Optimalisasi Pengelolaan Pengadaan Barang Atau Jasa Melalui Perancangan Sistem Informasi Studi Kasus PT. Citra Sukapura Megah Bandung

Transkripsi

1 Optimalisasi Pengelolaan Pengadaan Barang Atau Jasa Melalui Perancangan Sistem Informasi Studi Kasus PT. Citra Sukapura Megah Bandung 1 Nurfatimah Indah Dwiagus, 2 Ilham Perdana 1,2 Jurusan Manajemen Bisnis Telekomunikasi & Informatika, Fakultas Ekonomi & Bisnis Universitas Telkom, Bandung 1 nurfatimahindah@gmail.com, 2 lhamdana@gmail.com ABSTRACT PT Citra Sukapura Megah (CSM) is the subsidiary of Yayasan Pendidikan Telkom (YPT) that given full authority to provide goods or services to the entire institution under YPT. Therefore, it needs a supporting system of the procurement efficiently and effectively. This research aims to create information system of the procurement that can organize every transaction goodly and giving proper information to increase the company s performance in achieving vision and mission. Type of research used in this study is applied research using research and development method. The data analysis technique used a qualitative approach from primary and secondary data. For determination of the sample, purposive sampling technique was used, and to test the validity of the data using triangulation. The research step begins with an analysis of current business process, to determine the needs and issues raised. Then the result of the analysis is converted into an information system design using Unified Modeling Language (UML). To facilitate reading the system design, then designed user interface and information system architecture with client server method. The last stage is to test the proposed design. More optimum information system is expected to improve the quality of management of the procurement of goods or services in PT CSM. Keywords : Procurement, Optimization, Object Oriented 1 Pendahuluan Sistem informasi merupakan pendukung yang sangat penting bagi perkembangan suatu organisasi baik akademik maupun non akademik, guna mendukung penyediaan informasi dan pengelolaan data. Mengingat ketatnya persaingan yang ada di dunia bisnis, membuat perusahaan dituntut untuk memiliki sistem informasi yang memadai, sebagai bagian dari strategi perusahaan. Dengan menerapkan suatu sistem informasi di perusahaan, diharapkan akan memberikan nilai lebih dan juga merupakan suatu keunggulan yang kompetitif. 161

2 Jurnal Sistem Informasi, Vol. 9 No. 2, September 2014: Pengadaan juga merupakan salah satu fungsi yang harus ada dalam suatu perusahaan, demi mendukung kelancaran proses bisnis. Tugas dari manajemen pengadaan adalah menyediakan input, berupa barang maupun jasa, yang dibutuhkan dalam kegiatan produksi maupun kegiatan lain dalam perusahaan. Efisiensi dan efektifitas dibagian pengadaan bisa memberikan kontribusi yang cukup berarti bagi peningkatan keuntungan sebuah perusahaan. Bagian pengadaan selalu membutuhkan bantuan teknologi dalam segala proses bisnisnya. Dengan memilih dan mengimplementasikan teknologi yang cocok tentunya dapat membantu mencapai tujuan dari fungsi pengadaan itu sendiri. PT Citra Sukapura Megah merupakan anak perusahaan Yayasan Pendidikan Telkom (YPT) yang sejalan dengan bisnis inti YPT, sehingga diharapkan menjadi perusahaan yang bisa menggali pendapatan YPT dari sumber non tution fee. Dengan latar belakang agar YPT lebih fokus dalam hal akademik, maka dalam hal pengadaan barang untuk seluruh lembaga dibawah YPT ditangani oleh PT Citra Sukapura Megah. Dalam proses pengadaan, PT Citra Sukapura Megah berhubungan dengan banyak vendor penyedia barang/jasa untuk menangani banyak permintaan barang/jasa dari lembaga-lembaga dibawah YPT. Efisiensi dan efektifitas pada bagian pengadaan tentunya sangat berpengaruh terhadap kelancaran bisnis baik PT Citra Sukapura Megah maupun YPT. PT Citra Sukapura Megah dalam kegiatan pengadaan barang belum menggunakan aplikasi bisnis yang terkomputerisasi, melainkan masih dengan cara manual. Dari proses permintaan barang oleh lembaga hingga pembayaran ke pihak vendor masih dilakukan secara manual, sehingga membutuhkan pengawasan yang sangat tinggi agar proses terlaksana sebagaimana mestinya. Pelaksanaan pengadaan yang masih menggunakan metode manual tentunya semakin menambah ketidakefisienan dan ketidakefektifan dari segi waktu, tenaga, dan biaya. Interaksi antar pihak-pihak yang terkait didalam proses sangat diutamakan sebagai salah satu proses transparansi. Belum terintegrasinya data maupun informasi selama proses pengadaan cenderung membutuhkan penginputan data secara berulang-ulang sehingga rawan menimbulkan kesalahaan, seperti kesalahan penginputan angka pada saat membuat daftar permintaan barang (human error). Selain itu, penyampaian data maupun informasi masih dalam bentuk hardcopy yang tentunya menyita waktu, tenaga, dan biaya. Dengan melihat permasalahan yang ada, maka PT Citra Sukapura Megah mengeluarkan surat keputusan perijinan penelitian dengan nomor: 722/UT- 01/CSM/XII/2013 yang mengizinkan untuk melakukan analisis proses sistem pengadaan yang diterapkan PT Citra Sukapura Megah guna meningkatkan kinerja untuk memproses data dan aliran informasi lebih cepat sehingga dapat 162

