ANALISIS TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN BEST PRACTICE ITIL V3 SERVICE OPERATION (STUDI KASUS : PUSTAKA DAN ARSIP KAMPAR ) TUGAS AKHIR

Transkripsi

1 ANALISIS TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN BEST PRACTICE ITIL V3 SERVICE OPERATION (STUDI KASUS : PUSTAKA DAN ARSIP KAMPAR ) TUGAS AKHIR Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer Pada Program Studi Sistem Informasi oleh SAPRI AKMAL FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SULTAN SYARIF KASIM RIAU PEKANBARU 2016

2

3

4 ANALISIS TATA KELOLA TEKNOLOGI INFORMASI DENGAN BEST PRACTICE ITIL V3 SERVICE OPERATION (STUDI KASUS : PUSTAKA DAN ARSIP KAMPAR ) SAPRI AKMAL NIM : Tanggal Sidang : 04 Desember 2015 Periode Wisuda : Februari 2016 Jurusan Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau Jl. Soebrantas KM 15 No. 155 Pekanbaru ABSTRAK Perpustakan dan Arsip Kampar merupakan salah satu perpustakaan yang ada di kampar yang telah menerapkan Teknologi Informasi untuk mendukung kegiatan organisasi. Perangkat TI yang digunakan yaitu perangkat komputer dan sistem untuk layanan Perpustakaan. Pelayanan di perpustakaan telah diatur dalam SOP (Standar Operasional Prosedur), tetapi ada proses yang belum diatur dalam SOP yaitu untuk Layanan Teknologi Informasi. Infrastruktur TI yang ada pada Pustaka dan Arsip Kampar ini penggunaannya belum optimal dikarenakan belum adanya aturan yang mengelola bagian operasional TI, jadi semua proses yang berhubungan dengan TI dilakukan oleh operator. Pengelolaan infrastruktur IT ini belum bisa dimaksimalkan disebabkan pengelolaan dari infrastruktur IT ini belum tepat. Tujuan penelitian adalah untuk memberikan acuan tatakelola berdasarkan Best Practice ITILV3 Service Operation. Best practice adalah metode atau teknik yang secara konsisten menunjukkan hasil yang lebih unggul dari yang dicapai dengan cara lain dan digunakan sebagai acuan. Hasil penelitian berupa rancangan SOP mengacu pada ITIL proces, dan adanya pembuatan Service Level agreement (SLA) untuk menyepakati setiap layanan yang ada. Kata kunci : ITIL, Perpustakaan dan Arsip Kampar, SLA, SOP vii

5 ANALYSIS INFORMATION TECHNOLOGY GOVERNANCE WITH BEST PRACTICE ITIL V3 SERVICE OPERATION (CASE STUDY: LIBRARY AND ARCHIVES KAMPAR) SAPRI AKMAL NIM: Session Date: 04 December 2015 Graduation Period: February 2016 Department of Information Systems Faculty of Science and Technology State Islamic University Syarif Kasim Sultan Riau Jl. Soebrantas KM 15 No. 155 Pekanbaru ABSTRACT Library and Archives Kampar is one of the libraries in Kampar who have applied information technology to support the organization's activities. IT tools used are computer devices and systems for library services. Services in the library has been set in SOP (Standard Operating Procedure), but there is a process that is not yet regulated in SOP for Information Technology Services. Existing IT infrastructure at the Library and Archives of Kampar use is not optimal due to the lack of rules that manage part of IT operations, so all processes associated with IT performed by the operator. This IT infrastructure management can not be maximized due to the management of IT infrastructure is not yet right. The research objective is to provide a reference governance based Best Practice ITILV3 Service Operation. Best practice is a method or technique that has consistently shown results superior to those achieved by other means and used as a reference. Results of research in the form of a draft SOP refers to the ITIL proces, and the manufacture of a Service Level Agreement (SLA) to agree any existing services. Keywords: ITIL, Library and Archives Kampar, SLA, SOP viii

