakuan ini, AIG merujuk kepada American International Group, Inc. dan anak syarikatnya di seluruh dunia. Unit perniagaan dan bidang kuasa mungkin mempunyai Tatakelakuan lain yang selaras dengan atau yang lebih ketat daripada Tatakelakuan ini. Tatakelakuan ini mungkin mengenakan tanggungjawab tambahan ke atas pekerja dalam unit perniagaan dan bidang kuasa. Kemusykilan tentang konflik yang mungkin berlaku antara peruntukan Tatakelakuan ini dan undang-undang tempatan mesti dilaporkan kepada pegawai pematuhan. 4

6 Menyampaikan Komitmen Kita Teras perniagaan AIG adalah janji kita bahawa kita akan berdiri di belakang produk dan perkhidmatan. Integriti peribadi dan organisasi adalah kritikal kepada penyampaian janji ini dan melindungi reputasi kita. Menyampaikan komitmen kita sangat penting untuk pekerja, pelanggan, rakan kongsi niaga, pemegang saham, dan komuniti, di mana kita berada dan berniaga. Kepada siapa Tatakelakuan ini diaplikasikan? Tatakelakuan AIG ( Tatakelakuan ) memberi panduan etika untuk menjalankan perniagaan bagi pihak semua syarikat AIG. Tatakelakuan ialah sumber untuk semua pegawai dan pekerja AIG. Tatakelakuan tidak mampu menyelesaikan semua isu yang mungkin kita hadapi tetapi ia dapat memberi bimbingan dan sumber bagi senario apabila pilihan yang betul masih kurang jelas. Maklumat tambahan, termasuk peraturan dan dasar yang berkaitan, boleh didapati di pautan sepanjang dokumen ini dan dalam dasar korporat kita. Sesetengan rakan kongsi niaga AIG, contohnya agen dan perunding, mewakili AIG berhadapan dengan orang ramai, dan mereka dijangka untuk mematuhi semangat Tatakelakuan, Tatakelakuan Pihak Ketiga AIG, dan mana-mana peruntukan undang-undang kontrak, semasa bekerja bagi pihak syarikat AIG. AIG adalah organisasi yang besar, namun kita tetap bersatu dengan komitmen kita untuk menunaikan semua janji kita. Kita semua bertanggungjawab untuk memperoleh amanah yang sudah ada dalam diri kita. Pekerja kita mempercayai kita untuk menghargai dan menghormati mereka. Pelanggan dan rakan kongsi niaga kita mempercayai integriti kita. Pemegang saham kita mempercayai pengawasan kita. Komuniti seluruh dunia bergantung kepada kita menjadi warga korporat yang bertanggungjawab. Tatakelakuan ini disusun berdasarkan komitmen yang kita sampaikan kepada setiap kumpulan ini. 5

7 Tanggungjawab Individu Memenuhi tanggungjawab kita membolehkan perniagaan kita untuk berjaya, berkembang, hari ini dan pada masa hadapan. Kita semua dikehendaki untuk: Memahami dan bertindak selaras dengan Tatakelakuan ini, Dasar AIG, dan undang-undang serta peraturan yang berkaitan. Mendapatkan bimbingan daripada pengurusan, kakitangan pematuhan atau penasihat undangundang AIG sekiranya anda mempunyai soalan. Melaporkan dengan segera kemusykilan tentang perlanggaran Tatakelakuan ini atau undang-undang dan peraturan yang diaplikasi kepada pengurusan atau mana-mana sumber yang tertera di muka surat seterusnya. Mengambil bahagian dalam latihan etika dan pematuhan untuk memastikan kita tahu standard dan jangkaan terkini. Tiada sebab, termasuk keinginan untuk mencapai matlamat perniagaan, boleh menjadi alasan untuk melanggar Tatakelakuan ini, Dasar AIG, undangundang atau peraturan. Tanggungjawab Tambahan untuk Pengurus Setiap Pengurus dijangkakan untuk memenuhi tanggungjawab tambahan berikut: Berkhidmat sebagai model peranan dengan menunjukan piawaian etika tertinggi dan mewujudkan serta mengekalkan budaya amanah, kejujuran, integriti, dan hormat-menghormati. Menjadi sumber untuk pekerja. Memastikan mereka sedar, memahami, dan mengetahui cara untuk melaksanakan Tatakelakuan ini, dasar AIG, dan undang-undang dan peraturan dalam kerja harian mereka. Dapatkan bantuan daripada pengurus atau penasihat undang-undang AIG, pegawai pematuhan atau profesional sumber manusia apabila kurang pasti mengenai tindakan balas yang sesuai untuk keadaan tertentu. Bertindak Proaktif. Mengambil tindakan sewajarnya untuk mencegah dan mengenal pasti salah laku. Ujian Tajuk Utama Bagi membuat keputusan yang lebih baik Adakah Ia Sah Di Sisi Undang-undang? Adakah ia selaras dengan Nilai dan Dasar AIG? Adakah ia Sesuai dan Jujur? Bagaimana tindakan saya akan diterima jika ia muncul dalam Suratkhabar? Laporkan keadaan yang mungkin memberi kesan kepada keupayaan pekerja untuk bertindak secara beretika bagi pihak AIG. Bertanya Soalan dan Membangkitkan Kemusykilan Kebanyakan kemusykilan yang sering dihadapi semasa kerja boleh diselesaikan melalui perbincangan dan kerjasama dengan pengurusan, Sumber Manusia atau pegawai pematuhan unit perniagaan. Tambahan pula, pekerja mungkin bertanya soalan, membangkitkan kemusykilan atau melaporkan keadaan yang tidak mematuhi Tatakelakuan ini, dasar AIG, atau undang-undang atau peraturan dengan menghubungi mana-mana yang disenaraikan berikut: Kumpulan Pematuhan Global AIG di atau e-mel Talian Bantuan Pematuhan AIG di atau dalam talian di Talian Bantuan Pematuhan tersebut dikendalikan oleh pihak ketiga bebas yang menyediakan laporan bertulis kepada Kumpulan Pematuhan Global AIG. Komunikasi di Talian Bantuan boleh dibuat dengan identiti dirahsiakan, tertakluk kepada undang-undang tempatan, dan boleh dibuat dalam pelbagai bahasa. Bagi sebarang kemusykilan yang berkaitan dengan perakaunan, kawalan perakaunan dalaman atau perkara audit, pekerja boleh menghubungi salah satu daripada tertera di atas (tanpa mendedahkan identiti melalui Talian Bantuan) atau mengemukakan kemusykilan kepada Jawatankuasa Audit Lembaga Pengarah AIG dengan e-mel di 6

8 S&J Bertanya Soalan dan Membangkitkan Kemusykilan S: Apakah yang akan berlaku sekiranya saya membuat laporan kepada Talian Bantuan Pematuhan AIG? J: Selepas menjawab panggilan itu, pembekal perkhidmatan luaran akan menghantarkan laporan kepada Kumpulan Pematuhan Global AIG. Jika laporan tersebut dihantar secara dalam talian, pembekal perkhidmatan akan menghantar laporan itu terus kepada Kumpulan Pematuhan Global. 1. Jika anda meminta nasihat, anda akan dihubungi berkenaan isu itu dan bimbingan serta tafsiran akan diberikan supaya anda boleh membuat keputusan yang betul. 2. Jika anda ingin membuat laporan tentang salah laku yang mencurigakan, pembekal perkhidmatan luaran akan mencatatkan maklumat berkaitan dan akan menghantar satu laporan kepada Kumpulan Pematuhan Global. Sebarang laporan berkenaan perakaunan, kawalan perakaunan dalaman, dan perkara audit yang boleh dipersoalkan akan dikaji bersama-sama dengan wakil Audit Dalaman dan kemudian, jika perlu, dilaporkan kepada Jawatankuasa Audit Lembaga Pengarah AIG. 3. Jika perkara tersebut lebih sesuai ditangani oleh organisasi dalaman yang lain AIG (cth., undang-undang, Audit Dalaman, Keselamatan Global atau Sumber Manusia), Kumpulan Pematuhan Global akan menghantar laporan kepada organisasi tersebut untuk pengendalian. BERTANYA SOALAN DAN MEMBANGKITKAN KEMUSYKILAN (bersambung) S: Bolehkah saya melaporkan salah laku dan identiti masih kekal dirahsiakan? J: AIG menggalakkan pekerja membuat laporan dengan menmberitahu identiti supaya maklumat boleh disiasat dengan segera dan teliti. Keupayaan kita menghubungi pekerja tertentu yang mengemukakan kemusykilan itu akan mempercepatkan siasatan. Walaupun, tertakluk kepada undang-undang tempatan atau perjanjian buruh, anda boleh meminta sama ada nama dirahsiakan semasa melaporkan suatu perkara kepada Talian Bantuan Pematuhan AIG. S: Bagaimana dengan kerahsiaan dan hukuman? J: Setiap tindakan yang wajar akan diambil, selaras dengan undang-undang dan dasar AIG, untuk mengekalkan kerahsiaan manamana pekerja yang melaporkan salah laku atau salah laku yang mencurigakan dengan niat baik dan melindungi pekerja itu daripada dikenakan hukuman. Dasar Bukan Tindak Balas AIG melarang tindakan balas terhadap mana-mana pekerja yang membuat laporan dengan niat baik tentang perlanggaran Tatakelakuan ini yang sebenar atau mencurigakan, Dasar AIG yang lain, atau undang-undang atau peraturan yang berkuatkuasa, dan tindakan disipilin akan dikenakan ke atas perlanggaran terhadap dasar ini. Disipilin Perlanggaran Tatakelakuan ini, Dasar AIG yang lain, atau undang-undang atau peraturan yang berkuatkuasa, atau menggalakkan orang lain untuk berbuat demikian, menjejaskan reputasi AIG dan dengan itu tindakan disiplin boleh dikenakan. Kegagalan untuk melaporkan salah laku orang lain juga dianggap sebagai perlanggaran Tatakelakuan ini. Disiplin termasuk penamatan pekerjaan dan kehilangan kebaikan berkaitan dengan pekerjaan. 7

