ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN INVENTARIS BARANG BERBASIS WEB PADA SMK NEGERI 1 KLATEN NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN INVENTARIS BARANG BERBASIS WEB PADA SMK NEGERI 1 KLATEN NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Agus Haryanto kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA 2014

2 NASKAH PUBLIKASI

3 ANALYSIS AND DESIGN OF WEB-BASED GOODS INVENTORY INFORMATION MANAGEMENT SYSTEM AT SMK NEGERI 1 KLATEN ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGELOLAAN INVENTARIS BARANG BERBASIS WEB PADA SMK NEGERI 1 KLATEN Agus Haryanto Heri Sismoro Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT SMK Negeri 1 Klaten as educational institutions which have school facilities and infrastructure that must be managed properly to support the implementation of the learning process, either directly or indirectly in order to achieve educational goals. Management infrastructure or so-called goods inventory at SMK Negeri 1 Klaten has not use the computerized system to manage the data item yet. All data is managed inventory manually and stored in the archives. This causes a high risk of damage and loss of inventory data. Data security is also less reliable due to the manual filing enables everyone to see inventory data without restricting access privileges. Search inventory data requires considerable time and produced less accurate information. That is the reason for the implementation of the inventory management information system in SMK Negeri 1 Klaten to help manage the inventory of goods. The system was created using the PHP programming language and MySQL database with data collection methods, field studies, and literature in the development of information systems inventory management inventory items. This system contains the menus that focus on items such as inventory management for data search, add data, edit data, lending process, and report generation. The results of this study is a management information system web-based inventory of goods, where the system is equipped with a feature or service that is tailored to the needs of SMK Negeri 1 Klaten. The existence of this system is expected to solve and minimize the problems contained in SMK Negeri 1 Klaten. Keywords: system, inventory, information systems, inventory management information system

4 1. Pendahuluan Dalam institusi pendidikan, sarana dan prasarana sekolah sangat penting. Sarana dan prasarana berguna untuk menunjang penyelenggaraan proses belajar mengajar, baik secara langsung maupun tidak langsung dalam suatu institusi dalam rangka mencapai tujuan pendidikan. Sarana dan prasarana pendidikan adalah salah satu sumber daya yang menjadi tolak ukur mutu sekolah dan perlu peningkatan terus menerus seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang cukup canggih. Sebagai tolok ukur mutu sekolah, sudah seharusnya jika sarana dan prasarana sekolah mendapatkan perhatian lebih serius. Salah satu bentuk perhatian tersebut adalah dengan adanya sebuah sistem terkomputerisasi yang mampu mengelola sarana dan prasarana atau yang sering disebut sistem pengelolaan inventaris. Dengan adanya sistem terkomputerisasi, pengolahan inventaris yang semula dilakukan secara manual dapat dilakukan secara otomatis oleh sistem sehingga proses memperoleh informasi akan lebih cepat dan lebih akurat. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat, terutama di bidang teknologi informasi harus dimanfaatkan dengan baik sebagai sarana dalam membantu pengelolaan data. Sistem informasi merupakan alat bantu menampilkan, melaporkan dan memberikan informasi kepada semua pihak yang membutuhkannya. Sistem informasi pengelolaan inventori adalah salah satu alat bantu manajemen berupa pengelolaan data inventori dengan menggunakan komputer. Sistem ini berguna untuk membantu proses input dan output data sehingga membantu dalam pengolahan, analisis dan penyajian data serta mampu menyajikan informasi yang berkualitas. Sistem yang diterapkan di SMK Negeri 1 Klaten masih menggunakan sistem yang belum terkomputerisasi, seperti belum adanya media penyimpanan data, data inventaris belum terintegrasi sehingga memungkinkan redudansi data, media penyimpanan datanya masih menggunakan sistem pengarsipan dokumen sehingga memerlukan waktu yang cukup lama dalam proses pencarian data dan belum mampu menghasilkan informasi yang berkualitas. Data-data penting seperti data aset belum mampu dikelola dengan baik. Pelaporan data inventaris juga kurang akurat karena datadata yang ada kurang mampu memberikan informasi yang berkualitas. Untuk mempermudah pengelolaan inventaris dibutuhkan suatu sistem yang dapat membantu proses pengelolaan inventaris dengan menerapkan tertib administrasi inventori yang ketat dalam pencatatan dari pengadaan, penyimpanan, peminjaman, pengembalian, sampai penyusunan laporan dan rekap data. Berdasarkan latar belakang diatas, penulis melakukan penelitian dengan judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Inventaris Barang Berbasis Web pada SMK Negeri 1 Klaten. 1

