ANALISA SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGGAJIAN PADA BADAN NASIONAL PENGELOLA PERBATASAN REPUBLIK INDONESIA JAKARTA

Transkripsi

1 ANALISA SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGGAJIAN PADA BADAN NASIONAL PENGELOLA PERBATASAN REPUBLIK INDONESIA JAKARTA JURNAL ILMIAH Diajukan Untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Kenaikan Pangkat Jabatan Fungsional Oleh M. Setiadi. Hartoko, SE.MM ( ) muhammad.mtk@bsi.ac.id PROGRAM STUDI Komputerisasi Akuntansi Bina.Sarana.Informatika 2014 i

2 Abstrak Peran Lembaga Negara yang baru terbentuk ini sangat strategis. Analisa yang dilakukan untuk mengelola tugas fungsional personalia dan karyawan serta melakukan pola penggajian yang sesuai dengan prosedur yang ada. Badan Nasional Pengelola Perbatasan ini berada di pimpin Departemen Dalam Negeri sebagai badan yang menangani perbatasan teritorial strategis Negara Kesatuan Republik Indonesia. Analisa terkait dengan sistem pengendalian internal penggajian terhadap supporting staff yang direkrut dari masyarakat umum untuk mengelola administrasi umum. Alur dan pola penggajian merupakan bagian dari alur administrasi yang dikelola untuk kelancaran kegiatan supporting staff. Kata kunci : Pengendalian Internal, Supporting Staff, BNPPRI, personalia. Abstract Role of the newly formed state is very strategic. Analysis is done to manage the assignment of functional personnel and employee payroll and perform pattern in accordance with existing procedures. National Agency for Border Management is located in the Department of the Interior as the lead agency handling the strategic territorial borders of the Republic of Indonesia. Analysis of internal controls related to the payroll system to the supporting staff are recruited from the general community to manage general administration. Grooves and patterns are part of the groove payroll administration managed to smooth operation of supporting staff. Keywords: Internal Control, Supporting Staff, BNPPRI, personnel. 1

3 I. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Dalam upaya menjalankan perannya, Badan Nasional Pengelola Perbatasan RepublikIndonesia (BNPP RI) sangat memerlukan sumber daya manusia yang baik. Sumber daya manusia sebagai sarana untuk mencapai tujuan lembaga, merupakan salah satu faktor penentu yang mempunyai andil besar dalam kinerja suatu lembaga. Sumber daya manusia tersebut diartikan sebagai pegawai pengelola dan pelaksana suatu lembaga yang dipercaya oleh lembaga dalam melaksanakan operasional lembaga. Lembaga mempunyai kesempatan yang baik untuk bertahan dan maju jika memiliki pegawai yang tepat, sehingga membutuhkan usaha yang terus menerus untuk mencari, memilih, dan melatih para pegawai. Sebaliknya, pegawai membutuhkan lembaga sebagai tempat untuk mencari nafkah. Pegawai harus bekerja untuk memenuhi kebutuhan hidupnya. Oleh karena itu pegawai berhak mendapatkan gaji sesuai dengan kualitasnya. Sistem pengendalian intern sangat diperlukan untuk melakukan pengecekan terhadap sistem akuntansi penggajian. Sistem pengendalian intern harus dimiliki oleh BNPP RI dalam sistem penggajian yang dimiliki agar tujuan lembaga dapat tercapai. Suatu keharusan bagi suatu lembaga untuk menerapkan sistem pengendalian intern untuk mencegah terjadinya manipulasi, penyelewengan dan kecurangan yang dapat merugikan lembaga. Dengan adanya penerapan sistem pengendalian intern yang baik diharapkan dapat meningkatkan kinerja pegawai. 1

4 Berdasarkan latar belakang masalah tersebut dan pentingnya sistem pengendalian intern dalam setiap kegiatan lembaga, maka penulis memilih judul ANALISA SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGGAJIAN PADA BADAN NASIONAL PENGELOLA PERBATASAN REPUBLIK INDONESIA (BNPP RI). 1.2 Alasan Pemilihan Objek Berdasarkan latar belakang tersebut, penulis ingin menganalisa bagaimana prosedur penggajian pada BNPP RI dan bagaimana sistem pengendalian intern penggajian yang sudah diterapkan di BNPP RI. Yang dapat diketahui berdasarkan rekap absen dan penggajian yang sudah dilaksanakan. Untuk itu penulis mengambil judul ANALISA SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGGAJIAN PADA BADAN NASIONAL PENGELOLA PERBATASAN REPUBLIK INDONESIA (BNPP RI). 1.3 Tujuan dan Manfaat Adapun penulisan ini mempunyai tujuan dan manfaat sebagai berikut: Tujuan Penulisan Tujuan penulisan ini adalah sebagai berikut : 1. Untuk mengetahui bagaimana prosedur penggajian pada BNPP RI. 2. Untuk mengetahui bagaimana alur sistem penggajian pada Badan Nasional Pengelola Perbatasan Republik Indonesia (BNPP RI). 3. Untuk mengetahui bagaimana sistem pengendalian intern penggajian yang diterapkan pada BNPP RI. 2

5 4. Untuk mengetahui bagaimana alur sistem penggajian yang sudah sesuai dengan pengendalian intern Manfaat Penulisan Penulis berharap agar penulisan ini dapat memberikan manfaat untuk banyak pihak antara lain : 1. Bagi Penulis Penulisan ini merupakan implementasi dari teori, selain itu penulis juga dapat mengembangkan wawasan dan pengetahuan mengenai sistem pengendalian intern penggajian di Badan Nasional Pengelola Perbatasan Republik Indonesia. 2. Bagi Kementerian/Lembaga Evaluasi sistem pengendalian intern penggajian selama anggaran tahun 2013 agar lebih baik di tahun berikutnya. 3. Bagi Dunia Pendidikan Penulisan ini bisa digunakan sebagai tambahan informasi dan sumber bagi pihak yang berkompeten terhadap masalah yang dibahas, sekaligus sebagai bahan perbandingan dari laporan sejenis yang pernah dibuat sebelumnya 3

