BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN

Transkripsi

1 69 BAB 3 ANALIS IS S IS TEM YANG BERJALAN 3.1 Riwayat Perusahaan Sejarah Perusahaan PT. Multi Structure berdiri pada tahun 1974 dengan bisnis utama usaha jasa konstruksi. Proyek pertama yang dilakukan oleh PT. Multi Structure adalah proyek pembangunan gedung Kantor Pertamina di Plaju (1974). Sejak saat itu, PT. Multi Structure telah melaksanakan berbagai jenis proyek seperti pekerjaan instalasi pipa PDAM, pembangunan jalan dan jembatan, pembangunan dermaga, pekerjaan irigasi, jalan dan jembatan kereta api, pembangunan dan pemeliharaan jalan tol, pembangunan flyover dan underpass, pembangunan pipa transmisi, pembangunan gedung dan pabrik. Sejalan dengan berkembangnya usaha jasa konstruksi, PT. Multi Structure melaksanakan pengembangan usaha dibidang industri untuk mendukung usaha jasa konstruksi. Meskipun awalnya hanya sebagai pendukung, pada saat ini Divisi Industri PT. Multi Structure telah berkembang menjadi pusat laba tersendiri sebagai berikut : bagian Asphalt Plant (AMP), bagian Concrete Batching Plant (Ready Mix), bagian Perdagangan dan Penyewaan Alat Berat.

2 70 Sejak berdiri di tahun 1974, PT. Multi Structure sudah berpengalaman dalam pelaksanaan berbagai jenis proyek konstruksi, seluruh proyek dilaksanakan dengan pencapaian mutu terbaik untuk memenuhi harapan pelanggan. Hal ini sudah terbukti melalui beragam proyek yang telah dilaksanakan di seluruh tanah air, sebagai berikut : Pembangunan dan pemeliharaan jalan tol. Pembangunan jembatan, flyover dan underpass. Pembangunan dermaga dan pipa transmisi. Pembangunan gedung dan pabrik Visi dan Misi Perusahaan Visi : Memberikan yang terbaik untuk mutu produk dan pelayanan serta nilai tambahnya. Menjadi perusahaan swasta nasional terdepan di industri jasa konstruksi, berkembang secara berkesinambungan, memberikan kesejahteraan kepada karyawan, pengurus, pemegang saham dan stake holder lainnya melalui komitmen terhadap CSR (corporate social responsibility) dan tata kelola perusahaan yang baik (good corporate governance). Misi : Menjadikan PT. Multi Structure sebagai perusahaan konstruksi yang handal, kompetitif, dan disegani pada awal millenium III dan era global

3 71 Membangun dan mengembangkan pegawai-pegawai yang profesional dan berdedikasi tinggi Menjadikan PT. Multi Structure sebagai perusahaan yang profitable dan berkesinambungan untuk kesejahteraan pegawai, manajemen, dan pemegang saham. 3.2 Struktur Organisasi Perusahaan Struktur Organisasi PT. Multi Structure Gambar 3. 1 Struktur organisasi PT. Multi Structure

4 Wewenang dan Tanggung Jawab 1. Kepala Bagian Procurement a. Melakukan monitoring atas semua kegiatan pengadaan barang atau jasa di bidang konstruksi, industri, kantor pusat, cabang Internasional serta cabang lain milik perusahaan. b. Melakukan negosiasi dengan supplier atau subkon berdasarkan jenjang otorisasinya, apabila masuk pada jenjang yang lebih tinggi, maka negosiasi harus didampingi oleh direktur procurement. c. Melakukan seleksi atau evaluasi terhadap supplier atau subkon perusahaan dan memberikan approval atas tabel pembanding supplier atau subkon. d. Memberikan analisa dan perhitungan sehubungan dengan adanya proses pengadaan sehingga dapat dicapai fungsi efisiensi dan melaporkannya kepada direktur procurement e. Melakukan approval terhadap semua pengadaan barang atau jasa, sesuai dengan jenjang approval serta melakukan penolakan approval jika terjadi penyimpangan. f. Memastikan sistem administasi di biro procurement dapat berjalan dengan baik. g. Memastikan sistem dokumentasi biro procurement sudah dijalankan dengan baik. h. Memastikan biro procurement memenuhi persyaratan QHES dan menjalani rencana kerja tahunan.

