Perancangan Sistem Planned Maintenance dan Man Power Planning

Transkripsi

1 Perancangan Sistem Planned Maintenance dan Man Power Planning di PT X David Soebiantoro 1, Siana Halim 2 Abstract: The purposes of this thesis are designing a planned maintenance and man power planning in the maintenance department of PT X Previously, the PT X used breakdown and corrective maintenance. The maintenance procedures will be revised into corrective maintenance and when continuous production system is executed, corrective & preventive maintenance will be applied. For defining those procedures, first we identified the machines failure and redesigned the production system. Additionally, we propose four level of man power planning based on their skill and company management want it divide into four level. Keywords: Planned maintenance, man power planning. Pendahuluan PT X merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang pengolahan minyak goreng dari bahan baku kopra dan kelapa sawit. Sistem produksi PT X pada saat ini bersifat kontinu, dimana bahan baku dan permintaan diusahakan agar selalu ada, sehingga produksi dapat dijalankan selama tujuh hari dalam seminggu dan 2 jam dalam sehari. Perusahaan memiliki sistem kerja sebanyak tiga shift yaitu dengan jam kerja pukul , pukul , dan pukul Proses produksi yang bersifat kontinu tersebut membuat PT X ingin menerapkan program pelaksanaan maintenance secara terencana (planned maintenance) dan man power planning. Program planned maintenance diharapkan dapat membuat pelaksanaan maintenance agar menjadi lebih baik, karena dengan penggunaan planned maintenance, maka dapat menekan downtime di Plant 1. Divisi workshop maintenance memiliki masalah dalam penentuan skill-skill yang dimiliki oleh operator yang bekerja. Pembuatan matriks skill digunakan untuk menentukan operator tersebut seharusnya berada di level mana, sehingga dapat mengurangi non-value added activity. Rumusan masalah dari masalah ini adalah bagaimana merancang sistem planned maintenance yang sesuai Plant 1 PT X dan pembuatan matriks skill untuk operator. Tujuan dari penelitian ini adalah menyususun program planned maintenance yang sesuai, menyusun man power planning, dan menekan/menghilangkan jumlah non-value added activity. 1,2, Fakultas Teknologi Industri, Program Studi Teknik Industri, Universitas Kristen Petra. Jl. Siwalankerto , Surabaya vidz2303@yahoo.com, halim@peter.petra.ac.id Metode Penelitian Pertama-tama dilakukan pengamatan mengenai alur produksi yang ada di perusahaan, kemudian melakukan obser asi kegiatan apa saja yang dilakukan oleh divisi mekanik. Langkah selanjutnya yang dilakukan adalah pengumpulan data-data yang dibutuhkan seperti data jenis mesin yang digunakan pada Plant 1, data jenis kerusakan mesin, dan data biaya kerugian yang ditimbulkan akibat sistem produksi yang tidak berjalan serta biaya komponen mesin. Langkah berikutnya adalah menganalisa kondisi awal perusahaan yaitu dengan cara mempelajari sistem maintenance yang ada sekarang yaitu breakdown maintenance. Perancangan sistem maintenance yang baru dengan cara membuat sebuah standard cara kerja yang baru serta solusi-solusi maintenance bagi departemen maintenance. Sistem baru yang telah dirancang akan dikembangkan kembali untuk rancangan sistem penjadwalan maintenance (scheduled maintenance) dan evaluasi sistem maintenance yang telah dirancang. Tahap penyusunan man power planning dilakukan penentuan target-target yang dihasilkan oleh tiaptiap mesin yang ada pada plant 1. Langkah selanjutnya adalah menentukan hasil yang didapatkan oleh para operator. Langkah terakhir yang dilakukan adalah dengan menentukan kesimpulan dan saran. Penentuan kesimpulan dan saran tersebut dilakukan dengan meninjau kembali keseluruhan sistem maintenance yang telah dirancang, dan diberikan saran-saran untuk mendukung pengembangan sistem maintenance dan proses produksi yang kontinu untuk PT X. 7

