DPLI 01 Rev. 0 PEDOMAN PENERAPAN SNI : PERSYARATAN UMUM PENGOPERASIAN BERBAGAI TIPE LEMBAGA INSPEKSI (ILAC/IAF A4-2004)

Transkripsi

1 DPLI 01 Rev. 0 PEDOMAN PENERAPAN SNI : PERSYARATAN UMUM PENGOPERASIAN BERBAGAI TIPE LEMBAGA INSPEKSI (ILAC/IAF A4-2004) Komite Akreditasi Nasional National Accreditation Body of Indonesia Gedung Manggala Wanabakti, Blok IV, Lt. 4 Jl. Jend. Gatot Subroto, Senayan, Jakarta Indonesia Tel. : , Fax. : , laboratorium@bsn.or.id Website :

2 1 Ruang lingkup Definisi Persyaratan administrasi Kemandirian, ketidakberpihakan, dan integritas Kerahasiaan Organisasi dan manajemen Sistem mutu Personel Fasilitas dan peralatan Metode dan prosedur inspeksi Penanganan barang atau contoh inspeksi Rekaman Laporan dan sertifikat inspeksi Subkontrak Pengaduan dan keluhan Kerjasama dari 11

3 PERSYARATAN UMUM PENGOPERASIAN BERBAGAI TIPE LEMBAGA INSPEKSI 1 Ruang lingkup 1.1 Standar ini memuat persyaratan umum untuk kompetensi suatu lembaga yang tidak berpihak (impartial) untuk melakukan inspeksi pada sektor yang terkait juga memuat persyaratan kemandirian (independence). 1.1a Apabila menggunakan ISO/IEC dan dokumen pedoman ini, badan akreditasi hendaknya tidak menambah atau mengurangi persyaratan standar ini. Penerapan persyaratan hukum, pemerintah atau persyaratan normatif lain harus direfleksikan dalam lingkup akreditasi yang diberikan. 1.2 Standar ini diberlakukan untuk penggunaan lembaga inspeksi dan badan akreditasinya termasuk lembaga lain yang berkepentingan dengan pengakuan terhadap kompetensi lembaga inspeksi. 1.3 Kriteria ini perlu diinterpretasikan apabila akan digunakan untuk sektor tertentu atau untuk pelayanan inspeksi sendiri (in-service). 1.4 Standar ini tidak berlaku untuk laboratorium penguji, lembaga sertifikasi dan deklarasi kesesuaian dari pemasok yang kriterianya dimuat dalam EN series. 1.4a Pemeriksaan yang dilakukan oleh lembaga inspeksi terdiri atas dua kategori yaitu fungsional dan analitik. Pemeriksaan fungsional, misalnya pemeriksaan beban pada suatu crane, merupakan sutatu bagian dari kegiatan lembaga inspeksi, oleh karena itu termasuk dalam Iingkup ISO/IEC Pemeriksaan analitik, (yang wajib dilakukan di dalam suatu laboratorium pada kondisi lingkungan yang terkendali baik dan menggunakan peralatan atau prosedur pengujian yang lebih rumit), merupakan kegiatan laboratorium dan oleh karena itu tidak termasuk dalam lingkup ISO/IEC Lembaga inspeksi yang hendak melakukan kategori pemeriksaan analitik laboratorium sebagai bagian dari inspeksi harus dilakukan sesuai dengan persyaratan ISO/IEC dari 11

4 2 Definisi Definisi berikut berlaku untuk pemakaian standar ini. 2.1 Inspeksi Pemeriksaan suatu desain produk, produk, jasa, proses atau pabrik dan penentuan kesesuaiannya terhadap persyaratan tertentu atau persyaratan umum berdasarkan pembuktian secara profesional. CATATAN 1 metodologi. Inspeksi pada suatu proses meliputi antara lain personel, fasilitas, teknologi dan CATATAN 2 Hasil inspeksi dapat digunakan untuk mendukung sertifikasi. 2.1a Dalam pedoman ini, kata produk hendaknya dimengerti mencakup perkataan desain produk, jasa, proses dan pabrik (plant) seperti yang tertera dalam klausul 2.1 pada standard ISO/IEC b Mengingat luasnya rentang industri yang diinspeksi oleh lembaga inspeksi, terminologi (peristilahan) alternatif dapat digunakan sesuai dengan yang diinspeksi. 2.1c Definisi inspeksi tumpang tindih dengan definisi sertifikasi produk dan pengujian dimana kegiatan ini mempunyai karakteristik umum yang sama. Akan tetapi, satu perbedaan yang penting bahwa banyak jenis inspeksi melibatkan pertimbangan profesional untuk menetapkan keberterimaan terhadap persyaratan umum dan oleh karena itu lembaga inspeksi harus menunjukkan bahwa lembaga inspeksi mempunyai kompetensi yang diperlukan untuk melakukan tugas. 2.1d Lingkup ISO/IEC tidak mencakup sertifikasi sistem manajemen mutu. Akan tetapi penting bagi lembaga inspeksi untuk memeriksa aspek tertentu dari sistem manajemen mutu atau sistem terdokumentasi lain untuk mempertimbangkan hasil inspeksi, misalnya pemeriksaan dari berbagai proses. Lihat catatan 1 pada klausul dari 11

5 2.1e Pada umumnya, inspeksi mencakup penetapan langsung dari kesesuaian terhadap persyaratan khusus atau umum dari produk khas kadang kompleks atau kritis - atau rangkaian kecil (small series) dari suatu produk, dimana sertifikasi produk terutama mencakup penetapan tidak langsung kesesuaian produk yang dimanufaktur dalam rangkaian yang panjang terhadap persyaratan tertentu. Inspeksi terhadap produk yang sedang digunakan (inservice inspection) merupakan suatu disiplin yang sudah mapan, maka tidak dilakukan sertifikasi produk (ISO Guide 65). Perbedaan yang lain disebutkan dibawah ini. Beberapa perbedaan antara inspeksi (ISO/IEC 17020/SNI 17020) dan sertifikasi produk (ISO 65) ditunjukkan dalam table berikut ini. Kegiatan Inspeksi Sertifikasi produk Sifat dari operasi Inspeksi produk dari individu, dan tidak memerlukan pihak ketiga (penetapan langsung dari kesesuaian) Sertifikasi dari serangkaian produk dan selalu oleh pihak ketiga (penetapan tidak langsung dari kesesuaian) Kesesuaian Diperiksa terhadap standar atau dokumen normatif lain dan/atau persyaratan umum Jaminan Laporan menyajikan kondisi pada waktu inspeksi Dinilai terhadap standar atau dokumen normatif lain Sertifikasi biasanya menyajikan jaminan kesesuaian yang berkelanjutan Keputusan Tidak memerlukan pemisahan dari orang yang mengambil keputusan inspeksi dan dari orang yang melakukan inspeksi Keputusan sertifikasi diambil oleh orang yang berbeda dari orang yang melakukan evaluasi Penerbitan lisensi Tidak menerbitkan lisensi Memberikan lisensi kepada pemasok untuk menerbitkan sertifikat atau membubuhi tanda (marking) Penandaan produk Penandaan hanya pada produk yang diinspeksi Penandaan dapat dibubuhkan pada produk yang disertifikasi dibawah lisensi Survailen Hanya diperlukan untuk mendukung inspeksi Pada umumnya diperlukan untuk mendapatkan jaminan berkelanjutan dari kesesuaian 4 dari 11