3 Optimalisasi Pengelolaan Pengadaan Barang Atau Jasa Melalui Perancangan Sistem Informasi Studi Kasus PT. Citra Sukapura Megah Bandung (Nurfatimah Indah Dwiagus, Ilham Perdana) mencapai efektifitas dan efisiensi dalam kegiatan pengadaan barang untuk seluruh lembaga dibawah Yayasan Pendidikan Telkom. Selanjutnya, akan dirancang suatu sistem informasi pengelolaan pengadaan pada PT Citra Sukapura Megah dengan maksud untuk membangun sistem yang berbasis komputerisasi yang mampu mengelola setiap transaksi pengadaan barang/jasa dengan baik dan memberikan informasi yang tepat dengan tujuan akhir untuk meningkatkan kinerja perusahaan dalam mencapai visi dan misi yang telah ditetapkan. 2 Landasan Teori 2.1 Pengadaan Barang/Jasa Procurement is activities related to obtaining products and materials from outside supplier Pengadaan adalah aktivitas yang berhubungan dengan menghasilkan/ memperoleh barang dan material dari pemasok luar [1]. Selain itu, Pengadaan barang atau jasa pada hakikatnya merupakan upaya pihak pengguna untuk mendapatkan atau mewujudkan barang dan jasa yang diinginkannya, dengan menggunakan metode dan proses tertentu agar dicapai kesepakatan harga, waktu, dan kesepakatan lainnya [8]. 2.2 Definisi Informasi Data adalah fakta atau apapun yang dapat digunakan sebagai input dalam menghasilkan informasi [2]. Sedangkan, Information refer to data that have been organized so that they have meaning and value to the receipient Informasi mengacu pada data yang telah dikelola sehingga bermakna dan memiliki nilai bagi penerimanya [7]. Sistem informasi merupakan suatu komponen yang terdiri dari manusia, teknologi informasi, dan prosedur kerja yang memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk mencapai satu tujuan [6]. Sistem informasi manajemen (management information system) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasiinformasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen [4]. Sistem informasi menghasilkan produk informasi yang mendukung berbagai kebutuhan pengambilan keputusan dari para manajer perusahaan. 2.3 Analisis dan Perancangan Sistem Analisis dan perancangan sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang, dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat 163

