BAB 2 Penyusunan Program Kerja DKSI

Transkripsi

1 BAB 2 Penyusunan Program Kerja DKSI 2.1 Rasionalisasi Program Penyusunan program kerja DKSI mengacu kepada kebijakan dan ketetapan pimpinan institut yang menyangkut program kerja institut periode serta tugas pokok dan fungsi DKSI yang telah diuraikan pada Bab 1. Selain itu program kerja DKSI disusun dengan mengacu pada azas: (1) prioritas, (2) efisiensi, dan (3) produktivitas. Pada azas prioritas digunakan pendekatan penyusunan program dengan analisa terunut maju (forward chaining analysis), bermula dari program yang menghasilkan tujuan awal (initial goal) untuk menjadi masukan bagi program selanjutnya yang menghasilkan tujuan bagian (sub-goals), hingga akhirnya mengarah pada program yang mencapai tujuan utama (main goal) (Gambar 2.1) Lower Priority Programs Higher Priority Programs Program 1 Tujuan Bagian (Sub- Goal) Program 4 Kondisi Awal (Initial State) Program 2 Program 3 Tujuan Bagian (Sub- Goal) Program 5 Tujuan Utama (Main Goal) Gambar 2.1. Penentuan prioritas program dengan forward chaining analysis. Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 5

2 Selanjutnya azas efisiensi digunakan untuk menentukan kesesuaian program dengan sumberdaya anggaran yang tersedia untuk mencapai baik tujuan antara maupun tujuan utama. Sedangkan azas produktivitas digunakan untuk menentukan program yang diharapkan dapat mencapai porsi terbesar dari tujuan antara (sub-goal) maupun tujuan utama (main goal) DKSI. Untuk itu setiap program kerja yang disusun perlu dibuatkan indikator keberhasilan, target sasaran, dan pencapaian kegiatan sehingga dapat dijadikan sebagai bahan evaluasi dan usulan penyempurnaan pada program-program berikutnya. 2.2 Kondisi Awal Sistem dan Teknologi Informasi IPB DKSI dalam mengembangkan baik infrastruktur perangkat keras maupun perangkat lunak mengacu pada landasan/framework/arsitektur sistem informasi IPB yang telah dibuat seperti terlihat pada Gambar 2.2. Arsitektur tersebut menggambarkan lapisan-lapisan yang terlibat dalam sebuah pengembangan yang dimulai dari infrastruktur perangkat keras (lapisan terbawah), perangkat lunak, hingga pengguna (lapisan teratas). Gambar 2.2. Arsitektur Sistem Informasi IPB Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 6

3 2.2.1 Sistem Aplikasi Dalam rangka peningkatan kapasitas aplikasi dan layanan sistem informasi, sampai saat ini Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) telah membangun kebutuhan sistem informasi atau pun aplikasi untuk menunjang kelancaran tugas-tugas yang diamanatkan oleh IPB kepada masing-masing unit kerja sebagai tugas pokok (tupoksi) unit kerja. Konsep yang dikembangkan untuk pembangunan perangkat lunak adalah implementasi sistem menggunakan konsep arsitektur klien/server 3-tier seperti terlihat pada Gambar 2.3. Gambar 2.3. Arsitektur Aplikasi Klien/Server 3-Tier Sistem informasi atau aplikasi yang sudah berjalan diantaranya adalah : Sistem Informasi Manajemen Akademik (SIMAK) untuk pengelolaan data mahasiswa strata-1 (sarjana) untuk mahasiswa sampai dengan tahun angkatan 2004 atau sering disebut mahasiswa dengan kurikulum phasing out. Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 7

4 Sistem Informasi Manajemen Akademik (SIMAK) untuk pengelolaan data mahasiswa strata-1 (sarjana) untuk mahasiswa mulai tahun angkatan 2005 yang dikenal dengan mahasiswa dengan kurikulum mayor-minor (mami). Sistem Informasi Manajemen Kepegawaian (SIMPEG) untuk pengelolaan data pegawai baik pegawai yang berprofesi sebagai dosen maupun pegawai yang merupakan tenaga penunjang. Aplikasi Penilaian Kinerja Tenaga Penunjang berbasis kehadiran dengan mesin FingerPrint dan Penilaian Kinerja. Aplikasi KRS online untuk mahasiswa Mami, Aplikasi SIMAK (web base) dikhususkan bagi dosen, pimpinan fakultas/departemen, maupun pimpinan IPB lainnya. Official Web Site IPB, merupakan jendela informasi mengenai IPB berbasis internet. Aplikasi untuk pengelolaan jadwal terpadu IPB yang meliputi jadwal kuliah, jadwal ujian tengah semester, dan jadwal ujian akhir. Aplikasi untuk kebutuhan internal DKSI, seperti Aplikasi Pengguna Cyber, Registrasi User Access, dll. Ada pula sistem informasi atau aplikasi yang telah dibangun namun masih memerlukan penyempurnaan, antara lain : Sistem informasi IPB Group Office berbasis web. Sistem informasi ini bertujuan untuk memberikan informasi kepada pimpinan IPB, pimpinan unit kerja dengan menggunakan database yang telah ada. Dimungkinkan pula mengelola data melalui sistem ini. Setiap user yang mengakses sistem ini diberikan user/password sebagai otentifikasi sistem. Aplikasi Karya Ilmiah untuk pengelolaan data karya ilmiah dosen. Aplikasi Daftar Usul Penilaian Angka Kredit (DUPAK) untuk pengelolaan data angka kredit dosen. Aplikasi Jadwal Terpadu untuk pengelolaan data perkuliahan/praktikum secara bersama-sama. Aplikasi Evaluasi Proses Belajar Mengajar (EPBM) untuk pengelolaan data evaluasi pengajaran dosen pada suatu semester. Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 8