6 Kegiatan Inspeksi Sertifikasi produk Inspeksi inservice dari produk Selalu dengan inspeksi Tidak dengan sertifikasi produk 2.2 Lembaga inspeksi Lembaga yang melakukan inspeksi CATATAN Yang dimaksud lembaga dapat berupa organisasi atau bagian dari organisasi. Untuk definisi lain yang ada dalam EN juga dapat digunakan. 3 Persyaratan administrasi 3.1 Lembaga inspeksi atau bagian dari suatu organisasi, keberadaannya harus sah diakui secara hukum. 3.2 Lembaga inspeksi yang merupakan bagian dari suatu organisasi yang mempunyai fungsi lain dari pada inspeksi harus diakui keberadaan dan jelas fungsinya dalam organisasi tersebut. 3.2a Diagram organisasi merupakan suatu alat yang berguna untuk menggambarkan posisi dari lembaga inspeksi dalam hubungannya dengan organisasi yang lebih besar. Diagram menunjukkan hubungan dengan perusahaan atau organisasi terkait dan hubungan antar berbagai departemen di dalam organisasi yang sama merupakan dukungan yang berguna untuk menyatakan ketidakberpihakan (independence). 3.3 Lembaga inspeksi harus mempunyai dokumentasi yang menjelaskan fungsi dan lingkup teknis dari kegiatannya yang kompeten. Detail dari lingkup inspeksi akan ditentukan dalam persyaratan kontrak atau surat perintah kerja. 5 dari 11

7 3.3a Badan akreditasi menetapkan lingkup kegiatan lembaga inspeksi yang diberi akreditasi dalam suatu pernyataan resmi, yang disebut, seperti, Lampiran Lingkup Akreditasi yang menyertai Sertifikat Akreditasi. Lampiran Akreditasi diterbitkankan oleh badan akreditasi sesuai rekomendasi dari asesor yang terlibat dalam asesmen terhadap lembaga inspeksi. Lampiran Lingkup Akreditasi ini didasarkan pada informasi yang diberikan oleh lembaga inspeksi sehubungan dengan permohonan akreditasi. Sertifikat dan Lampiran Lingkup Akreditasi hendaknya menunjukkan tipe lembaga inspeksi seperti yang tertera sub-klausul 4.2 ISO/IEC Contoh dari bentuk sertifikat akreditasi diberikan pada lampiran 1 dan contoh lampiran Lingkup akreditasi diberikan pada lampiran b Lingkup akreditasi hendaknya diuraikan pada lampiran dalam terminologi yang cukup tepat sehingga klien (lembaga inspeksi) dapat menetapkan bidang umum inspeksi, jenis dan rentang inspeksi secara akurat dan jelas dan, jika sesuai, peraturan, standar atau spesifikasi yang memuat persyaratan terhadap inspeksi yang akan dilakukan. 3.3c Lingkup akreditasi mengacu (reference) pada masing-masing kontrak atau surat perintah kerja. Tujuan dari persyaratan ini adalah untuk menjamin bahwa terdapat pengertian yang jelas dan dpt dibuktikan antara lembaga inspeksi dan pelanggannya atas lingkup pekerjaan inspeksi yang dilakukan oleh lembaga inspeksi. Dalam beberapa bidang inspeksi (misalnya inspeksi inservice yang didasarkan pada regulasi nasional) kontrak individual tidak ditandatangani oleh klien. Pada kasus seperti ini, surat perintah kerja tercantum dalam dokumentasi yang mendasarinya, sebagai contoh peraturan perundang-undangan yang diterbitkan oleh regulator yang berwenang. 3.4 Lembaga inspeksi harus mempunyai jaminan asuransi yang memadai, kecuali jaminan ini ditanggung oleh negara sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku atau ditanggung oleh organisasi induknya. 3.4a Lembaga inspeksi diharapkan dapat menunjukkan faktor-faktor apa saja yang dipertimbangkan saat menetapkan tingkat jaminan yang diperlukan yang tercantum dalam kontrak. Salah satu faktor yang harus dipertimbangkan adalah risiko yang berkaitan dengan unjuk kerja kegiatan inspeksi. 3.4b Badan akreditasi tidak berperan untuk menyetujui cakupan tingkat asuransi (level of insurance) yang dimiliki oleh kliennya. Jenis pertanggunggugatan (liability) yang tercakup oleh asuransi, misalnya, pertanggunggugatan 6 dari 11

8 terhadap karyawan, pertanggunggugatan publik, ganti rugi akibat kerja profesional. Catatan: Lembaga inspeksi sebaiknya memperhatikan cakupan asuransi bilamana melaksanakan pekerjaan inspeksi di negara lain, dimana persyaratan peraturan perundangundangan di negara tersebut mungkin berbeda dengan persyaratan peraturan perundangundangan negara asal lembaga inspeksi. 3.5 Lembaga inspeksi harus mempunyai dokumentasi yang menjelaskan tentang kondisi kegiatan kerjanya kecuali jika lembaga ini adalah bagian dari sebuah organisasi dan menyediakan pelayanan hanya kepada organisasi tersebut. 3.5a Persyaratan (conditions) yang dimaksudkan disini adalah persyaratan kontraktual dan bisnis, bukan persyaratan fisik dari lokasi inspeksi. 3.6 Lembaga inspeksi atau organisasi yang membentuk suatu lembaga inspeksi, harus mempunyai pembukuan keuangan yang dapat diaudit secara terpisah. 3.6a Badan akreditasi tidak berperan untuk menilai kecukupan keuangan. 4 Kemandirian, ketidakberpihakan, dan integritas 4.1 Umum Personel lembaga inspeksi harus bebas dari tekanan komersial, finansial dan tekanan lain yang mungkin dapat mempengaruhi penilaiannya. Prosedur harus diimplementasikan untuk memastikan agar personel atau organisasi di luar lembaga inspeksi tidak dapat mempengaruhi hasil inspeksi yang dilakukan. 4.1a Hendaknya ada prosedur terdokumentasi yang terkait dengan isu-isu ini. 4.2 Kemandirian Lembaga inspeksi harus mandiri sampai tingkat yang diperlukan dengan memperhatikan kondisi pelayanannya. Lembaga inspeksi harus memenuhi kriteria minimum yang ditetapkan dalam salah satu persyaratan tambahan Lampiran A, B atau C (normatif). 7 dari 11

9 4.2a Kategorisasi lembaga inspeksi seperti Tipe A, B atau C pada intinya merupakan ukuran independensi (kemandirian) suatu lembaga inspeksi. Pembuktian kemandirian suatu lembaga inspeksi dapat memperkuat kepercayaan pelanggan lembaga inspeksi terhadap kemampuan lembaga inspeksi dalam melakukan pekerjaan inspeksi secara tidak memihak dan obyektif. Terminologi pihak pertama dan pihak kedua seperti yang didefinisikan pada EN tidak digunakan pada ISO/IEC 17020, karena penggunaan terminologi ini tidak bermanfaat. Akan tetapi karena pemikiran umum mengenai pihak pertama, pihak kedua atau pihak ketiga telah terbentuk selama bertahun-tahun, perlu diberikan beberapa penjelasan mengenai hubungan antara dua pengkategorian tersebut, seperti yang tertera dibawah ini Lembaga inspeksi tipe A Lembaga inspeksi yang memberikan pelayanan sebagai pihak ketiga harus memenuhi kriteria persyaratan tambahan Lampiran A (normatif) a Suatu lembaga inspeksi tipe A, yang menyatakan sebagai lembaga yang mandiri dari pihak terlibat, harus membuktikan bahwa lembaga inspeksi tersebut tidak terkait dengan pihak yang terlibat secara langsung pada desain, manufaktur, pemasok, instalasi, pembelian, kepemilikan, pengguna atau pemelihara dari barang (item) yang diinspeksi atau barang (item) pesaing sejenis oleh 1. hubungan kepemilikan (kecuali jika pemiliknya tidak mempunyai kemampuan untuk mempengaruhi hasil inspeksi), Catatan 1 2. hubungan kepemilikan penunjukan dewan (atau setingkat) dari organisasi (kecuali jika hal ini mempunyai fungsi yang tidak mempengaruhi hasil inspeksi), Catatan 2 3. pelaporan secara langsung kepada manajemen atas yang setingkat 4. kontrak persetujuan, saling pengertian informal atau cara lain yang mungkin mempunyai kemampuan untuk mempengaruhi hasil inspeksi. Sebagai tambahan dari uraian diatas, suatu lembaga inspeksi tidak dapat menjadi lembaga inspeksi tipe A jika suatu bagian lain dari organisasi yang 8 dari 11

