Desi Pratiwi. Kepala Pusat Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional Arsip Nasional Republik Indonesia

Transkripsi

1 Desi Pratiwi Kepala Pusat Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional Arsip Nasional Republik Indonesia RAPAT KOORDINASI SIKN DAN JIKN PUSAT SISTEM DAN JARINGAN INFORMASI KEARSIPAN NASIONAL Jakarta, 7 Oktober

2 KEBIJAKAN SIKN DAN JIKN DALAM UNDANG-UNDANG TTG KEARSIPAN 2

3 TUJUAN PENYELENGGGARAAN KEARSIPAN NASIONAL (UU No. 43 Th Psl. 3) KEBIJAKAN KEARSIPAN NASIONAL (UU No. 43 Th Psl. 7) PEMBANGUNAN SIKN DAN PEMBENTUKAN JIKN 1.Menjamin terciptanya arsip pada pencipta arsip yaitu dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, orgn politik, orgn kemasyarakatan, & perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional; 2.Menjamin ketersediaan arsip yang autentik & terpercaya sebagai alat bukti yang sah; 3.Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal & pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan peruuan; 4.Menjamin pelindungan kepentingan negara & hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan & pemanfaatan arsip yang autentik & terpercaya; 5.Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif & terpadu; 6.Menjamin keselamatan & keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, & bernegara; 7.Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas & jati diri bangsa; & 8.Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan & pemanfaatan arsip yang autentik & terpercaya. 1. Pembinaan terhadap pencipta arsip pusat & daerah, lembaga kearsipan provinsi, kabupaten/kota, & perguruan tinggi; 2. Pengelolaan arsip dinamis & arsip statis; 3. Pembangunan SKN, SIKN & pembentukan JIKN; 4. Organisasi, terdiri dari unit kearsipan pada pencipta arsip & lembaga kearsipan; 5. Pengembangan SDM kearsipan; 6. Prasarana & sarana kearsipan; 7. Pelindungan & penyelamatan arsip; 8. Sosialisasi kearsipan; 9. Kerja sama & 10.Pendanaan. 1.ANRI membangun SIKN untuk memberikan informasi yg autentik & utuh. 2.Yang dapat berfungsi: untuk mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara; untuk menjamin: akuntabilitas manajemen penyelenggaraan negara; penggunaan informasi hanya kepada pihak yg berhak; ketersediaan arsip sebagai memori kolektif bangsa. sebagai simpul pemersatu bangsa dalam kerangka NKRI. PEMBENTUKAN JIKN 1. JIKN berfungsi untuk meningkatkan: a. akses & mutu layanan kearsipan kepada masyarakat, b. kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat, c. peran serta masyarakat dalam bidang kearsipan. 2. Penyelenggara JIKN adalah: a. ANRI sebagai Pusat Jaringan Nasional b. - lembaga kearsipan provinsi, - lembaga kearsipan kabupaten/kota, - lembaga kearsipan perguruan tinggi, - unit kearsipan pada lembaga negara, - lembaga kearsipan perguruan tinggi swasta. sebagai Simpul Jaringan 3. JIKN merupakan sistem jaringan informasi & sarana pelayanan untuk arsip dinamis & arsip statis. 3

