BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK

Transkripsi

1 BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTEK 4.1 Analisa Sistem Analisa sistem adalah langkah pertama untuk membuat suatu sistem baru. Langkah awal yang dilakukan adalah melakukan wawancara, dengan tujuan untuk mendapatkan informasi tentang mekanisme pendatan pegawai, absensi, dan perhitungan gaji pegawai. Selanjutunya dilakukan analisa terhadap permasalahan yang ada pada PT. ARTO Metal Internasional, khususnya mengenai sistem absensi dan penggajian. Berdasarkan hasil wawancara dan analisis proses pada PT. ARTO Metal Internasional, ditemukan masih banyak hal-hal yang perlu di benahi, yaitu sering kali mengalami kesalahan dalam melakukan pengecekan kehadiran, dan masih banyak ditemukan kesalahan dalam proses penggajian karena proses masih dilakukan secara manual mengunakan aplikasi Microsoft office Excel. Mengacu pada permasalahan yang ada, PT. ARTO Metal Internasional membutuhkan aplikasi absensi, dan penggajian yang terkomputerisasi agar lebih efektif sehingga dapat mengetahui berapa jumlah gaji yang seharusnya diberikan kepada pegawai bagian produksi. Oleh karena itu, dirancanglah sebuah aplikasi absensi dan penggajian yang diharapakan dapat mengatasi permasalahan tersebut. 23

2 Idetifikasi Masalah Permasalahan-permasalahan yang dapat diidentifikasi pada proses absensi dan penggajian ini adalah sebagai berikut: 1. Masih sering ditemukan kesalahan dalam pencatatan absensi. 2. Pembuatan laporan pengajian pegawai yang membutuhkan waktu lama karena mengunakan cara manual, yakni mengunakan aplikasi Microsoft office Excel Spesifikasi Aplikasi Pembuatan aplikasi ini diharapkan dapat: 1. Mengelolah data absensi dan penggajian. 2. Memberikan laporan kepegawaian, bentuk dalam aplikasi absensi dan penggajian antara lain: a. Laporan gaji pegawai tiap bulan b. Slip gaji c. Laporan kehadiran pegawai d. Laporan keterlambatan pegawai e. Laporan rekapitulasi pegawai f. Laporan untuk mengetahui pegawai yang sering bolos atau tidak masuk tanpa izin sehingga perlu surat peringatan

3 Lingkungan Operasi Untuk mengembangkan aplikasi sesui dengan spesifikasi kebutuhan, dibutuhkan lingkungan operasi sebagai berikut: a. Sistem Operasi Windows Sistem operasi yang disarankan adalah Windows XP, Vista, Seven. b. Sql Server 2008 Sql server 2008 digunakan karena software database ini bisa digunakan untuk membuat sistem berbasis client-server. 4.2 Dokumen Flow Dalam pengembangan teknologi informasi saat ini, dibutuhkan analisa dan perancangan sistem pengelolaan data yang diharapkan mampu meningkatkan kinerja pada aplikasi absensi dan penggajian yang akan dibuat. Dokumen flow menggambarkan proses yang sudah ada menurut hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil survey pada perusahaan PT. ARTO Metal Internasional.

4 Dokumen Flow Pencatatan Data Master Dokumen Flow Pencatatan Data Master Pegawai Mulai Mengisi form data diri Form data diri Kabag Personalia Pengecekan kesesuain data Sesuai? Gambar 4.1 Dokumen Flow Pencatatan Data Master Proses pencatatan data master pertama dilakukan oleh pegawai untuk melakukan penyimpanan data diri dengan cara mengisi form data diri yang telah diberikan oleh pihak perusahaan yang selanjutnya bagian personalia mengecek kesesuaian data yang dibutuhkan jika sudah sesuai, data dicatat atau disimpan oleh bagian personalia. Selain data master pegawai bagian personalia juga memaneg data master untuk masalah tunjangan, jabatan dan juga shift kerja yang ada pada perusahaan. T y Pencatatan data master karyawan Pencatatan data master tunjangan/ jabatan/shift kerja Selesai

5 Dokumen Flow Absensi Dokumen Flow Absensi Pegawai Pegawai Start Proses absensi absensi T T Kabag Personalia Pemerikasaan keterlamabatan Pemerikasa an kehadiran Apakah sesuai? y Perhitungan kehadiran 1 Laporan kehadiran Apakah terlambat? 2 3 y Pembuatan laporan keterlambat an 1 Laporan keterlambatan 3 2 Gambar 4.2 Dokumen Flow Absensi Pegawai B A Direktur Utama 3 Laporan keterlambatan Laporan kehadirani Proses absensi dilakukan oleh pegawai dengan menggunakan form kehadiran secara manual yang kemudian dicek keterlambatan hadir oleh bagian personalia jika dinilai terlambat maka dibuatkan laporan keterlambatan yang nantinya diberikan kepada direktur utama dan juga referensi untuk masalah penggajian kedepannya. Bagian personalia selanjutnya menghitung absensi kehadiran para pegawai yang digunakan untuk membuat laporan kehadiran tiap bulannya dan diberikan kepada pihak direktur utama sebagai laporan rutin kehadiran para pegawai. selesai 3

6 Dokumen Flow Penggajian Dokumen Flow Penggajian Pegawai Kabag Personalia Direktur Utama Slip Gaji Selesai 1 A 2 Laporan kehadiran Perhitungan jumlah absensi Mulai Perhitungan tunjangan Perhitungan gaji Membuat daftar gaji Daftar gaji Pembuatan laporan penggajian Slip Gaji B 1 Laporan keterlambatan 2 Perhitungan jumlah keterlambatan Y Daftar gaji Periksa dan setujui pengeluaran uang Setujui? Gambar 4.3 Dokumen Flow Penggajian Proses penggajian dilakukan oleh kabag personalia melihat dari laporan kehadiran dan laporan keterlambatan yang disimpan dari proses absensi sebelumnya. Dari laporan-laporan tersebut selanjutnya dihitung jumlah tunjangan-tunjangan yang diberikan oleh pihak perusahaan pada para pegawainnya baru dilakukan perhitungan gaji dan dilakukan proses membuat daftar gaji. Daftar gaji tersebut diberikan kepada 2 T