10 sama terlibat secara langsung pada desain, manufaktur, pemasok, instalasi, pembelian, kepemilikan, pengguna atau pemelihara dari item yang diinspeksi atau item pesaing sejenis jika bagian lain organisasi tersebut tidak memiliki identitas yang terpisah secara hukum. Pimpinan Eksekutif (Chief Executive) entitas dimana lembaga inspeksi merupakan bagian dari entitas tersebut harus menetapkan dan mendokumentasikan kebijakannya untuk menjaga status tipe A lembaga inspeksi. Badan akreditasi akan memeriksa bukti-bukti penerapan kebijakan ini terhadap kepentingan pemilik, penyusunan (constitution) dewan direktur, alat pemodalan, metode pengambilan keputusan dan berbagai faktor lain yang dapat mempengaruhi imparsialitas, independensi dan integritas lembaga inspeksi tipe A. Catatan 1 Sebuah contoh mengenai hubungan kepemilikan ini adalah suatu tipe struktur kerjasama dimana terdapat sejumlah besar mitra kerja tetapi mereka (secara individu atau sebagai suatu kelompok) tidak mempunyai alat untuk mempengaruhi kebijakan, strategi atau operasi lembaga inspeksi. Catatan 2 Sebuah contoh mengenai hubungan kepemilikan appointess ini adalah jika suatu bank yang memodali perusahaan dapat memaksakan suatu penunjukan kepada dewan untuk mengkaji bagaimana perusahaan dikelola tetapi tidak terlibat pada pengambilan keputusan Lembaga inspeksi tipe B Lembaga inspeksi yang merupakan bagian organisasi yang terpisah dan diakui keberadaanya yang terlibat dalam desain, manufaktur, pasokan, pemasangan, penggunaan atau pemeliharaan dari barang yang diinspeksi olehnya dan yang telah ditetapkan untuk memberikan pelayanan kepada organisasi induknya harus memenuhi kriteria persyaratan tambahan Lampiran B (normatif) a Dua karakteristik dimana lembaga inspeksi dapat diidentifikasi sebagai lembaga inspeksi Tipe B adalah sebagai berikut: Lembaga inspeksi Tipe B merupakan suatu bagian yang terpisah dan dapat diidentifikasi dengan jelas (dibuktikan) dari suatu organisasi yang terlibat dalam perancangan, manufaktur, pasokan (supply), instalasi, penggunaan atau pemeliharaan item yang diinspeksi oleh lembaga inspeksi Tipe B ini; Lembaga inspeksi Tipe B memberikan pelayanan inspeksi hanya kepada organisasi induknya. 9 dari 11

11 Bentuk suatu lembaga inspeksi Tipe B dapat merupakan bagian dari suatu organisasi pengguna atau suatu organisasi pemasok. Bila lembaga inspeksi Tipe B yang merupakan suatu bagian dari suatu organisasi pemasok, menginspeksi item yang dirakit (dimanufaktur) oleh atau untuk organisasi induk lembaga inspeksi dan akan dipasok ke pasaran atau ke pihak lain, lembaga inspeksi tersebut melakukan inspeksi pihak pertama; Bila lembaga inspeksi Tipe B yang merupakan suatu bagian dari suatu organisasi pengguna (user), menginspeksi item yang akan dipasok untuk digunakan oleh organisasi induknya oleh suatu organisasi pemasok yang bukan organisasi induk lembaga inspeksi dan lembaga inspeksi tidak mempunyai hubungan dengan organisasi pemasok tersebut, maka lembaga inspeksi tersebut melakukan inspeksi pihak kedua Lembaga inspeksi tipe C Lembaga inspeksi yang menangani desain, manufaktur, pemasok, pemasangan, penggunaan atau pemeliharaan barang yang diinspeksi atau barang sejenis dan memungkinkan memberikan pelayanan inspeksi kepada pihak lain yang bukan merupakan bagian dari organisasi induknya harus memenuhi kriteria persyaratan tambahan Lampiran C (normatif) a Lembaga inspeksi Tipe C adalah lembaga inspeksi yang terlibat pada design, manufaktur, pasokan, instalasi, penggunaan atau pemeliharaan item yang diinspeksi oleh lembaga inspeksi tersebut. Inspeksi dilakukan oleh lembaga inspeksi yang mungkin termasuk ke dalam inspeksi pihak pertama dan inspeksi pihak kedua pada suatu tipe inspeksi yang sama seperti yang dilakukan oleh lembaga inspeksi Tipe B, akan tetapi lembaga inspeksi Tipe C berbeda dengan lembaga inspeksi Tipe B karena alasan berikut: Suatu lembaga inspeksi Tipe C tidak harus menjadi bagian yang terpisah tetapi harus dapat diidentifikasi didalam organisasi tersebut. Suatu lembaga inspeksi Tipe C dapat menjadi perancang, pemanufaktur, pemasok, penginstal, pengguna atau pemelihara sendiri dari item yang diinspeksi. Lembaga inspeksi Tipe C dapat menawarkan jasa inspeksinya kepada pasar atau ke pihak lain dan memasok jasa inspeksinya ke organisasi eksternal, sebagai contoh lembaga inspeksi dapat menginspeksi produk yang dipasok oleh lembaga inspeksi itu sendiri atau oleh organisasi induknya (lembaga 10 dari 11