4 KEBIJAKAN SIKN DAN JIKN DALAM AGENDA PEMBANGUNAN NASIONAL 4

5 Peraturan Presiden No. 2 Th tentang RPJMN GUNA MEMBANGUN TRANSPARANSI DAN AKUNTABILITAS KINERJA PEMERINTAH DALAM RANGKA MEMPERCEPAT TERCAPAINYA TATA KELOLA PEMERINTAHAN YANG BERSIH, EFEKTIF, DEMOKRATIS, DAN TERPERCAYA MAKA DIPERLUKAN PENERAPAN MANAJEMEN KEARSIPAN YANG ANDAL, KOMPREHENSIF, DAN TERPADU Dalam RPJMN (Buku II, 2015:7-41), ANRI diamanatkan untuk melakukan: (1)Peningkatan pengelolaan arsip untuk menjamin akuntabilitas, tranparansi, produktivitas, perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat serta peningkatan kualitas pelayanan publik. (2) Peningkatan penyelamatan, pengamanan, dan pemanfaatan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban berbangsa dan bernegara, aset nasional, serta memori kolektif bangsa. (3) Pemantapan dan peningkatan pemanfaatan Sistem Informasi Kearsipan Nasional (SIKN) & Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (JIKN), termasuk pengelolaan aset dan pengembangan portal kearsipan terkait peraturan perundang-undangan GRAND DESIGN INFORMASI DAN PENGEMBANGAN SISTEM KEARSIPAN

6 RPJMN TAHUN (Nawa Cita) SUB-AGENDA ARAH KEBIJAKAN DAN STRATEGI VISI DAN MISI ANRI ) Menghadirkan kembali Negara untuk melindungi segenap bangsa dan memberikan rasa aman pada seluruh warga negara 2) Membangun Tata Kelola Pemerintahan yang bersih, efektif, demokratis dan terpercaya 3) Membangun Indonesia dari pinggiran dengan memperkuat daerah-daerah dan desa dalam kerangka Negara Kesatuan 4) Memperkuat kehadiran negara dalam melakukan reformasi sistem dan pengakan hukum yang bebas korupsi, bermartabat dan terpercaya 5) Meningkatkan kualitas hidup manusia Indonesia 6) Meningkatkan produktivitas rakyat dan daya saing di pasar internasional 7) Mewujudkan kemandirian ekonomi dengan menggerakkan sektor-sektor strategis ekonomi domestik 8) Melakukan revolusi karakter bangsa 9) Memperteguh kebhinekaan dan memperkuat restorasi sosial Indonesia. Membangun Transparansi dan Akuntabilitas Kinerja Pemerintahan 1. Penerapan e- government untuk mendukung bisnis proses pemerintahan dan pembangunan, melalui strategi Penguatan sistem kearsipan berbasis TIK 2. Penerapan Open Government, melalui strategi Pengelolaan Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional Visi Perubahan: Arsip sebagai pilar good governance dan integrasi memori kolektif bangsa. Misi Perubahan: 1.Mewujudkan arsip sebagai indikator kinerja lembaga dan objek pemeriksaan dalam rangka transparansi penyelenggaraan pemerintahan melalui pemberdayaan potensi kearsipan K/L di tingkat Pusat dan Daerah serta masyarakat. 2.Mewujudkan pengelolaan arsip asset melalui pengembangan aplikasi electronic records system; 3.Mewujudkan penyelamatan dan perlindungan arsip strategis dan melestarikannya melalui sistem seleksi makro strategis, sistem restorasi modern, digitalisasi dan sistem jaringan informasi; 4.Mengembangkan sistem akses dan layanan arsip melalui aplikasi sistem dan jaringan informasi kearsipan; 5.Mewujudkan dan mengembangkan NSPK sebagai alat kontrol ANRI terhadap penyelenggaraan kearsipan nasional; 6.Membangun sinergitas berkelanjutan dengan K/L di Pusat dan Daerah terutama organisasi kearsipan (unit dan lembaga kearsipan) dan lembaga kearsipan internasional yang tergabung dalam ICA dan Sarbica. 6