4 Jurnal Sistem Informasi, Vol. 9 No. 2, September 2014: dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi [5]. Dimana, Analisis sistem dapat didefinisiskan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentififkasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhankebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Setelah analisis sistem dilakukan, tahap selanjutnya adalah perancangan (desain) sistem [4]. Desain sistem informasi didefinisikan sebagai tugas yang fokus pada spesifikasi solusi detel berbasis komputer, dapat juga disebut physical design. Jika analisis sistem menekankan pada masalah bisnis, maka sebaliknya desain sistem informasi fokus pada segi teknis atau implementasi sebuah sistem [9]. 3 Hasil Penelitian dan Pembahasan 3.1 Identifikasi Proses Bisnis Saat Ini Berdasarkan hasil wawancara dan observasi, maka dapat diketahui proses pengelolaan pengadaan barang/jasa pada PT Citra Sukapura Megah. Proses dimulai dari permintaan barang/jasa dari client berupa daftar permintaan dalam bentuk SPPH (Surat Permintaan Penawaran Harga). SPPH akan dijadikan dasar oleh bagian pengadaan CSM untuk melakukan pencarian dan pengadaan barang/jasa, baik melalui pembelian langsung, penunjukan langsung kepada salah satu supplier yang sesuai dengan bidangnya, maupun secara tender dengan mengirimkan SPPH kepada beberapa supplier. Setelah melakukan pengadaan barang/jasa, maka akan dilakukan pengujian terhadap barang/jasa dengan cara melakukan uji terima dan kesesuaian barang/jasa. Jika barang/jasa tidak sesuai dengan spesifikasi dan surat kerjasama di awal, maka barang/jasa berhak dikembalikan. Jika barang/jasa telah sesuai, maka akan diterbitkan Berita Acara Serah Terima barang/jasa untuk dijadikan acuan dalam menerbitkan invoice (surat tagihan). Proses terakhir adalah pembayaran yang dilakukan secara dua tahap, yaitu pembayaran oleh client kepada PT Citra Sukapura Megah, dan dilanjutkan pembayaran kepada supplier barang/jasa yang sudah digunakan. Berikut adalah workflow diagram yang menggambarkan secara garis besar proses pengelolaan pengadaan barang atau jasa pada PT Citra Sukapura Megah: 164

5 Optimalisasi Pengelolaan Pengadaan Barang Atau Jasa Melalui Perancangan Sistem Informasi Studi Kasus PT. Citra Sukapura Megah Bandung (Nurfatimah Indah Dwiagus, Ilham Perdana) Gambar 1 Workflow Diagram Pengelolaan Pengadaan Barang Atau Jasa [3] 3.2 Masalah Pada Proses Bisnis Saat Ini Berikut adalah tabel yang mendeskripsikan permasalahan yang terjadi pada proses bisnis saat ini beserta solusi dan dampaknya pada pengelolaan pengadaan barang atau jasa di PT Citra Sukapura Megah: Tabel 1 Daftar Keluhan, Solusi dan Dampak Pengelolaan Pengadaan Barang Atau Jasa Pada Unit Pengadaan PT Citra Sukapura Megah [3] Keluhan Solusi Secara Manual Dampak Solusi Manual Solusi Dengan IT Dampak Solusi Dengan IT Penyimpanan data calon client dan supplier kurang baik. Membuat klasifikasi data calon client, misalkan berdasarkan bidang atau tanggal. Membutuhkan waktu dan tenaga yang cukup banyak; memungkinkan human error. Membuat database yang saling terintegrasi antar tabelnya. Membutuhkan waktu dan tenaga lebih sedikit; meminimalkan human error. 165

6 Jurnal Sistem Informasi, Vol. 9 No. 2, September 2014: Keluhan Solusi Secara Manual Dampak Solusi Manual Solusi Dengan IT Dampak Solusi Dengan IT Client kesulitan dalam menentukan pilihan saat pemesanan. Membuat daftar produk yang telah diadakan sebelumnya sebagai bahan referensi. Membutuhkan waktu, tenaga, dan biaya yang cukup banyak; memungkinkan redudansi data. Membuat daftar produk berdasarkan history pengadaan dan usulan produk baik dari client maupun supplier. Terjadi integrasi antara tabel produk, usulan_produk, dan katalog yang melibatkan staf pengadaan, client, dan supplier sehingga memperkaya daftar produk. Proses pemesanan yang melebihi batas waktu. Membuat deadline dalam setiap pemesanan oleh client. Terdapat kemungkinan lupa atau kurang memperhatikan deadline. Mengisi data deadline saat mengisi form pemesanan dan membuat timer untuk mengingatkan deadline. Kemungkinan lupa atau kurang memperhatikan deadline dapat dikurangi. Kesulitan dalam membuat laporan dikarenakan banyaknya berkas yang diarsipkan. Mengklasifikasikan setiap berkas. Memakan waktu, biaya, dan tenaga yang cukup besar; terdapat kemungkinan human error saat membuat laporan. Membuat database yang saling terintegrasi antar tabel di dalamnya serta merekam setiap transaksi yang dilakukan. Proses pemanggilan transaksi yang pernah dilakukan lebih cepat serta hemat tenaga dan biaya. 3.3 Analisis User Requirement Sebelum melakukan perancangan sistem informasi, maka diperlukan sebuah analisis user requirement untuk membuat rancangan yang sesuai dengan kebutuhan pengguna. Selanjutnya dapat dibuatkan daftar usulan proses bisnis sesuai dengan kebutuhan pengguna menurut hasil wawancara dan observasi yang dilakukan: a. Memperbaiki sistem manual dengan pemanfaatan aplikasi bisnis yang terkomputerisasi berbasis websehingga proses pengelolaan pengadaan barang atau jasa lebih efisien. Alasan menggunakan sistem informasi berbasis web adalah karena sistem informasi pengelolaan pengadaan barang 166

