DESAIN E-ARSIP PADA STMIK PALCOMTECH

Transkripsi

1 DESAIN E-ARSIP PADA STMIK PALCOMTECH Septian Krisna Dinata STMIK PalComTech Palembang Abstract E-archive is a means or tools used in the management of archival file information. Already there are many e-archive is used by an institution, however in the monitor and manage matters relating to the archival system is still done in a conventional and much time consuming. The purpose of this research is able to minimize the shortcomings section done conventionally by using the design of e-archives archival information resulting in a safe, fast, accurate, and more efficient time. The integration of information on e-filing using the website interactive and Database Management System as a storage medium. The design of this e-archives using the Unified Modeling Language (UML), methods of Searching and Sorting to display information from an archive in a fast and ordered. The results of this research is the design of e-archives by using an interactive website that can display information from any existing archives. Keywords: design, e-archives PENDAHULUAN STMIK-Politeknik PalComTech adalah salah satu perguruan tinggi swasta yang terkemuka di Kota Palembang, merupakan perguruan tinggi berbasis IT yang mengedepankan teknologi mutakhir dalam setiap kegiatan akademik. Dalam sistem belajar mengajar yang diterapkan, STMIK-Politeknik PalComTech mengedepankan sistem belajar 100% praktik dan 100% internet. STMIK-Politeknik PalComTech memiliki sedikit permasalahan pada proses pengarsipan judul skripsi dan Praktik Kerja Lapangan (PKL) mahasiswa. Selama ini judul skripsi dan PKL mahasiswa sudah terdata dengan baik, akan tetapi dalam publikasi masih kurang diterapkan, terbukti bagi mahasiswa yang ingin mencari referensi judul skripsi dan PKL yang telah ada harus langsung menuju perpustakaan karena semua berkas skripsi dan PKL diletakkan diperpustakaan. Hal ini cukup menyulitkan bagi mahasiswa mencari referensi judul untuk skripsi dan PKL. Selain itu juga, menyulitkan bagi para dosen dalam melihat dan memfilter pengajuan judul skripsi dan PKL dari para mahasiswa, dikhawatirkan judul yang diajukan sudah pernah ada dan ditakutkan terjadi plagiarisme dikalangan mahasiswa. Oleh karena itu, penulis tertarik untuk mengangkat judul penelitian yang berkaitan dengan pengarsipan judul skripsi dan PKL pada STMIK- Politeknik PalComTech yang nantinya tidak hanya diarsipkan saja akan tetapi lebih kepada publikasi yang tepat untuk membantu para mahasiswa dan dosen dalam memilih dan menetapkan judul skripsi dan PKL yang baik serta originalitasnya masih terjaga. 118

2 LANDASAN TEORI Rekayasa Web Menurut Simarmata (2009:1), rekayasa web adalah sebuah aplikasi yang menggunakan pendekatan sistematis, disiplin, dan terukur untuk pengembangan, operasi dan pemeliharaan aplikasi berbasis web (web-based application). Rekayasa web adalah subdisiplin dari rekayasa perangkat lunak yang membantu menyediakan metodologi untuk merancang, mengembangkan, memelihara, dan melibatkan aplikasi web. Munculnya disiplin rekayasa web ini menunjukan suatu kebutuhan yang dipusatkan pada kesuksesan pengembangan aplikasi dan sistem berbasis web. Rekayasa web membantu para pengembang sistem dibawah kontrol, memperkecil risikorisiko yang akan terjadi dan meningkatkan kualitas, dapat dipelihara, dan memiliki skalabilitas aplikasi web. Tujuan utama dari rekayasa web adalah kesuksesan dalam mengatur kompleksitas serta keanekaragaman pengembangan aplikasi web. World Wide Web (Web) menurut Supriyanto (2005:336) adalah sebuah koleksi keterhubungan dokumen-dokumen multimedia yang disimpan di internet dan diakses menggunakan protokol (HTTP). Menurut Kamus Komputer dan Teknologi Informasi, web adalah halaman informasi di internet. Web adalah bagian paling menarik dari internet, melalui web kita bisa mengakses informasi-informasi tidak hanya berupa teks, tetapi juga gambar, suara, film dan lain-lain. Untuk mengakses web dibutuhkan software yang disebut Browser, seperti Microsoft Internet Explorer, Netscape Communicator, Mozilla Firefox, Opera. Fungsi-fungsi web secara umum dijelaskan sebagai berikut: (Sarwosri, 2009:4) - Fungsi Komunikasi. Web yang mempunyai fungsi komunikasi pada umumnya adalah web dinamis. Karena dibuat menggunakan pemrograman web (web side) maka dilengkapi fasilitas yang memberikan fungsi-fungsi komunikasi, seperti web mail, form contact, chatting dan yang lainnya. - Fungsi Informasi. Web yang memiliki fungsi informasi pada umumnya lebih menekankan pada kulitas bagian kontennya karena tujuan situs tersebut adalah menyampaikan isinya. - Fungsi Hiburan. Web juga memiliki fungsi sebagai sarana hiburan. Bila web berfungsi sebagai sarana hiburan, maka pengguna animasi gambar dan elemen dapat meningkatkan mutu persentasi desainnya, meski tetap harus mempertimbangkan kecepatan download-nya. Beberapa fasilitas yang dapat memberikan fungsi hiburan adalah game online, film online, musik online dan sebagainya.; Fungsi Transaksi. Web dapat dijadikan sarana transaksi bisnis, baik barang, jasa atau lainnya. Web ini menghubungkan perubahan, konsumen dan komunitas tertentu melalui transaksi elektronik, pembayarannya bisa menggunakan kredit, transfer ataupun dengan membayar secara langsung. Modified Waterfall Menurut Pressman (2002:36), model waterfall memiliki tahapan-tahapan, yaitu : rekayasa pemodelan sistem atau informasi, analisis kebutuhan, desain, generasi kode, pengujian serta pemeliharaan. Namun perlu diadaptasi dan diperkaya di dalam lingkungan pengembangan yang baru untuk aplikasi web. Powel (1998) menganjurkan metodologi pengembangan web menggunakan model air terjun yang dimodifikasi (modified waterfall). 119