9 Pengecualian Tatakelakuan Dari semasa ke semasa, AIG boleh meminda atau mengecualikan peruntukan tertentu dalam Tatakelakuan ini. Mana-mana pekerja yang mempercayai pengecualian mungkin lebih sesuai perlu membincangkan perkara itu dengan pegawai pematuhan unit perniagaan. Hanya Lembaga Pengarah AIG atau Pencalonannya dan Jawatankuasa Tadbir Urus Korporat boleh memberikan pengecualian peruntukan tertentu Tatakelakuan untuk pegawai eksekutif AIG. S&J Menyampaikan Komitmen kita S: Unit Perniagaan Saya menetapkan beberapa matlamat yang patut dicapai. Kadang kala saya berasa tertekan untuk melanggar Tatakelakuan ini demi mencapai semua matlamat itu. Adakah ini diterima? J: Tidak. Walaupun perniagaan yang berjaya sering menetapkan matlamat tinggi dan berusaha untuk mencapainya, anda tidak sepatutnya melanggar Tatakelakuan atau dasar AIG yang lain demi mencapai matlamat anda. S: Pengurus kita biasanya tidak membuat sebarang tindakan apabila kemusykilan salah laku yang mencurigakan dibawa kepada perhatian beliau. Beliau sudah mewujudkan keadaan sukar untuk rakan sekerja yang membangkitkan isu itu. Kini saya mempunyai satu masalah: seorang rakan sekerja sedang melakukan sesuatu yang salah. Apakah yang perlu saya lakukan? J: Bersuara. Tatakelakuan kita mengatakan bahawa anda perlu melaporkan salah laku dan anda boleh melakukannya tanpa takut terhadap tindakan balas. Walaupun laporkan kepada pengurus anda biasanya ialah cara yang terbaik untuk menyuarakan kemusykilan, sekiranya anda tidak percaya cara itu paling sesuai, anda perlu berbincang dengan ahli pengurusan yang lain, sumber manusia, atau terus kepada pegawai pematuhan unit perniagaan. Tambahan pula, anda boleh menghubungi atau e-mel Talian Bantuan Pematuhan AIG. S: Jika saya berasa salah satu undangundang tempatan bercanggah dengan Tatakelakuan, apakah yang saya perlu lakukan? J: Sekiranya anda percaya undang-undang tempatan bercanggah dengan Tatakelakuan ini, sila berbincang dengan pegawai pematuhan anda. 8

10 Komitmen Kita Kepada Yang Lain Syarikat AIG sudah menjadi pemimpin sedunia dalam bidang insurans melebihi 85 tahun sebab kita sering percaya dalam kekuatan individu berbakat dan kepelbagaian untuk membentuk nilai dan melaksanakannya untuk pelanggan dan pemegang saham. Kepelbagaian dan Peluang Global AIG berusaha untuk menggaji dan menggalakkan bakat terbaik melalui penyediaan persekitaran yang dinamik yang menarik perhatian bakat yang mempunyai pelbagai kemahiran dan idea. Termasuk kepelbagaian tenaga kerja yang mendorong invovasi dan mempertingkatkan kedudukan kita sebagai pemimpin pasaran global. AIG bergantung kepada sumbangan orang tempatan yang paling memahami budaya dalam negara dan bidang kuasa yang kita berurus niaga. AIG sering berkomitmen untuk menggaji pakar tempatan dan menyediakan persekitaran perniagaan positif, peluang kepimpinan, dan pampasan yang wajar untuk bakat tempatan. AIG menyediakan peluang kepada pekerja untuk belajar, cemerlang dalam pekerjaan mereka, berkembang maju dengan organisasi dan menikmati keuntungan dari segi kewangan. Menghormati Orang Lain Menghormati orang lain bermaksud kita tidak mendiskriminasi atas dasar kaum, warna, agama, seks, negara asal, umur, ketidakupaayaan, perkhidmatan tentera, tahap perkahwinan atau orientasi seksual. Hormat-menghormati juga bermaksud menghargai perbezaan antara satu sama lain. Kita menghormati pendapat satu sama lain dan tidak patut melayan orang lain dengan cara mencaci, menganggu atau mengancam. Tanda Amaran Gangguan Isyarat atau sentuhan fizikal yang tidak diingini. Paparan gambar seksual yang eksplisit atau menyinggung perasaan atau sebarang bahan lain. Jenaka atau komen yang berunsurkan seks atau menyinggung perasaan (eksplisit atau melalui petunjuk). 9

11 Menyampaikan Komitmen kita Menghormati Orang Lain Menyediakan pekerja dengan peluang berdasarkan prestasi dan ciri-ciri yang berkaitan dengan pretasi kerja. Mematuhi undang-undang buruh dan pekerjaan tempatan termasuk menangani diskriminasi dan gangguan. Menyediakan persekitaran kerja yang bebas daripada gangguan. Ajukan sebarang kemusykilan anda berkenaan persekitaran tempat kerja kepada Sumber Manusia atau pegawai pematuhan unit perniagaan anda. Tempat Kerja Yang Selamat, Sihat dan Terjamin AIG komited untuk mengendalikan perniagaan dalam keadaan yang menjamin kesihatan, keselamatan dan perlindungan pekerja dan pelanggan semasa mereka berada dalam premis AIG. Situasi yang boleh menimbulkan bahaya pada kesihatan, keselamatan atau alam sekitar mesti dilaporkan segera kepada pengurusan atau Keselamatan Global. Bagi mengelakkan perlanggaran keselamatan, ancaman, kerugian, dan pencurian, ia memerlukan semua pekerja kekal berwaspada di tempat kerja dan semasa melaksanakan urusan AIG. Hubungi pihak pengurusan atau Keselamatan Global jika mendapati sebarang isu yang mungkin menjejaskan keselamatan AIG, kesediaan kecemasan, atau kebakaran dan kesediaan keselamatan nyawa. Penggunaan Alkohol dan Dadah Mengguna, menjual, memiliki atau bekerja di bawah pengaruh dadah haram di AIG adalah dilarang sama sekali. Penggunaan alkohol yang berlebihan atau tidak sesuai semasa melaksanakan tugas untuk AIG juga dilarang sama sekali. S&J Komitmen Kita Kepada Yang Lain S: Pengurus saya dan beberapa orang rakan sekerja bergurau dengan jenaka yang berunsurkan seks menyebabkan saya berasa amat jijik. Saya tidak mengadu sebab saya tahu mereka akan beritahu saya supaya menjaga tepi kain sendiri atau saya akan timbulkan masalah tanpa sebab. Adakah mereka betul? J: Tidak, mereka salah. Jenaka yang berunsurkan seks dan menyinggung perasaan, walaupun dalam perbualan peribadi yang mungkin didengar orang lain dengan secara tidak sengaja, boleh menjadi gangguan. Pertama, anda perlu berbincang dengan pengurus dan rakan sekerja anda. Jika cara ini tidak berkesan, atau anda berasa kurang selesa untuk berbuat demikian, berbincang dengan wakil Sumber Manusia atau menghubungi pegawai pematuhan unit perniagaan. S: Bukankah kepelbagaian hanya isu di A.S.? Kenapa ia terkandung dalam Tatakelakuan untuk perusahaan global seperti AIG? J: Kepelbagaian adalah isu di seluruh dunia. Kita selalu bekerja bersama-sama untuk menggunakan bakat yang unik dan kepelbagaian perspektif tenaga kerja global. Kepelbagaian ialah salah satu faktor yang menyumbang kepada kejayaan AIG. Bagi membuat keputusan yang baik dan berkhidmat kepada pelanggan kita di seluruh dunia, kita memerlukan spektrum perspektif dan latar belakang yang luas. S: Saya terdengar pengurus saya sedang berbincang dengan salah seorang rakan kerja beliau tentang maklumat peribadi yang terkandung dalam rekod perubatan salah seorang rakan kerja lain. Apakah yang perlu saya lakukan? J: Maklumat Perubatan adalah sulit dan dianggap sebagai Maklumat Peribadi yang Sensitif. Perkongsian maklumat itu melalui cara yang tidak sesuai melanggar Dasar AIG dan pecah amanah. Anda perlu bangkitkan isu ini kepada kakitangan pengurusan yang sesuai. Sekiranya anda berasa kurang selesa untuk membangkitkan isu ini kepada pihak pengurusan, sila laporkan perkara itu kepada Sumber Manusia atau pegawai pematuhan unit perniagaan anda. Tambahan pula, anda boleh menghubungi Talian Bantuan Pematuhan AIG. 10

