Modul Sistem Informasi Manajemen. Oleh: Doni Purnama Alam Syah, S.Kom., MM

Transkripsi

1 Modul Sistem Informasi Manajemen Oleh: Doni Purnama Alam Syah, S.Kom., MM AMIK BSI Bandung Tahun 2011

2 Modul Sistem Informasi Manajemen Oleh: Doni Purnama Alam Syah, S.Kom., MM Modul ini diperuntukan untuk mahasiswa jurusan Manajemen Informatika (MI) di AMIK BSI Bandung dalam mendukung mata kuliah Sistem Informasi Manajemen. Tahun 2011 i

3 Kata Pengantar Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, telah memberikan rahmat dan hidayahnya sehingga penulis mampu menyelesaikan Modul ini. Modul Sistem Informasi Manajemen merupakan modul pengantar mata kuliah sistem informasi manajemen untuk mahasiswa jurusan Manajemen Informatika di Akademi Manajemen Informatika & Komputer (AMIK) BSI Bandung. Dengan isi materi tidak terlepas dari Silabus dan SAP yang telah dibuat sebelumnya. Dalam penciptaan modul ini penulis mengucapkan terima kasih atas pihak yang turut membantu dan mendukung. Direktur AMIK BSI Bandung yang telah memberikan kesempatan penulis mengampu mata kuliah Sistem Informasi Manajemen, serta rekan-rekan Dosen di lingkungan AMIK BSI Bandung yang turut mendukung penulis menyelesaikan modul ini. Tujuan lain yang diharapkan dari modul ini adalah dapat terciptanya buku ajar dikemudian hari. Akhir kata penulis menerima segala masukan yang dapat menyempurnakan modul ini dikemudian hari. Bandung, Februari 2011 Doni Purnama Alam Syah ii

4 Best Regard Tiada hari, bulan dan tahun selain mengingat kebaikkannya #Ibunda & #Ayahanda. Miss u much. Daftar Isi Kata Pengantar Best Regard Daftar Isi Daftar Gambar & Tabel ii iii iii iv Preface 1 A. Terminologi Analisa Sistem 2 B. Metode Pengembangan Sistem 5 C. Diagram Alir Data 10 D. Analisa Perancangan Input & Output 15 E. Kamus Data & Struktur Data 20 Daftar Pustaka 25 Biodata 25 iii

5 Daftar Gambar Gambar 1. Siklus Pengembang Sistem 2 Gambar 2. Model Waterfall 5 Gambar 3. Model Prototipe 6 Gambar 4. Model RAD 7 Gambar 6. Model Spiral 8 Gambar 7. Kesalahan DFD 12 Gambar 8. Contoh Dokumen Masukan (FORM) 18 Daftar Tabel Tabel 1. Perbandingan Logika dan Fisik 11 iv

6 Preface Tujuan akhir dari Mata Kuliah Sistem Informasi Manajemen adalah mahasiswa mampu membuat analisa sistem berjalan dari Perusahaan. Sehingga mahasiswa dibebankan tugas lapangan membuat Laporan Hasil Analisa dan dipresentasikan setelah tengah semester. Dalam pembuatan Laporan Hasil Analisa mengikuti panduan atau outline KKP yang telah ditentukan sebelumnya. Berikut Outline KKP yang berlaku di lingkungan AMIK BSI Bandung. BAB I PENDAHULUAN 1.1 Umum 1.2 Maksud dan Tujuan 1.3 Metode Penelitian 1.4 Ruang Lingkup 1.5 Sistematika Tulisan BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem 2.2 Peralatan Pendukung (Tools Systems) BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1 Umum 3.2 Tinjauan Perusahaan Sejarah Perusahaan Struktur Organisasi dan Fungsi 3.3 Prosedur Sistem Berjalan 3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan 3.5 Kamus Data Sistem Berjalan 3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran Spesifikasi File (*) Stuktur Kode (*) Spesifikasi Program (*) 3.7 Permasalah 3.8 Pemecahan Masalah BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan 4.2 Saran Daftar Pustaka Daftar Riwayat Hidup Surat Keterangan PKL/Riset Form Penilaian KKP Lampiran-Lampiran Ket: (*) Apabila sistem sudah terkomputerisasi 1 M o d u l S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A l a m s y a h ( )

7 A. Terminologi Analisa Sistem Terminologi Analisa: Suatu kegiatan yang dimulai dari proses awal didalam mempelajari serta mengevaluasi suatu bentuk permasalahan (case) yang ada. Sistem: Seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, mesin/alat & prosedur serta konsep-konsep yang dihimpun menjadi satu untuk maksud dan tujuan bersama. Informasi: Data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerimanya Jenis-Jenis Sistem Sistem dibagi menjadi beberapa jenis, tergantung dari levenya. Berikut jenis-jenis sistem. 1. Level Organisasi, terdiri dari Transaction Processing System. 2. Level Knowledge, terdiri dari Office Automation System dan pendukung Knowledge Work System. 3. Level Sistem Ahli, terdiri dari sistem informasi manajemen dan Decision Support System. 4. Level Manajemen Strategis, terdiri dari Executive Suport System, Group Decision Suport System dan lebih umum dijelaskan Computer Supported Collaborative Work System. Siklus Hidup Pengembangan Sistem Sistem dalam perusahaan memiliki proses atau yang disebut dengan siklus hidup sistem. Masing-masing sistem tersebut pasti mengalami proses pengembangan, yang disesuaikan dengan kebutuhan pemakai sistem saat ini. Berikut gambaran dari siklus hidup pengembangan sistem. Mengimplementasikan dan Mengevaluasi Sistem 7 1 Identifikasi Masalah, Peluang, Tujuan Menguji dan Mempertahankan Sistem 6 2 Menentukan Syarat-Syarat Mengambangkan dan Merekomendasaikan Perangkat Lunak Merancangan Sistem Yang Direkomendasikan Menganalisa Kebutuhan Sistem Gambar 1. Siklus Pengembang Sistem 2 M o d u l S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A l a m s y a h ( )