5 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian Sistem Sistem adalah suatu tatanan yang terdiri atas sejumlah komponen fungsional (dengan tugas/fungsi khusus) yang saling berhubungan dan secara bersama-sama bertujuan untuk memenuhi suatu proses/pekerjaan tertentu. (Kusrini, 2007) Definisi lain mengatakan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. (Hartono, 2005) 2.2 Konsep Dasar Informasi Pengertian Informasi Informasi merupakan kumpulan dari data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan memiliki nilai yang lebih berarti bagi penerima. (Fatta, 2007) Definisi lain mengatakan bahwa informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang telah memiliki arti. (Raymond Mc. Leod, 2007) Kualitas Informasi Menurut Jogiyanto Hartono (2005), kualitas dari suatu informasi (qualiy of information) tergantung dari tiga hal, antara lain : 1. Akurat (Accurate) Akurat berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bias atau menyesatkan serta jelas mencerminkan maksudnya. 2. Tepat pada Waktunya (Timeliness) Tepat pada waktunya berarti informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat. Informasi yang sudah usang tidak akan mempunyai nilai lagi karena informasi merupakan landasan di dalam pengambilan keputusan. 3. Relevan (Relevance) Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. 2

6 2.3 Pengertian Sistem Informasi Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Leitch & Davis, 2005) 2.4 Inventaris Inventaris adalah suatu daftar semua fasilitas yang ada di seluruh bagian, termasuk gedung dan isinya. Inventaris yang dibuat harus mengandung informasi yang jelas dan mudah dimengerti dengan cepat, sehingga dapat membantu kelancaran pekerjaan. Dengan demikian pekerjaan perawatan akan lebih mudah. Inventarisasi adalah kegiatan melaksanakan pengurusan, penyelenggaraan, pengaturan, pencatatan dan pendaftaran barang inventaris/hak milik. 3. Analisis dan Perancangan Sistem 3.1 Analisis Sistem Identifikasi Masalah Untuk mengidentifikasi masalah, harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan aplikasi, efisiensi, dan pelayanan pengguna. Panduan ini dikenal dengan analisis PIECES. (Fatta, 2007) 1. Analisis Kinerja (Performance) Masalah kinerja terjadi ketika tugas-tugas bisnis yang dijalankan tidak mencapai sasaran. Analisis kinerja adalah kemampuan dalam menyelesaikan tugas bisnis dengan cepat sehingga sasaran dapat segera tercapai. (Fatta, 2007) Parameter Hasil Analisis a. Throughput Proses kerja untuk mengelola data inventaris membutuhkan waktu lebih dari 1 jam. Apalagi waktu yang dibutuhkan untuk pembuatan laporan inventaris membutuhkan waktu antara 1 sampai 2 jam. b. Respon time Proses pencarian data-data seperti data meja membutuhkan waktu lebih dari 10 menit. Hal tersebut dikarenakan pengarsipan data masih dilakukan secara manual. 3

7 2. Analisis Informasi (Information) Informasi merupakan komoditas krusial bagi pengguna akhir. Laporan-laporan yang sudah selesai diproses digunakan untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh manajemen di dalam pengambilan keputusan. (Fatta, 2007) Parameter Hasil Analisis a. Akurat Informasi yang tersedia kurang akurat, karena pengarsipan masih dilakukan secara manual sehingga kemungkinan terjadinya redudansi dan kehilangan data cukup besar. b. Tepat Waktu Informasi yang disajikan juga kurang tepat waktu dikarenakan banyak data yang harus direkap untuk menghasilkan laporan yang dibutuhkan. c. Relevan Informasi yang disajikan juga kurang relevan dikarenakan informasi yang disajikan tidak sesuai dengan keinginan karena adanya kesalahan pada pembuatan laporan. 3. Analisis Ekonomi (Economy) Analisis ekonomi adalah analisis penilaian sistem atas pengurangan dan keuntungan yang akan didapatkan dari sistem yang dikembangkan. (Fatta, 2007) Parameter Hasil Analisis a. Biaya SMK Negeri 1 Klaten belum menggunakan sistem informasi dalam kegiatannya, untuk mengelola inventaris barang masih dilakukan secara manual dan disimpan dalam bentuk arsip-arsip sehingga perlu biaya rutin tambahan untuk membeli peralatan kantor. b. Manfaat Jika menggunakan sistem, dalam jangka panjang akan menghemat biaya karena tidak perlu mengeluarkan biaya untuk pembelian peralatan kantor untuk mengelola data akademik dan resiko kehilangan atau kerusakan data cenderung lebih rendah dibandingkan dengan pengarsipan manual. 4