5 Aplikasi user access untuk pengelolaan data user access IPB. Seluruh data yang digunakan oleh aplikasi di atas mengacu pada database pusat/institut seperti terlihat pada Gambar 2.4. Financial IP B IN T E GRA T E D DATABASE Human Resources Academic KMS Others Facilities and Properties Gambar 2.4. Database IPB Sistem Jaringan Data dan Suara Berbasiskan IP Dalam perjalanan TIK IPB yang sudah sejak lama dimulai sekitar awal tahun 1990-an, IPB hingga sekarang tetap konsisten dalam peningkatan kapasitas baik secara infrastruktur maupun perangkat keras. Perkembangan TIK IPB sejak 1990-an hingga sekarang dapat dilihat pada Gambar 2.5. Saat ini, seluruh jaringan lokal (Intranet) IPB menggunakan teknologi fiber optik (FO), twisted-pair, dan wireless local area network (LAN). Sejak tahun , IPB telah memiliki jaringan FO berbasiskan teknologi Cisco untuk link-link inti dan distribusi dan telah dimanfaatkan untuk berbagai teknologi lainnya termasuk Intranet dan voice over Internet Protocol (VoIP) seperti dapat dilihat pada Gambar 2.6, sedangkan cakupan jaringan berbasiskan FO dapat dilihat pada Lampiran 1. Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 9

6 Laporan Akhir Tahun 2008 Gambar 2.5. Perjalanan TIK IPB Gambar 2.6. Topologi Jaringan IPBNet Selain Intranet, jaringan Internet IPB pun setiap tahun mengalami peningkatan yang cukup nyata mulai dari 64 Kbps (<1994) hingga 15 Mbps (sekarang). Sejak awal tahun 2001, IPB telah Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 10

7 terhubung ke jaringan global (Internet) melalui teknologi ASTINET yang disediakan oleh PT Telkom Indonesia, Tbk. Data time series peningkatan kapasitas jaringan Internet sejak awal tahun 1990an hingga 2008 dapat dilihat pada Gambar 2.7, sedangkan perkiraan kenaikan kapasitas bandwidth >= 2008 dapat dilihat pada Lampiran 2. Gambar 2.7. Grafik Time Series Peningkatan Kapasitas Bandwidth Internet IPB Sementara itu, interkoneksi kampus IPB yang berada di luar Darmaga yaitu Kampus Baranangsiang, Kampus Cilibende (Diploma), dan Kampus Gunung Gede (MB) terhubung ke Kampus Darmaga menggunakan teknologi nirkabel (wireless), sedangkan Kampus Taman Kencana belum terhubung ke Intranet IPB. Teknologi nirkabel dipilih karena tidak membutuhkan biaya tinggi dan tidak perlu membayar sewa bulanan kepada provider jaringan. Namun, teknologi ini sangat rentan terhadap gangguan cuaca, listrik, gelombang radio, dan memiliki bandwidth relatif rendah, yaitu 7 10 Mbps. Program Sentrasliasi Administrasi Desentralisasi Akademik dan Riset (SADAR) harus ditunjang oleh sistem aplikasi dan database terpusat IPB yang terintegrasi, yang menampung seluruh database administrasi di IPB. Sistem aplikasi dan database ini harus dapat diakses dengan Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 11

