DAFTAR LAMPIRAN. Internal Control Questionnaire

Transkripsi

1 L1 DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 - Internal Control Questionnaire Kuesioner Bagian Gudang Internal Control Questionnaire No Pertanyaan Ya Tidak GUDANG Control Environment 1 Apakah perusahaan memiliki prosedur pengiriman & penyimpanan barang secara tertulis? Tidak Tentu 2 Apakah bagian gudang mempunyai daftar uraian tugas (job desk) secara tertulis untuk para karyawannya? Risk Assesment 3 Apakah hanya karyawan gudang yang memiliki akses keluar masuk gudang? 4 Apakah dikakukan pencocokan secara berkala antara persediaan yang ada dengan kartu stok? Bila "Ya" apakah dilakukan : a)per Minggu? b)per Bulan? 5 Apakah dilakukan audit persediaan secara berkala yang melibatkan bagian accounting? Bila "Ya" apakah dilakukan : a)per Bulan? b)per Tahun? Control Activities 6 Apakah fungsi gudang/penyimpanan barang terpisah dari : a)fungsi Pengiriman Barang? b)fungsi Penjualan? c)fungsi Akuntansi? d)fungsi Finance? 7 Apakah setiap penerimaan barang didasarkan ada Sales Order dan Surat Jalan? 8 Apakah ada pengecekan terhadap mutu, spesifikasi & kuantitas barang sebelum mengirim barang kepada costumer?

2 L2 Bila "Ya", apakah didampingi oleh bagian produksi? 9 Apakah gudang selalu membuat laporan pengeluarang barang setelah mengirim barang? Bila "Ya", apakah laporan pengeluaran barang : a)sudah prenumbered (bernomor urut tercetak)? b)diotorisasi oleh kepala bagian gudang? c)tembusan diarsip, serta diberikan ke bagian : Akuntansi? Penjualan? 10 Apakah pengiriman barang selalu dilakukan tepat waktu? 11 Apakah bagian gudang memiliki kartu persediaan yang berguna untuk melakukan stock opname barang? Information & Communication 12 Apakah semua kebijakan telah dikomunikasikan dengan baik antara seluruh bagian gudang? 13 Apakah telah terjalin hubungan baik antara karyawan bagian gudang dengan bagian lainnya? Monitoring 13 Apakah management secara berkala melakukan peninjauan aktivitas dalam gudang? Kuesioner Bagian Penjualan Internal Control Questionnaire No Pertanyaan Ya Tidak Tidak Tentu PENJUALAN Control Environment 1 Apakah perusahaan memiliki prosedur atau kebijakan secara tertulis mengenai syarat penjualan? 2 Apakah bagian penjualan mempunyai daftar uraian tugas (job desk) secara tertulis untuk para karyawannya? Risk Assesment 3 Apakah kegiatan penjualan dalam perusahaan hanya dilakukan oleh bagian penjualan? 4 Apakah setelah diterima SO dari costumer

3 L3 melalui fax, bagian penjualan melakukan konfirmasi ulang kepada costumer? Control Activities 5 Apakah fungsi penjualan terpisah dari : a) fungsi keuangan? b) fungsi akuntansi? 6 Apakah perusahaan memiliki daftar harga produk secara tertulis? Bila "Ya", apakah : a)daftar harga diperbaharui secara berkala? b)apakah setiap konsumen diberikan daftar harga yang sama? 7 Apakah perusahaan mempunyai pedoman dalam pemberian potongan/diskon yang jelas & tertulis? Bila "Ya", apakah : a)setiap konsumen diberikan diskon yang sama? b)diskon yang diberikan kepada ke konsumen diperbaharui secara berkala? 8 Apakah perusahaan mempunyai daftar konsumen secara tertulis? 9 Apakah Sales Order (SO) dibuat harus berdasarkan Form Permintaan Penjualan dan berlaku untuk semua penjualan? Bila "Ya", apakah SO : a)sudah prenumbered (bernomor urut tercetak)? b)diotorisasi oleh kepala bagian penjualan, & manajer yang berwenang? c)mencantumkan spesifikasi seperti : Deskripsi barang? Quantity? Harga? Tanggal? d)tembusan diarsip, serta diberikan kepada: Bagian Accounting? Bagian Gudang? Bagian Finance? 10 Apakah barang yang dipesan costumer selalu diterima tepat waktu? Bila "Tidak" atau "Tidak Tentu", apakah terdapat prosedur tindak lanjut atas barang yang dikirim

4 L4 tidak tepat waktu? Information & Communication 11 Apakah semua kebijakan telah dikomunikasikan dengan baik antara manajer penjualan dengan seluruh bagian penjualan? 12 Apakah telah terjalin hubungan baik antara karyawan bagian penjualan maupun dengan bagian lainnya? Monitoring 13 Apakah dibuat Laporan Penjualan untuk diserahkan kepada manajemen? Bila "Ya", apakah Laporan Penjualan diberikan: Per Bulan? Per Tahun? Kuesioner Bagian Accounting Internal Control Questionnaire No Pertanyaan Ya Tidak ACCOUNTING Control Environment 1 Apakah bagian accounting memiliki prosedur dan kebijakan yang mengatur pencatatan transaksi (penjualan) secara tertulis? Tidak Tentu 2 Apakah bagian accounting mempunyai daftar uraian tugas (Job Desk) secara tertulis untuk para karyawannya? Risk Assesment 4 Apakah hanya bagian accounting yang dapat mengakses pencatatan akuntansi di dalam sistem? Bila "Ya", apakah selalu di-update per transaksi tiap harinya? 5 Apakah pembukuan perusahaan hanya boleh diakses oleh pejabat yang berwenang? Control Activities 6 Apakah fungsi accounting terpisah dari : a)fungsi penjualan? b)fungsi keuangan?