7 VISI DAN MISI ANRI PROGRAM DAN KEGIATAN PROGRAM PRIORITAS Visi Perubahan: Arsip sebagai pilar good governance dan integrasi memori kolektif bangsa. Misi Perubahan: 1. Mewujudkan arsip sebagai indikator kinerja lembaga dan objek pemeriksaan dalam rangka transparansi penyelenggaraan pemerintahan melalui pemberdayaan potensi kearsipan K/L di tingkat Pusat dan Daerah serta masyarakat. 2. Mewujudkan pengelolaan arsip asset melalui pengembangan aplikasi electronic records system; 3. Mewujudkan penyelamatan dan perlindungan arsip strategis dan melestarikannya melalui sistem seleksi makro strategis, sistem restorasi modern, digitalisasi dan sistem jaringan informasi; 4. Mengembangkan sistem akses dan layanan arsip melalui aplikasi sistem dan jaringan informasi kearsipan; 5. Mewujudkan dan mengembangkan NSPK sebagai alat kontrol ANRI terhadap penyelenggaraan kearsipan nasional; 6. Membangun sinergitas berkelanjutan dengan K/L di Pusat dan Daerah terutama organisasi kearsipan (unit dan lembaga kearsipan) dan lembaga kearsipan internasional yang tergabung dalam ICA dan Sarbica. 1. Program Dukungan Manajemen dan Pelaksanaan Tugas Teknis lainnya 2. Program Peningkatan Sarana dan Prasarana Aparatur ANRI 3. Program Penyelenggaraan Kearsipan Nasional a) Tujuan pertama Terwujudnya Tertib Arsip di Lingkungan Lembaga Negara, Pemerintahan Daerah, Lembaga Pendidikan (PTN) Perusahaan (BUMN/ BUMD), OrPol, OrKemasy, & Perseorangan (Tokoh Nas). b) Tujuan kedua Terwujudnya tertib arsip statis yang bernilai guna pertanggungjawaban nasional. c) Tujuan Ketiga Terwujudnya peningkatan mutu litbang kearsipan serta sistem informasi kearsipan. 1. Pengelolaan Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional (Prioritas Nasional) 2. Pengelolaan arsip aset (Prioritas Bidang) 3. Penerapan Sistem Informasi Kearsipan Dinamis- berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi (SIKD-TIK) (Prioritas Bidang) 7

8 VISI DAN MISI ANRI VISI DAN MSI DEPUTI BIDANG IPSK PROGRAM DAN KEGIATAN Visi Perubahan: Arsip sebagai pilar good governance dan integrasi memori kolektif bangsa. Misi Perubahan: 1.Mewujudkan arsip sebagai indikator kinerja lembaga dan objek pemeriksaan dalam rangka transparansi penyelenggaraan pemerintahan melalui pemberdayaan potensi kearsipan K/L di tingkat Pusat dan Daerah serta masyarakat. 2.Mewujudkan pengelolaan arsip asset melalui pengembangan aplikasi electronic records system; 3.Mewujudkan penyelamatan dan perlindungan arsip strategis dan melestarikannya melalui sistem seleksi makro strategis, sistem restorasi modern, digitalisasi dan sistem jaringan informasi; 4.Mengembangkan sistem akses dan layanan arsip melalui aplikasi sistem dan jaringan informasi kearsipan; 5.Mewujudkan dan mengembangkan NSPK sebagai alat kontrol ANRI terhadap penyelenggaraan kearsipan nasional; 6.Membangun sinergitas berkelanjutan dengan K/L di Pusat dan Daerah terutama organisasi kearsipan (unit dan lembaga kearsipan) dan lembaga kearsipan internasional yang tergabung dalam ICA dan Sarbica. VISI: Informasi dan pengembangan sistem kearsipan sebagai pilar penyelenggaraan kearsipan nasional. MISI: 1.Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; 2.Mempertinggi mutu penyelenggaraan kearsipan nasional; 3.Mendayagunakan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) dalam mendukung penyelenggaraan kearsipan berbasis TIK 1. Pengelolaan SIKN dan JIKN 2. Pengelolaan Data dan Informasi 3. Pengkajian dan Pengembangan Sistem Kearsipan 8

9 PERUNDANG-UNDANGAN DAN STANDAR INTERNASIONAL 9

10 1. UU No. 8 Th tentang Dokumen Perusahaan; 2. UU No. 11 Th tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE); 3. UU No. 14 Th tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP); 4. UU No. 25 Th tentang Pelayanan Publik; 5. UU lain yang secara substantif berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan nasional. 10