12 Contoh Maklumat Syarikat AIG termasuk: Kerahsiaan Pelanggan/ Pekerja: Maklumat tidak rasmi berkenaan, atau dimiliki oleh, pelanggan kita dan pelanggan rakan niaga, pihak ketiga lain yang berurus niaga dengan kita, dan Kakitangan AIG. Maklumat Sulit Pelanggan/Pekerja termasuk Maklumat Peribadi. Maklumat Peribadi: Maklumat yang mengenal pasti individu tertentu, seperti nama, alamat, nombor telefon atau nombor identiti pekerja. Maklumat Sulit Syarikat: Maklumat perniagaan yang sangat sensitif, seperti rancangan pergabungan dan pembelian, rahsia perdagangan dan laporan audit dalaman. Terhad: Maklumat lain mengenai perniagaan AIG yang tidak sensitif seperti Maklumat Sulit Syarikat, tetapi perlu disimpan secara sulit dalam AIG, seperti surat-menyurat dalaman antara kakitangan AIG, reka bentuk produk semasa dan akan datang serta spesifikasi prestasi, serta penyelidikan dan pembangunan produk. Lihat Dasar Pengendalian Maklumat Global AIG untuk maklumat selanjutnya mengenai maklumat kategori ini. Privasi Pekerja AIG menghormati maklumat peribadi dan harta pekerja. Walau bagaimanapun, AIG mesti mengambil langkah untuk: (1) memastikan pematuhan Tatakelakuan ini dan dasar AIG lain; (2) melindungi pekerja AIG, harta, kemudahan dan perniagaan; (3) melindungi dan menguruskan Maklumat Syarikat AIG, termasuk Maklumat Peribadi, dan memastikan ia hanya untuk tujuan perniagaan yang sah; (4) mencegah, mengesan dan menyiasat aktiviti jenayah; (5) membantu dalam siasatan dalaman, dakwaan atau prosedur dan kewajipan undang-undang; (6) bertindak balas kepada permintaan pengatur, kerajaan atau pihak berkuasa awam; dan (7) memastikan operasi perniagaan yang efisien. Bagi tujuan ini, dan sehingga tahap yang dibenarkan oleh undang-undang, AIG boleh: (1) memantau, mengimbas dan mengkaji penggunaan sistem teknologi maklumat AIG oleh pekerja, termasuk, tetapi tidak terhad kepada: komputer, emel, mesej segera dan sistem rangkaian, peranti mudah alih, telefon dan sistem suara yang lain, persidangan video dan sistem video yang lain, sumber mengimbas dan mencetak, kad-sistem akses kunci, dan maklumat lain yang diproses oleh komputer: (2) memantau dan mengkaji video sekuriti secara langsung dan rakaman, dan mengakses rekod, yang mungkin dikaitkan dengan premis AIG dan kemudahan lain yang pekerja dan pelawat mempunyai akses; dan (3) memeriksa, mengkaji, menyalin dan mengekalkan dokumen, dan barangan lain, dalam premis AIG dan kemudahan lain (seperti tempat kerja, pejabat, meja, kabinet fail dan lokasi penyimpanan yang lain). Tertakluk kepada undang-undang yang berkenaan, pekerja tidak boleh mengharapkan privasi dengan mengambil kira penggunaan sistem teknologi maklumat AIG, premis atau kemudahan lain, atau dengan perhatian atas apa-apa barangan dalam sistem AIG, premis atau kemudahan lain. 11

13 Komitmen Kita dalam Pasaran AIG terkenal dengan nilai keusahawanannya. Kita bersaing bersungguh-sungguh untuk mewujudkan peluang baru untuk pelanggan kita dan diri kita sendiri. Kita mencari kelebihan kompetitif hanya melalui amalan perniagaan yang sah di sisi undang-undang dan beretika. Privasi Pelanggan dan Keselamatan Data Pelanggan kita mengharapkan kita menjaga dan mengendali Maklumat Sulit Pelanggan, termasuk Maklumat Peribadi, yang dikongsikan oleh mereka, dengan penuh berhati-hati. Jangan sekali-kali menjejaskan kepercayaan pelanggan dengan mendedahkan Maklumat Sulit Pelanggan, termasuk Maklumat Peribadi, selain kepada mereka yang mempunyai keperluan perniagaan yang sah untuk mengakses maklumat itu atau dalam cara yang bercanggah dengan dasar dan notis privasi AIG. Klasifikasi maklumat sebagai Maklumat Peribadi mungkin berbeza mengikut negara. Pekerja yang mengendalikan maklumat pelanggan bertanggungjawab mengetahui dan mematuhi undangundang privasi data dan keselamatan maklumat. Dalam semua kes, kita mesti mengekalkan jagaan fizikal, pentadbiran dan teknikal yang sesuai ke atas Maklumat Sulit Pelanggan, termasuk Maklumat Peribadi. Kita perlu teliti dalam mematuhi undang-undang, peraturan dan dasar semasa berkongsi Maklumat Peribadi dengan pihak yang lain (walaupun untuk tujuan perniagaan yang sah) dan memindahkan Maklumat Peribadi merentasi sempadan negara. Sekiranya anda mempunyai soalan tentang privasi data dan/atau keselamatan maklumat, berunding dengan pengurus anda, penasihat undang-undang dan/atau pegawai pematuhan unit perniagaan. 12

14 Konflik Kepentingan Kedudukan anda di AIG tidak boleh digunakan untuk memperoleh pendapatan peribadi atau kelebihan yang tidak wajar kepada anda atau ahli keluarga anda. Sebarang situasi yang mewujudkan, atau nampak seperti mewujudkan, konflik kepentingan antara kepentingan peribadi dan kepentingan AIG, mesti dielakkan. Dasar Konflik Kepentingan Pekerja AIG menggariskan contoh bagi membantu pekerja dalam mengenal pasti konflik berpotensi dan mengemukakan prosedur untuk melaporkan konflik itu. Konflik kepentingan yang berpotensi perlu dilaporkan kepada pihak pengurusan, yang akan bekerja dengan pegawai pematuhan unit perniagaan atau, dalam kes pekerja korporat AIG, kepada Pegawai Pematuhan Eksekutif AIG atau pihak yang dilantik, untuk menentukan cara terbaik untuk menyelesaikan situasi tersebut. Menyampaikan Komitmen kita Konflik Kepentingan Sentiasa membuat keputusan demi kepentingan terbaik untuk AIG dan pelanggan kita bukan untuk kepentingan diri sendiri. Sentiasa sedar bagaimana aktiviti peribadi boleh mengakibatkan konflik berpotensi, seperti mengambil kerja kedua dengan atau membuat pelaburan dalam syarikat pelanggan AIG, pembekal atau pesaing. Berbincang dengan pengurus anda tentang sebarang keadaan yang boleh dikatakan sebagai konflik kepentingan. Proaktif menangani situasi yang mungkin meletakkan kepentingan diri anda atau ahli keluarga atau kawan anda dalam keadaan konflik dengan AIG. Pekerja tidak boleh melibatkan diri dalam kelakuan atau transaksi pada isu sehingga mereka menerima kelulusan bertulis untuk berbuat demikian daripada pihak berkuatkuasa dalam Dasar ini. Peluang Korporat Pekerja adalah dilarang mengambil untuk diri sendiri atau memberi peluang perniagaan kepada pihak ketiga yang didapati melalui penggunaan harta korporat AIG, maklumat atau kedudukan, kecuali AIG sudah menerima tawaran dan menolak peluang itu. Pekerja adalah dilarang sama sekali untuk menggunakan harta korporat, maklumat atau kedudukan untuk mendapat keuntungan peribadi kepada pengecualian AIG dan daripada bersaing dengan AIG. Hubungan Peribadi Ahli keluarga terdekat, individu seisi rumah anda dan individu yang mempunyai hubungan peribadi yang erat dengan anda, tidak sepatutnya mempengaruhi keputusan perniagaan. 13