6 dan juga diharapkan dapat memberikan konstribusi sebagai sumber ilmiah. 1.4 Identifikasi Masalah Dalam penulisan ini, maka penulis akan mengidentifikasikan masalah sebagai berikut : 1. Bagaimana prosedur penggajian pada Badan Nasional Pengelola Perbatasan Republik Indonesia (BNPP RI) selama Tahun Anggaran 2013? 2. Bagaimana alur/flow chart sistem penggajian pada Badan Nasional Pengelola Perbatasan Republik Indonesia (BNPP RI)? 3. Bagaimana sistem pengendalian intern penggajian yang diterapkan padabadan Nasional Pengelola Perbatasan Republik Indonesia (BNPP RI)? 4. Bagaimana alur/flow chart sistem penggajian yang sudah sesuai dengan pengendalian intern? 1.5 Batasan Masalah Untuk menghindari agar tidak menyimpang dari tujuan utama, batasan permasalahan yang ada pada sistem pengendalian intern penggajian di Badan Nasional Pengelola Perbatasan Republik Indonesia (BNPP RI) adalah sebagai berikut : 1. Prosedur penggajian supporting staff padabnpp RI. 2. Sistem pengendalian intern penggajian supporting staff yang telah diterapkan pada (BNPP RI). 4

7 II. LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Pengendalian Intern Definisi Sistem Pengendalian Intern Mulyadi (2008) mendefinisikan sistem pengendalian intern adalah sebagai berikut : Hal-hal yang meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Definisi sistem pengendalian intern tersebut menekankan tujuan yang hendak dicapai bukan pada unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut. Dengan demikian, pengertian pengendalian intern tersebut di atas berlaku baik dalam perusahaan yang mengolah informasinya secara manual, dengan mesin pembukuan maupun dengan komputer. Demikian pula menurut penulis lain Sistem yang lazim diterapkan dalam perusahaan untuk meningkatkan keandalan catatan akuntansi dan laporan keuangan perusahaan. Al. Harjono Yusup (2011). Jadi, sistem pengendalian intern adalah suatu sistem yang dapat mencegah dan mendeteksi 5

8 kesalahan, baik kesalahan disengaja maupun tidak disengaja, sehingga laporan keuangan bisa dipercaya kebenarannya. Sistem tersebut mencakup organisasi perusahaan secara keseluruhan dan tidak hanya menyangkut bagian akuntansi saja. Karena transaksi perusahaan dilakukan oleh berbagai bagian dalam organisasi perusahaan Tujuan Sistem Pengendalian Intern Tujuan sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2008) yaitu : 1. Menjaga kekayaan organisasi. 2. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. 3. Mendorong efisiensi. 4. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Jenis-jenis Sistem Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2008), sistem pengendalian intern terbagi menjadi dua jenis : 1. Pengendalian intern akuntansi (internal accounting control) adalah bagian dari sistem pengendalian intern, meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan terutama untuk menjaga kekayaan organisasi dan 6

9 mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Pengendalian intern akuntansi yang baik akan menjamin keamanan kekayaan para investor dan kreditur yang ditanamkan dalam perusahaan dan akan menghasilkan laporan keuangan yang dapat dipercaya. 2. Pengendalian intern administratif (internal administration control) meliputi struktur organisasi, metode dan ukuranukuran yang dikoordinasikan terutama untuk mendorong efisiensi dan dipatuhinya kebijakan manajemen Manfaat Sistem Pengendalian Intern Apabila pengendalian intern telah diterapkan dengan baik dan efektif, maka pengendalian intern akan memberikan manfaat sebagaimana tertulis dalam buku Dasar-dasar Akuntansi (Jilid II) oleh Al. Haryono Jusup (2011) yaitu : 1. Menjamin bahwa semua transaksi dicatat secara lengkap dan akurat. 2. Memastikan bahwa hanya transaksi yang telah diotorisasi yang dapat dilaksanakan. 3. Menjamin bahwa semua transaksi didukung dengan dokumen yang memadai. 4. Menjamin bahwa aset dan kewajiban perusahaan telah 7

10 ditetapkan dengan benar, sehingga dapat digunakan sebagai informasi yang dapat diandalkan untuk pengambilan keputusan dalam mengoperasikan perusahaan. 5. Meminimalkan resiko terjadinya kecurangan dan penyalahgunaan aset perusahaan Komponen Sistem Pengendalian Intern Pengendalian intern terdiri atas semua metode dan tindakan yang saling berkaitan yang diterapkan dalam suatu organisasi untuk mengamankan aset, meningkatkan keandalan catatan akuntansi, meningkatkan efisiensi operasi dan menjamin kesesuaian dengan ketentuan hukum dan peraturan yang berlaku. Menurut Al. Haryono Jusup (2011), ada lima komponen utama dalam sistem pengendalian intern, yaitu : 1. Lingkungan pengendalian. Merupakan tugas manajemen untuk menciptakan suasana atau lingkungan yang kondusif agar pengendalian intern dapat diterapkan dengan baik dan efektif. 2. Penilaian resiko. Perusahaan harus mengidentifikasi dan menganalisis berbagai faktor yang bisa menimbulkan resiko bagi perusahaan dan juga harus menentukan 8

