PENGAWASAN/PENGENDALIAN

Transkripsi

1 PENGAWASAN/PENGENDALIAN

2 PENGAWASAN/PENGENDALIAN Pengertian Pengendalian menurut Fayol adalah memeriksa apakah segala sesuatu terjadi sesuai perencanaan, instruksi, dan prinsip-prinsip yang telah ditetapkan, yang bertujuan untuk menunjukkan kelemahan dan kesalahan serta memperbaiki dan mencegah terulang kembali.

3 JENIS-JENIS PENGAWASAN Pengendalian Karyawan Pengendalian Keuangan Pengendalian Produksi Pengendalian waktu Pengendalian Teknis Pengendalian Kebijaksanaan Pengendalian Penjualan Pengendalian Inventaris Pengendalian Pemeliharaan

4 LANGKAH-LANGKAH PENGENDALIAN Menentukan standar Mengukur pelaksanaan/hasil yg dicapai Membandingkan pelaksaan dan standar dan menentukan penyimpangan bila ada Melakukan tindakan perbaikan

5 AZAS PENGAWASAN Tercapainya tujuan Efisiensi pengawasan Tanggung jawab Terhadap masa depan Pengendalian Langsung Refleksi rencana Penyesuaian dengan organisasi

6

7 AZAS PENGAWASAN (2) Pengendalian individual Sesuai standar Pengendalian terhadap bagian strategis Kekecualian( bila keadaan berubah) Fleksibel Peninjauan kembali

8 PEMANTAUN FUNGSI PENGAWASAN PENGAWASAN LANGSUNG PENGAWASAN TIDAK LANGSUNG PENGAWASAN BERDASARKAN KEKECUALIAN (Bila ada kesalahan besar, secara langsung dan tidak langsung)

9 SUPERVISI Supervisi merupakan salah satu fungsi pokok yang harus dilaksanakan oleh manajer, dan merupakan cara pengendalian manajemen untuk mencapai tujuan. Supervisi adalah proses pemberian sumbersumber yang dibutuhkan karyawan untuk menyelesaikan tugas dalam rangka pencapaian tujuan.,

10 TUJUAN SUPERVISI Tujuan supervisi adalah pemenuhan & peningkatan kepuasan pelayanan pada pelanggan. Berfokus pada kebutuhan, ketrampilan, dan kemampuan karyawan untuk dapat melakukan tugasnya.,

11 LANGKAH/ PRINSIP SUPERVISI (I) Dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Memerlukan pengetahuan dasar manajemen, ketrampilan hubungan antar manusia, kemampuan menerapkan prinsip manajemen dan kepemimpinan. Fungsi supervisi diuraikan dengan jelas dan terorganisir dan dinyatakan melalui petunjuk, peraturan, atau kebijakan, uraian tugas/job disc, standar. Supervisi adalah proses kerjasama yang demokratis supervisor dan pelaksana/staf.

12 LANGKAH/ PRINSIP SUPERVISI (II) Supervisi menggunakan proses manajemen termasuk menerapkan visi, falsafah, tujuan, dan rencana yang spesifik untuk mencapai tujuan. Menciptakan lingkungan yang mendukung, komunikasi efektif, merangsang kreatifitas, dam motivasi. Mempunyai tujuan utama atau akhir yang memberi keamanan, hasil guna dan daya guna pelayanan yang memberi kepuasan pelanggan, karyawan, dan manajer.,

13 SYARAT/ KOMPETENSI SUPERVISOR Kompetensi memberikan pengarahan dan petunjuk yang jelas Kompetensi memberi saran, nasihat dan dan bantuan yang benar-benar dibutuhkan staf Kemampuan memberikan motivasi untuk semangat kerja staf Kompetensi memberi latihan dan bimbingan yang diperlukan staf Kompetensi memberi penilaian secara obyektif dan benar

14 Peran dan Fungsi Supervisi (I): Mempertahankan keseimbangan manajemen pelayanan, manajemen sumber daya dan manajemen anggaran yang tersedia. Manajemen Pelayanan. Supervisor terlibat dalam mendukung pelayanan, rencana program, implementasi, dan evaluasi sistem pelayanan. Manajemen Sumber Daya. Supervisor membantu seleksi, latihan dan mempertahankan staf yang handal,membantu staf menggunakan sumber dan fasilitas secara ekonomis.