5 73 i. Memberikan pengarahan atau petunjuk kepada kabag atau staff procurement agar biro procurement dapat berjalan dengan baik. j. Berkoordinasi dengan biro atau divisi lain dan user sehingga proses pengadaan dalam biro procurement dapat berjalan dengan baik. k. Bertanggungjawab atas semua kegiatan biro procurement yang disesuaikan dengan jenjang otorisasi dan melaporkan kegiatan procurement kepada direktur procurement. 2. Document Control Procurement a. Membantu untuk melaksanakan kepentingan administrasi atau dokumentasi Biro Procurement dan memastikan semua dokumen sudah tercatat dengan baik. b. Membuat rekapitulasi terhadap semua PO yang sudah dikeluarkan (bulanan) c. Membuat rekapitulasi rencana dan realisasi pengadaan bulanan d. Melakukan update database Procurement untuk supplier atau subkon Baru (Mingguan) e. Melakukan up date database Evaluasi Supplier atau Subkon setiap 4 bulan f. Membuat rekapitulasi analisa Saving Cost atas proses PO sudah terjadi g. Membuat notulen rapat atas rapat internal Biro Procurement h. Melengkapi persyaratan dokumentasi yang diperlukan untuk mendukung QHES

6 74 i. Membuat master dokumentasi atau form-form sesuai petunjuk Kabiro Procurement j. Melaporkan kegiatan harian kepada Kabiro Procurement 3. Kepala Bagian Konstruksi & Engineering a. Menerima permintaan pengadaan berupa Bon Permintaan Barang atau jasa (BPB) dari konstruksi, jika berupa asset maka BPB disertakan dengan form investasi b. Melakukan analisa permintaan dengan RAB proyek terkait, jika RAB tidak ada, maka dapat didampingi dengan internal memo sebagai dasar pengadaan c. Mencari Penawaran Supplier atau subkon dari database supplier atau subkon (nominasi supplier) atau mencari supplier baru, minimal 3 supplier d. Melakukan negosiasi dengan supplier didampingi dengan atasan langsung atau atasan yang berwenang dan dituangkan dalam Lembar Berita Acara Negosiasi. e. Membuat tabel terbandingan dan meminta approval kepada kabiro procurement atau direktur procurement mengenai keputusan pemenang atas supplier atau subkon. f. Menerbitkan Purchase Order dan pengajuan approval atasan yang berwenang g. Distribusi PO kepada supplier atau subkon dan Pihak yang terkait h. Koordinasi dengan supplier dan user mengenai pengiriman dan penerimaan barang atau jasa, dan memastikan bahwa pengiriman

7 75 sudah diterima dalam kondisi baik melalui BAST (Berita Acara Serah Terima) atau STTB (Surat Tanda Terima Barang). i. Memberikan laporan procurement bagian konstruksi secara periodik dan melaporkan kegiatan hariannya kepada Kabiro Procurement 4. Staff Konstruksi a. Melengkapi data-data administrasi untuk proses awal pengadaan seperti BPB, Form Investasi, Internal Memo dan dokumentasi pendukung lainnya dan memastikan bahwa dokumen tersebut sudah dilengkapi dengan otorisasi sehingga proses pengadaan dapat dilakukan. b. Menerima penawaran supplier dan Berita Acara Negosiasi untuk kemudian dibuatkan dalam tabel pembanding Supplier atau subkon. c. Menerbitkan purchase order dan memberikan kepada Kabag Konstruksi untuk dilakukan verifikasi awal dan baru diedarkan sesuai jenjang otorisasi Kabiro Procurement atau Direktur Procurement. d. Melakukan distribusi PO kepada bagian terkait dan memastikan bahwa PO tersebut sudah dilengkapi dengan tandatangan dan stempel perusahaan supplier atau subkon. e. Koordinasi dengan Document Control untuk dokumentasi pengadaan dan update database supplier atau subkon f. Membuat laporan rutinitas seperti : Rekapitulasi PO Per Minggu, Rekapitulasi PO Per Bulanan Deviasi Keterlambatan

