ABSTRAK. Kata Kunci : surat, pengarsipan, sistem informasi. Universitas Kristen Maranatha

Transkripsi

1 ABSTRAK Pengarsipan surat pada Museum Geologi Bandung masih berjalan secara manual dengan mencatat data surat ke dalam buku agenda. Hal ini menimbulkan kendala dalam hal penyediaan laporan dan pecarian data arsip surat yang kurang efektif. Selain itu, pengarsipan surat belum tertata dengan baik sebagai akibat kurangnya pemahaman akan tata cara pengarsipan yang baik. Kendala diatas dapat diatasi dengan membuat Sistem Informasi Pengarsipan Surat yang terkomputerisasi dan menekankan pada tertib administrasi. Sistem informasi ini terdiri dari proses pencatatan agenda surat, disposisi surat, pengklasifikasian surat, penyimpanan surat, peminjaman arsip surat, penyusutan arsip surat dan pembuatan laporan arsip surat beserta fungsi pencarian data arsip surat. Perangkat lunak sistem informasi pengarsipan surat dikembangkan menggunakan Visual Basic.NET 2005 dan SQL server Melalui sistem informasi ini pengolahan arsip surat dapat berjalan lebih mudah, penyediaan informasi lebih cepat dan membantu pihak pengarsipan dalam memahami tata cara pengarsipan yang baik. Kata Kunci : surat, pengarsipan, sistem informasi vi

2 ABSTRACT Letter filling at Museum Geologi Bandung still run it manually by recording data in a agenda book. That cause some problems in terms of providing reports and searching data archive letter that not effective. Besides that, letter filling not yet well ordered because less understanding about a good procedure of letter filling. That problems can be solved by Letter Filling Information System computerized and emphasis on the orderly administration. This information system consist of recording letter agenda, letter disposition, letter clasification, letter storaging, letter archives borrowing, letter archives depreciation, report and data archive letter searching function. Information system letter filling software developed by using Visual Basic.NET 2005 and SQL Server With this information system, processing of letter archives can walk easily, supplying information more faster and help filing staff in comprehend filing method better. Key words : letter, filling, information system vii

3 DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN... i PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN... ii PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN... iii PRAKATA... iv ABSTRAK... vi ABSTRACT... vii DAFTAR ISI... viii DAFTAR TABEL... xiv DAFTAR GAMBAR... xix DAFTAR LAMPIRAN... xxvi BAB I PENDAHULUAN Latar Belakang Rumusan Masalah Tujuan Pembahasan Ruang Lingkup Kajian Perangkat Keras Perangkat Lunak Batasan Sistem Informasi Pengarsipan Surat Sumber Data Sistematika Penyajian... 4 BAB II KAJIAN TEORI Konsep Dasar Sistem Informasi Definisi Sistem Definisi Informasi... 7 viii

4 Definisi Sistem Informasi Definisi Arsip Fungsi Arsip Filing Jadwal Retensi Arsip Konsep Dasar Surat Definisi Surat Jenis Surat Proses Bisnis Basis Data Objektif Basis Data Bahasa Basis Data Data Definition Language (DDL) Data Manipulation Language (DML) Structured Query Language (SQL) Stored Procedure Triggers Diagram Konteks Data Flow Diagram Process Specification (PSPEC) Kamus Data Entity Relationship Diagram (ERD) Teknologi Framework.NET Visual Basic.NET Black Box Testing ix

5 BAB III ANALISIS DAN RANCANGAN SISTEM Struktur Organisasi Deskripsi Tugas Proses Bisnis Entity Relationship Diagram (ERD) Relationship Diagram (Diagram Relasi) Struktur Tabel Data Flow Diagram Diagram Konteks DFD Level DFD Level DFD Level Kamus Data Spesifikasi Proses Rancangan Antar Muka Tampilan Halaman Utama Tampilan Menu Tampilan Pengelolaan Data Master Tampilan Pengelolaan Surat Tampilan Pengelolaan Layanan Tampilan Monitoring Surat Tampilan Pencarian Tampilan Kelola Data User Tampilan Pengelolaan Laporan x