11 Pengelolaan: UU 43/ Kearsipan Penggunaan: UU 14/2008 KIP UU 25/2009 Pelayanan Publik DIMENSI RUANG KONTEKS ADMINISTRASI PELAKU KOMUNIKASI PESAN MEDIA PELAKU KOMUNIKASI SALURAN KONTEKS TEKNOLOGI Berbasis TIK: UU 11/ ITE 11

12 1. KEBIJAKAN PUBLIK DI BIDANG KEARSIPAN Dalam bentuk peraturan perundang-undangan, yakni UU No. 43 Thn 2009 dan PP No. 28 Thn 2012 yang mengatur: a. Pembinaan; b. Pengelolaan arsip; c. Pembangunan SKN, pembangunan SIKN, dan pembentukan JIKN; d. Organisasi; e. Pengembangan sumber daya manusia; f. Prasarana dan sarana; g. Pelindungan dan penyelamatan arsip; h. Sosialisasi kearsipan; i. Kerja sama; j. Pendanaan. 2. NSPK (Norma, Standar, Pedoman/Prosedur, Kriteria) - Peraturan/Ketentuan Teknis (Umumnya dalam bentuk Peraturan Kepala ANRI) - Standar Teknis Nasional dan Internasional 12

13 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5071) MENGGANTIKAN UNDANG-UNDANG NOMOR 7 TAHUN 1971 TENTANG KETENTUAN-KETENTUAN POKOK KEARSIPAN (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1971 Nomor 32, Tambahan Lembaran Negara Nomor 2964) 13

14 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan UU NO. 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN a. bahwa dalam rangka mempertahankan Negara Kesatuan Republik Indonesia dan mencapai cita-cita nasional sebagaimana tercantum dalam Pembukaan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945, arsip sebagai identitas dan jati diri bangsa, serta sebagai memori, acuan, dan bahan pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara harus dikelola dan diselamatkan oleh negara; b. bahwa untuk menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya, menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat, serta mendinamiskan sistem kearsipan, diperlukan penyelenggaraan kearsipan yang sesuai dengan prinsip, kaidah, dan standar kearsipan sebagaimana dibutuhkan oleh suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang andal; c. bahwa dalam menghadapi tantangan globalisasi dan mendukung terwujudnya penyelenggaraan negara dan khususnya pemerintahan yang baik dan bersih, serta peningkatan kualitas pelayanan publik, penyelenggaraan kearsipan di lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan harus dilakukan dalam suatu sistem penyelenggaraan kearsipan nasional yang komprehensif dan terpadu; d. 14

15 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan UU NO. 43 TAHUN 2009 TENTANG KEARSIPAN d. bahwa ketentuan dan pengaturan yang berkaitan dengan penyelenggaraan kearsipan masih bersifat parsial dan tersebar dalam berbagai peraturan perundang-undangan sehingga perlu diatur secara komprehensif dalam suatu undang-undang tersendiri; e. bahwa penyelenggaraan kearsipan nasional saat ini pada dasarnya belum bersifat terpadu, sistemik, dan komprehensif yang semuanya tidak terlepas dari pemahaman dan pemaknaan umum terhadap arsip yang masih terbatas dan sempit oleh berbagai kalangan, termasuk di kalangan penyelenggara negara; f. bahwa Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan perlu disesuaikan dengan perkembangan dan kebutuhan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara yang dipengaruhi oleh perkembangan tantangan nasional dan global serta perkembangan teknologi informasi dan komunikasi; g. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud dalam huruf a sampai dengan huruf f perlu membentuk Undang-Undang Republik Indonesia tentang Kearsipan; 15

16 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 53, Tambahan Lembaran Negara Nomor 5286) dengan demikian PERATURAN PEMERINTAH NOMOR 34 TAHUN 1979 TENTANG PENYUSUTAN ARSIP (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1979 Nomor 51, Tambahan Lembaran Negara Nomor 3151) TIDAK BERLAKU 16