8 mudah dan cepat oleh setiap unit kerja, sehingga membutuhkan koneksi data dengan kecepatan tinggi dan relatif stabil. Berdasarkan permasalahan tersebut, dibutuhkan pembangunan jaringan komunikasi data yang menghubungkan setiap unit kerja di IPB serta kebutuhan perangkat jaringan berupa server dan perangkat penunjang lainnya dengan kecepatan tinggi (backbone), tingkat kehandalan dan ketersediaan yang tinggi, dan tahan terhadap gangguan lingkungan seperti cuaca, listrik, dan sebagainya. Kebutuhan ini antara lain dipenuhi dengan menggunakan teknologi komunikasi data berbasis FO, sistem proteksi petir dan ground yang baik, dan ketersediaan tenaga listrik cadangan dengan menyediakan Pengembangan Integrasi VoIP, PABX Non-IP-Based dan Telepon VoIP Jaringan serat optic (FO) di Kampus IPB Darmaga yang selama ini digunakan untuk komunikasi data (intranet/internet) dengan menggunakan komputer (IPBNet), juga saat ini sudah dapat digunakan untuk komunikasi suara (percakapan) menggunakan pesawat telepon dengan memanfaatkan teknologi VoIP. Jaringan telepon ini disebut sebagai Jaringan Telepon IPB Terintegrasi (JTIT). Sejak bulan Juni 2006, beberapa pesawat telepon sudah dapat digunakan untuk melakukan komunikasi antara Rektorat Fakultas Departemen Perpustakaan Pusat TPB dan sebaliknya. Pesawat telepon yang terkoneksi di dalam JTIT dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu : 1. Pesawat IP Telephony atau VoIP, yaitu pesawat telepon khusus berbasiskan IP yang dapat langsung dihubungkan ke jaringan IPBNet menggunakan kabel RJ-45. Pesawat ini diberi identitas 88xxx, dan hanya dipasang dibeberapa titik. 2. Pesawat Analog, yaitu pesawat telepon biasa (manual) yang telah dihubungkan ke jaringan IPBNet menggunakan kabel telepon yang dihubungkan dengan Voice Gateway (VG) yang telah dipasang di beberapa lokasi di departemen/fakultas. Pesawat ini telah diberi identitas nomor yang terdiri 5 (lima) dijit. Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 12

9 3. Pesawat PABX (Private Automatic Branch exchange), yaitu pesawat telepon biasa (manual) yang terhubung ke mesin PABX yang berada di unit kerja yang telah dihubungkan dan dikonfigurasi ke VG sehingga dapat terkoneksi ke jaringan IPBNet. Seluruh perangkat VoIP terhubung ke mesin Call Manager yang merupakan pusat penanganan komunikasi dan sistem pencatatan (billing system) seluruh perangkat. Seluruh perangkat VoIP, kecuali telepon analog, yang digunakan mulai dari Call Manager, VoIP Gateway dan IP Telephony menggunakan produk Cisco. Disain jaringan VoIP Global, Topologi jaringan VoIP IPB, dan Sistem Penomorannya, secara berurutan, dapat dilihat pada Gambar 2.8, Lampiran 3 dan Lampiran 4. Gambar 2.8. Disain Jaringan VoIP IPB Berbasiskan Teknologi Cisco Fasilitas Video Conference dan Video Streaming Pembangunan fasilitas video conference dan video streaming dilatarbelakangi oleh pelaksanaan perkuliahan yang dilaksanakan secara kemitraan di mana lokasi perguruan tinggi mitra terpisahkan berjauhan secara geografis, masih mengalami beberapa hambatan dalam hal pencapaian standar materi, efektifitas dan efisiensi perkuliahan. Hal ini terjadi karena Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 13

10 perkuliahan konvensional mengharuskan pengajar dan peserta ajar harus berada dalam satu lokasi dan waktu yang sama. Teknologi video conference yang dimiliki oleh IPB adalah salah satu alternatif yang dapat mengatasi hambatan pada perkuliahan konvensional tersebut. Saat ini IPB telah memiliki 2 fasilitas video conference, yaitu di Ruang Sidang Rektor Gedung Andi Hakim Nasution (Gedung Rektorat) lantai 2 dan Gedung SEAFAST Kampus IPB Darmaga yang seluruhnya terhubung ke jaringan Internet, INHERENT dan Jardiknas. Disain ruangan, contoh ruangan, dan perangkat video conference yang digunakan secara berurutan dapat dilihat pada Gambar 2.9, Lampiran 5, dan Lampiran 6. Gambar 2.9. Disain Ruangan Video Conference Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 14

11 2.3 Penyusunan Program Secara garis besar pokok program yang disusun dikembangkan sesuai dengan kelompok bidang yang dicanangkan rektor untuk perioda , yaitu 1) Pendidikan dan Kemahasiswaan, 2) Peningkatan Kapasitas, 3) Penelitian dan Pengabdian Masyarakat, dan 4) Penguatan Sistem Manajemen, seperti dilihat pada Lampiran 7. Bidang Kesejahteraan tidak menjadi ranah/domain yang terkait dengan tupoksi DKSI sehingga tidak masuk dalam penyusunan program DKSI. Kegiatan yang diturunkan dari program berbasis bidang di atas di arahkan untuk mencapai tujuan utama yaitu pengembangan sistem komunikasi dan informasi berbasis teknologi informasi untuk mendukung penyelenggaraan program dan kegiatan institut. Sedangkan kondisi awal adalah kondisi perkembangan terakhir sebelum program DKSI 2008 dilaksanakan. Direktorat Komunikasi dan Sistem Informasi (DKSI) - IPB Hal 15