7 Optimalisasi Pengelolaan Pengadaan Barang Atau Jasa Melalui Perancangan Sistem Informasi Studi Kasus PT. Citra Sukapura Megah Bandung (Nurfatimah Indah Dwiagus, Ilham Perdana) atau jasa ini nantinya harus dapat diakses dari manapun, apalagi untuk client dan supplier yang berada di lokasi berbeda dengan unit pengadaan PT Citra Sukapura Megah. b. Menambahkan fungsi login, untuk mendukung keamanan sistem informasi. c. Menambahkan fungsi pendaftaran client dan supplier secara online sehingga calon client dan supplier dapat mengakses pendaftaran menggunakan browser application, sehingga diharapkan dengan sistem pendafatran online ini akan mengurangi jumlah antrian pada saat mendaftar dan mengurangi dokumen-dokumen fisik yang memerlukan tempat untuk diarsipkan. d. Mengembangkan fungsi pemesanan, dimana dalam proses pemesanan barang atau jasa, client telah disuguhkan beragam produk yang berisi spesifikasi lengkap dan gambar untuk mempermudah client dalam menentukan produk yang diinginkan. e. Membuat sistem database yang mampu menyimpan semua proses atau transaksi yang dilakukan sehingga dapat dipanggil kapan saja dalam bentuk laporan. f. Untuk proses pembayaran, tetap membuat bukti pembayaran fisik (kwitansi fisik) yang disertai materai (sesuai dengan kebutuhan) untuk memperkuat nilai hukum serta untuk keperluan laporan keuangan, audit, dan bukti pajak. g. Menampilkan report (laporan) berupa laporan pengadaan secara keseluruhan, laporan pengadaan per supplier, dan laporan pengadaan per client. 3.4 Batasan-Batasan Sistem Batasan-batasan yang digunakan dalam pengembangan sistem informasi pengelolaan pengadaan barang atau jasa ini adalah: a. Sistem informasi pengelolaan pengadaan barang atau jasa ini dapat digunakan oleh unit direktur utama, bagian pengadaan, yang meliputi kepala bagian pengadaan dan staf pengadaan, kepala bagian keuangan, client, dan supplier. b. Sistem informasi pengelolaan pengadaan barang atau jasa ini berbasis web yang dapat diakses menggunakan browser application pada sistem operasi Windows, Mac, dan Linux. c. Output berupa laporan yang dihasilkan diantaranya adalah Laporan Pendapatan Bulanan, Laporan Produk Terlaris, Laporan Client Teraktif, Laporan Supplier Teraktif, History Penawaran Harga, History Harga Jual, dan History Harga Beli. 167