17 1. KEBIJAKAN PUBLIK DI BIDANG KETERBUKAAN INFORMASI PUBLIK Dalam bentuk peraturan perundang-undangan, yakni UU No. 14 Thn 2008 dan PP No. 61 Thn 2010 yang mengatur: a. Hak dan kewajiban pemohon dan pengguna informasi publik serta hak dan kewajiban badan publik; b. Informasi yang wajib disediakan dan diumumkan; c. Informasi yang dikecualikan; d. Mekanisme memperoleh informasi; f. Komisi Informasi g. Keberatan dan penyelesaian sengketa melakui Komisi Informasi; h. Hukum acara komisi; i. Gugatan ke pengadilan dan kasasi; j. Ketentuan pidana; k. Ketentuan lain-lain; l. Ketentuan peralihan. 17

18 2. KEBIJAKAN PUBLIK DI BIDANG PELAYANAN PUBLIK Dalam bentuk peraturan perundang-undangan, yakni UU No. 25 Thn 2009 dan PP No. 96 Thn 2012 yang mengatur: a. Pembina, organisasi penyelenggara, dan penataan pelayanan publik; b. Hak, kewajiban, dan larangan; c. Penyelenggaraan pelayanan publik; d. Peran serta masyarakat; f. Penyelesaian pengaduan; g. Ketentuan sanksi; h. Ketentuan peralihan; i. Ketentuan penutup. 18

19 3. KEBIJAKAN PUBLIK DI BIDANG INFORMASI DAN TRANSAKSI ELEKTRONIK Dalam bentuk peraturan perundang-undangan, yakni UU No. 11 Thn 2008 dan PP No. 82 Thn 2012 yang mengatur: a. Informasi, dokumen, dan tanda tangan elektronik; b. Penyelenggaraan sertifikasi elektronik dan sistem elektronik; c. Transaksi elektronik; d. Nama domain, hak kekayaan intelektual, dan perlindungan hak pribadi; f. Perbuatan yang dilarang; g. Penyelesaian sengketa; h. Peran pemerintah dan peran masyarakat; i. Penyidikan; j. Ketentuan pidana; k. Ketentuan peralihan; l. Ketentuan penutup. 19

20 ISO 13008:2012 Information and documentation -- Digital records conversion and migration process ISO/TR 13028:2010 Information and documentation - Implementation guidelines for digitization of records ISO :2001 Information and documentation -- Records management -- Part 1: General ISO/TR :2001 Information and documentation -- Records management -- Part 2: Guidelines ISO :2010 Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments -- Part 1: Overview and statement of principles ISO :2011 Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments -- Part 2: Guidelines and functional requirements for digital records management systems ISO :2010 Information and documentation -- Principles and functional requirements for records in electronic office environments -- Part 3: Guidelines and functional requirements for records in business systems ISO/TR 17068:2012 Information and documentation - Trusted third party repository for digital records ISO 22310:2006 Information and documentation -- Guidelines for standards drafters for stating records management requirements in standards 20

21 ISO :2006 Information and documentation -- Records management processes -- Metadata for records -- Part 1: Principles ISO :2009 Information and documentation -- Managing metadata for records -- Part 2: Conceptual and implementation issues ISO/TR :2011 Information and documentation -- Managing metadata for records -- Part 3: Self-assessment method ISO/TR 26122:2008 Information and documentation -- Work process analysis for records ISO 30300:2011 Information and documentation -- Management systems for records -- Fundamentals and vocabulary ISO 30301:2011 Information and documentation -- Management systems for records -- Requirements ISO :2001(E) Document management Electronic document file format for long-term preservation ISO/TC 46/SC 10 Requirements for document storage and conditions for preservation ISO 9706:1994 Information and documentation Paper for documents Requirements for permanence ISO 11108:19996 Information and documentation Archival paper Requirements for permanence and durability 21

