ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGGAJIAN PADA RUMAH SAKIT TK. II KARTIKA HUSADA PONTIANAK NASKAH PUBLIKASI

Transkripsi

1 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGGAJIAN PADA RUMAH SAKIT TK. II KARTIKA HUSADA PONTIANAK NASKAH PUBLIKASI diajukan oleh Ermi Kistanti Kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2014 i

2 ii

3 ANALYSIS AND DESIGN OF PAYROLL INFORMATION SYSTEMS AT RUMAH SAKIT TK. III KARTIKA HUSADA PONTIANAK ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA RUMAH SAKIT TK. II KARTIKA HUSADA PONTIANAK Ermi Kistanti Armadyah Amborowati Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Now this computer information technology and growing rapidly. Computers have become very popular in recent years, both among children, adolescents, adults, older people and the institutions of Government and private perusahaa. At present companies or agencies should be able to work quickly and appropriately and with a high degree of accuracy. Information systems that are used must also be accurate, effective and efficient. This will support the smooth running of the daily activity of the company or the Agency. Especially in financial activities such as the calculation of the employee's salary. Currently there are still many agencies or companies that perform manual process in the calculation of the employee's salary. So that can cause various problems such as take a long time so it is not efficient, the number of personnel required, error-keslahan which is often caused by an error from counting and any data provided less krena tucked into data security. With the onset of the various problems mentioned above, needed an information system that can ease the task of the Chief, personnel section and the finance section. One way to solve the problem is the creation of information system of payroll employees who will be processing all data relating to the calculation of the employee's salary and will generate output in the form of a report intended for managers or heads of agencies, personnel section, finance section and the employee receiving a salary. So expect the existence of this system can streamline and simplify the activities and data can be obtained accurately, effective, efficient and cost-saving. Keywords: System, management, System of salary iii

4 1. PENDAHULUAN Sekarang ini dengan semakin majunya perkembangan teknologi dan informasi, komputer bukan lagi merupakan alat bantu yang tidak dikenal masyarakat. Semakin canggihnya teknologi dan informasi, mendorong berbagai perusahaan untuk mempergunakan komputer sebagai alat bantu dalam menyelesaikan berbagai macam pekerjaan agar dapat mengelola data atau informasi lebih efektif dan efisien sehingga menghasilkan data dan informasi yang lebih akurat, efektif dan efisien dengan mengurangi kesalahan yang mungkin ditimbulkan dari pengolahan data atau informasi secara manual. Salah satu permasalahan yang membutuhkan peran komputer dan teknologi informasi adalah penghitungan gaji karyawan pada suatu perusahaan. Proses penghitungan gaji karyawan ini merupakan kegiatan yang bisa dibilang sangat rumit dan butuh ketelitian yang sangat tinggi. Dengan semakin majunya perkembangan teknologi dan informasi diharapkan setiap perusahaan dapat menggunakan computer sebagai alat pengolah data agar dapat terus bersaing. Pada Rumah Sakit Tk. III Kartika Husada Pontianak, proses penghitungan gaji karyawan masih dilakukan secara manual. Baik proses pengolahan data karyawan, perhitungan potongan, tunjangan dan gaji karyawan masih dilakukan secara manual. Laporan yang dihasilakn pun masih diproses secara manual. Oleh karena itu penulis mengambil tema dalam skripsi kali ini dengan judul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi Penggajian pada Rumah Sakit Tk. III Kartika Husada Pontianak. Sehingga dengan adanya sistem informasi penggajian, diharapkan Rumah Sakit Tk. III Kartika Husada Pontianak dapat lebih efektif dan efisien dalam pengolahan seluruh data yang diperlukan dalam perhitungan gaji keryawan dan didapatkan hasil yag akurat, efektif dan efisien. 2. LANDASAN TEORI 2.1. Pengertian Sistem Informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam pengambilan keputusan. Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai berikut: Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat 1

5 manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisai dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan Konsep Dasar Sistem Informasi Manajemen Suatu SIM (Sistem Informasi Manajemen) adalah kumpulam dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi. Adapun pengertian SIM menurut para ahli adalah 2 : Menurut Barry E. Cushing: Suatu SIM adalah kumpulan dari manusia dan sumber-sumber daya modal di dalam suatu organisasi yang bertanggung jawab mengunpulkan dan mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen di dalam kegiatan perencanaan dan pengendalian. Menurut Frederick H. Wu: SIM adalah kumpulan-kumpulan dari sistem -sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen. Menurut Gordon B. Davis: SIM adalah sistem manusia / mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi Pengertian Sistem Infromasi Penggajian Sistem Informasi Penggajian merupakan sistem infromasi yang di dalamnya mencakup proses penghitungan gaji karyawan yang biasanya merupakan tanggung jawab dari bagian Manajemen Sumber Daya Manusia pada suatu perusahaan. 1 Jogiyanto HM. Analisis dan Desain Sistem (Yogyakarta.Andy Offset.1990). Hal Ibid, Hal.11 2

