PEMBINAAN PERPUSTAKAAN KHUSUS INSTITUSI PERTANIAN: Observasi terhadap Perpustakaan Balai Pengkajian Teknologi Pertanian Jawa Barat

Transkripsi

1 PEMBINAAN PERPUSTAKAAN KHUSUS INSTITUSI PERTANIAN: Observasi terhadap Perpustakaan Balai Pengkajian Teknologi Pertanian Jawa Barat Saefudin dan Setiawan Balai Pengkajian Teknologi Pertanian Jawa Barat Jalan Kayuambon No. 80, Kotak Pos 8495, Lembang ABSTRAK Pembinaan perpustakaan khusus seperti perpustakaan Balai Pengkajian Teknologi Pertanian (BPTP) Jawa Barat sangat dipengaruhi oleh perkembangan kebutuhan informasi penggunanya, terutama pengguna intern. Perpustakaan khusus umumnya dibentuk oleh suatu badan usaha atau instansi, sehingga koleksi pustaka dan sistem pelayanannya berkaitan erat dengan tugas dan fungsi organisasi induknya, serta dituntut memberikan jasa aktif dan selalu bekerja sama dengan perpustakaan lain melalui jaringan informasi. Status organisasinya bergantung pada kebijakan organisasi induk. Masalah yang umum dihadapi perpustakaan khusus adalah keterbatasan dana, sumber daya manusia (SDM) dan sarana, kurang lancarnya komunikasi antara pustakawan dengan pengguna dan pengambil kebijakan, termasuk perhatian dari pimpinan organisasi induk, serta pustakawan merasa kurang percaya diri. Beberapa cara untuk memecahkan masalah tersebut adalah memperkuat jaringan informasi, mengoptimalkan pemanfaatan teknologi informasi, dan kerja sama yang lebih efektif. Menyajikan dan mengembangkan hasil kerja yang baik sangat dituntut oleh pimpinan dan pengguna perpustakaan. Pembinaan perpustakaan khusus dapat dilakukan melalui pendekatan sistem yang mencakup seluruh aspek, seperti penyediaan informasi dan perbaikan layanan informasi dengan memanfaatkan teknologi yang memadai didukung oleh ketersediaan tenaga dan sarana. ABSTRACT Development of Agricultural Institution Library, Observation on the library of Assessment Institute for Agricultural Technology of West Java Development of special library like the library of Assessment Institute for Agricultural Technology (AIAT) of West Java was most affected by or concerned with the dynamics of its users needs. Generally a special library was established by an institution or company, so that the collection and services were closely related to the main body s task and function, conducted active services, and strengthened services by collaborating with other library through an information network. Its status depends on the main body s policy. The general constraints which were faced were about finance, human resources, facilities, and misscommunication among library officersuser-policy makers, including the poor attention from the main body s manager. Some alternatives to solve the problems were by strengthening library networking, optimalizing the use of information and communication technology, and collaborating effectively. Providing and developing the good results were deeply demanded by manager and library users. Library development could be carried out by using system approach that covered the whole aspects such as information providing activities, services improvement by using appropriate technology that is supported by proper human resource and facilities. Keywords: Special library, library development, human resources, user services, information needs, information resources, information technology PENDAHULUAN Perpustakaan khusus yang tangguh adalah perpustakaan yang mampu menyediakan informasi yang dibutuhkan pengguna dalam cakupan misi dan visi lembaga induknya. Balai Pengkajian Teknologi Pertanian (BPTP) Jawa Barat yang mempunyai tugas melaksanakan program pengkajian teknologi spesifik lokasi membutuhkan dukungan informasi bagi para peneliti dan pengkaji dalam melaksanakan program tersebut. Untuk itu perpustakaan yang menjadi bagian integral balai ini bertugas mendukung, memperkuat, serta turut meningkatkan pelaksanaan program tersebut melalui penyiagaan pelayanan informasi yang meliputi