8 4. Analisis Keamanan (Control) Sistem keamanan yang digunakan harus dapat mengamankan data dari kerusakan. Selain itu sistem keamanan juga harus dapat mengamankan data dari akses yang tidak diijinkan. (Fatta, 2007) Parameter Hasil Analisis a. Hak akses Pengarsipan manual memungkinkan semua warga sekolah seperti guru, staff, kepala sekolah bahkan penjaga sekolah dapat melihat secara langsung data-data sekolah secara keseluruhan tanpa adanya hak akses yang membedakan. b. Kemanan data Keamanan kurang terjamin dan kemungkinan terjadinya penyalahgunaan data juga cukup besar. 5. Analisis Efisiensi (Eficiency) Efisiensi adalah pemakaian secara maksimal atas sumber daya yang tersedia. (Fatta, 2007) Parameter Sistem Lama a. Penyimpanan Pengarsipan data yang kurang efisien. Penyebab data masalah ini adalah pengarsipan data-data penting masih dilakukan secara manual. b. Waktu Pembuatan laporan juga kurang efisien karena membutuhkan waktu yang lama. 6. Analisis Pelayanan (Service) Analisis pelayanan adalah peningkatan pelayanan dari sistem yang dikembangkan terhadap pengguna. Parameter Sistem Lama a. Kehandalan 1. Jika menggunakan sistem informasi, terjadinya inkonsistensi data dapat diminimalisir. 2. Informasi yang disajikan juga lebih akurat. 3. Proses pencarian data dan pembuatan laporan dapat dilakukan dengan cepat. 4. Adanya hak akses dapat mengurangi resiko penyalahgunaan data. 5

9 3.2 Perancangan Sistem Perancangan Proses Dalam penelitian ini perancangan proses menggunakan Unified Modelling Language (UML) karena aplikasi CMS yang dihasilkan nanti menggunakan pendekatan berorientasi objek. Selain itu bahasa pemrograman yang digunakan juga telah mendukung konsep pemrograman berorientasi objek. UML adalah bahasa standar untuk melakukan spesifikasi, visualisasi, konstruksi, dan dokumentasi dari komponen-komponen perangkat lunak.uml menggunakan notasi grafis untuk menggambarkan skenario dalam bentuk model yang dapat dipahami.modelmodel yang terdapat pada UML(Unified Modelling Language). Antara lain Use Case diagram, Activity diagram, dan Sequence diagram. Gambar 3. 1 Use Case Diagram 6

10 4. Implementasi dan Pembahasan 4.1 Implementasi Implementasi Database Hal pertama yang dilakukan ketika membuat basis data adalah membuat database terlebih dahulu, seperti gambar berikut ini : Setelah database terbuat, langkah selanjutnya adalah membuat tabel-tabel untuk menampung data-data yang diperlukan oleh sistem informasi pengelolaan inventaris. Berikut contoh tabel inventaris dari sistem informasi pengelolaan inventaris: 7

11 4.1.2 Implementasi Program Gambar 4. 1 Halaman Home Admin Gambar 4. 2 Halaman Form Peminjaman 8