11 bagaimana mengelola resiko tersebut. 3. Aktivitas pengendalian. Untuk mengurangi terjadinya penyelewengan, manajemen harus merancang kebijakan dan prosedur untuk menghadapi resiko tertentu tang dihadapi perusahaan. 4. Informasi dan komunikasi. Sistem pengendalian intern harus mengkomunikasikan semua informasi penting ke semua lapisan dalam organisasi, baik ke bawah maupun ke atas, serta mengkomunikasikan informasi ke pihak ekstern yang sesuai. 5. Monitoring. Sistem pengendalian intern harus memonitor secara periodik dengan memadai. Penyimpangan yang signifikan harus dilaporkan kepada manajemen puncak atau petinggi perusahaan Prinsip-prinsip Aktivitas Pengendalian Intern Aktivitas pengendalian yang diterapkan dalam perusahaan bisa berbeda antara perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lainnya, tergantung bagaimana manajemen menilai resiko yang dihadapinya. Penilaian ini sangat bergantung pada besar-kecilnya 9

12 perusahaan dan sifat perusahaan yang bersangkutan. Ada enam prinsip aktivitas pengendalian seperti yang diungkapkan oleh Al. Harjono Yusuf (2011) dalam bukunya Dasardasar Akuntansi (Jilid II), yaitu : 1. Penetapan tanggungjawab. Penetapan tanggungjawab yang jelas bagi setiap orang yang ada dalam organisasi perusahaan merupakan salah satu prinsip pengendalian intern yang sangat penting. Dalam perusahaan/lembag a yang memiliki pengendalian intern yang baik, setiap tugas ditetapkan penanggungjawabn ya. Pengendalian akan semakin efektif apabila satu orang bertanggungjawab atas satu tugas tertentu. 2. Pemisahan tugas. Pemisahan tugas merupakan hal yang harus diterapkan dalam sistem pengendalian intern yang baik. Ada dua hal penting dalam penerapan prinsip ini, yaitu memisahkan bagian yang mengurus operasi dengan bagian akuntansi dan memisahkan bagian yang mengurus aset dengan bagian akuntansi. Kecurangan akan berkurang apabila perusahaan dapat membagi tugas dan aktivitas dengan baik. 10

13 3. Prosedur dokumentasi. Dokumen merupakan bukti bahwa transaksi dan peristiwa telah terjadi. Dengan adanya tandatangan pada setiap dokumen, dapat diketahui siapa yang bertanggungjawab atas suatu transaksi. Perusahaan harus membuat dokumen transaksi pada saat transaksi terjadi dan juga menetapkan prosedur untuk dokumentasi. Tindakan pengendalian tersebut berguna untuk memastikan bahwa transaksi dicatat tepat waktu dan berpengaruh langsung pada ketelitian dan keandalan catatan akuntansi. 4. Pengawasan fisik. Pengawasan fisik berkaitan dengan pengamanan atas aset dan meningkatkan ketelitian serta dapat dipercayanya catatan akuntansi. Pengamanan aset dapat dilakukan dengan berbagai cara, seperti : menggunakan safety deposit boxes, gudang dengan pintu berkunci, alarm, monitor televisi atau timeclock untuk pencatatan jam kerja. 5. Verifikasi internal secara independen. Verifikasi dapat dilakukan dengan cara review (mengkaji 11

14 ulang) data yang telah dihasilkan oleh para pegawai yang dilakukan secara periodik dan diverifikasi oleh orang yang berkompeten. Apabila terjadi selisih atau penyimpangan maka perlu dilaporkan kepada manajemen agar dapat ditindaklanjuti. Pada perusahaan besar, fungsi verifikasi internal secara independen biasanya dibebankan kepada auditor intern, yaitu pegawai-pegawai perusahaan yang bertugas untuk secara terus menerus mengevaluasi sistem pengendalian intern perusahaan. Mereka mengkaji ulang aktivitas semua bagian yang ada dalam perusahaan beserta orang-orangnya untuk memastikan apakah sistem pengendalian intern yang ditetapkan perusahaan benarbenar diikuti. Mereka juga memberikan saransaran perbaikan jika diperlukan. 6. Pengendalian sumber daya manusia. Aktivitas pengendalian sumber daya manusia dapat dilakukan dengan cara mempertanggungja wabkan pegawaipegawai yang menangani kas, merotasi tugastugas pegawai dan 12

15 mewajibkan pegawai mengambil cuti serta memeriksa latar belakang calon pegawai Unsur Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2008), ada 4 unsur pokok sistem pengendalian intern, yaitu : 1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab dan wewenang secara tegas, meliputi : a. Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan. Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi personalia bertanggungjawa b atas tersedianya berbagai informasi operasi, seperti nama karyawan, jumlah karyawan, pangkat, jumlah tanggungan keluarga, tarif upah dan berbagai tarif kesejahteraan karyawan. Informasi operasi ini dipakai sebagai dasar untuk menghasilkan informasi akuntansi berupa gaji dan upah yang disajikan dalam daftar gaji dan upah yang selanjutnya digunakan untuk dasar pembayaran gaji dan upah tersebut. Karena 13

16 eratnya informasi operasi yang dihasilkan oleh fungsi personalia dengan informasi akuntansi yang dihasilkan sebagai dasar pembayaran gaji dan upah tersebut, fungsi personalia dapat dikategorikan sebagai pemegang fungsi akuntansi. Untuk menciptakan sistem pengendalian intern, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari fungsi penyimpanan. Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi pembuat daftar gaji dan upah merupakan fungsi akuntansi yang bertanggungjawa b atas penghitungan penghasilan setiap karyawan. Hasil penghitungan penghasilan karyawan disasarkan pada berbagai surat keputusan yang diterbitkan oleh fungsi kepegawaian dan dituangkan dalam daftar gaji dan upah. Dengan dipisahkannya dua fungsi tersebut, hasil penghitungan gaji dan upah yang dilakukan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah, dicek ketelitian dan keandalannya 14