8 76 Daftar Harga Material atau Alat untuk Biro Konstruksi & Eng, dan Divisi Operasional Laporan lain yang diperlukan oleh Biro Procurement g. Menyusun dokumentasi dalam file dan memastikan file tersebut sudah disusun dengan baik dan mudah untuk dicari apabila diperlukan. h. Melaporkan kegiatan harian kepada Kabag. Procurement 5. Staff Engineering a. Memberikan support kepada bagian Engineering dalam mengisi harga satuan untuk pengadaan barang atau jasa sehingga marketing dalam memberikan penawaran harga yang baik kepada customer atau owner terkait b. Menerima analisa kebutuhan material untuk Tender dari Engineering c. Mencari penawaran supplier atau subkon dari database supplier atau subkon (nominasi supplier) atau mencari supplier baru, dengan batas waktu yang diberikan oleh bagian Engineering. d. Meminta surat dukungan supplier atau subkon atas harga dan kesanggupan pengadaan barang atau jasa jika proyek dimenangkan. e. Untuk supplier atau subkon baru harus dilakukan Site Visit untuk memastikan bahwa Supplier atau subkon tersebut memang dapat mendukung perusahaan kita. f. Koordinasi dengan Document Control untuk dokumentasi pengadaan dan update database supplier atau subkon g. Melaporkan kegiatan harian kepada Kabiro Procurement

9 77 6. Kepala Bagian Industri a. Menerima permintaan pengadaan berupa Bon Permintaan Barang atau jasa (BPB) dari Industri Konstruksi, khususnya pengadaan secara parsial dan jika berupa asset maka BPB disertakan dengan Form Investasi. b. Melakukan analisa permintaan parsial dan Rencana Produksi Bulanan, jika tidak sesuai maka melaporkan kondisi tersebut kepada atasan langsung sehingga dapat ditindak lanjuti c. Mencari penawaran supplier atau subkon dari database Supplier atau subkon (Nominasi Supplier) atau mencari supplier baru, minimal 3 supplier d. Melakukan negosiasi dengan supplier didampingi dengan atasan langsung atau atasan yang berwenang. e. Membuat Tabel Perbandingan dan meminta Approval kepada Kabiro Procurement atau Direktur Procurement mengenai Keputusan Pemenang atas Supplier atau subkon. f. Menerbitkan Purchase Order dan pengajuan approval atasan yang berwenang g. Distribusi PO kepada Supplier atau subkon dan Pihak yang terkait h. Koordinasi dengan Supplier dan User mengenai pengiriman dan penerimaan barang atau jasa i. Koordinasi dengan Document Control untuk dokumentasi pengadaan dan update database supplier atau subkon