12 inspeksi) dan digunakan oleh organisasi lain. Lembaga inspeksi juga dapat melayani jasa inspeksi kepada organisasi lain dengan menginspeksi item yang serupa dengan item yang didesign, dimanufaktur, disuplai, diinstal, digunakan atau dipelihara oleh lembaga inspeksi tersebut atau oleh organisasi induknya yang dapat dianggap sebagai item saingan. Inspeksi yang dilakukan oleh lembaga inspeksi Tipe C tidak dapat diklasifikasikan sebagai inspeksi oleh pihak ketiga karena lembaga inspeksi Tipe C ini tidak memenuhi persyaratan independensi dan administrasi yang tidak memihak pada operasinya seperti yang ditetapkan untuk lembaga inspeksi Tipe A pada lampiran A ISO/IEC Lembaga inspeksi Tipe C dapat memenuhi beberapa kriteria yang menyangkut independensi pelaku ekonomi lain, aktifitas ketidakterlibatan kepentingan dan operasi yang tidak memihak yang mengkarakterisasikan lembaga inspeksi Tipe A dan Tipe B, tetapi lembaga inspeksi tersebut tetap sebagai lembaga inspeksi Tipe C selama lembaga inspeksi tersebut tidak dapat memenuhi semua persyaratan yang sesuai untuk lembaga inspeksi Tipe A atau Tipe B. Desain / manufaktur / pasokan / instalasi / jasa / pemeliharaan dan inspeksi dari suatu entitas yang dilakukan oleh lembaga inspeksi tipe C harus tidak dilakukan oleh orang yang sama. Akan tetapi, persyaratan oleh pemerintah (regulatory) atau lembaga yang berwenang lain (authoritative) dapat memungkinkan seseorang dari lembaga inspeksi tipe C untuk melakukan baik desain / manufaktur / pasokan / instalasi / jasa / pemeliharaan maupun inspeksi dari suatu entitas. 5 Kerahasiaan Lembaga inspeksi harus menjamin kerahasiaan informasi yang diperoleh dalam menjalankan kegiatan inspeksi. Hak kepemilikan (proprietary rights) harus dilindungi. 5a Lembaga inspeksi harus mempunyai kebijakan, mendokumentasikan sistem mutunya, yang menyangkut observasi mengenai persyaratan kerahasiaan dari klien lembaga inspeksi (lihat pasal 12.3 ISO/IEC 17020) dan dari setiap subkontraktor yang terikat olehnya (lihat pasal 14 ISO/IEC 17020), dan mempertimbangkan persyaratan legal yang sesuai. Untuk inspeksi wajib, prosedur harus mengatur siapa saja yang berhak mempunyai akses kepada hasil inspeksi, selain klien. 11 dari 11

13 6 Organisasi dan manajemen 6.1 Lembaga inspeksi harus mempunyai organisasi yang memungkinkannya memelihara kemampuan untuk melaksanakan fungsi teknisnya secara memuaskan. 6.1a Pada pasal ini, harus dipahami bahwa yang termasuk didalam terminologi organisasi adalah ukuran, struktur dan komposisi dari suatu lembaga inspeksi yang secara bersamaan harus sesuai dengan unjuk kerja yang kompeten dari pekerjaan lembaga inspeksi. 6.2 Lembaga inspeksi harus diberi batasan yang jelas dan mendokumentasikan pertanggungjawaban dan struktur pelaporan organisasi. Jika lembaga inspeksi memberikan pelayanan sertifikasi dan/atau pengujian, maka hubungan kedua fungsi tersebut harus diberi batasan yang jelas. 6.2a Untuk memenuhi persyaratan pasal ini, lembaga inspeksi harus memelihara bagan (chart) organisasi terkini yang secara jelas menunjukkan fungsi dan garis kewenangan staf didalam lembaga inspeksi dan hubungan, jika ada, antara fungsi inspeksi dan aktifitas organisasi lainnya. Posisi manajer teknis dan manajer mutu harus secara jelas terlihat pada bagan. 6.2b Untuk setiap posisi di dalam organisasi yang berpengaruh terhadap kualitas inspeksi atau rekaman inspeksi, uraian tanggung jawabnya harus dicantumkan pada dokumentasi sistem mutu. 6.2c Derajat kompleksitas dokumentasi dan perluasan dimana staf dapat memegang berbagai fungsi akan sangat tergantung pada ukuran organisasi. 6.3 Lembaga inspeksi harus mempunyai seorang manajer teknis atau apapun namanya, yang berstatus pegawai tetap dan mempunyai kualifikasi serta pengalaman dalam mengoperasikan lembaga inspeksi dan mempunyai tanggung jawab penuh bahwa kegiatan inspeksi yang dilakukan berdasarkan standar ini. CATATAN Bila lembaga inspeksi terdiri dari beberapa divisi dengan lingkup kegiatan yang berbeda, maka dimungkinkan setiap divisi mempunyai satu manajer teknis. 6.3a Orang yang berbeda dapat memegang peranan sebagai manajer teknis untuk kegiatan yang berbeda. Jika lebih dari satu orang bertindak sebagai manajer 12 dari 11

14 teknis, tanggung jawab khusus dari masing-masing orang tersebut harus ditetapkan dan didokumentasikan. 6.4 Lembaga inspeksi harus menyediakan supervisi yang efektif yang dilakukan oleh personel yang menguasai metode dan prosedur, dan memahami tujuan inspeksi serta asesmen hasil pemeriksaan. 6.4a Lembaga inspeksi harus dapat mempertanggungjawabkan bahwa lembaga inspeksi dikelola sedemikian sehingga kerja dari staf yang melakukan inspeksi disupervisi oleh personel yang mengerti benar tujuan inspeksi, metode dan prosedur inspeksi yang sedang digunakan dan hasil penilaian inspeksi. Lebih luas lagi, cara dan tingkat supervisi yang dilakukan harus mempertimbangkan kualifikasi, pengalaman, pelatihan dan pengetahuan teknis staf inspeksi dan inspeksi yang dilakukan. 6.4b Penyeliaan (supervise) inspeksi yang efektif dapat diklaim hanya dalam keadaan dimana penyelia mampu untuk mengkaji pengamatan aktual (jika diwajibkan) dan keputusan inspeksi atau paling tidak secara pribadi mampu memverifikasi bahwa keputusan inspeksi dapat dipercaya. 6.4c Supervisi personel inspeksi termasuk, tetapi tidak terbatas pada kaji ulang reguler dari laporan inspeksi, untuk menjamin bahwa personel bekerja sesuai dengan peraturan terkait, prosedur lembaga inspeksi dan bila perlu kontrak perjanjian dengan klien (lihat pasal 10.5c dan d) 6.4d Pemantauan unjuk kerja personel inspeksi harus termasuk witnessing (penyaksian) inspeksi lapangan. Witnessing inspeksi lapangan harus dilakukan oleh personel yang kompeten secara teknis dan independen untuk melakukan witnessing inspeksi secara obyektif. 6.4e Program witnessing inspektor lembaga inspeksi harus dirancang sedemikian sehingga jumlah inspektor yang di-witness dapat mewakili inspektor secara keseluruhan. Sebagai pedoman minimum, setiap inspektor harus di-witness paling tidak satu kali dalam siklus akreditasi normal (biasanya 3-4 tahun) saat melakukan inspeksi pada masing-masing bidang dimana inspektor tersebut diberi wewenang oleh lembaga inspeksi. Rekaman inspeksi yang diamati harus disimpan. 13 dari 11

15 6.5 Lembaga inspeksi harus menunjuk seseorang yang diberi wewenang mewakili manajer atau apapun namanya yang bertanggung jawab dalam pelayanan inspeksi apabila manajer yang bersangkutan berhalangan. 6.5a Tujuan penunjukkan seorang deputi adalah untuk memenuhi kebutuhan suatu manajemen yang kompeten jika manajer absen. Deputi tidak harus dipekerjakan secara tetap (lihat 8.1a) oleh lembaga inspeksi. 6.5b Di dalam suatu organisasi, dimana ketiadaan personel kunci menyebabkan penghentian/penundaan pekerjaan, persyaratan penunjukan deputi dapat diabaikan. 6.6 Setiap kategori posisi yang mempengaruhi mutu pelayanan inspeksi harus dijelaskan. Uraian tugas harus mencakup persyaratan pendidikan, pelatihan pengetahuan teknis dan pengalaman. 6.6a Baik inspektor maupun staf lain, termasuk diantaranya staf manajerial dan juru ketik adalah posisi yang dapat mempengaruhi kualitas jasa inspeksi. 7 Sistem mutu 7.1 Manajemen lembaga inspeksi harus menetapkan dan mendokumentasikan kebijakan, tujuan, komitmen terhadap mutu, dan harus menjamin bahwa kebijakan tersebut dimengerti, diterapkan dan dipelihara oleh semua jajaran dalam organisasi. 7.2 Lembaga inspeksi harus melaksanakan sistem mutu yang sesuai dengan tipe, cakupan dan volume pekerjaan yang dilaksanakan. 7.3 Sistem mutu harus didokumentasikan secara lengkap. Dalam sistem tersebut harus terdapat panduan mutu, yang harus berisi informasi yang dipersyaratkan oleh standar ini dan seperti tertera dalam Lampiran D (informatif). 7.3a Untuk memudahkan pencarian, disarankan bahwa panduan mutu lembaga inspeksi mencantumkan dimana persyaratan system mutu ISO/IEC dari 11