17 oleh fungsi keuangan, sebelum gaji dan upah dibayarkan kepada karyawan yang berhak. b. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. Waktu hadir merupakan waktu yang dipakai sebaga salah satu dasar untuk penghitungan gaji dan upah karyawan. Dengan demikian, ketelitian dan keandalan data waktu hadir karyawan sangat menentukan ketelitian dan keandalan data gaji dan upah setiap karyawan. Untuk menjamin keandalan data waktu hadir karyawan, pencatatan waktu hadir tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi (seperti fungsi operasi dan fungsi teknik). 2. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, terdiri dari : a. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama. Karena pembayaran gaji 15

18 dan upah didasarkan atas dokumen daftar gaji dan upah, maka perlu dilakukan pengawasan terhadap namanama karyawan yang dimasukkan ke dalam daftar gaji dan upah. Untuk menghindari pembayaran gaji dan upah kepada karyawan yang tidak berhak, setiap pencantuman nama karyawan dalam daftar gaji dan upah harus mendapat otorisasi oleh yang berwenang. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh manajemen puncak (misalnya Direktur Utama). Dengan unsur sistem pengendalian intern ini dapat dihindari terjadinya pembayaran gaji dan upah kepada orang yang tidak berhak untuk menerimanya. b. Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada 16

19 surat keputusan Direktur Keuangan. Untuk menjamin keandalan data gaji dan upah karyawan, setiap perubahan unsur yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan harus diotorisasi oleh yang berwenang. Dengan demikian, setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan. c. Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian. Di atas telah dijelaskan bahwa setiap data yang dipakai sebagai dasar penambahan gaji dan upah karyawan harus diotorisasi oleh yang berwenang (Direktur Utama dan Direktur Keuangan) agar data gaji dan upah yang tercantum dalam daftar gaji dan upah dapat diandalkan. Di 17

20 lain pihak, setiap pengurangan terhadap penghasilan karyawan harus pula mendapat otorisasi dari yang berwenang. Oleh karena itu, tidak setiap fungsi dapat melakukan pemotongan atas gaji dan upah yang menjadi hak karyawan tanpa mendapat otorisasi dari fungsi kepegawaian. d. Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatatan waktu. Karena jam hadir merupakan salah satu dasar untuk penentuan penghasilan karyawan, maka data waktu hadir setiap karyawan harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu agar sah sebagai dasar penghitungan gaji dan upah. e. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. Upah lembur dibayarkan kepada karyawan yang bekerja di luar jam kerja reguler, dengan tarif upah yang lebih tinggi dari tarif upah jam reguler. Untuk menjamin bahwa pekerjaan lembur memang diperlukan oleh perusahaan, maka setiap kerja 18

21 lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. Dengan sistem otorisasi ini, perusahaan dijamin hanya akan membayarkan upah lembur bagi pekerjaan yang memang tidak dapat dikerjakan dalam jam kerja reguler. f. Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia. Seperti telah disebutkan di atas, daftar gaji dan upah merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar pembayaran gaji dan upah kepada karyawan yang berhak. Oleh karena itu, daftar gaji dan upah ini harus diotorisasi oleh kepala fungsi personalia yang menunjukkan bahwa karyawan yang tercantum dalam daftar gaji dan upah adalah karyawan yang diangkat menurut surat keputusan pejabat yang berwenang, tarif gaji dan upah yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji dan upah adalah tarif yang berlaku sesuai dengan surat keputusan pejabat yang berwenang, data yang dipakai sebagai dasar 19

22 penghitungan gaji dan upah karyawan telah diotorisasi oleh yang berwenang, perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam daftar gaji dan upah telah dicek ketelitiannya. g. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi. Bukti kas keluar merupakan perintah kepada fungsi keuangan untuk mengeluarkan sejumlah uang pada tanggal dan untuk keperluan seperti yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dokumen ini diisi oleh fungsi akuntansi (Bagian Utang) setelah fungsi ini melakukan verifikasi terhadap informasi yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bukti kas keluar harus diotorisasi oleh Kepala Departemen Akuntansi Keuangan atau pejabat yang lebih tinggi. h. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji dan upah karyawan. Kartu penghasilan karyawan 20

23 diselenggarakan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk mengumpulkan semua penghasilan yang diperoleh masingmasing karyawan selama jangka waktu setahun. Informasi yang dicantumkan dalam kartu penghasilan karyawan ini dipakai sebagai dasar penghitungan pajak penghasilan yang menjadi kewajiban setiap karyawan. Dokumen yang merupakan sumber pencatatan ke dalam kartu penghasilan karyawan adalah daftar gaji dan upah. Oleh karena itu, untuk mengecek ketelitian data yang dicantumkan dalam kartu penghasilan karyawan, sistem pengendalian intern mewajibkan diadakannya rekonsiliasi antara perubahan data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan dengan daftar gaji dan upah. i. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi. Fungsi akuntansi biaya 21

24 bertanggungjawa b atas distribusi upah langsung ke dalam kartu harga pokok produk pesanan yang menggunakan tenaga kerja langsung yang bersangkutan. Distribusi upah langsung tersebut dilakukan berdasarkan data yang dikumpulkan dalam kartu jam kerja. Sebelum upah yang tercantum dalam kartu jam kerja dipakai sebagai dasar pencatatan upah langsung ke dalam kartu harga pokok produk yang bersangkutan, data tarif upah yang dipakai sebagai pengali dalam penghitungan upah harus diverifikasi oleh fungsi akuntansi biaya. 3. Praktik yang sehat, yaitu : a. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai distribusi biaya tenaga kerja langsung. Kartu jam hadir merekam jumlah jam setiap karyawan berada diperusahaan, sedangkan kartu jam kerja merinci penggunaan jam hadir setiap karyawan. 22