10 78 j. Melaporkan kegiatan harian kepada Kabiro Procurement 7. Staff Industri a. Melengkapi data-data administrasi untuk proses awal pengadaan seperti BPB, Form Investasi, Internal Memo dan dokumentasi pendukung lainnya dan memastikan bahwa dokumen tersebut sudah dilengkapi dengan otorisasi sehingga Proses Pengadaan dapat dilakukan. b. Menerima penawaran supplier dan Berita Acara Negosiasi untuk kemudian dibuatkan dalam Tabel Pembanding Supplier atau subkon. c. Menerbitkan Purchase Order dan memberikan kepada Kabag Konstruksi untuk dilakukan Verifikasi Awal dan baru diedarkan sesuai jenjang otorisasi Kabiro Procurement/Direktur Procurement. d. Melakukan distribusi PO kepada bagian terkait dan memastikan bahwa PO tersebut sudah dilengkapi dengan tandatangan dan stempel perusahaan supplier atau subkon. e. Koordinasi dengan Document Control untuk dokumentasi pengadaan dan update database supplier atau subkon f. Membuat laporan rutinitas seperti : Rekapitulasi PO Per Minggu, Rekapitulasi PO Per Bulanan Deviasi Keterlambatan Analisa Rencana Produksi vs Realisasi Laporan lain yang diperlukan oleh Biro Procurement

11 79 g. Menyusun dokumentasi dalam file dan memastikan file tersebut sudah disusun dengan baik dan mudah untuk dicari apabila diperlukan. h. Melaporkan kegiatan harian kepada Kabag. Procurement 8. Staff Pusat dan Internasional a. Pengadaan barang atau jasa Kantor Pusat dan Cabang Internasional (Arab, Libya, Brunei, lainnya) meliputi pengadaan peralatan kantor seperti laptop, komputer kantor, peralatan safety, peralatan alat ukur, dan lainnya, serta pengadaan lain dan dibidang jasa yang diperlukan untuk mendukung operasional Kantor Pusat dan Cabang Internasional. b. Untuk sementara digabungkan ke bagian industri, karena aktivitasnya masih belum besar c. Menerima permintaan pengadaan barang atau jasa dari Kantor Pusat dan Cabang Internasional, jika berupa asset maka BPB disertakan dengan Form Investasi d. Mencari penawaran supplier atau subkon dari Database Supplier atau subkon (Nominasi Supplier) atau mencari supplier baru, minimal 3 supplier e. Melakukan negosiasi dengan Supplier didampingi dengan atasan langsung atau atasan yang berwenang. f. Membuat Tabel Perbandingan dan meminta Approval kepada Kabiro Procurement atau Direktur Procurement mengenai Keputusan Pemenang atas Supplier atau subkon.

12 80 g. Menerbitkan Purchase Order dan pengajuan approval atasan yang berwenang ( Biro Procurement + User) h. Distribusi PO kepada Supplier atau subkon dan Pihak yang terkait i. Koordinasi dengan Supplier dan User mengenai pengiriman dan penerimaan barang atau jasa. j. Koordinasi dengan Document Control untuk dokumentasi pengadaan dan update database supplier atau subkon k. Melaporkan kegiatan harian kepada Kabiro Procurement 9. Kepala Bagian HRD a. Training Merencanakan dan mencari program pelatihan Melaksanakan pelatihan Memantau hasil pelatihan Pendataan program pelatihan dalam database masing-masing karyawan b. Memperbaharui informasi-informasi yang berhubungan dengan HRD c. Menjalankan proses perpanjangan kontrak, penerimaan karyawan, mutasi karyawan, dan pengunduran diri karyawan d. Memperbaharui data jumlah karyawan e. Coaching dan conselling f. Menjalankan program E-Learning 10. Staff HRD a. Mengumpulkan data absensi b. Mencetak absensi

13 81 c. Membuat rekap absensi untuk penggajian d. Menyiapkan dokumen-dokumen yang diperlukan untuk proses mutasi karyawan, promosi karyawan, penugasan karyawan, dan lain-lain. e. Menyiapkan Form Perpanjangan Kontrak dan kontrak kerja masingmasing karyawan f. Memperbaharui data kontrak karyawan g. Konfirmasi ke kantor cabang h. Memperbaharui data karyawan i. Memonitor pengurusan tenaga kerja asing j. Asuransi k. Menginput CV ke database dan menyimpannya di file pelamar. l. Menyiapkan, mengatur jadwal interview dan memanggil pelamar. m. Mencari tahu dan menghubungi vendor (pihak lain) dalam hal psikotes maupun iklan lowongan kerja. n. Bertanggung jawab terhadap pembuatan dan pemasangan iklan maupun pengumuman kantor. o. Memperbaharui dan menyediakan form-form HRD. p. Membantu dalam hal pembuatan surat-surat. 11. Kepala bagian QHES a. Memastikan bahwa proses yang diperlukan untuk Sistem QHES telah dibuat dan dilaksanakan. b. Melaporkan kepada Management Representative dan Direksi atas pelaksanaan Sistem Manajemen QHES serta segala sesuatu yang berkaitan dengan perkembangannya