15 Aktiviti Luar Kadang-kala, aktiviti luar boleh mewujudkan keadaan yang kelihatan seperti konflik kepentingan yang berpotensi. AIG menghormati privasi kesemua pekerjanya. Bagaimanapun, melainkan anda berada di negara yang melarang pelaporan sedemikian berdasarkan undang-undang dan/atau keperluan tempatan, anda perlu mendedahkan sebarang aktiviti luar yang boleh mengakibatkan konflik dan/atau pertindihan sebenar atau kelihatan seperti sebenar, antara kepentingan peribadi anda dan kepentingan AIG. Aktiviti-aktiviti yang boleh dipertimbangkan sebagai konflik haruslah dilaporkan kepada pengurus anda dan pegawai pematuhan anda yang dilantik, seperti yang disenaraikan di bawah, untuk memastikan bahawa sebarang potensi konflik akan ditangani dan diselesaikan dengan secepat mungkin: Perkhidmatan dengan luar perniagaan atau perdagangan persatuan, sama ada sebagai pekerja, ahli lembaga pengarah, pegawai, pemegang amanah, rakan kongsi atau perunding, dan terutamanya sebarang perniagaan semasa ini yang bertujuan untuk bekerjasama dengan AIG, atau bersaing atau berusaha untuk bersaing dengan AIG; kebenaran bertulis daripada pengurus anda diperlukan sebelummelibatkan diri dalam aktiviti luar seperti ini dan setiap permohonan mestilah diserahkan kepada pegawai pematuhan yang dilantik sebagai sebahagian daripada proses kelulusan. Kelulusan Pengurusan dan Pematuhan mesti diperbaharui pada setiap tahun, dan pada bila-bila masa jika terdapat perubahan pada fakta relevan yang menyokong pemberian kelulusan asal. Perkhidmatan dengan yayasan, rumah kebajikan atau organisasi tidak berasaskan keuntungan yang membayar perkhidmatan anda atau anda memegang jawatan yang bertanggungjawab mengenai kewangan (cth., berkhidmat sebagai Bendahari, ahli Jawatankuasa Audit atau ahli Jawatankuasa Pelaburan); kebenaran bertulis daripada pengurus anda diperlukan terlebih dahulu sebelum melibatkan diri dalam aktiviti luar seperti ini dan setiap permohonan mesti dihantar kepada pegawai pematuhan yang dilantik sebagai sebahagian daripada proses kelulusan. Kelulusan Pengurusan dan Pematuhan mesti diperbaharui pada setiap tahun, dan pada bila-bila masa jika terdapat perubahan pada fakta relevan yang menyokong pemberian kelulusan asal. Peruntukan ini tidak boleh diguna pakai pada perkhidmatan dalam lembaga koperasi, persatuan kondominium atau entiti yang sama di tempat kediaman anda, atau syarikat induk, amanah atau entiti yang sama ditubuhkan semata-mata untuk perancangan cukai atau harta pusaka anda atau keluarga anda. Perkhidmatan dengan yayasan, rumah kebajikan atau organisasi tidak berasaskan keuntungan yang mempunyai hubungan perniagaan dengan AIG. Tiada kelulusan diperlukan untuk aktiviti luar jenis ini selagi anda tidak dibayar dan tiada penampilan potensi atau sebenar konflik kepentingan. Jika anda mempunyai soalan yang mungkin dikenalpasti sebagai konflik, bincangkan dengan pegawai pematuhan anda yang dilantik. 14

16 Aktiviti Luar (bersambung) Pembentangan, ceramah atau perkhidmatan dalam panel yang menawarkan honorarium kepada anda. Sekiranya anda menerima pampasan untuk aktiviti seperti ini, anda perlu memberitahupegawai pematuhan anda yang dilantik secara bertulis sebelum menerima sebarang bayaran yang mungkin akan diterima oleh anda, dan anda mungkin dikehendaki untuk memberikan bayaran tersebut kepada AIG. Sebagai tambahan, sebarang bahan-bahan yang akan digunakan semasa pembentangan, ceramah atau panel mungkin perlu disemak sebelum pembentangan dengan mengikut unit perniagaan atau dasar polisi AIG. Berkhidmat sebagai pegawai awam, sebagai individu yang dilantik oleh entiti kerajaan atau bertanding sebagai calon politik; anda mesti mendapatkan kebenaran bertulis terlebih dahulu daripada Ketua Pegawai Pematuhan AIG atau wakil yang dilantik, di samping kelulusan pengurus anda. Kelulusan mesti diperbaharui sebelum tempoh penggal tamat dan sebelum menyertai pemilihan atau perlantikan semula. Untuk mengelakkan sebarang konflik dengan kepentingan AIG yang mungkin berlaku, apabila anda melibatkan diri dalam usaha-usaha sokongan komuniti yang bukan program tajaan AIG, anda tidak dibenarkan untuk mengimplikasikan bahawa usaha tersebut adalah pengesahan dari AIG. Hadiah dan Hiburan Hadiah sederhana dan hiburan yang sesuai boleh menjalin perhubungan perniagaan yang erat, tetapi penghargaan perniagaan ini, sama ada diberi atau diterima oleh pekerja, mestilah tidak mempengaruhi keputusan perniagaan. Sekiranya anda ditawarkan hadiah yang tidak menepati ciri-ciri yang ditetapkan dalam bahagian hadiah atau hiburan sesuai di muka surat ini, anda perlu menolak penerimaan hadiah atau hiburan itu dengan sopan. Jika penolakan hadiah tersebut mungkin menyinggung perasaan atau menjejaskan hubungan perniagaan, terima hadiah itu bagi pihak AIG dan hantar laporan hadiah secara bertulis kepada pengurus anda dalam masa 30 hari. Hadiah itu mestilah diberikan kepada pengurus anda, bersama-sama dengan pegawai pematuhan unit perniagaan, bagi menentukan cara pelupusan hadiah yang wajar. Wang tunai atau bersamaan dengan wang tunai, termasuk sijil hadiah, cek, cek kembara atau kiriman wang, sekuriti pelaburan, instrumen boleh runding, bayaran caj kad kredit atau barangan yang serupa, tidak boleh diterima atau ditawarkan sebagai hadiah tidak kira apa pun nilainya. Unit perniagaan boleh mengenakan sekatan dan keperluan laporan tambahan untuk hadiah dan hiburan. 15