25 Dengan kata lain, kartu jam kerja digunakan untuk mempertanggung jawabkan penggunaan waktu hadir karyawan. Kartu jam kerja ini merupakan dasar untuk melakukan distribusi biaya tenaga kerja langsung kepada pesanan yang menggunakan tenaga kerja langsung. Untuk mengecek ketelitian data yang tercantum dalam kartu jam kerja, fungsi pembuat daftar gaji dan upah harus membandingkan data jam yang tercantum dalam kartu jam hadir dengan data yang tercantum dalam kartu jam kerja. b. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. Untuk menjamin keandalan data jam hadir yang direkam dalam kartu jam hadir harus dilakukan pengawasan terhadap pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu. Dengan diawasinya perekaman jam hadir karyawan oleh fungsi pencatat waktu dapat dihindari perekaman jam hadir oleh 23

26 karyawan yang tidak benar-benar hadir di perusahaan. c. Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran. Sebelum membuat bukti kas keluar sebagai perintah untuk pembuatan cek pembayaran gaji dan upah, fungsi akuntansi keuangan harus melakukan verifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungan gaji dan upah yang tercantum dalam daftar upah yang dibuat oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah. Dengan demikian, unsur sistem pengendalian intern ini menjamin bukti kas keluar dibuat atas dasar dokumen pendukung yang handal. d. Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan. Dalam sistem pemungutan pajak penghasilan atas gaji dan upah karyawan, perusahaan ditunjuk oleh pemerintah 24

27 sebagai wajib pajak penghasilan yang menjadi kewajiban karyawan, yang dikenal dengan PPh Pasal 21. Seperti telah disebutkan di atas, PPh Pasal 21 ini dihitung oleh perusahaan berdasarkan data penghasilan karyawan setahun yang dikumpulkan dalam kartu penghasilan karyawan. Ketelitian dan keandalan data pajak penghasilan karyawan yang harus dipotongkan dari gaji dan upah karyawan dan besarnya utang pajak penghasilan karyawan yang harus disetor oleh perusahaan ke Kas Negara dapat di verifikasi dengan melakukan rekonsiliasi perhitungan pajak penghasilan setiap karyawan dengan catatan penghasilan karyawan yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan yang bersangkutan. e. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Kartu penghasilan karyawan selain 25

28 berfungsi sebagai catatan penghasilan yang diterima karyawan selama setahun juga berfungsi sebagai tanda telah diterimanya gaji dan upah oleh karyawan yang berhak. Oleh karena itu, dalam sistem penggajian maupun pengupahan, setelah diisi data gaji dan upah karyawan oleh fungsi pembuat daftar gaji kemudian dikirimkan ke fungsi keuangan untuk dimintakan tanda tangan karyawan yang bersangkutan sebagai tanda terima uang gaji dan upah. Setelah ditandatangani oleh karyawan yang bersangkutan, kartu penghasilan karyawan ini disimpan kembali oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah ke dalam arsip menurut abjad nama karyawan. 4. Pegawai yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya Kelemahan Pengendalian Intern Selain memiliki manfaat, pengendalian intern pun memiliki kekurangan atau kelemahan. Menurut Al. Haryono Jusup (2011), beberapa kelemahan 26

29 pengendalian intern yaitu : 1. Pengendalian intern rentan terhadap kelemahankelemahan manusiawi seperti kelelahan fisik maupun mental pegawai dan kejenuhan yang dapat mengurangi ketelitian kerja. 2. Kerjasama antar pegawai yang tidak jujur untuk melakukan pelanggaran/kejahat an seringkali tidak dapat dicegah oleh sistem. 3. Pengendalian intern pada umumnya diterapkan pada transaksi-transaksi rutin harian, sedangkan transaksi yang lain tidak terawasi. 4. Faktor biaya sering menjadi kendala, sehingga tidak semua tujuan pengendalian dapat dicapai. 5. Pengendalian yang diterapkan perusahaan seringkali tidak disesuaikan dengan perkembangan yang terjadi di dalam perusahaan. 2.2 Gaji Definisi Gaji Untuk menjalankan kegiatannya, perusahaan mempekerjakan orang yang disebut pegawai atau buruh. Secara umum disebut karyawan. Dalam hal ini, pegawai, buruh dan karyawan menjual tenaga kerja untuk mendapatkan imbalan 27

30 yang disebut gaji atau upah. Menurut James M. Reeve et. al (2013), istilah gaji (salary) adalah pembayaran untuk tenaga kerja bagian manajerial, administrasi atau jasa kantoran sejenis. Besaran gaji biasanya dinyatakan dalam satu bulan atau satu tahun. Lain halnya dengan istilah upah (wage) yaitu pembayaran tenaga kerja buruh pabrik, baik yang memiliki keahlian ataupun tidak. Besaran upah biasanya dinyatakan dalam basis per jam atau per minggu. Dalam praktiknya, istilah gaji dan upah sering kali tetukar digunakan. Tingkat gaji dan upah ditentukan berdasarkan perjanjian antara pemberi kerja dan karyawan. Perusahaan di Indonesia harus mengikuti ketentuan yang tercantum dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13/2003. Perusahaan yang disebutkan dalam peraturan ini diharuskan membayar minimum 2 kali dari tingkat normal untuk setiap jam kerja di atas 40 jam per minggu, kecuali untuk jam lembur pertama di mana tingkat minimumnya adalah 1,5 kali dari tingkat pembayaran normal. Pengecualian diberikan untuk para eksekutif, bagian administrasi dan posisi pengawas tertentu. Tingkat premium untuk lembur di malam hari, hari libur atau waktuwaktu yang tidak 28

