Manual Aplikasi Sistem Informasi ANJAB & Bagian Organisasi Kabupaten Bojonegoro

Transkripsi

1 @ Bagian Organisasi Kabupaten Bojonegoro

2 ALUR PENGOPERASIAN APLIKASI SISTEM INFORMASI ANALISA JABATAN, ANALISA BEBAN KERJA, DAN STANDAR KOMEPTENSI JABATAN Langkah 1 Langkah 2 Langkah 3 Langkah 4 Mengakses Web SINJAB Login SINJAB dan Struktur Organisasi Input Data untuk Analisa Bebak Kerja (ABK) Menginput Informasi Jabatan (Uraian Tugas, dll) pada Form Anjab. Keterangan Alur Sistem Informasi Anjab, ABK, dan SKJ : 1. Langkah 1 : Membuka halaman web SINJAB Menggunakan browser (Firefox, Chrome, IE, dll) 2. Langkah 2 : Login SINJAB dan Struktur Organisasi 3. Langkah 3 : Menginputkan Data Uraian Jabatan pada Form Anjab 4. Langkah 4 : - Input Data Analisa Beban Bagian Organisasi Kabupaten Bojonegoro

3 LANGKAH 1 1. Mengakses web Analisa Jabatan Kabupaten Solok dengan mengetikkan alamat : pada web browser (versi online). Maka akan tampil halaman Anjab Kab. Bojonegoro seperti pada Gambar.1 Gambar 1. Tampilan Awal/Home situs Anjab dan ABK 2. Keterangan Bagian Organisasi Kabupaten Bojonegoro

4 Gambar 2. Keterangan Tombol/Botton Keterangan : Home Aplikasi Sinjab Download Kontak dihubungi : Untuk mengakses halaman awal/muka situs Anjab & ABK : Untuk mengakses aplikasi Sistem Informasi Anjab & ABK : Berisikan file/data/informasi yang bisa didownload/diunduh : Berisikan file/data/informasi alamat atau nomer yang bisa 3. Pada menu Home terdapat tombol Aplikasi Sinjab. Klik tombol Aplikasi Sinjab untuk menuju menu login SKPD Kabupaten Bojonegoro Gambar 3. Akses Halaman Aplikasi 4. Halaman login Aplikasi Sinjab. Login dengan login pengguna (username) dan kata sandi (password) yang telah diberikan oleh Bagian Bagian Organisasi Kabupaten Bojonegoro

5 Gambar 4. Halaman login Aplikasi Sinjab 5. Setelah login, pengguna SKPD akan dibawa pada halaman struktur organisasi. Jika jabatan-jabatan pada SKPD sudah diinputkan, maka jabatan-jabatan tersebut akan muncul pada struktur organisasi. Sedangkan apabila data jabatan-jabatan belum pernah diinputkan, maka tampilan struktur organisasi akan tampak kosong. Gambar 5a. Halaman setelah login SKPD pertama kali (sebelum ada jabatan yang diinputkan) Gambar 5b. Halaman setelah login SKPD setelah jabatan Bagian Organisasi Kabupaten Bojonegoro

6 LANGKAH 2 1. Setelah masuk pada struktur organisasi SKPD yang bersangkutan, maka pada halaman utama akan muncul beberapa bagian yaitu bagian menu utama, menu akun, tampilan struktur organisasi, menu khusus SKPD. Penjelasan bagian-bagian tersebut adalah sebagai berikut: Bagian menu utama: Menu utama terdapat dua buah tombol, tombol Home dan Bagan Organisasi. Tombol Home : digunakan untuk kembali ke halaman awal website, tombol Bagan Organisasi untuk melihat bagan/struktur organisasi SKPD yang sedang login. Gambar 6. Menu Utama Bagian Menu Akun: Menu akun terdapat dua tombol, tombol Logout dan tombol Akun. Tombol logout digunakan untuk keluar dengan aman dari aplikasi, sedangkan tombol Akun digunakan untuk mengganti password SKPD. Gambar 7. Menu Bagian Organisasi Kabupaten Bojonegoro

7 Gambar 8. Menu untuk mengganti password Bagian Struktur Organisasi: Bagian ini adalah bagian halaman yang menampilkan struktur organisasi SKPD yang bersangkutan. Gambar 9. Bagian Struktur Organisasi Menu Khusus SKPD: Menu khusus SKPD merupakan menu / tool yang bisa mempermudah SKPD dalam membuat laporan dan melihat struktur organisasi dalam bentuk struktur Bagian Organisasi Kabupaten Bojonegoro