17 Menyampaikan Komitmen kita Hadiah dan Hiburan Jangan benarkan hadiah dan hiburan perniagaan, sama ada diberi atau diterima, untuk mempengaruhi keputusan perniagaan. Ingat bahawa sekiranya penderma tidak hadir, maka hiburan itu tertakluk pada dasar hadiah. Hormat kepada sensitiviti tempatan dan budaya apabila bertukar-tukar hadiah dan hiburan perniagaan. Jangan sekali-kali memberi atau menerima hadiah mewah atau hiburan yang melampau. Jangan sekali-kali menawarkan sesuatu yang boleh dianggap sebagai rasuah atau bayaran yang tidak wajar atau hadiah. Apabila memberi hadiah atau hiburan untuk pegawai kerajaan, patuhi Dasar Anti Rasuah AIG. Jangan minta hadiah, pertolongan atau hiburan. Laporkan kepada pengurus anda dan pegawai pematuhan unit perniagaan sekiranya menerima sebarang hadiah bernilai lebih daripada USD $150, dan serahkan kepada mereka untuk pelupusan. Kelulusan pengurus secara bertulis diperlukan terlebih dahulu sebelum memberi hadiah bernilai lebih daripada USD $150. Hadiah atau hiburan yang sesuai, sama ada diberi atau diterima perlu: Mempunyai tujuan perniagaan yang tertentu. Mempunyai citarasa yang baik dan tidak melampaui batas atau berlebihan. Tidak ditukar kerap kali dengan sumber yang sama. Dibenarkan oleh AIG dan dasar penerima organisasi. Menjadi munasabah, biasa, beradat dan sah di sisi undang-undang dalam negara atau rantau di mana ia ditukar. Tidak bertujuan untuk mempengaruhi keputusan perniagaan. Sekiranya hadiah, nilainya tidak lebih daripada USD $150. Hadiah dan Hiburan untuk Pegawai Kerajaan, Pekerja atau Agen AIG terlibat dalam perniagaan dengan ramai pelanggan yang dimiliki atau dikawal oleh kerajaan. Ini termasuk bank negara, kementerian kewangan, dana pencen dan perusahaan lain (termasuk syarikat penerbangan dan bank komersial). Kebanyakan wakil pelanggan ini mungkin disifatkan sebagai pegawai kerajaan menurut kepada undang-undang anti rasuah tempatan atau antarabangsa. Kesimpulannya, pekerja yang berhubung dengan pelanggan kerajaan mesti mengetahui isu dan risiko berpotensi yang mungkin timbul apabila berurusan dengan pelanggan itu. Berhati-hati semasa memberi hadiah dan hiburan kepada pelanggan tersebut. Sebarang hadiah, hiburan atau perjalanan mesti selaras dengan Dasar Anti Rasuah AIG dan undang-undang tempatan. AIG menjalankan perniagaan di banyak negara yang menghadkan nilai hadiah, hiburan dan perjalanan yang boleh diterima oleh pegawai kerajaan mereka. 16

18 Hadiah dan Hiburan untuk Pegawai Kerajaan, Pekerja atau Agen (bersambung) Di samping mematuhi Dasar Anti Rasuah AIG, kesemua perjalanan, hadiah dan hiburan yang diberikan kepada pegawai kerajaan mestilah mematuhi Dasar Pengurusan Perbelanjaan AIG, Dasar Perjalanan dan Hiburan AIG dan dasar perniagaan tempatan yang berkuatkuasa. Hubungan dengan Rakan Niaga Kita Rakan niaga kita berkhidmat sebagai sambungan AIG. Semasa bekerja bagi pihak syarikat AIG, rakan kongsi niaga dikehendaki untuk mematuhi semangat Tatakelakuan, Tatakelakuan Pihak Ketiga AIG, dan mana-mana peruntukan undang-undang kontrak. Rakan niaga tidak boleh melakukan sesuatu yang dilarang atau yang dianggap kurang wajar bagi seseorang pekerja. Kita mesti memastikan pelanggan, penerbit, agen dan pembekal tidak mengeksploitasi hubungan dengan AIG atau melakukan penipuan, transaksi tidak beretika atau tidak jujur atas nama AIG. Rakan niaga AIG diharap tidak mewujudkan insentif kepada pekerja atau lain yang berurusan dengan AIG untuk melanggar piawaian Tatakelakuan. Kepelbagaian Pembekal AIG berusaha perkongisan dengan pembekal yang mempunyai pelbagai perniagaan. Kita khususnya menghargai pembekal yang berkongsi dedikasi dan komitmen AIG kepada tanggungjawab kepelbagaian dan sosial. Menyampaikan Komitmen kita Hubungan dengan Rakan Niaga Kita Berhati-hati dengan amalan perniagaan agen AIG dan wakil lain untuk memastikan cara yang betul digunakan untuk menyampaikan perkhidmatan kita. Melaksanakan ketekunan yang wajar berkenaan agen berpotensi, perunding dan kontraktor bebas sebelum melibatkan perkhidmatan mereka. Jangan memaksa atau menggalakkan pembekal atau agen AIG untuk terlibat dalam aktiviti yang tidak sesuai. Menghormati dan bertimbang rasa dengan pembekal, agen, dan wakil lain. Kita dikehendaki untuk menyokong Program Kepelbagaian Pembekal AIG dengan menggalakkan penggunaan pembekal yang memenuhi syarat kelayakan program. 17

19 Berurusan secara Adil AIG meminta kelebihan kompetitif yang hanya melalui amalan perniagaan yang sah di sisi undangundang dan beretika. Kita mesti menjalankan perniagaan dalam keadaan yang adil dengan pelanggan, pembekal perkhidmatan, pembekal dan pesaing kita. Jangan memandang rendah terhadap pesaing atau produk dan perkhidmatan mereka. AIG tidak akan bertoleransi dengan amalan mengambil kesempatan terhadap sesiapa dengan tidak wajar melalui proses manipulasi, penyembuyian, penyalahgunaan maklumat istimewa, memberikan fakta salah dengan sengaja atau sebarang amalan yang tidak adil. Menyampaikan Komitmen kita Berurusan secara Adil Menjalankan perniagaan dengan pelanggan dan pembekal dalam keadaan yang menunjukkan komitmen kita untuk bersaing secara adil. Menyediakan maklumat pemasaran yang benar dan tepat. Kumpulkan maklumat mengenai pesaing hanya mengikut kaedah betul dan sah di sisi undangundang dan dengan cara yang mengukuhkan integriti AIG. Jangan menggunakan kaedah yang tidak wajar atau boleh dipersoalkan untuk mengumpulkan maklumat mengenai pesaing. Jangan salah memperkenalkan diri anda atau tujuan anda dalam interaksi perniagaan dengan pelanggan atau rakan niaga AIG semasa atau berpotensi. Anti Amanah dan Persaingan Adil AIG bersaing bersungguh-sungguh secara adil di seluruh dunia. Kita berusaha untuk mengekalkan dan mengembangkan perniagaan kita melalui produk dan perkhidmatan unggul bukan melalui amalan kurang wajar atau anti berdaya saing. Kita berusaha untuk memahami dan mematuhi undang-undang persaingan dan anti amanah global. Undang-undang ini adalah rumit. Pekerja yang kurang pasti tentang amalan yang wajar perlu berunding dengan pegawai pematuhan unit perniagaan untuk maklumat dan penjelasan tambahan. Panduan berikut boleh membantu memastikan tatakelakuan perniagaan yang adil dan persaingan yang sihat. Lakukan: Bersaing bersungguh-sungguh dan sah di sisi undang-undang di setiap pasaran yang AIG mengambil bahagian, membuat semua keputusan perniagaan yang terbaik demi kepentingan AIG. Dapatkan maklumat mengenai pesaing AIG hanya daripada sumber yang sah di sisi undang-undang. Memberi komen terhadap produk atau perkhidmatan pesaing berdasarkan maklumat fakta sahaja. Jangan: Bersetuju secara rasmi atau tidak rasmi dengan pihak pesaing untuk menetapkan harga atau syarat jualan yang lain, tawaran rig, menetapkan tahap pengeluaran atau jualan, atau memperuntukkan pelanggan, pasaran atau wilayah. Berbincang dengan mana-mana pesaing mengenai perkara berikut: harga, tawaran, jualan pelanggan, komisen, dan syarat jualan, keuntungan, margin, kos, pengeluaran, inventori, bekalan, pelan pemasaran atau maklumat berdaya saing yang sensitif. Menghadiri mesyuarat dengan pesaing, berbincang tentang maklumat sensitif, termasuk subjek yang disebut di atas. Bersetuju dengan pihak lain selain daripada AIG sebagai pembekal atau pelanggan yang boleh digunakan untuk menjalankan perniagaan. Buat perbandingan yang tidak berasas atau tidak wajar antara pesaing, produk atau perkhidmatan mereka. Dapatkan maklumat berdaya saing yang sensitif daripada pesaing AIG atau sesiapa yang diketahui mempunyai kewajipan atas kesulitan kepada pesaing ini. 18