8 Tahap-Tahap Dalam Analisa Sistem Dalam menganalisa sistem perusaahaan perlu diperhatikan prosedur dan tahapannya, agar hasil analisa lebih akurat untuk dibuatkan rekomendasi pengembangan sistem. Berikut tahap-tahap dalam analisa sistem: 1. Menetukan secara tepat mengenai sasaran sistem Sistem analis harus melakukan pemeriksaan terhadap kebijakan dan prosedur pengolahan data dan sistem informasi yang diterapkan pada saat ini yang disebut dengan prevent system. 2. Mempelajari Bentuk Organisasi Melakukan studi terhadap organisasi meliputi bagan organisasi, job description, mempelajari aliran data yang berlangsung, hubungan dan keterkaitan fungsi dan pekerjaan diantara bagian dalam organisasi serta pengaruh dari luar kepada sistem dalam perusahaan. 3. Menganalisa laporan yang saat ini sudah dihasilkan Analisa terhadap ketepatan waktu dan laporan, muatan data yang kurang, jumlah dan frekuensi laporan yang dihasilkan. 4. Melakukan penelitian terhadap penyelenggaraan sistem dan prosedur yang saat ini dijalankan. Analisa terhadap kebijakan dan prosedur penyelenggaraan pengolahan data baik yang manual maupun yang sudah terkomputerisasi. 5. Mengidentifikasi data masukan Analisa sistem harus mempelajari data-data input yang nantinya yang akan sangat berpengaruh atas kualitas informasinya. 6. Melakukan evaluasi terhadap efektivitas sistem yang sedang berjalan Membuat kesimpulan atas analisis efektivitas present system dan analis menyediakan beberapa alternatif pilihan sistem, dengan segala tinjauan kemungkinan-kemungkinan yang terjadi, baik kekurangan maupun kelebihannya. Sasaran Perancangan Sistem Percangan sistem dibuat perlu memiliki sasaran yang tepat, hal ini dimaksudkan agar masalah yang ada dalam sistem diperusahaan terkaji dengan sempurna. Berikut sasaran dari perancangan sistem. 1. Menentukan secara tepat banyaknya informasi 2. Melakukan upaya standarisasi 3. Pengembangan sistem pengendalian 4. Mengurangi fungsi-fungsi yang terduplikasi Selain sasaran, hal yang perlu dikatahui dalam peracangan sistem adalah pondasi atau dasar perancangan sistem. Agar tujuan utama dari perancangan sistem dapat tercapai. Berikut Dasar Perancangan Sistem. 1. Apakah sistem yang lama akan dikembangkan atau cukup disederhanakan 2. Apakah sejumlah langkah benar-benar penting dan apakah sudah dikerjakan dengan sebaik mungkin 3. Menenggarai adanya fungsi-fungsi yang mengalami redudansi dan duplikasi 3 M o d u l S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A l a m s y a h ( )

9 4. Sistem baru hendaknya bekerja lebih cepat, lengkap dan menyeluruh dibanding sistem lama 5. Laporan-laporan yang dikeluarkan oleh sistem baru harus benar-benar bisa memenuhi kebutuhan informasi manajemen 6. Diperlukan adanya sarana-sarana yang mempermudah pengendalian terhadap implementasi sistem Soal Latihan Terminologi Analisa Sistem 1. Sistem adalah elemen-elemen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya untuk mencapai suatu tujuan, adalah pegertian sistem menurut: a. Jogiyanto c. Drs. Komarudin b. Gorden B. Davis d. Raymond Mc. Leod e. Kendal & Kendal 2. Dibawah ini yang merupakan peranan dari analis sistem adalah : a. penganalis sistem sebagai ahli pendukung b. penganalis sistem sebagai programmer c. penganalis sistem sebagai administrator database d. penganalis sistem sebagai manajer proyek e. semua jawaban benar 3. Suatu kegiatan yang dimulai dari proses awal didalam mempelajari serta mengevaluasi suatu bentuk permasalahan yang ada adalah pengertian dari. a. Sistem b. Desain c. Analisa d. Data Store e. Sistem Informasi 4. Dibawah ini yang merupakan siklus hidup pengembangan sistem adalah : a. Menentukan syarat-syarat b. Menentukan teknik analisa c. Menentukan konsep data d. Menentukan lokasi analisa e. Menentukan jadwal implementasi 5. Sistem Komputer diklasifikasikan sebagai sistem : a. Buatan manusia c. Phisik c. Deterministik d. Semua Benar e. Terbuka 4 M o d u l S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A l a m s y a h ( )

10 B. Metode Pengembangan Sistem Pengertian SDLC atau Software Development Life Cycle atau System Development Life Cycle adalah proses mengembangkan atau mengubah suatu sistem perangkat lunak dengan menggunakan model-model atau metodologi yang digunakan orang untuk mengembangkan sistem-sistem perangkat lunak sebelumnya (Rosa dan Shalahuddin). Beberapa Model Pengembangan Sistem 1. Model Air Terjun (Waterfall) Metode ini sering juga disebut model Sequential Linier, dimana metode ini merupakan pengembangan sistem yang paling tua dan paling sederhana. Metode Waterfall cocok untuk pengembangan perangkat lunak dengan spesifikasi yang tidak berubah-ubah. Model ini menyediakan pendekatan alur hidup perangkat lunak secara sequential atau terurut dimulai dari analisa, desain, pengkodean, pengujian dan tahap pendukung. Sistem/Rekayasa Informasi Analisis Desain Pengkodean Pengujian Gambar 2. Model Waterfall a. Analisis Kebutuhan Perangkat Lunak Pengumpulan kebutuhan untuk menspesifikasikan kebutuhan perangkat lunak sehingga dapat dipahami kebutuhan dari user. b. Desain Desain pembuatan program perangkat lunak termasuk struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antar muka dan prosedur pengkodean. c. Pembuatan Kode Program Hasil tahap ini adalahprogram komputer sesuai dengan desain yang telah dibuat pada tahap desain d. Pengujian Pengujian fokus pada perangkat lunak dari segi logik dan fungsional serta memastikan bahwa semua bagian sudah diuji sehingga keluaran yang dihasilkan sesuai dengan yang diinginkan. 5 M o d u l S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A l a m s y a h ( )