14 82 c. Memastikan tercapainya kepuasan pelanggan dengan cara memenuhi persyaratan pelanggan yang telah disepakati. d. Memastikan bahwa proses komunikasi yang baik telah dilaksanakan dan menjadi penunjang keefektifan Sistem Manajemen QHES. e. Mengembangkan, mendokumentasikan dan menjaga Sistem Manajemen QHES yang sesuai dengan persyaratan ISO 9001:2000, OHSAS 18001:2007, ISO 14001:2004 f. Memastikan bahwa Sistem Manajemen QHES telah ditetapkan, diterapkan dan dipelihara sebagaimana mestinya. g. Memastikan bahwa perbaikan Sistem Manajemen QHES yang sesuai dengan ISO 9001:2000, OHSAS 18001:2007, ISO 14001:2004 h. Melaporkan kepada Management Representative dan Direksi atas kinerja Sistem Manajemen QHES untuk ditinjau ulang. i. Memberikan rekomendasi atau saran-saran kepada Management Representative dan Direksi untuk melakukan perbaikan. j. Mengusulkan promosi ataupun demosi karyawannya. 12. Document Controller a. Mempersiapkan dan mengatur Audit Internal serta mempersiapkan b. Pelaksanaan Management Review yang akan dipimpin oleh Kabiro QHES c. Memastikan bahwa seluruh dokumen Sistem Manajemen QHES (baru maupun revisi) terkendali.

15 83 d. Menyimpan dan memelihara seluruh dokumen Sistem Manajemen QHES asli. e. Memastikan bahwa seluruh pemilik proses dan karyawan PT. Multi Structure yang berkaitan dengan pengendalian Mutu, K3 dan Lingkungan telah menerima dokumen Sistem Manajemen QHES sehingga mereka dapat melaksanakan aktivitas sesuai prosedur yang tercantum dalam dokumen Sistem Manajemen QHES. f. Membantu Kabiro QHES dalam melaksanakan Sistem Manajemen QHES 13. Internal Auditor a. Bertanggung jawab membantu kelancaran jalannya program audit internal. b. Memastikan kembali waktu dan tempat dimana akan dilakukannya proses audit internal. c. Membuat checklist audit internal berdasarkan prosedur yang telah ditentukan dalam program. d. Melaksanakan proses audit internal sesuai prosedur. e. Memberikan rekomendasi kepada auditee berupa langkah-langkah perbaikan maupun pencegahan jika pada saat audit ditemukan ketidaksesuaian terhadap sistem ataupun proses pekerjaan. f. Melakukan verifikasi atas pelaksanaan tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan oleh auditee.

16 84 g. Memberikan masukan-masukan kepada Kabiro QHES dan pemilik proses dalam rangka perbaikan dan pengembangan berkesinambungan terhadap Sistem manajemen QHES PT. Multi Structure. 14. Staff IT a. Membuat program aplikasi. b. Maintenance server. c. Desktop helper. d. Maintenance PABX. e. Report Billing System. f. Maintenance dan memperbaharui Qhes web. g. Trouble shooting komputer. h. Memperbaiki hardware. i. Maintenance network. j. Instalasi komputer. k. Suggestion specification komputer. l. Menemukan update news IT. m. Update antivirus. n. Photo editing. o. Visit computer exibition. p. Administrator network. q. Maintenance hardware dan software. r. Web administration.

