Pedoman tentang Praktek-praktek Etika yang Baik Sofrecom

Transkripsi

1 Pedoman tentang Praktek-praktek Etika yang Baik Sofrecom Dalam setiap kegiatan profesional yang dilakukan, kita semua wajib menunjukkan integritas, keadilan, profesionalisme dan rasa tanggung jawab masing-masing. kesetiaan, Dalam Piagam Deontologinya, France Telecom Orange Group telah berjanji untuk selalu menghormati, dan untuk memastikan agar setiap orang menghormati nilai-nilai dan prinsip-prinsip tindakan bersama dan perilaku perorangan yang dianut. Piagam Deontologi Grup merupakan panduan bagi pendekatan etika kita. Piagam ini mengandung intisari nilai-nilai yang telah kita yakini bersama. Diadaptasi untuk Sofrecom, Piagam ini mewakili dan melambangkan, bagi setiap karyawan Sofrecom, tanpa memandang apapun kegiatan dan kepentingannya, suatu standar bersama yang harus dihormati berkenaan dengan perilaku sehari-hari diantara kita, terhadap para pelanggan, pesaing, dan lingkungan kita pada umumnya. Setelah audit eksternal* terhadap program etika dan praktek-prakteknya, pada bulan November 2010 Sofrecom menjadi anggota Orange Group yang pertama yang berhasil memperoleh Sertifikasi Etika oleh suatu lembaga independen yang diakui. Sertifikasi Sofrecom diperpanjang pada tanggal 20 November 2012, setelah dilakukan audit eksternal secara mendalam terhadap program-program dan praktek-praktek etika di Kantor Pusat maupun di Indonesia pada tanggal 17 sampai tanggal 28 September Sertifikasi ini merupakan bukti kepatuhan praktek-praktek Sofrecom Group terhadap standar-standar internasional, dan merupakan penghargaan yang sangat membanggakan atas upaya kita yang dilakukan tanpa henti untuk melawan dan memberantas korupsi. Sebagai bagian dari Program Kepatuhan Orange Group, kita melakukan konsolidasi lebih jauh atas sistem kita pada paruh pertama tahun ini dengan mengadopsi kebijakan dan pedoman anti-korupsi lembaga SDG Orange Group kita. Khususnya, kita memperkuat proses Due Diligence atau Penyelidikan Secara Menyeluruh/Uji Tuntas terhadap kerjasama usaha/kemitraan dan peraturan mengenai "hadiah, jamuan dan undangan" dengan cara menetapkan ambang batas nilai untuk masing-masing negara tempat kita mendirikan cabang perusahaan. Dalam rangka memperkuat tata kelola perusahaan kita tentang pendekatan Etika dan Kepatuhan, pada bulan Februari 2013 saya telah mendelegasikan wewenang kepada Maria Lavayssière, Manajer Mutu, Tata Kelola dan Komunikasi (Quality, Governance, and Communication Manager) sekaligus sebagai Koordinator Etika (Ethics Cooridnator) kita untuk menduduki jabatan Kepala Kepatuhan (Compliance Officer); dan pada bulan September lalu, saya telah meminta Abdessamad Bouzoubaa, Manajer Tanggung Jawab Sosial Perusahaan (Enterprise Social Responsibility Manager) dari Sofrecom Group untuk menduduki jabatan sebagai Penasihat Etika kita. Peran Maria sebagai Kepala Kepatuhan atau Compliance Officer adalah melakukan koordinasi, pengawasan dan memastikan efektivitas tindakan-tindakan kepatuhan di dalam Sofrecom, sesuai dengan ketentuan yang terkandung di dalam surat keputusan Stéphane Richard No. 9 tertanggal 20 Agustus Misi Abdessamad sebagai Penasihat Etika atau Ethics Advisor adalah melakukan bimbingan dan pembinaan bagi para manajer dan staf, sekaligus membantu mengembangkan serta meningkatkan perilaku etika di lingkungan Sofrecom Group, terutama melalui pelatihan dan pembinaan etika dan komunikasi kesadaran. Saya menganjurkan dan mengundang Saudara sekalian untuk memperhatikan sekali lagi Pedoman Praktek Etis kita, yang diperuntukkan bagi seluruh Sofrecom Group baik Kantor Pusat maupun lembaga-lembaga lokal kita sehingga dapat membantu setiap orang untuk tetap bertindak dengan penuh integritas dan membuat keputusan yang tepat dan bijaksana. Pedoman ini menjelaskan prinsip-prinsip perilaku kita pada saat berurusan dengan para pelanggan, pemegang saham, pemasok dan para rekanan atau mitra, serta dengan para karyawan kita. Pedoman ini juga menerangkan hal-hal yang harus kita hindari serta metode peringatan etika yang kita miliki. Jacques Moulin CEO Sofrecom Group Saya tahu bahwa saya dapat mengandalkan Saudara untuk memanfaatkan sertifikat ini sehingga membantu semua pelanggan, dan untuk terus memenuhi komitmen etika kita *Audit dilaksanakan oleh perusahaan SGS untuk keperluan Ethic Intelligence.