11 e. Pendukung atau Pemeliharaan Dikarenakan adanya perubahan ketika sudah dikirimkan ke user. Perubahan dapat terjadi karena adanya kesalahan yang muncul dan tidak terdeteksi saat pengujian. 2. Model Prototipe Digunakan untuk menyambungkan ketidakpahaman pelanggan mengenai hal teknis dan memperjelas spesifikasi kebutuhan yang diinginkan pelanggan kepada pengembang perangkat lunak. Model prototipe dimulai dari mengumpulkan kebutuhan pelanggan terhadap perangkat lunak yang akan dibuat, dan protoptipe merupakan program yang belum jadi Membangun/ Memperbaiki/ Mock-up Mendengarkan Pelanggan Pelanggan Menguji/ Mock-up Gambar 3. Model Prototipe Mock-up adalah sesuatu yang digunakan sebagai model desain untuk mengajar, demonstrasi, evaluasi desain, promosi atau keperluan lain yang memapu menyediakan atau mendemonstrasikan sebagian besar fungsi perangkat lunak dan memungkinkan pengujian desain perangkat lunak. 3. Model Rapid Application Development (RAD) Model proses pengembangan perangkat lunak yang bersifat incremental terutama untuk waktu pengerjaan yang pendek. Model RAD merupakan adaptasi dari model air terjun versi kecepatan tinggi dengan menggunakan model air terjun untuk pengembangan setiap komponen perangkat lunak. a. Pemodelan Sistem Untuk memodelkan fungsi bisnis untuk mengetahui informasi apa yang terkait proses bisnis, informasi apa saja yang harus dibuat, siapa yang harus membuat informasi tersebut, bagaimana alur informasi tersebut, proses apa saja yang terkait informasi tersebut. b. Pemodelan Data Memodelkan data apa saja yang dibutuhkan berdasarkan pemodelan bisnis dan mendefinisikan atribut-atribut beserta relasinya dengan data yang lain c. Pemodelan Proses Mengimplementasikan fungsi bisnis yang sudah didefinsikan terkait dengan pendefinisian data. 6 M o d u l S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A l a m s y a h ( )

12 d. Pembuatan Aplikasi Implementasi proses dan data menjadi program. e. Pengujian dan Pergantian Menguji komponen yang sudah dibuat. Pemodelan Bisnis Pemodelan Data Pemodelan Bisnis Pemodelan Data Pemodelan Proses Pemodelan Proses Pemodelan Aplikasi Pemodelan Aplikasi Tim #2 Pengujian & Peggantian Tim #1 Pengujian & Peggantian 90 hari Gambar 4. Model RAD 4. Model Iteratif Mengkombinasikan proses-proses pada model air terjun dan iteratif pada model prototipe yang menghasilkan versi-versi perangkat lunak yang sudah mengalami penambahan fungsi untuk setiap pertambahannya. Model ini cocok untuk pengembang dengan turnover staf yang tinggi. Model Inkremental dibuat untuk mengatasi kelemahan model waterfall yang tidak mengakomodasi iterasi dan mengatasi kelemahan dari metode prototipe yang memiliki proses terlalu pendek. Sistem/Rekayasa Analisis Desain Pengkodean Pengujian Increment 1 Analisis Desain Pengkodean Pengujian Increment 2 Analisis Desain Pengkodean Pengujian Increment 3 Waktu Gambar 5. Model Iteratif 7 M o d u l S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A l a m s y a h ( )

13 5. Model Spiral Memasangkan iteratif pada model prototipe dengan kontrol dan aspek sistematik yang diambil dari model air terjun yang menyediakan pengembangan dengan cara cepat dengan perangkat lunak yang memiliki versi yang terus bertambah fungsinya. Model Spiral dibagi menjadi beberapa kerangka aktivitas atau disebut juga wilayah kerja (task region). Cocok digunakan untuk mengembangkan aplikasi dengan skala besar tetapi target waktu dan biaya tidak terlalu tinggi. Gambar 6. Model Spiral 1. Komunikasi dengan Pelanggan (Customer Communication) Untuk membangun komunikasi yang efektif antara pengembang (developer) dan pelanggan (customer) 2. Perencanaan (Planning) Untuk mendefinisikan sumber daya, waktu, dan informasi yang terkait dengan proyek 3. Analisis Resiko (Risk Analysis) Diperlukan untuk memperkirakan resiko dari segi teknis maupun manajemen. 4. Rekayasa Diperlukan untuk membangun satu atau lebih representasi dari aplikasi perangkat lunak (dapat juga berupa prototipe). 5. Konstruksi dan Peluncuran (Construction and release) Dibutuhkan untuk mengonstruksi, menguji, melakukan instalasi, dan menyediakan dukungan terhadap user. 6. Evaluasi Pelanggan (customer Evaluation) Untuk mendapatkan umpan balikberdsarkan evaluasi representasi perangkat lunak yang dihasilkan dari proses rekayasa dan diimplementasikan pada tahap instalasi. 8 M o d u l S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A l a m s y a h ( )