20 Maklumat Persaingan Tanda Amaran Anti Amanah dan Persaingan Adil Undang-undang Anti Amanah dan Persaingan adalah berbeza di antara negara dan negeri. Perbezaan ini menyebabkan tindakan tertentu dibenarkan di sesetengah negara atau negeri dan dilarang di tempat yang lain. Sekiranya anda menghadapi mana-mana aktiviti berikut dan kurang pasti sama ada aktiviti ini adalah sah, hubungi pegawai pematuhan unit perniagaan anda dan dapatkan nasihat cara untuk meneruskan: Percubaan untuk menetap atau mengawal harga jualan semula pelanggan. Membuat jualan sebarang produk atau perkhidmatan tertakluk kepada pembelian produk atau perkhidmatan yang dibuat oleh pelanggan. Menawarkan harga pelanggan atau syarat yang lebih baik daripada yang ditawarkan oleh pesaing kepada pelanggan itu. Menyekat pelanggan atau pembekal daripada berurusan dengan pesaing. Menjual produk atau perkhidmatan di bawah kos atau harga lain yang tidak adil atau amalan promosi. AIG melarang penggunaan kaedah yang tidah sah atau tidak beretika untuk mendapatkan maklumat sulit pesaing atau pembekal, termasuk rahsia perdagangan. Anda boleh dapatkan maklumat mengenai pesaing AIG hanya melalui sumber yang sah di sisi undang-undang. Anda tidak boleh mendapatkan maklumat berdaya saing yang sensitif daripada pesaing AIG atau sesiapa yang diketahui mempunyai kewajipan atas kesulitan kepada pesaing ini. Jangan sekali-kali mendapat, mendedah atau menggunakan rahsia perdagangan orang lain dengan tidak wajar. Tawaran maklumat sulit yang mungkin diperolehi secara tidak wajar mestilah dilaporkan dengan segera kepada pegawai pematuhan unit perniagaan. Tanda Amaran Gunakan dengan Berhati-hati Apabila Mendapatkan Perisikan Persaingan, termasuk: Menyimpan dokumen atau rekod komputer daripada bekas majikan. Memaksa atau menggalakkan pekerja baru membincangkan maklumat sulit tentang bekas majikan. Mendapatkan maklumat melalui sebarang kelakuan yang boleh ditafsirkan sebagai pengintipan atau mengintip, atau dalam keadaan yang anda tidak bersedia untuk mendedahkannya. Bergantung kepada tuntutan pihak ketiga secara tidak munasabah bahawa risikan perniagaan diperolehi dengan cara yang betul. 19

21 S&J Komitmen Kita dalam Pasaran S: Adakah undang-undang data privasi hanya merangkumi maklumat peribadi sensitif, seperti data perubatan, nombor sekuriti sosial, nombor kad kredit dan nombor akaun pencen? J: Tidak. Undang-undang data privasi berpotensi merangkumi semua maklumat yang mengenal pasti atau dikaitkan dengan individu tertentu. Contohnya, alamat e-mel pelanggan, butiran hubungan, keutamaan, suara dan gambar pelanggan dianggap sebagai Maklumat Peribadi yang dilindungi oleh undang-undang privasi data apabila maklumat itu boleh dikaitkan dengan individu yang dapat dikenal pasti. S: Apa yang dimaksudkan dengan tujuan perniagaan yang sah untuk menerima hadiah atau hiburan? J: Pekerja dibayar oleh AIG untuk bertindak demi kepentingan terbaik AIG. Contoh tujuan perniagaan yang sah untuk menerima hiburan ialah memakan tengah hari dengan rakan niaga untuk membincangkan isu perniagaan dan menjalin hubungan kerja yang lebih kukuh. Sebaliknya, menerima hadiah barangan peribadi seperti barang kemas tidak memanfaatkan kepentingan perniagaan AIG. Hadiah itu mesti ditolak kerana mereka mungkin mengkompromi kesetiaan pekerja atau mewujudkan perasaan terhutang budi kepada pemberinya. S: Bagi membantu saya melaksanakan tugas dengan lebih baik di AIG, saya menyimpan beberapa dokumen daripada bekas majikan saya. Dokumen ini adalah mengenai inisiatif pemasaran yang digunakan oleh bekas majikan saya. Bolehkah saya gunakan dokumen ini di AIG? J: Sekiranya dokumen itu mengandungi maklumat sulit atau proprietari bekas majikan anda maka anda tidak boleh menggunakan atau berkongsi maklumat ini. AIG mengharapkan semua pekerja menghormati sebarang pendedahan atau batasan penggunaan maklumat sulit yang diperolehi daripada bekas majikan atau pihak ketiga yang lain. Anda tidak patut guna atau kongsi maklumat ini sehingga anda berunding dengan pegawai pematuhan unit perniagaan anda. 20

22 Komitmen Kita kepada Pemegang Saham Kita Pemegang saham mengamanahkan aset mereka kepada kita. AIG melindungi aset ini melalui tindakan berintegriti dalam semua amalan perniagaan. Laporan Kewangan Pemegang saham, rakan niaga, pengatur dan orang ramai bergantung pada laporan kewangan untuk membuat keputusan. Laporan kewangan kita mesti benar, lengkap, terkini, adil, tepat dan mudah difahami. Bagi memastikan kita memenuhi piawaian ini dengan konsisten, hanya pekerja yang dibenarkan boleh memberi laporan kewangan kepada pihak luar. Rekod Perniagaan yang Tepat Rekod perniagaan mesti sentiasa disediakan dengan jujur dan tepat. Maklumat rekod perniagaan mesti tidak dipalsukan atau diubah. Kita tidak patut bersikap tidak jujur atau mengelirukan semasa mengekalkan rekod AIG, atau cuba mengelirukan pengurusan AIG, auditor, pengatur atau pemegang saham. Rekod perniagaan termasuk maklumat dalam sebarang media, termasuk salinan keras, rekod elektronik, e-mel, mesej segera, video dan pita sandaran. Pengurusan Rekod Kita mesti sentiasa mematuhi semua dasar pengurusan rekod dan maklumat yang dikuatkuasakan ( Dasar RIM ). Dasar ini diperuntukkan kepada pengekalan dan pelupusan semua maklumat yang dicipta, diterima atau dikekal oleh AIG dalam sebarang bentuk media, termasuk tetapi tidak dihadkan kepada salinan keras, rekod elektronik, e-mel, mesej segera, video dan pita sandaran. Kita mesti mengekalkan maklumat yang mempunyai nilai ketara kepada operasi dan pentadbiran AIG dan/atau maklumat yang tertakluk kepada undangundang, peraturan, atau keperluan pengekalan perniagaan ( Rekod Syarikat ) untuk tempoh masa yang dinyatakan dalam Jadual Pengekalan yang sesuai. Walaupun begitu, Rekod bukan-syarikat, termasuk salinan, draf, maklumat sementara dan Rekod Syarikat yang sudah melepasi tempoh pengekalan mengikut Jadual Pengekalan yang dikuatkuasa perlu dilupuskan kerana mereka tidak tertakluk kepada Notis Pemeliharaan. 21

23 Pengurusan Rekod (bersambung) Notis Pemeliharaan adalah arahan kepada pekerja untuk memelihara dokumen atau maklumat sama ada disimpan dalam bentuk kertas atau elektronik dan sama ada ia disimpan atau dikekalkan bentuk asal yang berkenaan pertanyaan kerajaan, penyiasatan, litigasi, sepina atau prosiding undangundang yang lain. Apabila anda menerima Notis Pemeliharaan anda perlu mengambil langkah segera untuk memelihara dan tidak boleh memadam, menghapus, atau mengubah dengan sebarang cara dalam sebarang dokumen dan maklumat yang dikategori dalam kategori yang dinyatakan dalam Notis Pemeliharaan sehingga anda menerima notis bertulis bahawa Notis Pemeliharaan tersebut tidak lagi berkesan, tidak kira sama ada tempoh pengekalan yang dinyatakan dalam Jadual Pengekalan sudahtamat. Soalan mengenai Notis Pemeliharaan perlu diajukan kepada individu yang mengeluarkan Notis Pemeliharaan itu. Melindungi Sumber AIG Bagi memberikan khidmat terbaik kepada pelanggan dan pemegang saham, adalah penting kita menunjukkan penggunaan dan penjagaan terbaik semua sumber kita. Harta Fizikal Harta AIG, termasuk hartanah, infrstruktur data, peralatan dan bekalan, mesti dilindungi daripada penyalahgunaan, kerosakan, pencurian atau pengendalian lain yang tidak wajar. Keselamatan Peribadi Menjadi tanggungjawab semua pekerja untuk kekal berwaspada tentang keselamatan dan perlindungan. AIG beroperasi di pelbagai lokasi dan kemudahan di seluruh dunia, dan dasar serta amalan berlainan mungkin lebih berkesan dilaksanakan dalam bidang kuasa yang berbeza. Soalan mengenai keselamatan dan perlindungan perlu diajukan kepada Kumpulan Keselamatan Global AIG atau pegawai keselamatan tempatan atau serantau. Harta Intelek Harta intelek AIG adalah kerja kreatif atau ciptaan, biasanya mempunyai nilai komersial. Terdapat lima kategori harta intelek yang berkaitan dengan perniagaan AIG: cap dagang dan tanda perkhidmatan, hak cipta, nama domain, paten dan rahsia perdagangan. Setiap pekerja diminta melindungi harta intelek yang dimiliki oleh AIG dan rakan niaganya dan menghormati harta intelek yang dimiliki oleh pihak ketiga. Menyampaikan Komitmen kita Harta Intelek Jangan sekali-kali menggunakan harta intelek AIG secara tidak wajar. Jangan sekali-kali mendedahkan harta intelek tidak rasmi tanpa kelulusan. Melindungi harta intelek AIG dengan mendapat, atau membantu orang lain untuk mendapatkannya, paten, cap dagang, tanda perkhidmatan atau hak cipta. Jangan sekali-kali menggunakan harta intelek daripada bekas majikan tanpa kebenaran. Jangan sekali-kali menggunakan atau menyalin perisian atau dokumentasi, kecuali yang dinyatakan dalam perjanjian pelesenan. AIG menghormati batasan yang ditetapkan pada perisian oleh pemaju atau pengedar. 22