8 Jurnal Sistem Informasi, Vol. 9 No. 2, September 2014: Diagram Perancangan a. Use Case Diagram Use Case Diagram adalah diagram yang menggambarkan kebutuhan sistem dari sudut pandang pengguna, yang memperlihatkan hubunganhubungan yang terjadi antara actor dengan use case dalam sistem. Dalam sistem informasi pengadaan barang atau jasa ini, terdapat enam actor dan 32 use case. Actor yang dimaksud terdiri dari Direktur Utama, Kepala Bagian Pengadaan, Staf Pengadaan, Kepala Bagian Keuangan, Supplier, dan Client. Sedangkan use case yang terdapat dalam sistem ini meliputi Login, Lupa Username/Password, Kelola User, Kelola Bank, Kelola Bidang, Kelola Client, Approval Client, Kelola Supplier, Approval Supplier, Kelola Kategori, Kelola Merek, Kelola Produk, Kelola Katalog, Approval Katalog, Kelola Pemesanan, Approval Pemesanan, Kelola Perubahan Pemesanan, Approval Perubahan Pemesanan, Kelola Usulan Produk, Approval Usulan Produk, Kelola Pengadaan, Approval Pengadaan, Kelola Tender, Approval Keikutsertaan Tender, Kelola Penawaran Harga Jual, Approval Penawaran Harga Jual, Kelola Penawaran Harga Beli, Approval Penawaran Harga Beli, Kelola Penerimaan dan Retur, Kelola Penerimaan Pembayaran, Kelola Pembayaran, dan Lihat Laporan. Gambar 2 Use Case Diagram Sistem Informasi Pengadaan Barang Atau Jasa [3] 168

9 Optimalisasi Pengelolaan Pengadaan Barang Atau Jasa Melalui Perancangan Sistem Informasi Studi Kasus PT. Citra Sukapura Megah Bandung (Nurfatimah Indah Dwiagus, Ilham Perdana) b. Class Diagram Gambar 3 Class Diagram Sistem Informasi Pengadaan Barang Atau Jasa [3] 169

10 Jurnal Sistem Informasi, Vol. 9 No. 2, September 2014: c. Activity Diagram Gambar 4 Activity Diagram Kelola Pengadaan [3] 170

11 Optimalisasi Pengelolaan Pengadaan Barang Atau Jasa Melalui Perancangan Sistem Informasi Studi Kasus PT. Citra Sukapura Megah Bandung (Nurfatimah Indah Dwiagus, Ilham Perdana) Gambar 5 Activity Diagram Approval Pengadaan [3] d. State Chart Diagram Gambar 6 State Chart Diagram Kelola Pengadaan [3] 171

12 Jurnal Sistem Informasi, Vol. 9 No. 2, September 2014: Gambar 7 State Chart Diagram Approval Pengadaan [3] e. Sequence Diagram Gambar 8 Sequence Diagram Tambah Pengadaan [3] 172

13 Optimalisasi Pengelolaan Pengadaan Barang Atau Jasa Melalui Perancangan Sistem Informasi Studi Kasus PT. Citra Sukapura Megah Bandung (Nurfatimah Indah Dwiagus, Ilham Perdana) Gambar 9 Sequence Diagram Lihat Pengadaan [3] Gambar 10 Sequence Diagram Terima Pengadaan [3] 173

14 Jurnal Sistem Informasi, Vol. 9 No. 2, September 2014: Gambar 11 Sequence Diagram Tolak Pengadaan [3] 3.6 Perancangan User Interface Sistem Informasi Berikut akan disampaikan perancangan user interface untuk sistem informasi pengelolaan pengadaan barang atau jasa di PT Citra Sukapura Megah berdasarkan fungsi sistemnya: 174

15 Optimalisasi Pengelolaan Pengadaan Barang Atau Jasa Melalui Perancangan Sistem Informasi Studi Kasus PT. Citra Sukapura Megah Bandung (Nurfatimah Indah Dwiagus, Ilham Perdana) Gambar 12 Tampilan Awal Kelola Pengadaan [3] Terdapat 3 pilihan tindakan yang dapat dilakukan oleh Staf Pengadaan dalam memproses pengadaan produk, yaitu pengadaan langsung (dengan Klik [Pengadaan Langsung]), menunjuk 1 supplier (dengan Klik salah satu supplier yang diinginkan pada kolom Supplier sesuai merek yang diinginkan), dan melalui tender (dengan Klik [Tender] pada merek yang diinginkan). Untuk pengadaan langsung, maka sistem akan meng-update status: proses pada database: tabel pemesanan sesuai dengan record yang dipilih. Kemudian sistem akan menampilkan FORM PENGADAAN sebagai berikut: Gambar 13 Tampilan Kelola Pengadaan Langsung [3] 175