6 BAB IV HASIL PENELITIAN Tampilan Halaman Utama Tampilan Menu Tampilan Pengelolaan Data Master Tampilan Pengelolaan Surat Tampilan Pengelolaan Layanan Tampilan Monitoring Surat Tampilan Pencarian Tampilan Kelola Data User Tampilan Pengelolaan Laporan BAB V PEMBAHASAN DAN UJI COBA HASIL PENELITIAN Blackbox Testing Tampilan Login (Halaman Utama) Tampilan Kelola Data Lokasi Tampilan Pencarian Data Lokasi Tampilan Kelola Data Bagian Tampilan Pencarian Data Bagian Tampilan Kelola Data JRA Tampilan Pencarian Data JRA Tampilan Kelola Data Klasifikasi Tampilan Pencarian Data Klasifikasi Tampilan Kelola Data Pegawai Tampilan Pencarian Data Pegawai Tampilan Kelola Data Riwayat Jabatan Tampilan Pencarian Data Riwayat Jabatan Tampilan Kelola Data Jabatan xi

7 Tampilan Pencarian Data Jabatan Tampilan Kelola Data Surat Masuk Tampilan Pencarian Data Surat Masuk Tampilan Kelola Data Disposisi Tampilan Pencarian Data Disposisi Tampilan Cetak Disposisi Tampilan Kelola Data Surat Keluar Tampilan Pencarian Data Surat Keluar Tampilan Kelola Data Peminjaman Tampilan Pencarian Data Peminjaman Tampilan Cetak Kartu Peminjaman Tampilan Kelola Data Penyusutan Tampilan Pencarian Data Penyusutan Tampilan Cetak Data Penyusutan Tampilan Monitoring Surat Masuk Tampilan Pencarian Monitoring Surat Masuk Tampilan Pencarian Monitoring Surat Keluar Tampilan Pencarian Surat Masuk Tampilan Pencarian Surat Keluar Tampilan Pencarian Peminjaman Tampilan Pencarian Penyusutan Tampilan Kelola Data User Tampilan Kelola Laporan Kesimpulan Kuisioner xii

8 BAB VI SIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Saran DAFTAR PUSTAKA xiii

9 DAFTAR TABEL Tabel I Simbol Flowchart Standar Tabel II Pernyataan Dasar SQL Tabel III Daftar Notasi Deskriptif isi untuk kamus data Tabel IV Surat Tabel V SuratMasuk Tabel VI SuratKeluar Tabel VII Klasifikasi Tabel VIII JRA Tabel IX Bagian Tabel X Pegawai Tabel XI Jabatan Tabel XII RiwayatJabatan Tabel XIII Lokasi Tabel XIV Peminjaman Tabel XV ItemPinjamSurat Tabel XVI Penyusutan Tabel XVII Disposisi Tabel XVIII ListTujuanDisposisi Tabel XIX Login Tabel XX Kamus Data Login Tabel XXI Kamus Data Bagian Tabel XXII Kamus Data Lokasi Tabel XXIII Kamus Data Klasifikasi Tabel XXIV Kamus Data Jabatan xiv