8 (tree). Struktur pohon bisa di-break down atau di-explore dengan menekan tanda plus (+) di depan nama jabatan. Sedangkan untuk menutup struktur pohon, maka tinggal menekan tanda minus (-) di depan nama jabatan. Gambar 10. Menu Khusus SKPD Dalam menu tersebut ada tombol Print Bagan, berguna untuk mencetak bagan organisasi. Kemudian ada tombol Tambah, tombol tersebut digunakan untuk menambah jabatan baru pada SKPD yang sedang login. Tombol Unit ORG. digunakan untuk menambah unit organisasi dalam SKPD yang bersangkutan. Sedangkan tombol Kembali adalah tombol untuk kembali ke halaman utama. LANGKAH 3 1. Menambah Unit Organisasi. Untuk menambah unit organisasi yaitu dengan menekan tombol Tambah pada menu khusus SKPD. Berikut gambar menu untuk menambah Unit Bagian Organisasi Kabupaten Bojonegoro

9 Gambar 11. Menambah unit organisasi Setelah menekan tombol masukkan data, maka akan muncul daftar unit organisasi seperti gambar barikut. Gambar 12. Daftar Unit Organisasi 2. Menambah Jabatan. Untuk menambah jabatan, maka pengguna harus menekan tombol Tambah, kemudian akan muncul menu untuk memasukkan kode jabatan, seperti tampilan di bawah ini. Gambar 13. Memasukkan kode jabatan. 3. Mengisi informasi jabatan. Mengisi nama jabatan, induk jabatan, jenis jabatan (termasuk jabatan struktural atau fungsional), unit organisasi, dan ringkasan tugas (ikhtisar Bagian Organisasi Kabupaten Bojonegoro

10 Gambar 14. Input informasi jabatan 4. Mengisi hasil kerja jabatan yang akan dibuat. Gambar 15. Hasil kerja Untuk menambah hasil kerja, pengguna harus menekan tombol Tambah Data, maka akan muncul form seperti di bawah ini. Pada form di bawah ini, Kode Jabatan akan terisi dengan otomatis Gambar 16. Menambah hasil kerja 5. Menambah Uraian Tugas. Untuk menambah uraian tugas, maka pengguna harus menekan tombol tambah data. Maka akan muncul form isian seperti Bagian Organisasi Kabupaten Bojonegoro

11 Gambar 17. Form isian uraian tugas Uraian Tugas adalah tugas yang dikerjakan oleh jabatan yang akan dibuat sesuai tupoksi yang telah ditentukan. Peralatan adalah tool atau alat yang digunakan untuk menyelesaikan tugas (uraian tugas) yang dibebankan. 6. Mengisi kondisi tempat kerja yang meliputi keadaan ruang kerja, suhu, udara, penerangan, dan suara. Mengisi upaya fisik. Mengisi kemungkinan resiko bahaya. Mengisi tanggung jawab dan wewenang. Gambar 17. Mengisi keadaan tempat kerja dan upaya Bagian Organisasi Kabupaten Bojonegoro

12 Gambar 18. Mengisi kemungkinan resiko bahaya,tanggung jawab, dan wewenang 7. Mengisi pangkat dan golongan, pendidikan formal, diklat dan kursus, pengetahuan, keterampilan, pengalaman kerja, dan syarat kodisi fisik. Data-data tersebut merupakan data yang seharusnya dipenuhi oleh jabatan tersebut, bukan mengacu pada orang yang sedang menjabat pada jabatan tersebut. Gambar 19. Form isian pangkat dan golongan, pendidikan, diklat, pengetahuan, keterampilan, pengalaman kerja, dan syarat kondisi fisik. 8. Mengisi informasi data tentang bakat, minat, tempramen, dan fungsi Bagian Organisasi Kabupaten Bojonegoro