15 PERAN DAN FUNGSI SUPERVISI (II) Manajemen Anggaran. Membantu menilai rencana keseluruhan dihubungkan dengan dana tahunan yang tersedia. Membantu mendapatkan informasi statistik untuk merencanakan anggaran. Memberi justifikasi proyeksi anggaran unit yang dikeloia

16 TEKNIK SUPERVISI Langsung: kegiatan yang sedang berlangsung, pendampingan dan memberi umpan baik Tidak langsung: laporan lisan maupun tertulis

17 MANAJEMEN MUTU

18 MUTU Pengertian Mutu adalah gambaran total sifat dari suatu produk atau jasa pelayanan yang berhubungan dengan kemampuan untuk memberikan kebutuhan kepuasan (American Society for Quality Control)

19 Defenisi ini didasarkan atas elemen sebagai berikut Mutu meliputi usaha untuk memenuhi atau melebihi harapan pelanggan Mutu mencakup produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan Mutu merupakan kondisi yang selalu berubah ( misalnya apa yang dianggap merupakan mutu saat ini mungkin dianggap kurang bermutu pada masa yang akan datang ).

20 mutu perlu diperhatikan beberapa aspek Perhatian pada pelanggan, baik pelanggan internal maupun pelanggan eksternal. Memiliki obsesi yang tinggi terhadap mutu. Menggunakan pendekatan ilmiah dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah. Memiliki komitmen jangka panjang.

21 Lanjutan Membutuhkan kerja sama tim Memperbaiki proses secara berkesinambungan Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan Memberikan kebebasan yang terkendali Memiliki kesatuan tujuan Adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan

22 TUJUAN MUTU Mengurangi tingkat kesalahan. Mengurangi pekerjaan ulang dan pemborosan Mengurangi kegagalan di lapangan, beban garansi. Mengurangi ketidakpuasan pelanggan. Mengurangi keharusan memeriksa dan menguji. Memendekkan waktu guna melempar produk baru ke pasar. Mingkatkan hasil/kapasitas.

23 Manfaat Program Jaminan Mutu. Meningkatkan efektifitas pelayanan kesehatan yang dilaksanakan oleh lembaga tersebut. Lebih terjaminnya efisiensi manajemen pelayanan lembaga tersebut. Masyarakat akan menerima produk dan pelayanan kesehatan yang sesuai dengan kebutuhannya. Para petugas kesehatan akan lebih terlindungi jika terjadi gugatan hukum

24 Sasaran Program Jaminan Mutu. Komponen masukan (input ) pelayanan. Komponen proses ( process ) Unsur keluaran ( out put )

25 Input ( dana, tenaga dan sarana ) baik kuantitas maupun kualitasnya. Proses ( tindakan medis dan non medis ) Lingkungan ( kebijakan, organisasi dan manajemen

26 Indikator Mutu Pelayanan Untuk Mengukur Tingkat Efisiensi Rumah Sakit Unit Cost untuk rawat jalan. Jumlah penderita yang mengalami dekubitus. Jumlah penderita yang jatuh dari tempat tidur. BOR TOI ( Turn Over Interval ) ALOS ( Average Length of Stay )

27 Indikator Mutu Yang Berkaitan Dengan Tingkat Kepuasan Pasien Jumlah keluhan dari pasien atau keluarganya. Surat pembaca dikoran. Surat kaleng. Surat masuk di kotak saran Survei tingkat kepuasan pengguna pelayanan RS.

28 Indiktor Cakupan Playanan Sebuah RS terdiri dari Jumlah dan persentasi kunjungan rawat jalan / inap menurut jarak rumah sakit dan asal pasien. Jumlah pelayanan dan tindakan medik yaitu jumlah tindakan pembedahan dan jumlah kunjungan spesialis. Pemanfaatan oleh masyarakat

29 Indikator Mutu Yang Mengacu Pada Keselamatan Pasien : Pasien terjatuh darii tempat tidur / kamar mandi. Pasien diberi obat salah. Tidak ada obat / alat emergensi. Tak ada oksigen Tak ada alat pengisap lendir. tak tersedia alat pemadam kebakaran. pemakaian obat tidak sesuai standar. Pemakaian air, listrik, gas, dsb.