3 Adapun langkah-langkah dari model tersebuat adalah sebagi berikut: 1. Pendefinisian Masalah ; pada tahap ini dilakukan diskusi antara pihak pengembang dan klien mengenai apa tujuan pembuatan situs web bagi klien dan apa saja keuntungan yang diperoleh klien dari pembuatan situs web tersebut. 2. Analisa Kebutuhan ; pada tahap ini dilakukan analisa kebutuhan dan spesifikasi lengkap tentang isi, jenis skrip yang digunakan, menentukan web statis atau dinamis, penggunaan multimedia dan kebutuhan-kebutuhan lainnya. Pada tahap ini harus menerangkan sejelas-jelasnya terhadap situs web yang akan dibangun. 3. Perancangan ; pada tahap ini kelompok web desainer dan kelompok web programmer berkolaborasi dalam menentukan rancangan situs web sesuai dengan spesifikasi yang diberikan. Proses perancangan yang berfokus pada empat atribut sebuah program yang berbeda, struktur data, arsitek perangkat web, representasi interface dan detail (algoritma) procedural. 4. Implementasi ; pada tahap ini dilakukan proses implementasi terhadap seluruh situs web sesuai dengan tugas masing-masing kelompok. Pada tahap ini dilakukan proses uji coba masing-masing unit, sehingga dapat diketahui bagian mana yang masih harus diperbaiki. 5. Integrasi ; adalah tahapan yang dilakukan penggabungan dari semua komponen penyusun situs web, sehingga menjadi situs web yang solid dan sesuai dengan spesifikasi yang ada. 6. Uji coba sistem ; pada tahap ini dilakukan proses uji coba terhadap sistem yang dibangun termasuk di dalamnya sistem navigasi, fasilitas situs web seperti buku tamu, counter, login pengguna dan fasilitas lainnya diuji kinerjanya, sehingga dapat diketahui bagian-bagian mana yang belum berfungsi dengan baik. Penempatan dan pemeliharaan situs web : pada tahap ini situs web siap untuk dipublikasikan di internet. Pada proses ini selain pemeliharaan hosting yang baik juga perlu diperhitungkan pemeliharaan situs web tersebut. Seperti isinya perlu diganti atau diperbaiki yang pada dasarnya adalah menjadi tugas web administrator. HASIL DAN PEMBAHASAN Adapun database yang dirancangan dalam penelitian ini diberi nama e-arsip yang terdiri dari sepuluh tabel. Tabel-tabel tersebut dapat dilihat sebagai berikut. 120

4 1. Tabel dosen Tabel ini digunakan untuk menyimpan semua data yang berkaitan dengan data dosen, adapun desain tabelnya dapat dilihat pada tabel 1. nip nama jk telp Tabel 1. Tabel Dosen varchar(30) varchar(1) varchar(15) 2. Tabel mahasiswa Tabel ini digunakan untuk menyimpan semua data yang berkaitan dengan data mahasiswa, adapun desain tabelnya dapat dilihat pada tabel 2. npm nama jk prodi semester Tabel 2. Tabel Mahasiswa varchar(20) varchar(2) varchar(2) 3. Tabel prodi Tabel ini digunakan untuk menyimpan semua data yang berkaitan dengan data program srudi yang ada, adapun desain tabelnya dapat dilihat pada tabel 3. kode nama Tabel 3. Tabel Prodi 121