10 Tabel XXV Kamus Data Pegawai Tabel XXVI Kamus Data RiwayatJabatan Tabel XXVII Kamus Data Surat Tabel XXVIII Kamus Data SuratMasuk Tabel XXIX Kamus Data SuratKeluar Tabel XXX Kamus Data Disposisi Tabel XXXI Kamus Data ListTujuanDisposisi Tabel XXXII Kamus Data JRA Tabel XXXIII Kamus Data Peminjaman Tabel XXXIV Kamus Data ItemPinjamSurat Tabel XXXV Kamus Data Penyusutan Tabel XXXVI PSPEC Proses 1.0 Login Tabel XXXVII PSPEC Proses 2.1 Tambah Login Tabel XXXVIII PSPEC Proses 2.2 Ubah Login Tabel XXXIX PSPEC Proses 2.3 Hapus Login Tabel XL PSPEC Proses Cari Data Bagian Tabel XLI PSPEC Proses Tambah Data Bagian Tabel XLII PSPEC Proses Ubah Data Bagian Tabel XLIII PSPEC Proses Hapus Data Bagian Tabel XLIV PSPEC Proses Cari Data Lokasi Tabel XLV PSPEC Proses Tambah Data Lokasi Tabel XLVI PSPEC Proses Ubah Data Lokasi Tabel XLVII PSPEC Proses Hapus Data Lokasi Tabel XLVIII PSPEC Proses Cari Data JRA Tabel XLIX PSPEC Proses Tambah Data JRA Tabel L PSPEC Proses Ubah Data JRA xv

11 Tabel LI PSPEC Proses Hapus Data JRA Tabel LII PSPEC Proses Cari Data Klasifikasi Tabel LIII PSPEC Proses Tambah Data Klasifikasi Tabel LIV PSPEC Proses Ubah Data Klasifikasi Tabel LV PSPEC Proses Hapus Data Klasifikasi Tabel LVI PSPEC Proses Cari Data Pegawai Tabel LVII PSPEC Proses Tambah Data Pegawai Tabel LVIII PSPEC Proses Ubah Data Pegawai Tabel LIX PSPEC Proses Hapus Data Pegawai Tabel LX PSPEC Proses Cari Data Jabatan Tabel LXI PSPEC Proses Tambah Data Jabatan Tabel LXII PSPEC Proses Ubah Data Jabatan Tabel LXIII PSPEC Proses Hapus Data Jabatan Tabel LXIV PSPEC Proses Cari Data Riwayat Jabatan Tabel LXV PSPEC Proses Tambah Data Riwayat Jabatan Tabel LXVI PSPEC Proses Ubah Data Riwayat Jabatan Tabel LXVII PSPEC Proses Hapus Data Riwayat Jabatan Tabel LXVIII PSPEC Proses Cari Surat Masuk Tabel LXIX PSPEC Proses Tambah Surat Masuk Tabel LXX PSPEC Proses Ubah Surat Masuk Tabel LXXI PSPEC Proses Cari Surat Keluar Tabel LXXII PSPEC Proses Tambah Surat Keluar Tabel LXXIII PSPEC Proses Ubah Surat Keluar Tabel LXXIV PSPEC Proses 5.1 Cari Disposisi Tabel LXXV PSPEC Proses 5.2 Tambah Disposisi Tabel LXXVI PSPEC Proses 5.3 Ubah Disposisi xvi

12 Tabel LXXVII PSPEC Proses Cari Peminjaman Arsip Surat Tabel LXXVIII PSPEC Proses Tambah Peminjaman Arsip Surat Tabel LXXIX PSPEC Proses Ubah Peminjaman Arsip Surat Tabel LXXX PSPEC Proses Cari Penyusutan Arsip Surat Tabel LXXXI PSPEC Proses Tambah Penyusutan Arsip Surat Tabel LXXXII PSPEC Proses Ubah Penyusutan Arsip Surat Tabel LXXXIII PSPEC Proses 7.1 Pengolahan Laporan Penyusutan Tabel LXXXIV PSPEC Proses 7.2 Pengolahan Laporan Peminjaman Tabel LXXXV PSPEC Proses 7.3 Pengolahan Laporan Surat Keluar Tabel LXXXVI PSPEC Proses 7.4 Pengolahan Laporan Surat Masuk Tabel LXXXVII Pengujian Tampilan Login Tabel LXXXVIII Pengujian Tampilan Kelola Data Lokasi Tabel LXXXIX Pengujian Tampilan Pencarian Data Lokasi Tabel XC Pengujian Tampilan Kelola Data Bagian Tabel XCI Pengujian Tampilan Pencarian Data Bagian Tabel XCII Pengujian Tampilan Kelola Data JRA Tabel XCIII Pengujian Tampilan Pencarian Data JRA Tabel XCIV Pengujian Tampilan Kelola Data Klasifikasi Tabel XCV Pengujian Tampilan Pencarian Data Klasifikasi Tabel XCVI Pengujian Tampilan Kelola Data Pegawai Tabel XCVII Pengujian Tampilan Pencarian Data Pegawai Tabel XCVIII Pengujian Tampilan Kelola Data Riwayat Jabatan Tabel XCIX Pengujian Tampilan Pencarian Data Riwayat Jabatan Tabel C Pengujian Tampilan Kelola Data Jabatan Tabel CI Pengujian Tampilan Pencarian Data Jabatan Tabel CII Pengujian Tampilan Kelola Data Surat Masuk xvii

