Aplikasi Pengelolaan Data Pelayanan Kependudukan dan Pencacatan Sipil Kota Blitar

Transkripsi

1 Aplikasi Pengelolaan Pelayanan Kependudukan dan Pencacatan Sipil Kota Blitar Moch. Saiful Umam 1, Muhamad Arifin 2, Miftakhul Huda 3, Syifaul Fuada 4, Slamet Wibawanto 5 Jurusan Teknik Elektro, Universitas Negeri Malang(UM),Malang, Indonesia 1,2,3,4 Jurusan Teknik Elektro, Universitas Negeri Malang(UM),Malang, Indonesia 5 saytur3@gmail.com 1, arifnsaputra@gmail.com 2, mifkamulan@gmail.com 3, fsyifaul@gmail.com 4 Abstract -- As the time goes by, the number of population is increasing so rapidly that it requires a highly structured data collection. Population and defacement in the civil administration is a serial structuring activity and regulating issuances, registration of population, civil registration, management of information for population administration, and results utilization of public services and the development in other sectors. management and recording applications of Blitar is an alternative desktop based software system, that eases employees to perform services for population data management, as well as implementing Undangundang No. 23 Tahun 2006 about Population Administration and Civil recording for every region. Keywords: Total of population, population Administration, Civil Recording, Application software I. PENDAHULUAN Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi (IPTEK) dewasa ini sangat pesat terutama di bidang teknologi informasi yang dapat mempengaruhi kehidupan masyarakat untuk melangkah lebih maju (modernisasi), berfikiran praktis, dan simple. Di zaman modern seperti sekarang ini, selain untuk meringankan kerja manusia, alat-alat yang digunakan oleh manusia diharapkan mempunyai nilai lebih daripada hanya untuk meringankan kerja manusia. Nilai lebih itu antara lain adalah kemampuan alat tersebut untuk lebih menghemat tenaga dan waktu yang diperlukan manusia dalam melakukan suatu kegiatan. Hal ini menuntut pula kemajuan di bidang teknologi bagi Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Blitar, semakin gencar dalam melakukan reformasi atau perubahan dalam hal pelayanan. Kurang lengkapnya program aplikasi yang digunakan sebagai media pengelolaan informasi kependudukan dan pencatatan sipil menjadi suatu masalah bagi pihak terkait. Untuk itu diperlukan suatu program aplikasi dekstop yang mampu mempermudah pengelolaan data pelayanan kependudukan dan pencatatan sipil yang berbasis Visual Basic. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Daerah Kota Blitar lebih terfokus pada bidang kependudukan yang mengurusi permasalahan Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk, dan Surat Pindah baik itu surat pindah keluar maupun datang. Dengan adanya sekian banyak tuntutan maka Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Blitar berusaha merubah sistem mereka menjadi lebih baik dan lebih modern seiring dengan berkembangnya jaman. Salah satunya dengan membuat program Aplikasi Pengelolaan Pelayanan Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Blitar. II. METODOLOGI 2.1 Perancangan Base Basis data dari program aplikasi pengelolaan data pelayanan kependudukan dan pencatatatn sipil ini memiliki 4 basis data yaitu: a. Basis Kependudukan Basis data kependudukan digunakan untuk program pelayanan terutama pelayanan kependudukan[1]. Seperti pada Gambar 1 untuk basis data kependudukan terdapat 5 tabel yang meliputi tabel rekap, pindahmasuk, pindahkeluar, login dan kk. Gambar1. Tabel Basis Kependudukan Tabel rekap digunakan untuk menyimpan data rekap dari program pelayanan kependudukan yang memuat berbagai hal tentang data rekap yang telah dimasukkan pada form pelayanan. Tabel pindah masuk digunakan untuk menyimpan data-data pindah masuk. Tabel pindah keluar digunakan untuk menyimpan data-data pindah keluar. yang diisikan adalah data tambahan yang dimasukkan dalam program pelayanan. 105

2 Tabel login digunakan untuk menyimpan data akun dari user dan admin yang telah terdaftar.selain itu dalam tabel login juga menyimpan data tanda tangan dari user yang diubah ke bentuk basis data tipe BLOB[2]. Tabel kk digunakan untuk menyimpan data kependudukan dari setiap warga kotablitar. b. Basis Capil Basis data capil digunakan untuk program pelayanan catatan sipil. Seperti pada Gambar 2 basis data capil terdapat 6 tabel yang meliputi tabel kelahiran, kematian, perkawinan, login, perceraian, dan pengakuan. Gambar 3. Tabel Basis Kependudukan Rekap d. Basis Capil Rekap Basis data capil rekap merupakan basis data yang digunakan untuk program pelayanan catatan sipil dan program server catatan sipil. Seperti pada Gambar 4 untuk basis data capilrekap terdapat 5 tabel diantaranya tabel kelahiran, kematian, perkawinan, perceraian dan pengakuan. Gambar 2. Tabel Basis Capil c. Basis Kependudukan Rekap Basis data kependudukan rekap digunakan untuk program pelayanan kependudukan dan server kependudukan.dalam basis data ini ada 3 tabel yaitu tabel rekap2012, pindahkeluar2012 dan pindahmasuk2012. Untuk lebih jelasnya detail tabel database dapat dilihat pada Gambar 3. Gambar 4. Tabel Basis capilrekap 2.2 Perancangan Proses a. Administrator Aministrator merupakan pihak yang mengelola program secara keseluruhan[1]. Aministrator juga dapat bertindak sebagai user yakni sebagai penginput 106