2 Pendahuluan Di Sofrecom, kita berkomitmen untuk menjaga agar semua perilaku mematuhi nilai-nilai yang berkaitan dengan merek Orange, terutama berkenaan dengan tanggung jawab. Mengijinkan atau melakukan praktek-praktek yang dapat merusak integritas serta nama baik kita, akan merusak pertumbuhan jangka panjang, dan akan membahayakan tindakan-tindakan kita baik saat ini maupun di kemudian hari. Kita wajib membuang jauh-jauh praktek-praktek tersebut. Para karyawan Sofrecom kadang-kadang menemukan dirinya berada di dalam situasi rancu, dimana pilihan etika sangat tidak selalu jelas. Pedoman praktek yang baik ini dimaksudkan untuk membantu kita semua agar dapat melakukan tindakan dengan penuh integritas dan dapat membuat pilihan yang benar. Pedoman ini menyajikan standar prinsip-prinsip tindakan dan perilaku kita, dan pedoman ini juga memberikan contoh-contoh situasi ambigu atau rancu sehingga kita mampu memberikan tanggapan dengan lebih baik pada saat menghadapi pilihan-pilihan yang sulit. Kita semua harus membaca Pedoman ini, memahaminya secara menyeluruh baik yang tersurat maupun tersirat, baik makna maupun semangat yang terkandung di dalamnya, dan melakukan apapun yang dianggap perlu untuk selalu mematuhinya. Dalam semua keadaan dimana dilema etika dapat muncul dalam situasi dan lingkungan pekerjaan, selalu tanyakan kepada kepada diri sendiri pertanyaan- pertanyaan sebagai berikut: Akankah saya merahasiakan sesuatu atau menyembunyikannya dari keluarga saya, atasan saya, dan media? Apakah saya sedang berusaha membujuk diri sendiri bahwa apa yang sedang saya lakukan ini adalah hal yang benar? Apakah yang akan saya lakukan ini dapat menimbulkan kerugian terhadap Grup? Apakah hanya saya yang akan memperoleh keuntungan atau manfaat dari hal ini? Apabila ternyata Saudara menjawab 'ya' terhadap salah satu dari pertanyaan-pertanyaan tersebut, apa yang sedang Saudara pertimbangkan untuk dilakukan tersebut mungkin bertentangan dengan praktek-praktek baik kita. Jangan Saudara lakukan, atau paling tidak mintalah saran atau nasihat dari atasan Saudara atau Penasihat Etika atau Ethics Advisor Saudara: Abdessamad Bouzoubaa.