7 29 direktur utama dan kabag personalia untuk disimpan. Daftar gaji yang diberikan kepada direktur utama akan diperiksa dan disetujui. Jika sudah sesuai maka akan dilakukan proses pembuatan laporan gaji oleh kabag personalia. Laporan gaji akan diserahkan kepada direktur utama dan disimpan oleh kabag personalia, kemudian oleh kabag personalia akan dilakukan proses pembuatan slip gaji yang akan diberikan kepada pegawai dan disimpan oleh kabag personalia. 4.3 Sistem Flow Desain sistem ini meliputi sistem flow, context diagram, diagram berjenjang, DFD, (Data Flow Diagram), ERD (Entity Relational Diagram), dan Desain Database Sistem Flow Pencatatan Data Master Sistem Flow Pencatatan Data Master Pegawai Mulai Mengisi form data diri Pengecekan Kesesuain data Sesuai? y Simpan Data Master Pegawai Data karyawan T Kabag Personalia Input data master tunjangan/jabatan/shift kerja Sesuai? Simpan data master tunjangan/ jabatan/shift kerja Data master tunjangan/ jabatan/shift kerja Selesai Gambar 4.4 Sistem Flow Pencatatan Data Master T

8 30 Proses pencatatan data pegawai dimulai saat pegawai mengisi form data diri secara komputerisasi kemudian sistem yang akan mengecek kebenaran pengisian data sesuai ketentuan selanjutnya data disimpan kedalam database. Proses untuk input data master tunjangan, jabatan dan shift kerja adalah tugas dari kabag personalia, dengan pengisian data master sistem yang akan mengecek kesesuaian datanya Sistem Flow Absensi Sistem Flow Absensi Pegawai Pegawai Mulai Isi data absensi Cek Keterlambatan T Login Simpan data tepat waktu Terlambat? Absensi Y Simpan data terlambat Perhitungan kehadiran karyawan Cetak laporan kehadiran 1 Laporan kehadiran Kabag Personalia 2 3 Cetak Laporan keterlambatan 1 Laporan keterlambatan Gambar 4.5 Sistem Flow Absensi Pegawai A 2 3 B Direktur Utama 3 Laporan keterlambatan 3 Laporan kehadiran Proses absensi dimulai dari pegawai mengisi data absensi berupa input user dan password kemudian input-an tersebut akan dicek ketepatan jam hadirnya oleh sistem jika terlambat maka sistem akan menyimpan data keterlambatan sedangkan jika tepat maka data absensi tepat waktu selanjutnya dari 2 ketentuan tadi data kehadiran selesai

9 31 disimpan didalam database absensi. Tapi sebelum absensi dilakukan pegawai harus terlebih dahulu login kedalam sistem. Dari database absensi akan dilakukan perhitungan kehadiran dan juga perhitungan keterlambatannya selanjutnya dilakukan proses cetak laporan kehadiran yang kemudian di simpan dan diberikan kepada direktur utama Sistem Flow Penggajian Sistem Flow Penggajian Pegawai A 2 Laporan absensi Perhitungan jumlah absensi Gaji Kabag Personalia Mulai Perhitungan tunjangan Perhitungan gaji Pembuatan Daftar Gaji Daftar gaji Pembuatan Laporan Penggajian B 2 Laporan keterlambatan Perhitungan jumlah keterlambatan 1 Laporan Penggajian Pembuatan slip gaji Y Direktur Utama Daftar gaji 2 Priksa dan setujui Pengeluaran uang Slip Gaji Selesai 1 Slip Gaji Gambar 4.6 Sistem Flow Penggajian 1 2 Setuju Laporan Penggajian 3 T

10 32 Dari laporan kehadiran dan laporan keterlambatan yang didapat dari proses absensi sebelumnya, oleh kabag personalia akan dilakukan proses perhitungan tunjangan-tunjangan yang ada selanjutnya dilakukan perhitungan gaji oleh sistem secara otomatis dan proses pembuatan daftar gaji yang menghasilkan dokumen daftar gaji. Dokumen daftar gaji tersebut diberikan kepada direktur utama, Jika direktur utama menyetujui daftar gaji yang dibuat oleh kabag personalia maka akan dilakukan proses pembuatan laporan gaji kemudian diberikan kepada direktur utama selanjutnya sistem akan menghasilkan slip gaji secara otomatis yang diberikan kepada pegawai dan disimpan oleh bagian personalia Context Diagram Context Diagram adalah gambaran menyeluruh dari data flow diagram (DFD). Dalam context diagram ini terdapat 3 entitiy diantaranya adalah pegawai, kabag personalia, dan direktur utama. Context digram dapat dilihat pada gambar 4.7. Pada gambar context diagram menjelaskan secara umum tentang input dan output proses pencatatan data master, pengelolaan kehadiran, penghitungan gaji pegawai dan pembuatan laporan.

11 33 Data Kehadiran Data Pegawai Pegawai Penggajuan Cuti Slip Gaji 0 Aplikasi Absensi dan Penggajian PT ARTO Laporan Gaji Pegawai Metal Internasional Hitung Potongan Gaji Kabag Personalia Diagram Jenjang Hitung Gaji Pegawai Rekap Cuti Pegawai Rekap Keterlambatan Masuk Kerja Pegawai + Rekap Kehadiran Pegawai Gambar 4.7 Context Diagram Direktur Utama Laporan Gaji Pegawai Laporan Kehadiran Pegawai Laporan Pegawai Disiplin Laporan Pegawai Kurang Disiplin Setelah membuat context diagram, untuk selanjutnya yaitu membuat diagram berjenjang terlebih dahulu. Karena dengan adanya diagram berjenjang, alur proses dari sistem akan lebih teratur dan jelas. Diagram berjenjang disini terdiri pencatatan data master, pengelolaan kehadiran pegawai, pembuatan laporan, perhitungan gaji pegawai.