30 DEMENSI MUTU Waktu tunggu Keterbukaan/ transparansi Sikap/ keramahan petugas Kenyamanan Kemudahan Keamanan Profesional Komunikasi Kebersihan Privasi

31 LINGKRAN MUTU Plan Action Do Check

32 TQM (Total Quality Management)/ GKM TQM adalah suatu manajemen model pengendalian mutu yang didasarkan pada partisipasi semua anggota tim dengan menempatkan kualitas sebagai sentral dengan tujuan memuaskan pelanggan dan mencapai keberhasilan organisasi dalam jangka panjang. Perbaikan yang dilakukan meliputi input, proses dan output.

33 TAHAPAN TQM Deteksi Kesempatan: isu, keluhan, hasil monitor (pelayanan lambat) Definisi Masalah Identifikasi akar penyebab masalah Upaya pemulihan

34 Trilogi Juran (I) Mutu tidak datang demikian saja, perlu direncanakan atau dirancang : 1. Perencanaan Mutu. Mengidentifikasi siapa pelanggan. Mengidentifikasi kebutuhan pelanggan. Mengembangkan keistimewaan produk, merespon kebutuhan pelanggan. Mengembangkan proses yang mampu menghasilkan keistimewaan produk. Mengarahkan perencanaan kekegiatan operasional.

35 Trilogi Juran (II) 2. Pengendalian Mutu. Kontrol Mutu adalah proses deteksi dan koreksi adanya penyimpangan atau perubahan segera setelah terjadi sehingga mutu dapat dipertahankan. Langkah kegiatan : Evaluasi kinerja dan kontrol produk. Membandingkan kinerja aktual dengan tujuan produk. Bertindak terhadap perbedaan atau penyimpangan mutu yang ada.

36 Trilogi Juran (III) 3. Peningkatan Mutu. Peningkatan mutu mencakup mempertahankan dan mengurangi tingkat kecacatan dan kesalahan yang menyangkut pelanggan internal dan ekstenal. Kegiatan peningkatan mutu ; Mengadakan infrastruktur yang diperlukan bagi upaya peningkatan mutu. Identifikasi apa yang periu ditingkatkan dan proyek peningkatan mutu. Meningkatkan tim proyek. Menyediakan tim dengan sumber daya, peiatihan, motivasi

37 CONTOH INSTRUMEN/ UPAYA PENINGKATAN MUTU STANDAR SURVEY KEPUASAN PELANGGAN BENCHMARKING: membandingkan dengan perusahaan lain yang mempunyai produksi / jasa layanan yang lebih baik dengan berbagi kinerja dan informasi operasional untuk aktivitas berkelanjutan dalam mencapai tujuan organisasi

38 Standar (I) Standar dibedakan atas dasar: Standar Struktur yang berorientasi pada institusi (input) Standar Proses berorientasi pada kinerja. Hasil yang berorientasi pada pelanggan (output).

39 Standar (II) Tujuan dari Standar adalah : Meningkatkan kuantitas Asuhan / Pelayanan. Menurunkan Biaya Kesehatan. Melindungi karyawan dari kelalaian dalam melakukan tugas dan melindungi Pelanggan dari tindakan yang tidak terapeutik.

40 Standar (III) Manfaat Standar : Membantu dalam mengevaluasi dan meningkatkan praktek pelayanan. Memberikan kepuasan kepada karyawan bila ia dapat memberikan Asuhan/ pelayanan yang baik. Memberikan kriteria yang obyektif untuk mengkaji hasil kerja karyawan. Menentukan kebutuhan tenaga di ruangan/unit Mengidentifikasi isi program orientasi dan pengembangan staf.

41 PARADIGMA MUTU INPUT PROSES OUTPUT baik baik baik baik jelek jelek jelek baik baik Penting : proses

42 Terima Kasih

43 EVALUASI/ PENILAIAN KINERJA

44 PENILAIAN KINERJA Penilaian Kinerja adalah suatu upaya untuk melakukan penilaian hasil kerja/ prestasi.

45 TUJUAN/MANFAAT PENILAIAN KINERJA Mengetahui tingkat pencapaian dibandingkan dengan target Melakukan identifikasi dan analisa masalah, mencari penyebab serta hambatannya Dasar pembinaan Rekomendasi Pelatihan Promosi (peningkatan karir)/demosi (pemutusan)

46 PRINSIP PENILAIAN Obyektif Sesuai uraian tugas/ job deskripsi

47 CARA/ METODE PENILAIAN Rating Scale Check List Critical Incident Method Field review method SS...S...K...TP Performance test and observation MBO (Management By Obyective): setiap tingkat org. menetapkan tujuan, dinilai berdasarkan pencapaian tujuan.