3 Prinsip-prinsip Sofrecom Terhadap Pelanggan Kita Kesuksesan kita dibangun atas mutu dan peningkatan pelayanan yang kita serahkan, dengan disertai kepuasan para Pelanggan. Itulah sebabnya mengapa Karyawan tidak boleh melakukan perilaku apapun yang tidak menghormati aturan bisnis, atau tidak boleh melakukan pemalsuan, penggelapan, atau manipulasi apapun terhadap angka-angka dan perhitungan-perhitungan. Terhadap Pemegang Saham Kita Kepercayaan para Pemegang Saham kita akan meningkat sejalan dengan upaya kita dalam rangka mencapai sasaran pertumbuhan keuntungan dari hasil investasi oleh para pemegang saham. Kita berupaya sebaik mungkin untuk selalu memberikan informasi yang bermanfaat, jelas, relevan dan dapat diandalkan kepada para pemegang saham. Kita menitikberatkan pada kepatuhan secara ketat terhadap ketentuan peraturan perundangan yang berlaku serta prinsip-prinsip tata kelola perusahaan yang baik. Terhadap Karyawan Kita Kita sangat meyakini kesetiaan, integritas, motivasi serta inisiatif dan rasa tanggung jawab Karyawan kita. Kita berupaya sebaik mungkin untuk memberikan kepada para karyawan, suatu lingkungan kerja yang sehat dan aman, dan untuk mendorong pengembangan mutu profesional para karyawan dan tanggung jawab individual para karyawan. Tim-tim kita mencerminkan keanekaragaman budaya dan ketrampilan serta keahlian mereka. Kita tidak mentolerir segala bentuk diskriminasi. Kita wajib memastikan adanya mekanisme yang memungkinkan Karyawan untuk memberitahu adanya pelanggaran atau penggelapan atau penipuan yang keberadaannya mungkin diketahui oleh karyawan, serta penanganan yang tepat, tuntas, dan menyeluruh terhadap masalah tersebut. Terhadap Pemasok dan Mitra Kita Kita telah mengembangkan hubungan berdasarkan kepercayaan dan kesetiaan dengan para Pemasok dan Rekanan/Mitra kita, sehingga Pelanggan kita dapat menikmati mutu pelayanan terbaik. Kita mengharapkan agar seluruh Pemasok dan Rekanan/Mitra juga memiliki dan menghormati prinsip-prinsip etika tersebut. Terhadap Pesaing Kita Kita berusaha sebaik mungkin untuk melampaui para Pesaing kita dengan menggunakan cara-cara yang jujur dan sah berdasarkan ketentuan hukum dan peraturan perundang-undanganyang berlaku, dan berdasarkan mutu pelayanan yang kita sediakan. Terhadap Lingkungan di Negara Tempat Kita Beroperasi Kita menghormati lingkungan hidup dan budaya semua negara tempat kita melakukan kegiatan usaha dengan cara mendirikan seta membangun sarana dan prasarana lokal berupa anak

4 perusahaan atau cabang, atau melalui tindakan-tindakan pra-penjualan atau pelaksanaan proyekroyek / misi-misi tertentu. Kita wajib menghormati dan mematuhi ketentuan peraturan perundangan yang berlaku, dan kita berharap agar para Karyawan kita senantiasa menghormati dan mematuhi ketentuan peraturan perundangan yang berlaku tersebut. Kita wajib menjaga hubungan yang etis dengan Pemerintah maupun dengan pihak berwenang baik dalam sektor administratif maupun perpajakan. Kita wajib menolak semua dan segala bentuk korupsi. Sebagai contoh, termasuk tindakan korupsi dalam kaitannya dengan pemenangan tender, pengurusan pemeriksaan pajak, atau pengelolaan serta pengurusan proses-proses administratif.

5 Perilaku Non-etis: Kasus-kasus Nyata Memproses Informasi Rahasia Dalam melaksanakan pekerjaannya, Karyawan terkadang mendapatkan informasi non-publik milik Grup atau milik Sofrecom, yakni informasi pribadi atau rahasia yang diberikan kepada kita oleh para Pelanggan, Pemasok dan Karyawan Sofrecom. Informasi ini termasuk, namun tidak terbatas pada, informasi mengenai para Pelanggan Sofrecom atau Pelanggan kita sendiri dan pelaksanaan atau pengakhiran kontrak; pengembangan produk dan strategi-strategi pemasaran; harga-harga penjualan; proses-proses dan temuan-temuan teknis; hasil-hasil atau keuangan atau pendapatan yang belum dipublikasikan; perubahan-perubahan kepemilikan saham pada Dewan Direksi France Telecom dan anak perusahaannya, serta segala informasi mengenai pelaksanaan atau pengakhiran kontrak, pengabungan atau merger, pengambilalihan atau akuisisi, serta penjualan dan pembubaran suatu anak perusahaan. Dalam hal ini, Karyawan secara tegas dilarang untuk menggunakan informasi yang demikian untuk keperluan berikut ini: - Memberi nasihat kepada pihak ketiga di dalam maupun di luar Perusahaan untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan operasi atau tindakan-tindakan tertentu di bursa saham sebelum publikasi informasi tersebut. - Memberitahukan hal tersebut kepada pihak ketiga untuk alasan apapun dengan cara mengirim file atau arsip Pelanggan, kode-kode aktivasi, prosedur-prosedur atau metodemetode operasi, atau dengan cara melaukan penyebaran data yang sifatnya sensitif. Tanpa Perlindungan terhadap Aset Grup Baik sebagai administrator ataupun karyawan, kita semua wajib memastikan agar semua proyekproyek dan pengetahuan teknis khusus (know-how) milik Grup tetap terlindungi, yakni bahwa hak kekayaan intelektual Grup wajib dihormati dan bahwa sumber daya milik Grup dipergunakan dengan baik dan benar. Oleh karena itu, perilaku atau tindaka semena-mena terhadap suatu harta berwujud (tempat atau bangunan, peralatan dll.) dan aset atau harta tidak berwujud, secara tegas sangat dilarang. Misalnya, Karyawan dilarang melakukan ataupun membantu dilakukannya tindakan pencurian, penggelapan atau penipuan, perusakan, sabotase, dll. Kesewenang-wenangan terhadap Pernyataan Publik atau Perilaku Publik Semua Karyawan wajib menunjukkan kesetiaan, integritas, sikap jujur dan adil serta rasa tanggung jawab: setiap Karyawan setiap saat mewakili nama baik atau citra merek dan Grup di luar Perusahaan. Contohnya, jenis-jenis perilaku berikut yang dilarang: - Menghina penawaran-penawaran atau produk-produk lain; - Menghina seseorang atau suatu perusahaan penyedia jasa/pelayanan lain; - Segala perilaku yang dapat merusak nama baik atau citra Grup dan bertentangan dengan peraturan Grup, yakni yang berkaitan dengan negara tuan rumah, penduduk dan institusinya: perkataan dan perilaku yang bersifat rasis, penggunaan dan peredaran/penjualan obat-obat terlarang, penyalahgunaan minuman keras, segala tindakan atau perbuatan yang disebut pariwisata seksual, dll. Tidak Menghormati Peraturan Perundang-undangan Semua Karyawan harus menghormati peraturan perundangan setempat/lokal maupun nasional, apapun bentuknya di seluruh dunia. Tidak satupun ketentuan pada Pedoman Praktek Etika yang Baik ini dapat ditafsirkan atau diinterpretasikan sebagai suatu upaya mendoron atau imbauan untuk