22 ISO 11798:1999 Information and documentation Permanence and durability of writing, printing and copying on paper Requirements and test methods ISO/CD 11799: Information and documentation Document storage requirements for archive and library materials ISO 11799:2003 Information and documentation Document storage requirements for archive and library materials ISO 11800:1998 Information and documentation Requirements for binding materials and methods used in the manufacture of books ISO 14416:2003 Information and documentation Requirements for bindings of books, periodicals, serials and other paper documents for archive and libary use Methods and materials ISO 16245:2009 Information and documentation Boxes, file covers and other enclosures, made from cellulosic materials, for storage of paper and parchment documents ISO/NP TS Recommendation on methods of validating the success of deacidification processes for printed and handwritten documents ISO TC 171/SC 3:2002, ISO/CD , ISO TC 171/SC 3/WG Electronic archival storage Specifications relative to the design and operation of information processing systems in view of ensuring the storage and integrity on the recordings stored in these systems Requirements for permanence and durability ISO 2788:1986 Documentation Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri 22

23 PENYELENGGARAAN KEARSIPAN 23

24 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan Hal-hal yang berkenaan dengan arsip. Keseluruhan kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan sarana, serta sumber daya lainnya. Proses pengendalian arsip dinamis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan, serta penyusutan arsip. Proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif, dan sistematis meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi, pemanfaatan, pendayagunaan, dan pelayanan publik dalam suatu sistem kearsipan nasional. 24

25 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan a. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional; b. Menjamin ketersediaan arsip yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah; c. Menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; d. Menjamin pelindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya; e.. 25

26 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan e. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai suatu sistem yang komprehensif dan terpadu; f. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara; g. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan, serta keamanan sebagai identitas dan jati diri bangsa; dan h. Meningkatkan kualitas pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang autentik dan terpercaya. 26

27 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan a. Kepastian hukum; b. Keautentikan dan keterpercayaan; c. Keutuhan; d. Asal usul (principle of provenance); e. Aturan asli (principle of original order); f. Keamanan dan keselamatan; g. Keprofesionalan; h. Keresponsifan; i. Keantisipatifan; j. Kepartisipatifan; k. Akuntabilitas; l. Kemanfaatan; m. Aksesibilitas; n. Kepentingan umum. 27

28 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan Meliputi; Penetapan kebijakan Pembinaan kearsipan Pengelolaan arsip dalam suatu SISTEM KEARSIPAN NASIONAL yang didukung oleh; a. Sumber daya manusia b. Prasarana dan sarana c. Sumber daya lain Ruang lingkup di atas meliputi kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta lembaga kearsipan. 28

29 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan Tanggung jawab: - Nasional -> Arsip Nasional RI (ANRI) - Provinsi -> pemerintahan daerah provinsi - Kabupaten/Kota -> pemerintahan daerah kabupaten kota - Perguruan Tinggi -> perguruan tinggi Tanggung jawab ANRI: - penetapan kebijakan - pembinaan kearsipan - pengelolaan arsip Upaya mempertinggi mutu oleh ANRI: - penelitian dan pengembangan kearsipan - pendidikan dan pelatihan kearsipan. 29

30 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan 1. Lembaga kearsipan nasional (ANRI) terhadap; a) pencipta arsip tingkat pusat dan daerah b) lembaga kearsipan daerah provinsi c) lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota d) lembaga kearsipan perguruan tinggi 2. Lembaga kearsipan provinsi terhadap; a) pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi b) lembaga kearsipan daerah kabupaten/kota 3. Lembaga kearsipan kabupaten/kota terhadap; a) pencipta arsip di lingkungan daerah kabupaten/kota 4. Lembaga kearsipan perguruan tinggi terhadap; a) satuan kerja b) civitas akademika 30