2 Hasil dan Pembahasan Sistem Maintenance yang diterapkan oleh PT. X saat ini yaitu sistem breakdown maintenance dan preventive maintenance. Breakdown maintenance digunakan pada Plant 1 tersebut pada mesin rajangan dan mesin oil expeller khususnya pada komponen as panjang. Breakdown maintenance yang dilakukan sekarang ini yaitu apabila terjadi kerusakan pada mesin, maka proses produksi akan berhenti sementara untuk diambil tindakan selanjutnya. Tindakan yang dilakukan adalah memeriksa mesin, mencari kerusakan mesin, dan baru membeli sparepart komponen tersebut. Sistem corrective maintenance pada plant 1 digunakan pada mesin oil expeller kering dan basah. Sistem corrective maintenance memiliki kelemahan yaitu menyebabkan inventory cost lebih tinggi. Sistem maintenance ini memiliki keuntungan yang lebih banyak daripada breakdown maintenance karena mesin yang digunakan akan selalu bekerja dengan baik dan dapat mengurangi waktu perbaikan mesin yang rusak. Mesin memegang peranan yang sangat penting di PT X, karena seluruh proses produksi bergantung pada mesin-mesin. Analisa terhadap mesin harus dilakukan untuk menjadi dasar perbaikan terhadap sistem maintenance yang ada pada saat ini. Plant 1 memiliki mesin yang seluruhnya bersifat mekanik, dimana terdapat mesin rajangan untuk merajang kopra dan mesin oil expeller untuk mengepres dan mengekstrak CNO (minyak kelapa) dari kopra yang telah dirajang. Perancangan Sistem Planned Maintenance PT X sekarang memiliki sistem maintenance yaitu breakdown maintenance. Sistem breakdown maintenance apabila dilaksanakan maka menjadi tidak efektif dan efisien apabila diterapkan pada sistem produksi secara kontinu. Hal ini dikarenakan waktu mesin untuk tidak beroperasi lebih lama dan terjadi kerugian karena mesin tidak dapat digunakan untuk proses produksi. Sistem produksi secara kontinu membutuhkan sistem maintenance yang terencana ( planned maintenance). Perancangan sistem planned maintenance dibagi menjadi tiga tahap, yaitu tahap perancangan sistem planned maintenance, tahap perancangan untuk Tabel 1. Sistem Maintenance Plant 1 PT X Jenis Sistem Jenis Lead Lama Mesin Saat ini Sparepart Time Breakdown Conveyor Breakdown As pan- 2 8 jam Kopra Mesin oil expeller basah Mesin oil expeller kering jang putus jam Corrective Pisau aus 0. jam Corrective Pisau aus 0. jam 1 jam 1 jam penjadwalan maintenance, dan tahap perancangan sistem untuk mengevaluasi sistem planned maintenance yang telah dirancang. Langkah awal yang dilakukan adalah merancang sistem kerja yang baru yaitu dengan mengubah sistem lama (breakdown maintenance atau corrective maintenance) menjadi sistem corrective maintenance dan preventive maintenance (Clifton [1]). Langkah selanjutnya adalah merancang penjadwalan maintenance, dan langkah terakhir adalah mengevaluasi apakah terjadi perbedaan yang signifikan antara sistem lama dengan sistem baru. Perancangan yang dilakukan adalah dengan menentukan mesin-mesin apa saja yang dapat dirubah menjadi sistem yang baru dengan mempertimbangkan beberapa