6 melakukan pelanggaram suatu ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku di manapun, baik dalam bidang perdagangan/komersial, ketenagakerjaan, layanan publik, atau di bidang-bidang hukum lainnya. Tidak Menghormati Individu Karyawan harus menghormati setiap orang atau individu dan hak perlindungan terhadap kehidupan pribadi setiap orang, dimanapun Karyawan berada di seluruh dunia. Oleh karena itu, Karyawan harus menolak segala bentuk diskriminasi dan perilaku-perilaku semacam ini: - Pelecehan moral atau pelecehan seksual; - Segala bentuk perilaku yang meyinggung atau menghina, bersifat rasis atau kasar; - Perilaku yang mengganggu dan mencampuri urusan orang lain atau dalam lingkup pribadi; - Perilaku yang bersifat sewenang-wenang dan meremehkan atau merendahkan; - Perilaku diskriminatif, misalnya yang didasarkan pada jenis kelamin, yang nyata-nyata atau diduga berdasarkan golongan suatu warna kulit atau ras, bangsa, atau kelompok etnis tertentu, orientasi seksual, kesehatan, kehamilan atau agama. Konflik Kepentingan Konflik terjadi apabila perspektif kepentingan pribadi, keluarga atau manfaat/keuntungan keuangan, atau keuntungan lainnya, mendorong Karyawan untuk bertindak bertentangan dengan kepentingan bagi Grup. Konflik kepentingan juga dapat dipahami sebagai fakta penerimaan atau penawaran hadiah-hadiah yang berlebihan atau tidak pantas, dalam bentuk uang tunai, natura atau non tunai, potongan harga atau diskon, barang atau jamuan/hiburan yang dapat mempengaruhi atau sebagai kompensasi terhadap keputusan-keputusan profesional. Contoh berikut adalah termasuk jenis-jenis perilaku yang dilarang: - Mempengaruhi keputusan, atau mengijinkan atau membiarkan dipengaruhinya keputusan tentang para Pemasok, Pelanggan atau Rekanan/Kontraktor lainnya; - Menerima hadiah yang nilainya tidak wajar yang berkaitan dengan penandatanganan atau perpanjangan kontrak, atau hubungan bisnis secara keseluruhan; - Bersedia atau menerima untuk turut serta dalam suatu seminar untuk pekerjaan dan liburan yang diselenggarakan oleh pemasok yang tidak memiliki manfaat tertentu bagi Perusahaan; - Memberikan keuntungan khusus dari suatu hubungan pribadi. Persaingan Tidak Jujur Karyawan dilarang menggunakan cara-cara apapun yang tidak sah untuk mencari informasi mengenai para Pesaingnya. Karyawan dilarang untuk melakukan suatu tindakan atau perbuatan dengan cara apapun yang dapat menyebabkan kegagalan para Pesaing dalam memenuhi kewajibannya, dan dilarang melakukan upaya apapun yang dapat memerikan keuntungan yang tidak semestinya kepada Perusahaan. Oleh karenanya, berikut ini adalah praktek-praktek yang harus dihindari termasuk diantaranya: - Menuruti atau patuh pada tekanan yang sifatnya menghalangi atau menghambat persaingan bebas; - Membantu Pemasok atau Pelanggan untuk mendapatkan keuntungan dari informasi yang bersifat rahasia; - Menerima atau memberi suap, baik secara langsung maupun melalui perantara; - Mendasarkan keputusan-keputusan bisnis dari ada-tidaknya hubungan pribadi; - Menggunakan informasi yang diungkapkan oleh seorang atau suatu perusahaan Pesaing dengan cara-cara yang tidak sah dalam rangka mendapatkan keuntungan bisnis yang tidak sebagaimana mestinya.