31 SIKN DAN JIKN 31

32 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan 1) Lembaga kearsipan nasional menyelenggarakan kearsipan yang komprehensif dan terpadu melalui SKN untuk menjaga autentisitas dan keutuhan arsip. 2) SKN berlaku untuk pengelolaan arsip dinamis dan pengelolaan arsip statis. 3) SKN berfungsi untuk: a. mengidentifikasi keberadaan arsip yang memiliki keterkaitan informasi di semua organisasi kearsipan; b. menghubungkan keterkaitan arsip sebagai satu keutuhan informasi; c. menjamin ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya. 32

33 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan 1) Lembaga kearsipan nasional membangun SIKN untuk memberikan informasi yang autentik dan utuh dalam mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara, memori kolektif bangsa, dan simpul pemersatu bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan Republik Indonesia. 2) Dalam melaksanakan fungsi SIKN, lembaga kearsipan nasional membentuk JIKN. 3) SIKN berfungsi untuk: a. mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara; b. menjamin akuntabilitas manajemen penyelenggaraan negara; c. menjamin penggunaan informasi hanya kepada pihak yang berhak; d. menjamin ketersediaan arsip sebagai memori kolektif bangsa. 33

34 UU No. 43 Tahun 2009 : Kearsipan 1) JIKN berfungsi untuk meningkatkan: a. akses dan mutu layanan kearsipan kepada masyarakat; b. kemanfaatan arsip bagi kesejahteraan rakyat; c. peran serta masyarakat dalam bidang kearsipan. 2) Penyelenggara JIKN adalah ANRI sebagai pusat jaringan nasional serta lembaga kearsipan provinsi, lembaga kearsipan kabupaten/ kota, dan lembaga kearsipan perguruan tinggi sebagai simpul jaringan. 34

35 APLIKASI SIKN DAN WEBSITE JIKN Salah satu tampilan menu pada aplikasi SIKN Tampilan Beranda Website SIKN ( 35

36 36

37 MANFAAT SIKN DAN JIKN Melaksanakan penerapan e-government dan open government. 37

38 MANFAAT SIKN DAN JIKN Memberikan informasi yang autentik dan utuh dalam mewujudkan arsip sebagai tulang punggung manajemen penyelenggaraan negara. Menyelamatkan data digital kearsipan dan non-kearsipan. 38

39 MANFAAT SIKN DAN JIKN Memudahkan upaya berbagi data dan informasi kearsipan untuk kepentingan layanan pemerintahan dan publik. 39

40 MANFAAT SIKN DAN JIKN Menjamin akuntabilitas manajemen penyelenggaraan negara. Aksesibilitas arsip sepanjang daur hidup arsip. 40

41 MANFAAT SIKN DAN JIKN Efisiensi pencarian arsip sesuai kategori tertentu, baik dengan menggunakan aplikasi SIKN maupun website JIKN (layanan prima). 41

42 MANFAAT SIKN DAN JIKN Menjamin penggunaan informasi hanya kepada pihak yang berhak. Menjamin ketersediaan arsip sebagai memori kolektif bangsa. 42

43 DAN PEMBERIAN SERTIFIKAT KEPADA 13 SIMPUL JARINGAN PERTAMA OLEH KEPALA ANRI DR. MUSTARI IRAWAN Jakarta, 24 September

44 PENCANANGAN IMPLEMENTASI SIKN DAN JIKN Jakarta, 24 September Simpul Jaringan Pelopor: ANRI, Telkom, Provinsi Banten, Provinsi Aceh, IPB, Kabupaten Bantul, Kabupaten Lamongan, Kabupaten Bayuasin, Kota Denpasar, Kota Sukabumi, Kota Bogor, dan Kota Cimahi. (-) Kota Bukittinggi. 44

45 IMPLEMENTASI SIKN DAN JIKN 45

46 PUSAT JARINGAN NASIONAL Pusat Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional Bidang Pengembangan Sistem dan Jaringan Informasi Kearsipan Nasional Bidang Pengembangan Simpul Jaringan 46