17 Prosedur yang Sedang Berjalan Prosedur Penerimaan Proses penerimaan diawali adanya permintaan dari kepala bagian. Permintaan ditujukan kepada bagian HRD dengan menyertakan isian dari form Permohonan Tenaga Kerja (form pada lampiran 1). Bagian HRD mencari kandidat dengan melihat cara melihat lamaran-lamaran yang telah ditampung, dengan membuka iklan atau kandidat-kandidat internal perusahaan. Jika mendapatkan kandidat yang sesuai dengan kriteria maka kandidat tersebut diajukan kepada kepala bagian. Jika kepala bagian tersebut setuju dengan kandidat tersebut maka akan ditetapkan jadwal wawancara. Wawancara dilakukan oleh HRD. Ketika wawancara, HRD mengisi form Hasil Penilaian Wawancara (form pada lampiran 2) untuk mengisi nilai hasil wawancara kandidat tersebut. Wawancara bisa dilakukan lebih dari satu kali. Jika hasil wawancara sesuai makan selanjutnya HRD akan melakukan negosiasi gaji dengan kandidat tersebut. Dan HRD mengisi form Rekomendasi (form pada lampiran 3) untuk negosiasi gaji tersebut. Jika ada kesepakatan mengenai gaji langkah terakhir yang dilakukan adalah tanda tangan kontrak Flowchart Proses Penerimaan berjalan. Berikut ini merupakan Flowchart dari proses perekrutan yang sedang

18 Tabel 3. 1 Flowchart proses penerimaan 86

19 Prosedur Monitoring Masa Percobaan Proses monitoring masa percobaan berjalan jika ada karyawan yang baru masuk dan statusnya karyawan kontrak. Setelah melakukan tandatangan status pelamar berubah menjadi karyawan kontrak. Karyawan kontrak itu akan mendapatkan penilaian selama tiga bulan dengan penilaian setiap bulannya. HRD bertugas mengingatkan penilaian dan memberikan formulir penilaian kepada kepala bagian. Setelah mendapatkan formulir penilaian maka kepala bagian tersebut menilai karyawan kontrak yang berada pada divisinya. Jika hasil penilaian memenuhi kriteria maka kontrak akan diperpanjang sedangkan jika hasil penilaian tidak memenuhi kriteria maka kontrak akan selesai Flowchart Proses Monitoring Masa Percobaan Berikut ini merupakan Flowchart dari proses monitoring masa percobaan yang sedang berjalan.

20 Tabel 3. 2 Flowchart proses monitoring masa percobaan 88

21 Prosedur Sistem Penilaian Kinerja Proses penilaian dimulai dari bagian HRD memberikan form Penilaian (form pada lampiran 4) kepada kepala bagian. Kemudian kepala bagian mengisi form Penilaian setiap karyawannya. Selanjutnya kepala bagian memperlihatkan hasil isian form Penilaian kepada masing-masing karyawan. Jika karyawan tidak setuju dengan hasil isian form tersebut maka kepala bagian akan merevisi isian dari form kompetensi tersebut, sedangkan jika karyawan setuju maka kepala bagian akan mengirimkan form kompetensi tersebut kepada HRD untuk kemudian diolah kembali. Selanjutnya kepala kepala bagian akan menerima laporan penilaian dari HRD Flowchart Sistem Penilaian Kinerja berjalan. Berikut ini merupakan Flowchart dari sistem kompetensi yang sedang

