PERANCANGAN MODEL KELEMBAGAAN, PERAN DAN KOMPETENSI CHIEF INFORMATION OFFICER (CIO) RUMAH SAKIT STUDI KASUS: RUMAH SAKIT JIWA PROF.

Transkripsi

1 Nama : Nuriyatul Laily NIM : Off : I Program : S1 Manajemen PERANCANGAN MODEL KELEMBAGAAN, PERAN DAN KOMPETENSI CHIEF INFORMATION OFFICER (CIO) RUMAH SAKIT STUDI KASUS: RUMAH SAKIT JIWA PROF. Dr. SOEROJO MAGELANG OLEH: Arya Suryadiraja 1, Wing Wahyu Winarno 2, & Bimo Sunarfri Hantono 3 1 Rumah Sakit Jiwa Prof. Dr. Soerojo Magelang Jln. Jend. A. Yani 169 Magelang Indonesia 2.3 Jurusan Teknik Elektro dan Teknologi Informasi FT UGM Jln. Grafika 2 Yogyakarta Yogyakarta Indonesia Dalam sebuah perusahaan atau lembaga, CIO merupakan jabatan yang berfungsi memadukan sistem TI dengan aspek manajemen agar selaras dengan tujuan yang ingin dicapai. CIO menjadi bagian penting dalam kesuksesan sebuah organisasi, perusahaan, atau lembaga. CIO berperan menginovasikan dan mengintegrasikan informasi menjadi lebih efisien dan lebih bermanfaat. CIO berperan dalam aspek informasi, manajemen resiko, manajemen pengetahuan, dan investasi sehingga mendorong efisiensi, transparansi, penyesuaian proses bisnis atau reformasi birokrasi pemerintah. Rumah Sakit Prof. Dr. Soerejo Magelang (RSJS) sebagai organisasi kesehatan di bawah Direktorat Jenderal Bina Upaya Kesehatan Kementerian Kesehatan, dalam melakukan kegiatan sehari-hari, seluruh proses dan aktifitas yang ada sangat bergantung pada kesediaan informasi yang berkualitas. Kemampuan untuk mengambil, menyusun, menyimpan, menyeleksi, dan mengalirkan informasi dari satu tempat ke tempat lain akan sangat mempengaruhi tinggi rendahnya kinerja organisasi. Pada penelitian ini, membuat model kelembagaan, peran dan kompetisi CIO yang dapat diterapkan di RSJS. Seorang CIO harus memiliki kempetensi dalam mengelola bagian dari fungsi-fungsi sistem informasi dan pengaruh CIO terhadap kinerja perusahaan secara keseluruhan. Kebutuhan CIO untuk memperoleh pengetahuan dan kemampuan manajerial untuk memimpin organisasi secara efektif menggunakan Teknologi Informasi. Keberhasilan hubungan CIO dan CEO yang berpengaruh terhadap perencanaan sistem informasi strategis, keterkaitan bisnis dengan TI dan keterlibatan CEO 1