13 Gambar 20. Form untuk mengisi bakat, minat, tempramen, dan fungsi pekerja. Untuk mengisi informasi data tentang bakat, minat, tempramen, dan fungsi pekerja telah disediakan di sistem. Untuk menambahkan informasi tekan tombol Tambah Data, maka akan muncul pop-up pilihan informasi seperti gambar berikut: Gambar 21. Tampilan POP UP Klik pada pilihan yang disediakan untuk memilih informasi yang sesuai. Kemudian tekan tombol Simpan untuk menyimpan informasi yang telah dipilih. Untuk kembali ke halaman sebelumnya tekan tombol Close (X). Tekan Bagian Organisasi Kabupaten Bojonegoro

14 Perbaharui Tampilan untuk melihat informasi yang telah dipilih. 9. Setelah selesai menginput informasi dengan benar, lalu tekan tombol Ubah Data untuk menyimpan. LANGKAH 4 Analisa Beban Kerja (ABK) 1. FORM A, merupakan form untuk menginput beban kerja. Untuk mengisi data Analisa Beban Kerja (ABK), langkah pertama yang harus dilakukan yaitu klik tombol Menuju Halaman ABK pada halaman Form Anjab. Seperti pada gambar di bawah ini. Gambar 21. Tombol untuk menuju mengisi data ABK 2. Setelah mengklik tombol Menuju Halaman ABK, maka pengguna akan menuju halaman Form A seperti pada gambar di bawah ini. Gambar 22. Halaman Form Bagian Organisasi Kabupaten Bojonegoro

15 3. Mengisi Volume Kerja dan Norma Waktu pada kotak isian yang telah ditentukan sesuai dengan Rincian Tugas. Gambar 23. Mengisi Volume kerja dan Norma waktu 4. Klik tombol Simpan yang ada di bagian bawah untuk menyimpan hasilnya. Gambar 24. Tombol Simpan Form A 5. Setelah menyimpan volume kerja dan norma waktu, maka hasil perhitungan beban kerja akan muncul pada kolom beban kerja yang tampak seperti pada gambar berikut Bagian Organisasi Kabupaten Bojonegoro

16 Gambar 25. Hasil perhitungan beban kerja 6. FORM B merupakan form untuk menginput jumlah pegawai yang menjabat atau menduduk suatu jabatan. Pada gambar berikut dicontohkan jumlah pejabat pada Kepala dinas energi dan sumber daya mineral adalah 1 orang, Sekretaris berjumlah 1 orang, Kasubbag perencanaan program berjumlah 1 orang. Gambar 26. Form B untuk menentukan jumlah existing pegawai 7. Klik tombol Simpan Form B yang ada di bagian kanan bawah untuk menyimpan hasilnya. 8. Form C, D, dan E hanya boleh dilihat oleh pihak yang berwenang di Bagian Organisasi Kabupaten Bojonegoro

17 Organisasi. LANGKAH 5 Tahap Mencetak Dokumen 1. Mencetak halaman Anjab. Buka bagian yang akan dicetak. Kemudian klik tombol Cetak Tampilan Berikut yang terletak pada halaman yang akan dicetak. Gambar 27. Menu untuk mencetak data 2. Setelah kita memilih menu Cetak Tambilan Berikut kemudian muncul preview halaman yang akan dicetak. Gambar 28. Tampilan dokumen yang akan di Bagian Organisasi Kabupaten Bojonegoro

18 3. Kemudian tekan tombol Cetak Tampilan Berikut dan hasilnya akan muncul sebuah form Print untuk memilih printer mana yang akan kita gunakan. Setelah memilih printer yang digunakan tekan tombol OK, dan data sudah tercetak. Gambar 29. Form print untuk mencetak data 4. Untuk mencetak dokumen dari ABK. Yg pertama kita lakukan adalh kita tinggal masuk halaman ABK seperti pada gambar 21 pada LANGKAH 4. Setelah kita masuk kemudian kita tinggal memilih menu Cetak Halaman Ini seperti yang ada pada gambar dibawah ini : Gambar 30. Menu yang ada pada halaman Bagian Organisasi Kabupaten Bojonegoro

19 5. Untuk mencetak Form A dan Form B dilakukan dengan cara yang sama, tapi kita harus terlebih dahulu masuk ke salah satu form yang akan kita cetak. 6. Kemudian setelah kita memilih yang ada pada gambar 30, akan muncul tampilan halaman yang akan dicetak dan Form print dalam satu halaman. Pada Form A akan muncul halaman atau tampilan seperti gambar dibawah ini : Gambar 31. Tampilan cetak untuk Form Bagian Organisasi Kabupaten Bojonegoro