16 Jurnal Sistem Informasi, Vol. 9 No. 2, September 2014: Setelah Klik [Tombol SUBMIT], sistem akan menambah record baru pada database: tabel pengadaan dengan status: proses dan tipe_pengadaan: langsung. Selain itu sistem juga akan menambah record baru pada database: tabel detil_pengadaan. Kemudian sistem juga akan meng-update status: selesai pada database: tabel pemesanan sesuai record yang dipilih. Selanjutnya sistem akan kembali menampilkan Halaman Awal Pengadaan. Sedangkan untuk pengadaan dengan menunjuk 1 supplier, sistem akan meng-update status: proses pada database: tabel pemesanan sesuai dengan record yang dipilih. Kemudian sistem akan menampilkan FORM PENAWARAN HARGA sebagai berikut: Gambar 14 Tampilan Kelola Penawaran Harga Beli [3] Jika Klik [Tombol Kembali], maka sistem akan kembali ke halaman sebelumnya. Jika Klik [Tombol Submit], maka sistem akan menambah record baru pada database: tabel penawaran_harga_beli dengan status: request dan user: csm. 176

17 Optimalisasi Pengelolaan Pengadaan Barang Atau Jasa Melalui Perancangan Sistem Informasi Studi Kasus PT. Citra Sukapura Megah Bandung (Nurfatimah Indah Dwiagus, Ilham Perdana) Kemudian sistem akan mengirimkan notifikasi pada supplier bahwa terdapat permintaan pengadaan barang dari CSM, sehingga supplier dapat segera memprosesnya. Terakhir, untuk pengadaan melalui tender, akan menampilkan FORM INVITASI TENDER sebagai berikut: Gambar 15 Tampilan Kelola Invitasi Tender [3] Jika Klik [Tombol Kembali], maka sistem akan kembali ke halaman sebelumnya. Jika Klik [Tombol Submit], maka sistem akan menambah record baru pada database: tabel tender dengan status: invitasi dan record baru pada tabel peserta_tender. Kemudian sistem akan mengirimkan notifikasi pada supplier terpilih bahwa terdapat invitasi tender dari CSM, sehingga supplier dapat segera meresponnya. 4 Kesimpulan dan Saran Berdasarkan hasil penelitian dan analisis yang telah dilakukan pada PT Citra Sukapura Megah bagian pengadaan mengenai pengelolaan pengadaan barang atau jasa, maka dapat diambil kesimpulan berikut: 177

18 Jurnal Sistem Informasi, Vol. 9 No. 2, September 2014: a. Saat ini unit pengadaan PT Citra Sukapura Megah dalam mengelola pengadaan barang atau jasa masih menggunakan cara manual. Dari proses permintaan barang/jasa dari client hingga pembayaran ke pihak supplier masih dilakukan secara manual, sehingga membutuhkan pengawasan yang sangat tinggi agar proses terlaksana sebagaimana mestinya. Pelaksanaan pengadaan yang masih menggunakan metode manual tentunya mengurangi efisiensi dan efektivitas dari segi waktu, tenaga, dan biaya.. b. Desain sistem informasi pengelolaan pengadaan barang atau jasa yang dihasilkan dalam penelitian ini berupa rancangan sistem informasi dengan menggunakan lima diagram UML (Unified Modellig Language) yaitu Use Case Diagram, Class Diagram, Activity Diagram, State Chart Diagram, dan Sequence Diagram. Selain itu, untuk mempermudah memahami rancangan sistem informasi yang dibuat, maka dihasilkan usulan user interface. Dan untuk memastikan apakah rancangan sistem informasi yang telah dihasilkan telah sesuai dengan user requirement, maka telah dilakukan pengujian desain sistem informasi dengan cara mendemokan rancangan sistem informasi di hadapan user. Berdasarkan kesimpulan, maka saran yang dapat diberikan untuk penelitian ini adalah sebagai berikut: a. Hasil penelitian berupa rancangan sistem informasi pengelolaan pengadaan barang atau jasa yang diharapkan dapat benar-benar diimplementasikan untuk dijadikan dasar dalam penyusunan sistem infomasi perusahaan yang optimal pada unit pengadaan PT Citra Sukapura Megah sehingga dapat mendukung kinerja perusahaan dengan pengolahan informasi secara cepat, tepat dan akurat. Selain itu dalam mengimplementasikan sistem informasi sebaiknya selalu memperhatikan aspek pelatihan (training) terhadap pengguna dengan tujuan agar pengguna dapat memanfaatkan sistem secara maksimal. Disamping itu pengadaan staf khusus IT yang bertugas menangani sistem informasi juga perlu untuk dipertimbangkan demi menjaga sistem informasi tetap berjalan dengan baik. b. Desain sistem informasi pengelolaan pengadaan barang atau jasa dalam penelitian ini dapat menjadi solusi untuk menyusun sistem informasi yang lebih baik sebagai bentuk penyelesaian terhadap permasalahan yang terjadi. Desain yang dihasilkan dibangun berdasarkan hasil analisis user requirement bagian unit pengadaan PT Citra Sukapura Megah. Terdapat beberapa aspek dalam optimalisasi sistem informasi pengelolaan pengadaan barang/jasa ini, berikut adalah penjelasan dari aspek-aspek tersebut: 1. Basis Pemrograman Sistem Informasi Sistem informasi yang diusulkan menggunakan aplikasi berbasis web yang dikembangkan dengan bahasa pemrograman HTML (Hypertext 178