12 34 Diagram berjenjang dapat dilihat pada gambar Pencatatan Data Master 2 Pengelolaan Kehadiran Pegawai Data Flow Diagram 0 Aplikasi Absensi dan Penggajian PT. ARTO Metal Internasional 2.1 Pengelolahan Kehadiran Tepat Waktu 2.2 Pengelolahan Kehadiran Terlambat 2.3 Pengelolahan Cuti 2.4 Pemberian Gaji 2.5 Mengelolah Data Kehadiran 3 Pembuatan Laporan 3.1 Membuat Laporan Gaji 3.2 Membuat Rekapitulasi Kehadiran Gambar 4.8 Diagram Berjenjang 4 Perhitungan Gaji Pegawai 4.1 Menghitung Gaji Bersih 4.2 Menghitung Total Gaji 4.3 Menghitung Potongan Gaji 4.4 Menghitung Tunjangan Gaji DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada sistem secara jelas DFD Level 0

13 35 Diagram level 0 merupakan hasil decompose atau penjabaran dari Context Diagram. Pada DFD level 0 terdapat empat proses yang merepresentasikan diagram berjenjang diatas, yaitu pencatatan data master, pengelolaan kehadiran pegawai, penghitungan gaji pegawai,dan pembuatan laporan. Mencatat Pendidikan Pegawai Mencatat Data Pegawai Data Pegawai Pegawai 1 Pencatatan Data Master Data Pegawai 1 Tabel Pegawai Data Kehadiran Penggajuan Cuti Slip Gaji Data Terlambat Kerja Mengelolah Kehadiran Pegawai Kabag Personalia Kabag Personalia 2 Tabel Absensi Jadwal Shift Kerja Data kehadiran Data Kehadiran Data Cuti Laporan Gaji Pegawai Hitung Potongan Gaji Hitung Gaji Pegawai Rekap Cuti Pegawai Rekap Keterlambatan Masuk Kerja Pegawai 2 Pengelolahan Kehadiran Pegawai Rekap Kehadiran Pegawai Hitung Gaji Bersih Hitung Tunjangan Pegawai Direktur Utama Laporan Kehadiran Pegawai Laporan Pegawai Kurang Disiplin 3 Tabel Cuti Gambar 4.9 DFD Level Tabel Gaji Laporan Gaji Pegawai Laporan Pegawai Disiplin 5 Data Gaji Data Gaji Jum lah Gaji Pokok 4 3 Pembuatan Laporan Tabel Jabatan Kerja Perhitungan Gaji Pegawai DFD Level 1 + +

14 36 a. Diagram Level 1 Pengelolaan Kehadiran Pegawai Diagram ini merupakan breakdown dari proses no 2 yaitu pengelolaan kehadiran pegawai, yang didalamnya terdapat 5 sub proses yaitu pengelolaan kehadiran tepat waktu, pengelolaan kehadiran terlambat, pengelolaan cuti, pemberian gaji dan mengolah data kehadiran pegawai. 2 Tabel Absensi Data kehadiran 1 Pengelolahan Kehadiran Tepat Waktu 3 Pengelolaan Cuti Data Cuti 3 Tabel Cuti Data Kehadiran Kehadiran Tepat Waktu Pegawai Data Terlambat Kerja Penggajuan Cuti Jadwal Shift Kerja 2 Pengelolaan Kehadiran Terlambat Slip Gaji Mengelolah Kehadiran Pegawai Gambar 4.10 Diagram Level 1 Pengelolaan Kehadiran Pegawai b. Diagram Level 1 Pembuatan Laporan 4 Pemberian Gaji 5 Mengelolah Data Kehadiran Diagram ini merupakan breakdown dari proses no 3 yaitu pembuatan laporan, yang didalamnya terdapat 2 sub proses yaitu membuat laporan gaji dan membuat laporan kehadiran.

15 37 1 Membuat Laporan Kehadiran Data Kehadiran Laporan Pegawai Disiplin Laporan Kehadiran Pegawai Laporan Pegawai Kurang Disiplin Direktur Utam a Laporan Gaji Pegawai Data Gaji 2 Tabel Absensi 4 Tabel Gaji Gambar 4.11 Diagram Level 1 Pembuatan Laporan c. Diagram Level 1 Perhitungan Gaji Pegawai 2 Membuat Laporan Gaji Sama halnya dengan diagram level 1 pengelolaan kehadiran pegawai diatas maka proses ini juga merupakan hasil decompose penghitungan gaji pegawai. Pada DFD level 1 penghitungan gaji pegawai dibagi menjadi empat proses, yaitu menghitung gaji bersih, menghitung total gaji, menghitung potongan gaji dan menghitung tunjangan gaji pegawai pada PT. ARTO Metal Internasional.

16 38 4 Tabel Gaji 6 Tabel Tunjangan Data Tunjangan 5 Tabel Jabatan Kerja Jumlah Tunjangan Data Gaji Jum lah Gaji Pokok Jum lah Total Gaji 2 Menghitung Total Gaji 3 Menghitung Potongan Gaji Laporan Gaji Pegawai Rekap Kehadiran Pegawai Hitung Gaji Pegawai Jumlah Keterlambatan Kerja Hitung Tunjangan Pegawai Kabag Personalia Lama Keterlambatan Hitung Potongan Gaji Rekap Cuti Pegawai Hitung Gaji Bersih Rekap Keterlambatan Masuk Kerja Pegawai Gambar 4.12 Diagram Level 1 Perhitungan Gaji Pegawai 4.4 Entity Relational Diagram 4 Menghitung Tunjangan Gaji Status Pegawai 1 Menghitung Gaji Bersih Jumlah Potongan Gaji Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan proses yang menunjukkan hubungan antar entitas dan relasinya. ERD terbagi menjadi Conceptual Data Model (CDM) dan Physical Data Model (PDM), lebih jelasnya adalah sebagai berikut : Conceptual Data Model Conceptual Data Model (CDM) adalah gambaran secara keseluruhan struktur aplikasi. Dengan CDM kita bisa membangun desain awal sistem dan tidak perlu