12 4.2 Testing Pengujian dengan menggunakan metode ini lebih memfokuskan pada fungsi fungsionalitas maupun non fungsional yang bertentangan dengan struktur internal atau kerja. Pengujian Black Box Testing lebih sering dilakukan dengan cara menginputkan data yang valid maupun tidak valid untuk mengetahui hasil output dari sistem. Berikut adalah hasil uji Black box testing yang telah dilakukan : Berikut ini contoh pengujian sistem pada halaman admin No Nama Menu Jenis Unit yang di Tes Hasil Tes 1 Login Administrator Proses login Sukses 2 Menu pegawai Proses tambah, edit, dan hapus Sukses 3 Menu peminjam Proses tambah, edit, hapus, dan cari. Sukses 4 Menu kode barang Proses tambah, edit, hapus, cari, upload, dan download Sukses 5 Menu Lokasi Proses tambah, edit, hapus, cari, upload, dan download Sukses 6 Menu data asset terverifikasi Proses tambah, edit, hapus, cari, upload, dan download Sukses 7 Menu inventaris Proses tambah, edit, hapus, cari, upload, dan download Sukses 8 Menu barang keluar Proses cari dan download Sukses 9 Menu peminjaman Proses input peminjaman Sukses 10 Menu pengembalian Proses input pengembalian Sukses 9

13 5. Penutup 5.1 Kesimpulan Berdasarkan pembahasan dan uraian materi serta dengan selesainya penyusuan skripsi dan pembuatan sistem informasi pengelolan inventaris barang ini maka dapat kesimpulan sebagai berikut: 1. Untuk membantu SMK Negeri 1 Klaten dalam pengelolaan inventaris adalah dengan pengadaan Sistem Informasi Pengelolaan Inventaris Barang. 2. Dengan adanya Sistem Informasi Pengelolaan Inventaris Barang di SMK Negeri 1 Klaten memudahkan dalam pencarian data barang, memperkecil kemungkinan hilangnya data, dan mempercepat proses pembuatan laporan. 5.2 Saran Penulisan skripsi ini tentu terdapat banyak kekurangan, yang mungkin dapat disempurnakan lagi pada penelitian-penelitian berikutnya. Maka agar sistem ini dapat lebih sempurna lagi, pengembangan sistem ini disarankan agar menciptakan sebuah sistem yang lebih kompleks, sehingga mampu menciptakan sebuah sistem yang lebih efektif dan efisien. 1. Implementasi sistem informasi pengelolaan inventaris tidak hanya pada satu komputer (stand alone) tetapi dapat diimplementasikan di beberapa komputer secara client-server. 2. Sistem ini dapat dikembangkan dengan dapat diakses melalui online jika dari pihak sekolah menginginkan sistem informasi inventaris dapat diakses secara online 3. Interface sistem informasi akademik dapat diperbaiki lagi agar lebih mudah digunakan dan lebih menarik. 4. Pemeliharaan data dengan cara back-up secara berkala juga sangat perlu dilakukan untuk mengantisipasi segala kemungkinan yang dapat mengganggu kinerja sistemterhadap para karyawan. 5. Pegembangan pembayaran online melalui master card ataupun visa sehingga tamu tidak perlu di repotkan lagi dalam pembayaranmembangun sangat bermanfaat bagi penulis demi keperluan pengembangan dan memperbaiki kelemahan sistem 10

14 DAFTAR PUSTAKA Al Fatta, Hanif Analisis & Perancangan Sistem Informasi : Untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Yogyakarta : Andi Offset. Arief, M. Rudiyanto Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP dan MySQL. Yogyakarta : Andi Offset. Hermawan, Julius Analisa Desain & Pemrograman Berorientasi Obyek dengan UML dan Visual Basic.NET. Jakarta : Andi Offset. Jogiyanto HM Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan TerstukturTeori dan Praktek Aplikasi Bisnis, Yogyakarta : Andi Offset. Kristanto, Andri Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Klaten: Media Gava Kusrini Offset. Strategi Perancangandan Pengolahan Data Base, Yogyakarta : Andi McLeod, R Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: PT Prenhallindo. Nugroho, Adi Rekayasa Perangkat Lunak Menggunakan UML dan Java. Yogyakarta: Andi Offset. Saputra, Agus CSS3 Panduan Praktis Dan Trik Jitu. Bandung : Jasakom. Sidik, Betha Framework CodeIgniter. Bandung: Informatika Utami, Ema dan Sukrisno Yogyakarta : Andi Offset. Mengoptimalkan Query pada Ms SQL Server. 11