pengadaan, pengolahan, pemanfaatan, pelestarian, serta penyebaran. Penyediaan informasi sesuai dengan yang dibutuhkan peneliti dan pengkaji akan memperkaya pengetahuan dan kemampuan mereka serta dapat menunjang kegiatan sehari-hari. Berdasarkan tugas dan fungsi lembaga induknya, perpustakaan BPTP Jawa Barat perlu membuat program kerja yang terstruktur dan terarah, serta melaksanakan kegiatan yang terorganisasi dengan baik agar dapat memperoleh hasil yang maksimal dan menyeluruh. Dengan merujuk kepada program kerja maka dibuat uraian kegiatan sesuai dengan tugas masing-masing staf perpustakaan, misalnya mengklasifikasi, mengkatalog, dan membuat abstrak. 58 Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 16, Nomor 2, 2007

2 Tugas pokok dan fungsi perpustakaan khusus, seperti perpustakaan BPTP Jawa Barat, berbeda dengan perpustakaan lainnya. Namun dalam era informasi dan globalisasi dewasa ini, perpustakaan dituntut untuk memberikan pelayanan kepada masyarakat yang lebih luas. Hal ini menunjukkan tingkat kemanfaatan perpustakaan bagi masyarakat di sekitarnya. Keperluan informasi pengguna berkorelasi dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (iptek) serta kemajuan pembangunan, baik lokal, nasional, regional maupun internasional. Agar dapat memenuhi kebutuhan informasi tersebut, pustakawan dituntut untuk menguasai ilmu perpustakaan dan informasi. Pustakawan perlu memahami iptek yang menjadi subjek institusi induknya, serta memiliki wawasan yang luas dalam menjalankan tugasnya. Selain itu pustakawan juga harus berupaya mengikuti dan memahami perkembangan teknologi informasi dan telekomunikasi, terutama yang berkaitan langsung dengan kegiatan pemanfaatan dan pelayanan informasi. CIRI PERPUSTAKAAN KHUSUS PADA INSTITUSI Berbeda dengan perpustakaan lainnya, perpustakaan khusus memiliki ciri khas dalam hal cakupan subjek koleksi, jenis koleksi, ruang lingkup pelayanan, dan pengguna potensialnya, meskipun tidak luput dari pengaruh perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi informasi serta telekomunikasi serta era informasi dan globalisasi. Sulistyo-Basuki (1993) mengemukakan beberapa ciri perpustakaan khusus sebagai berikut: 1. Perpustakaan khusus umumnya dibentuk oleh suatu instansi (kelembagaan) yang memerlukan dukungan perpustakaan untuk menyediakan informasi dalam melaksanakan tugas dan fungsinya, sehingga fungsi dan tujuan perpustakaan khusus sangat terkait bahkan ditentukan oleh organisasi induknya. 2. Bidang cakupan subjek koleksi pustaka utamanya terbatas pada bidang ilmu tertentu dan yang berkaitan saja. 3. Pelayanannya lebih mengutamakan pengguna dari organisasi induk karena tujuan utama dibentuknya perpustakaan adalah untuk melayani pengguna dari organisasi induknya, walaupun tidak tertutup bagi pengguna lainnya. Terlebih dalam era informasi dan globalisasi dewasa ini, perpustakaan khusus juga harus memberikan pelayanan kepada masyarakat umum. Sering terjadi pengguna perpustakaan khusus lebih banyak dari lingkungan luar organisasi induknya, seperti mahasiswa dan pengajar, dibandingkan dengan pengguna sasaran utamanya. Untuk mengantisipasi hal tersebut, komposisi jenis koleksi, pelayanan, dan kegiatan-kegiatan lain perlu lebih bervariasi. 4. Lokasi perpustakaan khusus tidak selalu dekat atau berada di sekitar tempat tinggal pengguna. Oleh karena itu, layanan perpustakaan yang diberikan tidak cukup dengan cara konvensional yang menunggu secara pasif kunjungan pengguna, tetapi harus menyebarkan informasi secara aktif antara lain melalui jasa kesiagaan informasi, jasa informasi terseleksi, dan jasa penelusuran informasi. Dewasa ini kegiatan jasa informasi aktif idealnya memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi. Selain untuk pelayanan, teknologi informasi juga diperlukan untuk mengolah data (informasi) yang akan dilayankan. Dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi dapat dijalin kerja sama yang lebih intensif dengan perpustakaan atau pusat informasi lain dalam