17 39 khawatir dengan detail implementasinya secara fisik. Dan melalui prosedur generation yang mudah, kita bisa melakukan generate CDM ke Physical Data Model (PDM). Bentuk Conceptual Data Model dari aplikasi absensi dan penggajian PT. ARTO Metal Internasional adalah sebagai berikut : Relationship_2 Relationship_1 Pegawai NIP Nama_Pegawai Password Alamat Agama Telepon Jenis_Kelamin Status Jumlah_Anak Pendidikan_Akhir Gol_Darah Tanggal_Masuk_Kerja <pi> Variable characters (9) Variable characters (50) Variable characters (6) Variable characters (100) Variable characters (15) Variable characters (25) Variable characters (25) Variable characters (15) Variable characters (15) Integer Variable characters (75) Variable characters (3) Date <M> Identifier_1 <pi>... Cuti Kode_Cuti Jenis_Cuti Tgl_Awal_Cuti Tgl_Akhir_Cuti Alasan_Cuti <pi> Variable characters (8) Variable characters (40) Date Date Variable characters (150) <M> Identifier_1 <pi>... Jabatan ID_Jabatan Kode_Jabatan Nama_Jabatan Level_User Gaji_Pokok Variable characters (8) <pi> Variable characters (8) Variable characters (50) Variable characters (15) Integer <M> Identifier_1 <pi>... Relationship_11 Relationship_4 Relationship_8 Relationship_5 Relationship_12 Relationship_9 Gambar 4.13 Conceptual Data Model Relationship_10 Gaji Relationship_3 Kode_Gaji <pi> Variable characters (15) <M> Jumlah_Gaji_Pokok Integer Jumlah_Masuk Integer Jumlah_Terlambat Integer Jumlah_Potongan Integer Total_Gaji_Bersih Integer Tanggal_Penggajian Date Kesehatan Integer Overtime Integer Extra_Makan Integer Extra_Transport Integer USPD_Dinas_Luar Integer THR Integer Claim_Biaya_Pengobatan Integer Koperasi Integer Lain_lain Integer Jumlah_Jamsostek_Prhsn Integer Jumlah_Jamsostek_Pegawai Integer Identifier_1 <pi>... Absensi Kode_Absensi <pi> Variable characters (8) <M> Jam_Masuk Time Tanggal_Masuk Date Jam_Keluar Time Identifier_1 <pi>... Shift Kerja Kode_Shift Nama_Shift Jam_Masuk_Shift Jam_Keluar_Shift <pi> Variable characters (8) Variable characters (50) Time Time <M> Identifier_1 <pi>... Jamsostek Kode_Jamsostek Nama_Jamsostek Jml_Jamsostek Pot_Pegawai <pi> Variable characters (8) Variable characters (50) Integer Integer <M> Identifier_1 <pi>...

18 Physical Data Model Physical Data Model menggambarkan struktur data sebagaimana akan di implemtasikan oleh DBMS. Dalam PDM kita bisa mengoptimalkan database dengan memodifikasi tabel, kolom, index, refrential integrity, view, physical storage, trigger and stored procedure. Procedure database generation menerapkan hal itu dengan cara menyesuaikan dengan DBMS yang kita pilih. Bentuk Physical data model dari generate conceptual data model untuk aplikasi absensi dan penggajian PT. ARTO Metal Internasional adalah sebagai berikut: Pegawai Cuti Kode_Cuti NIP Jenis_Cuti varchar(8) varchar(9) varchar(40) <pk> <fk> Tgl_Awal_Cuti datetime Tgl_Akhir_Cuti datetime Alasan_Cuti varchar(150)... NIP Kode_Jamsostek Kode_Jabatan Nama_Pegawai Password Alamat Agama Telepon Jenis_Kelamin Status Jumlah_Anak Pendidikan_Akhir Gol_Darah varchar(9) varchar(8) varchar(8) varchar(50) varchar(6) varchar(100) varchar(15) varchar(25) varchar(25) varchar(15) varchar(15) int varchar(75) varchar(3) <pk> <fk2> <fk1> Tanggal_Masuk_Kerja datetime... Jabatan ID_Jabatan Kode_Jabatan varchar(8) varchar(8) <pk> Nama_Jabatan varchar(50) Level_User Gaji_Pokok varchar(15) int... Jamsostek Kode_Jamsostek varchar(8) <pk> Nama_Jamsostek varchar(50) Jml_Jamsostek Pot_Pegawai int int... Gambar 4.14 Physical Data Model Shift Kerja Kode_Shift Nama_Shift Jam_Masuk_Shift varchar(8) varchar(50) datetime <pk> Jam_Keluar_Shift datetime... Absensi Kode_Absensi varchar(8) <pk> NIP varchar(9) <fk1> Kode_Shift varchar(8) <fk2> Jam_Masuk datetime Tanggal_Masuk datetime Jam_Keluar datetime... Gaji Kode_Gaji varchar(15) Kode_Jabatan varchar(8) NIP varchar(9) Kode_Jamsostek varchar(8) Kode_Cuti varchar(8) Kode_Absensi varchar(8) Jumlah_Gaji_Pokok int Jumlah_Masuk int Jumlah_Terlambat int Jumlah_Potongan int Total_Gaji_Bersih int Tanggal_Penggajian datetime Kesehatan int Overtime int Extra_Makan int Extra_Transport int USPD_Dinas_Luar int THR int Claim_Biaya_Pengobatan int Koperasi int Lain_lain int Jumlah_Jamsostek_Prhsn int Jumlah_Jamsostek_Pegawai int... <pk> <fk3> <fk2> <fk5> <fk1> <fk4>

19 Struktur Basis data dan Tabel Struktur tabel digunakan dalam pembuatan aplikasi absensi dan penggajian PT. ARTO Metal Internasional. Data-data dibawah ini akan menjelaskan satu per satu secara detil dari struktur tabel sistem. a. Nama Tabel : Jabatan Primary Key Foreign Key : - Fungsi perusahaan : Kode_Jabatan : Untuk menyimpan jenis-jenis jabatan yang ada dalam Tabel 4.1 Jabatan No. Name Type Size Keterangan 1. Kode_Jabatan Varchar 8 Primary Key 2. ID_Jabatan Varchar 8-3. Nama_Jabatan Varchar Level_User Varchar Gaji_Pokok Int - - b. Nama Tabel : Gaji Primary Key Foreign Key Fungsi : Kode_Gaji : Kode_Jabatan, Kode_Tunjangan : Untuk menyimpan jumlah besar gaji pegawai perusahaan. Tabel 4.2 Gaji No. Name Type Size Keterangan 1. Kode_Gaji Varchar 15 Primary Key 2. Kode_Jamsostek Varchar 8 Foreign Key 3. Kode_Cuti Varchar 8 Foreign Key 4. Kode_Jabatan Varchar 8 Foreign Key