24 Dana Dana AIG perlu digunakan secara bertanggungjawab dan semata-mata untuk perniagaan AIG. Kad kredit korporat yang diberikan kepada pekerja untuk membayar perbelanjaan perniagaan dan tidak boleh digunakan untuk perbelanjaan peribadi. Kita mempunyai kewajipan untuk melindungi dana AIG daripada penyalahgunaan atau pencurian dan memastikan AIG mendapat nilai tambah apabila AIG membelanjakan dana. Kita hanya boleh meminta balik bayaran untuk perbelanjaan perniagaan yang sebenar, munasabah dan dibenarkan. Sistem Teknologi Maklumat Sistem teknologi maklumat AIG termasuk, tetapi tidak terhad kepada, komputer, sistem rangkaian, e-mel dan sistem mesej segera, peranti mudah alih, telefon dan sistem suara lain, persidangan video dan sistem video lain, sumber mengimbas dan mencetak, kadsistem akses kunci dan maklumat lain yang diproses oleh komputer. Kita semua mempunyai tanggungjawab untuk melindungi sistem ini dan data yang terkandung dalamnya daripada akses yang tidak sah, kerosakan, kehilangan atau pencurian. Tambahan pula, sistem teknologi maklumat AIG adalah harta AIG dan untuk digunakan atas tujuan perniagaan. Kecuali dilarang oleh Dasar AIG atau undang-undang yang dikuatkuasa atau perjanjian buruh, penggunaan sistem teknologi maklumat AIG untuk tujuan peribadi secara wajar, sekali-kala, seketika diperlukan oleh pekerja adalah dibenarkan sekiranya penggunaan tersebut tidak mengganggu prestasi kerja anda, mempunyai kesan yang tidak wajar ke atas operasi sistem teknologi maklumat tersebut, atau melanggar sebarang dasar AIG, panduan, piawaian atau undang-undang yang dikuatkuasa. Walau bagaimanapun, tertakluk kepada keperluan undang-undang, apabila anda menggunakan sistem maklumat AIG anda perlu tahu tiada privasi kerana sistem tersebut mungkin diimbas, dipantau, dan dikaji oleh AIG untuk tujuan yang sah seperti yang dinyatakan dalam bahagian Privasi Pekerja dalam Tatakelakuan ini. Mesej dan sebarang komunikasi lain yang dihantar atau diterima menggunakan sistem teknologi maklumat AIG tidak boleh digunakan untuk mencipta, menyimpan atau memindahkan maklumat yang bermusuhan, berniat jahat, menyalahi undangundang, seksual yang eksplisit, diskriminasi, mengganggu, karut, hina atau menghina. Sistem ini juga tidak boleh digunakan dengan tujuan mengakses dengan sengaja tapak internet atau perkhidmatan dalam talian lain yang mengandungi isi kandungan yang serupa. Tanda Amaran Elakkan tindakan berikut untuk Melindungi Maklumat Sensitif Kita Berbincang maklumat sulit dengan kuat atau secara terbuka dan mungkin ada pihak lain yang terdengar. Berbincang maklumat proprietari AIG dengan pihak ketiga tanpa kebenaran dan perjanjian tertutup yang dikuatkuasa. Perbincangan tentang maklumat proprietari AIG dengan pelanggan atau pembekal tanpa kelulusan yang wajar dan pengetahuan kedudukan hubungan tersebut sama ada secara rahsia atau bukan rahsia. Membuang draf dan nota rahsia dengan cara tidak betul. 23

25 S&J Komitmen Kita kepada Pemegang Saham Kita S: Saya rasa saya menemui kesilapan dalam ringkasan kewangan yang disediakan oleh auditor luar. Maklumat tersebut sudah diserah untuk dimasukkan ke dalam pendedahan orang ramai. Bagaimana saya dapat menyuarakan kerisauan saya? J: Ia adalah amat penting anda memberitahu pihak berkuatkuasa untuk menangani isu tersebut. Kesilapan itu boleh menjadi serius. Anda mempunyai kewajipan untuk menyuarakan kerisauan anda kepada individu yang sesuai dengan segera. Sekiranya kurang pasti, hubungi pengurus anda, pegawai pematuhan unit perniagaan, Talian Bantuan Pematuhan di , atau e-mel Talian Perakaunan di S: Pengurus saya meminta saya menyediakan pesanan pembelian untuk perkhidmatan dengan kos sebanyak USD $30,000. Kuasa perbelanjaan beliau hanya USD $25,000. Bolehkah saya bahagikan pesanan tersebut kepada dua pesanan pembelian untuk mengelakkan kelulusan peringkat lebih tinggi? J: Tidak, anda tidak boleh berbuat demikian. Tidak mendapatkan kelulusan sah adalah melanggar Dasar AIG, yang direka untuk memastikan kawalan perakaunan dalaman yang mencukupi dikekalkan dan beroperasi secara berkesan. Sekiranya anda berasa kurang selesa memberitahu pengurus anda, sila berbincang dengan pegawai pematuhan unit perniagaan. KOMITMEN KITA KEPADA PEMEGANG SAHAM KITA (bersambung) perkara yang sama. Adakah saya sepatutnya melakukan perkara yang berbeza? J: Ya, situasi itu perlu dikendalikan dengan cara yang berlainan. Komputer riba dan maklumat yang terkandung di dalamnya adalah harta AIG dan sentiasa mempunyai data rahsia atau sensitif. Anda mempunyai tanggungjawab untuk memastikan peralatan dan maklumat dilindungi daripada kehilangan, pencurian atau pendedahan yang tidak sengaja. Anda dan rakan sekerja anda perlu menjaga peralatan/bilik itu atau mengarahkan seseorang untuk menjaga peralatan itu. S: Saya mendapati pekerja salah satu pembekal diberi akses luas kepada rangkaian kita. Saya tidak berasa mereka memerlukan akses itu untuk menjalankan kerja. Adakah ini membahayakan maklumat AIG? Apakah yang perlu saya lakukan? J: Anda mungkin betul, tetapi anda mungkin tidak mempunyai semua maklumat. Anda perlu membincangkan situasi ini dengan pengurus anda. Sekiranya tindakan seterusnya diperlukan, anda atau pengurus anda perlu menghubungi pegawai pematuhan unit perniagaan. S: Saya menghadiri mesyuarat dengan beberapa pengurus AIG di bilik persidangan hotel. Pada waktu makan tengah hari, semua orang meninggalkan komputer riba mereka di dalam bilik. Saya rasa kurang selesa, tetapi saya melakukan 24