sistem jaringan informasi, baik di tingkat nasional, regional maupun internasional. Pemanfaatan jaringan informasi dalam pelayanan informasi menuntut penggunaan teknologi informasi modern, apalagi jika pelayanan harus menjangkau sumber informasi atau perpustakaan lain. 5. Hingga saat ini kedudukan dan status perpustakaan khusus pada suatu institusi belum seragam. Kedudukan dan status perpustakaan khusus bergantung pada eselon dan kebijakan organisasi induk, peran perpustakaan terutama dalam memberikan dukungan informasi, serta tugas dan fungsi perpustakaan yang tidak hanya tentang jasa perpustakaan dan informasi saja, tetapi juga kegiatan lain yang berkaitan seperti penerbitan, penyampaian hasil karya organisasi induk, serta pengumpulan dan pengolahan umpan balik. 6. Perpustakaan khusus umumnya memiliki ruangan, jumlah tenaga dan koleksi yang terbatas, tetapi dituntut untuk dapat memenuhi kebutuhan informasi pengguna. Untuk mengatasi hal tersebut, perpustakaan berupaya memanfaatkan teknologi informasi dalam mencari dan meminta informasi ke sumbersumber informasi yang kuat dan kompeten. Tentunya tidak semua perpustakaan khusus berciri seperti tersebut di atas. Gambaran ini hanya berupa indikasi pada umumnya yang membedakan perpustakaan khusus dengan perpustakaan lainnya. Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 16, Nomor 2,

3 KASUS PERPUSTAKAAN BPTP JAWA BARAT Dengan merujuk kepada ciri-ciri perpustakaan khusus, observasi terhadap perpustakaan BPTP Jawa Barat menemukan hal-hal sebagai berikut: 1. Perpustakaan yang tangguh perlu didukung sumber daya manusia yang memadai agar mampu bekerja secara profesional dalam melayani pengguna, dalam hal ini peneliti dan penyuluh. Jika penambahan tenaga tidak dapat dilakukan karena terbentur berbagai masalah maka tenaga yang ada seyogianya dapat dikembangkan melalui pendidikan dan pelatihan, terutama yang berkaitan dengan teknologi informasi dan telekomunikasi. Kuantitas dan kualitas tenaga perpustakaan tidak simetris dengan tugas dan kegiatan BPTP Jawa Barat yang menuntut penyediaan informasi secara cepat dan tepat. Tenaga yang ada tidak mencukupi, bahkan kualifikasinya kurang memenuhi syarat. Hal ini juga menimbulkan kesulitan dalam pembinaan dan peningkatan kemampuan tenaga, baik melalui jalur formal maupun nonformal. 2. Kurangnya pengalaman dan kesempatan mengikuti pendidikan dan pelatihan di luar bidang perpustakaan, dokumentasi dan informasi, seperti penyusunan program dan rencana, mengakibatkan tenaga perpustakaan kurang mampu membuat program dan rencana yang dapat meyakinkan atasan untuk memajukan perpustakaan. Akibatnya perhatian pimpinan terhadap keperluan perpustakaan, baik dalam dana, sarana maupun tenaga menjadi kurang. Bahkan pimpinan dapat berasumsi bahwa perpustakaan tidak memerlukan dukungan lagi, sehingga perpustakaan diletakkan pada prioritas yang tidak semestinya. 3. Agar dapat memberikan pelayanan prima kepada pengguna, perpustakaan BPTP Jawa Barat harus memiliki fasilitas pelayanan informasi yang canggih. Untuk itu seperangkat komputer dengan segala kelengkapannya, termasuk sarana komunikasi sangat diperlukan untuk mengolah informasi iptek pertanian maupun sebagai pangkalan data hasil-hasil pengkajian teknologi pertanian sekaligus untuk penelusuran informasi melalui internet. Dengan tersedianya fasilitas informasi yang canggih, sebagian masalah dalam pengembangan koleksi informasi dapat diatasi. Saat ini komputer yang ada belum dapat digunakan sepenuhnya untuk mengakses sumber-sumber informasi melalui internet. 4. Perpustakaan BPTP Jawa Barat menempati ruangan khusus sehingga memudahkan dalam melayani pengguna. Ruang baca dan ruang sirkulasi tidak menyatu sehingga pengguna merasa nyaman. Namun, ruangan masih perlu dilengkapi dengan fasilitas untuk mendukung kegiatan pelayanan. 