Bab I Pendahuluan. I.1 Latar Belakang

Transkripsi

1 Bab I Pendahuluan I.1 Latar Belakang Rumah sakit menurut Permenkes No. 147 tahun 2010 merupakan institusi pelayanan kesehatan yang kegiatan utamanya melayani dan menjual jasa perawatan kepada perorangan maupun paripurna dengan berbagai layanan seperti pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. Sebagai pengelola jasa layanan kesehatan, rumah sakit memerlukan sebuah manajemen dalam pengelolaannya agar dapat berjalan sesuai dengan visi dan misi yang harus dijalankan. Rumah sakit berkembang dengan memperluas pelayanan dan meningkatkan kinerja layanan kesehatan. Pelayanan kesehatan yang berkualitas tidak terlepas dari fungsi pengadaan logistik rumah sakit. Manajemen logistik merupakan hal yang sangat penting bagi rumah sakit untuk mengelola persediaan logistik rumah sakit yang salah satunya adalah persediaan obat. Persediaan obat yang terlalu besar maupun terlalu sedikit akan membuat rumah sakit mengalami kerugian. Kerugian tersebut dapat berupa biaya persediaan obat yang membesar serta terganggunya kelancaran pelayanan kesehatan di rumah sakit. Persediaan adalah suatu sumber daya yang menganggur yang keberadaannya menunggu proses lebih lanjut dan dapat digunakan untuk permintaan masa mendatang (Bahagia, 2006). Persediaan merupakan suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam suatu periode tertentu atau persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi (Freddy, 2007). Dengan adanya persediaan yang berdasarkan definisi tersebut dapat menunjukkan bahwa persediaan adalah suatu barang yang disediakan oleh penyelenggara atau petugas logistik agar dapat digunakan jika terdapat permintaan barang di masa mendatang. Rumah Sakit AMC merupakan sebuah rumah sakit swasta milik PT. Annisa Eka Utama yang bergerak dibidang pelayanan kesehatan. Rumah Sakit AMC berdiri pada tahun 2005 di Bandung. Rumah Sakit AMC didirikan untuk memenuhi pelayanan kesehatan masyarakat Cileunyi dan wilayah Bandung Timur dan dapat dijangkau dari beberapa kota seperti Garut, Tasik, Sumedang dan kota lainnya 1

2 dikarenakan posisinya yang strategis. Rumah Sakit AMC memiliki 6 fasilitas medis dimana salah satunya adalah Instalasi Farmasi Rumah Sakit (IFRS) yang menyediakan barang-barang farmasi yang salah satunya adalah obat. Instalasi Farmasi Rumah Sakit diharapkan mampu memenuhi kebutuhan pasien sesuai dengan yang dibutuhkan. Instalasi farmasi rumah sakit AMC menyediakan pelayanan untuk tiga instalasi lainnya yang ada di rumah sakit AMC yaitu Instalasi Gawat Darurat (IGD), Instalasi Rawat Inap dan Instalasi Rawat Jalan. Dari ketiga layanan tersebut, masing-masing instalasi memberikan kontribusi pemasukan kepada instalasi farmasi rumah sakit AMC. Berikut persentase total penjualan tiap instalasi rumah sakit AMC Bandung : Persentase Total Penjualan Tiap Instalasi Rumah Sakit AMC Bandung Periode Januari - Desember % 18% 60% Rawat Jalan Rawat Inap IGD Gambar I.1 Persentase Total Penjualan Tiap Instalasi Rumah Sakit AMC Bandung Periode Januari Desember 2013 Berdasarkan gambar I.1 diatas menunjukkan bahwa total penjualan yang paling tinggi di rumah sakit AMC Bandung untuk instalasi farmasi adalah dari instalasi rawat jalan sebesar 60%. Hal ini berarti instalasi rawat jalan sangat penting bagi rumah sakit AMC Bandung karena memberikan pemasukan yang besar. Oleh karena itu, instalasi farmasi rumah sakit harus selalu menyediakan kebutuhan obat yang dibutuhkan oleh pasien terutama pasien rawat jalan sehingga memberikan keuntungan bagi rumah sakit AMC. Setiap obat mempunyai karakteristik dan jumlah permintaan yang berbeda-beda tergantung tingkat kebutuhan masing-masing obat. Setiap obat digunakan sesuai dengan kebutuhannya masing-masing. Untuk dapat memenuhi ketidakpastian 2