22 Tabel 3. 3 Flowchart proses penilaian kinerja 90

23 Prosedur Pelaksanaan Training Setelah mendapatkan laporan penilaian performa karyawan, maka selanjutnya HRD melakukan analisis kebutuhan training dari karyawan. Kemudian setelah mendapatkan kebutuhan training karyawan, maka HRD membuat permintaan training untuk karyawannya. Selanjutnya karyawan yang akan melakukan training mengisi Form Permintaan Training (form pada lampiran 5). Setelah mengisi form tersebut maka karyawan tersebut akan mendapat training dari pelatih yang telah ditunjuk. Jika training selesai dilakukan maka pelatih akan memberikan hasil pelatihan kepada karyawan. Kemudian karyawan tersebut mengisi Form Evaluasi Training (form pada lampiran 6). Setelah itu karyawan memberikan hasil isian Form Evaluasi Training tersebut kepada HRD Flowchart Proses Pelaksanaan Training Berikut ini merupakan Flowchart dari sistem pelaksanaan training yang sedang berjalan.

24 Tabel 3. 4 Flowchart proses training 92

25 Prosedur Mutasi Proses mutasi dimulai dengan pengajuan mutasi kepada HRD dan pengisian form Mutasi oleh masing-masing kepala bagian. HRD mengisi form Mutasi(form pada lampiran 7) lalu diajukan kepada atasan dari karyawan yang akan mendapatkan mutasi. Atasan karyawan melakukan pertimbangan apakah karyawan tersebut maka atasan menandatangani form tersebut dan mengembalikan form tersebut kepada HRD. HRD membuat Surat Pemberitahuan Mutasi yang diberikan kepada karyawan Flowchart Proses Mutasi Berikut ini merupakan Flowchart dari proses mutasi.

26 Tabel 3. 5 Flowchart proses mutasi 94

27 Prosedur Promosi Proses promosi dimulai dengan pengajuan promosi kepada HRD dan pengisian form Promosi (form pada lampiran 7) oleh masing-masing kepala bagian. HRD mengisi form Promosi lalu diajukan kepada atasan dari karyawan yang akan mendapatkan promosi. Atasan karyawan melakukan pertimbangan apakah karyawan tersebut maka atasan menandatangani form tersebut dan mengembalikan form tersebut kepada HRD. HRD membuat Surat Pemberitahuan Promosi yang diberikan kepada karyawan Flowchart Proses Promosi Berikut ini merupakan Flowchart dari proses promosi.

28 Tabel 3. 6 Flowchart proses promosi 96

29 Prosedur Cuti Proses dimulai dengan karyawan mengisi Surat Permohonan Cuti (form pada lampiran 8) dan menyerahkannya kepada HRD. HRD memeriksa sisa cuti dari karyawan yang bersangkutan, jika sisa cuti tidak memenuhi maka permohonan akan ditolak, sedangkan jika sisa cuti memenuhi maka HRD akan melengkapi Surat Permohonan Cuti tersebut.. HRD menyerahkan Surat Permohonan Cuti tersebut kepada atasan dari karyawan yang mengajukan cuti untuk mendapatkan persetujuan Flowchart Proses Cuti Berikut ini merupakan Flowchart dari proses cuti yang sedang berjalan.

30 Tabel 3. 7 Flowchart proses cuti 98

31 Kondisi Aktual Kondisi aktual pada PT. Multi Structure sebagai berikut: Jumlah pegawai per divisi - Marketing = 12 orang - Keuangan = 12 orang - Konstruksi = 12 orang - Interior = 30 orang - HRD = 45 orang - Procurement = 30 orang - Industri = 15 orang - Pusat dan Internasional = 12 orang - TI = 3 orang - dan pekerja kontrak sebanyak 100 orang disesuaikan dengan kebutuhan setiap proyek. Kantor cabang - Jawa : Kapuk (Jakarta Utara) - Sumatera : Riau - Kalimantan : Balikpapan (Kalimantan Timur) - Sulawesi : Menado (Sulawesi Utara) - Internasional : Arab Saudi Pegawai yang masuk pertahunnya ada sepuluh orang Pegawai yang keluar pertahunnya ada sepuluh orang