7 Prosedur Pemberian Peringatan Apabila seorang Karyawan Sofrecom dihadapkan pada suatu keputusan yang berpotensi atau diduga dapat menyebabkan suatu tindakan atau perbuatan yang bertentangan dengan Pedoman Praktek Etika ini, atau jika karyawan tersebut memiliki alasan-alasan yang masuk akal sehingga merasa yakin bahwa ada orang lain yang tidak menghormati atau memeatuhi Pedoman ini, maka karyawan tersebut harus melaporkan hal ini kepada atasannya. Dengan alasan-alasan yang dapat dipahami, seseorang mungkin akan merasa enggan untuk membahas langsung permasalahan tersebut dengan atasan atau manajernya sendiri atau dengan Departemen Sumber Daya Manusia. Dalam hal demikian, karyawan yang bersangkutan memiliki pilihan untuk menggunakan sistem peringatan (alert system). Penggunaan sistem peringatan ini bersifat opsional. Jadi meskipun tidak menggunakan sistem ini, maka bukanlah suatu pelanggaran. Ruang Lingkup Sistem peringatan menitikberatkan pada pelanggaran-pelanggaran serta penggelapan-penggelapan yang muncul pertama dan terbesar terkait dengan keuangan/akunting, kendali internal dan audit, korupsi atau persaingan yang jujur. Apabila insiden serius dilaporkan berada di luar ruang lingkup ini, maka peringatan harus disampaikan secepatnya kepada manajer bersangkutan (misal administrasi, finance/keuangan, sumber daya manusia, dll.). Bagaimana sistem ini dapat mulai diproses/dilakukan? Laporan dapat dikirimkan melalui surat elektronik ke: Semua laporan yang diserahkan dengan itikad baik akan dijamin kerahasiaannya, dan pengirim laporan tersebut dilindungi dari segala akibat yang bersifat negatif. Perlindungan terhadap Orang Ketika Menangani Peringatan Siapa pun karyawan yang memberikan peringatan sesuai dengan prosedur yang diuraikan berikut ini akan dilindungi sepenuhnya terhadap segala ancaman, diskriminasi dan tindakan berbahaya kecuali si pelapor tersebut dengan sepengetahuannya atau secara sengaja telah mengubah atau memutarbalikkan informasi tersebut. Semua orang yang terkena dampak dari laporan yang dibuat

8 dengan menggunakan sistem peringatan ini, harus diberi kesempatan untuk melihat dan mengakses informasi tersebut dan memiliki hak untuk memperbaiki atau membela diri. Karyawan yang menyalahgunakan dan memanfaatkan sistem peringatan ini tidak semestinya, dapat dikenakan tindakan disipliner, bahkan dapat diproses sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku. Namun sebaliknya, apabila sistem ini digunakan dengan itikad baik, tidak ada suatu tindakan apapun akan diambil terhadap staf pelapor tersebut, bahkan apabila laporannya terbukti kurang tepat atau tidak beralasan, atau apabila suatu keputusan dibuat untuk tidak menindaklanjuti laporan tersebut. Sofrecom menjamin perlindungan selamanya bagai semua personil atau pegawai yang melaporkan terjadinya pelanggaran etika. Manajemen Peringatan Kerahasiaan pesan elektronik secara menyeluruh dijamin untuk melindungi pengirim peringatan dari tindakan balas dendam. Namun demikian, para pelapor diminta untuk mengidentifikasi atau memperkenalkan diri mereka sendiri agar memastikan sistem ini digunakan dengan penuh tanggung jawab dan sebagaimana mestinya, untuk menghindari tuduhan yang bersifat memfitnah, dan untuk memungkinkan dilakukannya tindaklanjut peringatan secara lebih baik dengan meminta pengirim untuk memberikan informasi tambahan.