2 dalam manajemen TI. Monurlin & Sprague (1993) menjabarkan bahwa setidaknya ada lima fungsi utama CIO di sebuah perusahaan yaitu: 1. Memahami bisnis, tugas pertama dan utama yang merupakan tanggung jawab eksekutif lain dalam jajaran direksi adalah mempelajari dan memhami secara menyeluruh dan mendetail bisnis yang digeluti perusahaan. 2. Membangun citra divisi, tugas kedua yang menjadi tanggung jawab CIO adalah membangun kredibilitas direktorat sistem informasi yang dipimpinnya. 3. Meningkatkan mutu penggunaan teknologi, melihat bahwa keberadaan teknologi informasi ditujukan untuk meningkatkan kualitas kinerja SDM seorang CIO yang memiliki tugas untuk memasyarakatkan teknologi informasi agar dipergunakan secara aktif untuk karyawan perusahaan. 4. Mencanangkan visi teknologi informasi, seorang CIO dapat menentukan visis perusahaan melalui pemanfaatan sistem informasi di masa mendatang. Sedangkan peran CIO yang didefinisikan oleh APEC-TEL dalam pemerintahan dalam tesis Wolson (2011) tentang peran CIO dalam transformasi birokrasi untuk Peningkatan Kualitas Layanan yang disampaikan oleh Utoyo dalam seminar yang CIO MTI UGM 18 Juni 2009 sebagai berikut: 1. Berfungsi sebagai principal advisor terhadap pimpinan atau deputi departemen dalam hal pendayagunaan informasi dan tekologi. 2. Fungsi integrasi TIK dan misi strategis. 3. Memelihara pemanfaatan TIK dalam organisasi dan berbagi pemanfaatan sistem sumber daya teknologi informasi antar berbagai fungsi dan departemen. 4. Menglola outsource dan kontrak terkait TIK. 5. Memimpin dan mengarahkan perencanaan strategi teknologi informasi. 6. Pengendalian investasi teknologi informasi untuk menjamin optimalisasi dan pertimbangan biaya. 7. Memimpin dan mendorong peningkatan kinerja teknologi secara berkesinambungan. 8. Memimpin dan mengarahkan information system security dan menjamin penerapan policy dan standart teknologi informasi. Disamping itu pula, CIO harus mampu memimpin bisnis dan integrasi teknologi untuk menciptakan inovasi baru. Kepemimpinan dikaitkan dengan penggunaan kekuatan sehingga visi dapat terwujud melalui mobilisasi sumber daya. Kepemimpin akan efektif sehingga dibutuhkan kapasitas yang besar. Pemimpinan yang efektif harus tetap rendah hati agar semakin giat menghadapi paradoks dan ambiguitas yang mungkin terjadi. 2

3 Kondisi TIK RSJS Pembahasan di atas akan dikaitkan dengan kasus di RSJS yang akan dibahas dengan mengetahui aspek-aspek yang dimiliki oleh Rumah Sakit tersebut. Pertama akan membahas mengenai kondisis TIK RSJS. Untuk mewujudkan tugas pokoknya, RSJS memiliki program dan kebijakan untuk pencapaian sasaran. Salah satu program dan kebijakan tersebut adalah untuk meningkatnya informasi dan komunikasi manajemen Rumah Sakit dan akses pemanfaatannya dengan menerapkan kebijakan pengefektifan pemanfaatan terhadap penggunaan teknologi informasi yang dikemas dalam satu sistem informasi manajemen dalam berbagai pengelolaan sistem informasi yang berbasis internet maupun sumber daya manusia dalam penguasaan, pemanfaatan, dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi untuk menciptakan keunggulan kompetitif. Kepala instansi dalam SIRS menjelaskan lebih lanjut bahwa instansi SIRS memiliki rencana strategi teknologi informasi sebagai pedoman dalam menyusun pengembangan TIK tetapi belum terdokumentasidengan baik. Instalasi SIRS telah menetapkan aspek prioritas pengembangan yaitu aspek infrastruktur jaringan, perangkat keras, software dan aplikasi sistem informasi serta peningkatan kemampuan SDM sehingga dalam membuat perencanaan pengembangan TIK tidak menyimpang dari prioritas yang telah dibuat. Dalam rangka meningkatkan kemudahan masyarakat untuk mendapatkan akses informasi, RSJS membuka wesite Pengembangan SIRS berdasarkan sifat transaksi informasi dan pelayanan kepada masyarakat melalui jaringan informasi. Dari beberapa tahap pengujian yang dilakukan dalam kasus ini, secara formal model dan peran CIO belum ada di RSJS, namun tugas CIO secara umum sedikit banyak telah dilakukan oleh instansi SIRS yaitu memanfaatkan penggunaan teknologi informasi yang dikemas dalam suatu sistem informasi manajemen dalam berbagai pengelolaan sistem informasi yang berbasis intranet maupun internet untuk meningkatkan kemampuan SDM dalam penguasaan, pemanfaatan, dan pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi untuk menciptakan keunggulan kompetitif. Sesuai dengan Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 253 Tahun 2008 tentang SOTK SRJS, organisasi penyelenggaran yang ada sekarang perlu dilakukan pengembangan organisasi sehingga bentuk yang sesuai atau mendekati untuk organisasi pengelola TIK di RSJS adalah Lembaga non struktural yang merupakan unsur pendukung tugas direktur utama dan mempunyai tugas melaksanakan penyususnan dan pelaksanaan kebijakan Rumah Sakit yang bersifat spesifik (pengelolaan dan pendayagunaan TIK). Dari pengujian tersebut juga terdapat beberapa rekomendasi yang dapat dlakukan RSJS, salah satunya yaitu mengingat beban kerja Direktur Keuangan dan Administrasi yang Tinggi maka pertanggungjawaban kepala TIK atas tugas dan fungsinya dilimpahkan kepada Kepala Instansi SIRS. Sumber: 3