5. Koleksi perpustakaan sebagian besar merupakan koleksi lama, sebagai warisan dari institusi lama, sehingga kurang mampu mengikuti laju perkembangan informasi, kecuali informasi yang sifatnya sekilas, tidak mengupas secara mendalam seperti dalam bentuk leaflet dan brosur yang setiap tahun selalu dibuat. Namun demikian, koleksi yang ada belum dikelola secara profesional dan pengolahannya belum mengikuti standar baku internasional. 6. Alokasi dana untuk mengembangkan perpustakaan masih sangat kecil. Pengadaan bahan pustaka masih dilakukan oleh pengelola administrasi yang mengeluarkan dana, belum melibatkan petugas perpustakaan secara langsung, sehingga perpustakaan hanya menerima bahan pustaka yang sudah dipesan. Hal serupa terjadi pula terhadap dana untuk kegiatan pelayanan perpustakaan dan informasi serta pemeliharaan sarana. Tidak semua perpustakaan khusus lingkup Badan Penelitian dan Pengembangan Pertanian (Badan Litbang Pertanian) memiliki masalah yang sama. Tidak jarang di perpustakaan lain ditemukan masalah yang berbeda. Peluang untuk memecahkan masalah tersebut cukup tersedia dan bervariasi, terutama yang berkaitan dengan upaya meningkatkan kemampuan dalam memenuhi keperluan informasi organisasi induk dan pengguna potensial. Makin derasnya arus informasi akibat pesatnya perkembangan iptek dan pembangunan, sulit bagi perpustakaan dapat menghimpun semua informasi yang dibutuhkan. Karena itu, perpustakaan dituntut bekerja sama dalam suatu jaringan informasi serta menggunakan teknologi informasi dan komunikasi. Beberapa perpustakaan telah memanfaatkan peluang kerja sama dalam jaringan informasi dan terbukti sangat menguntungkan baik bagi pengguna maupun pustakawan. Bagi pustakawan, kegiatan kerja sama memberikan kesempatan untuk meningkatkan kemampuan dan meluaskan jangkauan serta profesionalisme. Jika tantangan dan peluang tersebut dapat dimanfaatkan sebaik-baiknya, terutama yang berkaitan dengan upaya memberikan layanan prima, pada gilirannya akan dapat memperbaiki dan meningkatkan kedudukan dan peran perpustakaan serta pustakawan. 60 Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 16, Nomor 2, 2007

4 SISTEM PEMBINAAN Dengan membandingkan ciri-ciri perpustakaan khusus dengan hasil observasi terhadap perpustakaan BPTP Jawa Barat, perlu dilakukan pembinaan dengan memperhatikan masalah yang berkaitan dan saling mempengaruhi. Pemecahan masalah dapat dilakukan sekaligus atau secara bertahap untuk memperoleh hasil yang lebih mantap. Beberapa persyaratan juga perlu dipenuhi untuk meningkatkan efektivitas perpustakaan. Pendekatan pembinaan perpustakaan dipilih yang dapat memberikan hasil efektif, seperti pendekatan sistem. Perpustakaan khusus secara keseluruhan dipandang sebagai suatu sistem, sedangkan koleksi, penyediaan dana, sarana, tenaga dan komponen lainnya sebagai suatu subsistem. Pembinaan suatu subsistem harus memperhatikan subsistem lain, karena semua subsistem saling terkait. Hal terpenting ialah menetapkan subsistem prioritas untuk dibina sehingga subsistem lain dapat terbawa, baik secara langsung maupun tidak langsung. Untuk memperkuat layanan informasi sebagai salah satu subsistem dalam sistem perpustakaan khusus, perlu dilakukan kerja sama secara aktif dalam jaringan informasi. Dalam hal ini Tjitropranoto (1983) menyatakan bahwa untuk menjalin kerja sama melalui jaringan perpustakaan dan informasi, perpustakaan harus memperhatikan hal-hal berikut ini: 1. Kegiatan perpustakaan khusus yang hendak bergabung dalam jaringan harus sesuai dengan tujuan jaringan perpustakaan dan informasi, terutama yang berkaitan dengan ruang lingkup subjek. 2. Masing-masing anggota jaringan memiliki sumber daya yang dapat disumbangkan kepada anggota jaringan lainnya. 3. Anggota jaringan harus dapat saling menguntungkan, bukan hanya mengharapkan bantuan anggota lain untuk kepentingan sendiri. Selanjutnya Budiono (1995) mengemukakan bahwa partisipasi dalam jaringan perpustakaan dan informasi sangat bergantung pada kuatnya jaringan itu sendiri. Hambatan yang muncul pada suatu jaringan perpustakaan dan informasi antara lain disebabkan oleh: 1. Kegiatan pokok jaringan belum secara jelas dan tegas ditetapkan oleh anggotanya. 