Memetakan (Kodifikasi) Proses Bisnis. Arrianto Mukti Wibowo

Transkripsi

1 Memetakan (Kodifikasi) Proses Bisnis Arrianto Mukti Wibowo

2 Agenda Notasi diagram proses bisnis Metoda pemetaan (kodifikasi) proses bisnis yang sedang berjalan

3 Notasi Proses Bisnis

4 Macam-macam notasi Data Flow Diagram Cross Functional Flow Diagram

5 Data Flow Diagram Memetakan sistem: entitas yang terlibat, data yang dipertukarkan dan juga data apa yang keluar/masuk database Berguna dalam implementasi SI/TI

6 Data Flow Diagram

7 Cross Functional Flow Menjelaskan alur kerja dari proses bisnis, lintas unit fungsional Menggunakn swimlane, untuk setiap unit fungsional, sehingga lebih jelas Bisa horizontal atau vertical swimlane Swimlane = seperti jalur renang pada kolam renang Olympic!

8 XIII. Proses Bisnis Pendaftaran Semester Pendek Indikator Proses bisnis yang terkait : -- : Sistem pendidikan dan pengajaran yang baik A. Proses Bisnis Sebelum Direkayasa Ulang Tujuan: Penjelasan bagaimana mendaftar sebagai peserta semester pendek Ukuran Keberhasilan: - Pembagian kursi semester pendek sesuai dengan prioritas - Mahasiswa peserta semester pendek membayar iuran semester pendek tepat waktu Ruang Lingkup: Prosedur pendaftaran kelas semester pendek yang dilakukan oleh Fasilkom Pihak yang terlibat: - Mahasiswa - Bagian Keuangan Fasilkom - Sekretariat Akademik - Pembimbing Akademik Acuan: Wawancara : - Ketua Program Studi S1 - Kepala Sub-Bagian Pendidikan Penanggung jawab utama: - Ketua Program Studi S1 Dokumen yang digunakan: - Formulis pendaftaran semester pendek - Slip pembayaran semester pendek - Bukti pembayaran BNI

9 Pendaftaran Semester Pendek Mahasiswa Bagian Keuangan Fasilkom Sekretariat Akademik Pembimbing Akademik Swimlanes Mulai 1 Mengisi Formulir Pendaftaran Semester Pendek + Slip pembayaran 1 2 Formulir Pendaftaran Semester Pendek yang telah terisi Menyetujui pendaftaran Semester Pendek 2 Slip pembayaran SP 3 Membayar biaya Semester Pendek di BNI 3 Bukti Pembayaran semester pendek Formulir Pendaftaran SP (+ TT PA) Ya Setuju? 4 Mendaftar Semester Pendek 4 Formulir Pendaftaran SP (+ TT PA) + Bukti Pembayaran 5 Memeriksa ketersediaan tempat di kelas Semester pendek yang didaftarkan 5 Tersedia? Ya

10 Notasi yang umum dipergunakan Diambil dari: Dudley, D.L., Flowchart Symbols, (The Dudley Page), [online] 2003,

11 Yang dipakai

12 Pemakaiannya First task F Condition T Next task Else-part Then-part Sequence If-then-else Case condition F T Case part T T F F F T T F Do while Repeat until Selection Repetition

13 Nesting Else-part First task Condition Next task Then-part Loop task Loop condition

14 Mengapa beberapa simbol tidak dipakai? Simbol yang menggambarkan secara detail operasi komputer dan non-komputer ditiadakan: Data pada tape/card/storage Manual process Display Document Karena diagram CFF memfokuskan diri pada logic dari proses bisnis, bukan how to implement it Penggunaan TI dalam CFF menggunakan arsiran abu-abu

15 CFF dan Sistem Informasi Pengeluaran Nilai Mata Kuliah UPT Sekretariat Akademik Wakil Dekan I Dosen Mulai Mengirimkan Scanable Form Scanable Form 2 Membuat Surat tentang Pengeluaran Nilai Mata Kuliah Mengirimkan Surat Wadek I dan Scanable Form untuk dosen Melihat daftar dosen yang telah mengeluarkan nilai Surat Wadek I Surat Wadek I dan Scanable Form 5 5 Dosen sudah Tidak menyerahkan? Membuat Surat Peringatan tentang Pengeluaran Nilai Mata Kuliah Surat Peringatan Wakil Dekan Ya 6 Scanable Form yang telah terisi 6 Mengisi Scanable Form 7 Scanable Form 7 yang telah terisi Memberikan Scanable Form ke UPT

16 Latihan Cobalah menggambar salah satu proses bisnis di perusahaan Anda, yang Anda kenal baik dengan diagram CFF!

17 Metode Kodifikasi Proses Bisnis

18 Pentingnya Pemetaan Bagaimana bisa melakukan perbaikan, kalau yang sekarang seperti apa saja tidak tahu? ISO tidak mewajibkan reengineering, tapi defined process. Semboyannya: Tuliskan yang Anda kerjakan, kerjakan yang anda tuliskan!

19 Metodologi Kodifikasi Proses Bisnis 1. Pembuatan Desain Penelitian 2. Pengumpulan Dokumen 4. Pembuatan Kuesioner dan Persiapan Alat 3. Analisa Dokumen dan Pembuatan Bisnis Proses 6. Analisa Gabungan 5. Analisa Kuesioner dan Pembuatan Bisnis Proses 7. Wawancara

20 Isian Kuesioner Isian Kuesioner Deskripsi Isian Kuesioner Deskripsi responden Nama Pekerjaan / Jabatan Bagian Deskripsi tugas Tugas yang anda lakukan Pertanggungjawaban tugas anda kepada Nama anda Data / Informasi yang dibutuhkan Jenis data / informasi Asal data / informasi Informasi / Hasil Tugas anda Bentuk informasi / hasil Penerima informasi / hasil Pekerjaan / Jabatan (resmi / struktural) anda (kalau ada) Bagian di mana anda bekerja Tugas (job task) yang menjadi tanggung jawab anda yang berkaitan dengan proses akademik. Anda bertanggung jawab kepada siapa atas tugas yang anda lakukan tersebut? Data / informasi apa yang anda butuhkan untuk melakukan tugas anda tersebut? Dari mana anda mendapatkan data / informasi yang anda butuhkan tersebut? Bentuk informasi / hasil tugas yang anda kerjakan? Informasi / hasil tugas yang anda kerjakan, diberikan kepada siapa?

21 Bisnis Proses Bisnis Proses 7. Wawancara 8. Konfirmasi 9. Fokus Grup 10. Pembuatan Laporan 11. Sosialisasi