20 42 5. NIP Varchar 8 Foreign Key 6. Kode Absensi Varchar 8 Foreign Key 7. Jumlah_Gaji_Pokok Int Jumlah_Masuk Int Jumlah_Tunjangan Int Jumlah_Terlambat Int Jumlah_Potongan Int Total_Gaji_Bersih Int Tanggal_Penggajian Datetime Koperasi Int Extra_Makan Int Extra_Transport Int Overtime Int USPD_Dinas_Luar Int THR Int Claim_Biaya_Pengobatan Int Jumlah_Jamsostek_Prhsn Int Jumlah_Jamsostek_Pegawai Int - - c. Nama Tabel : Jamsostek Primary Key Foreign Key : - Fungsi pegawai. : Kode_Jamsostek : Untuk Menyimpan jenis jamsostek yang diberikan kepada Tabel 4.3 Jamsostek No. Name Type Size Keterangan 1. Kode_Jamsostek Varchar 8 Primary Key 2. Nama_Jamsostek Varchar Jml_Jamsostek Int Pot_Pegawai Int - -

21 43 d. Nama Tabel : Cuti Primary Key : Kode_Cuti Foreign Key : - Fungsi : Untuk menyimpan banyaknya cuti yang dilakukan pegawai. Tabel 4.4 Cuti No. Name Type Size Keterangan 1. Kode_Cuti Varchar 8 Primary Key 2. NIP Varchar 8 Foreign Key 3. Jenis_Cuti Varchar Tanggal_Awal_Cuti Datetime Tanggal_Akhir_Cuti Datetime Alasan_Cuti Varchar e. Nama Tabel : Shift Kerja Primary Key Foreign Key : - Fungsi : Kode_Shift : Untuk menyimpan shift kerja pegawai. Tabel 4.5 Shift Kerja No. Name Type Size Keterangan 1. Kode_Shift Varchar 8 Primary Key 2. Nama_Shift Varchar Jam_Masuk_Shift Datetime Jam_Keluar_Shift Datetime - - f. Nama Tabel : Absensi Primary Key Foreign Key : Kode_Absensi : Kode_Shift, NIK Fungsi : Untuk menyimpan absensi yang dilakukan oleh pegawai.

22 44 Tabel 4.6 Absensi No. Name Type Size Keterangan 1. Kode_Absensi Varchar 8 Primary Key 2. Kode_Shift Varchar 8 Foreign Key 3. NIP Varchar 8 Foreign Key 4. Jam_Masuk Datetime Tanggal_Masuk Datetime Jam_Keluar Datetime - - g. Nama Tabel : Pegawai Primary Key Foreign Key Fungsi : NIK : Kode_Jabatan : Untuk menyimpan data pegawai. Tabel 4.7 Pegawai No. Name Type Size Keterangan 1. NIP Varchar 8 Primary Key 2. Kode_Jamsostek Varchar 8 Foreign Key 3. Kode_Jabatan Varchar 8 Foreign Key 4. Nama_Pegawai Varchar Password Varchar 6-6. Alamat Varchar Agama Varchar Telepon Varchar Varchar Jenis_Kelamin Varchar Status Varchar Jumlah_Anak Int Pendidikan Akhir Varchar Gol_Darah Varchar Tanggal_Masuk_Kerja Datetime - -

23 Disain Input Output Disain Input Output ini dapat kita lakukan sebelum desain interface yang sesungguhnya kita buat dengan melalui program. Dengan desain ini, para user dapat membayangkan apakah sistem yang akan dibuat tersebut sesuai dengan kebutuhan yang ada di perusahaan tersebut. Jika ya, maka penulis dapat meneruskan dengan membuat program, jika tidak maka penulis harus membuat lagi desain yang baru sampai desain tersebut disetujui oleh pengguna. Dengan desain ini, diharapkan antara pengguna dan penulis dapat bekerja sama sehingga aplikasi dapat dibuat. Dalam sistem ini ini terdapat beberapa desain input dan output, antara lain: a. Form Input Login NIP Password OK Cancel Gambar 4.15 Disain Input Form Login Form login ini digunakan untuk masuk kedalam sistem dan menentukan hak akses user dalam sistem, antara lain sebagai pegawai, kabag personalia dan direktur utama. Form ini terdapat dua button dan dua textbox untuk mengolah semua proses login.

24 46 b. Disain Input Form Menu Utama Aplikasi Absensi dan Penggajian PT. ARTO Metal Internasional System Master Absensi Penggajian Laporan Gambar 4.16 Disain Input Form Menu Utama Form utama ini memiliki beberapa menu, diantaranya ada menu system, master, absensi, penggajian dan laporan. Menu-menu tersebut memiliki sub menu lagi, seperti halnya system didalamnya terdapat sub menu login, ubah password, logout dan exit, menu master terdapat sub menu master pegawai, master shift, master jabatan dan master tunjangan, master jamsostek, menu absensi dan penggajian tidak memiliki sub menu, menu laporan memiliki sub menu laporan gaji pegawai per bulan, rekapitulasi gaji pegawai, laporan pegawai aktif, laporan pegawai kurang aktif, Fungsi dari tiap sub menu tersebut akan dijelaskan pada bagian dibawah ini.

25 47 c. Disain Input Form Ubah Password NIP Username Password Lama Password Baru Verifikasi Password Save Gambar 4.17 Disain Input Form Ubah Password Cancel Form ubah password digunakan untuk mengubah password pengguna sesuai yang diinginkan dan memberikan keamanan akses pengguna terhadap sistem sehingga account yang dimiliki tidak dibajak ataupun disalah gunakan orang lain atau pengguna sistem yang lain. d. Disain Input Form Absensi NIP Nama Pegawai Keterangan Jam Masuk Jenis Shift Pukul Save Gambar 4.18 Disain Input Form Absensi --Pilih Shift-- 07:30 00:00 Cancel Form absensi ini digunakan untuk melakukan input kehadiran pegawai ketika masuk dan pulang kerja, dalam absensi ini akan ditentukan apakah pegawai tepat waktu dan terlambat. Form ini terdapat dua button, tiga textbox, dan satu combobox untuk mengolah semua proses kehadiran pegawai.