6 Siklus Hidup Pengembangan Sistem (SDLC) Gambar 0.1 Siklus SDLC Siklus Hidup Pengembangan Sistem atau yang biasa disebut SDLC(System Development Life Cycle) adalah proses pembuatan dan pengubahan sistem serta model dan metodologi yang digunakan untuk mengembangkan sebuah sistem dengan tahapan-tahapan sebagai berikut : a. Analisis (Analysis)adalah b. Desain (Design) adalah c. Uji Coba (Testing) d. Implementasi (Implementation) 3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 3.1. Analisis Sistem Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah yang terdapat dalam penelitian kali ini, maka penulis melakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, keamanan, efisiensindan pelayanan terhadap masayarakat. Panduan ini dikenal dengan Analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Eficiency, Service). a. Performance (Kinerja) Parameter Throughput (Jumlah Produksi) Hasil Analisis Pengolahan data sistem lama yang membutuhkan waktu lebih lama 3

7 Respon Time (Waktu Tanggap) memperlambat pula waktu pembuatan laporan Pada kasus kali ini waktu yang dibutuhkan dalam pemberian informasi tentang penggajian karyawan memakan waktu cukup lama. Sebab pengumpulan data dan pembuatan laporan masih dilakukan secara manual b. Information (Informasi) Parameter Akurat Tepat Waktu Relevan Hasil Analisis Penyajian Informasi pada sistem lama kurang akurat. Sebab penghitungan data penggajian masih dilakukan secara manual seperti menggunakan kalkulator, sehingga sering terdapat kesalahan-kesalahan sedangkan sistem yang baru menggunakan sistem informasi yang kemungkinan kesalahanny sangat kecil Penyampaian laporan pada sistem yang lama sering kali tidak tepat waktu yg dikarenakan pengerjaan yang lama atau data-data hilang sedangkan pada sistem yang baru pengerjaan dapat dilakukan lebih cepat dengan bantuan sistem informasi dan data-data yang ada sudah tersimpan aman di database Dengan menggunakan cara lama yang masih manual terkadang laporan yang dihasilkan tidak sesuai dengan harapan terlalu ribet ataupun rincian yang 4

8 kurang jelas namun dengan sistem yang baru semua rincian sudah terkomputerisasi sehingga lebih jelas dan detail c. Economy (Ekonomi) Parameter Biaya Manfaat Hasil Analisis Karena sistem lama masih menggunakan cara manual maka akan membutuhkan biaya alat tulis labih banyak sehingga dapat mengurangi pendapatan. Namun dengan sistem yang baru biaya pembelian alat tulis bisa sedikit lebih berkurang Semakin banyaknya biaya yang dikeluarkan untuk sistem yang lama maka akan mengurangi pendapatan dan penghematan tidak bisa dilakukan sedangkan dengan sistem yang baru perusahaan lebih bisa menghemat pengeluaran d. Control (Kontrol) Parameter Hasil Analisis Kontrol Sistem Pada sistem yang lama keamanan data kurang mendapat perhatian dan perlindungan yan baik sehingga dengan mudah dapat diakses oleh orang lain sedangkan pada sistem yang lama keamanan data lebih terjamin sebab dilindungi dengan penggunaan password Deteksi Kesalahan Pada sistem yang lama deteksi 5

9 kesalahan sulit dilakukan dan apabila terjadi kesalahan maka harus mengulang prosesnya dari awal sedangkan pada sistem yang baru deteksi kesalahan dapat langsung diketahui e. Efficiency (Efisiensi) Parameter Hasil Analisis Waktu Karena masih dilakukan secara manual maka proses penghitungan gaji dan pengumpulan data pada sistem yang lama berjalan lamban dan membutuhkan waktu yang lebih lama sedangkan dengan sistem baru yang sudah terkomputerisasi maka waktu yang dibutuhkan lebih sedikit Sumber Daya Manusia Pada sistem yang lama semua prosesnya msih dilakukan oleh manusia dan apabila orang bagian keuangan berhalangan hadir maka pemberian gaji dapat terhambat. f. Service (Layanan) Pada Rumah Sakit TK. II Pontianak pelayanan yang diberikan pada karyawan khususnya pada proses penggajian dinilai kurang maksimal. Hal itu dikarenakan semua kegiatan pengolahan data dan laporan penggajian masih dilakukan secara manual. Sehingga dapat menyebabkan keterlambatan dalam penyampaian laporan. 6

10 3.2. Perancangan Sistem Flowchart Gambar 3.1 Flowchart ERD (Entity Relationship Diagram) Gambar 3.2 ERD 7