16 ditempatkan di dalam panduan mutu lembaga inspeksi, sebagai contoh suatu daftar acuan silang dapat dicantumkan didalam Panduan Mutu. 7.4 Manajemen lembaga inspeksi harus menunjuk seseorang yang tanpa memandang tugas lainnya, harus mempunyai wewenang dan tanggungjawab yang jelas dalam jaminan mutu lembaga inspeksi tersebut. Seseorang ini harus mempunyai akses langsung dengan pimpinan puncak. 7.4a Posisi manajer mutu (apapun namanya) harus terlihat dengan jelas pada bagan organisasi sesuai dengan Pedoman pasal 6.2. Manajer mutu harus bebas dari segala pengaruh atau konflik kepentingan yang dapat mempengaruhi kualitas pekerjaannya. 7.5 Sistem mutu harus dipelihara relevansi dan kemutakhirannya di bawah tanggung jawab orang yang sama. 7.6 Lembaga inspeksi harus memelihara suatu sistem untuk pengendalian semua dokumen yang berkaitan dengan kegiatan. Sistem tersebut harus menjamin bahwa: a) terbitan dokumen mutakhir yang sesuai harus tersedia di tempat yang berkaitan dan untuk staf yang terkait; b) semua perubahan dokumen atau amandemen suatu dokumen harus disahkan oleh personel yang diberi kewenangan yang benar dan diproses sedemikian rupa sehingga dapat dijamin ketersediaannya tepat waktu di lokasi yang terkait; c) dokumen yang sudah tidak berlaku ditarik dari pemakaian di seluruh organisasi untuk dimusnahkan, tetapi satu salinan disimpan untuk jangka waktu yang ditetapkan; d) perubahan diberitahukan kepada pihak lain, sebagaimana diperlukan. 7.7 Lembaga inspeksi harus melaksanakan suatu sistem audit mutu internal yang terencana dan terdokumentasi untuk memverifikasi pemenuhan kriteria standar ini dan keefektifan sistem mutu. Personel yang melakukan audit internal harus memenuhi kualifikasi yang sesuai dan tidak terkait dengan pekerjaan yang diaudit. 15 dari 11

17 7.7a Tujuan audit mutu internal adalah untuk memverifikasi bahwa prosedur operasional yang terdokumentasi dari lembaga inspeksi telah diterapkan seperti yang dipersyaratkan. Audit mutu biasanya dirancang dan dikelola oleh manajer mutu dan dilakukan sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan sebelumnya yang meliputi semua aspek sistem mutu, termasuk unjuk kerja inspeksi. Lingkup, tanggal dan rincian jadwal audit harus direncanakan dan dilakukan sesuai dengan prosedur yang terdokumentasi. Audit internal boleh dilakukan oleh lembaga eksternal yang kompeten untuk melakukan audit internal lembaga inspeksi. Sebagai aturan, audit internal harus disusun sedemikian sehingga sistem mutu diperiksa paling tidak satu kali setiap tahun. Audit internal harus menjamin bahwa pedoman yang diberikan pada 6.4e terpenuhi. 7.7b Jika lembaga inspeksi mempunyai lebih dari satu lapangan operasi, semua aspek dari sistem mutu dan seluruh lapangan operasi harus menjalani audit internal menyeluruh pada satu siklus akreditasi. Catatan: Dalam konteks ini suatu lapangan operasi adalah suatu kantor (selain kantor pusat) yang menyimpan rekaman pekerjaan inspeksi dan implementasi sistem mutu sendiri (lokal) secara independen dari kantor pusat. 7.8 Lembaga inspeksi harus mempunyai prosedur yang didokumentasikan untuk menindaklanjuti umpan balik dan tindakan perbaikan, bila ditemukan penyimpangan dalam sistem mutu dan/atau dalam pelaksanaan inspeksi. 7.9 Manajemen lembaga inspeksi harus mengkaji ulang sistem mutu pada periode waktu tertentu untuk menjamin kesesuaian dan keefektifan yang berkesinambungan. Hasil kaji ulang tersebut harus direkam. 7.9a Kaji ulang manajemen harus mempertimbangkan setiap informasi yang terkait, seperti laporan dari staf supervisor dan manajerial, hasil audit internal terakhir dan asesmen oleh pihak luar terakhir, keluhan dari klien, perubahan yang diperlukan pada sistem mutu, kecukupan sumber daya manusia dan peralatan, rencana kerja kedepan, perkiraan bidang kerja baru, sumber daya manusia tambahan maupun pelatihan yang diperlukan baik oleh staf baru maupun lama. Frekuensi kaji ulang manajemen harus ditentukan oleh lembaga inspeksi dengan mempertimbangkan hasil dari audit internal serta kaji ulang dan laporan badan akreditasi sebelumnya. Kaji ulang manajemen biasanya dilakukan satu kali dalam satu tahun. 16 dari 11

18 8 Personel 8.1 Lembaga inspeksi harus mempunyai personel tetap yang cukup jumlah dan jenis keahliannya untuk melaksanakan fungsinya secara baik. 8.1a Personel tetap adalah personnel yang dipekerjakan dengan atau dibawah kontrak oleh lembaga inspeksi. Personel ini dapat bekerja secara paruh waktu atau penuh. Bila diperlukan personnel tidak tetap, personel seperti itu harus dikontrak secara resmi pada periode dimana lembaga inspeksi memakai personnel tersebut. Lembaga inspeksi harus menjamin bahwa personel tidak tetap tersebut disupervisi (lihat 6.4b) dan kompeten serta personnel tersebut bekerja sesuai dengan sistem mutu lembaga inspeksi. 8.1b Lembaga inspeksi harus memiliki personel kompeten tetap yang mempunyai pendidikan, pelatihan, pengetahuan teknis, ketrampilan dan pengalaman yangdiperlukan dalam jumlah yang mencukupi untuk menangani kategori, cakupan dan volume kerja yang dilakukan. 8.2 Staf yang bertanggung jawab terhadap pekerjaan inspeksi harus mempunyai kualifikasi yang tepat, pelatihan, pengalaman dan memiliki pengetahuan yang memuaskan tentang persyaratan inspeksi yang harus dilakukan. Staf tersebut harus mampu melakukan penilaian secara profesional terhadap kesesuaian persyaratan umum standar ini dengan menggunakan hasil pemeriksaan dan mempunyai kemampuan untuk melaporkannya. Mereka juga harus mempunyai pengetahuan tentang teknologi yang digunakan untuk pembuatan produk yang akan diinspeksi, cara memanufaktur produk atau proses yang diajukan untuk diinspeksi, digunakan atau dimaksudkan untuk digunakan dan cacat yang mungkin terjadi selama penggunaan atau selama operasi. Mereka harus mengerti signifikansi dari penyimpangan yang signifikan yang ditemukan dengan memperhatikan penggunaan normal dari produk, atau proses yang dimaksud. 8.2a Lembaga inspeksi yang telah diakreditasi harus menetapkan dan mendokumentasikan kualifikasi, pelatihan, pengalaman dan tingkat pengetahuan yang dipersyaratkan dari inspeksi yang akan dilakukan (lihat juga pasal 6.6 ISO/IEC 17020). Badan akreditasi harus mengases kecocokan 17 dari 11