32 Infrastruktur Teknologi Informasi Infrastruktur teknologi informasi yang dimiliki oleh PT. Multi Structure antara lain Hardware Komponen hardware yang dimiliki yaitu - Terdapat kurang lebih 150 buah komputer Client - Terdapat 3 komputer Server - Topologi jaringan yang dipakai yaitu topologi star - Gambaran arsitektur jaringan sebagai berikut: Gambar 3. 2 Arsitektur jaringan PT.Multi Structure Software Komponen software yang dimiliki yaitu - Komputer client menggunakan sistem operasi Windows XP Professional

33 101 - Komputer server menggunakan sistem opeasi Windows Server 2003 dan Linux - DBMS yang digunakan yaitu mysql dan Microsoft Access - Aplikasi yang digunakan pada perusahaan antara lain Aplikasi payroll dengan internal development dan menggunakan DBMS mysql Aplikasi asset dengan internal development dan menggunakan DBMS mysql Aplikasi pembelian dengan internal development dan menggunakan DBMS mysql Aplikasi pajak dengan menggunakan program SPT dan menggunakan DBMS mysql Aplikasi absensi dengan internal development dan menggunakan DBMS Microsoft Access 3.6 Kebutuhan Informasi Berdasarkan analisis kebutuhan pengguna, berikut merupakan tabel kebutuhan informasi: Tabel 3. 8 Kebutuhan informasi Deskripsi Penyedia Informasi Pengguna Informasi Lama Dibuat Data karyawan HRD HRD 5 menit

34 102 Deskripsi Penyedia Informasi Pengguna Informasi Lama Dibuat Data pelamar HRD HRD 5 menit Informasi mengenai posisi jabatan yang kosong HRD HRD, Kepala divisi 3 menit Laporan perekrutan yang terjadi HRD HRD 10 menit Laporan penilaian wawancara HRD HRD, Kepala divisi menit Struktur organisasi HRD HRD 10 menit Laporan penilaian kinerja Informasi mengenai kebutuhan training HRD Manajemen menit HRD HRD 10 menit Laporan training HRD HRD 15 menit Laporan evalusai training HRD HRD, Kepala divisi 15 menit Laporan promosi HRD HRD, Kepala divisi 15 menit Laporan mutasi HRD HRD, Kepala divisi 15 menit Informasi mengenai sisa cuti HRD HRD 15 menit Laporan cuti HRD HRD, Kepala divisi 15 menit 3.7 Permasalahan yang dihadapi Dari hasil analisis terhadap sistem yang sedang berjalan pada PT. Multi Structure, permasalahan yang dihadapi antara lain: Pembuatan laporan membutuhkan waktu yang lama. Pembuatan laporan membutuhkan waktu sekitar 10 sampai 30 menit.

35 103 Adanya redudansi data. Pencatatan yang dilakukan pada sistem yang sedang berjalan dilakukan oleh masing-masing divisi sehingga bila akan dilakukan rekapitulasi data akan terjadi redudansi. Data yang belum terintegrasi antar satu divisi dengan divisi lainnya. Data yang ada tidak saling terintegrasi antara satu divisi dengan divisi lainnya sehingga akan menyulitkan dalam pembuatan laporan. Keamanan data yang tidak terjamin. Data yang ada masih disimpan dalam bentuk kertas, sehingga pihak-pihak yang tidak berkepentingan dapat dengan mudah mengaksesnya jika data yang berbentuk kertas tersebut tidak tersimpan dengan baik. 3.8 Alternatif Pemecahan Masalah Alternatif pemecahan masalah yang dihadapi sebagai berikut : Membuat aplikasi berbasiskan web sehingga kegiatan kepegawaian dapat terintegrasi satu sama lain. Membuat aplikasi basis data yang menyimpan data yang bersifat historis sehingga mempermudah dalam melakukan pencarian. Waktu yang digunakan dalam pengaksesan data diharapkan lebih singkat dan tepat guna.