Kita hanya dapat mengontrol apa yang kita rencanakan

Transkripsi

1 Pelaksanaan Proyek Tantangan utama manajer proyek adalah memastikan hubungan antar tugas atau event yang berbeda-beda dan mengkoordinasikannya sehingga proyek dilaksanakan secara efektif dan efisien. Kita hanya dapat mengontrol apa yang kita rencanakan Cakupan Proyek Sebelum projek dilaksanakan perlu dibuat suatu daftar yang memuat Cakupan Proyek (Project Scope). Cakupan Project (Project Scope) ini memuat hal-hal sebagai berikut: 1 Sasaran proyek (Project Objective) Harus menjawab apa, kapan, dan harga 2 Deliverables Output yang diharapkan dari umur hidup proyek 3 Milestone Suatu peristiwa/event penting dalam proyek yang terjadi pada satu waktu dan mudah dikenali. 4 Persyaratan teknis (technical requirements) Kriteria yang wajib dipenuhi, jika tidak maka output proyek tersebut menjadi tidak berguna. 5 Batasan dan pengecualian (limits and exclusions) Batasan (limits) mencakup layanan, perawatan, dan jaminan. Pengecualian (exclusions) menyatakan apa yang tidak termasuk dalam kontrak. 6 Tinjauan ulang (Reviews with customer) Pemahaman yang seragam atas hasil proyek yang diharapkan. Contoh Cakupan Proyek Sasaran Proyek : Membangun rumah berkualitas tinggi, dalam lima bulan dengan biaya tidak lebih dari Rp 1,5 miliar. Deliverabel : Rumah jadi seluas 670 m persegi, 2 kamar mandi, 3 kamar tidur. Garasi dengan pembatas dan gerbang otomatis Peralatan dapur termasuk tungku, oven microwave, dan alat pencuci piring otomatis (dishwasher) Tungku gas dengan efisiensi tinggi, dengan alat pengatur panas yang bisa diprogram. Milestone : 1 Izin bangunan 5 Maret 2 Fondasi 14 Maret 3 Drywall. Inspeksi kerangka rumah, plumbing, kelistrikan, dan mekanik selesai 25 Mei 4 Inspeksi akhir 7 Juni

2 Persyaratan Teknis : 1 Rumah harus memenuhi standar yang ditetapkan pemerintah setempat 2 Semua pintu dan jendela harus lolos rating energi 40 kelas NFRC 3 Sekat dinding luar harus memenuhi faktor R nomor 21 4 Plafon harus memenuhi faktor R nomor 38 5 Lantai harus memenuhi faktor R nomor 25 6 Garasi harus bisa memuat dua mobil ukuran besar 7 Struktur harus lolos kode stabilitas seismik Batasan dan Pengecualian : 1 Rumah akan dibangun sesuai spesifikasi dan rancangan dari cetak biru yang disediakan oleh pembeli. 2 Pemilik bertanggung jawab atas lansekap 3 Lemari es tidak termasuk dalam peralatan dapur 4 Penyejuk ruangan (AC) tidak termasuk, tapi pre-wiring termasuk 5 Subkontraktor memiliki hak untuk mengontrak jasa luar 6 Kontraktor bertanggung jawab terhadap pekerjaan subkontraktor 7 Pengerjaan dibatasi pada hari Senin sampai Jumat, pukul 8:00 pagi samapai 18:00 sore. Tinjauan Ulang Pelanggan Anggoro dan Anggodo Work Breakdown Structure WBS adalah penggambaran menyeluruh dari semua tugas yang diperlukan untuk mencapai penyelesaian proyek secara sukses. Dari gambaran ini kemudian disusun penjadwalan (scheduling), pendelegasian dan penganggaran kerja. Dalam membuat WBS harus dilihat gambaran umum yang ingin dicapai, lalu sedapat mungkin membagi proyek ke dalam berbagai tahap. Berapa tahap? Tergantung proyeknya, tapi pada umumnya antara 2 sampai 5 tahap. WBS setara dengan daftar tugas. Bentuknya yang paling sederhana berupa outline dan pohon diagram. Berapa banyak tingkatan dari tugas-tugas dan sub-sub-tugas yang harus dicantumkan pada WBS? Tergantung pada kerumitan proyek. Dengan membuat pembagian yang detil, berarti seorang manajer proyek memperhatikan semua aspek terkait dari proyek tersebut. Namun resiko terlalu banyak sub-tugas membuat manajer proyek menjadi terlalu fokus pada detil dan bukan pada hasil yang diharapkan secara keseluruhan. Sebagai pedoman, biasanya sub-tugas terkecil pada WBS berupa unit terkecil yang masih perlu diawasi manajer proyek.