19 berbagai kualifikasi, pelatihan, pengalaman dan level pengetahuan pada lingkup inspeksi yang akan diakreditasi. Catatan: Pencapaian kualifikasi dan pelatihan serta pengalaman tidak menjamin kompetensi praktis dalam inspeksi atau pengembangan penilaian profesional yang kuat. 8.3 Lembaga inspeksi harus menetapkan sistem pelatihan yang terdokumentasi untuk menjamin bahwa pelatihan personel dalam bidang teknis dan administrasi yang terkait dengan pekerjaannya, dipelihara kemutakhirannya sesuai dengan kebijakannya. Pelatihan yang diperlukan tergantung kemampuan, kualifikasi dan pengetahuan personel yang bersangkutan Lembaga inspeksi harus membuat tahap pelatihan yang diperlukan untuk setiap personel. Hal ini meliputi: a) periode pemagangan; b) periode kerja di bawah pengawasan inspektur yang berpengalaman; c) pelatihan lanjutan selama bekerja untuk selalu mengikuti perkembangan teknologi. 8.3a Lembaga inspeksi dapat menggunakan organisasi eksternal yang kompeten untuk melatih stafnya. 8.3b Identifikasi kebutuhan pelatihan untuk setiap orang sebaiknya dilakukan paling tidak satu kali dalam satu tahun. Kajian ini harus menghasilkan rencana yang didokumentasikan untuk pelatihan lanjut atau suatu pernyataan bahwa pelatihan lanjut tidak dibutuhkan oleh orang tersebut pada saat ini. Maksud dari rekaman ini untuk membuktikan kompetensi dari masing-masing anggota staf dalam melakukan tugas inspeksi khusus dan, bila relevan, penggunaan peralatan khusus. 18 dari 11

20 8.4 Lembaga inspeksi harus memelihara rekaman pendidikan, kualifikasi lain, pelatihan dan pengalaman dari setiap personelnya. 8.5 Lembaga inspeksi harus menyediakan pedoman etika kerja untuk semua personel. 8.5a Pedoman ini dapat berbentuk aturan pelaksanaan. Aturan pelaksanaan dapat termasuk hal-hal yang berhubungan dengan etika kerja, ketidakberpihakan, keselamatan perorangan, hubungan dengan pelanggan, aturan perusahaan dan hal-hal lain yang dibutuhkan untuk menjamin pelaksanaan inspeksi yang baik oleh staf lembaga inspeksi. 8.6 Penetapan upah atau gaji personel yang terlibat dalam kegiatan inspeksi tidak boleh didasarkan langsung pada jumlah inspeksi yang telah dilakukan dan sama sekali tidak boleh didasarkan atas hasil inspeksi. 9 Fasilitas dan peralatan 9.1 Lembaga inspeksi harus menyediakan fasilitas dan peralatan yang sesuai dan memadai untuk melaksanakan seluruh kegiatan yang terkait dengan permintaan pelayanan inspeksi. 9.1a Lembaga inspeksi tidak harus menjadi pemilik fasilitas atau peralatan yang digunakan. Fasilitas dan peralatan dapat dipinjam, disewa (rented, hired, leased) atau disediakan oleh pihak lain (sebagai contoh installer alat/peralatan). Pada semua kasus diatas, akses ke peralatan harus ditetapkan (diatur) dan memenuhi persyaratan ISO/IEC Meskipun demikian, tanggung jawab terhadap kecocokan dan status kalibrasi dari peralatan yang digunakan pada inspeksi, apakah dimiliki oleh lembaga inspeksi atau tidak, semata-mata tetap berada pada lembaga inspeksi. 9.1b Jika dibutuhkan pengaturan kondisi lingkungan dan tempat (lokasi) berada diluar lembaga inspeksi harus digunakan, lembaga inspeksi harus memantau kondisi lingkungan pada tempat-tempat tersebut dengan peralatan yang dikalibrasi, merekam hasil dan mencatat jika kondisi tempat berada diluar batas-batas dimana inspeksi dapat dilakukan. 19 dari 11

21 9.2 Lembaga inspeksi harus mempunyai aturan yang mudah dipahami untuk mengakses dan menggunakan fasilitas dan peralatan yang diperlukan. 9.2a Penggunaan fasilitas dan peralatan oleh orang yang tidak berwenang harus tidak diperbolehkan. Jika suatu item ternyata terlewat dari control langsung lembaga inspeksi, pengukuran harus dilakukan untuk mengkonfirmasi kelangsungan stabilitas item sebelum item tersebut digunakan kembali. Pengukuran khusus dapat berupa inspeksi visual, pengecekan fungsional dan/atau kalibrasi ulang. 9.3 Lembaga inspeksi harus memastikan keandalan fasilitas dan peralatan yang digunakan seperti yang disebutkan dalam butir Semua peralatan harus diidentifikasi secara benar. 9.4a Identifikasi yang unik (khusus) pada item dari peralatan adalah penting bahkan bila organisasi hanya mempunyai satu contoh item utama. Hal ini memungkinkan penelusuran bila item-item tersebut diganti untuk alasan apapun. 9.5 Lembaga inspeksi harus memastikan bahwa semua peralatan dipelihara secara baik sesuai dengan prosedur dan instruksi kerja yang terdokumentasi. 9.6 Lembaga inspeksi harus memastikan bahwa semua peralatan harus dikalibrasi bilamana diperlukan sebelum dan setelah digunakan berdasarkan program kalibrasi yang telah ditetapkan. 9.6a Semua peralatan yang digunakan pada pengukuran dan pengujian dimana hasil pengukuran dan pengujian tersebut mempunyai pengaruh yang signifikan terhadap hasil inspeksi (yaitu kesimpulan mengenai kesesuaian dengan persyaratan) harus tertelusur kalibrasinya. 9.6b Jika peralatan yang digunakan tidak berada dibawah kontrol langsung lembaga inspeksi, lembaga inspeksi harus memverifikasi bahwa peralatan memenuhi persyaratan yang sesuai dari ISO/IEC sebelum menggunakan peralatan tersebut untuk inspeksi. Prosedur verifikasi harus didokumentasikan dan rekaman verifikasi harus di simpan. Jika verifikasi seperti tersebut diatas tidak dapat dilakukan, laporan tidak boleh diterbitkan dibawah status akreditasi atau, jika akreditasi adalah wajib, kenyataan ini 20 dari 11