14 Soal Latihan Model Pengembang Sistem 1. Proses mengembangkan atau mengubah suatu sistem perangkat lunak dengan menggunakan model-model atau metodologi yang digunakan orang untuk mengembangkan sistem-sistem perangkat lunak sebelumnya, adialah pengertian dari : a. Waterfall c. Spiral b. Iteratif d. SDLC e. RAD 2. Yang bukan termasuk dalam metodelogi pengembangan sistem : a. RAD c. Iteratif e. Pararel b. Waterfall d. Spiral 3. Tahap pertama siklus pengembangan sistem adalah : a. Implementasi c. Analisis sistem b. Perencanaan sistem d. Pengujian e. Desain sistem secara manual 4. Digunakan untuk menyambungkan ketidakpahaman pelanggan mengenai hal teknis dan memperjelas spesifikasi kebutuhan yang diinginkan pelanggan kepada pengembang perangkat lunak merupakan pengertian dari : a. Model Prototype c. Model Waterfall b. Model Spiral d. Model Iteratif e. Model ROC 5. Sesuatu yang digunakan sebagai model desain untuk mengajar, demonstrasi, evaluasi desain, promosi atau keperluan lain yang memapu menyediakan atau mendemonstrasikan sebagian besar fungsi perangkat lunak dan memungkinkan pengujian desain perangkat lunak. a. Analisa design c. Implementasi Sistem b. Mock up d. Model Pararel e. RAD 9 M o d u l S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A l a m s y a h ( )

15 C. Diagram Alir Data Terminologi Diagram Alir Data Menggambarkan pandangan mengenai masukan, proses dan keluaran sistem yang berhubungan dengan masukan, proses dan keluaran serta mempresentasikan dan menganalisis prosedur-prosedur mendetail dalam sistem yang lebih besar. Diagram alir data juga mampu mengkonseptualisasikan bagaimana data-data berpindah di dalam organisasi. Pada aliran data menekankan logika yang mendasari sistem. Simbol Diagram Alir Data External Entity Process Data Store Data Flow - Kotak digunakan untuk menggambarkan suatu entitas eksternal, misalnya sebuah perusahaan, seseorang atau sebuah mesin yang dapat mengirim data atau menerima data dari sistem dan merupakan sumber atau tujuan data. Entitas diberi nama dengan kata benda. - Tanda Panah, menunjukan perpindahan data dari satu titik ke titik lain, aliran data yang muncul secara simultan bisa digambarkan dalam kata benda. - Bulat digunakan untuk menunjukan adanya proses transformasi dan aliran data yang meninggalkan suatu proses selalu diberi label yang berbeda dari aliran data yang masuk. Dapat memberi nama seperti sistem kontrol inventaris, menghitung, memverifikasi, menyiapkan, mencetak, dan lain-lain. - Persegi Panjang dengan ujung terbuka yang menunjukan data. Dalam diagram alir data logika, jenis penyimpanan fisik (misal disk) tidak ditetapkan. Penyimpanan dapat berupa penyimpanan manual, seperti lemari file, atau sebuah file atau basis data terkomputerisasi. 10 M o d u l S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A l a m s y a h ( )

16 Kelebihan Pendekatan Alir Data : 1. Kebebasan dari menjalankan implementasi teknis sistem yang terlalu dini 2. Pemahaman lebih jauh mengenai keterkaitan satu sama lain dalam sistem dan sub sistem. 3. Mengkomunikasikan pengetahuan sistem yang ada dengan pengguna melalui alir data. 4. Menganalis sistem yang diajukan untuk menentukan apakah data-data dan proses yang diperlukan sudah ditetapkan. Diagram Alir Data Logika & Fisik Kategori diagram alir data : 1. Diagram alir data logika, memfokuskan pada bisnis serta bagaimana bisnis tersebut beroperasi dan tidak berhubungan dengan bagaimana sistem dibangun. 2. Diagram alir data fisik, menunjukan bagaimana sistem tersebut diimplementasikan termasuk perangkat keras, perangkat lunak, file-file dan orang-orang yang terlibat dalam sistem. Antara diagram logika dan fisik memiliki perbedaan mendasar. Berikut perbandingan antara diagram logika dan fisik. Tabel 1. Perbandingan Logika dan Fisik Fitur Desain Logika Fisik Apa yang digambarkan model tersebut Apa yang diwakili proses tersebut Apa yang diwakili penyimpanan data tersebut Jenis-jenis penyimpanan data Kontrol sistem Bagaimana bisnis tersebut beroperasi Kegiatan-kegiatan bisnis Pengumpulan data yang berhubungan dengan bagaimana data tersebut disimpan Menunjukan penyimpananpenyimpanan data yang mewakili pengumpulan data permanen Menunjukan kontrolkontrol bisnis Bagaimana sistem tersebut diimplementasikan Program, modul- modul program dan prosedurprosedur manual Basis data dan file- file fisik, file-file manual File master, file transisi Menunjukan kontrol-kontrol untuk menvalidasi data-data masukan agar memperoleh suatu record, untuk memastikan penyelesaian suatu proses yang berhasil dan untuk keamanan sistem. 11 M o d u l S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A l a m s y a h ( )