31 umum juga ditentukan oleh UU tersebut. Di samping gaji dan upah, pegawai atau buruh mungkin memperoleh manfaatmanfaat lain yang diberikan dalam bentuk tunjangan. Misalnya tunjangan jabatan, tunjangan perumahan, tunjangan pengobatan, tunjangan hari raya, uang transport, uang makan dan lain-lain Kewajiban Perusahaan Terkait Dengan Penggajian Sebagai pemberi kerja, perusahaan juga mempunyai beberapa kewajiban terhadap karyawannya. Seperti ditulis dalam buku Pengantar Akuntansi (Adaptasi Indonesia) yang ditulis oleh James M. Reeve et. al (2013), kewajiban perusahaan terkait dengan gaji, yang dibuat berdasarkan jumlah yang dibayarkan karyawan, yaitu : 1. Jaminan Hari Tua (JHT). Iuran JHT berasal dari pembayaran gabungan oleh perusahaan dan karyawan. Dimana besarnya bagian perusahaan adalah 3,7% dari gaji atau upah karyawan. 2. Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK). Kecelakaan yang disebabkan oleh pekerjaan hingga melukai karyawan merupakan tanggungjawab perusahaan dan dilindungi oleh jaminan kecelakaan kerja. Manfaat semacam ini 29

32 memberikan pembayaran untuk kecelakaan yang berhubungan dengan pekerjaan. Terdapat lima klasifikasi industri dengan iuran untuk jaminan kecelakaan kerja mulai dari 0.24% sampai dengan 1,74% dari upah, bergantung pada jenis usaha pemberi kerja. 3. Jaminan Kematian (JKM). Jaminan kematian adalah pembayaran oleh Jamsostek yang diberikan kepada ahli waris karena kematian karyawan akibat berbagai sebab. Perusahaan diwajibkan membayar iuran sebesar 0,3% dari penghasilan karyawan untuk jaminan tersebut Sistem Akuntansi Penggajian Dan Pengupahan Menurut Mulyadi (2008) dalam buku Sistem Akuntansi, sistem akuntansi penggajian dan pengupahan terdiri dari : 1. Fungsi kepegawaian. Fungsi kepegawaian bertanggungjawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji, promosi dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, pemberhentian karyawan dan penetapan berbagai tunjangan 30

33 kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji karyawan. 2. Fungsi keuangan. Fungsi keuangan bertanggungjawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan. 3. Fungsi akuntansi. Fungsi akuntansi bertanggungjawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok produk dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja. Selain sistem akuntansi, kegiatan penggajian dan pengupahan juga membutuhkan informasi seperti yang ditulis oleh Mulyadi (2008), yaitu : 1. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu. 2. Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaba n selama periode akuntansi tertentu. 3. Jumlah biaya gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu. 4. Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaba n selama periode akuntansi tertentu. 31

34 Menurut Mulyadi (2008), selain sistem akuntansi dan informasi dalam kegiatan penggajian dan pengupahan, dibutuhkan pula dokumen penunjang, seperti : 1. Dokumen pendukung perubahan gaji. Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan. Misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan pangkat pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan dan lain sebagainya. Tembusan dokumen dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah. 2. Kartu jam hadir. Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatatn jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. 3. Kartu jam kerja. Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu 32

35 yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudain dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan. Catatan waktu kerja ini hanya diperlukan dalam perusahaan yang produksinya berdasarkan pesanan. 4. Daftar gaji dan daftar upah. Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan dan lain sebagainya. 5. Rekap daftar gaji rekap daftar upah. Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah. 6. Surat pernyataan gaji dan upah. Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan 33

36 pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan. 7. Amplop gaji dan upah. Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. Di halaman muka amplop gaji dan upah berisi informasi mengenai nama karyawan, nomor identifikasi karyawan dan jumlah gaji bersih yang diterima karyawan dalam bulan tertentu. 8. Bukti kas keluar. Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Selain itu, dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan terdapat fungsi-fungsi yang terkait. Menurut Mulyadi (2008), fungsifungsi tersebut adalah : 1. Fungsi kepegawaian. 34

37 Fungsi ini bertanggungjawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. 2. Fungsi pencatat waktu. Fungsi ini bertanggungjawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau fungsi pembuat daftar gaji dan upah. 3. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Fungsi ini bertanggungjawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai 35

38 dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan. 4. Fungsi akuntansi. Dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan, fungsi akuntansi bertanggungjawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi yang menangani sistem akuntansi penggajian dan pengupahan berada di tangan : a. Bagian utang. Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan bertanggungjawa b untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayar gaji dan upah untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. b. Bagian kartu biaya. Bagian ini memegang fungsi 36

39 akuntansi biaya yang dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan bertanggungjawa b untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik). c. Bagian jurnal. Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggungjawa b untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum. 5. Fungsi keuangan. Fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak. Menurut Mulyadi (2008), sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini : 1. Prosedur pencatatan waktu hadir. 2. Prosedur pembuatan daftar gaji. 3. Prosedur distribusi biaya gaji. 37

40 4. Prosedur pembuatan bukti kas keluar. 5. Prosedur pembayaran gaji Sedangkan sistem pengupahan terdiri dari jaringan prosedur berikut ini : 1. Prosedur pencatatan waktu hadir. 2. Prosedur pencatatan waktu kerja. 3. Prosedur pembuatan daftar upah. 4. Prosedur distribusi biaya upah. 5. Prosedur pembuatan bukti kas keluar. 6. Prosedur pembayaran upah. Berikut ini dijelaskan tujuan atau manfaat dari prosedur-prosedur tersebut diatas : 1. Prosedur pencatatan waktu hadir bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. Pencatatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang mana karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan kartu hadir (berupa clock card) yang diisi secara otomatis dengan menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder 38