13 Tabel CIII Pengujian Tampilan Pencarian Data Surat Masuk Tabel CIV Pengujian Tampilan Kelola Data Disposisi Tabel CV Pengujian Tampilan Pencarian Data Disposisi Tabel CVI Pengujian Tampilan Cetak Disposisi Tabel CVII Pengujian Tampilan Kelola Data Surat Keluar Tabel CVIII Pengujian Tampilan Pencarian Data Surat Keluar Tabel CIX Pengujian Tampilan Kelola Data Peminjaman Tabel CX Pengujian Tampilan Pencarian Data Peminjaman Tabel CXI Pengujian Tampilan Cetak Kartu Peminjaman Tabel CXII Pengujian Tampilan Kelola Data Penyusutan Tabel CXIII Pengujian Tampilan Pencarian Data Penyusutan Tabel CXIV Pengujian Tampilan Cetak Data Penyusutan Tabel CXV Pengujian Tampilan Monitoring Surat Masuk Tabel CXVI Pengujian Tampilan Pencarian Monitoring Surat Masuk Tabel CXVII Pengujian Tampilan Pencarian Monitoring Surat Keluar Tabel CXVIII Pengujian Tampilan Pencarian Surat Masuk Tabel CXIX Pengujian Tampilan Tampilan Pencarian Surat Keluar Tabel CXX Pengujian Tampilan Pencarian Peminjaman Tabel CXXI Pengujian Tampilan Pencarian Penyusutan Tabel CXXII Pengujian Tampilan Kelola Data User Tabel CXXIII Pengujian Tampilan Kelola Laporan xviii

14 DAFTAR GAMBAR Gambar 1 Contoh Stored Procedure Gambar 2 Contoh Triggers Gambar 3 External Entity Gambar 4 Simbol Arus Data Gambar 5 Simbol Proses Gambar 6 Simbol Simpanan Data Gambar 7 ERD Lambang Entitas Gambar 8 ERD Lambang Atribut Gambar 9 ERD Lambang Relasi Gambar 10 ERD Relasi Satu ke Satu Gambar 11 ERD Relasi Satu ke Banyak Gambar 12 ERD Relasi Banyak ke Satu Gambar 13 ERD Relasi Banyak ke Banyak Gambar 14 Struktur Organisasi Museum Geologi Bandung Gambar 15 Proses Bisnis Pengelolaan Surat Masuk Gambar 16 Proses Bisnis Pengelolaan Surat Keluar Gambar 17 Entity Relationship Diagram (ERD) Gambar 18 Relationship Diagram (Diagram Relasi) Gambar 19 Diagram Konteks Sistem Informasi Pengarsipan Surat Gambar 20 DFD Level Gambar 21 DFD Level 2 Proses Gambar 22 DFD Level 2 Proses Gambar 23 DFD Level 2 Proses Gambar 24 DFD Level 2 Proses xix