5 4. Tabel foto Tabel ini digunakan untuk menyimpan semua data yang berkaitan dengan data foto atau gambar mahasiswa, adapun desain tabelnya dapat dilihat pada tabel 4. npm nama_file ukuran_file deskripsi direktori Tabel 4. Tabel Foto varchar(20) int(100) text 5. Tabel PKL Tabel ini digunakan untuk menyimpan semua data yang berkaitan dengan data PKL, adapun desain tabelnya dapat dilihat pada tabel 5. idpkl tahun judul kategori pembimbing Tabel 5. Tabel PKL varchar(4) 6. Tabel PKL detail Tabel ini digunakan untuk menyimpan semua data yang berkaitan dengan data PKL yang lebih detil lagi, adapun desain tabelnya dapat dilihat pada tabel 6. Tabel 6. Tabel PKL Detail idpkl npm 122

6 7. Tabel kategori PKL Tabel ini digunakan untuk menyimpan semua data yang berkaitan dengan data kategori PKL, adapun desain tabelnya dapat dilihat pada tabel 7. kode nama prodi Tabel 7. Tabel Kategori PKL 8. Tabel file PKL Tabel ini digunakan untuk menyimpan semua data yang berkaitan dengan data file praktik kerja lapangan, adapun desain tabelnya dapat dilihat pada tabel 8. idpkl nama_file ukuran_file deskripsi direktori Tabel 8. Tabel File PKL varchar(20) int(100) Text 9. Tabel skripsi Tabel ini digunakan untuk menyimpan semua data yang berkaitan dengan data skripsi, adapun desain tabelnya dapat dilihat pada tabel 9. Tabel 9. Tabel Skripsi idskripsi tahun judul kategori pembimbing 123

7 10. Tabel skripsi detail Tabel ini digunakan untuk menyimpan semua data yang berkaitan dengan data skripsi yang lebih detail lagi, adapun desain tabelnya dapat dilihat pada tabel 10. idskripsi npm Tabel 10. Tabel Skripsi Detail 11. Tabel kategori skripsi Tabel ini digunakan untuk menyimpan semua data yang berkaitan dengan data kategori skripsi, adapun desain tabelnya dapat dilihat pada tabel 11. kode nama prodi Tabel 11.Tabel Kategori Skripsi 12. Tabel fileskripsi Tabel ini digunakan untuk menyimpan semua data yang berkaitan dengan data file skripsi, adapun desain tabelnya dapat dilihat pada tabel 12. idskripsi nama_file ukuran_file deskripsi direktori Tabel 12. Tabel File Skripsi varchar(20) int(100) Text 124

8 Perancangan Tampilan Gambar 1. menyajikan hasil perancangan tampilan e-arsip, dimana pada bagian header web terdapat link beranda, skripsi, PKL dan tentang. Link beranda menunjukkan tampilan halaman utama web e-arsip. Link skripsi terdapat kumpulan skripsi beserta detailnya, begitu juga pada link PKL. Sedangkan link tentang berisikan informasi singkat mengenai web e-arsip. Pada gambar 2. dapat dilihat halaman baru apabila skripsi atau PKL dipilih. Halaman tersebut menjelaskan detail Skripsi dan PKL yang ada, dan menyediakan fasilitas download file. Gambar 1. Halaman Beranda 125

9 Gambar 2. Detail Skripsi / PKL Gambar 1 dapat dilihat hasil perancangan tampilan e-arsip, dimana pada bagian header web terdapat link beranda, skripsi, PKL dan tentang. Link beranda menunjukkan tampilan halaman utama web e-arsip. Pada link skripsi terdapat kumpulan skripsi beserta detailnya, begitu juga pada link PKL. Sedangkan link tentang, berisikan informasi singkat mengenai web e-arsip. Gambar 2 dapat dilihat halaman baru apabila skripsi atau PKL dipilih. Pada halaman tersebut menjelaskan detail skripsi atau PKL yang ada, dan menyediakan fasilitas download file. PENUTUP Berdasarkan hasil yang telah didapat pada bab sebelumnya, maka penulis menyimpulkan bahwa e-arsip yang ada sangat diperlukan dan sangat membantu dalam dokumentasi serta publikasi data skripsi dan PKL pada STMIK-Politeknik PalComTech. Penulis menyarankan agar penggunaan e-arsip dapat digunakan semaksimal mungkin, tentunya penggunaan e-arsip ini harus didukung dengan infrastruktur jaringan yang cukup 126

10 baik dan server data yang cukup handal. Untuk pengembangan dikemudian hari, penulis berharap agar fitur dan konten dalam e-arsip ini dapat diperbanyak dan dikembangkan. DAFTAR PUSTAKA Pressman, R. S Software Engineering : A Practitioner s Approach (6 th ed). New York: McDraw Hill. Powel, T Web Site Engineering : Beyond Web Page Design. Upper Saddle River: Prentice Hall. Simarmata, Janner Rekayasa Perangkat Lunak, Andi Offset : Yogyakarta. Supriyanto, Aji Pengantar Teknologi Informasi. PT. Salemba Infotek : Jakarta. 127