41 machine). Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan dapat memperoleh gaji penuh atau harus dipotong akibat ketidakhadiran mereka. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur (overtime), sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur. 2. Prosedur pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja di fungsi produksi yang mana perusahaan tersebut memproduksi barang berdasarkan pesanan untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. Jika misalnya seorang karyawan pabrik hadi di perusahaan selama 7 jam dalam satu hari kerja, jumlah jam hadir tersebut dirinci menjadi waktu kerja dalam tiap-tiap pesanan yang dikerjakan. 39

42 Dengan demikian, waktu kerja ini dipakai sebagai dasar pembebanan biaya tenaga kerja langsung kepada produk yang diproduksi. 3. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah bertujuan untuk membuat daftar gaji dan upah karyawan yang dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah suratsurat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh Pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh Pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar gaji dan upah. 4. Prosedur distribusi biaya gaji dan upah adalah untuk mendistribusikan biaya tenaga kerja kepada departemendepartemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk 40

43 pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk. 5. Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan Pengendalian Intern Atas Penggajian Penyelewengan dalam kegiatan penggajian sering kali terjadi pada berbagai perusahaan. Beberapa bentuk penyelewengan yang sering dijumpai adalah dengan menambahkan nama-nama karyawan palsu (fiktif) dalam daftar gaji dan uangnya diterima oleh pemalsu daftar tersebut. Bentuk kecurangan lain adalah memanipulasi (menambah) jam kerja karyawan, menggunakan tarif yang tidak diotorisasi pejabat yang berwenang, tetap mencantumkan nama 41

44 karyawan yang sudah berhenti dalam daftar gaji dan membuat cek ganda (satu orang karyawan diberi lebih dari satu lembar cek). Menurut Al. Haryono Jusup (2011), kegiatan penggajian meliputi empat fungsi, yaitu : 1. Pengangkatan pegawai. Pendaftaran calon pegawai, wawancara dan seleksi pendaftar serta pengangkatan pegawai dilaksanakan oleh bagian personalia. Bagian ini memegang peranan penting dalam pengawasan karyawan, terutama dalam hal dokumentasi dan pemberian otorisasi. Apabila seorang karyawan diangkat, bagian personalia akan mencatat berbagai informasi penting mengenai karyawan tersebut yang meliputi data diri, status, tingkat gaji/upah, mutasi dan sebagainya. Setiap perubahan atas informasi tersebut harus selalu dicatat dan mendapat persetujuan dari bagian personalia. Formulir persetujuan pengangkatan pegawai dikirimkan ke bagian penggajian sebagai dasae untuk memasukkan karyawan baru tersebut ke dalam daftar gaji. Pencantuman nama karyawan baru dalam daftar gaji harus mendapat persetujuan dari 42

45 bagian personalia. Hal ini penting untuk menghindarkan masuknya nama pegawai fiktif ke dalam daftar gaji. Bagian personalia juga bertanggungjawab untuk mengotorisasi perubahan tingkat gaji atau upah dan pemberhentian pegawai. Pemberian otorisasi harus dilakukan secara tertulis dan salah satu salinan perubahan status harus dikirim ke bagian penggajian. 2. Pencatatan waktu kerja pegawai. Bidang kegiatan lain yang penting ditinjau dari segi pengendalian intern ialah pencatatan waktu kerja. Pencatatan waktu kerja menggunakan peralatan mekanis dan elektronis (misalnya time clock), sangat membantu ketepatan data dan mengurangi kemungkinan terjadinya pemalsuan waktu kerja. Prosedur pemakaian time clock sebaiknya diawasi oleh pengawas untuk meyakinkan bahwa satu orang karyawan hanya memasukkan satu kartu. Pada akhir periode gaji (misalnya akhir minggu atau akhir bulan), pengawas harus menandatangani (mengesahkan) waktu kerja pegawai dalam kartu waktu. Apabila pegawai melakukan kerja 43

46 lembur, harus mendapatkan persetujuan tertulis dari pengawas. Hal ini penting untuk mencegah pemalsuan jam kerja melalui kerja lembur yang sesungguhnya tidak dilakukan. Kartu waktu kerja yang telah disahkan pengawas dikirimkan ke bagian penggajian. 3. Pembuatan daftar gaji. Daftar gaji dibuat oleh bagian penggajian berdasarkan otorisasi dari bagian personalia dan kartu waktu yang telah mendapat persetujuan. Berhubung perhitungan gaji cukup rumit, kadang-kadang diperlukan petugas kedua yang bekerja secara terpisah untuk memeriksa perhitungan yang dilakukan petugas pertama. Daftar gaji yang telah diperiksa, ditandatangani oleh kepala bagian penggajian. Bagian penggajian juga berkewajiban untuk menyiapkan cek gaji (tapi tidak boleh menandatanganinya ), menyimpan catatan gaji dan menyiapkan pembayaran pajak penghasilan karyawan. 4. Pembayaran gaji. Pembayaran gaji biasanya dilakukan oleh kasir di bagian keuangan. Pembayaran dengan menggunakan cek 44