3 setiap jenis permintaan obat, rumah sakit AMC harus dapat mengatur ketersediaan obat untuk kebutuhan pasien karena akan sangat berpengaruh terhadap kelangsungan proses pelayanan rumah sakit agar dapat berjalan dengan lancar dan mencegah terjadinya kelebihan persediaan (over stock) ataupun kekurangan persediaan (stock out). Saat ini rumah sakit AMC belum mempunyai dasar yang jelas dalam hal kebijakan persediaan. Penanganan persediaan obat dilakukan berdasarkan kebijakan dari pihak manajemen instalasi farmasi. Pemesanan obat dilakukan apabila jumlah persediaan obat di gudang sudah sedikit atau hampir habis tanpa memperhitungkan jumlah obat yang dipesan dan komponen-komponen biaya yang akan mempengaruhi total biaya persediaan. Jumlah obat yang dipesan oleh rumah sakit hanya berdasarkan jumlah pemesanan sebelumnya. Selain itu, rumah sakit AMC belum melakukan penetapan prioritas penanganan terhadap obat-obat yang ada di instalasi farmasi dan penentuan jumlah cadangan pengaman yang harus disediakan pada leadtime yang telah ditentukan supplier. Ketidakmampuan merencanakan dengan baik persediaan ini membuat rumah sakit mengalami terjadinya persediaan yang berlebih (over stock) sehingga berpengaruh terhadap total biaya persediaan obat. Gambar I.2 merupakan grafik perbandingan antara permintaan obat dan persediaan obat yang ada di rumah sakit AMC Perbandingan Permintaan dan Persediaan Obat Rumah Sakit AMC Bandung Periode Agustus - Desember 2013 Agust Sept Okt Nov Des Permintaan Persediaan Gambar I.2 Grafik Perbandingan Permintaan dan Persediaan Obat Rumah Sakit AMC Bandung Periode Agustus Desember 2013 (Sumber : Data Persediaan Rumah Sakit AMC Bandung) 3

4 Pada gambar I.2 dapat dilihat bahwa total persediaan obat di instalasi farmasi rumah sakit AMC melebihi total permintaan obat. Hal ini berarti ada permasalahan pada persediaan obat dimana adanya ketidakseimbangan antara jumlah permintaan obat dengan jumlah persediaan obat. Ketidakseimbangan ini menyebabkan terjadinya persediaan yang berlebih (overstock) yang dapat menimbulkan kerusakan pada barang persediaan. Kelebihan obat tersebut dikarenakan kurang tepatnya dalam penentuan jumlah persediaan obat yang menyebabkan kerugiaan pada rumah sakit akibat dari biaya yang dikeluarkan cukup besar. Pengaturan persediaan obat pada suatu klinik atau rumah sakit sangat dibutuhkan untuk memenuhi pesanan dalam jumlah dan waktu yang tepat sehingga biaya total persediaan dapat dikurangi dengan adanya periode pesan dan kuantitas pemesanan yang optimal (Djunaidi, 2005). Pemesanan dalam jumlah yang tepat dan waktu yang tepat akan mengurangi terjadinya kelebihan persediaan sehingga perusahaan dapat melakukan pengelolaan persediaan dengan baik. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, rumah sakit AMC perlu melakukan klasifikasi obat dan optimasi terhadap besarnya persediaan maksimum dan minimum obat serta waktu antar pemesanan obat agar dapat meminimasi total biaya persediaan obat. Oleh karena itu, pada penelitian ini akan dilakukan pengendalian persediaan dengan menentukan klasifikasi obat dan menentukan kebijakan persediaan obat yang tepat agar dapat mengurangi terjadinya persediaan obat yang berlebih dan meminimalisir total biaya persediaan obat yang dikeluarkan. Pengendalian persediaan tersebut menggunakan analisis ABC dan analisis VED serta metode Continuous Review (s,s) System dikarenakan pola permintaan obat tersebut bersifat probabilistik. Dengan adanya penelitian ini, diharapakan rumah sakit AMC dapat menjadikan kebijakan pengendalian persediaan ini sebagai alternatif usulan dalam melakukan pengendalian persediaan. 4