hal yang dibutuhkan. Sistem planned maintenance ini harus dikembangkan menjadi sistem maintenance yang terjadwal (scheduled maintenance). Scheduled maintenance digunakan agar dapat mengganti sparepart pada mesin tidak terlambat. Data kejadian kerusakan mesin yang telah direkap dan dicatat oleh Departemen Maintenance PT X dapat digunakan untuk menghitung MTTF (Ebeling [3]). Menentukan pola distribusi kontinu masingmasing data interval kerusakan komponen mesin. Penentuan pola distribusi data interval kerusakan komponen dapat dilakukan dengan bantuan software Statfit pada Pro Model. Penjadwalan maintenance memiliki beberapa syarat yang harus dipenuhi agar dapat dijalankan yaitu proses produksi berjalan secara kontinu, suku cadang yang digunakan dalam mesin telah dibuat dengan standard yang dibuat departemen maintenance, departemen maintenance dan operator plant menjalankan tugas-tugas maintenance dengan baik, dan departemen maintenance mencatat semua kejadian kerusakan tiap-tiap mesin. Penjadwalan maintenance dapat dicoba dilakukan untuk mesin oil expeller basah atau kering di plant 1 PT X. Contoh sparepart yang akan dicari jadwal pembuatan suku cadangnya adalah komponen pisau, karena kerusakan pisau ini sering terjadi pada semua mesin karena pemakaian secara terus mene- 76

3 rus dan sparepart dapat disediakan sebelum terjadinya kerusakan dengan membeli pisau sesuai Tabel 2. Hasil MTTF 10 mesin oil expeller Mesin Distribusi MTTF BB1 22 BB2 16 K8 23 K K10 17 K12 17 K1 19 K K27 18 K29 16 Tabel 3. Penentuan jenis distribusi melalui software statfit beserta hasil MTTF Mesin Distribusi Minimum Maximum MTTF Value Value BB BB K K K K K K K K perhitungan jadwal MTTF mesin. Hasil MTTF dari 10 mesin yang dipilih dapat dilihat pada Tabel 3. Tabel 2 menunjukkan bahwa perhitungan MTTF berdasarkan dari jenis distribusi yang dipilih. Hasil MTTF yang didapatkan tersebut yang sesuai dengan realita kerusakan yang pernah terjadi menunjukkan bahwa distribusi uniform yang dipilih. Tabel 3. menunjukkan bahwa rata-rata kejadian kerusakan pisau pada mesin oil expeller harus tersedia sesuai dengan hasil MTTF yang telah dihitung, sehingga stok komponen pisau dapat disediakan di Departemen Gudang. Departemen Maintenance juga dapat mengantisipasi kejadian kerusakan pisau dan segera melakukan penggantian jika terjadi kerusakan pisau tersebut. Berikut adalah jadwal maintenance mesin oil expeller. Tabel. menunjukkan bahwa jadwal maintenance mesin oil expeller sesuai dengan hasil MTTF yang telah dihitung. Evaluasi Sistem Preventive Maintenance Sistem planned maintenance yang telah dirancang masih belum diimplementasikan pada PT X, Tabel. Jadwal maintenance mesin oil expeller Mesin Jadwal Perbaikan Mesin Jadwal Perbaikan BB1 22 Hari K12 17 Hari BB2 16 Hari K1 19 Hari K8 23 Hari K2 22 Hari K9 20 Hari K27 18 Hari K10 17 Hari K29 16 Hari Tabel. Estimasi Perbandingan Harga Antara Sistem Breakdown Maintenance dan Corrective Maintenance untuk Kerusakan As Panjang di PT X Pembanding Breakdown Corrective Lead time pembelian 2 jam Tidak ada Stok as panjang Tidak ada Ada Waktu pengambilan 0, jam 0, jam as pa- njang di gudang Waktu perbaikan 8 jam 8 jam saat kerusakan Total down time 72, jam (2 jam + 8 jam + 0, jam) 8, jam (8 jam + 0, jam) Kapasitas produksi CNO plant 1 Harga jual CNO/kg Total kerugian kg/hari (10.16 kg/jam) Rp 8.000,00/kg Rp , kg/hari (10.16 kg/jam) Rp 8.000,00/kg Rp ,00 sehingga belum ada pembanding apakah sistem m- aintenance yang telah