6 KATA PENGANTAR Assalamu alaikum Wr.Wb Alhamdulillahi Rabbil Alamin penulis ucapkan sebagai rasa syukur kepada Allah SWT atas segala karunia, rahmat, dan ilmu-nya yang tak terhingga, sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Tugas Akhir. Shalawat serta salam penulis haturkan kepada junjungan umat Islam Nabi besar Muhammad SAW Allahumma Sholli ala Sayyidina Muhammad Wa ala Ali Sayyidina Muhammad. Laporan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah satu syarat kelulusan tingkat sarjana jurusan Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi UIN Suska Riau. Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih dan do a kepada: Bapak Prof. Dr. H. Munzir Hitami, MA, Rektor Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau. Bapak Dr. Hartono M.Pd, Dekan Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau. Bapak Syaifullah, S.E, M.Sc, Ketua Jurusan Sistem Informasi Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Sultan Syarif Kasim Riau dan sebagai Ketua Sidang Tugas Akhir. Idria Maita S.Kom, M.Sc, sebagai pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu, memberikan arahan, motivasi, ilmu serta bimbingan yang sangat berharga dalam penyelesaian Tugas Akhir. Ibuk Anggraini S.Kom, M.Eng, Penguji I yang telah memberikan motivasi dan masukan terhadap isi dan manfaat dari penelitian serta memberikan arahan dan bimbingan dalam penyelesaian Tugas Akhir. Bapak Nesdi Evrilyan Rozanda, S.Kom, M.Sc, sebagai Penguji II yang telah memberikan masukan dan arahan tentang berbagai hal yang berhubungan dengan Penelitian Tugas Akhir. ix

7 Terimakasih juga kepada orang tua saya yang selalu mendoakan anaknya untuk menjadi seseorang yang baik. Seluruh Dosen dan Karyawan Jurusan Sistem Informasi UIN Suska Riau. Terimakasih untuk teman-teman kelas SIF B UNLIMITED, seluruh Angkatan 2011, serta kakanda dan adinda Mahasiswa Fakultas Sains dan Teknologi, terkhusus di Jurusan Sistem Informasi. Terimakasih atas semangat dan doa yang telah diberikan dan telah mewarnai hari-hari penulis selama ini. Semoga dapat membanggakan semuanya. Terimakasih untuk motivasi yang telah diberikan teman saya, Eko Wahyudi, Elson Haryanto, Nurfhadilah Yusdi. Terimakasih juga untuk motivasi dan dukungannya untuk teman dekat saya Tengku arif Fullazi, Yossy Irawan,Husnu Ramadhan, Yusri Ardi, Fauzan Asrin,Bima Wahyu Pratama,Arrofik Zulkarnaen,Syaputra, Rionaldi bahar, Ridwan Ali, Bang Ipeb dan semua teman lainnya yang tidak disebutkan namanya satu persatu. Terimakasih juga kepada Reza Putri Edison yang sudah memberi semangat dalam mengerjakan skripsi. Penulis menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini masih banyak kesalahan dan kekurangan. Oleh karena itu, kritik dan saran dapat di kirim melalui sapriakmal@gmail.com yang sifatnya membangun untuk kesempurnaan laporan ini. Akhirnya, penulis berharap semoga laporan ini dapat memberikan sesuatu yang bermanfaat bagi siapa saja yang membaca, memahami dan membutuhkannya. Aamiin. Wassalamu alaikum Wr. Wb. Pekanbaru, 15 November 2015 Penulis SAPRI AKMAL NIM x

8 DAFTAR ISI Halaman LEMBAR PERSETUJUAN... ii LEMBAR PENGESAHAN... iii LEMBAR HAK ATAS KEKAYAAN INTELEKTUAL... iv LEMBAR PERNYATAAN... v LEMBAR PERSEMBAHAN... vi ABSTRAK... vii ABSTRACT... viii KATA PENGANTAR... ix DAFTAR ISI... xi DAFTAR GAMBAR... xvi DAFTAR TABEL... xvii DAFTAR LAMPIRAN... xviii BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Rumusan Masalah Batasan Masalah Tujuan Manfaat Sistematika Penulisan... 5 BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Perpustakaan dan Arip Kampar Struktur Organisasi Pengertian Tatakelola IT Rerangka Domain,Skup dan fase pengambilan Keputusan Rerangka Matriks Penyusunan Tatakelola Best Practice Information Technology Service Management (ITSM) xi

9 2.6 ITIL Sejarah ITIL Siklus Layanan ITIL Service Strategy Service design Service Transition Service Operation Continual Service Improvement Tatak Kelola Manajamen TI Oerganisasi Teknologi Informasi Kecendrungan Teknologi Informasi Terhadap sistem informasi Perpustakaan Pengertian perpustakaan Sejarah Perpustakaan Manajemen Perpustakaan Fungsi-fungsi manajemen Perpustakaan Perpustakaan Digital Standar Operating Procudure ( SOP ) Jenis, Format dan Dokumen SOP A. Jenis SOP SOP Berdasarakan Sifat kegiatan SOP Menurut cakupan dan besaran Kegiatan SOP Menurut cakupan dan kelengkapan kegiatan SOP Menurut cakupan dan Jenis Kegiatan B. Format SOP ) Format SOP Secara umum 1. Langkah Sederhana Tahapan Berurutan Grafik Diagram Alir (Flowchart) ) Format SOP Administrasi Pemerintahan xii