3 data pelayanan kependudukan. Pada Gambar 5 dapat dilihat alur sistem sebagai administrator. Login 3. Form utama pelayanan Kependudukan dan Catatan Sipil 4. Form pelayanan Kependudukan 5. Form pelayanan Catatan Sipil 6. Form pencarian Kependudukan dan Catatan Sipil[6]. Tambah User Manage Input Pelayanan III. HASIL DAN PEMBAHASAN 3.1 Program Pelayanan Di dalam program ini terdapat dua jenis pelayanan yang biasa digunakan yaitu jenis pelayanan kependudukan dan jenis pelayanan catatan sipil. Lihat User Searching Logout Gambar5.Alur Sistem sebagai Administrator b. User User pada aplikasi inisebagai pihak yang menginputkan data pelayanan kependudukan, untuk alur sistem seperti pada Gambar 6 dibawah ini. Login Input Pelayanan Search Gambar6. Alur sistem sebagai User Logout c. Operator Dalam hal ini, operator merupakan pihak yang mengolah data pelayanan kependudukan[4]. Untuk alur sistem sebagai operator dapat dilihat pada Gambar 7. Gambar8. Splash Screen Program Pelayanan Setelah form splash screen seperti Gambar 8 selesai memuat data, maka akan munculform login. Form login digunakan untuk deteksi user yang akan menggunakan program ini. Setiap user memiliki username dan password sendiri[7]. Execute Program Pengolaha n Searching Rekap Gambar7. Alur Sistem sebagai Operator d. Perancangan User Interface Tampilan dari perangkat lunak ini dapat dibagi dalam 5 bagian, diantaranya adalah: 1. Tampilan awal 2. Tampilan form login dengan pilihan 2 kategori Gambar9. Form Login Pada Gambar 9 untuk form login terdapat dua kategori atau jenis pelayanan yaitu kependudukan dan catatan sipil. Jika username dan password salah maka akan muncul pemberitahuan bahwa username atau password salah. Jika username dan password benar dan kategori sudah dipilih maka akan lanjut ke menu utama. Form menu utama dari aplikasi pelayanan ini 107

4 terbagi menjadi 2 yaitu Menu Kependudukan dan Menu Catatan Sipil. Untuk menambah dan mengedit user bisa menggunakan tombol tambah user atau edit user. Untuk data yang bisa ditambah dan diedit adalah data username, password dan tanda tangan. Tampilan contoh pengeditan dapat dilihat seperti pada Gambar 12 di bawah ini. Gambar10. Form Menu Utama(Menu Kependudukan) dan (Menu Capil) Seperti pada Gambar 10, dalam kedua form utama diatas juga terdapat menu-menu lain diantaranya: a. Untuk Menu Capil atau Menu Kependudukan yaitu sebuah menu khusus yang digunakan user sesuai dengan kategori saat login. Menu ini terdiri dari menu pelayanan, menu pencarian, menu admin (tambah user, lihat data user), dan logout. b. Menu Readme digunakan untuk mengetahui cara pemakaian program pelayanan ini. c. Menu About Us digunakan untuk melihat profil dari pembuat program ini. d. Menu Exit digunakan untuk logout sekaligus keluar dari program pelayanan[9]. Gambar12. Form Tambah dan Edit User Form Pelayanan kependudukan digunakan untuk melayani masyarakat yang ingin melakukan kepengurusan kependudukan.di dalam form ini ada 3 jenis kepengurusan yang bisa dipilih yaitu pelayanan utama, surat pindah masuk dan surat pindah keluar. Pelayanan utama melayani berbagai kepengurusan yang menyertakan KK sebagai prasyarat kepengurusan. Pelayanan surat pindah masuk dan surat pindah keluar melayani kepengurusan yang tidak menggunakan KK sebagai syarat kepengurusan. Tampilan form seperti pada Gambar 13. Jika login sebagai admin, untuk melihat data akun bisa menggunakan menu lihat data user. Setelah itu akan muncul form data pengguna. Form data pengguna digunakan untuk menunjukkan data akun dari pengguna program pelayanan. Tampilan form data pengguna dapat dilihat pada Gambar 11.Untuk menu pada form data pengguna diantaranya: a. Tambah User : untuk menambah user baru b. Edit User : untuk mengedit data user lama c. Hapus User : untuk menghapus data user d. Kembali : unuk kembali ke form utama [10] Gambar11. Form Pengguna Gambar13. Form Pelayanan Kependudukan Form pelayanan kependudukan akan mencetak nomor antrian jika telah selesai melakukan penginputan data. Dalam nomor antrian tersebut memuat sebagian data dari inputan dan memuat secara 108