22 wajib dinyatakan secara tegas didalam laporan inspeksi dank klien wajib diberitahukan mengenai hal tersebut. 9.7 Seluruh program kalibrasi peralatan harus dirancang dan dilaksanakan untuk menjamin bahwa pengukuran yang dilakukan oleh lembaga inspeksi dijamin tertelusur ke standar pengukuran nasional dan internasional sepanjang tersedia. Bila ketelusuran itu tidak memungkinkan, maka lembaga inspeksi harus memberikan bukti korelasi atau akurasi hasil inspeksi. 9.7a Peralatan yang dimaksudkan pada kriteria pasal 9.6, yang dijelaskan pada 9.6a, harus dikalibrasi dan tertelusur ke standar nasional atau internasional jika memungkinkan. 9.7b Bila kalibrasi dilakukan sendiri (in-house), ketertelusuran ke standar nasional harus dijamin dengan menggunakan standar acuan pengukuran dimana lembaga inspeksi memegang sertifikat kalibrasinya atau yang sejenis dari lembaga yang kompeten. Sertifikat kalibrasi tersebut atau yang sejenis harus merinci ketidakpastian pengukuran yang sesuai untuk peralatan yang akan dikalibrasi dari standar acuan. Untuk informasi lebih lanjut mengenai ketidakpastian pengukuran lihat ILAC G Standar acuan pengukuran yang dimiliki oleh lembaga inspeksi hanya boleh digunakan untuk keperluan kalibrasi saja. Standar acuan pengukuran tersebut harus dikalibrasi oleh lembaga yang kompeten yang dapat memberikan ketertelusuran pengukuran sampai ke standar nasional atau internasional 9.9 Bila memungkinkan, peralatan harus dicek pada saat dioperasikan antara kurun waktu kalibrasi ulang reguler Bahan acuan harus tertelusur ke standar bahan acuan standar nasional atau internasional Bila ada kaitan dengan mutu pelayanan inspeksi, lembaga inspeksi harus mempunyai prosedur untuk : a) pemilihan pemasok yang berkualifikasi; b) penerbitan dokumen pembelian yang sesuai; 21 dari 11

23 c) inspeksi bahan yang diterima; d) pemastian kesesuaian fasilitas penyimpanan Bila memungkinkan kondisi barang yang disimpan harus diperiksa pada kurun waktu tertentu, untuk mendeteksi adanya deteriorasi Bila lembaga inspeksi menggunakan komputer atau peralatan otomatis yang berkaitan dengan inspeksi, lembaga itu harus menjamin bahwa: a) perangkat lunak komputer diuji untuk mengkonfirmasikan bahwa perangkat lunak tersebut layak digunakan; b) prosedur dibuat dan digunakan untuk melindungi integritas data; c) komputer dan peralatan otomatis dirawat untuk memastikan berfungsi dengan benar, dan d) prosedur dibuat dan digunakan untuk memelihara keamanan data Lembaga inspeksi harus mempunyai prosedur yang terdokumentasi untuk penanganan peralatan yang rusak. Peralatan yang rusak harus dipindahkan dari tempat pelayanan dengan cara pemisahan, pelabelan, atau pemarkahan. Lembaga inspeksi harus memeriksa efek dari kerusakan alat terhadap hasil inspeksi sebelumnya Informasi yang sesuai tentang peralatan harus direkam. Hal ini biasanya termasuk identifikasi, kalibrasi dan perawatan. 10 Metode dan prosedur inspeksi 10.1 Untuk menentukan kesesuaian, lembaga inspeksi harus menggunakan metode dan prosedur untuk inspeksi yang ditetapkan dalam persyaratan. 22 dari 11

24 10.1a Persyaratan terhadap inspeksi yang dilakukan biasanya disebutkan/dirinci pada peraturan, standar dan spesifikasi. Spesifikasi dapat termasuk persyaratan oleh pelanggan atau sendiri (in-house). Bila metode inspeksi dan prosedur tidak ditentukan pada peraturan atau pada standar atau spesifikasi, lembaga inspeksi harus menentukan sendiri metode dan prosedur inspeksi. 10.1b Dalam beberapa kasus, pelanggan lembaga inspeksi dapat memasok informasi kepada lembaga inspeksi agar lembaga inspeksi memperhatikan informasi tersebut saat melakukan inspeksi. Jika lembaga inspeksi menggunakan informasi yang diberikan oleh pihak lain tersebut sebagai bagian dari penentuan kesesuaian, maka lembaga inspeksi harus dapat menunjukkan pengukuran yang dilakukan untuk memverifikasi integritas atas informasi yang seperti itu. (Lihat juga pedoman 14.2d mengenai perlakuan hasil kerja yang disubkontrakan yang diberikan oleh klien dan dapat mempengaruhi keputusan kesesuaian.) 10.2 Lembaga inspeksi harus mempunyai dan menggunakan instruksi yang terdokumentasi pada perencanaan inspeksi, pengambilan contoh yang standar dan teknik inspeksi, yang bila tidak tersedia instruksi tersebut dapat mempengaruhi efisiensi proses inspeksi. Hal ini memerlukan pengetahuan teknik statistik yang memadai untuk memastikan prosedur pengambilan contoh yang benar secara statistik dan pengolahan serta interpretasi hasil Bila lembaga inspeksi harus menggunakan metode dan prosedur inspeksi yang tidak standar, metode dan prosedur tersebut harus tepat dan didokumentasikan secara lengkap. 10.3a Metode inspeksi standar adalah metode yang telah dipublikasikan menjadi, sebagai contoh, standar internasional, regional atau nasional atau oleh organisasi teknis yang telah mempunyai reputasi baik atau oleh kerjasama berbagai lembaga inspeksi atau dalam tulisan teknis atau jurnal yang sesuai. Hal ini berarti bahwa metode yang dikembangkan dengan cara lain, termasuk metode oleh lembaga inspeksi sendiri atau oleh pelanggan dianggap metode yang tidak standar Semua instruksi kerja, standar, prosedur tertulis, lembar kerja, daftar isian dan data acuan yang terkait dengan pekerjaan lembaga inspeksi, harus dipelihara 23 dari 11

25 bahwa semua dokumen tersebut harus mutakhir dan selalu tersedia untuk staf Lembaga inspeksi harus mempunyai sistem pengendalian terhadap permintaan kontrak atau pekerjaan yang menjamin bahwa: a) pekerjaan yang dilakukan berada dalam lingkup keahliannya dan organisasi tersebut mempunyai sumber daya yang cukup untuk memenuhi persyaratan; b) persyaratan mereka yang meminta pelayanan dari lembaga inspeksi ditetapkan dengan jelas dan kondisi khusus dimengerti sehingga instruksi yang jelas dapat diterbitkan untuk staf yang melaksanakan pekerjaan yang diperlukan; c) pekerjaan yang sedang dilakukan dikendalikan dengan kaji ulang dan tindakan korektif secara rutin; d) pekerjaan yang telah diselesaikan dikaji ulang untuk mengkonfirmasi bahwa persyaratan telah dipenuhi. 10.5a Bila cocok (lihat catatan) setiap kontrak atau permintaan harus dikaji oleh lembaga inspeksi untuk menjamin bahwa: 1. persyaratan klien telah ditetapkan secara cukup, didokumentasikan dan dimengerti, dan 2. lembaga inspeksi memiliki kemampuan untuk memenuhi persyaratan klien, dan 3. kondisi kontrak disetujui, dan 4. persyaratan khusus yang diperlukan telah diidentifikasi, dan 5. kebutuhan pelatihan personel telah diidentifikasi, dan 6. persyaratan pemerintah telah diidentifikasi, dan 24 dari 11