48 TOLOK UKUR/ASPEK PENILAIAN Kualitas Pekerjaan Kuantitas Pekerjaan Tanggung jawab Inisiatif Kecepatan bekerja Kemandirian Hubungan dengan staf lain Ketrampilan Pengetahuan Potensi untuk dikembangkan

49 WAKTU PENILAIAN SETIAP ENAM BULAN SETIAP TAHUN SEWAKTU-WAKTU BILA DIBUTUHKAN

50 PENILAIAN KINERJA DI INDONESIA INDIVIDU DP3/ PENILAIAN UMUM PENILAIAN JABATAN FUNGSIONAL LEMBAGA Akreditasi : - Input (standar) - Proses (plaksanaan standar) - Output (Indikator/ cakupan) - Out come (dampak: kepuasan)

51 MANAJEMEN MUTU

52 MUTU Pengertian Mutu adalah gambaran total sifat dari suatu produk atau jasa pelayanan yang berhubungan dengan kemampuan untuk memberikan kebutuhan kepuasan (American Society for Quality Control)

53 Defenisi ini didasarkan atas elemen sebagai berikut Mutu meliputi usaha untuk memenuhi atau melebihi harapan pelanggan Mutu mencakup produk, jasa, manusia, proses dan lingkungan Mutu merupakan kondisi yang selalu berubah ( misalnya apa yang dianggap merupakan mutu saat ini mungkin dianggap kurang bermutu pada masa yang akan datang ).

54 mutu perlu diperhatikan beberapa aspek Perhatian pada pelanggan, baik pelanggan internal maupun pelanggan eksternal. Memiliki obsesi yang tinggi terhadap mutu. Menggunakan pendekatan ilmiah dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah. Memiliki komitmen jangka panjang.

55 Lanjutan Membutuhkan kerja sama tim Memperbaiki proses secara berkesinambungan Menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan Memberikan kebebasan yang terkendali Memiliki kesatuan tujuan Adanya keterlibatan dan pemberdayaan karyawan

56 TUJUAN MUTU Mengurangi tingkat kesalahan. Mengurangi pekerjaan ulang dan pemborosan Mengurangi kegagalan di lapangan, beban garansi. Mengurangi ketidakpuasan pelanggan. Mengurangi keharusan memeriksa dan menguji. Memendekkan waktu guna melempar produk baru ke pasar. Mingkatkan hasil/kapasitas.

57 Manfaat Program Jaminan Mutu. Meningkatkan efektifitas pelayanan kesehatan yang dilaksanakan oleh lembaga tersebut. Lebih terjaminnya efisiensi manajemen pelayanan lembaga tersebut. Masyarakat akan menerima produk dan pelayanan kesehatan yang sesuai dengan kebutuhannya. Para petugas kesehatan akan lebih terlindungi jika terjadi gugatan hukum

58 Sasaran Program Jaminan Mutu. Komponen masukan (input ) pelayanan. Komponen proses ( process ) Unsur keluaran ( out put )

59 Input ( dana, tenaga dan sarana ) baik kuantitas maupun kualitasnya. Proses ( tindakan medis dan non medis ) Lingkungan ( kebijakan, organisasi dan manajemen

60 Indikator Mutu Pelayanan Untuk Mengukur Tingkat Efisiensi Rumah Sakit Unit Cost untuk rawat jalan. Jumlah penderita yang mengalami dekubitus. Jumlah penderita yang jatuh dari tempat tidur. BOR TOI ( Turn Over Interval ) ALOS ( Average Length of Stay )

61 Indikator Mutu Yang Berkaitan Dengan Tingkat Kepuasan Pasien Jumlah keluhan dari pasien atau keluarganya. Surat pembaca dikoran. Surat kaleng. Surat masuk di kotak saran Survei tingkat kepuasan pengguna pelayanan RS.