19 Optimalisasi Pengelolaan Pengadaan Barang Atau Jasa Melalui Perancangan Sistem Informasi Studi Kasus PT. Citra Sukapura Megah Bandung (Nurfatimah Indah Dwiagus, Ilham Perdana) Markup Language) dan PHP (Hypertext Preprocessor) sehingga hanya membutuhkan sebuah browser application untuk mengakses sistem informasi dan bersifat real time (dapat diakses kapanpun dan dimanapun). 2. Database Sistem Informasi Terkait sistem informasi pengelolaan pengadaan barang/jasa yang dirancang, maka diperlukan adanya suatu wadah untuk merekam semua transaksi yang dilakukan yang bersifat fleksibel, sehingga dapat dipanggil kapanpun saat dibutuhkan. Solusi yang dapat diterapkan adalah dengan membangun suatu database yang memiliki integrasi antar kelas di dalamnya, sehingga setiap kali ada transaksi terjadi, maka sistem akan menyimpannya dalam tabel-tabel yang berelasi. 3. Fungsi Sistem Informasi Untuk mengoptimalkan sistem informasi pengelolaan pengadaan barang/jasa ini, maka diusulkan fungsi-fungsi sistem, diantaranya pengelolaan data user, client, dan supplier, pengelolaan pemesanan dan perubahan pemesanan, pengelolaan pengadaan dan tender, pengelolaan penerimaan atau retur produk, pengelolaan penerimaaan pembayaran dan pembayaran, serta penyajian informasi guna keperluan pengambilan keputusan. Daftar Pustaka [1] Bowersox, Donald J, David J. Class, M. Bixby Coope, John C. Bowersox. (2013). Supply Chain Logistics Management (Fourth Edition). New York: Mc Grow-Hill, International Edition. [2] Darmawan, Deni & Kunkun Nur Fauzi. (2013). Sistem Informasi Manajemen. Bandung: PT Remaja Rosdakarya. [3] Dwiagus, Nurfatimah Indah. (2014). Upaya Optimalisasi Pengelolaan Pengadaan Barang Atau Jasa Pada PT Citra Sukapura Megah Bandung. Bandung: Tidak Diterbitkan. [4] Jogiyanto. (2005). Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi. [5] Kendall, Kenneth E. (2003). Analisis dan Perancangan Sistem. Jakarta: Indeks. [6] Mulyanto, Agus. (2009). Sistem Informasi: Konsep & Aplikasi. Yogyakarta: Pustaka Pelajar. [7] Rainer, R. Kelly & Efraim Turban. (2009). Introduction to Information System (Second Edition). New Jersey: John Wiley & Sons, Inc. 179

20 Jurnal Sistem Informasi, Vol. 9 No. 2, September 2014: [8] Sutedi, Adrian. (2009). Aspek Hukum Pengadaan Barang dan Jasa Dan Berbagai Permasalahannya. Jakarta: Sinar Grafika. [9] Whitten, Jeffery L, Lonnie D. Bentley, dan Kevin C. Dittman. (2004). Metode Desain & Analisis Sistem (Edisi 6). Yogyakarta: Andi. 180