5 otomatis nomor id dan tanda tangan dan nama dari petugas[5]. Nomor antrian ini digunakan untuk pengambilan hasil kepengurusan pada tanggal pengambilan yang telah ditetapkan. Contoh dari nomor antrian bisa dilihat pada Gambar 14 dan Gambar 15 di bawah ini : penginputan data, nomor antrian tersebut memuat sebagian data dari inputan dan memuat secara otomatis nomor id dan tanda tangan dan nama dari petugas[8]. Contoh dari nomor antrian bisa dilihat pada Gambar 17. Satu Kepengurusan : Gambar17. No. Antrian Catatan Sipil (Akta Kelahiran) Gambar14. No. Antrian Kependudukan Satu Kepengurusan Banyak Kepengurusan : Berdasarkan Gambar 18 dan 19 untuk form pencarian digunakan untuk mencari data rekap dari database tentang berbagai kepengurusan yang telah dilakukan dan juga bisa digunakan pada saat pengambilan hasil kepengurusan. Selain itu form pencarian juga digunakan untuk pengesahan pengambilan hasil kepengurusan dengan menyertakan nama dan tanda tangan dari pengambil sebagai bukti pengambilan[3]. Gambar15. No. Antrian Kependudukan Banyak Kepengurusan Form Pelayanan Pencatatan Sipil digunakan untuk melayani masyarakat yang ingin melakukan kepengurusan catatan sipil. Di dalam Form Pelayanan Catatan Sipil ada 5 jenis kepengurusan yang bisa dipilih yaitu kelahiran, kematian, pengakuan anak, perkawinan dan cerai. Tampilan form seperti pada Gambar 16. Gambar18. Form Pencarian Kependudukan Gambar16. Form Pelayanan Catatan Sipil Form pelayanan catatan sipil akan mencetak nomor antrian jika telah selesai melakukan Gambar19. Form Pencarian Catatan Sipil Form pengambilan digunakan untuk memfalidasi pengambilan hasil kepengurusan yang dilakukan oleh pengambil. Dan untuk form pengambilan ada nama dan tanda tangan si pengambil sebagai bukti bahwa hasil kepengurusan telah diambil 109

6 dan siapa yang mengambil. Contoh form pengambilan seperti Gambar 20 di bawah ini. Gambar 20. Form Pengambilan 3.2 Program Server Catatan Sipil IV. KESIMPULAN Kesimpulan dari hasil ujicoba aplikasi ini diantaranya sebagai berikut: 1) Perancangan aplikasipengelolaan data pelayanan kependudukan dan pencatatan sipil ditujukan untuk membantu petugas pelayanan maupun petugas operator untuk merekap data pelayanan yang masuk. 2) Dengan adanya aplikasipengelolaan data pelayanan kependudukan dan pencatatan sipil yang telah terintegrasi dengan database MySQL akan mempermudah dalam pengelolaan data kependudukan yang dilakukan oleh pihak Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil. 3) aplikasipengelolaan data pelayanan kependudukan dan pencatatan sipil telah terintegrasi dengan program server kependudukan dan server catatan sipil sehingga mempercepat proses kepengurusan dan rekap data. 4) Signature Pad membuat tanda tangan saat pengambilan hasil kepengurusan dari warga menjadi lebih mudah dilakukan dan lebih mudah diolah dalam sistem. V. DAFTAR PUSTAKA Gambar 21. Form Tampilan Program Server Catatan Sipil Berdasarkan Gambar 21 Program Server Catatan Sipil digunakan untuk menampilkan data rekap dari setiap kepengurusan catatan sipil seperti akta kelahiran, akta kematian, akta perkawinan, akta perceraian dan akta pengakuan anak. 3.3 Program Server Kependudukan Program Server Kependudukan digunakan untuk menampilkan data rekap dari setiap kepengurusan kependudukan seperti KK, KTP dan Surat Pindah. Tampilan dari program tersebut dapat dilihat pada Gambar 22 di bawah ini : [1] Amsyah, Zulkifli. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta : PT Gramedia Pustaka Utama, [2] Firdaus SQL Server dengan Visual Basic 6.0. Palembang. Maxicom. [3] Abdul Razaq Visual Basic 6.0. Penerbit: Indah Surabaya. [4] Rahadian, Hadi Membuat Laporan dengan Crystal Reports 8.5 dan Visual Basic 6.0, Jakarta: PT Elek Media Komputindo Kelompok Gramedia. [5] Faturrohman Pemrograman Visual Basic Crystal Report. (Offline) [6] Hendra,S.T. Bahasa Pemrograman VB.Net (ebook). [7] Henry Pandia Pemrograman dengan Visual Basic. Penerbit: Erlangga Jakarta. [8] A.W. Imam Pemrograman Visual Basic : Cara Membuat Laporan Dengan Crystal Report, Yogyakarta : Graha Ilmu. [9] Tim Penyusun Modul Praktikum Pemrograman Visual Modul Praktikum Pemrograman Visual. Malang: FT - UM. [10] Situs online ( Modul12-VB-Crystal-Report-Fathur.pdf, diakses pada tanggal 7 Mei 2013) Gambar 22. Form Tampilan Program Server Kependudukan 110