4 ANALISIS STUDI KASUS Dari kasus yang terjadi dalam Rumah Sakit Prof. Dr. Soerejo Magelang (RSJS) ada beberapa hal yang harus dipertimbangkan kembali, khususnya mengenai peranan CIO dalam RSJS tersebut. CIO yang umumnya bertanggung jawab atas teknologi informasi dan sistem komputer RSJS harusnya memiliki sikap etika yang baik agar dapat mencapai pratik yang etis dalam jasa informasi. Hubungan antara Etika dan CIO yaitu terletak pada perilaku CIO yang dipengaruhi oleh sejumlah faktor. Faktor-faktor tersebut ada dalam lingkungan yang ditempatinya, yang akan memberikan pengaruh terbesar. Dalam suatu penerapan etika, hukum biasanya memiliki pengaruh terbesar dan diikuti oleh budaya etika perusahaan dan kode etik profesional. Kasus tersebut dapat dianalisis dengan adanya penelitian lain yang dilakukan oleh dua profesor University if Mississippi, Scout J. Vitell dan Donald L. Davis. Penelitian tersebut dapat memberikan penjelasan mengenai peranan penting dari etika CIO dalam melaksanakan tugasnya khususnya di RSJS tersebut. Penelitian ini menggambarkan bagaimana etika mempengaruhi kinerja manajer, sesuai persepsi manajer dan bawahannya. 1. Memanfaatkan kesempatan untuk bertindak tidak etis. 2. Etika membuahkan sukses 3. Perusahaan dan manajer memiliki tanggung jawab sosial 4. Perusahaan dan manajer meyakinkan etika mereka dengan tindakan. Para eksekutif biasanya menekankan budaya etis pada organisasi mereka dalam metode tiga lapis. Pertama, mereka menetapkan credo etika, kemudian mereka membuat program program etika dan akhirnya mereka menyesuaikan kode etik untuk perusahaan mereka sendiri. Sehingga RSJS tersebut diharapakan dapat menetapkan credo etika yakni pernyataan ringkas mengenai nilainilai yang ditegakkan perusahaan. Tujuan credo ini adalah untuk menginformasikan kepada pegawai Rumah Sakit mengenai nilai-nilai etis RSJS. Sedangkan etika komputer mengharuskan CIO untuk waspada pada etika penggunaan komputer dan menempatkan kebijakan yang memastikan kepatuhan pada budaya etika. Manajer manajer lain dan semua pegawai yang menggunakan komputer atau yang terpengaruh oleh komputer turut bergabung dengan CIO dalam tanggung jawab ini. Terdapat kesempatan luas bagi para CIO untuk memformalkan keyakinan etis mereka untuk meningkatkan kinerja dalam RSJS yang dilandasi dengan etika dan moral. Moral, etika dan hukum semua mengatur tentang perilaku kita. Moral memiliki sejarah dan ada dalam bentuk peraturanperaturan. Etika dilain pihak, terutama dipengaruhi oleh masyarakat kita dan dapat berbeda dari satu masyarakat ke masyarakat yang lain. Hukum ada dalam bentuk tertulis dan mewakili perilaku yang diharapkan oleh pimpinan. Penelitian di atas tentang pengaruh etika terhadap kinerja CIO 4

5 menunjukkan perhatian yang tinggi pada CIO sebagai teladan etika. CIO dapat menerapkan program program etika dan mengaplikasikannya dalam kegiatan kerja sehari-hari, khususnya dalam RSJS tersebut sehingga dapat memberi contoh dan ditiru oleh karyawan lain. 5