17 Aturan Main Menggambar DFD 1. Dalam DFD tidak boleh menghubungkan antara EXTERNAL ENTITY dengan EXTERNAL ENTITY secara langsung. 2. Dalam DFD tidak boleh menghubungkan antara DATA STORE dengan DATA STORE secara langsung 3. Dalam DFD tidak boleh menghubungkan antara DATA STORE dengan EXTERNAL ENTITY secara langasung (atau sebaliknya) 4. Setiap PROSES harus ada DATA FLOW yang masuk dan DATA FLOW yang keluar 5. Aliran data tidak boleh terbelah menjadi dua atau lebih aliran data yang berbeda. Kesalahan dalam menggambar DFD Gambar 7. Kesalahan DFD Tahapan Proses Pembuatan DFD 1. DIAGRAM KONTEKS Tingkatan tertinggi dalam diagram alir data dan hanyamemuat satu proses, menunjukan sistem secarakeseluruhan, diberi nomor nol dan tidak memuat penyimpanan data. 2. DIAGRAM NOL (0) Menggambarkan detail dari diagram konteks, masukan dan keluaran yang ditetapkan dalam diagram konteks tetap konstan dalam semua diagram sub urutannya dan sudah menunjukan bentuk penyimpanan 3. Diagram Detail Dikembangkan untuk menciptakan diagram anak yang lebih mendetail. Proses pada diagram 0 yang dikembangkan disebut parent process (proses induk) dan diagram yang dihasilkan disebut child diagram. Apabila proses tersebut tidak dapat lagi dikembangkan disebut sebagai proses primitif. Langkah-Langkah Mengembangkan DAD 1. Membuat sebuah daftar tentang kegiatan-kegiatan bisnis dan digunakan untuk menentukan berbagai macam : entitas eksternal, aliran data, proses-proses, penyimpanan data. 2. Menciptakan sebuah diagram yang menunjukan entitas-entitas eksternal dan aliran-aliran data menuju sistem. 3. Menggambar diagram nol yang menunjukan prosesproses dan penyimpanan data. 4. Menciptakan diagram anak untuk setiap proses dalam diagram M o d u l S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A l a m s y a h ( )

18 5. Mengecek kesalahan dan memastikan label-label yang ditetapkan untuk setiap proses dan aliran data Soal Latihan Diagram Alir Data 1. Contoh sebuah datastore adalah : a. Proses manual c. File supplier b. Laporan-laporan d. Supplier e. Manager 2. Sumbernya sama dan tujuan arus datanya sama dan digambarkan sebagai arus tunggal merupakan jenis arus data : a. Packet of data d. Sumber dan tujuan arus data b. Diverging e. Semua jawaban benar c. Converging 3. Didalam pembuata DAD simbol yang menunjukan sumber atau tujuan data adalah : a. external entity c. proses b. data flow d. datastore e. arsip 4. Contoh dari external entity adalah : a. Sebuah perusahaan c. laporan b. file master d. mencetak laporan e.inquiry perangkat lunak 5. Penggambaran sistem secara global disebut juga : a. Zero diagram c. contex diagram b. UML d. detail diagram e. Flowchart Soal Latihan Praktikum Studi Kasus Analisis Sistem Bejalan 1. Prosedur Order Penjualan Setiap konsumen dapat memesan barang datang langsung atau melalui faximile dengan menyertakan dokumen PO yang diterima oleh bagian penjualan. Kemudian bagian penjualan berdasarkan PO, memeriksa pesanan barang dengan menggunakan Arsip Kartu stock, apabila stock barang ada maka nilai penjualan dihitung dan dicatat kedalam faktur penjualan yang dibuar rangkap 4 (empat) untuk diserahkan ke Kasir dan data-data penjualan diarsipkan. 2. Prosedur Pembayaran Tunai Setelah konsumen mendapat konfirmasi tentang pesanan pembelian disetujui, maka konsumen melakukan transaksi pembayaran melalui transfer uang ke bank yang ditunjuk dengan bukti setoran. Berdasarkan bukti setoran, kasir membuka arsip penjualan yang dicocokkan dengan bukti setoran. Apabila sesuai dengan nilai penjualan maka dibuatkan kwitansi lunas, merekap nilai penjualan harian. Distribusi dokumen-dokumen berdasarkan nilai transaksi penjualan sebagai 13 M o d u l S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A l a m s y a h ( )

19 berikut : untuk kwitansi dan faktur penjualan di berikan kepada customer. Dan copy faktur diberikan ke bagian penjualan sedangkan lembar faktur berikutnya di arsipkan. 3. Prosedur Pengiriman Barang Bagian penjualan kemudian membuka arsip faktur penjualan untuk menyiapkan barang-barang yang akan dikirim dan mencatatnya ke dokumen Surat Jalan untuk selanjutnya diserahkan ke Bagian Pengiriman yang bertugas mengirim barang ke konsumen. 4. Prosedur Pembuatan Laporan Setiap akhir periode Bagian Penjualan membuat Laporan Penjualan Bulanan berdasarkan rekap penjualan harian dan faktur penjualan serta laporan Stok Barang Keluar berdasarkan Kartu Stok. Kedua laporan tersebut diberikan kepada Manajer Penjualan untuk proses evaluasi penjualan selama satu bulan. Gambarkan DAD berjalan yang terdiri dari. 1. Diagram Konteks 2. Diagram Nol 3. Diagram Detail 14 M o d u l S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A l a m s y a h ( )