3 Contoh WBS berupa outline Bagan (Outline) cerita Plot cerita secara kasar Menentukan tema Mengidentifikasi tema Menghubungkan kejadian-kejadian cerita Plot cerita secara detail Membuat gambar yang menghubungkan berbagai karakter Mengidentifikasi potongan cerita Menulis cerita Cerita Penemuan mayat Mayat teridentifikasi Memasukkan agen penelidik ke dalam kasus Keluarga Cerita 2 Contoh WBS berupa diagram pohon Menulis Sebuah Novel Riset Outline isi cerita Menulis Novel Perpustakaan Riset Plot kasar Plot detail Bab 1 Bab 2 * Hubungan AS- Soviet * Novel-novel spionase lainnya * Majalah tentang kejadiankejadian terkini * Mewawancara agen intelijen * Mewawancara agen-agen militer * Mengembangkan tema cerita * Mengidentifikasi kejadian * Membuat bagian secara detail yang menghubungkan kejadian dan karakter * Menemukan mayat * Mayat diidentifikasi * dst * dst WBS mencakup setiap tugas, sub-tugas, milestone (titik ukur), dan deliverable. Milestone; adalah peristiwa penting dalam proyek yang terjadi pada satu titik waktu. Milestone biasanya menggunakan deliverable sebagai landasan untuk mengidentifikasi segmen kerja utama dan tanggal akhir. Milestone berupa titik pengendalian alami dan penting dalam proyek. Harus mudah dikenali oleh semua peserta proyek. Deliverable; yaitu output yang diharapkan dari umur hidup proyek. Contoh, deliverable pada tahap desain awal proyek pembuatan software adalah daftar spesifikasi. Pada tahap kedua, deliverable-nya adalah pembuatan kode perangkat lunak dan manual teknis. Deliverable tahap berikutnya adalah prototipe tes, dan pada tahap terakhir yaitu tes akhir dan software yang disetujui/diterima.

4 Jenis Tugas Apa yang Membentuk WBS? Tugas paralel : Tugas-tugas (atau sub tugas) yang dapat dilakukan pada saat bersamaan dengan tugas lainnya tanpa menghalangi proyek. Walau demikian tidak berarti tugas-tugas tersebut harus memiliki waktu mulai dan waktu selesai yang sama. Tugas dependen : Tugas-tugas (atau sub tugas) yang tidak dapat dimulai sampai tugas yang lain (mendahuluinya/predecessor) selesai lebih dulu. WBS Fungsional Dalam contoh di bawah, WBS dibagi berdasarkan pemisahan fungsi departemental dalam organisasi. WBS yang dibuat berdasarkan lini fungsional ini memberikan gambaran yang cepat dan akurat tentang bagaimana proyek dipilah-pilah dan tim mana saja yang bertanggung jawab, serta untuk bagian apa mereka bertanggung jawab. Pesiar Tahunan Kedutaan Besar Manajemen Promosi Operasi Logistik Rekrut panitia Membuat flyer Menyusun daftar lokasi Merancang menu Menyiapkan anggaran Membuat peta Manajemen Memeriksa ketersediaan Membeli logistik Mengevaluasi calon panitia Membuat newsletter Menyiapkan Manajemen hiburan Juru masak/pelayan Menyusun timeline Memasang poster Sewa peralatan Peralatan masak

5 Kombinasi Pohon Diagram dan Outline Gambar berikut adalah WBS yang mengkombinasikan Pohon Diagram dan Outline. Kelebihan : Tingkat detil sangat tinggi. Sangat baik dalam memisahkan aktivitasaktivitas fungsional. Menghasilkan dokumen tunggal yang menjamin totalitas keseluruhan proyek (komprehensif). Kelemahan : Pada proyek serius, diagram yang dihasilkan biasanya sangat besar sehingga harus digambar pada wall chart.

6 DIAGRAM GANTT Diagram Gantt (sering disebut diagram batang) memungkinkan peserta proyek dan pihak yang berkepentingan (stakeholder) untuk melihat saat awal dan akhir dari tugastugas dan sub-sub tugas. Komponen penyusunnya menggunakan Work Breakdown Structure/WBS (struktur rincian kerja) yang telah dibahas sebelumnya. WBS menggambarkan outline kegiatan, sedangkan diagram Gantt memberikan gambaran kronologis tugas dan sub tugas. Diagram Gantt menggambarkan secara sederhana tentang status keseluruhan proyek sekaligus juga menggambarkan status tiap tugas dalam proyek.

7 Makin banyak tugas yang terlibat dan makin penting urutan antara tugas-tugas, maka makin banyak yang perlu ditambahkan pada diagram Gantt. Pada contoh Diagram Gantt di atas misalnya ditambahkan Kolom 3 dan Kolom 4. Kolom 3, Durasi (waktu penyelesaian) berisi daftar jumlah hari yang diperlukan untuk melaksanakan masin-masing tugas. Kolom 4, Pendahulu (predecessor) mengidentifikasi tugas mana yang harus diselesaikan sebelum tugas ini dapat dilaksanakan. Misal, untuk Tugas 27 (Pembelian), maka Tugas 25 (Memesan Software) dan 26 (Memilih Kabel) harus diselesaikan dulu. Sedangkan Tugas 28, 29, 30 bisa dilakukan bersamaan bila Tugas 7 telah selesai. Bagaimana bila terjadi keterlambatan dalam tugas? 1. Re-alokasi sumberdaya. 2. Mengurangi tingkat usaha pada tugas-tugas atau sub-sub tugas 3. Mengubah urutan tugas.