dibuat berhasil memenuhi tujuan awal yaitu mengurangi kerusakan mesin pada saat proses produksi dijalankan secara kontinu. Pada bagian ini akan dirancang kembali suatu sistem evaluasi untuk mengukur keberhasilan sistem maintenance yang telah dirancang. Estimasi perbandingan harga antara menggunakan sistem breakdown maintenance dan corrective maintenance untuk kerusakan as panjang putus PT X dapat dilihat pada Tabel. Data estimasi pada Tabel. menunjukkan bahwa sistem breakdown maintenance sekarang merugikan perusahaan karena total waktu down time yang dihasilkan lebih besar daripada jika menggunakan sistem corrective maintenance. Berikut adalah esti- 77

4 masi perbandingan harga antara menggunakan sistem corrective maintenance dan corrective & preventive maintenance untuk kerusakan pisau aus pada PT X: Data estimasi pada Tabel 6. menunjukkan bahwa sistem corrective maintenance sekarang merugikan perusahaan karena total waktu down time yang dihasilkan lebih besar daripada jika menggunakan sistem corrective & preventive maintenance. Sistem corrective & preventive maintenance dapat mengurangi waktu pengambilan pisau di gudang tersebut dikarenakan operator sudah menyiapkan terlebih dahulu pisau yang akan dipakai untuk mesin oil expeller yang rusak pada saat operator belum masuk kerja. Tabel 6. Estimasi Perbandingan Harga Antara Menggunakan Sistem Corrective Maintenance Dan Corrective & Preventive Maintenance Untuk Kerusakan Pisau Aus Pada PT X Pembanding Corrective Corrective & preventive Lead time pembelian Tidak ada Tidak ada Stok as panjang Ada Ada Waktu pengambilan 0, jam 0, jam pisau di gudang Waktu perbaikan 1 jam 1 jam saat kerusakan Total down time 1, jam (1 jam + 0, jam) 1 jam (1 jam) Kapasitas produksi kg/hari kg/hari CNO pl- ant 1 (10.16 kg/jam) (10.16 kg/jam) Harga jual Rp 8.000,00/kg Rp 8.000,00/kg CNO/kg Total kerugian Rp ,00 Rp ,00 K12 Rp ,00 K1 Rp ,00 K2 Rp ,00 K27 Rp ,00 K29 Rp ,00 Total Selisih Rp ,00 Evaluasi Sistem Corrective dan Preventive Maintenance Pada bagian ini akan dirancang kembali suatu sistem evaluasi untuk mengukur keberhasilan sistem maintenance yang telah dirancang. Sistem maintenance corrective dan preventive maintenance pada kerusakan pisau aus tersebut diukur antara hasil perhitungan MTTF dan jarak antara kerusakan pada mesin oil expeller. Estimasi penghematan biaya apabila menggunakan sistem preventive & corrective maintenance untuk mesin oil expeller BB1 dapat dilihat pada Tabel 7. Tabel 7. Menunjukkan bahwa estimasi penghematan yang dapat dilakukan apabila digunakan sisten corrective & preventive. Total selisih penghematan biaya dari setiap mesin oil expeller dapat dilihat pada Tabel 8 Tabel 8. menunjukkan bahwa PT X dapat menghemat biaya hingga Rp ,00 apabila menjalankan sistem produksi yang preventive & corrective maintenance. Tabel 9. Target yang dicapai dalam sehari kerja pada Plant 1 PT X Target Mesin Bubut (biji) 1 Target Mesin Scrap (biji) 9 Target Las (biji) 2 Target Gerinda (biji) 1 Tabel 7. Estimasi Penghematan Biaya Apabila Menggunakan Sistem Preventive & Corrective Maintenance Untuk Mesin Oil Expeller BB1 Tabel 8. Total Selisih Penghematan Biaya Dari 10 Mesin Oil Expeller Mesin Selisih BB1 Rp ,00 BB2 Rp ,00 K8 Rp ,00 K9 Rp ,00 K10 Rp ,00 Gambar 1. Dendogram Man Power Planning 78