26 Komitmen Kita sebagai Warga Korporat Melalui produk, perkhidmatan dan amalan perniagaan yang bertanggungjawab, AIG berusaha mempertingkatkan kualiti hidup di setiap negara di mana kita menjalankan perniagaan. Menggalakkan pematuhan undang-undang dan peraturan yang diaplikasikan dalam perniagaan kita merupakan asas kewargaan korporat. Kemapanan Melalui amalan mampan, kita boleh melaksanakan kewajipan kita untuk membantu AIG memberi sumbangan positif kepada masyarakat dan alam sekitar. Operasi insurans alam sekitar kita memimpin ke arah menyediakan penyelesaian yang mempromosikan alam sekitar yang lebih bersih dan selamat. Perniagaan insurans kita mempunyai sejarah yang panjang mengenai membantu pelanggan kita pulih daripada bencana semula jadi. Selama ini, syarikat AIG sudah melabur dalam pembangunan dana hijau yang melabur dalam projek dan teknologi yang memanfaatkan alam sekitar. Melabur dalam negara di seluruh dunia di mana kita menjalankan perniagaan iaitu strategi teras yang memanfaatkan ekonomi tempatan dan mengukuhkan tradisi panjang di AIG. Sumbangan Kebajikan menambah baik dan berkhidmat komuniti di mana pekerja bekerja. Sebarang soalan mengenai program ini perlu diajukan kepada Komunikasi Korporat AIG. Aktiviti Politik AIG mempunyai komitmen jangka panjang kepada penglibatan dalam komuniti dan sumbangan kebajikan. Syarikat AIG menyumbang kembali kepada komuniti dengan mengajurkan dan menyokong aktiviti sukarela dan program jangkauan, melalui Program Pemadanan Geran dan Dana Pemulihan Bencana, yang menyediakan pelbagai bantuan kepada mangsa bencana semula jadi dan bukan semula cjadi dan kecemasan di seluruh dunia. AIG juga menyediakan pekerja Masa Rehat Sukarelawan untuk menyokong aktiviti yang Undang-undang dan peraturan yang mentadbir aktiviti politik korporat, pelobian, dan sumbangan adalah rumit. Kumpulan Hal Ehwal Kerajaan Negeri dan Persekutuan A.S atau Kumpulan Hal Ehwal Kerajaan dan Pengawal Selia Antarabangsa meluluskan aktiviti-aktiviti yang dibenarkan dan memastikan mereka konsisten dengan strategi bisnes AIG. Larangan-larangan aktiviti politik diterangkan dalam Polisi AIG: AIG Policy on Lobbying and Political Activity. 25

27 Aktiviti Politik (bersambung) Semua kakitangan tidak dibenarkan berhubung dengan sesiapa yang dipilih atau dilantik sebagai pegawai kerajaan, mengenai aktiviti politik ataupun untuk melobi bagi pihak AIG tanpa kelulusan daripada Kumpulan Hal Ehwal Kerajaan Negeri dan Persekutuan A.S atau Kumpulan Hal Ehwal Kerajaan dan Pengawal Selia Antarabangsa. Dana atau aset AIG tidak boleh digunakan untuk tujuan politik tanpa berunding terlebih dahulu dengan Kumpulan Hal Ehwal Kerajaan Negeri dan Persekutuan A.S atau Kumpulan Hal Ehwal Kerajaan dan Pengawal Selia Antarabangsa. Hanya wakil yang dibenarkan boleh memberi sumbangan kepada calon-calon politik jawatan awam bagi pihak AIG. Aktiviti atau hal politik peribadi hal tidak patut bercanggah dengan tanggungjawab anda di AIG atau menandakan sokongan AIG. Sepanjang aktiviti politik sukarela, tiada kakitangan dibenarkan mengguna nama AIG untuk mengimplikasi penajaan atau sokongan, atau menggunakan aset korporat kecuali jika dibenarkan oleh undang-undang. Kakitangan AIG yang ingin mencalonkan diri untuk sebarang jawatan awam perlu mendapatkan kebenaran bertulis daripada Ketua Pegawai Pematuhan AIG dan tidak boleh menggunakan nama AIG selain daripada untuk tujuan mengenal pasti AIG sebagai majikan mereka. Perdagangan Dalam Sekuriti Dalam menjalankan perniagaan AIG, pekerja selalu mempelajari maklumat penting mengenai AIG atau syarikat lain sebelum maklumat tersebut disiarkan kepada orang ramai. Berurus niaga dalam sekuriti semasa memiliki maklumat penting tidak rasmi, atau tip maklumat ini kepada orang lain, adalah bertentangan dengan dasar AIG dan salah di sisi undang-undang. Sekatan ke atas perdagangan sekuriti kedua-dua sekuriti AIG dan syarikat lain yang diperincikan dalam Dasar Perdagangan Dalaman AIG (yang meliputi semua pekerja dan ahli keluarga anda yang terdekat). Umumnya: Anda tidak boleh membeli atau menjual sekuriti AIG semasa memiliki maklumat penting tidak rasmi yang berkaitan dengan AIG. Anda tidak boleh membeli atau menjual sekuriti syarikat yang lain sekiranya anda memiliki maklumat penting tidak rasmi tentang syarikat yang diperolehi melalui kursus pekerjaan dengan AIG. Apabila anda memiliki maklumat penting tidak rasmi tentang AIG, atau tentang mana-mana syarikat lain, sekiranya maklumat seperti itu diperolehi dalam kursus pekerjaan dengan AIG, anda tidak boleh memberikan (atau tip ) maklumat itu kepada orang lain atau mencadangkan sesiapa untuk membeli atau menjual sekuriti AIG atau syarikat itu. Semua pekerja dilarang sama sekali melibatkan diri dalam perkara berikut: Urus niaga perlindungan berkenaan sekuriti AIG; Jualan Singkat sekuriti AIG; dan Sekuriti dagangan derivatif, seperti letak atau panggil opsyen, swap atau kolar yang berkaitan dengan sekuriti AIG. Terdapat sekatan tambahan ke atas pekerja yang dikenali sebagai Pegawai Tetap dan Orang Akses kerana istilah itu ditakrifkan dalam Dasar Perdagangan Dalaman AIG. Sebelum melibatkan diri dalam sebarang aktiviti perdagangan sekuriti, berunding dengan Dasar Perdagangan Dalaman AIG untuk menentukan sama ada transaksi dibenarkan di bawah Dasar itu. Di samping itu, pekerja di anak syarikat AIG juga tertakluk kepada dasar dagangan dalaman yang lain, termasuk pra-kelulusan dan keperluan laporan berkaitan dengan aktiviti perdagangan peribadi mereka. Sebarang soalan mengenai Dasar atau peraturan dan sekatan yang digambarkan di atas, perlu diajukan kepada Kumpulan Sekuriti Korporat di Jabatan Perundangan Global AIG. 26

28 Sekatan Ekonomi, Anti-Boikot dan Undang-Undang Kawalan Eksport Dalam pematuhan dengan A.S. dan program sekatan ekonomi yang lain, pekerja dilarang sama sekali daripada menjalankan perniagaan dengan atau memanfaatkan: (1) individu atau entiti yang ditetapkan (terlibat dalam atau berkaitan dengan sesetengah aktiviti, termasuk keganasan global, senjata proliferasi atau pemerdagangan narkotik); dan (2) sesetengah negara, kerajaan mereka (termasuk agen kerajaan dan entiti milik kerajaan) serta warganegara dan entiti swasta yang terletak di negara itu. Bagi menentukan sama ada pihak ketiga tertakluk kepada larangan ini, berunding dengan pegawai pematuhan unit perniagaan. Pencegahan Pengubahan Wang Haram AIG mempunyai komitmen untuk memenuhi tanggungjawab untuk membantu mencegah pengubahan wang haram dan pembiayaan pengganas. Tanggungjawab ini umumnya termasuk mengenal pasti pelanggan, pemantauan aktiviti pelanggan dan melaporkan aktiviti yang mencurigakan atau luar biasa selaras dengan undang-undang. Pekerja dikehendaki untuk mematuhi dasar anti pengubahan wang haram yang ditubuhkan oleh AIG dan unit perniagaannya. Laporan terhadap aktiviti yang mencurigakan perlu dibuat dengan secepat mungkin. Hubungi pengurus anda atau pegawai pematuhan Unit Perniagaan sebaik sahaja anda mempunyai kemusykilan bahawa aktiviti mungkin menjadi luar biasa atau mencurigakan. Bagi maklumat lanjut mengenai topik ini, sila rujuk Dasar Anti Pengubahan Wang Haram Global AIG. Sebagai organisasi global, pekerja AIG mungkin perlu mengikut sekatan ekonomi atau undang-undang pelbagai bidang kuasa. Memandangkan undangundang negara mungkin bercanggah dalam situasi seperti ini, adalah amat penting anda menghubungi pegawai pematuhan unit perniagaan. Pekerja dilarang sama sekali daripada mengambil bahagian dalam boikot yang tidak disokong oleh Kerajaan A.S. Sekiranya anda diminta mengambil bahagian dalam, atau menyediakan maklumat yang boleh digunakan untuk melaksanakan seperti boikot, laporkan perkara tersebut dengan segera kepada pegawai pematuhan unit perniagaan. Pekerja juga mesti mematuhi undang-undang kawalan eksport yang dikuatkuasakan. Bagi menentukan sama ada eksport atau eksport semula adalah tertakluk kepada kawalan atau larangan, berunding dengan pegawai pematuhan unit perniagaan. Bagi maklumat lanjut mengenai topik ini, sila rujuk Dasar Sekatan Ekonomi AIG, Dasar Anti-Boikot Global AIG, dan Dasar Kawalan Eksport Global AIG. 27