15 Gambar 25 DFD Level 2 Proses Gambar 26 DFD Level 2 Proses Gambar 27 DFD Level 3 Proses Gambar 28 DFD Level 3 Proses Gambar 29 DFD Level 3 Proses Gambar 30 DFD Level 3 Proses Gambar 31 DFD Level 3 Proses Gambar 32 DFD Level 3 Proses Gambar 33 DFD Level 3 Proses Gambar 34 DFD Level 3 Proses Gambar 35 DFD Level 3 Proses Gambar 36 DFD Level 3 Proses Gambar 37 DFD Level 3 Proses Gambar 38 Tampilan Halaman Utama Gambar 39 Tampilan Menu Administrator Gambar 40 Tampilan Menu Kepala Musuem Geologi Gambar 41 Tampilan Menu Kelola Data Master Gambar 42 Tampilan Menu Kelola Surat Gambar 43 Tampilan Menu Kelola Layanan Gambar 44 Tampilan Menu Monitoring Surat Gambar 45 Tampilan Kelola Data Lokasi Gambar 46 Tampilan Pencarian Data Lokasi Gambar 47 Tampilan Kelola Data Bagian Gambar 48 Tampilan Pencarian Data Bagian Gambar 49 Tampilan Kelola Data JRA Gambar 50 Tampilan Pencarian Data JRA xx

16 Gambar 51 Tampilan Kelola Data Klasifikasi Gambar 52 Tampilan Pencarian Data Klasifikasi Gambar 53 Tampilan Pilih Data JRA Gambar 54 Tampilan Kelola Data Pegawai Gambar 54 Tampilan Pencarian Data Pegawai Gambar 56 Tampilan Kelola Data Jabatan Gambar 57 Tampilan Pencarian Data Jabatan Gambar 58 Tampilan Kelola Data Riwayat Jabatan Gambar 59 Tampilan Pencarian Data Riwayat Jabatan Gambar 60 Tampilan Pilih Data Jabatan Gambar 61 Tampilan Pilih Data Pegawai Gambar 62 Tampilan Kelola Data Surat Masuk Gambar 63 Tampilan Pencarian Data Surat Masuk Gambar 64 Tampilan Lihat Gambar Surat Masuk Gambar 65 Tampilan Pilih Data Pegawai Gambar 66 Tampilan Pilih Data Klasifikasi Gambar 67 Tampilan Pilih Data Lokasi Gambar 68 Tampilan Kelola Data Disposisi Gambar 69 Tampilan Pencarian Data Disposisi Gambar 70 Tampilan Pilih Data Bagian Gambar 71 Tampilan Cetak Disposisi Gambar 72 Tampilan Formulir Penyelesaian Surat Gambar 73 Tampilan Laporan Disposisi Gambar 74 Tampilan Kelola Data Surat Keluar Gambar 75 Tampilan Pencarian Data Surat Keluar Gambar 76 Tampilan Lihat Gambar Surat Keluar xxi

17 Gambar 77 Tampilan Kelola Data Peminjaman Gambar 78 Tampilan Detail Peminjaman Gambar 79 Tampilan Pencarian Data Peminjaman Gambar 80 Tampilan Cetak Kartu Peminjaman Gambar 81 Tampilan Kartu Peminjaman Arsip Surat Gambar 82 Tampilan Kelola Data Penyusutan Gambar 83 Tampilan Pencarian Data Penyusutan Gambar 84 Tampilan Cetak Penyusutan Gambar 85 Tampilan Monitoring Surat Masuk Gambar 86 Tampilan Pencarian Monitoring Surat Masuk Gambar 87 Tampilan Monitoring Surat Keluar Gambar 88 Tampilan Pencarian Monitoring Surat Masuk Gambar 89 Tampilan Pencarian Surat Masuk Gambar 90 Tampilan Pencarian Surat Keluar Gambar 91 Tampilan Pencarian Peminjaman Gambar 92 Tampilan Pencarian Penyusutan Gambar 93 Tampilan Kelola Data User Gambar 94 Tampilan Kelola Laporan Gambar 95 Tampilan Laporan Surat Masuk Gambar 96 Tampilan Laporan Surat Keluar Gambar 97 Tampilan Laporan Peminjaman Arsip Surat Gambar 98 Tampilan Laporan Penyusutan Arsip Surat Gambar 99 Tampilan Halaman Utama Gambar 100 Tampilan Menu Administrator Gambar 101 Tampilan Menu Kepala Musuem Geologi Gambar 102 Tampilan Menu Kelola Data Master xxii