20 D. Analisa Perancangan Input & Output Perancangan Output Output adalah informasi yang dikirim kepada para pengguna melalui sistem informasi dapat berupa hardcopy atau softcopy, melalui internet, ekstranet, atau world wide web. Tujuan yang harus dicapai penganalis sistem saat merancang output : 1. Merancang output untuk tujuan tertentu 2. Membuat output bermanfaat bagi para pengguna 3. Mengirimi jumlah output yang tepat 4. Menyediakan distribusi output yang tepat 5. Menyediakan output yang tepat waktu 6. Memilih metode output yang paling efektif Tipe output : 1. Output internal 2. Output eksternal Mengatur tata letak isi output : Cara penggambaran bagan tata letak printer : 1. Bentuk dari literal dapat ditulis apa adanya 2. Nilai suatu data yang berasal dari suatu field atau variabel ditunjukan oleh bentuk edit-mask 3. Nomor dapat digunakan sebagai acuan nilai data di kamus data output Panah kebawah menunjukan cara penggambaran spasi di bagan tata letak printer, yaitu : 1. Spasi tunggal 2. Spasi dua/lebih 3. Dengan baris tertentu 4. Kombinasi percetakan Langkah-langkah untuk menyiapkan prototipe output berbasis layar : 1. Menentukan kebutuhan akan laporan tersebut. 2. Menentukan pengguna. 3. Menentukan item-item data yang dimasukan. 4. Mengestimasi ukuran laporan secara keseluruhan 5. Judul laporan. 6. Nomor halaman. 7. Memasukan tanggal persiapan laporan 8. Memberi label setiap kolom data secara tepat. 9. Menentukan data-data varabel. 10. Menunjukan tempat baris-baris kosong. 11. Mengulas laporan-laporan prototipe. 15 M o d u l S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A l a m s y a h ( )

21 Petunjuk untuk merancang layar : 1. Buatlah layar yang sederhana 2. Buatlah presentasi layar tetap konsisten 3. Fasilitasi gerakan pengguna di antara layar 4. Ciptakan suatu layar yang menarik Bentuk Laporan Bentuk Laporan dalam perancangan Output memiliki beberapa bentuk. Bentuk tersebut disesuaikan dengan kebutuhan dari pelaporan. Berikut bentuk-bentuk dari laporan. 1. Laporan berbentuk tabel a. Notice report Notice report merupakan bentuk laporan yang memerlukan perhatian khusus. Laporan ini harus dibuat sesederhana mungkin, tetapi jelas, karena dimaksudkan supaya permasalahan permasalahan yang terjadi tampak dengan jelas sehingga dapat langsung ditangani. b. Equiposed report Laporan ini biasanya digunakan untuk maksud perencanaan. Dengan disajikannya informasi yang berisi hal-hal bertentangan, maka dapat dijadikan sebagai dasar di dalam pengambilan keputusan c. variance report Laporan ini menunjukkan selisih (variance) antara standar yang sudah ditetapkan dengan hasil kenyataannya atau sesungguhnya d. comparative report Isi dari laporan ini adalah membandingkan antara satu hal dengan hal yang lainnya. Misalnya pada laporan rugi/laba atau neraca dapat dibandingkan antara nilai-nilai elemen tahun berjalan dengan tahun-tahun sebclumnya. 2. Laporan Berbentuk Grafis a. Garis Pada bagan garis (line chart), variasi dari data ditunjukkan dengan suatu garis atau kurva b. Batang Nilai-nilai data dalam bagan batang (bar chart digambarkan dalam bentuk batang-batang vertikal ataupun batang-batang horisontal. c. Pastel Bagan pastel (pie chart) merupakan bagan yang berbentuk lingkaran menyerupai kue pastel (pie). Tiap tiap potong dari pie dapat menunjukkan bagian dari data. 16 M o d u l S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A l a m s y a h ( )

22 Perancangan Input Merupakan awal dimulainya proses informasi. Bahan mentah dari informasi adalah data yang terjadi dari transaksi-transaksi yang dilakukan oleh organisasi. Formulir adalah perangkat penting untuk mengendalikan aliran kerja dan digunakan untuk menangkap (capture) data yang terjadi sering juga disebut Dokumen Dasar. Tujuan perancangan input : 1. Membuat penyelesaian input yang mudah dan efisien 2. Menjamin input akan memenuhi tujuan yang diharapkan 3. Menjamin penyelesaian yang tepat. 4. Membuat tampilan layar dan formulir yang menarik 5. Membuat input yang tidak rumit 6. Membuat tampilan layar dan formulir yang konsisten Terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan dari dokumen dasar. 1. Fungsi dokumen dasar a. Dapat menunjukan macam dari data b. Dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat c. Bertindak sebagai pendistribusian data d. Membantu pembuktian terjadinya transaksi e. Dapat digunakan sebagai back up 2. Petunjuk merancang dokumen dasar a. Kertas yang digunakan b. Ukuran dari dokumen dasar c. Warna yang digunakan d. Judul dokumen dasar e. Nomor dokumen dasar f. Nomor urut dokumen dasar g. Nomor dan jumlah halaman h. Spasi i. Pembagian area j. Caption, yaitu box caption, yes no chech off caption, horizontal check off caption, blocked spaces caption, scannable from caption k. Instruksi dalam dokumen dasar Empat garis pedoman untuk merancang formulir a. Membuat formulir mudah diisi, yaitu dengan memperhatikan aliran formulir, pengelompokan tujuh bagian sebuah formulir, pembuatan judul. b. Memastikan bahwa formulir akan memenuhi tujuan yang telah dibuat c. Membuat formulir yang memastikan penyelesaian tepat. d. Buatlah formulir yang menarik 3. Cara mengurangi masukan Ada beberapa cara yang dapat digunakan untuk mengurangi jumlah masukan, cara yang dapat dilakukan adalah : a. menggunakan kode 17 M o d u l S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A l a m s y a h ( )