26 48 e. Disain Input Form Pengajuan Cuti Kode Surat NIP Nama Pegawai Jabatan Alasan Save Enter Text Edit New Jenis Cuti Cuti Mulai Delete Data Cuti Cuti Hingga Gambar 4.19 Disain Input Form Pengajuan Cuti --Pilih Jenis Cuti-- Januari 13 Januari 13 Form pengajuan cuti ini digunakan untuk mengajukan cuti pegawai yang secara otomatis sistem akan menyimpannya kedalam database dan dibuatkan surat cuti. Form ini terdapat empat button, 5 textbox, satu combobox yang berisi jenis cuti seperti cuti sakit, kepentingan keluarga, nikah, hamil dan dua datetimepicker untuk menentukan awal cuti sampai dengan akhir cuti.

27 49 f. Disain Input Form Master Pegawai NIP Nama Pegawai Agama Telepon Alamat Pendidikan Akhir Enter Text Save Jenis Kelamin Status Jumlah Anak Gol Darah Jabatan Password Jamsostek Edit Data Pegawai Januari 13 --Jenis Gol Darah-- --Pilih Jabatan--..Isi Password Disini.. New L P --Pilih Jamsostek-- Gambar 4.20 Disain Input Form Master Pegawai Delete Form master pegawai digunakan untuk memasukkan data pribadi pegawai mulai dari NIK, nama, pendidikan akhir sampai dengan password. Hal ini ditujukan supaya perusahaan memiliki history pegawai dan data lengkapnya. Form ini terdapat empat button, 8 textbox, dua radiobutton, empat combobox antara lain combobox status yang berisi jenis status seperti belum menikah dan sudah menikah, combobox gol darah yang berisi jenis gol darah seperti A, AB, O, combobox jabatan yang berisi jenis jabatan seperti pegawai, bagian personalia dan direktur.

28 50 g. Disain Input Form Master Jabatan Kode Jabatan Nama Jabatan Level User Gaji Pokok --Pilih Level User-- Save Edit New Delete Data Jabatan Gambar 4.21 Disain Input Form Master Jabatan Form master jabatan digunakan untuk menambahkan kriteria jabatan baru dengan gaji pokok yang diinginkan. Form ini terdapat empat button, 3 textbox, satu combobox yang berisi jenis level user dalam hak aksesnya menggunakan sistem.

29 51 h. Disain Input Form Master Shift Kode Shift Nama Shift Jam Masuk Shift Jam Keluar Shift Save Edit New Delete Data Shift Gambar 4.22 Disain Input Form Master Shift Form master shift digunakan untuk menambahkan jenis shift baru yang secara otomatis masuk kedalam jenis shift kehadiran pegawai. Parameter utama dalam jenis shift ini adalah jam masuk dan jam keluar atau pulang. Form ini terdapat empat button dan 5 textbox. i. Disain Input Form Penggajian Pegawai Kode Gaji NIP Nama Pegawai Jabatan Print Jumlah Gaji Pokok Jamsostek Prhsn Kesehatan Overtime Extra Makan Extra Transport USDP Dinas Luar THR Claim Biaya Pengobatan Total Gaji Kotor Save Edit New Delete Data Gaji Jamsostek Prhsn Jamsostek Pegawai Kesehatan Koperasi Lain-lain Jumlah Absensi Jumlah Terlambat Jumlah Potongan Total Gaji Bersih Gambar 4.23 Disain Input Form Penggajian Pegawai

30 52 Form penggajian ini digunakan untuk melakukan proses penggajian terhadap pegawai, di form ini terdapat proses didalamnya seperti pengalian jumlah kehadiran dengan gaji pokok, jumlah keterlambatan dengan jumlah potongan, jumlah tunjangan kemudian pengurangan dari total gaji dan lain-lain. Form ini terdapat lima button dan 22 textbox. j. Disain Input Form Master Jamsostek Kode Jamsostek Nama Jamsostek Jumlah Jamsostek Potongan Pegawai Save Edit New Delete Data Jamsostek Gambar 4.24 Disain Input Form Jamsostek Form Jamsostek digunakan untuk menambahkan tunjangan bagi semua pegawai PT. ARTO Metal Internasional.yang nanti nya akan ditambahkan pada penghitungan gaji pegawai. Form ini terdapat empat button dan 4 textbox.

31 53 k. Disain Output Surat Cuti No Surat Surat Cuti PT. ARTO Metal Internasional Jl. Ambeng ambeng Selatan NO. 18 Waru Sidoarjo Dengan ini menyatakan bahwa karyawan dibawah ini : NIP Nama Jabatan Jenis Cuti Alasan : : : : : : Cuti pada tanggal... s/d... Demikian surat ini dibuat dan dapat digunakan dengan sebaik-baiknya. Kabag Personalia Nama Petugas Gambar 4.25 Disain Output Surat Cuti Sidoarjo, 18 Juli 2013 Mengetahui, Pemohon Nama Pemohon Report surat cuti ini merupakan output dari pengajuan cuti pegawai yang tujuannya adalah menyetujui dan mengesahkan cuti yang diambil pegawai.