18 Gambar 103 Tampilan Menu Kelola Surat Gambar 104 Tampilan Menu Kelola Layanan Gambar 105 Tampilan Menu Monitoring Surat Gambar 106 Tampilan Kelola Data Lokasi Gambar 107 Tampilan Pencarian Data Lokasi Gambar 108 Tampilan Kelola Data Bagian Gambar 109 Tampilan Pencarian Data Bagian Gambar 110 Tampilan Kelola Data JRA Gambar 111 Tampilan Pencarian Data JRA Gambar 112 Tampilan Kelola Data Klasifikasi Gambar 113 Tampilan Pencarian Data Klasifikasi Gambar 114 Tampilan Pilih Data JRA Gambar 115 Tampilan Kelola Data Pegawai Gambar 116 Tampilan Pencarian Data Pegawai Gambar 117 Tampilan Kelola Data Jabatan Gambar 118 Tampilan Pencarian Data Jabatan Gambar 119 Tampilan Kelola Data Riwayat Jabatan Gambar 120 Tampilan Pencarian Data Riwayat Jabatan Gambar 121 Tampilan Pilih Data Pegawai Gambar 122 Tampilan Pilih Data Jabatan Gambar 123 Tampilan Kelola Data Surat Masuk Gambar 124 Tampilan Pencarian Data Surat Masuk Gambar 125 Tampilan Lihat Gambar Surat Masuk Gambar 126 Tampilan Pilih Data Pegawai Gambar 127 Tampilan Pilih Data Klasifikasi Gambar 128 Tampilan Pilih Data Lokasi xxiii

19 Gambar 129 Tampilan Kelola Data Disposisi Gambar 130 Tampilan Pencarian Data Disposisi Gambar 131 Tampilan Pilih Data Bagian Gambar 132 Tampilan Cetak Disposisi Gambar 133 Tampilan Formulir Penyelesaian Surat Gambar 134 Tampilan Laporan Disposisi Gambar 135 Tampilan Kelola Data Surat Keluar Gambar 136 Tampilan Pencarian Data Surat Keluar Gambar 137 Tampilan Lihat Gambar Surat Keluar Gambar 138 Tampilan Kelola Data Peminjaman Gambar 139 Tampilan Detail Peminjaman Gambar 140 Tampilan Pencarian Data Peminjaman Gambar 141 Tampilan Cetak Kartu Peminjaman Gambar 142 Tampilan Kartu Peminjaman Arsip Surat Gambar 143 Tampilan Kelola Data Penyusutan Gambar 144 Tampilan Pencarian Data Penyusutan Gambar 145 Tampilan Cetak Penyusutan Gambar 146 Tampilan Laporan Penyusutan Gambar 147 Tampilan Monitoring Surat Masuk Gambar 148 Tampilan Pencarian Monitoring Surat Masuk Gambar 149 Tampilan Monitoring Surat Keluar Gambar 150 Tampilan Pencarian Monitoring Surat Masuk Gambar 151 Tampilan Pencarian Surat Masuk Gambar 152 Tampilan Pencarian Surat Keluar Gambar 153 Tampilan Pencarian Peminjaman Gambar 154 Tampilan Pencarian Penyusutan xxiv

20 Gambar 155 Tampilan Kelola Data User Gambar 156 Tampilan Kelola Laporan Gambar 157 Tampilan Laporan Surat Masuk Gambar 158 Tampilan Laporan Surat Keluar Gambar 159 Tampilan Laporan Peminjaman Arsip Surat Gambar 160 Tampilan Laporan Penyusutan Arsip Surat Gambar 161 Grafik Kuisioner xxv

21 DAFTAR LAMPIRAN LAMPIRAN A Kuesioner... A.1 xxvi