2. Belum ada kesepakatan di antara anggota jaringan mengenai sumbangan masing-masing anggota kepada jaringan, baik dalam bentuk sumber daya ataupun layanan. 3. Terdapat anggota yang belum merasakan keuntungan kerja sama melalui jaringan, atau adanya perasaan hanya dimanfaatkan oleh anggota lain tanpa dapat memanfaatkan sumber daya anggota lainnya. 4. Kurangnya tenaga yang kuat dan dapat bertindak sebagai koordinator netral yang lebih mementingkan fungsi jaringan. 5. Anggota jaringan belum bersedia mematuhi ketentuan-ketentuan yang berlaku dan belum mampu memberikan sumbangan. Kenyataan di lapangan menunjukkan bahwa kelangsungan hidup suatu jaringan perpustakaan dan informasi sering bergantung pada adanya perpustakaan yang kuat dan dapat bertindak selaku pimpinan atau koordinator. Alternatif lain untuk memperbaiki layanan ialah dengan memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi. Bagi perpustakaan khusus lingkup Badan Litbang Pertanian termasuk perpustakaan BPTP Jawa Barat, hal ini lebih memungkinkan karena hampir semua induk organisasinya memiliki perangkat keras yang diperlukan, terutama komputer, walaupun hanya personal komputer. Dengan teknologi ini, kemampuan perpustakaan untuk memberikan layanan prima kepada pengguna akan meningkat, terlebih lagi dengan tersedianya tenaga yang terlatih dan dapat mengoperasikannya. Apabila tenaga di perpustakaan belum mampu, tenaga dengan kualitas seperti yang dipersyaratkan tersedia di organisasi induknya. Dengan upaya tersebut diharapkan perpustakaan khusus seperti perpustakaan BPTP Jawa Barat dapat meningkat kemampuannya dan mendapat dukungan sumber daya yang memadai. Selain itu, sumber daya yang tersedia harus digunakan secara efektif dan efisien. Beberapa hal yang perlu diperhatikan antara lain: 1. Layanan perpustakaan dan informasi harus dapat memfasilitasi kebutuhan informasi pengguna, terutama pengguna yang bertugas di instansi induk. 2. Koleksi informasi (pustaka) harus berorientasi pada keperluan pengguna, baik dalam hal subjek maupun jenisnya. Perpustakaan khusus lembaga penelitian perlu menyediakan lebih banyak majalah ilmiah daripada buku teks. Dana untuk pengembangan koleksi akan lebih efektif jika digunakan untuk mengembangkan piranti komunikasi untuk mengakses sumber informasi elektronis di lingkup Badan Litbang Pertanian. 3. Layanan informasi seperti jasa kesiagaan informasi, jasa informasi terseleksi, dan penelusuran perlu dilakukan lebih intensif. Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 16, Nomor 2,

5 4. Hasil kegiatan organisasi induk terutama yang berupa publikasi dimanfaatkan semaksimal mungkin untuk mendukung kegiatan perpustakaan, antara lain sebagai bahan pertukaran. 5. Perpustakaan harus tanggap dan mengikuti perkembangan organisasi induknya, baik kompetensi, tujuan yang harus dicapai maupun keperluan informasinya yang dapat dilihat dari tugas, fungsi, kompetensi, dan tujuan tersebut. KESIMPULAN Perpustakaan khusus merupakan bagian dari suatu organisasi induk sehingga pembinaannya harus disesuaikan dengan tugas dan fungsi organisasi induk. Untuk mendapatkan dukungan dari pimpinan, perpustakaan khusus harus memperhatikan keperluan organisasi induk, terutama kebutuhan informasi pengguna pontensial intern. Layanan perpustakaan dan informasi yang terbaik merupakan modal untuk mendapatkan dukungan dari organisasi induk dan pengguna. DAFTAR PUSTAKA Budiono, A Jaringan Perpustakaan dan Informasi sebagai Mekanisme Pendukung Pelayanan bagi Pengguna Informasi. Makalah Pelatihan Otomasi Perpustakaan- Perpustakaan Nasional RI, Bandung. Sulistyo-Basuki Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta: Universitas Terbuka, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan. Tjitropranoto, P Kerja sama perpustakaan dan jaringan informasi. Prosiding Kongres Ikatan Pustakawan Indonesia, Yogyakarta. 62 Jurnal Perpustakaan Pertanian Vol. 16, Nomor 2, 2007