11 DFD (Data Flow Diagram) 1. Diagram Konteks Gambar 3.3 DFD 2. DFD Level 0 Gambar 3.4 DFD Level 0 8

12 3. DFD Level 1 Proses 1 Gambar 3.5 DFD Level 1 Proses 1 4. DFD Level 1 Proses 2 Gabmbar 3.6 DFD Level 1 Proses 2 9

13 5. DFD Level 1 Proses 3 Gambar 3.7 DFD Level 1 Proses 4 4. HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1. Manual Program Manual program merupakan petunjuk yang digunakan untuk menjalankan program sehingga pengguna dapat mengoperasikan program dengan mudah. 1. Data pegawai Form Data Pegawai digunakan untuk menambah, merubah, dan mengahapus data Jabatan dan Tunjangan Data Pegawai Gambar 0.1 Form Data Pegawai 10

14 2. Form Jabatan Form jabatan digunakan untuk menambah, merubah, dan mengahapus data Jabatan dan Tunjangan Jabatan Pegawai Gambar 4.2 Form Jabatan 3. Form Golongan Form Golongan digunakan untuk menambah, menghapus, dan merubah data Golongan Pegawai Gambar 0.3 Form Golongan 11

15 4. Form Potongan Form Potongan digunakan untuk menambah, menghapus, dan merubah perhitungan data Potongan dari Gaji Pegawai Gambar 0.4 Form Potongan 5. Form Tunjangan Form Tunjangan digunakan untuk menambah, menghapus, dan merubah perhitungan data Tunjangan dari Gaji Pegawai Gambar 0.5 Form Potongan 12

16 6. Form Gaji Form Gaji digunakan untuk menambah, menghapus, dan merubah data perhitungan Gaji Pegawai Gambar 0.6 Form Pengggajian 7. Form Laporan Slip Gaji Gambar 0.7 Form Laporan Slip Gaji 13

17 8. Form Laporan Biodata Karyawan Gambar 0.8 Form Laporan Biodata Karyawan 5. PENUTUP 5.1. Kesimpulan Dari hasil penelitian yang dilakukan oleh penulis pada Sistem Penggajian Karyawan Rumah Sakit Kartika Husada Pontianak dapat dilihat bahwa pengolahan data untuk menghasilakn informasi yang dibutuhkan pada sistem yang lama sudah tidak lagi efektif. Dengan penggunaan Sistem Informasi Penggajian yang baru diharapkan dapat menghasilkan informasi yang berkualitas serta dapat membantu dalam proses pengambilan keputusan. Dari sistem yang baru ini diperoleh keuntungan: 1. Metode yang digunakan untuk melakukan analisis adalah Metode Analisis PIECES. Metode ini digunakan sebab penulis akan merancang sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama. Berdasarkan analisis Kebutuhannya sistem yang baru dibagi menjadi 2 yaitu kebutuhan fungsional yang meliputi proses-proses dan informasi apa saja yang dapat disajikan serta kebutuhan nonfungsional yang meliputi kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak sistem. 14

18 2. Dalam tahap perancangan, penulis melakukan analisis menggunakan ERD (Entity Relational Diagram) yang menghasilkan 7 table dan DFD (Data Flow Diagram) untuk menggambarkan aliran data dari tiap-tiap entitas yang terbentuk dan untuk mengetahui banyaknya table yang akan dirancang dalam database sistem. 3. Sistem yang baru sudah dapat dijalakan dan menghasilkan laporan biodata karyawan dan slip gaji karyawan Saran Untuk meningkatkan kualitas informasi yang dibutuhkan sesuai dengan perkembangan teknologi informasi, maka disarankan agar : 1. Untuk penelitian kedepannya sebaiknya sistem penggajian bisa diintregasikan dengan sistem pembayaran pada kasir agar semua yang berhubungan dengan keuangan dapat saling berinteraksi. 2. Dalam penelitian selanjutnya disarankan pula agar data-data yang dibutuhkan lebih akurat dan dilengkapi lagi sehingga informasi yang nantinya disajikan penulis akan lebih efektif. 3. Sistem yang telah ada perlu dikembangkan dan diperbaiki terus menerus sehingga dapat diperoleh sistem inforamsi yang optimal. 15

19 DAFTAR PUSTAKA Jugianto, HM Analisis dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur, Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Penerbit Andi. M. Rudyanto Arief, Pemrograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan Microsoft SQL Server 2000, Penerbit Andi, Yogyakarta, Kusrini, Strategi Perancangan dan Pengolahan Basis Data, Penerbit Andi, Yogyakarta, S. Gordon B. Davis, Management Information System : Conseptual Fundation, Structur and Development, Tokyo: Mc Grow Hill kogakusha ttd, International Student Edition, 1974,p.5 16