47 dilakukan dengan maksud untuk mengurangi resiko kerugian akibat pencurian dan demi kepraktisan. Agar tercipta pengendalian intern yang baik, cek gaji harus bernomor urut tercetak dan pemakaian setiap lembar cek harus dapat dipertanggungjawab kan. Semua cek harus ditandatangani oleh kepala bagian keuangan atau bendahara atau pejabat yang ditunjuk dan penyerahannya kepada pegawai yang berhak harus selalu di bawah pengawasan bagian keuangan. Cek bisa dibayarkan oleh bagian keuangan atau oleh juru bayar. Apabila pembayaran dilakukan dengan uang (bukan dengan cek), maka diperlukan orang kedua untuk menghitung uang yang dimasukkan ke dalam amplop gaji dan untuk mendapatkan tandatangan penerimaan dari pegawai yang telah menerima amplop gajinya. 2.3 Flowchart Simbol-simbol Flowchart Sistem akuntansi dapat dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen (document flowchart). Berikut ini adalah simbol-simbol standar dengan maknanya 45

48 masing-masing yang dikutip dari buku Sistem Akuntansi, Mulyadi (2008). 1. Dokumen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi. Nama dokumen dicantumkan di tengah simbol. Contoh dokumen yang digambarkan dengan simbol ini adalah : faktur penjualan, surat order pembelian, cek, bukti memorial, bukti kas keluar (voucher), surat permintaan dan pengeluaran barang gudang, faktur dari pemasok dan bukti kas masuk. Bagan alir harus menunjukkan dengan jelas dari mana suatu dokumen masuk ke dalam sistem dan ke mana dokumen keluar dari sitem. 2. Dokumen dan tembusannya. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas. 3. Berbagai dokumen. 46

49 Simbol ini digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama di dalam satu paket. Nama dokumen dituliskan di dalam masingmasing simbol dan nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas simbol dokumen yang bersangkutan. 4. Catatan. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir. Nama catatan akuntansi dicantumkan di dalam simbol ini. Catatan akuntansi yang digambarkan dengan simbol ini adalah : jurnal, buku pembantu dan buku besar. 5. Keterangan, komentar. Simbol ini memungkinkan ahli sistem menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir. 6. Arsip sementara. Simbol ini digunakan unutk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen, seperti almari arsip dan 47

50 kotak arsip. Terdapat dua tipe arsip dokumen, yaitu : arsip sementara dan arsip permanen. Arsip sementara adalah tempat penyimpanan dokumen yang dokumennya akan diambil kembali dari arsip tersebut di masa yang akan datang untuk keperluan pengolahan lebih lanjut terhadap dokumen tersebut. Untuk menunjukkan urutan pengarsipan dokumen digunakan simbol berikut ini : A = menurut abjad N = menurut nomor urut T = kronologis, menurut tanggal 7. Arsip permanen. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan. 8. On-line computer process. Simbol ini menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara on-line. Nama program ditulis di dalam simbol 9. Keying (typing, verifying). Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke 48

51 dalam komputer melalui on-line terminal. 10. Pita magnetik (magnetik tape). Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang berbentuk pita magnetik. Nama arsip ditulis di dalam simbol. 11. On-line storage. Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang berbentuk on-line (di dalam memori komputer). 12. Penghubung pada halaman yang sama (on-page connector). Dalam menggambarkan bagan alir, arus dokumen dibuat mengalir dari atas ke bawah dan dari kiri ke kanan. Karena keterbatasan ruang halaman kertas untuk menggambar, maka diperlukan simbol penghubung untuk memungkinkan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi pada halaman tertentu dan kembali berjalan di lokasi lain pada halaman yang sama. Dengan memperhatikan nomor yang tercantum di dalam simbol penghubung pada halaman yang sama, dapat diketahui aliran dokumen dalam 49

52 sistem akuntansi yang digambarkan dalam bagan alir. seperti yang tercantum di dalam simbol tersebut. 13. Penghubung pada halaman yang berbeda (off page connector). Akhir arus dokumen dan mengarahkan pembaca ke simbol penghubung halaman yang sama yang bernomor seperti yang tercantum di dalam simbol tersebut. Awal arus dokumen yang berasal dari simbol penghubung halaman yang sama yang bernomor Jika untuk menggambarkan bagan alir suatu sitem akuntansi diperlukan lebih dari satu halaman, simbol ini harus digunakan untuk menunjukkan kemana dan bagaimana bagan alir terkait satu dengan lainnya. Nomor yang tercantum di dalam simbol penghubung menunjukkan bagaimana bagan alir yang tercantum pada halaman tertentu terkait 50

53 dengan bagan alir yang tercantum pada halaman lain 14. Kegiatan manual. Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual seperti : menerima order dari pembeli, mengisi formulir, membandingkan, memeriksa dan berbagai jenis kegiatan lainnya. Uraian singkat kegiatan manual dicantumkan di dalam simbol ini. 15. Keputusan. proses pengolahan data. Keputusan yang dibuat ditulis di dalam simbol. 16. Garis alir (flowline). Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data. Anak panah tidak digambarkan jika arus dokumen mengarah ke bawah dan ke kanan. Jika arus dokumen mengalir ke atas atau ke kiri, anak panah perlu dicantumkan. 17. Persimpangan garis alir. Simbol ini menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam Jika dua garis alir bersimpangan, 51

54 untuk menunjukkan arah masing-masing garis, salah satu garis dibuat sedikit melengkung tepat pada persimpangan ke dua garis tersebut. 18. Pertemuan garis alir. Simbol ini digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti arus garis lainnya. 19. Mulai/berakhir (terminal). Simbol ini untuk menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi. 20. Masuk ke sistem. Karena kegiatan di luar sistem tidak perlu digambarkan dalam bagan alir, maka diperlukan simbol untuk menggambarkan masuk ke sistem yang digambarkan dalam bagan alir. 21. Keluar ke sistem lain. Karena kegiatan di luar sistem tidak perlu digambarkan dalam bagan alir, maka diperlukan simbol untuk menggambarkan keluar sistem lain. Untuk menggambarkan aliran dokumen dalam sistem 52