62 Indiktor Cakupan Playanan Sebuah RS terdiri dari Jumlah dan persentasi kunjungan rawat jalan / inap menurut jarak rumah sakit dan asal pasien. Jumlah pelayanan dan tindakan medik yaitu jumlah tindakan pembedahan dan jumlah kunjungan spesialis. Pemanfaatan oleh masyarakat

63 Indikator Mutu Yang Mengacu Pada Keselamatan Pasien : Pasien terjatuh darii tempat tidur / kamar mandi. Pasien diberi obat salah. Tidak ada obat / alat emergensi. Tak ada oksigen Tak ada alat pengisap lendir. tak tersedia alat pemadam kebakaran. pemakaian obat tidak sesuai standar. Pemakaian air, listrik, gas, dsb.

64 DEMENSI MUTU Waktu tunggu Keterbukaan/ transparansi Sikap/ keramahan petugas Kenyamanan Kemudahan Keamanan Profesional Komunikasi Kebersihan Privasi

65 LINGKRAN MUTU Plan Action Do Check

66 TQM adalah suatu manajemen model pengendalian mutu yang didasarkan pada partisipasi semua anggota tim dengan menempatkan kualitas sebagai sentral dengan tujuan memuaskan pelanggan dan mencapai keberhasilan organisasi dalam jangka panjang. Perbaikan yang dilakukan meliputi input, proses dan output. TQM (Total Quality Management)/ GKM

67 TAHAPAN TQM Deteksi Kesempatan: isu, keluhan, hasil monitor (pelayanan lambat) Definisi Masalah Identifikasi akar penyebab masalah Upaya pemulihan

68 Trilogi Juran (I) Mutu tidak datang demikian saja, perlu direncanakan atau dirancang : 1. Perencanaan Mutu. Mengidentifikasi siapa pelanggan. Mengidentifikasi kebutuhan pelanggan. Mengembangkan keistimewaan produk, merespon kebutuhan pelanggan. Mengembangkan proses yang mampu menghasilkan keistimewaan produk. Mengarahkan perencanaan kekegiatan operasional.

69 Trilogi Juran (II) 2. Pengendalian Mutu. Kontrol Mutu adalah proses deteksi dan koreksi adanya penyimpangan atau perubahan segera setelah terjadi sehingga mutu dapat dipertahankan. Langkah kegiatan : Evaluasi kinerja dan kontrol produk. Membandingkan kinerja aktual dengan tujuan produk. Bertindak terhadap perbedaan atau penyimpangan mutu yang ada.

70 Trilogi Juran (III) 3. Peningkatan Mutu. Peningkatan mutu mencakup mempertahankan dan mengurangi tingkat kecacatan dan kesalahan yang menyangkut pelanggan internal dan ekstenal. Kegiatan peningkatan mutu ; Mengadakan infrastruktur yang diperlukan bagi upaya peningkatan mutu. Identifikasi apa yang periu ditingkatkan dan proyek peningkatan mutu. Meningkatkan tim proyek. Menyediakan tim dengan sumber daya, peiatihan, motivasi

71 CONTOH INSTRUMEN/ UPAYA PENINGKATAN MUTU STANDAR SURVEY KEPUASAN PELANGGAN BENCHMARKING: membandingkan dengan perusahaan lain yang mempunyai produksi / jasa layanan yang lebih baik dengan berbagi kinerja dan informasi operasional untuk aktivitas berkelanjutan dalam mencapai tujuan organisasi

72 Standar (I) Standar dibedakan atas dasar: Standar Struktur yang berorientasi pada institusi (input) Standar Proses berorientasi pada kinerja. Hasil yang berorientasi pada pelanggan (output).

73 Standar (II) Tujuan dari Standar adalah : Meningkatkan kuantitas Asuhan / Pelayanan. Menurunkan Biaya Kesehatan. Melindungi karyawan dari kelalaian dalam melakukan tugas dan melindungi Pelanggan dari tindakan yang tidak terapeutik.

74 Standar (III) Manfaat Standar : Membantu dalam mengevaluasi dan meningkatkan praktek pelayanan. Memberikan kepuasan kepada karyawan bila ia dapat memberikan Asuhan/ pelayanan yang baik. Memberikan kriteria yang obyektif untuk mengkaji hasil kerja karyawan. Menentukan kebutuhan tenaga di ruangan/unit Mengidentifikasi isi program orientasi dan pengembangan staf.

75 PARADIGMA MUTU INPUT PROSES OUTPUT baik baik baik baik jelek jelek jelek baik baik Penting : proses

76 Terima Kasih