32 54 l. Disain Output Slip Gaji NIK Nama Jabatan Jumlah Absensi Jumlah Terlambat : Jumlah Cuti Gaji Bersih : : : : : : Rp Slip Gaji PT. ARTO Metal Internasional Jl. Ambeng ambeng Selatan NO. 18 Waru Sidoarjo Upah Per Bulan + jabatan : Jamsostek Prshn : Kesehatan : Extra Makan : Extra Transport : Overtime : USPD Dinas Luar : THR : Claim BiayaPengobatan : Tanggal Gaji : Tunjangan Jamsostek Prshn : Jamsostek karyawan : Tunjangan Kesehatan : Koperasi : Absensi : Lain- lain : A. Jumlah : B. Jumlah : Gambar 4.26 Disain Output Slip Gaji Sidoarjo, 18 Juli 2013 Mengetahui, Kabag Personalia Nama Petugas Report slip gaji ini merupakan output dari penghitungan gaji pegawai tiap bulannya yang tujuannya adalah bukti gaji telah dibayarkan kepada pegawai. m. Disain Output Laporan Penggajian Pilih Bulan Pilih Tahun --Pilih Bulan-- --Pilih Tahun-- S/d --Pilih Bulan-- Gambar 4.27 Disain Output Laporan Penggajian Submit

33 55 Laporan penggajian ini merupakan rekap penggajian pegawai pada beberapa bulan yang diinginkan pengguna. Parameter yang menjadi inputan adalah pilih bulan pertama laporan dan pilih bulan akhir laporan, terakhir adalah pilih tahun dari laporan tersebut. n. Disain Output Laporan Kehadiran Pegawai Pilih Bulan Pilih Tahun --Pilih Bulan-- --Pilih Tahun-- S/d --Pilih Bulan-- Gambar 4.28 Disain Output Laporan Kehadiran Pegawai Submit Laporan kehadiran pegawai ini merupakan rekap kehadiran pegawai pada beberapa bulan yang diinginkan pengguna. Parameter yang menjadi inputan adalah pilih bulan pertama laporan dan pilih bulan akhir laporan, terakhir adalah pilih tahun dari laporan tersebut. o. Disain Output Laporan Keterlambatan Pegawai

34 56 Pilih Bulan --Pilih Bulan-- S/d --Pilih Bulan-- Pilih Tahun --Pilih Tahun-- Submit Gambar 4.29 Disain Output Laporan Keterlambatan Pegawai Laporan keterlambatan pegawai ini merupakan rekap keterlambatan pegawai pada beberapa bulan yang diinginkan pengguna. Parameter yang menjadi inputan adalah pilih bulan pertama laporan dan pilih bulan akhir laporan, terakhir adalah pilih tahun dari laporan tersebut. p. Disain Output Laporan Total Gaji Pegawai Pilih Bulan Pilih Tahun --Pilih Bulan-- --Pilih Tahun-- S/d --Pilih Bulan-- Gambar 4.30 Disain Output Laporan Total Gaji Pegawai Submit Laporan total gaji ini merupakan rekap total gaji pegawai pada beberapa bulan yang diinginkan pengguna. Parameter yang menjadi inputan adalah pilih bulan pertama laporan dan pilih bulan akhir laporan, terakhir adalah pilih tahun dari laporan tersebut. q. Disain Output Laporan Pegawai Bolos

35 57 Pilih Bulan --Pilih Bulan-- S/d --Pilih Bulan-- Pilih Tahun --Pilih Tahun-- Submit Gambar 4.31 Disain Output Laporan Pegawai Bolos Laporan pegawai bolos ini merupakan rekap kehadiran pegawai yang sering bolos pada beberapa bulan yang diinginkan pengguna. Parameter yang menjadi inputan adalah pilih bulan pertama laporan dan pilih bulan akhir laporan, terakhir adalah pilih tahun dari laporan tersebut Implementasi dan Evaluasi Implementasi sistem ini akan menjelaskan detail aplikasi absensi dan penggajian di PT. ARTO Metal Internasional, serta menjelaskan form-form yang ada. Menginplementasikan sistem merupakan tahap penggujian dimana desain sistem dapat berjalan dengan baik. Implementasi harus sesuai dengan hasil analisis sistem Kebutuhan Sistem

36 58 Hardware dan software yang dibutuhkan untuk mengunakan program aplikasi absensi dan penggajian pada PT. ARTO Metal Internasional, yaitu: a. Hardware 1. Microprocessor Pentium IV atau yang lebih tinggi. 2. VGA dengan resolusi 800 x 600 atau yang lebih tinggi dan mendukung Microsoft Widows. 3. RAM 512 atau yang lebih tinggi b. Software 1. Sistem Oprasi Micrososft Windows 2000 Server/Pro, XP/Pro/Home/7/8 2. Sql Server NET Framework Crystal Report Engine Penjelasan Program Dibawah ini merupakan penjelasan mengenai penggunaan masing-masing form yang ada pada sistem aplikasi absensi dan penggajian pada PT. ARTO Metal Internasional. a. Splash Screen

37 59 Gambar 4.32 Splash Screen Gambar diatas merupakan splash screen yang biasanya digunakan sebagai proses awal sebelum masuk kedalam sistem utama atau bisa disebut sebagai intro sistem. Splash screen ini juga berfungsi untuk memperkenalkan tentang sistem sistem, atau lebih dikenal dengan about sistem. b. Form Login Gambar 4.33 Form Login Form Login ini berfungsi sebagai alat keamanan sistem, sehingga siapapun tidak bisa masuk kedalam sistem sebelum mempunyai ID pegawai dan hak aksesnya pun akan dibatasi agar pengguna sistem mempunyai bagian aksesnya masing-masing. Hal ini dilakukan supaya sistem bisa digunakan dengan baik dari segi keamanan dan level usernya. c. Form Menu Pegawai

38 60 Gambar 4.34 Form Menu Pegawai Seperti dijelaskan pada form login diatas bahwa setiap pengguna mempunyai hak aksesnya masing-masing, maka dalam hal ini pegawai biasa memiliki hak akses dengan 2 menu yaitu pertama : sistem, berisi ubah password, logout dan exit, kedua absensi. Menu ini memang hanya dibuat hanya dibuat 2 karena melihat kebutuhan user karyawan terhadap sistem hanya untuk absensi saja. d. Form Absensi Gambar 4.35 Form Absensi

39 61 e. Form Ubah Password Gambar 4.36 Form Ubah Password Form ubah password digunakan untuk mengubah password pengguna dari sebelumnya, yang mana memberikan keamanan lebih kepada penggunan apabila user dan passeword nya telah diketahui oleh orang lain. f. Form Menu Bagian Personalia Gambar 4.37 Form Menu Bagian Personalia