10 1. Format Diagram Alir bercabang ( Branching Flowchart) Format Lima Simbol Flowchart Pelaksana dipisahkan dari kegiatan C. Dokumen SOP Unsur SOP Unsur Dokumentasi Service Level Agreement ( SLA ) Service Catalogue Businnes Services Catalogue Technical Service Catalogue Langkah-langkah membuat SLA a. Kategorisasi Layanan Bisnis kritis b. Penentuan Kebutuhan Kinerja Layanan c. Pembangunan Service Level atas dasar prioritas bisnis d. Penggunaan SLA Untuk membangun service model e. Pengukuran kinerja secara konsisten dan berjangka Analisis Dokumen Penelitian Sebelumnya BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Perencanaan a. Perumusan Masalah b. Penentuan tujuan Penelitian c. Menetukan manfaat d. Menentukan judul Pengumpulan dan Pengolahan data a. Wawancara b. Observasi dan Pengamatan c. Studi pustaka Analisis dan perancangan Manganalisa masalah xiii

11 3.3.2 Menentukan penyebab masalah Merancang SOP Merancang SLA Melakukan Dokumentasi BAB IV ANALISIS 4.1 Analisis Sistem INLIS A. Module User Module Akuisisi Module Katalog Module keanggotaan Module Sirkulasi Module Laporan B. Module Administrasi Setting Hak akses Setting User Setting Perpustakaan Analisis Dokumen SOP Pelayanan perpustakaan SOP Peminjaman dan Pengembalian SOP Kertu Pemustaka SOP Check point Pengguna Wifi Laporan Module Sistem INLIS Back Office xiv

12 2. OPAC Keanggotaan online Pendaftaran anggota Check Point Rencana Satrategis Kantor Perpustakaan dan Arsip Kampar Maksud dan Tujuan Isu-isu Strategis berdasarkan tugas dan fungsi Hasil Analisis dokumen BAB V RANCANGAN DAN HASIL 5.1 Rancangan SOP Rancangan SOP mengacu pada ITIL V3 Service operation Format SOP Administrasi Pemerintahan Dokumentasi SOP Rancangan Businness Service Catalogue Sirkulasi Penggunaan Wifi Penggunaan komputer Pendaftaran Anggota OPAC Check point Dokumentasi Businness Service Catalogue Rancangan SLA Deskripsi SLA SLA penggunaan Wifi xv

13 5.4.3 SLA Peminjaman SLA Pengembalian SLA Pendaftaran anggota / Pembuatan Kartu SLA Check Point SLA OPAC SLA penggunaan Perangkat komputer Dokumentasi SLA BAB VI PENUTUP 6.1 Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN DAFTAR RIWAYAT HIDUP DAFTAR GAMBAR xvi

14 Gambar Halaman 2.1 Struktur Organisasi Rerangka Pendefinisian Tatakelola TI Desain Rerangka Tatakelola TI Standar dan kerangka kerja yang diakui Siklus Layanan ITIL V Lingkup Manajemen Teknologi Perpustakaan hybrida Elemen-elemen Service Catalogue Metodologi Penelititan Tampilan Sistem INLIS Tampilan gagal Sistem INLIS Tampilan Back Office Tampilan OPAC Tampilan keanggotaan Online Tampilan Pendaftaran Anggota Tampilan Check Point SOP Pengguna WIFI SOP Peminjaman / Pengembalian SOP Peminjaman / pengembalian SOP Pembuatan kartu pustaka / pendaftaran anggota SOP Check point perpustakaan dan Arsip kampar SOP OPAC SOP Penggunaan Perangkat komputer DAFTAR TABEL xvii

15 Tabel Halaman 2.1 Kecendrungan Teknologi terhadap sistem informasi Perbedaan antara Elib dan DLI Simbol dan Diagram Tahapan penyusunan SOP Penggunaan Sistem INLIS User Account Proses bisnis yang tidak memiliki SOP Rancangan SOP DAFTAR LAMPIRAN xviii

16 Lampiran Halaman A. Dokumentasi Rekomendasi... A-1 B. Hasil Wawancara... B-1 C. SOP Perpustakaan dan Arsip Kampar... C-1 xix