5 Divisi Workshop maintenance memiliki 32 operator yang dapat bekerja dengan empat divisi yang berbeda dan empat supervisor yang bertugas mengawasi empat divisi tersebut. Divisi yang terdapat pada workshop maintenance adalah pekerjaan dengan menggunakan mesin bubut, mesin scrap, las, dan gerinda. Kondisi tersebut membutuhkan man power planning agar dapat mengatur karyawan yang akan bekerja, sesuai dengan kemampuan karyawan masing-masing. Supervisor melakukan perhitungan waktu dari setiap mesin yang digunakan. Data-data yang telah didapat tersebut dilakukan pencatatan, sehingga didapatkan target dalam waktu satu hari kerja. Penentuan target dari setiap mesin yang digunakan Tabel 9. Data yang didapatkan kemudian dilakukan pengurangan antara target yang harus dicapai dengan hasil yang didapat oleh operator dalam sehari. Data kemudian diolah dengan menggunakan software minitab dan dengan menggunakan metode cluster analysis sehingga didapatkan dendogram dengan pembagian empat level(consultant [2]). Contoh hasil dendogram dari perhitungan cluster analysis dapat dilihat pada Gambar 1. Gambar 1. menunjukkan bahwa data observasi ke satu, dua, tiga, empat, dan sembilan adalah operator mampu mengajarkan kepada operator lain. Data observasi ke delapan, 10, 11, 12, 13, 1, 16, 17, 19, 20, 21, 22, 23, 2, 26, 27, 28, 31, 32 adalah operator dapat menjalankan pekerjaan dengan sendiri. Data observasi lima, enam, tujuh, 1, 2, 29, 30 adalah operator yang dapat bekerja berada dibawah bimbingan, dan data observasi 18 adalah karyawan dalam tahap belajar. daripada sistem corrective maintenance. Melalui hal ini maka dapat disimpulkan bahwa sistem corrective maintenance merupakan metode yang lebih baik digunakan oleh perusahaan. Hasil estimasi perhitungan menunjukkan bahwa sistem corrective maintenance pada kerusakan pisau aus menimbulkan kerugian biaya yang lebih banyak daripada sistem corrective & preventive maintenance. Melalui hal ini maka dapat disimpulkan bahwa sistem corrective & preventive maintenance untuk kerusakan pisau aus dapat digunakan oleh PT X. Penelitian selanjutnya adalah penyusunan man power planning pada Plant 1 PT X. Penyusunan man power planning tersebut didasarkan pada target dalam sehari dan yang dicapai oleh para operator dalam satu hari bekerja. Selisih yang didapat kemudian diolah menggunakan metode cluster analysis (Sharma []), sehingga didapatkan hasil yang menunjukkan klasifikasi empat level. Hal ini dilakukan untuk mengurangi non value added activity yaitu adanya salah penugasan dari para supervisor terhadap para operator. Daftar Pustaka 1. Clifton, R.H., Principles of Planned Maintenance. London: Edward Arnold Ltd, Consultant, Production & Quality Management, Ebeling, Charles E., An Introduction Reliability and Maintainability Engineering. New York: McGraw-Hill Irwin, Sharma, S. Applied Multivariate Techniques. New York: John Wiley & Sons, 199. Simpulan Metode yang digunakan di dalam penelitian ini terdiri dari dua jenis yaitu penyusunan planned maintenance dan penyusunan man power planning. Parameter yang digunakan sebagai perbandingan dalam metode planned maintenance adalah biaya total kerugian yang digunakan apabila terjadi perpindahan sistem maintenance antara sistem lama (breakdown maintenance) dengan sistem baru (corrective maintenance). Tolak ukur keberhasilan sistem baru yaitu berkurangnya kerusakan mesin pada Plant 1, juga berkurangnya waktu produksi berhenti akibat kerusakan mesin (down time), dan penurunan kerugian perusahaan. Hasil estimasi perhitungan menunjukkan bahwa sistem breakdown maintenance pada kerusakan as panjang putus menimbulkan kerugian biaya yang lebih banyak 79

6 80