23 b. data yang relatif konstan yang disimpan di file induk c. jam dan tanggal dapat diambil dari sistem d. rutin perhitungan dilakukan oleh sistem Gambar 8. Contoh Dokumen Masukan (FORM) Soal Latihan Analisa Perancangan Input & Output 1. Laporan yang berisi hal-hal yang bertentangan dengan maksud untuk perencanaan adalah jenis laporan : a. Notice report c. variance report b. Equipoised report d. comparative report e. Pie Report 2. Laporan yang dibuat sangat sederhana dan jelas dengan maksud supaya permasalahan yang ada dapat jelas dan segera dapat ditangani merupakan penjelasan dari : a. Notice report c. variance report b. Equipoised report d. comparative report e. Caption 3. Beberapa cara yang dapat digunakan untuk mengurangi masukan adalah sebagai berikut : a. menggunakan kode b. jam dan tanggal diambil dari sistem c. rutin perhitungan dilakukan oleh sistem d. data yang relatif konstan disimpan dalam file induk e. semua benar 18 M o d u l S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A l a m s y a h ( )

24 4. Salah satu cara pengisian caption dengan cara mengisi kotak-kotak ruang kosong disebut : a. box caption c. blocked spaces caption b. horizontal caption d. checklist caption e. yes/no check off caption 5. Caption yang digunakan pada formulir yang dibaca oleh alat scanner (OMR reader) adalah : a. box caption c. blocked caption b. scannable form caption e. horizontal check option e. notice report 19 M o d u l S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A l a m s y a h ( )

25 E. Kamus Data & Struktur Data Kamus Data Kamus data merupakan suatu aplikasi khusus dari jenis kamus-kamus yang digunakan sebagai referensi mengenai data (metadata) yang disusun oleh analis sistem untuk melakukan analisa dan desain. Kegunaan kamus data : 1. Menyediakan diagram alir data dalam hal kelengkapan dan keakuran. 2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan-laporan. 3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file- file 4. Mengembangkan logika untuk proses-proses DAD Fungsi kamus data merupakan suatu katalog yang menjelaskan lebih detail tentang DFD yang mencakup proses, data flow & data store. Hal yang harus dimuat dalam kamus data : 1. Nama arus data 5. Penjelasan 2. Alias 6. Periode 3. Bentuk data 7. Volume 4. Arus Data 8. Struktur data Menetapkan Aliran Data Untuk aliran data masukan dan keluaran ditentukan dari wawancara, obervasi terhadap pengguna serta menganalisis dokumen dan sistem. Isi dari aliran data adalah: 1. Identitas Berisi nomor identifikasi yang bersifat pilihan yang mengidentifikasi sistem dan aplikasi. 2. Nama deskriptif Nama deskripstif harus unik yang terdapat pada diagram 3. Deskripsi Berisi gambaran umum dari masukan atau keluaran 4. Sumber aliran data Dapat berupa entitas eksternal, proses maupun aliran data yang datang dari suatu simpanan data. 5. Tujuan aliran data Item yang disebutkan dibawah sumber. 6. Jenis aliran data Apakah aliran data merupaka record yang memasuki atau meninggalkan file yang memuat laporan, formulir, atau layar 7. Nama struktur data Menggambarkan elemen-elemen yang ditemukan dalam aliran data. 8. Volume Dapat berupa ukuran satuan waktu perhari atau satuan waktu lainnya. 9. Komentar Area untuk komentar dan catatan-catatan lainnya 20 M o d u l S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A l a m s y a h ( )

26 Soal Latihan 1. Dibawah ini yang menjadi sasaran perancangan sistem adalah, kecuali. a. Mengidentifikasi Masalah Kebutuhan User b. Menentukan secara tepat banyaknya informasi c. Melakukan upaya standarisasi d. Pengembangan sistem pengendalian e. Mengurangi fungsi-fungsi yang terduplikasi 2. Seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, mesin/alat dan prosedur serta konsep-konsep yang dihimpun menjadi satu untuk maksud dan tujuan bersama adalah pengertian dari. a. Sistem Informasi b. Sistem c. Sistem Informasi Manajemen d. Analis Sistem e. Informasi 3. Sistem analis harus melakukan pemeriksaan terhadap kebijakan dan prosedur pengolahan data dan sistem informasi yang diterapkan pada saat ini, adalah pengertian dari a. Preview System b. Prevent System c. Perspective System d. Computerized System e. Black Hole System 4. Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa,antara lain : a. Arsip b. Organisasi c. Laporan d. Perusahaan e. Suplier 5. Seseorang atau sebuah mesin yang dapat mengirim data atau menerima data dari sistem dan merupakan sumber atau tujuan data a. Data Flow b. Eksternal Entity c. Data Store d. Process e. Black Hole 6. Kesalahan dalam menggambar Data Flow Diagram dimana terdapat output akan tetapi input tidak terlihat disebut a. Data Flow Error b. Entity Duplicate c. Data Store d. Miracle e. Black Hole 7. Model Air Terjun (Waterfall) sering juga disebut sebagai a. Sequential Linier b. Old Mthode System c. Prototipe Methode d. Mock-Up e. Model Rapid Application Development 8. Pada model spiral, diperlukan untuk membangun satu atau lebih representasi dari aplikasi perangkat lunak (dapat juga berupa prototipe) adalah tahap a. Construction and release b. Rekayasa c. Evaluasi Pelanggan d. Customer Communication e. Perencaan 21 M o d u l S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A l a m s y a h ( )