40 62 Sama halnya dengan menu pegawai maka menu ini juga merupakan hak bagian personalia untuk mengakses sistem. Menu yang diberikan kepada bagian personalia adalah Sistem, Absensi, Pengajuan Cuti digunakan pengajuan cuti karyawan karena alasan tertentu, Master digunakan membuat data-data baru terkait master pegawai, master jabatan, master shift, master tunjangan, Penggajian digunakan untuk penggajian pegawai tiap bulannya dan terakhir adalah laporan gaji yang digunakan melihat gaji yang telah dikeluarkan perusahaan tiap bulannya. g. Form Pengajuan Cuti Gambar 4.38 Form Pengajuan Cuti Ketika pegawai ingin mengajukan cuti karena alasan tertentu dan perlu surat cuti maka sistem ini dapat menanganinya dengan memberikan fasilitas form pengajuan cuti. Dalam capture tersebut ada beberapa field yang harus diisi termasuk jenis cuti, keterangan, awal cuti hingga akhir cuti. Semuanya itu harus diisi supaya data cuti karyawan bisa valid dan sesuai dengan prosedur.

41 63 h. Surat Pengajuan Cuti Gambar 4.39 Surat Cuti Ketika pengajuan cuti pegawai tadi sudah di simpan maka otomatis sistem akan mencetak surat cuti sebagaimana terlihat pada gambar diatas. Terlihat bahwa surat tersebut digunakan sebagai bukti pengesahan cuti yang diajukan pegawai dan benarbenar diketahui secara resmi oleh perusahaan mulai dari tanggal awal cuti sampai dengan akhir cuti. i. Form master Pegawai Gambar 4.40 Form Master Pegawai

42 64 Form master pegawai digunakan untuk mencatat pegawai baru, mengedit data pegawai yang sudah masuk dalam database, dan menghapusnya. Ada beberapa field yang harus diisi dengan data pribadi pegawai mulai dari nama pegawai, agama, pendidikan akhir, jamsostek, status hingga jabatan awal pegawai masuk dan password untuk bisa mendapatkan hak akses sistem. Apabila dari field tersebut ada yang tidak diisi maka sistem tidak bisa menyimpannya dan mengajurkan untuk mengisi dengan lengkap. j. Form Master Shift Gambar 4.41 Form Master Shift Form master ini digunakan untuk menambahkan kriteria shift baru kepada pegawai yang melakukan absensi sehingga pilihan jenis shift absensi bagi semua pegawai bisa bersifat dinamis sesuai data shift yang telah dimasukkan kedalam database.

43 65 k. Form Master Jabatan Gambar 4.42 Form Master Jabatan Sama halnya dengan master shift maka master jabatan ini juga digunakan untuk menambahkan jabatan baru bagi pegawai yang nantinya menjadi referensi jabatan pada saat penambahan pegawai baru, dan bersifat dinamis sesuai jumlah data jabatan yang ada di database jabatan. Hal ini bertujuan supaya jabatan yang ada dalam perusahaan bisa fleksibel sesuai yang diinginkan oleh pihak direktur utama. l. Form Penggajian Gambar 4.43 Form Penggajian

44 66 Form ini adalah form utama yang menjadi judul dalam sistem ini. Form Penggajian hanya memiliki sedikit parameter yang harus diisi yaitu bulan, tahun dan terpenting NIP. Parameter terakhir ini menjadi point utama untuk menampilkan beberapa data lainnya seperti jumlah absensi tepat waktu, jumlah terlambat, jumlah potongan, jamsostek, jumlah gaji pokok, dan lain-lain kemudian terakhir adalah penghitungan total gaji bersih dari penambahan dan pengurangan jumlah gaji tersebut. m. Slip Gaji Gambar 4.44 Slip Gaji Tidak berbeda halnya dengan surat cuti maka slip gaji ini dicetak ketika proses penggajian sudah dilakukan dan disimpan, secara otomatis sistem akan mencetak slip gaji sesuai NIP Pegawai yang masukkan. Fungsi slip gaji ini juga berfungsi untuk bukti valid bahwa pegawai yang bersangkutan sudah diberikan gaji dan arsip bagi pegawai.

45 67 n. Laporan Penggajian Gambar 4.45 Laporan Penggajian Laporan Penggajian merupakan laporan gaji pada periode waktu tertentu. Dalam hal ini digunakan parameter bulan awal, bulan akhir dan tahun laporan. Ketika diklik submit maka akan muncul data penggajian pada periode bulan dan tahun yang dimaksud sehingga akan lebih mudah pihak direktur utama maupun owner dalam melihat transparansi penggajian pegawai. o. Form Menu Direktur Utama Gambar 4.46 Form Menu Direktur Utama

46 68 Form ini merupakan hak akses direktur utama untuk masuk kedalam sistem. Pihak direktur utama hanya perlu melihat laporan-laporan saja yang sudah digambarkan pada rancangan DFD. Laporan yang dapat dilihat direktur utama adalah pertama laporan kinerja yang berisi kehadiran dan keterlambatan pegawai dan kedua adalah laporan gaji yang berisi laporan gaji dan total gaji pegawai pada periode waktu tertentu sesuai keinginan. p. Laporan Kehadiran Pegawai Gambar 4.47 Laporan Kehadiran Pegawai Laporan ini merupakan laporan kehadiran pegawai ketika masuk dan pulang kerja sesuai periode waktu yang diinginkan. Semua pegawai mulai dari tanggal awal masuk bulan tersebut hingga tanggal akhir bulan akan tercetak pada laporan ini sehingga akan memudahkan direktur utama dalam memantau kehadiran pegawainya.

47 69 q. Laporan Keterlambatan Pegawai Gambar 4.48 Laporan Keterlambatan Pegawai Laporan ini merupakan laporan keterlambatan pegawai ketika masuk kerja sesuai periode waktu yang diinginkan. Semua pegawai mulai dari tanggal awal masuk bulan tersebut hingga tanggal akhir bulan akan tercetak pada laporan ini. r. Laporan Total Gaji Pegawai Gambar 4.49 Laporan Total Gaji Pegawai

48 70 Laporan ini merupakan summary dari total gaji yang dikeluarkan perusahaan untuk menggaji pegawai pada periode waktu yang diinginkan, sehingga terlihat grafiknya pada laporan tersebut.