26 7. persyaratan keselamatan khusus telah diidenfikasi, dan 8. tingkat penetapan subkontrak yang diperlukan telah diidentifikasi, dan 9. dokumentasi yang diperlukan telah diidentifikasi, dan 10. kontrak atau permintaan akhir telah diterima oleh lembaga inspeksi sesuai dengan versi asli yang telah direview seperti pada (1), (2) dan (3) diatas Rekaman kajian kontrak harus disimpan. Catatan: Untuk permintaan kerja rutin atau berulang, kajian kontrak dapat dibatasi atas pertimbangan waktu dan sumber daya manusia dan suatu rekaman yang dapat diterima pada kasus yang seperti itu akan menjadi kontrak keberterimaan oleh orang yang diberi kewenangan untuk itu. 10.5b Pada situasi dimana persetujuan verbal dapat diterima, lembaga inspeksi harus menyimpan suatu rekaman dari seluruh permintaan dan instruksi yang diterima secara verbal, tanggal dan identitas wakil klien Pengamatan dan/atau data yang diperoleh dari pelaksanaan inspeksi harus direkam pada saat itu juga untuk menghindari hilangnya informasi yang terkait. 10.6a Lembar kerja, buku cacatan dan lain-lain yang digunakan untuk merekam pengamatan selama inspeksi berlangsung harus disimpan untuk dijadikan referensi dalam jangka waktu tertentu Semua perhitungan dan pengalihan data harus dicek dengan tepat dan teliti Lembaga inspeksi harus mempunyai instruksi kerja yang terdokumentasi untuk melaksanakan inspeksi dengan aman. 10.8a Prosedur yang telah terdokumentasi harus termasuk prosedur untuk menjamin terhadap keamanan personel dan perlindungan pada lingkungan sekitar tempat kerja jika memungkinkan. 25 dari 11

27 11 Penanganan barang atau contoh inspeksi 11.1 Lembaga inspeksi harus menjamin bahwa contoh dan barang yang akan diinspeksi telah diidentifikasi secara unik untuk menghindari adanya keraguan identitas barang tersebut pada setiap saat Setiap penyimpangan yang diberitahukan kepada atau diketahui oleh inspektur harus direkam sebelum inspeksi dimulai. Bila terdapat keraguan terhadap kecocokan barang yang akan diinspeksi atau jika barang tersebut tidak sesuai dengan diskripsi yang diberikan, maka lembaga inspeksi harus mengkonsultasikannya dengan pelanggan sebelum diproses lebih lanjut Lembaga inspeksi harus menetapkan apakah barang yang akan diinspeksi semua memerlukan penyiapan atau apakah pelanggan yang meminta lembaga inspeksi untuk melaksanakan penyiapannya Lembaga inspeksi harus mempunyai prosedur yang terdokumentasi dan fasilitas yang memadai untuk menghindari diteriorasi selama berada di bawah tanggung jawabnya. 12 Rekaman 12.1 Lembaga inspeksi harus memelihara sistem rekaman sesuai dengan kondisinya dan memenuhi peraturan yang berlaku Rekaman harus berisi informasi yang cukup untuk memungkinkan berlangsungnya evaluasi inspeksi yang memuaskan Semua rekaman harus disimpan dengan aman untuk periode waktu tertentu, keamanan dan kerahasiaan pelanggan dijaga, kecuali bila diperlukan oleh hukum. 26 dari 11

28 13 Laporan dan sertifikat inspeksi 13.1 Pekerjaan yang dilakukan oleh lembaga inspeksi harus dituangkan dalam laporan inspeksi mampu balik (retrievable) dan/atau sertifikat inspeksi. 13.1a Istilah laporan dan sertifikat digunakan secara sinonim pada pasal ini. Meskipun demikian, pada dokumen pedoman ini kedua istilah tersebut diasumsikan bahwa laporan adalah deskripsi detail dari inspeksi dan hasilnya, sedangkan sertifikat biasanya pernyataan resmi yang singkat mengenai kesesuaian terhadap persyaratan yang dikeluarkan, sebagai contoh yang berhubungan dengan inspeksi wajib. 13.1b Bila lembaga inspeksi mengeluarkan sertifikat inspeksi, tidak mungkin mencakup semua kerja yang dilakukan oleh lembaga inspeksi didalam sertifikat semata. Dalam keadaan tersebut, hal yang dapat diterima adalah menyimpan dokumentasi yang terpisah untuk menunjukkan kerja yang dilakukan oleh lembaga inspeksi, asalkan bahwa dokumentasi yang seperti itu dapat ditelusur kepada sertifikat inspeksi yang benar Laporan dan/atau sertifikat inspeksi harus berisi semua hasil pemeriksaan dan penentuan kesesuaian yang dibuat dari hasil inspeksi dan juga semua informasi perlu dimengerti dan diinterpretasi. Semua informasi tersebut harus dilaporkan secara benar, akurat, dan jelas. Bila laporan atau sertifikat inspeksi berisi hasil yang didapat dari subkontrak, maka hasil tersebut harus diidentifikasi secara jelas. 13.2a Kenyataan bahwa klien tidak memerlukan sebuah laporan rinci tidak menghilangkan persyaratan untuk menyimpan rekaman inspeksi yang rinci. 13.2b Isi laporan inspeksi atau sertifikat inspeksi dapat bervariasi tergantung pada jenis inspeksi dan persyaratan legal. Lampiran 3 berisi daftar elemen yang harus dimasukkan dalam laporan inspeksi dan sertifikat inspeksi. Beberapa elemen ini dianggap wajib kesesuaiannya dengan ISO/IEC Elemen wajib pada lampiran 3 ditandai dengan tanda asterix (*). Daftar ini harus diperhatikan saat mengkonsep laporan inspeksi dan sertifikat inspeksi. 13.2c Jika inspeksi dimaksudkan untuk tujuan legal, otoritas nasional dapat menempatkan persyaratan khusus pada pelaporan hasil inspeksi. 27 dari 11

29 13.2d Lembaga inspeksi dengan akreditasi yang dimilikinya dapat mengeluarkan laporan atau sertifikat inspeksi, dengan mencantumkan status akreditasinya, untuk kegiatan inspeksi yang diuraikan dalam bentuk generik pada Lampiran Akreditasi asalkan bahwa laporan atau sertifikat yang seperti itu dikeluarkan untuk suatu jenis inspeksi tertentu menggunakan prosedur teknis tertentu dan bahwa prosedur-prosedur tersebut mengacu kepada bidang inspeksi tertentu Laporan dan sertifikat inspeksi harus ditandatangani atau disetujui hanya oleh anggota staf yang berwenang. 13.3a Dalam seluruh kasus, harus memungkinkan untuk mengidentifikasikan orang yang menerima tanggung jawab untuk verifikasi dan menerbitkan laporan atau sertifikat inspeksi. 13.3b Suatu contoh bentuk pengesahan yang lain dari laporan atau sertifikat inspeksi adalah laporan atau sertifikat inspeksi yang pengesahannya dengan otentifikasi elektronik yang aman atau dengan segel. Dalam kasus seperti ini lembaga inspeksi harus dapat menunjukkan bahwa pengesahan adalah aman dan akses kepada media penyimpanan elektronik dikontrol secara ketat Koreksi atau penambahan pada laporan atau sertifikat inspeksi yang telah diterbitkan harus dicatat dan dibenarkan sesuai dengan persyaratan yang terkait dari bagian ini. 13.4a Tidak diperbolehkan antara laporan dan sertifikat menimbulkan suatu keraguan dengan suatu kesalahan dan laporan inspeksi yang dikoreksi. Hal ini biasanya dihindari dengan mengeluarkan laporan atau sertifikat pengganti dengan kata-kata seperti laporan/sertifikat ini menggantikan laporan/sertifikat No. XYZ. 14 Subkontrak 14.1 Lembaga inspeksi harus sedapat mungkin mengerjakan sendiri terhadap kegiatan yang dikontrakkan. 28 dari 11