27 9. Struktur kode yang baik bisa dirancang dengan memperhatikan antara lain. a. Kode yang panjang b. Bersifat unik c. Boleh menggunakan spasi d. Usahakan terdapat karakter yang mirip e. Modifikasi kode tidak diperbolehkan 10. Cara yang dapat digunakan untuk mengurangi jumlah masukan adalah a. Pemanfaatan prototype b. Rutin perhitungan dilakukan oleh sistem c. Rutin perhitungan dilakukan oleh aplikasi d. Data yang relatif konstan disimpan di file transaksi e. Pemanfaatan algoritma yang efektif dan efisien 11. Yang bukan termasuk dalam metodologi pengembangan sistem : a. RAD b. Iteratif c. Paralel d. Waterfall e. Spiral 12. Dalam pembuatan tabel keputusan (decision table) terdapat bagian utama dari tabel yaitu, kecuali a. Condition Entry b. Data Entry c. Action Entry d. Condition Stub e. Action Stub 13. Formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) data yang terjadi adalah pengertian dari a. Dokumen Dasar c. Dokumen Output e. Caption b. Dokumen Proses d. Dokumen Input 14. Simbol { } pada notasi struktur data pada kamus data digunakan untuk menyatakan a. Karakter c. Iterasi b. Numeric d. Field kunci e. Alphabet 15. Menggambarkan pandangan mengenai masukan, proses dan keluaran sistem yang berhubungan dengan masukan, proses dan keluaran serta merepresentasikan dan menganalisis prosedur-prosedur mendetail dalam sistem yang lebih besar disebut. a. Data Flow Diagram c. Kamus Data b. Data Proses d. Diagram Nol e. Database 16. Simbol yang menunjukkan adanya penyimpanan data adalah a. Data store c. Data flow e. Entitas b. External entity d. Process 22 M o d u l S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A l a m s y a h ( )

28 17. Suatu proses yang menggambarkan sistem secara keseluruhan atau global adalah diagram : a. Zero c. Context b. Detail d. Overbiew e. Diagram Nol 18. Untuk simbol external entity dapat digambarkan sebagai sebuah. a. Lingkaran c. Supliar b. Garis tanda panah d. Kota Rangkap e. Persegi Panjang 19. Data yang digunakan untuk mengklasifikasikan data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengan informasi yang dibutuhkan adalah penjelasan dari a. Dokumen Dasar c. Kamus data e. File b. Kode d. Program 20. Simbol Kamus Data, yang digunakan untuk maksud dan/ And adalah a. = c. + b. { } d. [ ] 21. Berikut ini yang merupakan contoh dari output internal yaitu a. Laporan c. Kwitansi b. Faktur d. Formulir e. Check 22. Informasi yang dikirim kepada para pengguna melalui sistem informasi dapat berupa hardcopy atau softcopy, melalui intranet, ekstranet, atau world wide web adalah penjelasan dari. a. Input c. Process b. Output d. Input/Output e. Laporan 23. Laporan ini harus dibuat sesederhana mungkin, tetapi jelas, karena dimaksudkan supaya permasalahan permasalahan yang terjadi tampak dengan jelas sehingga dapat langsung ditangani. Merupakan jenis laporan. a. Noticed Report c. Variance Report b. Equiposed Report d. Comparative Report e. Line Report 24. Dibawah ini yang merupakan salah satu bentuk laporan berbentuk tabel adalah a. Laporan bentuk tertulis d. Laporan berbentuk variasi b. Noticed report e. Laporan Perbandingan c. Laporan berbentuk Grafis 25. Bentuk laporan grafik yang menyerupai kue pastel dan menunjukkan bagian dari data adalah jenis bagan. a. Line chart c. Bar chart e. Bagan Garis b. Pie chart d. Kerucut chart 23 M o d u l S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A l a m s y a h ( )

29 26. Terdapat beberapa cara yang dapat dilakukan untuk mengurangi masukan data dimana salah satunya adalah a. Menggunakan Kode b. Memanfaatkan Caption c. Menggunakan Dokumen d. Grouping Data e. Menggunakan Program 27. Yang termasuk dalam bentuk laporan tabel adalah, kecuali a. Notice Report d. Comparative Report b. Line Report e. Equiposed Report c. Variance Report 28. Suatu aplikasi khusus dari jenis kamus-kamus yang digunakan sebagai referensi mengenai data (metadata) yang disusun oleh analis sistem untuk melakukan analisa dan desain, merupakan pengertian dari : a. Flowchart d. Formulir b. Kamus Data e. Notice Report c. HIPO 29. Item yang disebutkan dibawah sumber merupakan penjelasan dari isi aliran data yaitu. a. Nama arus data d. Penjelasan b. Tujuan dari alir data e. Periode c. volume 30. Berikut ini adalah bentuk-bentuk notasi tipe data adalah, kecuali. a. + c. 9 b. Z d. - e. A 24 M o d u l S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A l a m s y a h ( )

30 Daftar Pustaka Davis, Gordon.2002.Sistem Informasi Manajemen I.Jakarta: Pustaka Binaman Davis, Gordon.2002.Sistem Informasi Manajemen II.Jakarta: Pustaka Binaman HM, Jogiyanto.2005.Analisa Design Sistem.Yogyakarta: Andi Offset. HM, Jogiyanto.2005.Pengenalan Komputer.Yogyakarta: Andi Offset. Kendall & Kendall.2006.Analisa dan Perancangan Sistem.Jakarta:PT Indeks KelompoK Gramedia Mc Leod, Raymond. Jr.2006.Sistem Informasi Manajemen Studi Sistem Informasi Berbasis Komputer.Jakarta: PT. Prenhalindo. Purwono, Edi Apa yang harus diketahui Sistem Analis.Yogyakarta:Andi Biodata Penulis Doni Purnama Alam Syah, S.Kom., MM (Alamsyah), keturunan sunda yang lahir di Kota Subang 29 Agustus Saat ini Alamsyah mengajar sebagai Dosen Tetap di AMIK BSI Bandung pada prodi Manajemen Informatika dan Dosen Tidak Tetap di Universitas BSI pada prodi Manajemen. Alamsyah mendapat gelar S.Kom di STMIK PGRI Tangerang dan mendapat gelar MM di Universitas Mercubuana. Mulai tahun 2010 meneruskan studi Doktor Ilmu Manajemen di Universitas Padjadjaran. 25 M o d u l S i s t e m I n f o r m a s i M a n a j e m e n A l a m s y a h ( )