5 I.2 Perumusan Masalah Berdasarkan latar belakang diatas, perumusan masalah dalam penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut : 1. Bagaimana menentukan klasifikasi obat yang ada di bagian instalasi farmasi rumah sakit AMC Bandung? 2. Bagaimana menentukan kebijakan persediaan obat yang tepat di bagian instalasi farmasi rumah sakit AMC Bandung agar dapat meminimasi total biaya persediaan obat? I.3 Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Menentukan klasifikasi obat yang ada di bagian instalasi farmasi rumah sakit AMC Bandung. 2. Menentukan kebijakan persediaan obat yang tepat di bagian instalasi farmasi rumah sakit AMC Bandung agar dapat meminimasi total biaya persediaan obat. I.4 Batasan Penelitian Batasan masalah dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Penelitian hanya dilakukan pada bagian instalasi farmasi rumah sakit AMC Bandung. 2. Data yang digunakan yaitu data persediaan obat dari bulan Januari 2013 sampai dengan Desember Data demand yang digunakan dari data tahun Demand yang terjadi bersifat probabilistik. 5. Leadtime pengiriman barang tetap yaitu selama 2 hari setelah pemesanan. 6. Pengolahan data tidak memperhatikan kenaikan harga atau inflasi. 7. Penelitian dilakukan hanya sebagai improvement dan tidak sampai tahap implementasi. 5

6 I.5 Manfaat Penelitian Manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut : 1. Mengurangi dan meminimalisir terjadinya overstock di rumah sakit AMC Bandung. 2. Meminimasi total biaya persediaan di Rumah Sakit AMC Bandung untuk memenuhi kebutuhan obat rumah sakit. I.6 Sistematika Penulisan Penelitian ini diuraikan dengan sistematika penelitian sebagai berikut : Bab I Bab II Bab III Bab IV Pendahuluan Pada bab ini berisi uraian mengenai latar belakang dilakukannya penelitian, menentukan perumusan masalah yang akan dijadikan topik permasalahan penelitian, menentukan tujuan penelitian, menentukan batasan penelitian, manfaat penelitian yang diperoleh dan sistematika dalam penulisan penelitian tugas akhir. Landasan Teori Pada bab ini berisi tentang teori maupun metode yang menjadi landasan dalam melakukan penelitian tugas akhir ini. Metodologi Penelitian Pada bab ini dijelaskan langkah-langkah penyelesain penelitian secara rinci yang meliputi: tahap merumuskan masalah penelitian, merumuskan hipotesis, pengumpulan dan pengolahan data, analisis terhadap pengolahan data serta pengambilan kesimpulan dan saran yang dapat diberikan kepada pihak perusahaan. Pengumpulan dan Pengolahan Data Pada bab ini berisi mengenai data yang dikumpulkan selama penelitian yang kemudian akan digunakan dan diolah untuk menentukan kebijakan persediaan obat di rumah sakit AMC Bandung. 6

7 Bab V Bab VI Analisis Pada bab ini berisi mengenai analisis hasil dari pengolahan data serta penggunaan perhitungan metode yang digunakan dalam penelitian ini yang mengenai perhitungan jumlah pemesanan yang harus dilakukan, waktu pemesanan yang tepat untuk dilakukan, jumlah cadangan pengaman yang harus dilakukan dan total biaya persediaan serta analisis sensitivitas dengan parameter-parameter yang telah ditentukan. Kesimpulan dan Saran Pada bab ini berisi mengenai kesimpulan berdasarkan tujuan penelitian yang disesuaikan dengan hasil yang didapatkan pada pengolahan dan analisis data serta saran untuk rumah sakit AMC Bandung atas dilakukannya penelitian ini. 7