Manual Prosedur Evaluasi Kinerja Karyawan

Transkripsi

1 Manual Prosedur Evaluasi Kinerja Karyawan Unit Jaminan Mutu Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Malang 2013

2 Manual Prosedur Evaluasi Kinerja Karyawan Unit Jaminan Mutu Jurusan Teknologi Industri Pertanian Fakultas Teknologi Pertanian Universitas Brawijaya Kode Dokumen : Revisi : 6 Tanggal : 3 Juni 2013 Ketua Program Studi TIP Diajukan oleh : Dikendalikan oleh : Disetujui oleh : Arif Hidayat, STP, M.AIT Manager Representative Dr. Ir. Panji Deoranto, STP, MP Ketua Jurusan TIP Dr. Ir. Nur Hidayat, MP i

3 Daftar Isi Tujuan... 1 Ruang Lingkup... 1 Definisi... 1 Rujukan... 1 Garis Besar Prosedur... 1 Bagan Alir... 3 Lampiran Daftar Revisi Dokumen Evaluasi Kinerja Karyawan Daftar Distribusi Dokumen Terkendali Daftar Dokumen Terkait... 7 ii

4 Tujuan Menjamin terlaksananya kegiatan evaluasi kinerja karyawan bagian administrasi dan laboratorium secara cepat, periodik, dan tepat. Ruang Lingkup Lingkungan Staf administrasi dan laboratorium di Jurusan TIP FTP Universitas Brawijaya Definisi 1. Karyawan administrasi : karyawan yang melayani mahasiswa dan dosen dalam bidang administrasi akademik. 2. Karyawan laboratorium : karyawan yang melayani mahasiswa dan dosen dalam bidang laboratorium pada kegiatan praktikum penelitian. Rujukan 1. IK Pembuatan Kuesioner ( ) 2. IK Penyebaran Kuesioner ( ) 3. IK Tabulasi dan Analisis Data ( ) 4. Rapor Hasil Kinerja Karyawan ( ) Garis Besar Prosedur 1. Ketua Jurusan dibantu Sekretaris Jurusan secara periodik melakukan evaluasi kinerja karyawan (administrasi dan laboratorium) jurusan TIP FTP UB, minimal 1 semester sekali dengan menggunakan kuesioner yang meliputi : a. Pelayanan Kebutuhan Mahasiswa b. Pelayanan Penggunaan Peralatan c. Sikap Karyawan d. Kecepatan Pelayanan e. Keberadaan di Tempat Jam Kerja 2. Penilaian terhadap Kegiatan Karyawan dilakukan dengan menyebarkan kuesioner (skala Likert 1-3) kepada responden (mahasiswa) oleh Bag Administrasi Akademik pada saat setelah yudisium berakhir dan dikembalikan ke bagian Akademik 1

5 3. Hasil penilaian kinerja karyawan akan diolah dan dianalisis Jurusan melalui staf administrasi dengan metode analisis sebagai berikut : IKK (Indeks Kinerja Karyawan) meliputi: a. Pelayanan Kebutuhan Mahasiswa b. Pelayanan Penggunaan Peralatan c. Sikap Karyawan d. Kecepatan Pelayanan e. Keberadaan di Tempat Jam Kerja Skor SetiapAspek Penilaian : = {(Jumlah Responden Nilai 1*1) + (Jumlah Responden Nilai 2*2) + (Jumlah Responden Nilai 3*3) + (Jumlah Responden Nilai 4*4) + (Jumlah Responden Nilai 5*5)} / Total Responden Total Skor : = skor aspek penilaian / 5 Total Skor Hasil 0-1 Sangat Kurang 1,1 2 Kurang 2,1 3 Cukup 3,1 4 Baik 4,1-5 Sangat Baik 4. Nilai IKK disusun dalam buku RAPOR sebagai acuan untuk mengevaluasi kinerja karyawan pada semester berikutnya untuk pemberian reward dan punishment. 5. Ketua Jurusan akan menginformasikan secara formal hasil evaluasi kinerja karyawan terhadap karyawan yang bersangkutan dalam bentuk rapat internal, sebagai dasar untuk melakukan perbaikan kualitas kinerja karyawan secara kontinyu dan periodik. 6. Jika masih ada yang tingkat kepuasannya rendah, maka akan segera dilakukan perbaikan untuk peningkatan kinerja karyawan administrasi pendidikan dan laboratorium pada periode berikutnya 2

6 Bagan Alir Mulai Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan Membuat kuesioner evaluasi kinerja karyawan administrasi dan laboran (1 minggu) yang meliputi : a. Pelayanan Kebutuhan Mahasiswa b. Pelayanan Penggunaan Peralatan c. Sikap Karyawan d. Kecepatan Pelayanan e. Keberadaan di Tempat Jam Kerja IK Pembuatan Kuesioner ( ) Kuesioner Bag. Administrasi Akademik Menyebarkan kuesioner kepada responden (mahasiswa) setelah yudisium berakhir dan dikembalikan ke bagian akademik (1 hari) IK Penyebaran Kuesioner ( ) Bag Administrasi Akademik Mengolah dan menganalisis hasil dengan metode analisis IKK (Indeks Kinerja Karyawan) (3 hari) yang meliputi: a. Pelayanan Kebutuhan Mahasiswa b. Pelayanan Penggunaan Peralatan c. Sikap Karyawan d. Kecepatan Pelayanan e. Keberadaan di Tempat Jam Kerja IK Tabulasi dan Analisis Data ( ) Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan Menyusun nilai IKK disusun buku Rapor sebagai acuan untuk mengevaluasi kinerja karyawan pada semester berikutnya untuk pemberian reward dan punishment (2 hari) Rapor Hasil Kinerja Karyawan ( ) A 3

7 A Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan Menginformasikan secara formal hasil evaluasi kinerja karyawan terhadap karyawan yang bersangkutan dalam bentuk rapat internal (1 hari) Ketua Jurusan, Sekretaris Jurusan Melakukan perbaikan peningkatan kinerja karyawan administrasi pendidikan dan laboratorium pada periode berikutnya, jika masih ada yang tingkat kepuasannya rendah (1 semester) Selesai 4

8 Lampiran 1. Daftar Revisi Dokumen Evaluasi Kinerja Karyawan Revisi ke-0 : 5 Juni 2008 MP.UJM-TIP-FTP-UB.05 Disiapkan oleh : Manager Representative Disahkan oleh : Ketua Jurusan Revisi ke-1 : 14 Agustus 2009 Perubahan kode : MP.UJM-TIP-FTP-UB.2.03 Revisi ke-2 : 8 Juni 2011 Perubahan kode : Perubahan pada cover dan Tim UJM Revisi ke-3 : 23 September 2011 Perubahan pada Tim UJM Revisi ke-4 : 30 Maret 2012 Perubahan kode : Perubahan prosedur 5

9 2. Daftar Distribusi Dokumen Terkendali Nama Dokumen : Manual Prosedur Evaluasi Kinerja Karyawan Nomor/Kode : Revisi ke : 5 Salinan Revisi Penerima Jenis Dokumen Salinan 1 5 Ketua Jurusan Terkendali Salinan 2 dan Asli 5 Manager Representative Terkendali Salinan 3 5 Sekretaris Jurusan Terkendali Salinan 4 5 Kasubbag Pendidikan Terkendali Salinan 5 5 Salinan 6 5 Salinan 7 5 Kasubbag Keuangan dan Kepegawaian Koordinator Administrasi Jurusan Karyawan administrasi pendidikan dan laboratorium Terkendali Terkendali Terkendali 6

10 7