5 L5 7 Apakah perusahaan memiliki kartu piutang? Bila "Ya" : a)apakah secara bulanan diadakan pencocokan dengan buku besar? b)apakah yang melakukan pencatatannya terpisah dari yang mengerjakan buku besar? 8 Apakah bagian accounting yang melakukan update status piutang? Bila "Ya", apakah bagian accounting melakukan pengecekan ulang atas kelengkapan dan kesesuaian dokumen-dokumen antara lain : a)pencatatan piutang : Sales Order dan Laporan Pengiriman barang? b)penghapusan Piutang : Bukti Penerimaan Bank atau Kas, Invoice, Kwitansi, Faktur Pajak, Surat Jalan, Sales Order? 9 Apakah bagian accounting membuat Form AR sebagai bukti bahwa piutang telah dibayarkan? 10 Apakah dilakukan pengecekan ulang secara periodik terhadap buku besar dan neraca saldo atas semua transaksi? Bila "Ya", apakah secara rutin disusun : a)rekonsiliasi bank? b)laporan keuangan bulanan? c)laporan keuangan tahunan? Information & Communication 11 Apakah semua informasi sehubungan dengan pencatatan penjualan& pembukuan telah dikomunikasikan dengan baik antara bagian accounting dengan bagian lain yang terkait termasuk manajemen? 12 Apakah telah terjalin hubungan baik antara karyawan bagian accounting maupun dengan bagian lainnya? Monitoring 13 Apakah dibuat Laporan Keuangan untuk dilaporkan kepada management? Bila "Ya", apakah diberikan : secara bulanan? secara kuartal (per 3 bulan)? secara tahunan?

6 L6 Kuesioner Bagian Finance Internal Control Questionnaire No Pertanyaan Ya Tidak FINANCE Control Environment 1 Apakah perusahaan memiliki prosedur & kebijakan pembayaran piutang secara tertulis? Tidak Tentu 2 Apakah bagian finance mempunyai daftar uraian tugas (Job Desk) secara tertulis untuk para karyawannya? Risk Assesment 4 Apakah diadakan pemisahan antara dokumen piutang yang sudah dibayar dengan yang belum dibayar? 5 Apakah dilakukan rekonsiliasi secara berkala antara penerimaan dan pengeluaran kas secara periodik? Control Activities 6 Apakah fungsi finance terpisah dari : a)fungsi Penjualan? b)fungsi Gudang? c)fungsi Akuntansi? d)fungsi Penerimaan Kas? 7 Sebelum menerima pembayaran, apakah bagian finance selalu mengacu pada dokumen-dokumen terkait seperti invoice, faktur pajak, Sales Order, Surat Jalan, slip penjualan? 8 Apakah uang tunai, cek tunai, bilyet giro dari hasil penjualan disetorkan ke bank oleh bagian keuangan pada hari yang sama? 9 Apakah pada saat penyerahan giro selalu diminta tanda tangan pada bukti penerimaan bank dari costumer sebagai bukti pembayaran? 10 Apakah seluruh dokumen pendukung di cap "LUNAS" setelah transaksinya selesai dibayar? 11 Apakah copy bukti pembayaran dikirimkan ke bagian accounting?

7 L7 12 Apakah bagian finance membuat pencatatan : a)check register? b)voucher Register? 13 Apakah selama ini pembayaran piutang perusahaan berjalan lancar dan selalu tepat waktu? Information & Communication 14 Apakah semua informasi berkaitan dengan penjualan telah dikomunikasikan dengan baik antar bagian? Bila "Ya", apakah : a)bagian finance mendapat konfirmasi dari bagian penerimaan apabila terjadi retur penjualan? b)laporan Penerimaan Kas diberikan secara berkala ke bagian accounting & management? 15 Apakah telah terjalin hubungan baik antara karyawan bagian penjualan maupun dengan bagian lainnya? Monitoring 16 Apakah dibuat laporan pengeluaran giro dan penerimaan kas untuk dilaporkan kepada management atau direksi? Bila "Ya", apakah diberikan per hari?

8 Lampiran 2 Sales Order L8

9 Lampiran 3 Faktur Penjualan L9

10 Lampiran 4 Kwitansi Penjualan L10

11 Lampiran 5 Surat Jalan L11

12 Lampiran 6 Daftar Barang pada Surat Jalan L12

13 Lampiran 7 Kartu Stok Barang L13