47 APLIKASI SIKN DAN WEBSITE JIKN SISTEM PE- NGELOLAAN ARSIP DINAMIS/STATIS APLIKASI SIKN WEBSITE JIKN Manual Modul Penghimpun Data Aplikasi SIKD/SIKS Ekspor Data Pangkalan Data Simpul/Pusat SIKN-JIKN PENGGUNA Aplikasi Lain Pembuatan Daftar Arsip Penghimpunan & Sinkronisasi Data Pengelolaan Data Layanan Informasi Penggunaan dan pemanfaatan aplikasi SIKN dan website JIKN berbasis cloud computing. 47

48 ALTERNATIF DALAM IMPLEMENTASI Lingkup Implementasi SIKN dan JIKN pada lingkungan simpul jaringan: Pada lingkup terkecil adalah pada satu unit kerja yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip dinamis (aktif dan in-aktif) atau pada pengelolaan arsip statis. Perangkat yang dibutuhkan dapat hanya satu perangkat komputer, artinya semua fungsi pada aplikasi dilakukan menggunakan komputer dengan mc address yang sama (penggunaan secara bergantian) dengan peran pengguna dapat dibebankan pada satu orang atau dibagi menjadi dua atau tiga peran. Cloud Data Storage Petugas input data Petugas validator Petugas penentu status akses 48

49 ALTERNATIF DALAM IMPLEMENTASI Lingkup Implementasi SIKN dan JIKN pada lingkungan simpul jaringan: Pada lingkup terkecil adalah pada satu unit kerja yang bertanggung jawab terhadap pengelolaan arsip dinamis (aktif dan in-aktif) atau pada pengelolaan arsip statis. Perangkat yang dibutuhkan terdiri dari sejumlah perangkat komputer yang akan dipakai oleh masing-masing peran pengguna. Cloud Data Storage Petugas input data Petugas validator Petugas penentu status akses 49

50 IMPLEMENTASI PADA KEMENTERIAN/LEMBAGA Petugas input data Petugas validator Petugas input data Petugas validator Cloud Data Storage Central file I Central file II Petugas input data Petugas validator Petugas penentu status akses (PPID) Petugas input data Petugas validator Bagian Arsip Central file III 50

51 IMPLEMENTASI PADA LEMBAGA KEARSIPAN Petugas input data Petugas validator Petugas input data Petugas validator Cloud Data Storage Central file I Central file II Petugas input data Petugas validator Petugas penentu status akses (PPID) Petugas input data Petugas validator Petugas input data Petugas validator Bagian Arsip Central file III Bidang Arsip Statis 51

52 HELPDESK NASIONAL SIKN DAN JIKN 52

53 KOMUNIKASI DENGAN HELPDESK NASIONAL Pengguna Simpul Jaringan Pusat Jaringan Nasional Pusdatin 53

54 RUANG ADMIN PUSAT JARINGAN NASIONAL Administrator Pusat Jaringan Nasional yang siap menerima pertanyaan melalui telepon dan , serta memantau sistem. 54

55 BANTUAN LAIN 55

56 BANTUAN TATAP MUKA Magang dan Pelatihan Bimbingan dan Konsultasi 56

57 BANTUAN JARAK JAUH Pembelajaran Mandiri 57

58 KONTAK HELPDESK NASIONAL Jl. Ampera Raya No. 7, Jakarta Telp Faks HP

59 PERSIAPAN IMPLEMENTASI SIKN DAN JIKN 59

60 Komitmen Pimpinan dan Lembaga Perencanaan Kinerja dan Pendanaan Penempatan dan Pendayagunaan SDM Kearsipan Pelatihan SDM Kearsipan 60

61 Pengelolaan SIKN dan JIKN Pemantauan dan Evaluasi Koordinasi dan Sinergitas 61

62 semoga bermanfaat... 62